Unterrichtung durch die Europäische Kommission
Grünbuch der Kommission zum Ausbau der E-Beschaffung in der EU KOM (2010) 571 endg.

Der Bundesrat wird über die Vorlage gemäß § 2 EUZBLG auch durch die Bundesregierung unterrichtet.

Hinweis: vgl.
Drucksache 306/10 (PDF) = AE-Nr. 100375

Grünbuch zum Ausbau der e-Beschaffung in der EU

1. Warum ein Grünbuch zur elektronischen Beschaffung

Der Begriff "e-Beschaffung" bzw. "elektronische Beschaffung" oder "e-Procurement" bezeichnet die Nutzung elektronischer Hilfsmittel durch Behörden und andere Organisationen des öffentlichen Sektors bei der Kommunikation und der Geschäftsabwicklung im Rahmen der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen oder der Ausschreibung öffentlicher Arbeiten. Allerdings geht es dabei um mehr als einen bloßen Übergang von papiergestützten Systemen auf Systeme, die bei den Verfahren der öffentlichen Beschaffung elektronische Kommunikationsmittel nutzen. Die e-Beschaffung birgt das Potenzial zum Erzielen erheblicher Effizienzverbesserungen bei einzelnen Einkäufen, der allgemeinen Verwaltung der öffentlichen Beschaffung und dem Funktionieren der Märkte für öffentliche Aufträge.

Ihre schrittweise Einführung ist Teil eines ehrgeizigen Projekts im Bereich der Internetnutzung durch staatliche Stellen ("e-Government"), das das Funktionieren und die Leistungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung grundlegend reformieren kann. In der digitalen Agenda für Europa1 der Kommission ist die Annahme eines Weißbuchs der Kommission vorgesehen, in dem die künftigen Schritte der Kommission zum Aufbau einer vernetzten e-Procurement-Infrastruktur aufgezeigt werden.

Das vorliegende Grünbuch ist ein erster Schritt zur Vollendung dieser Maßnahme und zur Erstellung/Umsetzung eines ehrgeizigen - aber realistischen - Programms zur Nutzung des Potenzials der Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) im Interesse eines besseren Beschaffungswesens im gesamten Binnenmarkt.

Dieses Grünbuch ist auch der erste Schritt in Richtung einer koordinierten, ambitionierten und umfassenden Überarbeitung des bestehenden EU-Rechtsrahmens für das öffentliche Beschaffungswesen mit Vorschlägen zur Reform des einschlägigen EU-Rechts. Ihm wird ein zweites Grünbuch folgen, in dem andere Fragen in Bezug auf die Modernisierung des bestehenden EU-Rechtsrahmens für öffentliche Beschaffungen behandelt werden.

2005 gaben die EU-Minister ihrer Hoffnung Ausdruck, dass bis 2010 mindestens 50 % der öffentlichen Beschaffungen mit einem Auftragsvolumen oberhalb des EU-Schwellenwerts auf2elektronischem Wege durchgeführt werden . Um dieses Ziel zu erreichen, hat die Kommission Änderungen von Rechtsvorschriften vorgenommen und den Aktionsplan zur elektronischen Vergabe öffentlicher Aufträge 3 von 2004 umgesetzt. Trotzdem hinkt die praktische Realisierung aufgrund der technischen, logistischen und administrativen Komplexität des Übergangs weit hinter der ursprünglichen Planung zurück. Eine von der Kommission durchgeführte Analyse4 weist darauf hin, dass die in der Vorreitergruppe der Mitgliedstaaten5 über elektronische Systeme vergebenen Aufträge weniger als 5 % der insgesamt verfügbaren Beschaffungsbudgets ausmachen.

Nach Auffassung der Kommission ist dies der richtige Zeitpunkt, um die Gemeinschaftsmaßnahmen zur Förderung der Einführung von e-Procurement durch staatliche Stellen auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene neu auszurichten. Die Technologie ist nun ausgereift. In vielen Regionen und Mitgliedstaaten sind erfolgreiche e-Procurement-Plattformen fest etabliert. Der über diese Systeme abgewickelte Verkehr hat eine kritische Masse erreicht und wächst rasch an. Das ist die Gelegenheit zur Verbreitung der besten Verfahren und zur Korrektur der Unzulänglichkeiten im rechtlichen und politischen Umfeld der EU, die andernfalls diese Entwicklungen abwürgen könnten.

Außerdem besteht nun ein Zeitfenster zur Angleichung von Entwicklungen und Prozessen, um zu gewährleisten, dass die zentralen Komponenten der entstehenden e-Beschaffungs-Infrastruktur eine grenzüberschreitende Teilnahme an Vergabeverfahren unterstützen. Die ungezügelte Entwicklung einer Vielfalt von technischen Lösungen und Anwendungen könnte zu unnötigen Hindernissen führen, die die Teilnahme von Wirtschaftsakteuren an Verfahren, die auf Systemen von Partnerstaaten organisiert werden, hemmen würden. Obwohl die grenzüberschreitende Beteiligung an der e-Beschaffung noch die Ausnahme ist, hält die Kommission es für zweckmäßig, nun tätig zu werden, um zu verhindern, dass sich technische oder betriebliche Hindernisse im entstehenden Umfeld der e-Beschaffung festsetzen und verbreiten.

Was ist "e-Beschaffung"

"e-Beschaffung" ist ein Überbegriff für die Ablösung papiergestützter Verfahren durch IKT-gestützte Kommunikation und Verarbeitung über die gesamte Beschaffungskette. e-Beschaffung umfasst die Einführung elektronischer Prozesse zur Unterstützung der verschiedenen Phasen des Beschaffungsprozesses - Veröffentlichung der Ausschreibung, Bereitstellung der Ausschreibungsunterlagen, Einreichung von Angeboten, Bewertung, Zuschlag, Bestellung, Fakturierung und Bezahlung.

Die (nach der Zuschlagserteilung angesiedelten) Prozesse im Zusammenhang mit der Fakturierung und Bezahlung sind nicht vergabespezifisch, und die für den breiteren Markt (B2B) entwickelten Lösungen können im Rahmen der e-Beschaffung genutzt werden 6 . Einige Phasen (Bekanntgabe, Angebotseinreichung, Bewertung der Angebote und Bestellung) erfordern jedoch maßgeschneiderte Lösungen. Einreichung, Bewertung und Bestellung sind die schwierigsten Phasen, da sie eine vereinbarte Reihe von Protokollen und Standards zur Organisation des Austauschs komplexer Dokumente und für die Interaktion zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Lieferanten voraussetzen.

Einige Aspekte der Beschaffung werden auch weiterhin eine nicht automatisierte Verarbeitung erfordern. Beispielsweise sind bestimmte Phasen komplexer Beschaffungen (Entwürfe, Bauarbeiten) eventuell nicht auf genormte Formate zu reduzieren und bedürfen weiterhin eines menschlichen Eingriffs. Gleichwohl kann die Beschaffungstätigkeit zu weiten Teilen auf eine elektronische Grundlage verlagert werden. Die in Korea gewonnenen Erfahrungen sind lehrreich: mehr als 90 % der gesamten öffentlichen Beschaffung in diesem Land werden durch die zentral verwaltete Plattform KONEPS vermittelt.

Oftmals können Teile des Vergabeverfahrens elektronisch durchgeführt werden, während andere nicht automatisiert erfolgen. Viele öffentliche Verwaltungen haben Portale zur Veröffentlichung von Ausschreibungen und zur Bereitstellung der Ausschreibungsunterlagen eingerichtet. Weniger verbreitet sind Fortschritte bei der Verwendung automatischer Systeme für die Einreichung, Verarbeitung und Bewertung von Angeboten sowie zur Bestellung. Ultimatives Ziel ist das durchgehend automatisierte e-Procurement, bei dem sämtliche Phasen von der Ausschreibung bis zur Bezahlung vollautomatisiert mittels elektronischer Verfahren abgewickelt werden. Derartige Möglichkeiten bestehen - entsprechende Lösungen werden in der Regel durch spezialisierte e-Procurement-Plattformen bereitgestellt, die den öffentlichen Auftraggebern bei der Durchführung elektronischer Vergabeverfahren jede notwendige Unterstützung leisten.

2. Warum ist "E-Beschaffung" wichtig

Die Kommission sieht in einer breiteren Nutzung von e-Beschaffung die folgenden Vorteile:

Umfeld haben der Mangel an Wissen und Bedenken in Bezug auf die Einreichung von Angeboten für Aufträge in einiger Entfernung von der Niederlassung des Unternehmens Anbieter möglicherweise dabei behindert oder davon abgehalten, sich am Wettbewerb um bestimmte Aufträge zu beteiligen. Die e-Beschaffung kann diese als Hindernisse wirkenden Entfernungen verkürzen und Informationslücken schließen, so zu größerer Beteiligung ermutigen und damit den Kreis der möglichen Anbieter sowie die Märkte erweitern. Die elektronische Abwicklung hat zwar keinen Einfluss auf die Bedeutung der Entfernung oder der physischen Nähe bei der praktischen Ausführung der zugrunde liegenden Aufträge, sie bietet jedoch eine Möglichkeit, die entfernungsabhängigen Kosten der Beteiligung am Vergabeverfahren zu senken. Die daraus resultierende Transparenz ist nicht nur ein grenzüberschreitender Nutzen; die Vorteile dieser größeren Transparenz kommen auch innerhalb der Landesgrenzen zum Tragen, wenn in einer bestimmten Region ansässige Anbieter Geschäftsmöglichkeiten in einer anderen Region wahrnehmen. Der leichtere Zugang zu Informationen über Ausschreibungen und die rationellere Verarbeitung der Angebote erleichtern ausländischen Anbietern die Beteiligung an7Online-Ausschreibungen

Alle oben genannten Vorteile tragen dazu bei, das gewünschte Ergebnis des Vergabeverfahrens effektiver zu erreichen. e-Beschaffung kann insbesondere einen Beitrag dazu leisten, dass öffentliche Stellen Leistungen zu kostengünstigeren Bedingungen für die Steuerzahler erhalten. Angesichts des derzeit herrschenden Drucks zum effizienten Umgang mit öffentlichen Ausgaben werden entsprechende Einsparungen besonders gewürdigt.

Diese Vorteile sind nicht zum Nulltarif zu haben. Die Fähigkeit, elektronisch gestützte Beschaffung durchzuführen, erfordert Investitionen in der gesamten Beschaffungskette, um die notwendige Kapazität aufzubauen und den Übergang zu steuern. Die Kosten der Investitionen in nationale und regionale e-Procurement-Anlagen - von e-Portalen bis zu umfassenderen Lösungen - bewegen sich zwischen 0,5 und 5 Mio. C8 . Die Instandhaltungskosten variieren zwischen einigen Tausend und einigen Millionen Euro nach Maßgabe der Größe und Komplexität des jeweiligen Systems. Erfahrungsgemäß rentieren sich diese Investitionen innerhalb kurzer Zeit in Form von Verwaltungseinsparungen. Das größere Hindernis für die Nutzung dieser Systeme liegt aber darin, dass die Vergabestellen und die Anbieter dazu ermuntert werden müssen, mit diesen neuen Systemen zu arbeiten. Erfolgreiche Initiativen im Bereich der e-Beschaffung beinhalten oftmals eine umfassende Unterstützung in Form einer Schulung der Nutzergemeinschaft und fortgesetzter Anstrengungen von e-Procurement-Sponsoren zur Förderung und Entwicklung ihrer Systeme.

Beispiele für Einsparungen und Verbesserungen o Die Agentur Intercent ER der italienischen Region Emilia Romagna bietet eine Reihe von e-Procurement-Diensten, darunter Internet-Marktplätze (e-Marketplace), elektronische Kataloge (e-Catalogues) und elektronische Versteigerungen (e-Auctions) und ist nun Referenz für 539 Verwaltungen (90 % der lokalen Behörden). Im Jahr 2008 hat die Agentur Transaktionen im Volumen von ca. 419 Mio. C abgewickelt und dabei Effizienzgewinne im Wert von 67,5 Mio. C und Zeiteinsparungen im Umfang von 45 Mannjahren realisiert.

3. Welche Rolle kann die EU BEI der Förderung der E-Beschaffung spielen

Die notwendigen Investitionen in e-Procurement müssen vorwiegend auf nationaler oder regionaler Ebene getätigt werden, wo der Bedarf und die Ressourcen liegen. Außerdem überlassen die EU-Rechtsvorschriften zum öffentlichen Auftragswesen den öffentlichen Auftraggebern die Entscheidung darüber, ob sie für Aufträge oberhalb der Schwelle elektronische oder andere Kommunikationsmethoden verwenden. Deshalb muss auf Ebene der EU-Politik zum e-Procurement berücksichtigt werden, dass der Übergang nach dem Bottom-up-Prinzip und dezentralisiert erfolgt.

Allerdings können EU-Initiativen noch immer eine wichtige Rolle bei der Mobilisierung des Potenzials der e-Beschaffung und bei der Vermeidung der mit einem unkoordinierten und dezentralisierten Übergang zur e-Beschaffung verbundenen Risiken leisten. Die rechtlichen und politischen Maßnahmen der EU haben sich in der Vergangenheit in nachfolgend genannter Hinsicht bewährt. Sie sollten auch künftig

Die EU-Politik kann daher eine wichtige und ergänzende Rolle dabei spielen, nationale oder regionale Anstrengungen zu fördern, um das Beschaffungswesen auf eine elektronische Grundlage zu stellen. Ihr kommt auch eine allgemeinere koordinierende Rolle dabei zu, die Kohärenz mit Entwicklungen in verbundenen Bereichen - z.B. Rechtsvorschriften zu elektronischen Signaturen oder zur elektronischen Fakturierung - zu gewährleisten, die schließlich zu einer gewissen Harmonisierung der Konzepte innerhalb der EU führen könnten. Falls der Dimension der EU-Ebene nicht Rechnung getragen wird, kann der Übergang behindert werden, es besteht die Gefahr der Ressourcenverschwendung, weil "das Rad stets neu erfunden" und das Potenzial der e-Beschaffung zur Erweiterung des Kreises der Anbieter eventuell nicht voll ausgeschöpft wird. Dieses Grünbuch und die nachfolgende Arbeit sind darauf ausgerichtet, eine realistische und wirksame Grundlage für die EU zur Begleitung und Förderung dieses wichtigen Prozesses zu schaffen.

4. WAS hat die EU Bisher getan

Dieser Politikbereich ist für die Kommission kein Neuland. Sie hat in den letzten Jahren bereits eine Reihe von Schritten zur Verwirklichung der oben genannten Ziele unternommen. Die Kommission hat insbesondere

Parallel zu diesem Grünbuch haben die Kommissionsdienststellen eine Bewertung der EU-Maßnahmen zur Förderung der e-Beschaffung durchgeführt. Fazit dieser Bewertung ist im Wesentlichen, dass die wichtigsten Herausforderungen und Prioritäten, die es anzugehen gilt, im Aktionsplan korrekt ermittelt worden sind. Daneben wurde festgestellt, dass die wichtigsten Impulse für Fortschritte von den Mitgliedstaaten und Regionen kommen müssten. Es wurde eine Reihe von Maßnahmen ermittelt, um die nationalen und regionalen Investitionen im Einklang mit den EU-Rechtsvorschriften und dem Binnenmarkt zu steuern.

Mit dem Aktionsplan wurden spürbare Erfolge bei der Schaffung und der Nutzung einer gemeinsamen Infrastruktur für die Veröffentlichung von Ausschreibungen im Internet erzielt. Es besteht nun ein einheitliches, akzeptiertes und weithin genutztes System für die EU-weite Ausschreibung oberschwelliger Aufträge, das durch eine kompatible Infrastruktur auf nationaler Ebene unterstützt wird. 2009 gingen knapp über 90 % der an die Datenbank TED (Tenders Electronic Daily) gesandten Formulare in elektronischer Form und in einem strukturierten Format ein. Die elektronische Veröffentlichung Ausschreibungen unterschwelliger Aufträge hat auf nationaler oder regionaler Ebene ebenso Fortschritte gemacht.

Viele Maßnahmen des Aktionsplans bestanden in Leit- oder Pilotstudien, mit denen bestimmte Lösungen getestet oder gefördert werden sollten. Sie haben die Beteiligten für Probleme sensibilisiert, auf Lösungen hingewiesen und gemeinsame Bezugspunkte für den breiteren Markt geschaffen. Allerdings waren sie nicht darauf ausgerichtet, besondere Lösungen oder Ergebnisse zu einem Zeitpunkt durchzusetzen, da die Technologie und die Geschäftsmodelle sich noch in der Entwicklung befanden. Konkretere Projekte im Bereich der Standardisierung haben sich noch nicht herauskristallisiert. Zusammenfassend ist festzustellen, dass zwar die Prioritäten im Allgemeinen korrekt ermittelt und große Teile des Aktionsplans wie geplant umgesetzt worden sind, jedoch noch nicht die Möglichkeit geschaffen wurde, dass jedes Unternehmen der EU sich über den eigenen Computer an jedem Vergabeverfahren beteiligen kann.

Zahlreiche Prioritäten des Aktionsplans, die 2004 korrekt ermittelt worden sind, sind auch heute noch Prioritäten. Das "Soft Law"-Konzept war zweckmäßig für das sich herausbildende Umfeld des e-Procurement und hat die Entwicklung kreativer Lösungen gefördert. Rückblickend kann festgestellt werden, dass ein stärker proaktiv und/oder dirigistischer Ansatz für einige Bereiche möglicherweise zweckmäßiger gewesen wäre. Bei der Evaluierung des Aktionsplans wurde eine Reihe von Herausforderungen und Schwächen ermittelt, die in Ermangelung geeigneter Maßnahmen eine weitere Verbreitung der e-Beschaffung und die grenzüberschreitende Beteiligung an Online-Ausschreibungen verhindern werden.

Von der Kommission finanzierte und gelenkte Maßnahmen zur Förderung der eBeschaffung

PEPPOL: PEPPOL ist ein bedeutendes, von staatlichen Organisationen verschiedener EU-Mitgliedstaaten betriebenes und von der Europäischen Kommission kofinanziertes grenzüberschreitendes e-Procurement-Projekt, das darauf ausgerichtet ist, großmaßstäbliche normengestützte IT-Infrastruktur und IT-Dienste bereitzustellen, um so einen europaweiten Online-Beschaffungsbetrieb einzurichten und zu unterhalten. Kernelement der Architektur von PEPPOL ist ein Verkehrsnetz, das es den Geschäftspartnern bei der e-Beschaffung erlaubt, ihre eigenen IT-Ressourcen zum Zwecke eines sicheren und zuverlässigen Austausches von Geschäftsunterlagen zu verbinden. Im Rahmen dieses Projekts werden auch Lösungen für die elektronische Bestellung und Fakturierung sowie Bausteine zur Schaffung von Systemen für elektronische Kataloge, die Validierung von Unterschriften und die virtuelle Unternehmensakte (Virtual Company Dossier, VCD) erarbeitet.

Open e-PRIOR: Die Europäische Kommission hat e-PRIOR entwickelt und eingeführt, um den Austausch strukturierter Dokumente im Zusammenhang mit elektronischen Katalogen, elektronischen Bestellungen und elektronischer Fakturierung zwischen der Kommission und ihren Vertragspartnern zu ermöglichen. Durch Open e-PRIOR wird diese Lösung in einem übertragbaren Open-Source-Format öffentlich verfügbar gemacht. Daneben umfasst Open e-PRIOR einen integrierten PEPPOL-Zugangspunkt, der den Dokumentenaustausch über das PEPPOL-Netz ermöglicht.

e-CERTIS: Das parallel zu diesem Grünbuch eingeführte Instrument e-CERTIS ist ein kostenlos nutzbares Online-Informationstool, das Einzelheiten zu den verschiedenen Zertifikaten und Bescheinigungen bereitstellt, die bei Ausschreibungen in den 27 Mitgliedstaaten, den beiden Kandidatenländern (Türkei und Kroatien) und den drei EWR-Staaten (Island, Liechtenstein und Norwegen) häufig verlangt werden. Mit Hilfe von e-CERTIS soll es den Wirtschaftsteilnehmern und den öffentlichen Auftraggebern erleichtert werden, zu verstehen, welche Informationen verlangt bzw. übermittelt werden, und beiderseits akzeptable, gleichwertige Alternativen zu ermitteln.

5. Stand der E-Beschaffung

6. Herausforderungen

Im nachfolgenden Abschnitt werden die wesentlichen Schwierigkeiten ermittelt, die einen erfolgreichen Übergang zur e-Beschaffung verhindern und möglicherweise unnötige Hindernisse für eine grenzüberschreitende Beteiligung an Online-Beschaffungsverfahren darstellen. Diese Probleme sind oftmals miteinander verknüpft; um sie erfolgreich zu lösen und die angestrebten politischen Ziele erreichen zu können, dürfen sie daher nicht isoliert angegangen werden.

Fragen

7. Prioritäten für Massnahmen auf Ebene

Nach Auffassung der Kommission könnten zur Erleichterung einer breiteren Nutzung des elektronischen Beschaffungswesen und zur Förderung einer grenzüberschreitenden Teilnahme an elektronischen Ausschreibungsverfahren die nachfolgend ausgeführten Möglichkeiten geprüft werden.

7.1. Beschleunigung der Einführung von e-Procurement "mit Zuckerbrot und Peitsche"

Da die Technologie vorhanden ist, besteht die Herausforderung nun darin, die öffentlichen Auftraggeber und die Lieferanten zu deren Nutzung zu bewegen. Um diesen Prozess rasch einzuleiten und das Zustandekommen einer kritischen Masse zu gewährleisten, bedarf es möglicherweise politischer Maßnahmen.

Mit diesem Wissen hat eine Reihe von Mitgliedstaaten die Verpflichtung eingeführt, Beschaffungsverfahren - entweder generell (Portugal) oder für bestimmte Anschaffungen (Frankreich) - auf elektronischem Wege durchzuführen. Für öffentliche Aufträge eines Volumens unterhalb der in EU-Richtlinien festgelegten Schwellen haben die Mitgliedstaaten in Bezug auf die Organisation der Verfahren weiterhin großen Ermessensspielraum.

Für oberschwellige Aufträge wird der Fall, dass ein Mitgliedstaat die Abwicklung der Beschaffung auf elektronischem Wege verlangt, in den bestehenden EU-Richtlinien zum öffentlichen Beschaffungswesen nicht ausdrücklich behandelt. Eine Klarstellung dieses Punktes könnte den nationalen Behörden mehr Sicherheit geben, wenn sie die Nutzung von e-Procurement verbindlich vorschreiben.

Möglicherweise könnten die öffentlichen Auftraggeber auch mit gesetzlichen Anreizen zum Übergang zur e-Beschaffung bewegt werden. Die bestehenden EU-Richtlinien sehen bereits jetzt eine Verkürzung der Veröffentlichungsfristen (um sieben Tage) im Falle der elektronischen Bekanntmachung von Ausschreibungen sowie die Verkürzung der Fristen für die Angebotseinreichung (um fünf Tage) bei Gewährung eines ungehinderten und vollständigen direkten Zugangs zu den Ausschreibungsunterlagen auf elektronischem Wege vor. Eine weitere Verkürzung der Fristen könnte die Fähigkeit der Wirtschaftsakteure zur Erstellung fundierter Angebote beeinträchtigen. Allerdings können möglicherweise andere

Anreize oder rechtliche Vergünstigungen eingeführt werden, um die öffentlichen Auftraggeber zum Übergang zum elektronischen Beschaffungswesen zu bewegen.

So besteht evtl. die Möglichkeit zur Verlagerung der Verantwortlichkeit für die Einhaltung bestimmter Rechts- oder Verfahrensvorschriften vom öffentlichen Auftraggeber auf ein e-Procurement-System, das die Abwicklung des Beschaffungsverfahrens vollständig oder teilweise übernimmt. Wenn die Einhaltung der Transparenz- und Verfahrensvorschriften der Richtlinie sowie die Objektivität und Nachverfolgbarkeit der einzelnen Verfahren durch die e-Procurement-Plattform gewährleistet wird, könnte die Last der Verantwortung für die Gewährleistung der Einhaltung sämtlicher vergaberechtlicher Vorschriften vom einzelnen öffentlichen Auftraggeber auf das e-Procurement-System verlagert werden. Ein solches Konzept wäre ein "sicherer Hafen" für die einzelnen öffentlichen Auftraggeber, die diese spezialisierten Einrichtungen zur Durchführung einzelner Beschaffungsverfahren nutzen. Die Verlagerung der Verantwortlichkeit vom öffentlichen Auftraggeber auf das e-Procurement-System könnte die Nutzung von Online-Instrumenten attraktiver machen und damit die Verbreitung des Online-Beschaffungswesens unterstützen. Für dieses Konzept wäre evtl. die Festlegung gemeinsamer Anforderungen oder Grundsätze für anerkannte e-Procurement-Systeme notwendig, um sicherzustellen, dass sie die notwendigen Garantien bieten.

Fragen

7.2. Erleichterung der grenzüberschreitenden Beteiligung an der e-Beschaffung

Die einzelnen Mitgliedstaaten bzw. Regionen gehen bei der Förderung der Nutzung von e-Procurement mit unterschiedlicher Geschwindigkeit vor. Es muss sorgfältig vermieden werden, dass dadurch unnötige oder unverhältnismäßige Hindernisse für die grenzüberschreitende Beteiligung an Vergabeverfahren entstehen. Das Ziel, die öffentlichen Auftraggeber zu Investitionen in e-Procurement-Kapazität zu bewegen, muss mit der Notwendigkeit in Einklang gebracht werden, eine Zersplitterung der Beschaffungsmärkte in einzelne Gruppen von Akteuren zu vermeiden, die jeweils an Systeme mit eigenen funktionalen Spezifikationen angeschlossen sind. e-Procurement-Systeme müssen möglichst weitgehend zugänglich sein. Das bedeutet, dass die technischen, rechtlichen und administrativen Bedingungen für die Teilnahme an Verfahren diskriminierungsfrei und verhältnismäßig sein und keine ungerechtfertigten oder willkürlichen Hindernisse für die Beteiligung/Registrierung von Wirtschaftsakteuren aus anderen Mitgliedstaaten schaffen sollten.

Um dies zu bewerkstelligen, sollte die Aufmerksamkeit auf EU-Ebene - und insbesondere etwaige Maßnahmen zur Klärung des rechtlichen Umfelds - sich vorwiegend auf die Vergabeverfahren für Aufträge oberhalb der EU-Schwellen bzw. auf die mittels eines e-Procurement-Systems durchgeführten Verfahren mit einem Auftragswert oberhalb einer bestimmten Schwelle konzentrieren. Eine Klassifizierung der Maßnahmen auf EU-Ebene nach ihrer Priorität würde es nationalen und regionalen Stellen erlauben, ihre e-Procurement-Kapazität organisch zu entwickeln, und die Aufmerksamkeit auf EU-Ebene auf diejenigen Segmente oder Systeme zu konzentrieren, bei denen das Potenzial für grenzüberschreitende Online-Beschaffung am größten ist.

In diesem Bereich könnten die Maßnahmen auf EU-Ebene Folgendes leisten:

Fragen

7.3. Bausteine einer interoperablen e-Procurement-Infrastruktur

Bei den künftig anstehenden Arbeiten sollte der Schwerpunkt auf die Schaffung multipel verwendbarer Instrumente und gegebenenfalls Investitionen in die Entwicklung von Infrastrukturlösungen und -standards gelegt werden.

Ein deutlicher Erfolg des Aktionsplans von 2004 war die Schaffung von TED und die Einführung elektronischer Standardformulare für oberschwellige Beschaffungen; sie bilden eine europaweite Referenz für alle oberschwelligen Aufträgen, bei denen in einheitlichem Format bereitgestellte Informationen verwendet werden. Die EU kann allerdings mehr tun, um die Verbundfähigkeit und Interoperabilität im entstehenden europäischen e-Procurement-Umfeld zur erleichtern.

Fragen

7.4. Verbesserung der Zugänglichkeit (für KMU), Nachhaltigkeit und Innovativität des Beschaffungswesens

e-Beschaffung kann ihrem Wesen nach die Nutzung von Beschaffungsbudgets zur Förderung der EU-2020-Ziele erleichtern bzw. hiermit stärker kompatibel sein.

Das Potenzial der e-Beschaffung zur Verbesserung der Zugänglichkeit muss voll ausgeschöpft werden. Dies bedeutet nicht nur die Möglichkeit der grenzüberschreitenden Beteiligung, sondern die Einbeziehung aller interessierten und in Frage kommenden Lieferanten unabhängig von ihrer Größe. Einige Staaten haben die Empfehlungen des Aktionsplans befolgt und Strategien eingeführt, mit denen KMU dazu bewegt werden sollen, die Verfahrensweisen der e-Beschaffung einzuführen. Da ein erheblicher Anteil an KMU sich in den verschiedenen Plattformen registrieren lässt und Angebote einreicht, waren diese Strategien offenbar erfolgreich. Aus anderen Staaten wurden Bedenken laut, die Nutzung der e-Beschaffung zur Zentralisierung oder die Konzentration der Beschaffung durch die Nutzung von Rahmenvereinbarungen würden zum Ausschluss von KMU führen. Bei künftigen Entwicklungen und Anpassungen könnte es notwendig sein, sicherzustellen, dass alle Online-Beschaffungssysteme12 KMU-freundlich sind e-Beschaffung kann auch den Verbrauch an Naturressourcen verringern. Und schließlich kann die Nachverfolgbarkeit und Transparenz der e-Beschaffung die Entwicklung, Durchführung und Nachbegleitung politischer Strategien zur Orientierung von Finanzmitteln in Richtung innovativer, nachhaltiger und integrativer politischer Ziele erleichtern.

Frage

7.5. Benchmarking und Monitoring - von den besten Lösungen lernen

Es ist wichtig, dass bei den weiteren Arbeiten ein Mechanismus ermittelt wird, der die allgemeineren Vorteile der e-Beschaffung aktiv fördert und es allen Parteien erlaubt, unmittelbarer vom bestehenden Erfahrungsschatz zu profitieren. Dies ist im derzeitigen, von Ressourcenknappheit geprägten finanziellen Umfeld, in dem Vorschläge für IT-Projekte (bei denen Fehlschläge oder Budgetüberschreitungen in der Vergangenheit häufiger vorkamen) möglicherweise skeptischer betrachtet werden als früher, besonders wichtig.

Bessere Monitoringsysteme sowohl auf EU-Ebene als auch auf nationaler Ebene können es erlauben, Fortschritte präziser zu verfolgen, sofern geeignete Indikatoren eingeführt werden, und rechtzeitig - nämlich beim Entstehen von Problemen, und nicht erst nach deren Verschärfung - Korrekturmaßnahmen zu treffen.

7.6. Internationale Entwicklungen und Zusammenarbeit

Als Teil des Aktionsplans von 2004 hat die Kommission sich an verschiedenen Initiativen beteiligt, die zur Entwicklung eines internationalen Rahmens für die e-Beschaffung beitragen sollten. Die Verhandlungen laufen noch, der überarbeitete Text des Übereinkommens über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA) enthält allerdings bereits Bestimmungen zur e-Beschaffung, und die Kommission bemüht sich in Zusammenarbeit mit der Kommission der Vereinten Nationen für Internationales Handelsrecht (UNCITRAL) um die Einführung von Bestimmungen zur e-Beschaffung. Die bisher erreichten Fortschritte sind zwar begrenzt, die Kommission wird jedoch die weite Verbreitung der e-Beschaffung vorantreiben und europäische Lösungen fördern.

Die Nutzung der e-Beschaffung bleibt jedoch weit hinter den in der Erklärung von Manchester dargelegten Erwartungen zurück. Mit Ausnahme Portugals beträgt 2010 selbst in der Vorreitergruppe der Mitgliedstaaten der Anteil der online abgewickelten Beschaffungstransaktionen nicht 50 %, sondern höchstens 5 %. Um den Übergang zum Online-Beschaffungswesen in Gang zu halten und zu beschleunigen, bedarf es einer Führung auf allen Verwaltungsebenen, einschließlich der EU-Ebene. Lässt man die öffentlichen Auftraggeber gewähren, so werden sie weiterhin die altbewährten Vorgehensweisen (d.h. papiergestützte Verwaltung) pflegen, anstatt in vielversprechende neue Optionen zu investieren und diese zu nutzen.

In diesem Grünbuch wurden ein paar neue Ideen zur Überwindung der auf Seiten der öffentlichen Auftraggeber und Wirtschaftsakteure bestehenden Trägheit vorgestellt, die derzeit den Übergang der zum e-Procurement behindert.

Daneben wird in diesem Grünbuch eine Reihe möglicher Maßnahmen vorgeschlagen, die gewährleisten können, dass die Einführung der e-Beschaffung nicht zu einer neuen Generation technischer und administrativer Hindernisse für die grenzüberschreitende Beteiligung an Ausschreibungsverfahren führt. Die einzelnen Mitgliedstaaten, Regionen und Sektoren nutzen die vom elektronischen Beschaffungswesen eröffneten Möglichkeiten mit jeweils unterschiedlicher Geschwindigkeit. Es muss gewährleistet werden, das diese "variable Geometrie" keine unnötigen oder unverhältnismäßigen Hindernisse für die grenzüberschreitende Beteiligung an Vergabeverfahren schafft. Hierzu gehört die Klärung der Verpflichtungen für die Organisatoren von Online-Beschaffungsverfahren, damit keine Bedingungen auferlegt werden, die eine grenzübergreifende Beteiligung unnötig oder unverhältnismäßig beeinträchtigen würden. Daneben ist eine Reihe von Schritten vorzusehen, um die öffentlichen Auftraggeber und Wirtschaftsakteure so auszustatten, dass eine wirksame Interaktion im Rahmen der Online-Beschaffung möglich ist.

Die Kommission hat eine Reihe von Fragen im Zusammenhang mit ihrer Evaluierung des Standes der e-Beschaffung in Europa und ihren Vorschlägen für Möglichkeiten zur Überwindung zentraler Probleme, die die Verbreitung und Nutzung der e-Beschaffung im Binnenmarkt behindern, dargelegt. Sie ersucht alle interessierten Kreise, zu diesen Fragen Stellung zu nehmen. Schlusstermin für die Einsendungen von Stellungnahmen ist der 31.1.2011 (E-Mail-Adresse: marktconsulteproc@ec.europa.eu).

Die Kommissionsdienststellen werden alle eingehenden Reaktionen prüfen und 2011 eine Zusammenfassung der geäußerten Ansichten veröffentlichen.

Anhang I
Durch die Richtlinien zur Vergabe öffentlicher Aufträge (2004/17/EG13 und 2004/18/EG14 ) eingeführte Bestimmungen zur e-Beschaffung

Gegenstand Fundstelle Erläuterung
Elektronische Kommunikationsmittel Art. 1 Abs. 12 und 13 der RL 2004/18/EG sowie Art. 1 Abs. 11 und 12 der RL 2004/17/EG Es wird klargestellt, dass schriftliche Kommunikation elektronische Mittel einschließt, d. h. Verfahren, bei denen elektronische Geräte für die Verarbeitung (einschließlich digitaler Kompression) und Speicherung von Daten zum Einsatz kommen und bei denen Informationen über Kabel, über Funk, mit optischen Verfahren oder mit anderen elektromagnetischen Verfahren übertragen, weitergeleitet und empfangen werden.
Elektronische Signatur Art. 42 Nr. 5
Buchst. b der
RL 2004/18/EG
und Art. 48
Nr. 5 Buchst. b der RL 2004/17/EG
Die Mitgliedstaaten können verlangen, dass elektronisch übermittelte Angebote mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur gemäß Artikel 5 Absatz 1 der Richtlinie 1999/93/EG (auf einem qualifizierten Zertifikat beruhende elektronische Signatur) zu versehen sind.
Dynamische Beschaffungssysteme (DPS) Art. 1 Abs. 6 der RL 2004/18/EG und Art. 1 Abs. 5 der RL 2004/17/EG Ein DPS wird definiert als ein vollelektronisches
Verfahren zur Beschaffung marktüblicher Leistungen, das zeitlich befristet ist und während der gesamten Verfahrensdauer jedem Wirtschaftsteilnehmer offensteht, der die Eignungskriterien erfüllt und ein erstes Angebot vorgelegt hat.
Elektronische Auktion Art. 1 Abs. 7 der RL 2004/18/EG und Art. 1 Abs. 6 der RL 2004/17/EG Definiert als ein iteratives Verfahren, bei dem mittels einer elektronischen Vorrichtung nach einer Bewertung der Angebote jeweils neue, nach unten korrigierte Preise und/oder neue, auf bestimmte Komponenten der Angebote abstellende Werte vorgelegt werden, was sich auf die Klassifizierung dieser Angebote auswirkt.
Elektronische Kataloge Erwägungsgrund 12 der RL 2004/18/EG und Erw.gr. 20 der RL 2004/17/EG Definiert als Instrument zur Erleichterung des öffentlichen Beschaffungswesens, speziell bei Vergabeverfahren mit Rahmenvereinbarung oder Anwendung eines dynamischen Beschaffungssystems.
Elektronische Bekanntmachung Art. 36 Abs. 2, 3 und 6 der RL 2004/18/EG sowie Artikel 44 Abs. 2 und 3 der RL 2004/17/EG Die Bekanntmachung sollte unter Verwendung von Standardformularen, aber nicht notwendigerweise elektronischer Mittel erfolgen; in beschleunigten
Verfahren sind Bekanntmachungen per Telefax oder unter
Verwendung elektronischer Mittel zu versenden.
Elektronische Bekanntmachung erlaubt kürzere
Veröffentlichung und größere Höchstlänge der
Bekanntmachungen.
Beschafferprofile Anhang VIII Nr. 2 Buchst. b der RL 2004/18/EG sowie Anhang XX Nr. 2 Buchst. b
RL 2004/17/EG
Definiert als eine Reihe von Daten zu den
Beschaffungsaktivitäten eines öffentlichen Auftraggebers, wie z. B. frühere Bekanntmachungen sowie alle sonstigen Informationen von allgemeinem Interesse, etwa eine Kontaktstelle.
Elektronischer Zugang zu Dokumenten Art. 38 Abs. 6 der RL
2004/18/EG, (entsprechende Bestimmung in
Art. 45 Abs. 6 der RL 2004/17/EG)
Die Fristen für den Eingang der Angebote können um 5 Tage verkürzt werden, wenn der öffentliche Auftraggeber die Verdingungsunterlagen und alle zusätzlichen Unterlagen auf elektronischem Wege frei, direkt und vollständig verfügbar macht. In der Bekanntmachung ist die Internet-Adresse anzugeben, unter der diese Unterlagen abrufbar sind.

Anhang II
Stand der im Aktionsplan vorgesehenen Maßnahmen

Ziel 1: Gewährleistung eines gut funktionierenden Binnenmarktes für die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge

Korrekte und fristgerechte Umsetzung des Rechtsrahmens
KOM: Vorlage einer Mitteilung zur Auslegung der neuen Vorschriften zur e-Beschaffungabgeschlossen
KOM: Bereitstellung von Online-Schulungsmaterial, damit öffentliche Auftraggeber und Unternehmen sich mit den neuen Bestimmungen und Instrumenten für die e-Beschaffung vertraut machen könnenabgeschlossen
KOM: Unterstützung der Mitgliedstaaten bei der Umsetzung der neuen Rechtsvorschriftenabgeschlossen

Ergänzung des Rechtsrahmens durch geeignete allgemeine Werkzeuge
KOM: Festlegung neuer Standardformulare für Ausschreibungen, die den neuen Verfahren und der Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel Rechnung tragenabgeschlossen
KOM: Vorlage von Vorschlägen zur Überarbeitung des "Gemeinsamen Vokabulars für öffentliche Aufträge" (CPV)abgeschlossen
KOM: Vorlage eines Entwurfs für ein vollelektronisches System für die Erfassung und Veröffentlichung von Ausschreibungen in der Datenbank TED (Tenders Electronic Daily)abgeschlossen
MS: Einrichtung vollelektronischer Systeme auf nationaler Ebene mit geeigneten Instrumenten zur automatischen Erfassung und Veröffentlichung in TEDeingeleitet

Beseitigung/Vermeidung von Beschränkungen und Hemmnissen bei der elektronischen Durchführung der Vergabe öffentlicher Aufträge
MS und KOM: Erprobung und Perfektionierung der gemeinsamen Funktionsanforderungen für e-Procurement-Systeme des Programms IDA (Interchange of data between administrations) zum Datenaustausch zwischen Verwaltungen; Validierung der Ergebnisseabgeschlossen
MS: Überprüfung aller operativen e-Procurement-Systeme auf ihre
Anpassung an die Erfordernisse der Richtlinien
eingeleitet
MS: Einführung nationaler Akkreditierungssysteme zur Überprüfung der Konformität von Online-Vergabesystemen mit dem Rechtsrahmeneingeleitet
MS und KOM: Ermittlung der Zweckmäßigkeit der Einführung eines europäischen Konformitätsprüfsystems anhand einer Durchführbarkeitsstudieabgeschlossen
KOM: Vorschlag für eine Maßnahme im Rahmen des Programms IDABC (Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Businesses and Citizens ) zur Unterstützung der MS bei der Koordinierung der praktischen Nutzung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur zur Lösung von Interoperabilitätsproblemen (2005-2009)abgeschlossen
MS: Anwendung interoperabler qualifizierter elektronischer Signaturen, soweit im nationalen Recht vorgeseheneingeleitet

Fortlaufende Erkennung und Lösung von Interoperabilitätsproblemen
CEN/ISSS (Europäisches Komitee für Normung/Workshop für
Informationsgesellschafts-Standardisierungssysteme): Lückenanalyse über die Interoperabilitätserfordernisse einer effizienten e-Beschaffung
abgeschlossen
KOM: Vorschlag zur Fortsetzung der Tätigkeiten auf dem Gebiet der eBeschaffung im Rahmen des Programms IDABC zwecks Austausch über und Erörterung von Interoperabilitätsfragen und Beobachtung der Entwicklungen in den MSabgeschlossen
(Arbeiten werden
durch IDABC/ISA
weitergeführt)
KOM und MS: Förderung der Normung auf europäischer Ebene, Pflege von Kontakten zu internationalen Normungsgremieneingeleitet
Ziel II: Steigerung der Effizienz der Vergabeverfahren, Verbesserung der Verwaltungspraxis und Intensivierung des Wettbewerbs

Steigerung der Effizienz der Vergabeverfahren und Verbesserung der Verwaltungspraxis
MS: Erstellung nationaler Pläne zur Einführung der e-Beschaffung mit Festsetzung messbarer Leistungsziele unter Berücksichtigung spezifischer nationaler Erfordernisseteilweise abgeschlossen
MS: Förderung der Ausarbeitung ähnlicher Pläne durch einzelne nationale Beschaffer sowie Koordinierung und Überwachung ihrer Durchführungteilweise abgeschlossen
KOM: Fortsetzung des Monitoring der CEN/ISSS-Arbeiten zur
elektronischen Fakturierung und Vorschlag zur Weiterführung der 2003/2004 aufgenommenen XML-Arbeiten im Bereich elektronische Rechnungsstellung und elektronische Bestellung
eingeleitet
MS: Einrichtung effizienter elektronischer Systeme für die Erhebung und Verarbeitung statistischer Beschaffungsdatenteilweise abgeschlossen

Intensivierung des Wettbewerbs auf den EU-Beschaffungsmärkten
KOM: Prüfung der Möglichkeit, Dienste für die elektronische
Bereitstellung von Geschäftsinformationen und Bescheinigungen im
öffentlichen Beschaffungswesen zur Umsetzung im Rahmen des
Programms IDABC anzubieten
abgeschlossen
MS und KOM: Vereinbarung einer gemeinsamen Reihe häufig verlangter elektronischer Bescheinigungen zur Verwendung im Rahmen der e-Beschaffungeingeleitet
KOM: Vorschlag zur Einleitung einer Studie über elektronische Kataloge (in DPS und elektronischen Rahmenvereinbarungen), aufbauend auf Arbeiten des CEN/ISSS im Rahmen des Programms IDABCabgeschlossen

Public Procurement Network: Organisation eines Benchmarking für die Transparenz, die Überprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von e-Beschaffungssystemen
später

Public Procurement Network: Veranstaltung von Workshops zur
Förderung des Informationsaustausches über die Standardisierung von Ausschreibungsunterlagen
später
MS: Einleitung und Förderung spezifischer Sensibilisierungskampagnen und Schulungsmaßnahmen für KMU auf nationaler und regionaler Ebeneeingeleitet
Ziel III: Schaffung eines internationalen Rahmens für die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge
KOM: Fortsetzung der Verhandlungen zur Überarbeitung des
Übereinkommens über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA)
eingeleitet
KOM: Initiativen im Rahmen des WTO-Beschaffungsübereinkommens zur Verwendung einer einheitlichen gemeinsamen Nomenklatur für die Klassifizierung zu beschaffender Waren und Dienstleistungeneingeleitet
KOM: Förderung der Tätigkeit von und der Verbindung zu
internationalen Normungsgremien und -foren, um das Entstehen von Interoperabilitätsschranken auf internationaler Ebene zu vermeiden
eingeleitet
KOM: Zusammenarbeit mit dem Netz der multilateralen
Entwicklungsbanken im Hinblick auf die Koordinierung der technischen Unterstützung für Drittstaaten bei der Umstrukturierung der Vergabe öffentlicher Aufträge und deren Umstellung auf elektronische Verfahren
eingeleitet
KOM: Prüfung eventuell notwendiger Anpassungen sowie der
Machbarkeit der e-Beschaffung im Rahmen des
Gemeinschaftsinstrumentariums für die Entwicklungshilfe.
eingeleitet