Die Vertreter -

eingedenk des Beschlusses 2 ( 2003) Nummer 3 über die vorläufige Durchführung der Maßnahme 1 ( 2003) -

beschließen,

1. die diesem Beschluss beigefügten Finanzvorschriften für das Sekretariat des Antarktis-Vertrags anzunehmen;
2. dass die Finanzvorschriften in vollem Umfang angewendet werden, sobald Maßnahme 1 ( 2003) wirksam wird.

Artikel 1 Anwendbarkeit

1. Diese Finanzvorschriften regeln die Finanzverwaltung des aufgrund der Maßnahme 1 ( 2003) der XXVI. Konsultativtagung zum Antarktis-Vertrag (Maßnahme) errichteten Sekretariats des Antarktis-Vertrags (Sekretariats).

Artikel 2 Haushaltsjahr

2. Das Haushaltsjahr dauert 12 Monate; es beginnt am 1. April und endet am 31. März jeweils einschließlich).

Artikel 3 Der Haushalt

3.1 Der Exekutivsekretär erstellt für das jeweils folgende Haushaltsjahr einen Haushaltsentwurf, der die veranschlagten Einnahmen und Ausgaben des Sekretariats ausweist.

3.2 Der Haushaltsentwurf enthält eine Aufstellung der wesentlichen finanziellen Auswirkungen der von der Konsultativtagung zum Antarktis-Vertrag (Konsultativtagung) vorgelegten Arbeitsprogramme auf die folgenden Haushaltsjahre in Form von Verwaltungskosten, fortlaufenden Ausgaben und Investitionen.

3.3 Der Haushaltsentwurf wird je nach Funktion in Titel und, soweit nötig oder angebracht, in Untertitel gegliedert.

3.4 Dem Haushaltsentwurf sind Einzelheiten sowohl über die für das Vorjahr bewilligten Haushaltsmittel als auch über die entsprechenden Ausgabenvoranschläge sowie die von den Konsultativparteien ^* verlangten oder vom Exekutivsekretär für erforderlich oder wünschenswert erachteten Belege beizufügen. Die Konsultativtagung schreibt die genaue Form vor, in der der Haushaltsentwurf vorzulegen ist.

3.5 Der Exekutivsekretär legt den Haushaltsentwurf allen Konsultativparteien der Konsultativtagung mindestens 60 Tage vor der Konsultativtagung vor. Zur selben Zeit und in derselben Form wie den Haushaltsentwurf erstellt der Exekutivsekretär einen Haushaltsvoranschlag für das folgende Haushaltsjahr.

3.6 Der Haushaltsentwurf und der Haushaltsvoranschlag werden in US-Währung aufgestellt.

3.7 Auf jeder Jahrestagung verabschiedet die Konsultativtagung den Haushalt für das Sekretariat. Der Haushalt ist als wichtige Frage zu behandeln und von den Vertretern der auf der Tagung anwesenden Konsultativparteien zu genehmigen. Bei der Festlegung des Haushaltsumfangs hält die Konsultativtagung am Grundsatz der Kostenwirksamkeit fest.

Artikel 4 Haushaltsmittel

4.1 Mit der Bewilligung der Haushaltsmittel ermächtigt die Konsultativtagung den Exekutivsekretär, im Rahmen der bewilligten Mittel für die genehmigten Zwecke Verpflichtungen einzugehen und Zahlungen zu leisten.

4.2 Alle Mittelbindungen sind in den Jahreshaushalten, die der Konsultativtagung vorgelegt werden, zu kennzeichnen. Sofern die Konsultativtagung nichts anderes beschließt, kann der Exekutivsekretär im Vorgriff auf die Mittelbewilligung Verpflichtungen für künftige Jahre eingehen, wenn diese Verpflichtungen für die Fortsetzung der reibungslosen Arbeit des Sekretariats notwendig sind; allerdings müssen die Verpflichtungen auf den laufenden Verwaltungsbedarf beschränkt sein und dürfen die im Haushalt für das laufende Haushaltsjahr bewilligte Höhe dieses Bedarfs nicht übersteigen. Im Übrigen darf der Exekutivsekretär Verpflichtungen zu Lasten künftiger Jahre nur eingehen, soweit sie von der Konsultativtagung genehmigt sind.

4.3 Die Haushaltsmittel sind in dem Haushaltsjahr verfügbar, für das sie bewilligt wurden. Am Ende des Haushaltsjahrs verfallen sämtliche Haushaltsmittel. Verpflichtungen zu Lasten vorheriger Mittelbewilligungen, die am Ende eines Haushaltsjahrs noch nicht erfüllt sind, werden übertragen und in den Haushalt für das folgende Haushaltsjahr übernommen, sofern die Konsultativtagung nichts anderes beschließt.

4.4 Der Exekutivsekretär kann innerhalb der einzelnen Kapitel des genehmigten Haushalts Mittelübertragungen vornehmen. Der Exekutivsekretär kann auch zwischen den Titelgruppen Mittelübertragungen bis zu 15 Prozent der Titelgruppen vornehmen. Er muss alle derartigen Mittelübertragungen auf der folgenden Jahrestagung der Konsultativtagung vortragen. Die aufgrund dieser Vorschriften zulässigen Mittelübertragungen dürfen weder zu einer allgemeinen Erhöhung des Haushalts über den von der Konsultativtagung genehmigten Betrag hinaus noch zu höheren Ausgaben in künftigen Jahren führen.

4.5 Die Konsultativtagung schreibt die Bedingungen vor, unter denen unvorhergesehene und außerordentliche Ausgaben getätigt werden können.

Artikel 5 Bereitstellung der Mittel

5.1 Nach Verabschiedung des Haushaltsplans für ein Haushaltsjahr sendet der Exekutivsekretär Kopien davon an alle Konsultativparteien und teilt ihnen mit, welche Beiträge sie zu entrichten haben und wann diese fällig sind, und ersucht sie um Überweisung ihrer fälligen Beiträge.

5.2 Alle Beiträge werden in US-Währung entrichtet.

5.3 Die Beiträge von Staaten, die nach Beginn des Haushaltsjahrs Konsultativparteien werden, werden für die restliche Zeit des Haushaltsjahrs anteilig entrichtet.

5.4 Der Exekutivsekretär bestätigt Zahlungszusagen und Zahlungen unmittelbar nach ihrem Eingang. Er berichtet jeder Tagung der Konsultativtagung über den Eingang der Beiträge und den Stand etwaiger Rückstände.

5.5 Die Beiträge sind am ersten Tag des Haushaltsjahrs (dem Fälligkeitsdatum) zur Zahlung fällig; sie sind spätestens 90 Tage nach diesem Datum zu entrichten. In dem in Artikel 5.3 bezeichneten Fall werden die Beiträge einer neuen Konsultativpartei jedoch binnen 60 Tagen nach dem Tag entrichtet, an dem ihr Beitritt wirksam geworden ist.

Artikel 6 Fonds

6.1

1. Für die Rechenschaftslegung über die Einnahmen und Ausgaben des Sekretariats wird ein Allgemeiner Fonds eingerichtet;
2. die von den Konsultativparteien nach Artikel 4 der Maßnahme 1 (2003) entrichteten Beiträge und die sonstigen Einnahmen nach Artikel 7.1 werden dem Allgemeinen Fonds gutgeschrieben;
3. eine von einer Konsultativpartei geleistete Vorauszahlung wird dieser Partei gutgeschrieben.

6.2

1. Es wird ein Betriebsmittelfonds in Höhe von nicht mehr als einem Sechstel (1/6) des Haushalts des betreffenden Haushaltsjahrs eingerichtet; er dient dazu, bei einem vorübergehenden Liquiditätsengpass die Fortsetzung der Arbeit sicherzustellen, und zu anderen von der Konsultativtagung von Zeit zu Zeit festzulegenden Zwecken. Der Betriebsmittelfonds wird zunächst durch Übertragungen aus den sonstigen Einnahmen des Allgemeinen Fonds finanziert;
2. Vorauszahlungen, die aus dem Betriebsmittelfonds entrichtet wurden, um Haushaltsmittel während eines Haushaltsjahrs zu finanzieren, werden so bald wie möglich und im Umfang des zu diesem Zweck verfügbaren Einkommens rückerstattet;
3. Erträge aus Kapitalanlagen des Betriebsmittelfonds werden den sonstigen Einnahmen des Allgemeinen Fonds gutgeschrieben, und
4. Treuhand- und Sonderfonds können auf Weisung der Konsultativtagung vom Sekretariat eingerichtet werden, um für Zwecke, für die der Allgemeine und der Betriebsmittelfonds des Sekretariats nicht vorgesehen sind, Mittel entgegenzunehmen und Zahlungen zu leisten. Die Zwecke und Grenzen jedes Treuhand- und Sonderfonds werden von der Konsultativtagung genau festgelegt. Sofern die Konsultativtagung nichts anderes bestimmt, werden die Fonds in Übereinstimmung mit diesen Vorschriften verwaltet.

6.3 Das Sekretariat unterrichtet die Konsultativparteien über einen etwaigen am Ende des Haushaltsjahrs im Allgemeinen Fonds vorhandenen Überschuss, der nicht für die Begleichung noch unbezahlter Verbindlichkeiten benötigt wird, sowie über den verhältnismäßigen Anteil jeder Konsultativpartei an diesem Überschuss. Die Konsultativparteien, die es vorziehen, ihren Anteil am Überschuss nicht im Allgemeinen Fonds zu belassen, teilen dies dem Sekretariat mit; ihnen wird ihr Anteil auf ihre Beiträge für das folgende Jahr angerechnet. Im Übrigen verbleibt ein etwaiger Kassenüberschuss im Allgemeinen Fonds.

6.4 Gehen nach Beginn des Haushaltsjahrs Beiträge von neuen Konsultativparteien ein und wurden diese Beiträge bei der Aufstellung des Haushaltsplans nicht berücksichtigt, so werden sie in den Allgemeinen Fonds eingezahlt.

Artikel 7 Sonstige Einnahmen

7.1 Alle Einnahmen außer den Beiträgen zum Haushalt nach Artikel 5, den in Artikel 6.2 Buchstabe c vorgesehenen Er-trägen aus Kapitalanlagen des Betriebsmittelfonds oder den in Artikel 7.5 bezeichneten freiwilligen Beiträgen werden als sonstige Einnahmen eingestuft und dem Allgemeinen Fonds gutgeschrieben.

7.2 Wechselkursgewinne und -verluste werden den sonstigen Einnahmen gutgeschrieben oder belastet.

7.3 Die Verwendung der sonstigen Einnahmen unterliegt denselben Finanzkontrollen wie Tätigkeiten, die aus regulären Haushaltsmitteln finanziert werden.

7.4 Der Exekutivsekretär kann freiwillige, weit über die Haushaltsbeiträge der Konsultativparteien hinausgehende Beiträge annehmen, sofern die Zwecke, für die diese Beiträge geleistet werden, mit den Grundsätzen, Zielen und Tätigkeiten der Konsultativtagung vereinbar sind. Freiwillige Beiträge von Staaten, die weder Vertragsparteien noch Konsultativparteien sind, können angenommen werden, sofern die Konsultativtagung einverstanden ist, dass die Zwecke dieser Beiträge mit den Grundsätzen, Zielen und Tätigkeiten der Konsultativtagung vereinbar sind.

7.5 Freiwillige Beiträge nach Artikel 7.4 werden nach Artikel 6.2 Buchstabe d als Treuhand- oder Sonderfonds behandelt.

Artikel 8 Verwahrung der Mittel

8.1 Der Exekutivsekretär bezeichnet eine oder mehrere Banken, bei denen die Mittel des Sekretariats deponiert werden, und teilt der Konsultativtagung die Identität der so bezeichneten Banken mit.

8.2

1. Der Exekutivsekretär kann Gelder, die nicht für den unmittelbaren Bedarf des Sekretariats benötigt werden, kurzfristig anlegen. Diese Kapitalanlagen sind auf Wertpapiere und andere Anlageformen beschränkt, die von Institutionen oder Regierungsstellen angeboten werden, welche ein aktuelles Rating vorweisen können, das von einer vom Rechnungsprüfer des Sekretariats anerkannten Rating-Agentur stammt und eine gute Zahlungsfähigkeit bescheinigt. Über die Einzelheiten der Anlage und die erzielten Erträge wird in den Erläuterungen zum Haushalt berichtet.
2. Für Gelder in Treuhand- oder Sonderfonds, die mindestens 12 Monate lang nicht benötigt werden, kann die Konsultativtagung längerfristige Kapitalanlagen genehmigen, sofern dies mit den Bedingungen vereinbar ist, unter denen die Gelder beim Sekretariat hinterlegt wurden. Diese Kapitalanlagen sind auf Wertpapiere und andere Anlageformen beschränkt, die von Institutionen oder Regierungsstellen angeboten werden, welche ein aktuelles Rating vorweisen können, das von einer vom Rechnungsprüfer des Sekretariats anerkannten Rating-Agentur stammt und eine gute Zahlungsfähigkeit bescheinigt.

8.3 Erträge aus Kapitalanlagen werden dem Fonds gutgeschrieben, aus dem die jeweilige Anlage getätigt wurde.

Artikel 9 Interne Kontrolle

9.1 Der Exekutivsekretär

1. legt nach Konsultation mit dem externen Rechnungsprüfer ausführliche Finanzregeln und -verfahren fest, um eine wirksame Finanzverwaltung, eine wirtschaftliche Verwendung der Fonds und eine gute Verwaltung der Vermögenswerte des Sekretariats zu gewährleisten;
2. sorgt dafür, dass alle Zahlungen auf der Grundlage von Belegen und anderen Unterlagen geleistet werden, die bestätigen, dass die Güter oder Dienstleistungen tatsächlich empfangen wurden und dass nicht bereits zuvor eine Zahlung geleistet wurde;
3. benennt Bedienstete, die befugt sind, im Namen des Sekretariats Gelder entgegenzunehmen, Verpflichtungen einzugehen und Zahlungen zu leisten, und
4. übt die interne Finanzkontrolle aus und verantwortet sie, um sicherzustellen,

1. dass alle Gelder und anderen Finanzmittel des Sekretariats ordnungsgemäß entgegengenommen, verwahrt und verwendet werden;
2. ii) dass die Verpflichtungen und Ausgaben mit den Mittelbewilligungen der Konsultativtagung im Einklang stehen und
3. dass die Mittel des Sekretariats wirtschaftlich verwendet werden.

9.2 Verpflichtungen dürfen nur eingegangen werden, wenn eine im Auftrag des Exekutivsekretärs vorgenommene schriftliche Mittelzuweisung oder andere geeignete schriftliche Ermächtigung vorliegt.

9.3 Der Exekutivsekretär oder die Exekutivsekretärin kann, nachdem er oder sie eine umfassende Untersuchung durchgeführt hat, der Konsultativtagung vorschlagen, Verluste von Vermögenswerten abzuschreiben, sofern der externe Rechnungsprüfer dies empfiehlt. Solche Verluste werden in den Jahresabschlüssen aufgeführt.

9.4 Ausschreibungen für die Lieferung von Ausrüstung, Versorgungsgütern und sonstigen Bedarfsartikeln, deren Wert 2000 US-Dollar übersteigt, erfolgen durch öffentliche Bekanntmachung oder durch direkte Preisanfragen bei mindestens drei Personen oder Firmen, sofern es so viele gibt, die zur Lieferung der Ausrüstung, der Versorgungsgüter oder der sonstigen Bedarfsartikel in der Lage sind. Bei Beträgen über 500, aber weniger als 2000 US-Dollar, wird Wettbewerb entweder auf die genannte Weise erzielt oder durch telefonische oder persönliche Anfragen. Die vorstehenden Regeln gelten jedoch nicht,

1. wenn festgestellt worden ist, dass es nur einen einzigen Lieferanten gibt, und diese Tatsache vom Exekutivsekretär bestätigt wird;
2. in Notfällen oder Fällen, in denen diese Regeln aus anderen Gründen nicht im finanziellen Interesse des Sekretariats lägen und dies vom Exekutivsekretär bestätigt wird.

Artikel 10 Kontenführung

10.1 Der Exekutivsekretär stellt sicher, dass über die Buchungsvorgänge und Angelegenheiten des Sekretariats geeignete Unterlagen und Rechnungen geführt werden und dass alle Zahlungen aus Sekretariatsgeldern korrekt durchgeführt und genehmigt werden. Der Exekutivsekretär stellt außerdem sicher, dass über die Vermögenswerte des Sekretariats oder solche in seiner Verwahrung sowie über die vom Sekretariat eingegangenen Verpflichtungen eine angemessene Kontrolle ausgeübt wird.

10.2 Der Exekutivsekretär legt den Konsultativparteien so bald wie möglich, spätestens jedoch bis zu dem unmittelbar auf den Ablauf des Haushaltsjahrs folgenden 30. Juni, einen Rechnungsabschluss vor, der für das Haushaltsjahr, auf das er sich bezieht, Folgendes ausweist:

1. die Einnahmen und Ausgaben bezüglich aller Fonds und Konten;
2. die Lage bezüglich der Haushaltsansätze, darunter
   1. die ursprünglichen Haushaltsansätze;
   2. die genehmigten Ausgaben, welche die ursprünglichen Haushaltsansätze übersteigen;
   3. alle sonstigen Einnahmen;
   4. die Beträge, die zu Lasten der Haushaltsansätze und sonstigen Einnahmen verbucht wurden;
3. die finanziellen Aktiva und Passiva des Sekretariats;
4. ausführliche Angaben über die Wertentwicklung der Kapitalanlagen und
5. Abschreibungen auf die Vermögenswerte nach Artikel 9.3.

10.3 Der Exekutivsekretär legt außerdem alle weiteren Informationen vor, die geeignet sind, die finanzielle Lage des Sekretariats darzustellen. Die Rechnungsabschlüsse werden nach Konsultation mit dem externen Rechnungsprüfer in einer von der Konsultativtagung genehmigten Form erstellt.

10.4 Die Buchungen des Sekretariats erfolgen in der Währung, in der sie vorgenommen wurden; die jährlichen Rechnungsabschlüsse verzeichnen jedoch alle Vorgänge in US-Währung.

10.5 Für alle Betriebsmittel-, Sonder- und Treuhandfonds werden getrennte Konten geführt.

Artikel 11 Externe Rechnungsprüfung

11.1 Die Konsultativtagung ernennt einen externen Rechnungsprüfer, welcher Rechnungshofspräsident oder eine gleichwertige Autorität einer Konsultativpartei der Konsultativtagung ist; seine Amtszeit beträgt zwei Jahre mit der Möglichkeit der Wiederernennung. Die Konsultativtagung gewährleistet die Unabhängigkeit des externen Rechnungsprüfers vom Sekretariat und von den Mitarbeitern des Sekretariats. Sie setzt seine Amtszeit fest und weist ihm angemessene Mittel zu; sie kann ihn oder sie zur Einführung oder Änderung von Finanzvorschriften oder zu ausführlichen Methoden der Rechnungslegung sowie zu allen Angelegenheiten, die Verfahren und Methoden der Rechnungsprüfung berühren, konsultieren.

11.2 Der externe Rechnungsprüfer oder eine oder mehrere von ihm oder ihr bevollmächtigte Personen haben zu allen annehmbaren Zeiten vollständigen und freien Zugang zu allen Rechnungen und Büchern des Sekretariats, die mit der Entgegennahme oder der Zahlung von Geldern durch das Sekretariat oder mit dem Erwerb, der Entgegennahme, der Verwahrung oder der Veräußerung von Vermögenswerten durch das Sekretariat unmittelbar oder mittelbar im Zusammenhang stehen. Dies gilt gleichermaßen für Zulagen wie Reise- und Repräsentationskosten. Der externe Rechnungsprüfer oder eine oder mehrere von ihm oder ihr bevollmächtigte Personen dürfen von den Rechnungen oder Büchern Kopien oder Auszüge anfertigen.

11.3 Verlangt die Konsultativtagung von dem externen Rechnungsprüfer eine umfassende Rechnungsprüfung, so führt er oder sie die Prüfung der Rechnungsabschlüsse in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Rechnungsprüfungsnormen durch und berichtet der Konsultativtagung über alle diesbezüglichen Fragen, wie beispielsweise,

1. ob die Rechnungsabschlüsse seiner beziehungsweise ihrer Meinung nach auf ordentlichen Konten und Aufzeichnungen beruhen;
2. ob die Rechnungsabschlüsse mit den Konten und Aufzeichnungen übereinstimmen;
3. ob seiner beziehungsweise ihrer Meinung nach die Einkünfte, Ausgaben und Geldanlagen des Sekretariats sowie der Erwerb und die Veräußerung von Vermögenswerten durch das Sekretariat im Lauf des Jahres in Übereinstimmung mit diesen Vorschriften getätigt wurden, und
4. Beobachtungen betreffend die Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit des Finanzverfahrens und der Geschäftsführung, der Rechnungslegung, der internen Finanzkontrolle sowie der Verwaltung und Leitung des Sekretariats.

11.4 Verlangt die Konsultativtagung von dem externen Rechnungsprüfer eine vereinfachte Rechnungsprüfung, so überprüft dieser die Rechnungsabschlüsse und das Kontrollsystem. Der externe Rechnungsprüfer meldet der Konsultativtagung, ob ihm beziehungsweise ihr etwas zur Kenntnis gelangt ist, was ihn beziehungsweise sie daran zweifeln lässt, dass

1. die Rechnungsabschlüsse auf korrekt geführten Konten und Aufzeichnungen beruhen;
2. die Rechnungsabschlüsse mit den Konten und Aufzeichnungen übereinstimmen oder
3. dass die Einkünfte, Ausgaben und Geldanlagen des Sekretariats sowie der Erwerb und die Veräußerung von Vermögenswerten durch das Sekretariat im Lauf des Jahres in Übereinstimmung mit diesen Vorschriften getätigt wurden.

11.5 Der Exekutivsekretär gewährt dem externen Rechnungsprüfer jede Unterstützung, die er beziehungsweise sie bei der Durchführung der Rechnungsprüfung benötigt.

11.6 Der Exekutivsekretär übermittelt den Parteien der Konsultativtagung binnen 30 Tagen nach Eingang des Prüfungsberichts und der geprüften Rechnungsabschlüsse eine Kopie davon.

11.7 Bei Bedarf fordert die Konsultativtagung den externen Rechnungsprüfer auf, zur Tagung zu sprechen und an Diskussionen über jede Frage teilzunehmen, die einer eingehenden Überprüfung unterzogen wird, und zieht die aus seinen beziehungsweise ihren Feststellungen gewonnenen Empfehlungen in Betracht.

Artikel 12 Annahme der Jahresrechnungsabschlüsse

12.1 Nachdem die Konsultativtagung sich mit den geprüften Jahresrechnungsabschlüssen und dem Prüfungsbericht, die den Konsultativparteien nach Artikel 11 vorgelegt worden sind, befasst hat, teilt sie mit, dass sie die geprüften Jahresrechnungsabschlüsse anerkennt, oder sie trifft eine andere von ihr als angemessen erachtete Maßnahme.

Artikel 13 Versicherung

13.1 Das Sekretariat schließt bei einer oder mehreren angesehenen Finanzinstitutionen geeignete Versicherungen gegen die üblichen Risiken für ihre Vermögenswerte ab.

Artikel 14 Allgemeine Bestimmung

14.1 Diese Vorschriften können durch einen Beschluss der Konsultativtagung geändert werden.

14.2 Befasst sich die Konsultativtagung mit Angelegenheiten, die möglicherweise zu einem Beschluss mit finanziellen oder verwaltungstechnischen Auswirkungen führen, so muss ihr eine vom Exekutivsekretär abgegebene Einschätzung der Auswirkungen vorliegen.

*) Anm. d. Übers.: Im englischen und im französischen Text steht an dieser Stelle nur "Parties".

ENDE