Zur aktuellen Fassung

1. Allgemeines

Die Bekämpfung der Korruption ist eine zentrale gesellschaftspolitische Aufgabe. Das kollusive, von verwerflichem Vorteilsstreben bestimmte Zusammenwirken mit Amtsträgern erschüttert das Vertrauen der Rechtsgemeinschaft in die Integrität der öffentlichen Verwaltung und verursacht hohen volkswirtschaftlichen Schaden. Auch wenn der öffentliche Dienst in Bayern seine Aufgaben generell unparteiisch, gerecht und zum Wohl der Allgemeinheit erfüllt, ist es notwendig, Maßnahmen zu ergreifen, die Korruption verhindern, ggf. aufdecken und ahnden. Dies dient dazu, das Vertrauen der Bevölkerung in staatliche Institutionen zu erhalten und Schaden abzuwenden.

1.1 Geltungsbereich

Diese Bekanntmachung gilt für alle Behörden und Gerichte des Freistaates Bayern. Auf richterliches Personal findet diese Bekanntmachung nur insoweit Anwendung, als die richterliche Unabhängigkeit dies zulässt.

1.2 Korruptionsgefährdete

Bereiche "Korruptionsgefährdet" ist jeder Dienstposten, bei dem durch das Verhalten eines dort Beschäftigten oder durch eine dort getroffene Entscheidung ein außerhalb der Dienststellen des Freistaates Bayern stehender Dritter einen materiellen oder immateriellen Vorteil erhält oder einer Belastung enthoben wird. Eine "besondere Korruptionsgefährdung" liegt vor, wenn der mögliche Vorteil oder die mögliche Belastung für einen Dritten von besonderer Bedeutung und der Dienstposten mit einer der folgenden Tätigkeiten verbunden ist:

• häufige Außenkontakte zu einem bestimmten Personenkreis, der von der Entscheidung des Beschäftigten Vor- oder Nachteile zu erwarten hat,
• Vorbereitung und Entscheidung über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen und von Fördermitteln/Subventionen in größerem Umfang,
• Erteilung von Genehmigungen, Erlaubnissen und Bewilligungen,
• Festsetzung und Erhebung von Gebühren und Abgaben, die Dritte in größerem Umfang belasten,
• Bearbeitung von Vorgängen mit behördeninternen Informationen, die für Dritte nicht bestimmt, für diese jedoch von besonderer Bedeutung sind.

Die Einschätzung, ob ein Arbeitsplatz korruptionsgefährdet ist, gilt unabhängig vom jeweiligen Stelleninhaber. Sie beruht allein auf objektiven, aufgabenbezogenen Merkmalen.

2. Personelle Maßnahmen

2.1 Sensibilisierung der Beschäftigten

Beschäftigte müssen sich in korruptionsgefährdeten Situationen in der Regel auf ihre eigene Urteilskraft verlassen können. Es ist daher notwendig, die Überzeugungen und Wertvorstellungen der Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes im Sinn einer wachen und aktiven Einstellung gegen Korruption zu prägen. Regelmäßige Aufklärung und das offene Gespräch über Ursachen, begünstigende Faktoren, Manipulations- und Korruptionsstrukturen und deren Folgen können dazu beitragen, Korruption den Boden zu entziehen. Die Thematik sollte sowohl bei Einstellung und Wechsel auf einen korruptionsgefährdeten Dienstposten als auch anlassunabhängig, z.B. bei Besprechungen innerhalb der Organisationseinheit, angesprochen werden. Dies begünstigt keineswegs gegenseitiges Misstrauen, sondern fördert durch Offenheit im Umgang mit Fragen der Korruptionsgefahr ein Klima des Vertrauens. Es wird empfohlen, Mitarbeiter in korruptionsgefährdeten Bereichen mit einem "Verhaltenskodex gegen Korruption" vertraut zu machen. Der Verhaltenskodex soll für konkrete Gefahrensituationen sensibilisieren und Sicherheit verschaffen, wie in derartigen Situationen auf angemessene Weise zu reagieren ist. Der vom Staatsministerium des Innern erstellte Verhaltenskodex steht als Muster zur Verfügung.

2.2 Aus- und Fortbildung

Das Thema Korruptionsbekämpfung muss in der Aus- und Fortbildung offen diskutiert werden. Die Erscheinungsformen von Korruption und die damit verbundenen Gefahrensituationen, die Maßnahmen zur Korruptionsprävention sowie straf-, dienst- und arbeitsrechtliche Folgen sind in geeigneten Zusammenhängen zu thematisieren. `Besonderes Augenmerk ist auf die Fortbildung von Beschäftigten zu richten, die in ihrer konkreten Tätigkeit besonders korruptionsgefährdet oder die mit Kontrollaufgaben (Revision) befasst sind. Ihre Fähigkeit, Korruption oder Manipulationen zu erkennen, ist ebenso zu schulen wie die Kenntnis einschlägiger Regelwerke, z.B. des Vergaberechts. Führungskräften obliegt eine besondere Verantwortung bei der Vermeidung und Bekämpfung von Korruption. Ihr Problembewusstsein für die Gefahren der Korruption ist in Fortbildungsmaßnahmen zu stärken. Sie sind über Kontroll-, Aufsichts- und Sanktionsmöglichkeiten und deren Anwendung im Rahmen moderner Führungsmethoden zu informieren. Um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, bei später auftretenden Problemen oder Fragen das vertrauensvolle Gespräch mit einer bereits bekannten Person zu suchen, wird angestrebt, verwaltungsinterne Dozenten zu gewinnen.

2.3 Führungsverantwortung

Korruptionsprävention erfordert in korruptionsgefährdeten Bereichen eine erhöhte Fürsorge für die Mitarbeiter. Treten Korruptionsanzeichen auf, ist es Aufgabe der Führungskräfte, diesen konsequent nachzugehen. Dabei bilden moderne Führungsgrundsätze und Korruptionsprävention keinen Widerspruch. Führung beinhaltet vielmehr zielorientierte Kontrolle. Sie erstreckt sich situationsbezogen auch auf die Verringerung von Korruptionsgefahren. Führungskräfte müssen sich ihrer Vorbildfunktion bewusst sein und auf ein Behördenklima hinwirken, das es Beschäftigten ermöglicht, auf korruptionsanfällige Strukturen und ggf. auf einen Korruptionsverdacht hinzuweisen. Es wird empfohlen, Führungskräften als Hilfestellung für den Umgang mit Korruptionsgefahren einen Leitfaden an die Hand zu geben. Der vom Staatsministerium des Innern erstellte Leitfaden steht als Muster zur Verfügung. In Dienstbesprechungen ist die Notwendigkeit einer konsequenten Ausübung der Dienst- und Fachaufsicht deutlich zu machen. `In besonders korruptionsgefährdeten Bereichen sind die Beschäftigten in regelmäßigen Abständen für Korruptionssignale zu sensibilisieren und auf ihre Verpflichtungen aus dieser Bekanntmachung hinzuweisen.

2.4 Personalauswahl

Bei der Besetzung von Dienstposten in Bereichen, die als korruptionsgefährdet eingestuft werden, ist auf die Zuverlässigkeit der Bewerber besonderes Augenmerk zu legen.

2.5 Personalrotation

Durch Personalrotation kann systematischer Korruption vorgebeugt werden. Systematische Korruption bedient sich längerfristig angelegter fester Beziehungsstrukturen, die oftmals eine Vielzahl von Beschäftigten einbindet. In Bereichen mit besonderer systematischer Korruptionsgefahr wird angestrebt, dass die Verwendungszeit der Beschäftigten auf einem Dienstposten sieben Jahre nicht überschreitet. Dem Wechsel des Dienstpostens steht eine Änderung des Aufgabenzuschnitts gleich, mit der sichergestellt wird, dass sich die Zuständigkeit des Beschäftigten in seinem neuen Aufgabenbereich auf einen anderen Personenkreis erstreckt. Eine längere Verwendungszeit soll nur aus dringenden dienstlichen

Gründen eingeräumt werden. Für diesen Fall sind sonstige korruptionspräventive Maßnahmen zu stärken. Die dringenden dienstlichen Gründe sowie zu ergreifende Ausgleichsmaßnahmen (z.B. vermehrte Kontrollen) sind als organisatorische Verfügungen aktenkundig zu machen. Ein dringender dienstlicher Grund kann z.B. das Fehlen geeigneten Personals oder einer Stelle gleicher Wertigkeit sein. Soweit es möglich ist, sollen die persönlichen Interessen der Beschäftigten, insbesondere im Hinblick auf den Zeitpunkt der Rotation, berücksichtigt werden.

2.6 Nebentätigkeiten ¹⁰

Über Nebentätigkeiten von Beschäftigten des öffentlichen Dienstes können Dritte persönliche Beziehungen zu Mitarbeitern aufbauen und für korruptive Handlungen nutzen. Das geltende Nebentätigkeitsrecht (Art. 81 ff. BayBG, BayNV, BayHSchLNV, § 3 Abs. 4 TV-L) wirkt Loyalitätskonflikten, die im Rahmen von Nebentätigkeiten entstehen können, entgegen. Bei der Prüfung der Zulässigkeit von Nebentätigkeiten sind mögliche Interessenkonflikte besonders zu beachten.

2.7 Annahme von Belohnungen oder Geschenken ¹⁰

Nach § 42 des Beamtenstatusgesetzes (BeamtStG) ist die Annahme von Belohnungen oder Geschenken verboten, Ausnahmen bedürfen der Genehmigung. Dies gilt entsprechend für Arbeitnehmer. Lediglich die Annahme gewisser geringwertiger Aufmerksamkeiten gilt als allgemein genehmigt. Nähere Einzelheiten zur Auslegung des § 42 BeamtStG sind in Abschnitt 8 Nr. 3 der Verwaltungsvorschriften zum Beamtenrecht (VV-BeamtR)

geregelt. Zahlenmäßig festgeschriebene Wertgrenzen, unterhalb derer die Annahme von Belohnungen als allgemein genehmigt gilt, sind im Hinblick auf eine effektive Korruptionsprävention kritisch auf eine evtl. falsche Signalwirkung zu überprüfen.

3. Organisatorische Kontrollmechanismen

3.1 Transparente Aktenführung

Akten müssen die einzelnen Bearbeitungsschritte vollständig, nachvollziehbar und dauerhaft erkennen lassen. Vorgangsrelevante mündliche Erklärungen und Informationen sind schriftlich zu dokumentieren. Nähere Festlegungen finden sich in der Allgemeinen Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO). Für Vergabeverfahren wird insbesondere auf die Dokumentationspflicht des § 30 VOL/A bzw. § 30 VOB/A (Vergabevermerk) hingewiesen.

3.2 Allgemeine Vorgangskontrolle, Dienst- und Fachaufsicht

In korruptionsgefährdeten Bereichen sind geeignete Maßnahmen zur Vorgangskontrolle im Geschäftsablauf vorzusehen, z.B. Wiedervorlagen, Abschlussvermerke, stichprobenweise Überprüfung von Ermessensentscheidungen. Besonders korruptionsgefährdete Arbeitsbereiche verlangen darüber hinaus eine verstärkte Kontrolle (z.B. Stichproben ggf. auch durch die Aufsichtsbehörden). Sie dient dem Schutz der Mitarbeiter und soll Außenstehenden deutlich machen, dass eine hohe Aufdeckungswahrscheinlichkeit besteht.

3.3 Mehraugenprinzip

Organisatorische Maßnahmen, insbesondere Zuständigkeitsregelungen, sind so zu treffen, dass in Bereichen mit der Gefahr einer systematischen Korruption die Korruptionsgefahr minimiert wird. Als wirksam erwiesen haben sich die in vielen Bereichen bestehenden Regelungen, nach denen mehrere Personen an Entscheidungen mitwirken müssen (Mehraugenprinzip). Dies kann durch die Aufteilung von Entscheidungskompetenzen geschehen oder durch eine Ausweitung von Kontrollmöglichkeiten. Soweit erforderlich, ist das Mehraugenprinzip zu stärken. Für den Bereich des Haushaltsrechts ist das "Mehraugenprinzip" zudem gesetzlich vorgegeben. Zu beachten ist die Beteiligung des Beauftragten für den Haushalt bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung gemäß Art. 9 Abs. 2 Satz 2 BayHO.

3.4 Revision

Korruption kann nur durch Kontrollen sichtbar gemacht werden. Revision hat das Ziel, durch planmäßige und/oder unvorhersehbare Kontrollen das Entdeckungsrisiko zu erhöhen und dadurch abschreckend zu wirken. Darüber hinaus können im Rahmen der Revision Anzeichen mangelnder Korruptionsvorsorge entdeckt und abgestellt werden. Jedes Ressort sollte mindestens eine Organisationseinheit mit der Aufgabe der Innenrevision für besonders korruptionsgefährdete Bereiche des Ressorts betrauen. Laufende und abgeschlossene Vorgänge sind in besonders korruptionsgefährdeten Bereichen oder auf Grund besonderer Anlässe stichprobenartig zu überprüfen. Zum Vorgehen bei Vorliegen eines Korruptionsverdachts vgl. Nr. 6.

3.5 Ansprechpartner für Korruptionsvorsorge

Soweit in bestimmten Bereichen zweckmäßig, können Ansprechpartner für Korruptionsvorsorge bestellt werden, die auch für mehrere Dienststellen zuständig sein können. Die Ansprechpartner nehmen ihre Aufgabe weisungsfrei wahr und sind direkt der Dienststellenleitung unterstellt. Sie können in ihrem Zuständigkeitsbereich ohne Einhaltung des Dienstweges um Rat und Unterstützung gebeten werden. Aufgaben eines Ansprechpartners für Korruptionsvorsorge können z.B. sein:

• Erteilen von Auskünften in Fällen von versuchter Manipulation und Einflussnahme oder bei aufkommenden Verdachtsmomenten,
• Analyse von Schwachstellen in der dienstbetrieblichen Organisation,
• Vorschlag geeigneter Präventionsmaßnahmen, laufende Überprüfung und Anpassung bestehender Maßnahmen,
• Sensibilisierung der Beschäftigten für die Korruptionsproblematik.

Besonderer Wert ist darauf zu legen, dass Ansprechpartner den Beschäftigten auch persönlich bekannt sind, um einen möglichst mederschwelligen Zugang zu gewährleisten. Die Mitwirkung bei Fortbildungsveranstaltungen o. ä. bietet sich hierzu besonders an.

3.6 Organisation von Beschaffungs- und Vergabestellen

Eine durchgehende Trennung von Bedarfs-, Vergabe- und Abrechnungsstellen ist anzustreben, soweit nicht überwiegende Gründe der Verwaltungsvereinfachung oder sonstige triftige Gründe entgegenstehen.

4. Öffentlichkeitsarbeit

Korruption kann nur wirksam bekämpft werden, wenn sie auch von den Bürgern als besonders sozialschädliches Verhalten erkannt und geächtet wird. Die Ablehnung der Korruption in der Gesellschaft ist durch sachgerechte Öffentlichkeitsarbeit zu stärken.

5. Verhalten bei Auftreten eines Korruptionsverdachtes

Auftretende Fälle von Korruption müssen aufgeklärt werden. Um einerseits Mitarbeiter vor Unannehmlichkeiten auf Grund haltloser Vorwürfe zu schützen, andererseits die Strafverfolgungsbehörden frühzeitig zu informieren und in ihrer Ermittlungsarbeit zu unterstützen, ist folgendes Verfahren einzuhalten:

5.1 Pflichten der Beschäftigten und Vorgesetzten

Die Beschäftigten sind verpflichtet, ihre Vorgesetzten zu informieren, wenn sie nachvollziehbare Hinweise auf korruptes Verhalten erhalten. Tatsachen, aus denen sich ein Verdacht ergibt, dass Vorgesetzte oder Dienstvorgesetzte (Behördenleiter) in strafbare Handlungen verwickelt sind, sind den nächsthöheren Vorgesetzten bzw. einer vorgesetzten Dienststelle mitzuteilen. `Die Mitteilung wird auf Wunsch soweit möglich vertraulich behandelt. Die Vorgesetzten bzw. die vorgesetzte Dienststelle sind verpflichtet, Hinweisen auf korrupte Verhaltensweisen nachzugehen. Dabei ist darauf zu achten, dass spätere Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden nicht gefährdet werden. Bei konkretem Korruptionsverdacht hat der Vorgesetzte den jeweiligen Dienstvorgesetzten (Behördenleiter) unverzüglich zu unterrichten.

5.2 Anzeige

Der Dienstvorgesetzte hat, ggf. in Abstimmung mit der vorgesetzten Dienststelle, einen konkreten strafrechtlich relevanten Korruptionsverdacht den Strafverfolgungsbehörden unverzüglich anzuzeigen. Außerdem sind in Abstimmung mit den Strafverfolgungsbehörden behördeninterne Ermittlungen und vorbeugende Maßnahmen gegen eine Verschleierung einzuleiten (z.B. Entzug bestimmter laufender oder abgeschlossener Vorgänge, Sicherung des Arbeitsraums, der Aufzeichnungen mit dienstlichem Bezug oder der Arbeitsmittel).

5.3 Ermittlung durch Strafverfolgungsbehörden

Die Dienststellen haben die Strafverfolgungsbehörden in ihrer Ermittlungsarbeit - insbesondere bei der Vorbereitung von Durchsuchungen und Beschlagnahmen sowie der Auswertung sichergestellten Materials - zu unterstützen. Sie haben alles zu unterlassen, was die Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden gefährden könnte, insbesondere führen sie ohne Abstimmung mit den Strafverfolgungsbehörden keine eigenen Ermittlungen zur Aufklärung des angezeigten Sachverhalts durch.

6. Verfolgung von Korruptionstaten

6.1 Lagebild "Korruption"

Das Bayerische Landeskriminalamt erstellt ein Lagebild "Korruption" für den Freistaat Bayern mit dem Ziel

• den Ist-Zustand der Korruptionskriminalität möglichst exakt wiederzugeben,
• Maßnahmen zur Bekämpfung der Korruption aufzuzeigen,
• Bekämpfungsansätze zu empfehlen und
• einen prognostischen Ausblick auf die zukünftige Entwicklung dieses Deliktsbereichs zu erstellen.

6.2 Nachrichtenaustausch bei Korruptionsdelikten

Der bundesweite polizeiliche Austausch von Informationen über Korruptionsdelikte, der ins besondere dazu dient, Tat- und Täterzusammenhänge, Brennpunkte sowie neuartige oder typische Tatbegehungsweisen zu erkennen, wird konsequent fortgeführt.

6.3 Bildung von Spezialdienststellen

Die Bayerische Polizei hat einzelne Spezialdienststellen eingerichtet, bei denen sich besonders ausgebildete Beamtinnen und Beamte ausschließlich mit dem Deliktsfeld der Korruptionskriminalität befassen. Um eine weitere Professionalisierung zu erreichen, wird angestrebt, die Spezialisierung und Zentralisierung der Ermittlungen weiter voranzutreiben. Bei der Staatsanwaltschaft München I befasst sich seit 1994 eine Spezialabteilung nahezu ausschließlich mit der Ermittlung und Verfolgung von Korruptionsdelikten. Bei allen Staatsanwaltschaften sind Ansprechpartner für Straftaten der Korruption benannt.

6.4 Fortbildung polizeilicher Ermittler

Eine Effizienzsteigerung bei der Verfolgung von Korruption wird durch gezielte Fortbildung von polizeilichen Ermittlern angestrebt. Obligatorische Grundlehrgänge für Personen, die erstmals auf dem Gebiet der Korruptionsermittlung tätig werden, werden durch Speziallehrgänge und den gesteuerten Erfahrungsaustausch ergänzt. Allen mit Korruptionsdelikten befassten Polizeibeamten wird eine vom Bayerischen Landeskriminalamt entwickelte Arbeitshilfe zur Verfügung gestellt.

6.5 Disziplinar- und arbeitsrechtliche Maßnahmen

Fälle von Korruption - auch unterhalb der Strafbarkeitsschwelle - sind konsequent disziplinar rechtlich und dienst- bzw. arbeitsrechtlich zu verfolgen. Aus Gründen der Generalprävention wird weitestgehende Beschleunigung angestrebt. Soweit ein Beteiligter zur Aufklärung des Sachverhalts beiträgt, wird dies nach Möglichkeit mildernd berücksichtigt.

6.6 Schadenersatz

Schadensersatzansprüche gegen Beschäftigte und Dritte sind konsequent durchzusetzen.

7. Ergänzende Regelungen für spezielle Bereiche

7.1 Regelungen zur Verhütung von Manipulationen im Verdingungswesen bei Bau-, Liefer- und Dienstleistungen

7.1.1 Allgemeines

Die Vergabestellen haben durch geeignete Maßnahmen

• ein korrektes Verhalten aller an der Vergabe Beteiligten,
• einen gesunden und uneingeschränkten Wettbewerb und
• die Vergabe auf das wirtschaftlichste Angebot sicherzustellen.

Um Manipulationen im Verdingungswesen - gleichermaßen bei Bau-, Liefer- und Dienstleistungen - zu verhindern beziehungsweise möglichst zu erschweren, müssen die Vergabe- und Vertragsordnung bzw. die Verdingungsordnungen strikt beachtet werden und die hierfür erforderlichen organisatorischen Maßnahmen getroffen werden. Die Vergabestellen haben insbesondere dafür zu sorgen, dass mit Vergabeangelegenheiten qualifizierte Beschäftigte befasst werden, die fachlich fortzubilden sind.

7.1.2 Vorrang der "Öffentlichen Ausschreibung"

Bei Auftragsvergaben soll möglichst auch in den Fällen, in denen eine Beschränkte Ausschreibung zulässig wäre, die Öffentliche Ausschreibung gewählt werden.

7.1.3 Beauftragter für den Haushalt

Verpflichtungen zur Beteiligung der Beauftragten für den Haushalt (Information, Mitzeichnung) sind zu beachten.

7.1.4 Dokumentation Beschränkter Ausschreibungen und Freihändiger Vergaben

An jeder Dienststelle werden Listen geführt, in der alle Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben ab 2.500 Euro erfasst werden. Zu erfassen sind dabei Gegenstand und Umfang der Vergabe, Auftragnehmer, Name des Sachbearbeiters und Grund für die Verfahrenswahl.

7.1.5 Private Erfüllungsgehilfen des öffentlichen Auftraggebers

Bei der Einschaltung von privaten Leistungserbringern, insbesondere von Gesellschaften mit beschränkter Haftung, im Rahmen einer Vergabe ist besonders auf deren Zuverlässigkeit zu achten. Wirtschaftliche Verflechtungen mit einschlägigen Unternehmen und Lieferanten, die bereits wegen Unzuverlässigkeit von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen wurden, sind zu prüfen. Soweit erforderlich, ist eine schriftliche Erklärung zu verlangen, ob und gegebenenfalls mit welchen Unternehmen und Büros wirtschaftliche und finanzielle Verflechtungen bestehen (z.B. auch Darlehen). Private Leistungserbringer, die im Bereich der öffentlichen Aufgabenwahrnehmung beauftragt werden, sind auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten aus dem Auftrag nach dem Verpflichtungsgesetz vom 2. März 1974 (BGBl. I S. 547), geändert durch Gesetz vom 15. August 1974 (BGBl. I S. 1942) zu verpflichten ( § 11 Abs. l Nr. 4 StGB). Aus Gründen der Rechtssicherheit und einer einheitlichen Praxis der Vergabestellen wird empfohlen, für die Niederschrift über die Verpflichtung das als Anlage 3 beigefügte Formblatt zu verwenden und dem Verpflichteten eine Abschrift von ihr auszuhändigen. Die am Schluss aufgeführten § § 97b, 120 und 355 StGB können bei der Verpflichtung solcher Personen gestrichen werden, bei denen die Vorschriften nach Art der Obliegenheiten der zu verpflichtenden Personen praktisch nicht in Betracht kommen. Eine Aushändigung des Textes der Strafvorschriften ist nicht erforderlich.

7.1.6 Einschaltung von vorgesetzten Stellen und Ermittlungsbehörden

Liegen Anhaltspunkte für wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen ( § 298 StGB) vor, ist die örtlich zuständige Staatsanwaltschaft einzuschalten; bei einem Verdacht auf Absprachen außerhalb von Ausschreibungen ist die Landeskartellbehörde im Staatsministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie, 80525 München, Telefon (0 89) 21 62-01 zu unterrichten. Bei Anhaltspunkten für korruptives Verhalten gelten die allgemeinen Grundsätze (vgl. Nr. 6).

7.1.7 Informationsstelle für Vergabeausschlüsse ¹⁰

Für den Bereich der bayerischen Staatsbauverwaltung wird eine verwaltungsinterne Ausschlussliste bei der Obersten Baubehörde geführt. Voraussetzung für die Eintragung ist, dass der Bieter nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit in Frage stellt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein rechtskräftiges Urteil oder ein rechtskräftiger Strafbefehl gegen Personen, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, wegen Mitgliedschaft in einer kriminellen Vereinigung ( § 129 StGB), Geldwäsche ( § 261 StGB), Bestechung ( § 334 StGB), Vorteilsgewährung ( § 333 StGB), Erpressung ( § 253 StGB), Betrug ( § 263 StGB), Subventionsbetrug ( § 264 StGB), Kreditbetrug ( § 265b StGB), Untreue ( § 266 StGB), Urkundenfälschung ( § 267 StGB), Fälschung technischer Aufzeichnungen ( § 268 StGB), Delikten im Zusammenhang mit Insolvenzverfahren (§ § 283 ff. StGB), wettbewerbsbeschränkender Absprachen bei Ausschreibungen ( § 298 StGB), Bestechung im geschäftlichen Verkehr ( § 299 StGB) oder Baugefährdung ( § 319 StGB) vorliegt. Eine eindeutige Beweislage im Ermittlungsverfahren reicht aus, wenn danach kein vernünftiger Zweifel an der Verfehlung besteht, z.B. wenn ein Geständnis vorliegt. Vor der Ausschlussverfügung ist dem betroffenen Unternehmen Gelegenheit zur Äußerung ggf. mit mündlicher Anhörung gegeben. Die nachgeordneten Behörden sowie die sonstigen mit Bauaufgaben befassten Ressorts werden von Ausschlussverfügungen unterrichtet. In der Liste werden auch Unternehmen erfasst, die bei anderen öffentlichen Auftraggebern (z.B. Kommunen) Verfehlungen begehen. Diese Auftraggeber erhalten auf Anfrage auch die in der Liste erfassten Unternehmen benannt. Die Wiederzulassung erfolgt auf Antrag oder von Amts wegen, wenn

1. personelle Konsequenzen bezüglich der involvierten Personen gezogen wurden (z.B. Entlassung, Versetzung o. ä.),
2. organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, die ein künftiges Fehlverhalten aller Voraussicht nach ausschließen (z.B. Innenrevision, Mitarbeiterverpflichtung, sonstige Maßnahmen im Rahmen eines Ethikmanagements o. ä.),
3. der durch das Verhalten der Firma entstandene finanzielle Schaden beglichen wurde (in der Regel Schadenersatz),
4. eine gewisse Ausschlussdauer vergangen ist, die je nach Schwere der Verfehlung bemessen wird, in der Regel bis zu drei Jahren bei Baufirmen bzw. fünf bis zehn Jahre bei Planungsbüros, die als treuhänderischer Vertreter des öffentlichen Auftraggebers beteiligt waren.

Ein Ausschluss von Bauunternehmen erfolgt nicht, soweit eine rechtskräftige Verurteilung wegen der in Satz 3 genannten Taten länger als zwei Jahre zurückliegt.

7.1.8 Ergänzende Hinweise

Zur Verhinderung von Manipulationen im Verdingungswesen enthalten

• Anlage 1 Ergänzende Hinweise bei Bauleistungen
• Anlage 2 Ergänzende Hinweise bei Liefer- und Dienstleistungen.

Soweit Vergabehandbücher (z.B. des Bundes) eingeführt sind, haben die dortigen Regelungen Vorrang vor diesen Anlagen.

7.2 Hinweise auf weitere Regelungen

Ergänzende Regelungen können sich aus Sonderbestimmungen einzelner Geschäftsbereiche ergeben wie z.B. den Verwaltungsvorschriften zur Annahme und Verwendung von Mitteln Dritter an Hochschulen (Drittmittelrichtlinien-DriMiR) vom 21. Oktober 2002 Nr. C/1-27/51(2)-10b/48 237 (KWMBl I S. 376).

8. Sponsoring ¹⁰

Für den Umgang mit Sponsoring, Werbung, Spenden und mäzenatischen Schenkungen in der öffentlichen Verwaltung gilt die Sponsoringrichtlinie. Ergänzende ressortspezifische Regelungen sind ggf. daneben zu beachten.

9. Schlussbestimmungen

9.1 Restriktivere Regelungen

Für bestimmte Bereiche getroffene restriktivere Regelungen bleiben unberührt.

9.2 In-Kraft-Treten, Außer-Kraft-Treten

Diese Bekanntmachung tritt am 1. Mai 2004 in Kraft. Die Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung vom 14. Mai 1996 Nr. B 111 2 - 515 -143 zur Verhütung von Manipulationen im Verdingungswesen bei Bau-, Liefer- und Dienstleistungen (AllMBl S. 271, StAnz Nr. 21), geändert durch Bekanntmachung vom 6. November 2001 (AllMBl S. 665, StAnz Nr. 46), tritt mit Ablauf des 30. April 2004 außer Kraft.

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I. Maßnahmen vor der Angebotsabgabe

1. Strikte Beachtung der VOB ¹⁰

1. Eine Beschränkte Ausschreibung muss, sofern sie zulässig ist, in jedem Fall schriftlich begründet werden, wobei sich die Ausführlichkeit nach der Bedeutung der Vergabe richtet; die Begründung ist vor der Ausschreibung dem Behördenleiter oder einem von ihm Beauftragten zur Prüfung vorzulegen. Ein Hin weis auf die entsprechende(n) Textstelle(n) der VOB/A reicht für sich allein nicht aus. Bei Beschränkter Ausschreibung nach Öffentlichem Teilnahmewettbewerb sind grundsätzlich rd. 10 bis 20 Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern.
   Bei Beschränkten Ausschreibungen sind von Vergabe zu Vergabe die Bewerber möglichst zu wechseln und ausreichend regional zu streuen, dies gilt auch für die Freihändige Vergabe. Bei der Streuung ist auf den potentiellen Interessentenkreis abzustellen, der vor allem von der Auftragsgröße abhängig ist. Bei Beschränkter Ausschreibung ohne Öffentlichen Teilnahmewettbewerb soll der Vorgesetzte durch entsprechende organisatorische Maßnahmen die Möglichkeit haben, weitere Firmen ohne Wissen des Sachbearbeiters zur Teilnahme am Wettbewerb aufzufordern.
   Insbesondere bei handwerklichen Leistungen ist zu prüfen, ob eine Bekanntmachung außer auf der Internetplattform des Freistaates Bayern (www.vergabe.bayern.de) und, im Fall einer EU-weiten Ausschreibung im Amtsblatt der EU, auf der Internetplattform des Bundes (www.bund. de), im Bayerischen Staatsanzeiger, in regionalen Tageszeitungen oder Fachzeitschriften nötig bzw. sinnvoll ist (dort eventuell auch nur als Hinweis auf die Veröffentlichungen auf der Internetplattform).
2. Grundsätzlich darf erst nach ausgereifter Planung ausgeschrieben werden. Eine sorgfältige, objektbezogene Leistungsbeschreibung ist Grundlage für eine zuverlässige Angebotsbearbeitung durch die Bieter. Wahl- und Bedarfspositionen sowie Zulagepositionen dürfen nur in begründeten Ausnahmefällen aufgenommen werden; die Notwendigkeit beziehungsweise Begründung ist aktenkundig zu machen. Solche Positionen dürfen keinesfalls aufgenommen werden, um Mängel der Planung auszugleichen.
   Zu einer ausgereiften Planung gehört auch eine ausreichende Baugrunduntersuchung. Insbesondere im Straßenbau ist eine Bodenklassifizierung und Festlegung der erforderlichen Maßnahmen bereits im Ausschreibungsstadium erforderlich.
   Im Straßenbau fördern vorzeitige Informationen über erforderliche größere Lieferungen aus Seitenentnahmen, Kiesgruben u. ä. beziehungsweise Deponieflächen für Überschussmassen die Gefahr, dass sich im Vorfeld der Angebotsbearbeitung evtl. Bieter einen Vorteil verschaffen beziehungsweise die Reihenfolge der Bieter von den Informierten beeinflusst wird. Soweit dem nicht durch Massenausgleich bereits in der Planung begegnet werden kann, sind von der Verwaltung - soweit möglich - eigene Seitenentnahmen beziehungsweise Deponieflächen zur Verfügung zu stellen.
3. Die Leistungsbeschreibung muss einschließlich Mengenermittlung im Einklang mit der VOB (§ 7 VOB/A und "Hinweise für das Aufstellen der Leistungsbeschreibung" in der VOB/ C), der Richtlinie des VHB zu § 7 VOB/A und dem tatsächlichen Bedarf stehen (z.B. keine Scheinpositionen und unzutreffen den Mengen, keine Überdimensionierung). Dabei sind in der Regel Standardleistungstexte zu verwenden, schon deshalb, damit die Beachtung des Anhangs TS (Technische Spezifikationen) zur VOB/A sichergestellt ist.
   Fabrikate sind möglichst nicht vorzugeben, um Absprachen über Hersteller oder Lieferanten möglichst zu verhindern. Lange beziehungsweise sehr ausführliche Fabrikatbeschreibungen begründen die Vermutung, dass sie von einer Bau- oder Lieferfirma stammen könnten. Gleiches gilt für die Vorgabe von technischen Produktmerkmalen, denen nur ein einziger Hersteller gerecht werden kann; sowie für eine Häufung von Fabrikatsbezeichnungen, auch mit dem Zusatz "oder gleichwertiger Art" und dgl. Die Verwendung von Standardtexten wirkt solchen Tendenzen entgegen.
   Sofern die Leistungsbeschreibung von freiberuflich Tätigen erstellt wird, ist zumindest stichprobenweise zu prüfen, ob sie den Anforderungen entspricht, dies gilt sinngemäß auch für die Vertragsbedingungen. Besonders bei Leistungen der Technischen Ausrüstung ist darauf zu achten, dass der freiberuflich Tätige selbst plant und nicht zur Planung eine Firma beizieht, die sich evtl. selbst direkt oder indirekt (z.B. als Lieferant) am Wettbewerb beteiligen könnte. Sofern ein freiberuflich Tätiger bei Spezialleistungen nicht in der Lage ist, die Ausschreibung selbstständig durchzuführen, kann es günstiger sein, gleich unmittelbar eine ausführende Firma auch mit der zugehörigen Planung zu beauftragen (Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm, § 7 Abs. 13 VOB/A).
4. Die Geheimhaltung der Bewerber ist von entscheidender Bedeutung. Geheim zu halten sind auch die für einen Auftrag verfügbaren Baumittel. (Soweit Haushaltsdaten veröffentlicht sind, hat es damit sein Bewenden.) Baustellenbesichtigungen sind nicht gleichzeitig mit mehreren Bewerbern zu veranstalten.
5. Bewerbungs- und Angebotsfristen sind ausreichend zu bemessen und so zu legen, dass sie möglichst nicht durch Feiertage (z.B. Weihnachten bis Dreikönig, Ostern und Pfingsten) und die Urlaubszeit beeinträchtigt werden. Andernfalls können nur "vorinformierte" Firmen mitmachen beziehungsweise gründlich kalkulieren beziehungsweise auf Risikozuschläge verzichten. Insbesondere erfordern Nebenangebote eine ausreichende Bearbeitungszeit.
6. Nicht selten werden ohne Not zu kurze Ausführungsfristen festgelegt, ohne dass dann aus ihrer Nichteinhaltung Konsequenzen gezogen werden, da die Einhaltung ja von der Sache her nicht zwingend ist. Wenn das nur ein Bewerber weiß, kann er normal kalkulieren und sich dadurch den Auftrag sichern, während seine unwissenden Konkurrenten wegen der zu kurzen Frist überhaupt nicht oder nur zu überhöhten Preisen anbieten.

2. Organisatorische Vorkehrungen

1. Es ist darauf zu achten, dass bei einer Auftragsvergabe - unabhängig vom Auftragswert - keine voreingenommenen Personen handeln. Voreingenommen sind nach § 16 VgV Mitarbeiter, wenn sie oder ihre nahen Angehörigen für Bewerber/Bieter tätig sind (z.B. als Berater, Mitglieder in Organen eines Bewerbers/Bieters) und dadurch ein Interessenkonflikt bestehen kann.
2. Besonders hervorzuheben ist, dass Manipulationen dadurch erschwert werden können, dass
   • Planung und Ausführung beziehungsweise Bauüberwachung an verschiedene Auftragnehmer vergeben werden und
   • den behördlichen Beschäftigten die Bauüberwachung generell erst nach Erteilung des Bauauftrages übertragen wird.
3. Die Bewerbervorschlagslisten sind häufig zu verändern. Der Behördenleiter oder ein von ihm Beauftragter soll sie sich von Fall zu Fall vorlegen lassen und sie auch verändern beziehungsweise ergänzen. Es ist darauf zu achten, dass nicht bestimmte Unternehmen bevorzugt werden.
4. Bewerberlisten und andere Unterlagen, aus denen der Kreis der Bewerber hervorgeht, sind vertraulich zu behandeln, bei der Vergabestelle sorgfältig zu verwahren und bis zur Öffnung der Angebote unter Verschluss zu halten. Sie dürfen in ihrer endgültigen Fassung nur dem Behördenleiter und den von ihm bestimmten Personen bekannt sein. Die Anschriften dürfen nicht allgemein zugänglich gespeichert werden.
5. Die Anschriften auf den Formblättern "Aufforderung zur Angebotsabgabe" sollen nur eingewiesene Bedienstete schreiben.
6. Freiberuflich Tätige haben bei Beschränkter Ausschreibung nur ein Vorschlagsrecht und dürfen daher die Bewerber nicht bestimmen und auch nicht kennen. Sie dürfen weder Vergabeunterlagen versenden, noch Pläne und dgl. zur Einsicht auslegen, noch Auskünfte erteilen, noch den Eröffnungstermin abhalten beziehungsweise Angebote öffnen. Hier handelt es sich um ureigenste Bauherrenaufgaben.
7. Bei Rückfragen durch Firmen ist zu prüfen, ob im Hinblick auf einen Wissensgleichstand die übrigen Bewerber über den gleichen Sachverhalt zu informieren sind. Die Beantwortung von Rückfragen erfolgt grundsätzlich schriftlich durch das Bauamt.

II. Maßnahmen nach der Angebotsabgabe bis zum Zuschlag

1. Eingehende Angebote sind durch einen an der Vergabe nicht beteiligten Bediensteten wegzuschließen.
2. Unmittelbar nach dem Eröffnungstermin sind die gekennzeichneten Angebote stichprobenweise von einem erfahrenen, zuverlässigen und mit der Vergabeentscheidung und der Durchführung der Maßnahme nicht befassten Bediensteten darauf durchzusehen, ob Auffälligkeiten den Schluss zulassen, dass das Wettbewerbsergebnis verfälscht werden soll.
   U. a. ist bei Blättern mit Preisen auf ein Fehlen von Einheitspreisen, leere oder doppelt vorhandene Seiten, ein ungewöhnliches Schriftbild und eine auffällige Anordnung, auch einzelner Ziffern, auf Zwischenräume zwischen diesen und ein Fehlen von Kommas zu achten, vor allem bei Positionen mit großer Menge und/oder hohem Preis, da in solchen Fällen die Preise leicht nachträglich durch Ergänzung verändert werden können. Verdächtig sind z.B. eine EDV-Schreibweise (z.B. nur ein Strich statt einer Eins, woraus leicht eine Vier, Sieben oder Neun gemacht werden kann) und kleine Nullen, d. h. nur von halber Höhe (da sie leicht in eine Sechs, Acht oder Neun abgeändert werden können). Zu achten ist auch auf unangemessen hohe und niedrige Einzelpreise und auffällige Preisunterschiede bei nahezu gleicher Leistung im selben Angebot sowie auf widersprüchliche Preisangaben. Eine Änderungsabsicht tritt manchmal zutage, wenn man den Gesamtbetrag durch die Menge dividiert und das Ergebnis ziffernweise mit dem Einheitspreis vergleicht.
   Im Eröffnungstermin sind die Angebote mit allen Anlagen durch Lochen oder auf andere geeignete Weise so zu kennzeichnen, dass nachträgliche Änderungen und Ergänzungen verhindert werden.
3. Bei Verdacht einer Manipulationsabsicht sind die betreffenden Angebote vor der eigentlichen Prüfung zu fotokopieren (zu Beweiszwecken). Das geprüfte Angebot ist später mit der Fotokopie zu vergleichen und auf nachträgliche Änderungen durchzusehen, die in einer anderen Handschrift oder mit einem anderen Schreib mittel vorgenommen sein könnten. Festgestellte Auffälligkeiten sind aktenkundig zu machen.
4. Die rechnerische Prüfung ist von Bediensteten der Vergabestelle durchzuführen, die mit der Vergabeentscheidung und der Durchführung der Maßnahme nicht befasst sind. Mit der Nachrechnung sollen möglichst mehrere Bedienstete betraut werden, so dass nicht einer zu allen Angeboten Zugang hat. Bei Rechenfehlern ist die Frage zu prüfen, ob es Anhaltspunkte für eine Manipulationsabsicht gibt. Es geht nicht an, die Ergebnisse der Nachrechnung einfach unkritisch als verbindlich hinzunehmen. Vielmehr ist den Ursachen für auffällige "Rechenfehler" nachzugehen. Es sollte auch nicht auf die Prüfung von Einzelheiten des Angebots verzichtet werden, wenn der Angebotspreis insgesamt als angemessen anzusehen ist.
5. Die Angebote sind sorgfältig wegzuschließen, wenn sie gerade nicht benötigt werden.
6. Vorsicht ist bei Nebenangeboten geboten, die bei auftraggeberseitig ermittelten Mengen auf eine bloße Pauschalierung abzielen und oft erheblich niedriger ausfallen als das Hauptangebot. Der Preisunterschied ist meist nur damit zu erklären, dass der Bieter überhöhte Mengen erkannt hat. Auf das generelle Nachverhandlungsverbot (§ 15 Abs. 3 VOB) wird jedoch ausdrücklich hingewiesen.
7. Vorsicht muss man auch bei der Auslegung von unklaren Angebotsinhalten walten lassen. Eine Auslegung kommt allenfalls in Frage, wenn eine Manipulationsabsicht mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit auszuschließen ist. Andernfalls ist das Angebot wegen Unklarheit von der Wertung auszuschließen
8. Stets ist auch zu prüfen, ob ein Aufklärungsbedarf besteht. Gegebenenfalls sollte versucht werden, die Gründe für Besonderheiten in einem Aufklärungsgespräch in Erfahrung zu bringen. Die Einzelheiten sind schriftlich festzuhalten, damit sie besser mit Erkenntnissen bei der Ausführung und Abrechnung verglichen werden können.
9. Hinweise auf eine Absprache können sich ergeben,
   • wenn bei einem geringen Bauumfang eine Bietergemeinschaft vorne liegt,
   • wenn die Angebotspreise nur wenig streuen,
   • wenn es trotz vieler Bewerber wenig Bieter gibt,
   • wenn Einzelpreise verschiedener Angebote gleich sind oder sich voneinander durch einen konstanten Zuschlag unterscheiden,
   • wenn sich die gleichen Fehler in mehreren Angeboten finden und
   • wenn das LV Notizen enthält.

Werden bei der Auftragserteilung auf das niedrigste Angebot die genehmigten Kosten nahezu ausgeschöpft, könnten unzulässigerweise die verfügbaren Haushaltsmittel mitgeteilt worden sein. Fallen ein oder zwei Angebotspreise bei sonst geringer Streuung aus dem Rahmen, könnte eine Preisabsprache missglückt sein. Liegen Anhaltspunkte für wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen ( § 298 StGB) vor, ist die örtlich zuständige Staatsanwaltschaft einzuschalten; bei einem Verdacht auf Absprachen außerhalb von Ausschreibungen ist die Landeskartellbehörde im Bayerischen Staatsministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie, Prinzregentenstr. 28, 80538 München, Telefon (0 89) 2162-01, Fax (0 89) 2162-27 60, zu unterrichten.

III. Maßnahmen während der Ausführung

1. Der Umfang von Stundenlohnarbeiten ist auf das Unumgängliche zu beschränken, schriftlich festzulegen und jeweils im Einzelnen zu begründen. Die sachgerechte Ausführung der Stundenlohnarbeiten ist zeitnah zu kontrollieren und zu bescheinigen. Die ordnungsgemäße Kontrolle hat das Bauamt zumindest stichprobenweise zu überprüfen und gegebenenfalls Folgerungen zu ziehen.
2. Abrechnungsbetrug muss verhindert werden. Dazu sind z.B.
   • Aufmaße stets gemeinsam vorzunehmen,
   • die Mengennachweise bereits bei Abschlagsrechnungen zu prüfen,
   • bei Messgeräten mit elektronischer Speicherung schon auf der Baustelle Ausdrucke vorzunehmen,
   • Aufmaße beziehungsweise durch Aufmaß ermittelte Mengen möglichst mit Plänen zu vergleichen,
   • unregelmäßige Kontrollmessungen auf der Baustelle zu machen.

   Die Kontrollmessungen müssen so rechtzeitig vorgenommen werden, dass sich die Leistung nicht nachträglich einer Feststellung entzieht (z.B. bei Erdarbeiten, Wasserhaltung, Verbau und Verlegung von Leitungen und Kabeln unter Putz beziehungsweise im Estrich sowie bei Malerarbeiten). Stichprobenweise sind Aufmaße vom Bauamt zu begleiten. Bei Abrechnung nach Lieferscheinen sind diese zusammen mit der Lieferung zu übergeben. Bei elektronischer Bauabrechnung sind rechtzeitig vor Beginn schriftlich die notwendigen Feststellungen zu vereinbaren.

3. Bei einer Häufung von Nachträgen und Stundenlohnarbeiten sowie auffallenden Mengenänderungen und nicht benötigten Teilleistungen sind die Ursachen aufzuklären und gegebenenfalls Folgerungen zu ziehen. Dies insbesondere, wenn hiervon bestimmte Bedienstete, freiberuflich Tätige und Unternehmen wiederholt betroffen sind. Eine Häufung von Nachtragsangeboten und Stundenlohnleistungen kann auf Mängel der Leistungsbeschreibung zurückzuführen sein. Bei freiberuflich Tätigen sind gegebenenfalls die Fragen einer Honorarminderung und eines Schadensersatzes zu prüfen. Ferner sind Konsequenzen bei der künftigen Auswahl zu ziehen. Sind die Mängel einem Bediensteten anzulasten, ist die Regressfrage zu prüfen.
4. Die Abrechnung ist positionsweise mit dem Angebot zu vergleichen. Bei größerer Abweichung sind die Ursachen aufzuklären. Dabei sind z.B. folgende Fragen zu prüfen:
   • Wurden Leistungen mit der Menge 1 nachträglich in Auftrag gegeben?
   • Sind die Mengen von Positionen mit vergleichsweise hohen Preisen wesentlich größer und bei solchen mit vergleichsweise niedrigen Einheitspreisen wesentlich kleiner geworden? (vgl. den Preisspiegel)
   • Welche Auswirkungen haben nachträgliche Entscheidungen über Wahl- oder Bedarfspositionen? - Wäre nach Maßgabe der Abrechnung ein anderes Angebot zum Zug gekommen?
   • Sind die bei der Abrechnung festgestellten Mengenänderungen zum Zeitpunkt der Ausschreibung vorhersehbar gewesen?

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I. Maßnahmen vor der Angebotsabgabe

1. Strikte Beachtung der VOL und VOF ¹⁰

1. Die Aufträge sind weitestmöglich in Teillose zu unterteilen, um den Kreis der potentiellen Bieter auszuweiten und so Absprachen zu erschweren.
   Zur "Öffentlichen Ausschreibung":
   Die Öffentliche Ausschreibung (beziehungsweise das EU-weite Offene Verfahren) soll möglichst auch in den Fällen, in denen eine Beschränkte Ausschreibung (bzw. ein EU-weites nichtoffenes Verfahren) zulässig wäre, angewendet werden.
   Zur "Beschränkten Ausschreibung":
   Ist eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb nach § 3 Abs. 4 Buchst. b VOL/A zulässig, ist Folgendes zu beachten:
   • Eine Beschränkte Ausschreibung muss in jedem Fall schriftlich begründet werden, wobei sich die Ausführlichkeit nach der Bedeutung der Vergabe richtet.
   • Die Begründung ist vor Eintritt in das Vergabeverfahren der Behördenleitung oder von dieser Beauftragten zur Prüfung vorzulegen. Ein Hinweis auf die entsprechende(n) Textstelle(n) aus den Vergabebestimmungen reicht zur Begründung nicht aus.
   • Es sollen mindestens fünf, möglichst bis zu 15 Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. - Die Bewerber sind von Vergabe zu Vergabe möglichst zu wechseln.
   • Der Bewerberkreis ist ausreichend regional zu streuen. Geeignete Unternehmen benennt das Auftragsberatungszentrum Bayern e. V (vormals Landesauftragsstelle e.V), Orleansstraße 10-12 , 81669 München, Telefon (0 89) 51 16-1 73, Telefax (0 89) 51 16-6 63, E-Mail: info@ABZ-Bayern.de.
     Ab einem Auftragswert von 10 000 Euro soll sich die Vergabestelle von dort geeignete Unternehmen benennen lassen, die dann in die Bewerberliste aufzunehmen sind.
     Außerdem empfiehlt es sich, bei unzureichender Kenntnis des möglichen Bewerberkreises beziehungsweise zur Erweiterung des Bewerberkreises von Zeit zu Zeit oder in geeigneten Fällen der Beschränkten Ausschreibung eine öffentliche Aufforderung, sich um Teilnahme zu bewerben (Öffentlicher Teilnahmewettbewerb), vorzuschalten.
     Zur "Freihändigen Vergabe":
     Im Falle der Zulässigkeit einer "Freihändigen Vergabe" (beziehungsweise eines EU-weiten "Verhandlungsverfahrens") soll der Auftrag möglichst im Wettbewerb vergeben werden. Es genügt daher in der Regel nicht, nur einen Anbieter im Vergabeverfahren zu beteiligen, vielmehr sollten mindestens drei Anbieter in das Vergabeverfahren eingeschaltet werden. Außerdem empfiehlt es sich, bei unzureichender Kenntnis des möglichen Bewerberkreises bzw. zur Erweiterung des Bewerberkreises von Zeit zu Zeit oder in geeigneten Fällen der Beschränkten Ausschreibung einen Teilnahmewettbewerb vorzuschalten
2. Es ist zu prüfen, ob eine Bekanntmachung außer auf der Internetplattform des Freistaates Bayern (www.auftraege.bayern.de) und, im Fall einer EU-weiten Ausschreibung im Amtsblatt der EU, auf der Internetplattform des Bundes (www. bund.de), im Bayerischen Staatsanzeiger, in regionalen Tageszeitungen oder Fachzeitschriften nötig bzw. sinnvoll ist (dort eventuell auch nur als Hinweis auf die Veröffentlichungen auf der Internetplattform).
3. Die Leistungsbeschreibung muss im Einklang mit der VOL stehen. Standardisierte, produktneutrale Leistungsbeschreibungen reduzieren Manipulationsmöglichkeiten. Bestimmte Fabrikate dürfen nur dann in der Leistungsbeschreibung benannt werden, wenn eine produktneutrale Beschreibung nicht möglich ist. In diesen Fällen muss der Produktbezeichnung der Zusatz "oder gleichwertiger Art" angefügt werden.
   Sofern die Leistungsbeschreibung von vertraglich eingeschalteten Dritten erstellt wird, ist nach Möglichkeit zumindest stichprobenweise zu prüfen, ob sie den Anforderungen entspricht, dies gilt sinngemäß für die Vertragsbedingungen. Besonders bei technischen Ausrüstungen ist darauf zu achten, dass freiberuflich Tätige selbst ein Konzept erarbeiten und hierfür nicht ein Unternehmen beiziehen, das sich evtl. selbst direkt oder indirekt (z.B. als Lieferant) am Wettbewerb beteiligen könnte.
4. Bewerbungs- und Angebotsfristen sind ausreichend zu bemessen und so zu legen, dass sie möglichst nicht durch Feiertage (z.B. Weihnachten bis Dreikönig, Ostern und Pfingsten) und die Urlaubszeit beeinträchtigt werden. Die in den Verdingungsordnungen genannten Fristen sind Mindestfristen, die in Fällen, in denen die Bewerber/Bieter mehr Zeit brauchen, um ihre Bewerbung/Angebote zu erstellen (z.B. bei umfangreichen Lastenheften), angemessen verlängert werden müssen. Andernfalls können nur "vorinformierte" Firmen gründlich kalkulieren, gegebenenfalls auf Risikozuschläge verzichten und sich um den Auftrag bewerben. Insbesondere Nebenangebote erfordern eine längere Bearbeitungszeit.

2. Organisatorische Vorkehrungen

1. Es ist darauf zu achten, dass bei einer Auftragsvergabe - unabhängig vom Auftragswert - keine voreingenommenen Personen handeln. Voreingenommen sind nach § 16 VgV Mitarbeiter, wenn sie oder ihre nahen Angehörigen für Bewerber/Bieter tätig sind (z.B. als Berater, Mitglieder in Organen eines Bewerbers/Bieters) und dadurch ein Interessenkonflikt bestehen kann.
2. Unterlagen, aus denen der Kreis der Unternehmen hervorgeht, die sich an einem Vergabeverfahren beteiligen, sind bei der Vergabestelle unter Verschluss zu halten. Im Einzelnen gilt:
3. Die Bewerbervorschlagslisten sind häufig zu verändern. Die Behördenleitung oder von dieser beauftragte Personen sollen sie sich von Fall zu Fall vorlegen lassen und sie auch verändern beziehungsweise ergänzen. Es ist darauf zu achten, dass Unternehmen gegenüber anderen nicht bevorzugt werden.
4. Die Geheimhaltung der Bewerber ist von entscheidender Bedeutung. Die Bewerberlisten sind vertraulich zu behandeln, sorgfältig zu verwahren und bis zur Öffnung der Angebote unter Verschluss zu halten. Sie dürfen in ihrer endgültigen Fassung nur der Behördenleitung oder von dieser bestimmten Personen bekannt sein. Die Anschriften dürfen nicht allgemein zugänglich gespeichert werden. Dies gilt bei Öffentlicher Ausschreibung für den Kreis der Unternehmen, die die Vergabeunterlagen angefordert haben, bei Beschränkter Ausschreibung für die Liste der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden.
5. Die Anschriften beim Versand der Aufforderungen zur Angebotsabgabe sollen nur zuverlässige und eingewiesene Bedienstete schreiben.
6. Vom Auftraggeber eingeschaltete Dritte (z.B. EDV Berateragenturen) dürfen die Bieter/Bewerber nicht kennen und bestimmen. Sie haben bei Beschränkter Ausschreibung nur ein Vorschlagsrecht.

   Sie dürfen außerdem nicht

   • Vergabeunterlagen versenden,
   • Unterlagen zur Einsicht auslegen
   • die Angebotsöffnung vornehmen oder - den Zuschlag erteilen.

   Hier handelt es sich um ureigenste Aufgaben des Auftraggebers.

   Eine Zusammenarbeit mit Dritten (z.B. Agenturen, Ingenieurbüros) sollte grundsätzlich nur zu technischen Fragen (z.B. Erstellen der Leistungsbeschreibung) oder zu fachlichen Prüfungen (z.B. Wertung der Angebote) bestehen.

7. Bei Rückfragen durch Firmen ist zu prüfen, ob im Hinblick auf einen Wissensgleichstand die übrigen Bewerber über den gleichen Sachverhalt zu informieren sind. Die Beantwortung von Rückfragen erfolgt grundsätzlich schriftlich.

II. Vertragsschluss

Es ist darauf zu achten, dass der Auftraggeber sich im Angebot die notwendigen Nutzungs- bzw. Verwertungsrechte hinsichtlich der zu erbringenden Vertragsleistung einräumen lässt. Dies gilt insbesondere bei der Vergabe von Dienstleistungen wie Untersuchungen, Erhebungen u. ä. Nur wenn der Auftraggeber die Nutzungs- bzw. Verwertungsrechte besitzt, können auf diesen aufbauende - oft als "Folgeaufträge" bezeichnete - Aufträge im Wettbewerb vergeben werden.

In die zusätzlichen Vertragsbedingungen oder in die einzelnen Verträge sollte eine Klausel aufgenommen werden, in der für den Fall von unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen ein pauschalierter Schadensersatz vereinbart wird. Folgender Wortlaut der Klausel wird vorgeschlagen: "Wenn der Auftragnehmer aus Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt, hat er 5 v. H. der Auftragssumme an den Auftraggeber zu zahlen, es sei denn, dass ein Schaden in anderer Höhe nachgewiesen wird. Dies gilt auch, wenn der Vertrag gekündigt wird oder bereits erfüllt ist."

III. Maßnahmen nach der Angebotsabgabe bis zum Zuschlag

1. Eingehende Angebote sind durch einen an der Vergabe nicht beteiligten Bediensteten wegzuschließen.
2. Stichprobenweise sollen unmittelbar nach der Öffnung der Angebote diese von einem erfahrenen, zuverlässigen und möglichst mit der Ausschreibung und Ausführung nicht befassten Bediensteten darauf durchgesehen werden, ob Anhaltspunkte für eine Manipulationsabsicht vorliegen.
   U. a. ist bei Blättern mit Preisen auf leere oder doppelt vorhandene Seiten, ein ungewöhnliches Schriftbild und eine auffällige Anordnung auch einzelner Ziffern, auf Zwischenräume zwischen Ziffern und ein Fehlen von Kommata zu achten. Verdächtig sind zum Beispiel eine EDV-Schreibweise (z.B. nur ein Strich statt einer Eins, der leicht in eine Vier, Sieben oder Neun abgeändert werden kann) und kleine Nullen, d.h. von nur halber Höhe (da sie leicht in eine Sechs, Acht oder Neun abgeändert werden können). Zu achten ist auch auf unangemessen hohe und niedrige Einzelpreise sowie auf widersprüchliche Preisangaben.
   Im Eröffnungstermin sind die Angebote mit allen Anlagen durch Lochen oder auf andere geeignete Weise so zu kennzeichnen, dass nachträgliche Änderungen und Ergänzungen verhindert werden.
3. Bei Verdacht einer Manipulationsabsicht sind die betreffenden Angebote vor der eigentlichen Prüfung zu fotokopieren (zu Beweiszwecken). Das geprüfte Angebot ist später mit der Fotokopie zu vergleichen und auf nachträgliche Änderungen durchzusehen, die in einer anderen Handschrift oder mit einem anderen Schreib mittel vorgenommen sein könnten. Festgestellte Auffälligkeiten sind aktenkundig zu machen.
4. Die rechnerische Prüfung ist von der Vergabestelle selbst durchzuführen und, je nach Bedeutung des Auftrags, auf mehrere Bedienstete aufzuteilen, so dass nicht ein Bediensteter allein Zugang zu allen Angeboten hat. Bei Rechenfehlern ist die Frage zu prüfen, ob es Anhaltspunkte für eine Manipulationsabsicht gibt. Die Ergebnisse der Nachrechnung dürfen nicht einfach unkritisch als verbindlich hingenommen werden. Vielmehr ist den Ursachen für auffällige Rechenfehler nachzugehen. Es sollte auch nicht auf die Prüfung von Einzelheiten des Angebots verzichtet werden, wenn der Angebotspreis insgesamt als angemessen anzusehen ist.
5. Die Angebote sind sorgfältig wegzuschließen, wenn sie gerade nicht benötigt werden.
6. Vorsicht ist bei der Auslegung von unklaren Angebotsinhalten geboten. Eine Auslegung kommt allenfalls in Frage, wenn eine Manipulationsabsicht mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit auszuschließen ist. Andernfalls ist das Angebot wegen Unklarheit von der Wertung auszuschließen.
7. Stets ist zu prüfen, ob ein Aufklärungsbedarf besteht. Gegebenenfalls sollte versucht werden, die Gründe für Besonderheiten in einem Aufklärungsgespräch in Erfahrung zu bringen. Die Einzelheiten sind schriftlich festzuhalten.
8. Hinweise auf eine Absprache können sich ergeben, - wenn die Angebotspreise nur wenig differieren, - wenn es trotz vieler Bewerber wenige Bieter gibt, - wenn sich die gleichen Fehler in mehreren Angeboten finden oder - wenn das Leistungsverzeichnis Notizen enthält.

Werden bei der Auftragserteilung auf das niedrigste Angebot die genehmigten Kosten nahezu ausgeschöpft, könnten unzulässigerweise die verfügbaren Haushaltsmittel mitgeteilt worden sein. Fallen ein oder zwei Angebotspreise bei sonst geringer Streuung aus dem Rahmen, könnte eine Preisabsprache missglückt sein. Liegen Anhaltspunkte für wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen ( § 298 StGB) vor, ist die örtlich zuständige Staatsanwaltschaft einzuschalten, bei einem Verdacht auf Absprachen außerhalb von Ausschreibungen ist die Landeskartellbehörde im Bayerischen Staatsministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie, Prinzregentenstraße 28, 80538 München, Telefon (0 89) 2162-0 1, Fax (0 89) 2162- 27 60, zu unterrichten.

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Verhandelt

........................................., den ................................... 20.........

Vor der zur Verpflichtung zuständigen Person erschien heute zum Zwecke der Verpflichtung nach § 1 des Gesetzes über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen vom 2. März 1974 (BGBl. l S. 547): ........................................................., tätig für Firma/Büro ..................................................................................

Die erschienene Person wurde auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten verpflichtet. Sie wurde auf folgende Strafvorschriften des Strafgesetzbuches hingewiesen:

§ 133 Abs. 3 - Verwahrungsbruch

§ 201 Abs. 3 - Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes

§ 203 Abs. 2,4,5 - Verletzung von Privatgeheimnissen

§ 204 - Verwertung fremder Geheimnisse

§ § 331, 332 - Vorteilsannahme und Bestechlichkeit

§ 353b - Verletzung des Dienstgeheimnisses und einer besonderen Geheimhaltungspflicht

§ 358 - Nebenfolgen

§ 97b Abs. 2 in Verbindung mit § § 94 bis 97 - Verrat in irriger Annahme eines illegalen Geheimnisses

§ 120 Abs. 2 - Gefangenenbefreiung

§ 355 - Verletzung des Steuergeheimnisses

Die erschienene Person wurde darüber belehrt, dass die vorgenannten Strafvorschriften auf Grund der Verpflichtung für sie anzuwenden sind.

Sie erklärt, auf die genannten Bestimmungen hingewiesen worden zu sein. Sie unterzeichnet dieses Protokoll nach Vorlesung zum Zeichen der Genehmigung und bestätigt gleichzeitig den Empfang einer Abschrift der Niederschrift.

v. g. u.