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BayVSA - Bayerische Verschlusssachenanweisung
Verschlusssachenanweisung für die Behörden des Freistaates Bayern
- Bayern -

Vom 9. Dezember 2025
(BayMBl. Nr. 571 vom 23.12.2025, ber. 0016/2026)

Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung vom 9. Dezember 2025, Az. B II 2 - G 31/22-1

Diese Verwaltungsvorschrift richtet sich an Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen des Freistaates Bayern sowie an die sonstigen der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts (Dienststellen) sowie für dort tätige Personen, die Zugang zu Verschlusssachen haben oder eine Tätigkeit ausüben, bei der sie sich Zugang zu Verschlusssachen verschaffen können.

2.1 Verschlusssachen sind im öffentlichen Interesse geheimhaltungsbedürftige Tatsachen, Gegenstände oder Erkenntnisse im Sinne des Art. 7 Abs. 1 des Bayerischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes ( BaySÜG), unabhängig von ihrer Darstellungsform, zum Beispiel Schriftstücke, Zeichnungen, Karten, Fotokopien, Lichtbildmaterial, elektronische Dateien und Datenträger, elektrische Signale, Geräte, technische Einrichtungen oder das gesprochene Wort. Geheimhaltungsbedürftig im öffentlichen Interesse können auch Betriebs-, Geschäfts-, Erfindungs-, Steuer- oder sonstige private Geheimnisse oder Umstände des persönlichen Lebensbereichs sein.

2.2 Verschlusssachen werden entsprechend ihrer Schutzbedürftigkeit von einer Dienststelle oder auf deren Veranlassung nach Art. 7 Abs. 2 BaySÜG in folgende Geheimhaltungsgrade eingestuft:

2.2.1 STRENG GEHEIM, wenn die Kenntnisnahme durch Unbefugte den Bestand oder lebenswichtige Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährden kann,

2.2.2 GEHEIM, wenn die Kenntnisnahme durch Unbefugte die Sicherheit der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährden oder ihren Interessen schweren Schaden zufügen kann,

2.2.3 VS-VERTRAULICH, wenn die Kenntnisnahme durch Unbefugte für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder schädlich sein kann,

2.2.4 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH, wenn die Kenntnisnahme durch Unbefugte für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder nachteilig sein kann.

2.3 Der Geheimhaltungsgrad einer Verschlusssache bleibt auch dann bestehen, wenn sie unrechtmäßig bekannt geworden ist.

3.1 Von einer Verschlusssache dürfen nur Personen Kenntnis erhalten, die auf Grund ihrer Aufgabenerfüllung von ihr Kenntnis haben müssen. Keine Person darf über eine Verschlusssache umfassender oder eher unterrichtet werden, als dies aus Gründen der Aufgabenerfüllung notwendig ist. Es gilt der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig".

3.2 Eine Person, die Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen erhalten soll oder ihn sich verschaffen kann, ist zuvor einer Sicherheitsüberprüfung nach dem Bayerischen Sicherheitsüberprüfungsgesetz zu unterziehen, es sei denn, sie ist gemäß Art. 2 Abs. 2 BaySÜG vom Anwendungsbereich des Bayerischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes ausgenommen.

3.3 Jede Person, der eine Verschlusssache anvertraut oder zugänglich gemacht worden ist, trägt ohne Rücksicht darauf, wie die Verschlusssache zu ihrer Kenntnis oder in ihren Besitz gelangt ist, die persönliche Verantwortung für ihre vorschriftsmäßige Behandlung sowie für die Geheimhaltung ihres Inhalts gemäß den Bestimmungen dieser Verwaltungsvorschrift.

3.4 Die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegebenen Technischen Leitlinien zur Umsetzung der Verschlusssachenanweisung ( VSA) vom 13. März 2023 (GMBl. S. 542) in ihrer jeweils geltenden Fassung sind zu beachten, soweit nichts Abweichendes bestimmt ist. Abweichungen für Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher sind nur im Einvernehmen mit dem Landesamt für Verfassungsschutz möglich.

3.5 Beim Einsatz von Informationstechnik zur Handhabung von Verschlusssachen (VS-IT) bleiben die bayerischen IKT-Sicherheitsrichtlinien und die Mindeststandards nach Art. 46 des Bayerischen Digitalgesetzes ( BayDiG) in ihrer jeweils geltenden Fassung unberührt.

4.1 Bevor eine Person Zugang zu oder Kenntnis von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen erhält, ist sie durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten und, wenn es sich um die Dienststellenleiterin oder den Dienststellenleiter handelt, von der vorgesetzten Dienststelle zu ermächtigen. Dabei ist sie über die besonderen Bestimmungen des Geheimschutzes zu belehren, in erforderlichem Umfang auf den Geheimschutz zu verpflichten und über Anbahnungs- und Anwerbemethoden ausländischer Nachrichtendienste sowie die Möglichkeit straf- und disziplinarrechtlicher Ahndung oder arbeitsrechtlicher Maßnahmen bei Verstößen gegen die Geheimhaltungsvorschriften zu unterrichten. Die Belehrung und Unterrichtung soll spätestens nach fünf Jahren erneut erfolgen.

4.2 Bevor einer Person, die nicht nach Nr. 4.1 ermächtigt ist, eine Tätigkeit übertragen wird, bei der sie sich Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen verschaffen kann, ist sie durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten hierfür zuzulassen. Dabei ist sie über die besonderen Bestimmungen des Geheimschutzes zu belehren, in erforderlichem Umfang auf den Geheimschutz zu verpflichten und über Anbahnungs- und Anwerbemethoden ausländischer Nachrichtendienste sowie die Möglichkeit straf- und disziplinarrechtlicher Ahndung oder arbeitsrechtlicher Maßnahmen bei Verstößen gegen die Geheimhaltungsvorschriften zu unterrichten. Die Belehrung und Unterrichtung soll spätestens nach fünf Jahren erneut erfolgen. Personen, die sich Zugang zu Verschlusssachen verschaffen können, können insbesondere Personen sein, die

4.3 Ermächtigten und zugelassenen Personen sind gegen Empfangsbestätigung die einschlägigen Strafvorschriften, arbeitsrechtlichen und disziplinarrechtlichen Bestimmungen sowie die für ihre Tätigkeit erforderlichen Vorschriften zum Schutz von Verschlusssachen zugänglich zu machen und gegebenenfalls ein VS-Quittungsbuch auszuhändigen. Ermächtigungen, Zulassungen und ihre Befristung sowie deren Aufhebung, Einschränkung und Erlöschen sind nach Muster der Anlage 6 zu dokumentieren.

4.4 Ermächtigten Personen ist bei Bedarf eine Konferenzbescheinigung nach Muster der Anlage 6 über ihre Ermächtigung auszustellen.

4.5 Entfällt die dienstliche Notwendigkeit für eine Ermächtigung oder Zulassung, ist diese aufzuheben oder auf den notwendigen Umfang einzuschränken. Ermächtigungen und Zulassungen sind aufzuheben, wenn ein Sicherheitsrisiko im Sinne des Art. 8 BaySÜG festgestellt wird. Ermächtigungen und Zulassungen erlöschen spätestens bei Ausscheiden der betroffenen Person aus der Dienststelle. Die VS-Registratur ist über Ermächtigungen und Zulassungen sowie deren Erweiterung, Einschränkung, Aufhebung oder Erlöschen zu unterrichten.

4.6 Personen, deren Ermächtigungen oder Zulassungen aufgehoben werden oder erlöschen, sind verpflichtet, Verschlusssachen, die sich in ihrem Besitz befinden, und gegebenenfalls das VS-Quittungsbuch unaufgefordert abzugeben und darüber eine Erklärung nach Muster der Anlage 6 zu unterschreiben. Dies gilt im Falle der Einschränkung der Ermächtigungen oder Zulassungen entsprechend.

4.7 Bei Einschränkung, Aufhebung oder Erlöschen der Ermächtigungen oder Zulassungen ist die betroffene Person auf das Fortbestehen der Geheimschutzpflichten hinzuweisen.

5.2 Das Landesamt für Verfassungsschutz kann zu seiner Aufgabenerfüllung andere Stellen einbeziehen. Die Verantwortung des Landesamtes für Verfassungsschutz für die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung bleibt von der Einbeziehung unberührt.

5.3 Das Landesamt für Verfassungsschutz teilt dem Bundesamt für Verfassungsschutz sowie dem Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nichtpersonenbezogene Erkenntnisse, die für den Schutz von Verschlusssachen oder die Aufrechterhaltung des Geheimschutzes von Bedeutung sein können, unverzüglich mit.

5.4 Das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik wird beim Einsatz von VS-IT nach Maßgabe der Regelungen dieser Verwaltungsvorschrift hinzugezogen.

Die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter ist innerhalb ihres oder seines Zuständigkeitsbereiches für die Umsetzung dieser Verwaltungsvorschrift verantwortlich und hat die Voraussetzungen zur Gewährleistung des materiellen Geheimschutzes zu schaffen. Die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter kann ihre oder seine Aufgaben ganz oder teilweise auf Bedienstete ihrer oder seiner Dienststelle übertragen.

7.1 Dienststellen, die VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen handhaben, sollen eine Geheimschutzbeauftragte oder einen Geheimschutzbeauftragten und zur Vertretung berechtigte Personen bestellen. Andernfalls nimmt die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter die Aufgaben der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten wahr.

7.2 Dienststellen, die ausschließlich VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen handhaben, können eine Geheimschutzbeauftragte oder einen Geheimschutzbeauftragten und eine zur Vertretung berechtigte Person bestellen. Andernfalls nimmt die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter die Aufgaben der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten wahr.

7.3 Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte sorgt für die Umsetzung dieser Verwaltungsvorschrift und berät die Dienststellenleiterin oder den Dienststellenleiter in allen Fragen des Geheimschutzes. Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte hat ein unmittelbares Vortragsrecht bei der Dienststellenleiterin oder dem Dienststellenleiter. Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte ist bei allen geheimschutzrelevanten Maßnahmen zu beteiligen. Innerhalb der Dienststellen können besonders beauftragte Bedienstete, zum Beispiel IT-Geheimschutzverantwortliche oder Kryptoverwalter, zur Unterstützung der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten bestellt werden.

8. Informationssicherheitsbeauftragte, Verantwortliche für IT-Geheimschutzmaßnahmen

8.1 Die Informationssicherheitsbeauftragte oder der Informationssicherheitsbeauftragte unterstützt und berät die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten in allen Fragen des Einsatzes von VS-IT einschließlich deren Übertragung.

8.2 Dienststellen mit komplexer VS-IT können darüber hinaus Verantwortliche für IT-Geheimschutzmaßnahmen bestellen, die die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten bei der Umsetzung dieser Verwaltungsvorschrift im Zusammenhang mit dem Einsatz von VS-IT unterstützen.

Dienststellen, die VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen handhaben, bestellen VS-Registratorinnen und VS-Registratoren und zur Vertretung berechtigte Personen, die im Rahmen dieser Verwaltungsvorschrift für die ordnungsgemäße Verwaltung dieser Verschlusssachen Sorge tragen.

Die in den Nrn. 7 bis 9 genannten Personen müssen über die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderliche Fachkunde verfügen. Weiteres zur Geheimschutzorganisation und zur Aufgabenverteilung ist der Anlage 1 zu entnehmen.

11.1 Jede Dienststelle, die nicht nur gelegentlich mit Verschlusssachen arbeitet, führt eine Geheimschutzdokumentation, die

umfasst oder die Fundstellen der jeweiligen Unterlagen benennt. Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf Anlage 2 verwiesen.

11.2 Die Geheimschutzdokumentation ist bei allen geheimschutzrelevanten Änderungen zu aktualisieren, mindestens aber alle drei Jahre auf Aktualität, Vollständigkeit und Erforderlichkeit bestehender und noch zu treffender Geheimschutzmaßnahmen zu überprüfen.

11.3 Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte gibt den Bediensteten die für ihre Dienststelle getroffenen, für die Handhabung von Verschlusssachen relevanten Regelungen in geeigneter Weise bekannt.

12.1 Die Dienststelle, die eine Verschlusssache erstellt oder deren Erstellung veranlasst, oder ihr Rechtsnachfolger ist die herausgebende Stelle der Verschlusssache. Die herausgebende Stelle legt nach Maßgabe von Art. 7 Abs. 2 BaySÜG und Nr. 2.2 den Geheimhaltungsgrad der Verschlusssache fest. Von einer Einstufung als Verschlusssache ist nur Gebrauch zu machen, soweit dies notwendig ist.

12.2 Die Dienststelle kann Richtlinien zur Einstufung von Verschlusssachen festlegen.

13.1 Die Einstufung einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist auf 30 Jahre befristet. Die herausgebende Stelle kann unter Berücksichtigung der Begründung für die Einstufung eine kürzere Einstufungsfrist bestimmen.

13.2 Die herausgebende Stelle hat für VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen den Zeitpunkt des Ablaufs der Einstufung zu bestimmen. Die Einstufungsfrist hat sich hierbei an der aus der Begründung für die Einstufung resultierenden voraussichtlichen Dauer der Schutzbedürftigkeit der Verschlusssache zu orientieren. Die Einstufungsfrist soll 30 Jahre nicht überschreiten. Soweit die Begründung für die Einstufung eine Einstufungsfrist einzelner Verschlusssachen oder pauschal für die in einem bestimmten Bereich entstehenden Verschlusssachen über einen Zeitraum von 30 Jahren hinaus gebietet, ist dies zu begründen und so zu vermerken, dass dies jederzeit erkennbar ist. Eine pauschale Abweichung für einen bestimmten Bereich bedarf der Zustimmung der zuständigen obersten Staatsbehörde.

13.3 Die Einstufung endet mit Ablauf des Jahres, in welches das Fristende fällt.

13.4 Die Dienststelle kann Richtlinien zur Bestimmung der Einstufungsfrist von Verschlusssachen festlegen.

14.1 Die nach Nr. 13.1 festgelegte Einstufungsfrist von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH kann grundsätzlich nicht verlängert werden. Eine Verlängerung ist nur möglich, sofern das Schutzbedürfnis nach Art. 7 Abs. 2 BaySÜG und Nr. 2.2 dies erfordert. Die Verlängerung bedarf der Zustimmung der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten.

14.2 Soweit die Schutzbedürftigkeit einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher nach den Vorschriften des Bayerischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes über die nach Nr. 13.2 festgelegte Einstufungsfrist hinaus fortbesteht, hat die herausgebende Stelle eine Verlängerung der Einstufungsfrist für einzelne Verschlusssachen oder pauschal für die in einem bestimmten Bereich entstandenen Verschlusssachen zu verfügen. Die Verlängerung ist zu begründen und so zu vermerken, dass dies und die verfügende Stelle jederzeit erkennbar sind. Die Verlängerung soll jeweils 30 Jahre nicht überschreiten. Soweit das Schutzbedürfnis eine Verlängerung der Einstufungsfrist einzelner Verschlusssachen oder pauschal für die in einem bestimmten Bereich entstandenen Verschlusssachen über einen Zeitraum von 30 Jahren hinaus erfordert, ist dies gesondert zu begründen. Eine pauschale Verlängerung für einen bestimmten Bereich bedarf der Zustimmung der zuständigen obersten Staatsbehörde.

14.3 Empfänger von Verschlusssachen sind in Textform über die Verlängerungen von Einstufungsfristen zu benachrichtigen. Die Benachrichtigungen sind zu dokumentieren.

15.1 Ändert sich die Schutzbedürftigkeit einer Verschlusssache, hat die herausgebende Stelle den Geheimhaltungsgrad dieser Verschlusssache entsprechend herauf- oder herabzusetzen. Über die Änderung hat die herausgebende Stelle alle aus dem Vorgang erkennbaren Empfänger der Verschlusssache unverzüglich in Textform zu benachrichtigen.

15.2 Eine nachträgliche Einstufung von nicht eingestuften Informationen sowie eine Heraufstufung von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen ist grundsätzlich nicht zulässig. Ausnahmen für den Fall, dass das Schutzbedürfnis gemäß Art. 7 Abs. 2 BaySÜG und Nr. 2.2 dies erfordert, sind nur im Benehmen mit der Geheimschutzbeauftragten oder dem Geheimschutzbeauftragten zulässig.

15.3 Die Änderung des Geheimhaltungsgrades lässt die Einstufungsfrist nach Nr. 13 unberührt.

15.4 Die Änderung des Geheimhaltungsgrades einer Verschlusssache ist so zu vermerken, dass die Änderung bei der Handhabung der Verschlusssache jederzeit erkennbar ist. Sind Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher betroffen, ist die Änderung im VS-Bestandsverzeichnis der herausgebenden Stelle und der Empfänger nachzuweisen.

16.1 Entfällt die Geheimhaltungsbedürftigkeit einer Verschlusssache vor Ablauf der Einstufungsfrist, hat die herausgebende Stelle die Einstufung aufzuheben. Die Aufhebung der Einstufung ist so zu vermerken, dass sie, die verfügende Stelle und das Datum der Aufhebung jederzeit erkennbar sind. Bei Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher hat die herausgebende Stelle alle Empfänger der Verschlusssache oder deren Rechtsnachfolger in Textform zu benachrichtigen. Die Aufhebung der Einstufung ist in diesem Falle zusätzlich im VS-Bestandsverzeichnis der herausgebenden Stelle und der Empfänger nachzuweisen.

16.2 Einstufungen für die Vorgänge ab 1. Mai 1995 gelten nach 30 Jahren als aufgehoben, sofern auf der Verschlusssache keine längere oder kürzere Frist nach Nr. 13 oder Nr. 14 bestimmt ist. Nr. 16.1 Satz 2 bis 4 findet keine Anwendung.

16.3 Ausgenommen von der Fristenregelung nach Nr. 16.2 sind auf amtliche Veranlassung geheim gehaltene Verschlusssachen.

16.4 Bei Verschlusssachen, die vor dem 1. Mai 1995 entstanden sind, bestimmt sich die Aufhebung der VS-Einstufung grundsätzlich nach Nr. 16.1. 2Abweichend von Satz 1 kann die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter der obersten Staatsbehörde für den eigenen Bereich oder den Geschäftsbereich die pauschale Aufhebung der Einstufung für die in bestimmten Jahrgängen entstandenen Verschlusssachen verfügen. Die oberste Staatsbehörde hat die pauschale Aufhebung der Einstufung nach Satz 2 öffentlich bekannt zu machen. Nr. 16.1 Satz 2 bis 4 findet im Fall des Satzes 2 keine Anwendung.

17.1 Die Herstellung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ist nur mit den hierfür vorgesehenen Mitteln zulässig.

17.2 Bei der Herstellung ist eine Verschlusssache so zu kennzeichnen, dass bei ihrer Handhabung während der gesamten Dauer ihrer Einstufung jederzeit erkennbar sind:

17.3 Die herausgebende Stelle kann weitere Vorgaben zum Schutz und zur Handhabung von Verschlusssachen durch Warn- und Sperrvermerke nach Anlage 4 festlegen.

17.4 Geheimhaltungsgrade sind auszuschreiben. Soweit die Beschaffenheit einer Verschlusssache das nicht zulässt, sind folgende Abkürzungen zu verwenden:

17.5 Der Betreff einer Verschlusssache soll so formuliert werden, dass er für sich genommen nicht geheimhaltungsbedürftig ist.

17.6 Besteht eine Verschlusssache aus mehreren, unterschiedlich eingestuften Teilen, zum Beispiel Anlagen oder Komponenten, sind alle Teile mit ihrem jeweiligen Geheimhaltungsgrad und die Verschlusssache in ihrer Gesamtheit nach dem höchsten Geheimhaltungsgrad zu kennzeichnen. Anfang und Ende der einzelnen Teile müssen erkennbar sein.

17.7 Datenträger, auf denen Verschlusssachen unverschlüsselt gespeichert sind, sind mit dem Geheimhaltungsgrad der höchsten Einstufung der darauf gespeicherten Verschlusssachen zu kennzeichnen. Datenträger, auf denen Verschlusssachen ausschließlich vorschriftsgemäß verschlüsselt gespeichert sind, müssen nicht gekennzeichnet werden.

17.8 Die verbindliche Gestaltung der Kennzeichnung von Verschlusssachen, VS-Bestandsverzeichnissen sowie VS-Schriftgutbehältern und Behältern von VS-Datenträgern ist der Anlage 4 sowie den Mustern der Anlage 6 zu entnehmen. Die Kennzeichnung gilt auch für elektronische Verschlusssachen. Von der Kennzeichnung sind VS-Transportbehälter ausgenommen. Lässt die Beschaffenheit einer Verschlusssache eine solche Kennzeichnung nicht zu, ist sinngemäß zu verfahren.

18.1 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschlusssachen sind, unter Beachtung des Grundsatzes "Kenntnis nur, wenn nötig" in offenen Registraturen verwaltet werden. Ein Einzelnachweis ist nicht erforderlich.

18.2 VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind in VS-Registraturen mittels geeigneter Verfahren so zu verwalten, dass ihre Existenz, ihre Einstufung einschließlich der Einstufungsfrist, ihr Verbleib, die Kenntnisnahmen, ihre Vervielfältigung und deren Verbleib sowie ihre Vernichtung nachvollziehbar sind (Nachweisführung). 2Für Verschlusssachen ausländischer Staaten und über- oder zwischenstaatlicher Organisationen gelten zudem vorrangig die Regelungen nach Nr. 31.

18.3 Die Nachweisführung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestufter Verschlusssachen kann in Papier- oder in elektronischer Form erfolgen. Sie muss Schutz vor unbemerkter Veränderung, Verlust und Verfälschung bieten. Die papiergestützte Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Bestandsverzeichnissen, VS-Quittungsbüchern, VS-Begleitzetteln, VS-Empfangsscheinen, VS-Übergabeprotokollen und VS-Vernichtungsprotokollen. Verbindliche Muster für diese Nachweise sind der Anlage 6 zu entnehmen. Die elektronische Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Registratursystemen. Diese unterliegen als VS-IT im Sinne des Abschnitts 8 den dortigen Bestimmungen.

18.4 VS-Datenträger, ihr Verbleib und ihre Vernichtung sind entsprechend Nr. 18.3 Satz 3 bis 5 nachzuweisen. Für die eindeutige Identifizierbarkeit genügt die Angabe eines Ordnungskriteriums, zum Beispiel eine laufende Nummer.

18.5 VS-Bestandsverzeichnisse sind gemäß dem höchsten Geheimhaltungsgrad der in ihnen nachgewiesenen Verschlusssachen einzustufen. Der Zugriff auf das VS-Bestandsverzeichnis ist nur der Geheimschutzbeauftragten oder dem Geheimschutzbeauftragten, den besonders beauftragten Bediensteten und den VS-Registratorinnen oder VS-Registratoren gestattet.

18.6 Bei Wechsel einer VS-Registratorin oder eines VS-Registrators ist der Bestand zu überprüfen und ein Bestandsbericht (Übergabeprotokoll) zu fertigen.

18.7 VS-Nachweise sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Für VS-Quittungsbücher beginnt die Frist mit der letzten Eintragung, für VS-Empfangsscheine, VS-Begleitzettel, VS-Übergabeprotokolle und VS-Vernichtungsprotokolle mit der Ausstellung. Für VS-Bestandsverzeichnisse beginnt die Frist, wenn alle in ihnen nachgewiesenen Verschlusssachen

worden sind. Wenn in einem VS-Bestandsverzeichnis nur noch wenige Verschlusssachen nachgewiesen werden, können die Einträge unter Beibehaltung ihrer Tagebuchnummer in ein anderes VS-Bestandsverzeichnis übertragen werden und sind nur dort nachzuweisen. In diesem Fall beginnt die Aufbewahrungsfrist für das abgeschlossene VS-Bestandsverzeichnis mit der Übertragung der Einträge. Nach Ablauf der Frist sind VS-Nachweise zu vernichten. In elektronisch geführten Nachweisen sind die Fristen auf jeden einzelnen Datensatz anzuwenden.

18.8 Weitere Hinweise zur Handhabung von Verschlusssachen sind der Anlage 4 zu entnehmen.

19.1 Vervielfältigung von Verschlusssachen ist die absichtliche Herstellung von weiteren Exemplaren einer Ausfertigung einer Verschlusssache, unabhängig von der Darstellungsform. Umfasst sind insbesondere Kopien, Scans, Ausdrucke, elektronische Kopien von Dateien und elektronischer Versand.

19.2 Jede Vervielfältigung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ist mit einer fortlaufenden Nummer und dem jeweiligen Empfänger so zu kennzeichnen, dass sie als weiteres Exemplar einer Verschlusssache, Kopie, eindeutig erkennbar ist und der Original-Verschlusssache zugeordnet werden kann. Jede Vervielfältigung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ist als weiteres Exemplar zudem nach Nr. 18 unverzüglich zu registrieren. Anzahl und Empfänger von Vervielfältigungen von VS-VERTRAULICH und höher eingestuften Verschlusssachen sind auf dem Original oder in geeigneter Form festzuhalten.

19.3 In Dienststellen, in denen häufig VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen hergestellt oder vervielfältigt werden, sollen hierfür bestimmte Stellen mit ermächtigtem Personal festgelegt werden. Soweit dies nicht geschieht, sind Vervielfältigungen dieser Verschlusssachen durch die VS-Registratorinnen oder VS-Registratoren zu fertigen.

19.4 Die Vervielfältigung von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen bedarf zusätzlich der Zustimmung der herausgebenden Stelle in Textform. Die Zustimmung ist im VS-Bestandsverzeichnis zu vermerken.

19.5 Werden in VS-IT Kopien von den dort registrierten Verschlusssachen mit einem Geheimhaltungsgrad von VS-VERTRAULICH oder höher als Backup-Daten zur Sicherung der Verfügbarkeit benötigt, sind die entsprechenden Datenträger in einem gesonderten Bestandsverzeichnis nachzuweisen. Dabei ist, soweit möglich, festzuhalten, welche Verschlusssachen als Kopie darauf gespeichert sind.

20.1 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschlusssachen sind, unter Beachtung des Grundsatzes "Kenntnis nur, wenn nötig" in einer offenen Registratur dauerhaft aufbewahrt werden. Sie sind bei Nichtgebrauch in verschlossenen Räumen oder Behältern, Schränken oder Schreibtischen aufzubewahren oder sofern sie auf IT-Geräten gespeichert sind, unter Nutzung technischer Möglichkeiten zu sichern, zum Beispiel mit Bildschirmsperre oder Festplattenverschlüsselung. Innerhalb von Sicherheitsbereichen im Sinne von Nr. 33.3 kann von Satz 2 Alternative 1 abgesehen werden.

20.2 Die dauerhafte Aufbewahrung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen hat in VS-Registraturen zu erfolgen. Die Aufbewahrung außerhalb der VS-Registratur ist nur für den Zeitraum zulässig, für den ein fortgesetzter Zugriff des Bearbeiters auf die Verschlusssache notwendig ist. Die VS-Registratorinnen oder VS-Registratoren erkundigen sich in angemessenen Zeitabständen, ob diese Voraussetzung weiterbesteht.

20.3 VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind bei Nichtgebrauch in einem VS-Verwahrgelass einzuschließen. Dies gilt für STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssachen bereits bei kurzer Abwesenheit der die Verschlusssache bearbeitenden oder verwaltenden Personen. VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen können bei einer kurzen Abwesenheit der die Verschlusssache bearbeitenden oder verwaltenden Personen während der Arbeitszeit im VS-Arbeitsbereich verbleiben, sofern der Raum gegen unberechtigten Zutritt geschützt ist. Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte kann Ausnahmen von Satz 3 bestimmen.

20.4 Außerhalb der Arbeitszeit sind VS-Verwahrgelasse zu bewachen oder durch eine Alarmanlage technisch zu überwachen. In beiden Fällen ist sicherzustellen, dass Unbefugte am Zugriff auf die darin gelagerten Verschlusssachen gehindert werden und dass ein Zugriff Unbefugter erkannt und hilfeleistenden Stellen gemeldet wird. Bei GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen kann eine Bewachung oder technische Überwachung des VS-Verwahrgelasses unterbleiben, wenn das Gebäude oder der Gebäudeteil, in dem sich das Verwahrgelass befindet, bewacht oder technisch überwacht ist. Näheres über Art und Umfang der Bewachung und technischen Überwachung legt die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte auf der Grundlage einer Beratung durch das Landesamt für Verfassungsschutz unter Berücksichtigung des Schutzziels für die jeweiligen VS-Verwahrgelasse und Gebäude fest.

20.5 Ist eine Aufbewahrung nach den Nrn. 20.2, 20.3 und 20.4 nicht möglich, so sind die Verschlusssachen bei einer anderen Dienststelle unterzubringen, die über die erforderlichen Voraussetzungen verfügt.

20.6 Bei GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen kann auf Antrag der Dienststellenleiterin oder des Dienststellenleiters nach Beratung durch das Landesamt für Verfassungsschutz die zuständige oberste Staatsbehörde zulassen, dass von der vorgeschriebenen Bewachung oder technischen Überwachung abgewichen wird, wenn die damit verbundenen Maßnahmen unangemessen wären. Bei GEHEIM eingestuften Verschlusssachen muss in diesem Falle jedoch mindestens sichergestellt sein, dass ein Angriff auf das VS-Verwahrgelass unmittelbar erkennbar ist.

21.2 Jeder hat sich vor der Weitergabe von Verschlusssachen zu vergewissern, dass der vorgesehene Empfänger zur Annahme oder Kenntnisnahme berechtigt ist.

21.3 Innerhalb desselben Gebäudes oder einer geschlossenen Gebäudegruppe sind VS-VERTRAULICH und höher eingestufte Verschlusssachen von Hand zu Hand weiterzugeben oder durch Boten zu befördern; sie sind in einem VS-Quittungsbuch nachzuweisen. Von einer Quittungspflicht ausgenommen sind VS-VERTRAULICH eingestufte Verschlusssachen, die innerhalb von Referaten oder vergleichbaren Organisationseinheiten weitergegeben oder die täglich an die VS-Registratur zurückgegeben werden. Die Weitergabe von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen bedarf der Zustimmung der herausgebenden Stelle in Textform. Die Zustimmung ist im VS-Bestandsverzeichnis zu vermerken.

21.4 Die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter kann bei GEHEIM eingestuften Verschlusssachen ausnahmsweise zulassen, dass innerhalb bestimmter Referate oder vergleichbarer Organisationseinheiten eine Quittung entfällt, wenn besondere Umstände, insbesondere eine außergewöhnlich große Anzahl dieser Verschlusssachen und unvertretbare Zeitverzögerungen, vorliegen und der aktuelle Verbleib der Verschlusssache jederzeit feststellbar ist. VS-VERTRAULICH eingestufte Verschlusssachen können bei besonders großer Anzahl mit Zustimmung der Dienststellenleiterin oder des Dienststellenleiters auch an andere Organisationseinheiten ohne Quittung weitergegeben werden; bei Weitergabe soll die VS-Registratur beteiligt werden. Der Verbleib solcher Verschlusssachen ist verstärkt zu kontrollieren (Nr. 56).

21.5 Zwischen zwei getrennt liegenden Gebäuden, die nicht zu einer geschlossenen Gebäudegruppe gehören, sollen Verschlusssachen grundsätzlich mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach Nr. 49 übertragen werden. Ist dies nicht möglich, sollen sie durch Kuriere versandt werden. Ist auch dies nicht möglich, können Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad GEHEIM durch private Zustelldienste versandt werden.

22.1 Die Weitergabe von Verschlusssachen an nichtöffentliche Stellen ist nur zulässig, wenn dies im staatlichen Interesse erforderlich ist, zum Beispiel zur Durchführung eines staatlichen Auftrages.

22.2 Bevor Verschlusssachen an nichtöffentliche Stellen weitergegeben werden, ist zu prüfen, ob die VS-Einstufung in allen Teilen erforderlich ist. Soweit möglich und zweckmäßig, ist eine differenzierte VS-Einstufung vorzunehmen.

22.3 Vor Weitergabe von VS-VERTRAULICH und höher eingestuften Verschlusssachen sind beim Bundesministerium für Wirtschaft und Energie oder der nach Art. 30 BaySÜG zuständigen Stelle Sicherheitsbescheide über die beteiligten nichtöffentlichen Stellen anzufordern. In begründeten Ausnahmefällen kann bei den Stellen nach Satz 1 vor Auftragsvergabe zusätzlich eine abschließende Beurteilung angefordert werden, in der ausdrücklich bestätigt wird, dass die beteiligten nichtöffentlichen Stellen die für den bestimmten Auftrag erforderlichen Voraussetzungen erfüllen.

22.4 Bei der Weitergabe von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen ist Anlage 5 zu beachten. Im Falle von Vertragsabschlüssen, die eine solche Weitergabe beinhalten, ist Anlage 5 zum Vertragsbestandteil zu machen.

23. Weitergabe an den Bayerischen Landtag, den Deutschen Bundestag, den Bundesrat und Landesparlamente

Die Weitergabe von VS-VERTRAULICH und höher eingestuften Verschlusssachen an den Bayerischen Landtag, den Deutschen Bundestag, den Bundesrat oder Landesparlamente erfolgt über die zuständige oberste Staatsbehörde grundsätzlich an die VS-Registratur des Empfängers.

24.1 Bei Empfang von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher sind:

24.2 Zeigen sich Hinweise auf unbefugte Kenntnisnahme, Unvollständigkeit oder Veränderung, so sind die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte und die Absender unverzüglich zu benachrichtigen.

25.1 Innerhalb des Bundesgebiets sollen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen grundsätzlich im Voraus an eine Dienststelle am Zielort, die selbst Verschlusssachen verwaltet und aufbewahrt, mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach Nr. 49 übertragen werden. Ist dies nicht möglich, sind die Nrn. 25.2 bis 25.6 bei der persönlichen Mitnahme zu beachten.

25.2 Verschlusssachen dürfen außerhalb des Dienstgebäudes oder einer Liegenschaft nur auf Dienstreisen und zu Dienstbesprechungen mitgenommen werden, soweit dies dienstlich notwendig ist und sie angemessen gegen unbefugte Kenntnisnahme und unbefugten Zugriff gesichert werden. Die Mitnahme von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen aus anderem Anlass, zum Beispiel zur Bearbeitung in der Privatwohnung, ist unzulässig. In besonderen Fällen kann die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte Ausnahmen zulassen. Die Mitnahme von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen richtet sich nach Nr. 7 der Anlage 5 .

25.3 Die Mitnahme von GEHEIM und STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen bedarf der vorherigen Zustimmung durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten. Dies gilt ebenso bei der Mitnahme von VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen in das Ausland.

25.4 VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind in einem äußerlich neutralen und verschlossenen VS-Transportbehälter mitzunehmen. An verdeckter Stelle ist die Anschrift der Dienststelle anzubringen. Werden STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen mitgenommen, soll ein Dienstwagen genutzt werden. Ist dies nicht möglich, sind STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssachen von mindestens zwei ausreichend ermächtigten oder zugelassenen Personen zu befördern. Die Benutzung öffentlicher Nahverkehrsmittel, außer Taxi, ist bei STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen zu vermeiden. Verschlusssachen in elektronischer Form sind auf hierfür zugelassener VS-IT oder mit einem zugelassenen Verfahren verschlüsselten Datenträgern mitzunehmen.

25.5 Nach außerhalb des Bundesgebiets sind VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen nach Möglichkeit durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes an die zuständige Auslandsvertretung vorauszusenden oder mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach Nr. 49 zu übertragen und nach Erledigung des Dienstgeschäftes auf demselben Weg zurückzusenden. Ist dies nicht möglich, so versiegelt das Auswärtige Amt oder die zuständige Auslandsvertretung die verpackten Verschlusssachen und stellt eine Bescheinigung aus, nach der ihr Inhaber zur Mitnahme des versiegelten Stückes als "Kuriergepäck" berechtigt ist. Die persönliche Mitnahme von VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestuften Verschlusssachen ist ohne Mitwirkung des Auswärtigen Amtes gestattet, wenn sich diese in elektronischer Form auf hierfür zugelassener VS-IT oder mit einem zugelassenen Verfahren verschlüsselt auf einem Datenträger befinden. Die persönliche Mitnahme von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen im grenzüberschreitenden Verkehr ist unzulässig.

25.6 Bei Mitnahme von Verschlusssachen sind diese ständig in persönlichem Gewahrsam zu halten oder nach Nr. 20 aufzubewahren. Ist dies nicht möglich, sind sie verschlossen einer Polizeidienststelle zur sicheren Aufbewahrung zu übergeben. Bei persönlicher Abwesenheit ist die Aufbewahrung in Hotelzimmern, Hotelsafes, Gepäckschließfächern oder in Fahrzeugen unzulässig.

26.1 Bei der Erörterung von geheimhaltungsbedürftigen Sachverhalten ist der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" zu beachten. Die Erörterung von Verschlusssachen in Gegenwart Unbefugter und in der Öffentlichkeit, zum Beispiel in öffentlichen Verkehrsmitteln, Gaststätten und Kantinen, ist zu unterlassen.

26.2 Sollen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher in Dienstbesprechungen erörtert werden, so ist darauf bei der Einladung unter Angabe des Geheimhaltungsgrades hinzuweisen.

26.3 Die entsendenden Dienststellen gewährleisten, dass nur ausreichend ermächtigte Teilnehmer entsandt werden und stellen bei VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen über die Ermächtigung eine Konferenzbescheinigung nach Muster der Anlage 6 aus, soweit die einladende Stelle dies aus besonderen Gründen für erforderlich hält.

26.4 Vor Beginn der Dienstbesprechung hat die Veranstaltungsleitung auf die Geheimhaltungsbedürftigkeit der Erörterungen hinzuweisen und sich zu vergewissern, dass alle teilnehmenden Personen ausreichend ermächtigt sind.

26.5 Aufzeichnungen bedürfen der Zustimmung und sind als Verschlusssachen zu behandeln. Über das Mitführen von Bild- und Tonaufzeichnungsgeräten, mobilen Telekommunikationsgeräten und sonstiger Informationstechnik soll die Veranstaltungsleitung vor deren Beginn entscheiden.

26.6 Bei Erörterung von STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestuften Verschlusssachen, sollen, soweit vorhanden, abhörsichere oder abhörgeschützte Räume benutzt werden. Vor Konferenzen auf hoher Ebene oder von besonderer Bedeutung ist bezüglich der notwendigen Abhörschutzmaßnahmen das Landesamt für Verfassungsschutz rechtzeitig beratend hinzuzuziehen.

27.1 Als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen werden wie nicht eingestuftes Material entsprechend der Aussonderungsbekanntmachung (Aussond-Bek) vom 19. November 1991 (AllMBl. S. 884, StAnz. Nr. 48, KWMBl. I 1992 S. 30) in der jeweils geltenden Fassung ausgesondert. Die Vernichtung erfolgt nach Nr. 29.

27.2 Nicht mehr benötigte VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind aus dem Bestand der Dienststelle zur Archivierung oder Vernichtung nach den Nrn. 28 und 29 auszusondern.

28.1 Dienststellen bieten, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, ihre nicht mehr benötigten Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH oder höher dem VS-Archiv nach der Aussonderungsbekanntmachung-VS (Aussond-Bek-VS) vom 19. November 1991 (AllMBl. S. 892, StAnz. Nr. 48, KWMBl. I 1992 S. 39) in der jeweils geltenden Fassung zur Archivierung an.

28.2 Elektronisch vorliegende Verschlusssachen sind dem VS-Archiv in entsprechender Anwendung der Aussonderungsbekanntmachung-VS zur Übernahme anzubieten. Das technische Verfahren der Übergabe ist zuvor mit dem Archiv abzustimmen.

29.1 Verschlusssachen, die das zuständige Archiv nicht übernimmt, sind zu vernichten. Verschlusssachen sind so zu vernichten, dass der Inhalt weder erkennbar ist noch erkennbar gemacht werden kann.

29.2 Für die Vernichtung dürfen nur Produkte oder Verfahren eingesetzt oder Dienstleister beauftragt werden, die die Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllen. Hierzu berät das Landesamt für Verfassungsschutz.

29.3 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen können von der Bearbeiterin oder dem Bearbeiter an den dafür vorgesehenen Orten selbst vernichtet werden.

29.4 VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen dürfen nur auf Weisung einer zeichnungsbefugten VS-Bearbeiterin oder eines zeichnungsbefugten VS-Bearbeiters durch die VS-Registratorinnen oder VS-Registratoren vernichtet werden. Die VS-Registratorinnen oder VS-Registratoren prüfen die Verschlusssachen vor der Vernichtung auf ihre Vollständigkeit. Die Vernichtung wird mittels Vernichtungsprotokoll und Vermerk der Vernichtungsprotokollnummer im VS-Bestandsverzeichnis nachgewiesen. Dabei ist zu vermerken, an welchem Tag welche Verschlusssachen oder welche Teile davon vernichtet wurden, mit Angabe der Ausfertigungsnummer und Seitenzahl, und wer die Weisung zur Vernichtung erteilt hat. Das Vernichtungsprotokoll ist von der ausführenden VS-Registratorin oder dem ausführenden VS-Registrator und von einer Zeugin oder einem Zeugen zu unterschreiben. In elektronisch geführten Akten muss die Vernichtung auf vergleichbare Weise nachgewiesen werden können.

29.5 Ist die Vernichtung von Verschlusssachen technisch nur für eine Zusammenstellung von Verschlusssachen möglich, zum Beispiel im Falle von Verschlusssachen, die auf einem Datenträger gespeichert sind, ist die Vernichtung grundsätzlich so lange auszusetzen, bis alle Verschlusssachen der Zusammenstellung vernichtet werden können. Ist die vorherige Vernichtung einzelner Dokumente unabdingbar, können die noch benötigten Dateien vor Vernichtung der Zusammenstellung nach den Bestimmungen dieser Verwaltungsvorschrift vervielfältigt werden.

30.1 VS-Zwischenmaterial, das im Zusammenhang mit einer Verschlusssache anfällt, zum Beispiel (Temp-)Dateien, Vorentwürfe, Stenogramme, Tonträger, Folien, Fehldrucke oder Ausdrucke ausschließlich für den vorübergehenden Gebrauch, gilt als Verschlusssache. Für die Behandlung von VS-Zwischenmaterial sind Abweichungen nach den Nrn. 30.2 bis 30.4 bei der Kennzeichnung und beim Nachweis sowie bei der Vernichtung zugelassen.

30.2 VS-Zwischenmaterial, das nicht an Dritte weitergegeben und das unverzüglich vernichtet wird, braucht nicht als Verschlusssache gekennzeichnet und nicht nachgewiesen zu werden.

30.3 VS-Zwischenmaterial, das nicht unverzüglich vernichtet wird, ist mit dem entsprechenden Geheimhaltungsgrad und dem Zusatz VS-Zwischenmaterial zu kennzeichnen. Bei Weitergabe von VS-Zwischenmaterial von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen an Dritte ist ein Nachweis erforderlich; dies gilt nicht bei Weitergabe an die VS-Registratur.

30.4 Die Vernichtung von VS-Zwischenmaterial richtet sich nach Nr. 29. 2Nr. 29.4 Satz 2 bis 5 findet keine Anwendung.

Abschnitt 6:
Zusammenarbeit mit nichtdeutschen Stellen und nichtöffentlichen Stellen mit Sitz im Ausland

31. Zusammenarbeit mit nichtdeutschen Stellen und nichtöffentlichen Stellen mit Sitz im Ausland

Für die Zusammenarbeit mit nichtdeutschen Stellen und nichtöffentlichen Stellen mit Sitz im Ausland gelten die Regelungen der §§ 34 bis 37 VSA entsprechend.

32.1 Bei der Planung und Durchführung von Baumaßnahmen sind rechtzeitig Geheimschutzvorkehrungen zu treffen, soweit solche notwendig sind. Hierzu berät das Landesamt für Verfassungsschutz.

32.2 Bei der Planung von VS-Aktensicherungsräumen, VS-Arbeitsbereichen, VS-IT-Räumen und -Bereichen, Sicherheitsbereichen, Alarmanlagen zum Schutz von Verschlusssachen, Telekommunikationsanlagen und abhörsicheren oder abhörgeschützten Räumen ist das Landesamt für Verfassungsschutz beratend hinzuzuziehen.

33.1 VS-IT-Räume und alle anderen Räume, in denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen regelmäßig oder häufig gehandhabt werden (VS-Arbeitsbereiche) sind so zu schützen, dass Unbefugte am Zutritt gehindert werden.

33.2 Mit der Handhabung von Verschlusssachen befasste Organisationseinheiten und Personen sind nach Möglichkeit räumlich zusammenzufassen.

33.3 Sofern Umfang und Bedeutung der dort anfallenden Verschlusssachen es erfordern, sind in einer Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle des Landes oder in einem Teil von ihr von der jeweils zuständigen obersten Staatsbehörde im Einvernehmen mit dem Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration (Staatsministerium) Sicherheitsbereiche zu bilden. Diese sind durch personelle, organisatorische und technische Maßnahmen gegen den Zutritt durch Unbefugte zu schützen. Zutritt zu diesen Bereichen darf nur an Stellen möglich sein, an denen eine zuverlässige Prüfung der Zutrittsberechtigung stattfindet. Als Sicherheitsbereiche kommen sowohl einzelne oder mehrere Räume als auch Gebäude oder Gebäudegruppen in Betracht.

33.4 Die in einem Sicherheitsbereich tätigen Personen sind beim Betreten des Sicherheitsbereiches anhand des Dienstausweises oder auf andere geeignete Weise zu identifizieren. Besucher und Fremdpersonal sind nach Identitätsfeststellung während des Aufenthalts im Sicherheitsbereich zu beaufsichtigen. Bei Besuchern und Fremdpersonal, die nachweislich, zum Beispiel durch eine Konferenzbescheinigung nach Muster der Anlage 6, nach dem Bayerischen Sicherheitsüberprüfungsgesetz überprüft sind, kann die Beaufsichtigung entfallen.

33.5 Das Kontrollpersonal ist über alle Arten von Ausweisen, die zum Betreten des Sicherheitsbereichs berechtigen, zu unterrichten. Die Aufgaben des Kontrollpersonals sind in einer Dienstanweisung festzulegen. Besucherausweise oder ähnliche Aufzeichnungen sind zwei Jahre aufzubewahren.

33.6 Personen, die zum Zugang zu Verschlusssachen ermächtigt sind oder die eine Tätigkeit ausüben, bei der sie sich Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher verschaffen können, ist während der Bearbeitung solcher Verschlusssachen der Betrieb von privaten Bild- und Tonaufzeichnungsgeräten, privater Informationstechnik und mobilen Telekommunikations-Endgeräten, zum Beispiel Mobiltelefone, Datenträger, Notebooks, Kameras, Diktiergeräte, Fitnesstracker, Smartwatches, am Arbeitsplatz grundsätzlich untersagt. Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte, bei Konferenzen, Sitzungen und Besprechungen die verantwortliche Leitung, kann spezielle Regelungen festlegen, um den Betrieb zu erlauben oder das Mitbringen zu untersagen.

34.1 Technische Mittel zur Sicherung von Verschlusssachen müssen die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik festgelegten Anforderungen erfüllen. Dies gilt insbesondere für:

34.2 Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik gibt eine auf der Eignungsfeststellung basierende aktuelle Liste der geeigneten technischen Mittel als Technische Leitlinie heraus, die zu beachten ist.

34.3 Stehen keine technischen Mittel mit Eignungsfeststellung zur Verfügung, kann das Landesamt für Verfassungsschutz im Einzelfall auch dem Einsatz anderer technischer Mittel zustimmen, soweit diese einen vergleichbaren Schutz bieten.

35.1 Dienststellen, in denen häufig Gespräche mit GEHEIM oder STRENG GEHEIM eingestuften Inhalten geführt werden, haben Vorkehrungen zu treffen, damit ihre Telekommunikations- und Informationstechnik nicht dazu missbraucht werden kann, um Raum- und Telefongespräche abzuhören.

35.2 Dienststellen nach Nr. 36.1 haben grundsätzlich abhörgeschützte (VS-VERTRAULICH und GEHEIM) oder abhörsichere (STRENG GEHEIM) Besprechungsräume einzurichten. Sofern die Einrichtung solcher Räume nicht in allen Dienststellen nach Satz 1 möglich ist, haben diese die gegenseitige Nutzbarkeit zu regeln. Im Freistaat Bayern sollen mindestens zwei solcher Räume vorhanden sein. Die Räume sind im Einzelfall auch anderen Dienststellen zur Verfügung zu stellen.

35.3 Für Räume nach Nr. 35.2 gelten die folgenden grundsätzlichen Anforderungen:

Abhörsichere Besprechungsräume sind zusätzlich so zu gestalten, dass auch eine unbefugte Übertragung von Gesprächen mittels technischer Hilfsmittel (Abhörgeräten) nach außen verhindert wird. Näheres regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

35.4 Geräte, die geeignet sind Bild- und/oder Tonaufnahmen zu erstellen, zu speichern oder zu übertragen, zum Beispiel Mobiltelefone, Datenträger, Notebooks, Kameras, Diktiergeräte, Fitnesstracker, Smartwatches, dürfen in abhörgeschützten oder abhörsicheren Räumen nicht mitgeführt werden, wenn diese für Gespräche mit VS-VERTRAULICH oder höher eingestuftem Inhalt genutzt werden. Ausnahmen bedürfen im Einzelfall der Zustimmung der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten.

36.1 Sofern Dienststellen in besonderem Maße Ziel von Angriffen auf Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Authentizität von Verschlusssachen sein können, legt das Staatsministerium diese als Dienststellen mit besonderem Geheimschutzbedarf fest.

36.2 Dienststellen nach Nr. 36.1 treffen in Zusammenarbeit mit dem Landesamt für Verfassungsschutz weitere Sicherheitsvorkehrungen. Insbesondere sind mindestens alle vier Jahre umfassende Beratungen und Prüfungen durch das Landesamt für Verfassungsschutz in Anspruch zu nehmen.

37.1 VS-Registraturen sollen, sofern vorhanden, in Sicherheitsbereichen eingerichtet werden.

37.2 Außerhalb von Sicherheitsbereichen sind sie zu bewachen oder durch eine Alarmanlage technisch zu sichern. In beiden Fällen ist sicherzustellen, dass Unbefugte am Zutritt gehindert werden und dass ein Eindringen Unbefugter erkannt und hilfeleistenden Stellen gemeldet wird.

38.1 VS-Verwahrgelasse sind besonders gesicherte Räume, Schränke oder sonstige Behältnisse zur Aufbewahrung von Verschlusssachen.

38.3 Ein VS-Verwahrgelass kann von mehreren Personen genutzt werden, soweit dem Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" durch geeignete technische Maßnahmen Rechnung getragen wird, die die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte in Abhängigkeit von den dort aufbewahrten Verschlusssachen und den zum Zugang berechtigten Personen festlegt und in der Geheimschutzdokumentation beschreibt.

38.4 Unberechtigte Zugangsversuche zu VS-Verwahrgelassen sind, soweit technisch möglich, zu protokollieren.

39.1 VS-IT-Räume und -Bereiche sind Räume und Bereiche, in denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen mit IT be- oder verarbeitet werden.

39.2 Sie sollen, sofern vorhanden, in Sicherheitsbereichen eingerichtet oder zu Sicherheitsbereichen im Sinne von Nr. 33.3 erklärt und entsprechend gegen unbefugten Zutritt geschützt werden.

40.1 Zutritts- und Zugangsmittel zu VS-Arbeitsbereichen, Sicherheitsbereichen, VS-Verwahrgelassen, abhörgeschützten und abhörsicheren Räumen, VS-IT, mit der VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen gehandhabt werden oder Systemen zur technischen Überwachung von Verschlusssachen sind so zu schützen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf Verschlusssachen erhalten.

40.2 Gegenständliche Zutritts- und Zugangsmittel sind grundsätzlich während der Dienstzeit in persönlichem Gewahrsam zu halten. Vor Verlassen des Dienstgebäudes sind sie grundsätzlich in einem VS-Verwahrgelass oder VS-Schlüsselbehälter zu verschließen. VS-Schlüsselbehälter sind möglichst zu beaufsichtigen. Der Verschluss von Zutritts- und Zugangsmitteln unterschiedlicher Nutzer erfolgt grundsätzlich getrennt. Die Schlüssel zu den VS-Schlüsselbehältern verbleiben im persönlichen Gewahrsam des Nutzers.

40.3 Wissensbasierte Zutritts- und Zugangsmittel dürfen nur den Berechtigten bekannt sein. Sie sind zu ändern:

40.4 Zutritts- und Zugangsmittel nach Nr. 40.1 sind zentral zu verwalten und deren Ausgabe zu dokumentieren.

40.5 Für Notfälle sollen gegenständliche und wissensbasierte Reservezutritts- und -zugangsmittel in beschrifteten und versiegelten Umschlägen voneinander und von den Originalzutritts- und -zugangsmitteln getrennt in VS-Verwahrgelassen aufbewahrt werden.

41.1 Dienststellen weisen die ordnungsgemäße Funktion und Ausführung von technischen Mitteln zur Sicherung von Verschlusssachen, von abhörgeschützten und abhörsicheren Räumen sowie die Einhaltung der Anforderungen der jeweiligen Technischen Leitlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik durch Abnahmeprüfungen des Landesamtes für Verfassungsschutz und entsprechende Prüfprotokolle nach.

41.2 Das Landesamt für Verfassungsschutz ist über anstehende Prüfungen nach Nr. 41.1 rechtzeitig zu unterrichten.

41.3 Nach wesentlichen Änderungen oder wenn eine Beeinträchtigung der Wirksamkeit, zum Beispiel durch Abnutzung oder Verschleiß, zu erwarten ist, sind die Überprüfungen zu wiederholen.

42.1 Lauschabwehrprüfungen werden vom Landesamt für Verfassungsschutz oder auf dessen Vermittlung vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik oder anderen Stellen durchgeführt.

42.2 Abhörgeschützte und abhörsichere Räume sind auf Veranlassung der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten vor der erstmaligen Nutzung für Verschlusssachen und danach stichprobenweise sowie anlassbezogen auf Manipulationen zu untersuchen, die die Sicherheit der Verschlusssachen gefährden können.

42.3 Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte legt die Häufigkeit der Stichproben in Abstimmung mit dem Landesamt für Verfassungsschutz fest. In Dienststellen nach Nr. 36 soll die Prüfung ausgewählter Räume mindestens alle vier Jahre durchgeführt werden.

42.4 Andere Räume sind bei Vorliegen eines Manipulationsverdachts oder aus Anlass von Konferenzen von besonderer Bedeutung zu prüfen.

42.5 Die Dienststellen unterstützen das Landesamt für Verfassungsschutz und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik oder die andere Stelle bei der Durchführung der Überprüfungen.

43.1 Die Verarbeitung von Verschlusssachen ist nur mit VS-IT zulässig, die hierfür freigegeben ist. Die Freigabe kann mit Auflagen erteilt werden. Abweichend von Satz 1 ist bei bereits bestehender VS-IT, mit der ausschließlich Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH verarbeitet werden, eine Freigabe zeitnah nach dem 1. Januar 2026, spätestens jedoch im Rahmen des Nachersatzes, ausreichend. Die bereits bestehende VS-IT, mit der ausschließlich Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH verarbeitet werden, darf auch bereits vor Freigabe, längstens bis zum Zeitpunkt des Nachersatzes genutzt werden, wenn die Verarbeitung nicht ausdrücklich durch die Dienststellenleiterin oder den Dienststellenleiter abgelehnt wird.

43.2 Die Sicherheit von VS-IT ist während des gesamten Lebenszyklus ab dem Zeitpunkt, zu dem feststeht, dass sie zur VS-Verarbeitung eingesetzt werden soll, bis zur Aussonderung kontinuierlich zu gewährleisten.

43.3 Werden mit VS-IT VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen verarbeitet, ist eine Risikoanalyse durchzuführen, die sich an den Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der jeweils geltenden Fassung orientiert.

44.1 Voraussetzung für die Freigabe von VS-IT ist grundsätzlich die Einhaltung der Standards zur Informationssicherheit des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der jeweils geltenden Fassung. Abweichend von Satz 1 gelten für die Freigabe von VS-IT, mit der lediglich Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH verarbeitet werden, die Anforderungen des Art. 43 Abs. 1 BayDiG. Das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik kann in den Fällen des Satzes 2 beratend hinzugezogen werden.

44.2 Die Überprüfung der Anforderungen nach Nr. 44.1 übernimmt die Informationssicherheitsbeauftragte oder der Informationssicherheitsbeauftragte im Rahmen der mit der Richtlinie zur Informationssicherheitsorganisation der bayerischen Staatsverwaltung übertragenen Aufgaben.

44.3 Für eine Freigabe ist zudem erforderlich, dass die Anforderungen des Geheimschutzes erfüllt sind; das sind regelmäßig:

Die Anforderungen des Geheimschutzes werden in den vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegebenen Geheimschutzbausteinen des IT-Grundschutzes konkretisiert. Im Einzelfall und insbesondere infolge weiterer Geheimschutzanforderungen aufgrund nationaler und internationaler Bestimmungen mit Bezug auf die Handhabung und Verarbeitung von Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH oder höher können die Geheimschutzbeauftragten weitere Anforderungen vorsehen.

44.4 Vor der Freigabe von VS-IT für die Verarbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher veranlasst die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte eine Beratungsleistung durch das Landesamt für Verfassungsschutz zur Einschätzung der umgesetzten Geheimschutzanforderungen nach Nr. 44.3. 2Für VS-IT ausschließlich für die Verarbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind Geheimschutzanforderungen nach Nr. 44.3 durch die Informationssicherheitsbeauftragte oder den Informationssicherheitsbeauftragten in Abstimmung mit der Geheimschutzbeauftragten oder dem Geheimschutzbeauftragten der jeweiligen Dienststelle zu prüfen. Das Ergebnis der Überprüfung ist in der Geheimschutzdokumentation festzuhalten.

44.5 Die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter erteilt die Freigabe, sofern die in den Nrn. 44.1 und 44.3 genannten Voraussetzungen vorliegen. Sollen Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH oder höher verarbeitet werden, tritt als weitere Voraussetzung ein Freigabevotum des Landesamtes für Verfassungsschutz unter Einbindung des Landesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik hinzu. Das Freigabevotum ist in der Geheimschutzdokumentation festzuhalten.

44.6 Bei mehreren beteiligten Dienststellen erfolgt die Gesamtfreigabe durch die Dienststellenleiterin oder den Dienststellenleiter der Dienststelle, welche oder welcher die Gesamtverantwortung für das VS-IT-System hat. Diese Gesamtfreigabe erfolgt auf der Grundlage der von der Dienststellenleiterin oder dem Dienststellenleiter, soweit erforderlich, eingeholten Einzelprüfnachweise der beteiligten Dienststellen über die getroffenen Geheimschutzmaßnahmen. Im Zweifel bestimmt bei ressortinternen VS-IT-Verbünden die zuständige oberste Staatsbehörde und bei ressortübergreifenden VS-IT-Verbünden die zuständige Dienststellenleiterin oder der zuständige Dienststellenleiter des VS-IT-Verbundes. Sie informiert die beteiligten Dienststellen über das Ergebnis der Gesamtfreigabe.

44.7 Die Freigabe von VS-IT für die Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH oder höher ist dem Landesamt für Verfassungsschutz mitzuteilen. Das Landesamt für Verfassungsschutz führt eine Liste über die in den Dienststellen freigegebene VS-IT nach Satz 1 und setzt das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik unverzüglich über die Liste in Kenntnis.

44.8 Geheimschutzrelevante Änderungen bei freigegebener VS-IT bedürfen der vorherigen Zustimmung der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten. Bei Bedarf ist das Landesamt für Verfassungsschutz oder die Informationssicherheitsbeauftragte oder der Informationssicherheitsbeauftragte beratend hinzuzuziehen.

45.1 Produkte, die nach Festlegung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik innerhalb von VS-IT IT-Sicherheitsfunktionen übernehmen (IT-Sicherheitsprodukte), müssen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zugelassen sein.

45.2 Die Zulassung wird durch einen Zulassungsnachweis des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik bestätigt. Dieser enthält auch Bestimmungen für den Einsatz und den Betrieb.

45.3 Sofern für VS-IT des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH keine zugelassenen IT-Sicherheitsprodukte zur Verfügung stehen oder diese nicht einsetzbar sind, ist die Verarbeitung oder Übertragung im bayerischen Behördennetz unter Einhaltung der bayerischen IKT-Sicherheitsrichtlinien, der Mindeststandards nach Art. 46 BayDiG sowie der Anforderungen des Art. 43 Abs. 1 BayDiG zulässig. Im Übrigen kann die Verarbeitung oder Übertragung erfolgen, sofern ein vergleichbares IT-Schutzniveau gewährleistet ist. Das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik kann in den Fällen der Sätze 1 und 2 beratend hinzugezogen werden. Dieses stimmt sich bei grundlegenden Maßnahmen mit dem Landesamt für Verfassungsschutz ab.

46.1 IT-Sicherheitsfunktionen innerhalb von VS-IT, die Gegenstand einer Zulassungsaussage nach Nr. 45.1 sein können, sind Funktionen, die sich den folgenden Kategorien zuordnen lassen:

46.2 Der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegebene Katalog, der auf diesen IT-Sicherheitsfunktionen und den sich hieraus ableitenden Produktklassen und -typen basiert sowie die aktuelle Liste zugelassener IT-Sicherheitsprodukte sind zu beachten.

47.1 VS-Übertragungseinrichtungen, -leitungen und -verteiler, die Verschlusssachen unverschlüsselt führen, sind gegen unbefugten Zugriff zu schützen.

47.2 Innerhalb von VS-IT-Räumen und -Bereichen sowie von Sicherheitsbereichen nach Nr. 33.3 gilt der Schutz nach Nr. 47.1 grundsätzlich als gegeben.

47.3 Außerhalb von Räumen und Bereichen nach Nr. 47.2 sind durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten festzulegende zusätzliche Maßnahmen zu treffen. Grundsätzlich sind hierbei der IT-Grundschutz und die Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu beachten.

48. Handhabung von Datenträgern und IT-Produkten für unverschlüsselte Verschlusssachen

IT-Produkte, die keiner Zulassung bedürfen, Datenträger und mobile IT, auf denen jeweils elektronische Verschlusssachen unverschlüsselt gespeichert sind, sind so zu schützen, wie es die Einstufung der darauf gespeicherten Information erfordert.

49. Übertragung von Verschlusssachen über technische Kommunikationsverbindungen

49.1 Verschlusssachen müssen bei der Weitergabe über technische Kommunikationsverbindungen (elektronische Übertragung) grundsätzlich durch IT-Sicherheitsprodukte nach Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik verschlüsselt werden. Innerhalb einer Liegenschaft kann eine Verschlüsselung unterbleiben, wenn die Übertragung der Verschlusssachen ausschließlich leitungsgebunden erfolgt und die Übertragungseinrichtungen einschließlich Kabel und Verteiler gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Eine unverschlüsselte elektronische Übertragung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH, die nicht ausschließlich leitungsgebunden erfolgt, ist nur unter Einhaltung der Anforderungen des Art. 43 Abs. 1 BayDiG zulässig. Nr. 51 bleibt unberührt.

49.2 Abweichend von Nr. 49.1 dürfen Verschlusssachen ausnahmsweise über andere technische Kommunikationsverbindungen übermittelt werden, wenn die Übermittlung über eine Kommunikationsverbindung nach Nr. 49.1 nicht möglich ist oder einen unvertretbaren Zeitverlust bedeuten würde. In diesem Fall darf

49.3 Abweichend von Nr. 49.1 dürfen Verschlusssachen über andere technische Kommunikationsverbindungen übermittelt werden, wenn eine Verzögerung zu einem Schaden führen würde, der den mit einer Preisgabe der Verschlusssache verbundenen Schaden deutlich überwiegen würde.

49.4 In den Ausnahmefällen nach den Nrn. 49.2 und 49.3 sind folgende Vorsichtsmaßnahmen, die den Bediensteten zur Kenntnis zu geben sind, zu beachten, damit das Risiko eines Informationsabflusses weitgehend reduziert wird:

50. Vernichtung und Aussonderung von Datenträgern und registrierten IT-Produkten

50.1 Bevor IT-Produkte, Datenträger und mobile IT im Sinne von Nr. 48 ihre gesicherte Einsatzumgebung dauerhaft verlassen, ist sicherzustellen, dass alle auf ihnen gespeicherten Verschlusssachen gelöscht werden. Die Löschung muss mittels vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nach Nr. 45 dafür zugelassener oder zur Freigabe empfohlener IT-Sicherheitsprodukte erfolgen.

50.2 Ist eine Löschung nicht möglich, sind die Speichermedien physisch zu vernichten.

50.3 Die Löschung und Vernichtung sind in der Geheimschutzdokumentation zu dokumentieren.

50.4 Näheres regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

Bei VS-IT, die für VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen eingesetzt wird, sind nach Beratung durch das Landesamt für Verfassungsschutz Abstrahlschutzmaßnahmen, zum Beispiel nach dem Zonenmodell, zu treffen und zu dokumentieren. Einzelheiten sind einer Technischen Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entnehmen.

52.1 Vor der Zusammenschaltung von VS-IT mit anderer VS-IT ist zu prüfen, ob und inwieweit Informationen zwischen diesen Systemen unter Berücksichtigung

ausgetauscht werden dürfen. In Abhängigkeit zum Ergebnis der Prüfung sind IT-Sicherheitsfunktionen nach Nr. 46 zum Schutz der Systemübergänge zu implementieren.

52.2 Die direkte oder kaskadierte Zusammenschaltung von VS-IT mit offener IT oder VS-IT eines niedrigeren Geheimhaltungsgrades ist nicht zulässig.

53.1 Kryptomittel im Sinne dieser Vorschrift sind Produkte, Geräte und die dazugehörigen Dokumente sowie zugehörige Schlüsselmittel zur Verschlüsselung, Übertragung und Entschlüsselung von Informationen, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik als solche festgelegt werden.

53.2 Eingestufte Kryptomittel erhalten einen der Warnvermerke "KRYPTO" (für "KRYPTOSICHERHEIT") oder "CRYPTO" (für "CRYPTOSECURITY"). 2Nicht eingestufte Kryptogeräte sowie zugehörige kryptographische Komponenten und andere zugehörige Bauteile, die sicherheitsempfindliche Funktionen ausführen, erhalten den Warnvermerk "CCI" (für "Controlled COMSEC Item").

53.3 Kryptomittel unterliegen einer Nachweisführung. Die Nachweisführung erfolgt entsprechend der Nachweisführung für Verschlusssachen der Einstufung VS-VERTRAULICH oder höher. Dazu sind eigene Bestandsverzeichnisse anzulegen (Kryptobestandsverzeichnis).

54.1 Dienststellen, die Kryptomittel handhaben, bestellen mindestens eine Person und eine Vertretung, die Aufgaben der Kryptoverwaltung wahrnehmen.

54.2 Beim Wechsel der berechtigten Person ist der Bestand zu überprüfen und ein Bestandsbericht (Übergabeprotokoll) zu fertigen.

Personen, die Zugang zu Kryptomitteln erhalten (Kryptopersonal), sind von der Geheimschutzbeauftragten oder dem Geheimschutzbeauftragten nach Anlage 6 zu belehren und zu berechtigen (Kryptoberechtigung). 2Die Belehrung und die Berechtigung sind zu dokumentieren.

56.1 Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte soll in ihrer oder seiner Dienststelle in angemessenen Zeitabständen kontrollieren, ob die Einstufung, die Befristung und die Handhabung der Verschlusssachen den Vorschriften dieser Verwaltungsvorschrift entsprechen. Die Kontrollen können auch durch besonders beauftragte Bedienstete durchgeführt werden. Soweit die Bearbeitung von Verschlusssachen mit IT betroffen ist, werden die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte hierbei von der Informationssicherheitsbeauftragten oder dem Informationssicherheitsbeauftragten unterstützt.

56.2 Alle Bediensteten haben die Durchführung von Kontrollen zu unterstützen und hierfür auf Verlangen Zugang zu allen Verschlusssachen zu gewähren.

56.3 Die oberste Staatsbehörde kann bei den Dienststellen ihres jeweiligen Geschäftsbereichs kontrollieren, ob die dortigen Regelungen, Maßnahmen und Verfahren dieser Verwaltungsvorschrift entsprechen.

56.4 Die Durchführung der Kontrollen und deren Ergebnisse sind in angemessener Weise zu dokumentieren. Diese Nachweise sind fünf Jahre aufzubewahren.

57.1 Wird bekannt oder besteht der Verdacht, dass Geheimschutzvorschriften verletzt wurden oder Sicherheitsvorkehrungen den Geheimschutz nicht gewährleisten, ist die zuständige Geheimschutzbeauftragte oder der zuständige Geheimschutzbeauftragte unverzüglich zu unterrichten. Des Weiteren ist der Verlust einer Verschlusssache oder deren unbefugte Kenntnisnahme ab dem Geheimhaltungsgrad VS-VERTRAULICH, eines Schlüssels zu einem VS-Verwahrgelass, zu Schließfächern eines VS-Schlüsselbehälters sowie zum Ein- und Ausschalten einer Alarmanlage unverzüglich der Geheimschutzbeauftragten oder dem Geheimschutzbeauftragten mitzuteilen. Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte stellt in diesen Fällen den Sachverhalt fest und trifft die erforderlichen Maßnahmen.

57.2 Werden Dienststellen geheimschutzbezogene Vorkommnisse mit Bezug zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen bekannt, unterrichtet die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte unverzüglich die herausgebende Stelle unter Hinweis auf diese Bestimmungen, wenn die Besorgnis einer Bekanntgabe an Dritte besteht. Die herausgebende Stelle trifft die ihrerseits notwendigen Maßnahmen, um Schaden zu verhindern oder zu verringern, zum Beispiel durch Änderung von Plänen oder Vorhaben und Benachrichtigung sonstiger Beteiligter. Soweit nationale Verschlusssachen von wesentlicher Bedeutung oder nichtdeutsche Verschlusssachen unabhängig von deren Geheimhaltungsgrad betroffen sind, unterrichtet die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte zusätzlich unverzüglich das Staatsministerium, das unverzüglich das Bundesministerium des Innern unterrichtet.

57.3 Ist ein nachrichtendienstlicher Hintergrund oder eine Verratstätigkeit anderer Art nicht auszuschließen, so ist das Landesamt für Verfassungsschutz zu unterrichten.

57.4 Dienststellen, denen geheimschutzbezogene Vorkommnisse bekannt werden, die für die technische Sicherung von Verschlusssachen oder für die Sicherheit der Informations- und Kommunikationstechnik des Landes oder des Bundes von Bedeutung sind, unterrichten unverzüglich die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten, welche oder welcher unverzüglich das Landesamt für Verfassungsschutz unterrichtet. Das Landesamt für Verfassungsschutz informiert im Anschluss unverzüglich das Staatsministerium, das bei einer Bedeutung für den Bund unverzüglich das Bundesministerium des Innern unterrichtet.

Sofern im Katastrophen- oder Verteidigungsfall oder in vergleichbaren außergewöhnlichen Gefahrenlagen die Möglichkeit besteht, dass Unbefugte sich Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen verschaffen können, und eine Aufbewahrung nach Nr. 20 nicht möglich ist, sind die Verschlusssachen zu vernichten. Die Dienststellen treffen in ihren Geheimschutzdokumentationen Handlungsanweisungen für die Vernichtung in diesen Fällen.

59.1 Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte der zuständigen obersten Staatsbehörde kann in besonderen Ausnahmefällen Abweichungen von dieser Verwaltungsvorschrift unter der Voraussetzung zulassen, dass der mit dieser Verwaltungsvorschrift beabsichtigte Schutz durch andere Sicherheitsvorkehrungen erreicht wird.

59.2 Jede Dienststelle kann über diese Verwaltungsvorschrift hinaus verschärfte Sicherheitsvorkehrungen treffen, soweit sie die notwendige einheitliche Behandlung der Verschlusssachen im gesamten VS-Verkehr nicht stören.

60.2 Die Verschlusssachenanweisung (VS-Anweisung/VSA) für die Behörden des Freistaates Bayern vom 14. März 1995 tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2025 außer Kraft.

Geheimschutzbeauftragte oder besonders beauftragte Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter nehmen insbesondere die nachfolgend beschriebenen Aufgaben wahr:

Die Informationssicherheitsbeauftragte oder der Informationssicherheitsbeauftragte nehmen insbesondere die nachfolgend beschriebenen Aufgaben wahr:

Die Geheimschutzdokumentationen werden von den Geheimschutzbeauftragten oder besonders beauftragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erstellt und fortgeschrieben. Bei der Erstellung der VS-IT-Dokumentationen, die Teil der Geheimschutzdokumentationen sind, werden sie von den Informationssicherheitsbeauftragten unterstützt.

Tragen Sie durch eine sachgerechte Einstufung dazu bei, dass tatsächlich geheimhaltungsbedürftige Informationen effektiv geschützt werden und Aufwand für unnötige Sicherheitsmaßnahmen vermieden wird.

1. Prüfen Sie kritisch, ob eine Einstufung tatsächlich notwendig ist (Nr. 12.1 BayVSA)

Eine Einstufung kommt nur im öffentlichen Interesse, insbesondere zum Schutz des Wohles des Bundes oder eines Landes in Betracht. Betriebs-, Geschäfts-, Erfindungs-, Steuer- oder sonstige private Geheimnisse oder Umstände des persönlichen Lebensbereichs sind nur dann einzustufen, wenn die Einstufung zumindest auch im öffentlichen Interesse liegt.

Ein öffentliches Interesse an einer Einstufung kommt grundsätzlich nur in Betracht, wenn

Im Falle einer VS-Einstufung ist vom Herausgeber der Verschlusssache schlüssig darzulegen, welche Schäden, Gefährdungen oder Nachteile für den Bestand, die Sicherheit oder die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder bei Kenntnisnahme der Verschlusssache durch Unbefugte entstehen können.

Für Informationen, die die oben beschriebenen Anforderungen nicht erfüllen, kann eine Einstufung nicht erfolgen. Für diese Informationen bestehen in der Regel andere (Spezial-) Regelungen, die zu beachten sind und den Schutz dieser Informationen sicherstellen (zum Beispiel das Datenschutzrecht, Pflicht zur Wahrung von Dienst- oder Steuergeheimnissen, das Bayerische Archivgesetz oder interne Geschäfts- und Dienstordnungen).

Innerhalb der Gesamteinstufung einer Verschlusssache können deutlich definierte Teile (zum Beispiel Teilpläne, Abschnitte, Kapitel, Verzeichnisse oder Nummern) niedriger oder nicht eingestuft werden. Es ist zu prüfen, inwiefern das Schutzbedürfnis einer Verschlusssache nur zeitlich begrenzt besteht und daher die Einstufungsfrist kürzer zu bemessen ist.

2. Im Falle einer Einstufung müssen der gewählte Geheimhaltungsgrad und die damit verbundenen Schutzmaßnahmen dem konkreten Schutzbedürfnis entsprechen (Nr. 2.2 BayVSA)

Eine Einstufung (zum Beispiel eines Dokumentes oder eines Einsatzmittels) als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher hat unweigerlich zur Folge, dass alle Personen, die Zugang zu der Verschlusssache haben oder ihn sich verschaffen können, einer aufwendigen, in Persönlichkeitsrechte eingreifenden Sicherheitsüberprüfung unterzogen werden müssen (personeller Geheimschutz). Des Weiteren ist es erforderlich, zum Schutz dieser Verschlusssachen kostenintensive materielle Schutzmaßnahmen zu treffen (materieller Geheimschutz). Vor diesem Hintergrund ist eine Einstufung nur bei einem konkreten Schutzbedürfnis vorzunehmen.

Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades STRENG GEHEIM kommt zum Beispiel in Betracht für:

Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades GEHEIM kommt zum Beispiel in Betracht für:

Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH kommt zum Beispiel in Betracht für:

Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH kommt zum Beispiel in Betracht für:

Bei GEHEIM und STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen wird der Geheimhaltungsgrad mit dem Zusatz "amtlich geheim gehalten" in roter Farbe durch Stempel oder Druck am oberen und unteren Rand jeder beschriebenen Seite angebracht.

Bei VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen wird der Geheimhaltungsgrad mit dem Zusatz "amtlich geheim gehalten" in schwarzer oder blauer Farbe durch Stempel oder Druck am oberen Rand jeder beschriebenen Seite angebracht.

Bei VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen wird der Geheimhaltungsgrad in schwarzer oder blauer Farbe durch Stempel oder Druck am oberen Rand jeder beschriebenen Seite angebracht.

1.2 Kennzeichnung von VS-Schriftgutbehältern, Behältern von VS-Datenträgern und VS-Bestandsverzeichnissen (Nr. 17.8 BayVSA)

Die äußeren Vorder- und Rückseiten sowie gegebenenfalls die Rücken von Schriftgutbehältern und Behältern von VS-Datenträgern (zum Beispiel Boxen, Ordner, Hefter, Hüllen, Lauf-, Klebe- oder Sammelmappen), in denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen befördert oder verwahrt werden, sind wie folgt zu kennzeichnen:

Warn- und Sperrvermerke begrenzen den zugangsberechtigten Empfängerkreis einer Verschlusssache. Eine Weitergabe einer mit Warn- oder Sperrvermerk gekennzeichneten Verschlusssache an andere als die entsprechend berechtigten Personen ist nur mit Zustimmung des Herausgebers zulässig. Zudem können Warn- und Sperrvermerke weitere Auflagen zur Handhabung der Verschlusssache regeln. Warn- und Sperrvermerke sollen gut sichtbar in der Nähe des Verschlusssachengrades angebracht werden.

Für die Handhabung von Verschlusssachen, die mit einem Warnvermerk versehen sind, gibt es zusätzliche Handhabungsanweisungen, die den entsprechend berechtigten und ermächtigten Personen bekannt sind.

Es können insbesondere die nachfolgend aufgeführten Warnvermerke verwendet werden:

Warnvermerke für nichtdeutsche Verschlusssachen regeln die jeweiligen über- oder zwischenstaatlichen Bestimmungen.

Es können insbesondere die nachfolgend aufgeführten Sperrvermerke verwendet werden:

2. Nachweis von VS-VERTRAULICH oder höher eingestufter Verschlusssachen (Nrn. 18.2 bis 18.7 BayVSA)

Die papiergestützte Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Bestandsverzeichnissen, VS-Quittungsbüchern, VS-Begleitzetteln, VS-Empfangsscheinen, VS-Übergabeprotokollen und VS-Vernichtungsprotokollen.

Jede Eintragung, Änderung, nachträgliche Ergänzung und Streichung in papiergestützten VS-Nachweisen muss mit Datum versehen und der jeweils handelnden Person zuzuordnen sein. Bei Änderungen und Streichungen muss der ursprüngliche Text lesbar bleiben. Es ist unzulässig, Eintragungen zu löschen oder unkenntlich zu machen sowie Teile zu entfernen oder einzufügen.

Die elektronische Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Registratursystemen.

Jede Erstellung, Änderung, nachträgliche Ergänzung und Löschung eines Datensatzes in elektronischen VS-Nachweisen ist mit Datum, Uhrzeit und Namen des Nutzers zu protokollieren. Änderungen und Löschungen von bestehenden Datensätzen müssen so vorgenommen werden, dass der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleibt. Die Protokolldaten sind mindestens fünf Jahre nach Vernichtung, Abgabe oder Herabstufung der betroffenen Verschlusssache verfügbar zu halten.

Die Registrierung von Verschlusssachen in VS-Bestandsverzeichnissen und VS-Registratursystemen erfolgt auf der Grundlage der aktuellen Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung und der hierzu jeweils in den Dienststellen getroffenen Festlegungen. VS-Registratur und offene Registratur in der jeweiligen Dienststelle stimmen sich hierbei ab.

Papiergestützte VS-Bestandsverzeichnisse werden von den Geheimschutzbeauftragten oder von besonders beauftragten Mitarbeitern an die VS-Registratoren herausgegeben. Diese bestätigen den Empfang. Die Empfangsbestätigungen sind zur Geheimschutzdokumentation zu nehmen.

VS-Bestandsverzeichnisse sind in gebundener Form zu führen. Die Doppelseiten sind fortlaufend zu nummerieren. Das Titelblatt wird nicht nummeriert. Auf dem Titelblatt eines VS-Bestandsverzeichnisses sind zu vermerken:

Jede Verschlusssache ist im Bestandsverzeichnis unter einer eigenen, fortlaufenden Nummer (Tagebuchnummer) zu registrieren. Jede Anlage und jede Vervielfältigung einer Verschlusssache ist einzeln ebenfalls unter dieser Tagebuchnummer zu registrieren.

VS-Registratursysteme sind gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Sie sollen auf nicht vernetzten Einzelplatzrechnern oder in einem isolierten, ausschließlich für den Zweck der VS-Nachweisführung genutzten Netz betrieben werden.

In VS-Registratursystemen ist bei der Registrierung für jede Verschlusssache unter einer eigenen fortlaufenden Tagebuchnummer ein eigener Datensatz anzulegen. Für jede Anlage und jede Vervielfältigung einer Verschlusssache sind jeweils eigene Datensätze unter derselben Tagebuchnummer anzulegen.

VS-Registratursysteme stellen Funktionen bereit, die die Ausgabe aller für die VS-Nachweisführung relevanten Daten nach bestimmten Auswahl- und Sortierungskriterien ermöglichen.

Werden Verschlusssachen innerhalb von VS-IT hergestellt, bearbeitet, vervielfältigt, gespeichert, übertragen oder gelöscht, kann die Nachweisführung durch Prozesse innerhalb der VS-IT automatisiert vorgenommen werden.

Die Nachweisführung bei elektronischer VS-Bearbeitung hat nach den Nrn. 2.1.1 und 2.1.2 zu erfolgen. Das Anlegen von Ordnungsstrukturen (zum Beispiel Akten und Vorgänge), das Ändern und Löschen von Datensätzen sowie die Aussonderung von Verschlusssachen sind ausschließlich auf Weisung eines zeichnungsbefugten VS-Bearbeiters durch VS-Registratoren vorzunehmen.

Innerhalb einer geschlossenen Gebäudegruppe können Verschlusssachen durch Boten befördert werden.

VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind dabei in Klebemappen oder Umschlägen zu verschließen. Bei STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen sollen die Klebemappen oder Umschläge in verschlossenen VS-Transportbehältern mit Zählwerk oder in anderen Transportmitteln mit vergleichbarem Schutzniveau befördert werden.

Der Klebestreifen oder Umschlag muss neben der Unterschrift des Absenders die Aufschrift tragen:

"STRENG GEHEIM/GEHEIM/VS-VERTRAULICH - diese Mappe/dieser Umschlag darf nur von [Name des Adressaten] oder dem STRENG GEHEIM/GEHEIM/VS-VERTRAULICH ermächtigten Vertreter geöffnet werden!".

Der Absender hat die erforderlichen Eintragungen im VS-Quittungsbuch vorzunehmen. Das VS-Quittungsbuch ist dem Boten mitzugeben.

Der Bote hat die Verschlusssache unverzüglich zu befördern und bis zu ihrer Ablieferung im persönlichen Gewahrsam zu halten. Kann eine STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssache nicht sofort zugestellt werden, so ist sie dem Absender oder der zuständigen VS-Registratur zur einstweiligen Aufbewahrung unmittelbar zurückzugeben.

Der Empfänger hat die Unversehrtheit des Verschlusses der Klebemappe oder des Umschlages zu prüfen und ihn persönlich zu öffnen. Er hat anhand der Eintragungen im VS-Quittungsbuch die für die Beförderung benötigte Zeit sowie bei VS-Transportbehältern den Zählwerkstand zu prüfen, das Datum, die Uhrzeit und bei VS-Transportbehältern den Zählwerkstand in das VS-Quittungsbuch einzutragen und den Erhalt der Verschlusssache durch Unterschrift zu quittieren.

Verschlusssachen, die den Vermerk "Persönlich" oder "Nicht durch die Registratur zu öffnen" tragen, sind dem Empfänger ungeöffnet mit einem VS-Begleitzettel zuzuleiten. Der Empfänger kann eine solche Verschlusssache von der Weitergabe in den Geschäftsgang ausschließen, wenn es der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" erfordert. In diesem Falle wird der VS-Registratur nur der ausgefüllte VS-Begleitzettel zugeleitet.

Vorzimmerberechtigte sollen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen grundsätzlich persönlich entgegennehmen. Die Geheimschutzbeauftragten können mit Zustimmung der zuständigen obersten Staatsbehörde Ausnahmen zulassen, zum Beispiel bei hohem Aufkommen an Verschlusssachen die Annahme durch Vorzimmerkräfte erlauben. Die Ausnahmeregelung ist in der Geheimschutzdokumentation nachzuweisen.

Zwischen zwei getrennt liegenden Gebäuden, die nicht zu einer geschlossenen Gebäudegruppe gehören, können Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad GEHEIM durch Kurier oder privaten Zustelldienst versandt werden.

VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen, die durch Kurier versandt werden, sind in verschlossenen Umschlägen zu verpacken, die mit dem Geheimhaltungsgrad der enthaltenen Verschlusssache zu kennzeichnen sind. Die Empfangnahme der Verschlusssache ist von dem Kurier im Quittungsbuch des Absenders zu quittieren. Der Verschlusssache ist ein ausgefüllter VS-Empfangsschein beizufügen.

Kuriere haben für den Transport einen äußerlich neutralen, verschlossenen VS-Transportbehälter mit Zählwerkschloss zu nutzen. An verdeckter Stelle ist die Anschrift der Dienststelle anzubringen.

Kuriere, die STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen befördern, sollen einen Dienstwagen nutzen. Ist dies nicht möglich, sind STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssachen mit mindestens zwei Kurieren zu befördern.

Kuriere haben die Verschlusssache ständig in persönlichem Gewahrsam zu halten. Ist dies nicht möglich, hat die Aufbewahrung nach den Nrn. 25.3 bis 25.5 BayVSA zu erfolgen.

Als Kurier kann jede ausreichend ermächtigte oder zugelassene Person eingesetzt werden.

Der Empfänger hat die Unversehrtheit des Verschlusses des Umschlages zu prüfen und ihn persönlich zu öffnen. Er hat den Zählwerkstand des VS-Transportbehälters zu prüfen, in den VS-Empfangsschein einzutragen und diesen an den Absender unterschrieben zurückzusenden. Geht der VS-Empfangsschein innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel eine Woche) nicht beim Absender ein, hat sich dieser beim Empfänger nach dem Verbleib zu erkundigen.

An Auslandsvertretungen der Bundesrepublik Deutschland sind VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes oder mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach Nr. 49 BayVSA zu versenden.

Sollen VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen durch einen privaten Zustelldienst versandt werden, muss dieser gewährleisten, dass

VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen, die durch privaten Zustelldienst versandt werden, sind in doppelten Umschlägen zu verschließen. Der innere Umschlag enthält die Verschlusssache und darf nicht mehr als einen Vorgang enthalten.

Der äußere Umschlag darf nur die für die Zustellung erforderlichen Angaben sowie den Absender enthalten. Er darf insbesondere keine Zusätze aufweisen, die Rückschluss auf den Inhalt zulassen oder in anderer Weise auf eine Sonderbehandlung der Sendung hindeuten.

Der Empfänger hat die Unversehrtheit der Verschlüsse der Umschläge zu prüfen, diese persönlich zu öffnen, den Empfangsschein auszufüllen und an den Absender zurückzusenden. Geht der VS-Empfangsschein innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel eine Woche) nicht beim Absender ein, hat sich dieser beim Empfänger nach dem Verbleib zu erkundigen.

Von einer Verschlusssache dürfen nur Personen Kenntnis erhalten, die aufgrund ihrer Aufgabenerfüllung von ihr Kenntnis haben müssen. Keine Person darf über eine Verschlusssache umfassender oder eher unterrichtet werden, als dies aus Gründen der Aufgabenerfüllung notwendig ist. Es gilt der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig".

Personen, die gegen die Vorschriften dieses VS-NfD-Merkblatts verstoßen, drohen disziplinar- oder arbeitsrechtliche Maßnahmen und eine strafrechtliche Ahndung des Verstoßes nach den §§ 93 bis 99, 203 Abs. 2 und § 353b StGB. Personen, die sich im Umgang mit Verschlusssachen als ungeeignet erwiesen haben, werden von der Bearbeitung von Verschlusssachen ausgeschlossen.

Der Verlust und das Auffinden von Verschlusssachen sowie vermutete und festgestellte Verstöße gegen die Vorschriften dieses VS-NfD-Merkblatts sind unverzüglich der zuständigen Geheimschutzbeauftragten oder dem zuständigen Geheimschutzbeauftragten mitzuteilen, um einen eventuell entstandenen Schaden zu begrenzen und den Vorfall aufzuklären.

Die Verarbeitung von Verschlusssachen ab dem Geheimhaltungsgrad VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist nur mit VS-IT zulässig, die hierfür freigegeben ist. Dies betrifft unter anderem stationäre und mobile Endgeräte sowie Datenträger. Private Hard- und Software darf nicht für die Verarbeitung von Verschlusssachen eingesetzt werden.

Die Dienststelle, die eine Verschlusssache erstellt oder deren Erstellung veranlasst, oder der Rechtsnachfolger dieser Dienststelle ist der Herausgeber der Verschlusssache.

Der Herausgeber stuft eine Verschlusssache in den Geheimhaltungsgrad VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ein, wenn deren Kenntnisnahme durch Unbefugte für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder nachteilig sein kann ( Art. 7 Abs. 2 Nr. 4 des Bayerischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes).

Von einer Einstufung als Verschlusssache ist nur Gebrauch zu machen, soweit dies notwendig ist.

Die Einstufung einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist auf 30 Jahre befristet. Der Herausgeber kann unter Berücksichtigung der Begründung für die Einstufung eine kürzere Frist bestimmen. Die Einstufung endet mit Ablauf des Jahres, in welches das Fristende fällt. Die Frist kann nur in Ausnahmefällen mit Zustimmung der zuständigen obersten Staatsbehörde verlängert werden.

Fällt die Geheimhaltungsbedürftigkeit einer Verschlusssache weg, hat der Herausgeber die Einstufung aufzuheben. Die Aufhebung der Einstufung ist so zu vermerken, dass diese und die verfügende Stelle jederzeit erkennbar sind.

Bei der Herstellung ist eine Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH so zu kennzeichnen, dass bei ihrer Handhabung während der gesamten Dauer ihre Einstufung jederzeit erkennbar ist:

Die verbindliche Gestaltung der Kennzeichnung von Verschlusssachen ist der Anlage 4 sowie den Mustern der Anlage 6 zur BayVSA zu entnehmen. Dies gilt auch für elektronische Verschlusssachen. Lässt die Beschaffenheit einer Verschlusssache eine solche Kennzeichnung nicht zu, ist sinngemäß zu verfahren. Geheimhaltungsgrade sind grundsätzlich auszuschreiben, soweit die Beschaffenheit einer Verschlusssache dies zulässt. Ist dies nicht möglich, wird der Geheimhaltungsgrad VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH mit VS-NfD abgekürzt.

Der Betreff einer Verschlusssache soll so formuliert werden, dass er für sich genommen nicht geheimhaltungsbedürftig ist.

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind bei Nichtgebrauch in verschlossenen Behältern oder Räumen aufzubewahren. Sie können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschlusssachen sind, unter Beachtung des Grundsatzes "Kenntnis nur, wenn nötig" in einer offenen Registratur dauerhaft aufbewahrt und in dieser verwaltet werden. Satz 1 gilt entsprechend für Datenträger und mobile IT, auf denen elektronische Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH unkryptiert gespeichert sind.

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können innerhalb einer Dienststelle wie offenes Schriftgut weitergegeben werden. Eine Quittierung der Weitergabe ist nicht vorgesehen. Bei der Weitergabe mittels VS-IT sind nachfolgende Regelungen unter Nr. 6.2 zu beachten.

Bei der Weitergabe von Verschlusssachen über technische Kommunikationsverbindungen (elektronische Übertragung) sind die Vorgaben der Nrn. 43 ff. BayVSA (insbesondere Nr. 49 BayVSA) zu beachten. Innerhalb einer Liegenschaft kann eine Verschlüsselung unterbleiben, wenn die Übertragung der Verschlusssachen ausschließlich leitungsgebunden erfolgt und die Übertragungseinrichtungen einschließlich Kabel und Verteiler gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Eine unverschlüsselte, nicht leitungsgebunden elektronische Übertragung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist zulässig, solange die Informationssicherheit im Rahmen der Verhältnismäßigkeit sichergestellt wird. Dafür sind angemessene technische, operative und organisatorische Maßnahmen zu treffen und entsprechende Informationssicherheitskonzepte zu erstellen ( Art. 43 Abs. 1 des Bayerischen Digitalgesetzes).

Abweichend hiervon dürfen Verschlusssachen ausnahmsweise über andere technische Kommunikationsverbindungen übermittelt werden, wenn die Übermittlung über eine Kommunikationsverbindung im obigen Sinne nicht möglich ist oder einen unvertretbaren Zeitverlust bedeuten würde oder eine Verzögerung zu einem Schaden führen würde, der den mit einer Preisgabe der Verschlusssache verbundenen Schaden deutlich überwiegen würde. In letztem Fall soll die Einwilligung der Geheimschutzbeauftragten oder des Geheimschutzbeauftragten eingeholt werden. In vorgenannten Ausnahmefällen sind folgende Vorsichtsmaßnahmen zu beachten:

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können durch private Zustelldienste als gewöhnliche Briefbeziehungsweise Paketsendungen versandt werden. Der Umschlag oder das Paket erhält keine VS-Kennzeichnung.

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können auch ins Ausland durch private Zustelldienste als gewöhnliche Briefbeziehungsweise Paketsendungen versandt werden, es sei denn, der Herausgeber der Verschlusssache hat einer solchen Weitergabe widersprochen oder andere Modalitäten für den Auslandsversand festgelegt. Der Umschlag beziehungsweise das Paket erhält keine VS-Kennzeichnung.

Die Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an nichtöffentliche Stellen ist nur zulässig, wenn die Weitergabe im staatlichen Interesse erforderlich ist (z.B. zur Durchführung eines staatlichen Auftrages).

Bei der Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an nichtöffentliche Stellen ist diese Anlage ggf. zum Vertragsbestandteil zu machen.

6.6 Weitergabe an nichtdeutsche Stellen oder nichtöffentliche Stellen mit Sitz im Ausland

Für die Weitergabe von deutschen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an Dienststellen ausländischer Staaten sowie über- oder zwischenstaatliche Organisationen (nichtdeutsche Stellen) gilt § 34 VSA entsprechend.

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können außerhalb des Dienstgebäudes oder einer Liegenschaft nur auf Dienstreisen und zu Dienstbesprechungen mitgenommen werden, soweit dies dienstlich notwendig ist und sie angemessen gegen unbefugte Kenntnisnahme und unbefugten Zugriff gesichert werden. Sie können in diesem Fall in einem verschlossenen Umschlag unversiegelt und ohne Kurierausweis mitgeführt werden.

Ihre Mitnahme aus anderem Anlass (zum Beispiel zur Bearbeitung in der Privatwohnung) ist grundsätzlich unzulässig. Die Geheimschutzbeauftragte oder der Geheimschutzbeauftragte können Ausnahmeregelungen treffen.

Die ausschließlich elektronische Bearbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist unter Einhaltung der Voraussetzungen der Nr. 1.4 auch in der Privatwohnung zulässig.

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind von den Bearbeitern nur an den dafür vorgesehenen Orten so zu vernichten, dass der Inhalt weder erkennbar ist noch erkennbar gemacht werden kann.

Für die Vernichtung dürfen nur Produkte oder Verfahren eingesetzt oder Dienstleister beauftragt werden, die die Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllen.

Die Anlagen 1 bis 4 der Bayerischen Verschlusssachenanweisung (BayVSA) vom 9. Dezember 2025 (BayMBl. Nr. 571) werden durch die anliegenden Fassungen (hier nicht dargestellt) ersetzt.

(Red.Anm.: Die Neufassung der Anlagen 1-4 besteht lediglich in der Umwandlung von unsortierten in sortierte Listen)