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VSA - Verschlusssachenanweisung
Verwaltungsvorschrift der Senatsverwaltung für Inneres und Sport für den Schutz von Verschlusssachen
- Berlin -
Vom 24. April 2024
(Abl. Nr. 25 vom 14.06.2024 S. 1543)
Auf Grund § 6 Absatz 2 Buchstabe e des Allgemeinen Zuständigkeitsgesetzes ( AZG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 22. Juli 1996 (GVBl. 302, 472), das zuletzt durch Gesetz vom 11. Juli 2023 (GVBl. S. 262) geändert worden ist, bestimmt die für Inneres zuständige Senatsverwaltung:
Abschnitt I
Allgemeine Bestimmungen
§ 1 Zweck der Verschlusssachenanweisung
Die Verschlusssachenanweisung ist eine gemeinsame Verwaltungsvorschrift für die Dienstkräfte des Landes Berlin und der landesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts zum Zweck des Schutzes von Verschlusssachen. Der Schutz von Verschlusssachen dient der inneren Sicherheit.
§ 2 Begriff der Verschlusssache und Geheimhaltungsgrade
(1) Verschlusssachen sind im öffentlichen Interesse, insbesondere zum Schutz des Wohles des Bundes oder eines Landes, geheimhaltungsbedürftige Tatsachen, Gegenstände oder Erkenntnisse, unabhängig von ihrer Darstellungsform (zum Beispiel Schriftstücke, Zeichnungen, Karten, Fotokopien, Lichtbildmaterial, elektronische Dateien und Datenträger, elektrische Signale, Geräte, technische Einrichtungen oder das gesprochene Wort). Geheimhaltungsbedürftig im öffentlichen Interesse können auch Geschäfts-, Betriebs-, Erfindungs-, Steuer- oder sonstige private Geheimnisse oder Umstände des persönlichen Lebensbereichs sein.
(2) Verschlusssachen werden entsprechend ihrer Schutzbedürftigkeit von einer Dienststelle oder auf deren Veranlassung nach § 6 Absatz 1 des Berliner Sicherheitsüberprüfungsgesetzes ( BSÜG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 25. Juni 2001 (GVBl. S. 243), das zuletzt durch Artikel 3 des Gesetzes vom 13. Juni 2018 geändert worden ist (GVBl. S. 418), in folgende Geheimhaltungsgrade eingestuft:
(3) Der Geheimhaltungsgrad einer Verschlusssache bleibt auch bestehen, wenn sie unrechtmäßig bekannt geworden ist.
§ 3 Allgemeine Grundsätze
(1) Von einer Verschlusssache dürfen nur Personen Kenntnis erhalten, die auf Grund ihrer Aufgabenerfüllung von ihr Kenntnis haben müssen. Keine Person darf über eine Verschlusssache umfassender oder eher unterrichtet werden, als dies aus Gründen der Aufgabenerfüllung notwendig ist. Es gilt der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig":
(2) Eine Person, die Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen erhalten soll oder ihn sich verschaffen kann, ist zuvor einer Sicherheitsüberprüfung nach dem BSÜG zu unterziehen, es sei denn, sie hat Zugang zu Verschlusssachen kraft Amtes nach § 3 Absatz 4 BSÜG.
(3) Jede Person, der eine Verschlusssache anvertraut oder zugänglich gemacht worden ist, trägt ohne Rücksicht darauf, wie die Verschlusssache zu ihrer Kenntnis oder in Besitz gelangt ist, die persönliche Verantwortung für ihre vorschriftsmäßige Behandlung.
§ 4 Verpflichtung, Ermächtigung und Zulassung
(1) Bevor eine Person Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH erhält, ist sie auf Anlage V zu verpflichten (Anlage VIII, Muster 1). Dabei ist ihr gegen Empfangsbestätigung ein Exemplar der Anlage V zugänglich zu machen.
(2) Bevor eine Person Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen erhält, ist sie durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten zu ermächtigen (Anlage VIII, Muster 2a). Dabei ist sie über die besonderen Bestimmungen des Geheimschutzes zu belehren, in erforderlichem Umfang auf den Geheimschutz zu verpflichten und über Anbahnungs- und Anwerbemethoden ausländischer Nachrichtendienste sowie die Möglichkeit straf- und disziplinarrechtlicher Ahndung oder arbeitsrechtlicher Maßnahmen bei Verstößen gegen die Geheimhaltungsvorschriften zu unterrichten. Die Belehrung und Unterrichtung soll spätestens nach fünf Jahren erneut erfolgen (Anlage VIII, Muster 3).
(3) Bevor einer Person, die nicht nach Absatz 2 ermächtigt ist, eine Tätigkeit übertragen wird, bei der sie sich Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen verschaffen kann, ist sie durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten hierfür zuzulassen (Anlage VIII, Muster 2b). Absatz 2 Satz 2 und 3 gilt entsprechend. Personen, die sich Zugang zu Verschlusssachen verschaffen können, können insbesondere Personen sein, die
(4) Ermächtigten und zugelassenen Personen sind gegen Empfangsbestätigung die einschlägigen Strafvorschriften und die für ihre Tätigkeit erforderlichen Vorschriften zum Schutz von Verschlusssachen zugänglich zu machen und erforderlichenfalls ein VS-Quittungsbuch auszuhändigen. Ermächtigungen, Zulassungen und ihre Befristung sind nach Muster 2 der Anlage VIII zu dokumentieren.
(5) Ermächtigten Personen ist bei Bedarf eine Konferenzbescheinigung nach Muster 4 der Anlage VIII über ihre Ermächtigung auszustellen.
(6) Entfällt die dienstliche Notwendigkeit für eine Ermächtigung oder Zulassung, ist diese aufzuheben oder auf den notwendigen Umfang einzuschränken (Anlage V III, Muster 5). Ermächtigungen und Zulassungen sind aufzuheben, wenn ein Sicherheitsrisiko festgestellt wird. Ermächtigungen und Zulassungen erlöschen spätestens bei Ausscheiden der betroffenen Person aus der Dienststelle. Die VS-Registratur ist über Ermächtigungen und Zulassungen sowie deren Erweiterung, Einschränkung, Aufhebung oder Erlöschen zu unterrichten.
(7) Personen, deren Ermächtigung oder Zulassung aufgehoben wird oder erlischt, sind verpflichtet, Verschlusssachen, die sich in ihrem Besitz befinden, und gegebenenfalls das VS-Quittungsbuch unaufgefordert abzugeben und darüber eine Erklärung nach Muster 5 der Anlage VIII zu unterschreiben. Dies gilt im Falle der Einschränkung der Ermächtigung oder Zulassung entsprechend.
(8) Bei Einschränkung, Aufhebung oder Erlöschen der Ermächtigung oder Zulassung ist die betroffene Person auf das Fortbestehen der Geheimschutzpflichten hinzuweisen.
§ 5 Mehrschichtige Sicherheit
Bei der Handhabung von Verschlusssachen werden technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die in ihrem Zusammenwirken die Risiken eines Angriffs reduzieren und im Falle eines erfolgreichen Angriffs die negativen Folgen begrenzen sollen. Die Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigen die Aspekte Prävention, Detektion und Reaktion.
Abschnitt II
Geheimschutzorganisation und -dokumentation
§ 6 Dienststellenleitung
Dienststellenleitung bezeichnet vorbehaltlich einer abweichenden Regelung die Person, der die oberste Leitung der Behörde oder Einrichtung, an deren Dienstkräfte sich diese Verschlusssachenanweisung richtet, obliegt. Die Dienststellenleitung ist innerhalb ihres Zuständigkeitsbereiches für die Umsetzung dieser Verschlusssachenanweisung verantwortlich und hat die Voraussetzungen zur Gewährleistung des materiellen Geheimschutzes zu schaffen. Sie kann ihre Aufgaben ganz oder teilweise auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihrer Behörde oder Einrichtung übertragen.
§ 7 Geheimschutzbeauftragte
(1) Bei den obersten Landesbehörden und den Bezirksämtern sind, wenn sie Verschlusssachen handhaben, eine Geheimschutzbeauftragte oder ein Geheimschutzbeauftragter sowie eine zur Vertretung berechtigte Person zu bestellen. Bei anderen Dienststellen, die Verschlusssachen handhaben, kann dies geschehen; handelt es sich um VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen, so soll die Bestellung erfolgen.
(2) Soweit eine Bestellung nicht erfolgt, nimmt die Dienststellenleitung die Aufgabe der oder des Geheimschutzbeauftragten wahr.
(3) Geheimschutzbeauftragte sorgen für die Umsetzung dieser Verschlusssachenanweisung und beraten die Dienststellenleitungen in allen Fragen des Geheimschutzes. Geheimschutzbeauftragte haben ein unmittelbares Vortragsrecht bei den Dienststellenleitungen. Geheimschutzbeauftragte sind bei allen geheimschutzrelevanten Maßnahmen zu beteiligen. Innerhalb der Dienststellen können besonders beauftragte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Unterstützung der Geheimschutzbeauftragten bestellt werden.
(4) Geheimschutzbeauftragte oder besonders beauftragte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die mit der Handhabung von Verschlusssachen betrauten Personen durch geeignete Maßnahmen mit den Vorschriften dieser Verschlusssachenanweisung sowie anderen einschlägigen Vorschriften zum Schutz von Verschlusssachen vertraut zu machen.
§ 8 Risikomanagement
Geheimschutzbeauftragte tragen durch angemessene Sicherheitsmaßnahmen dafür Sorge, Risiken für den Schutz von Verschlusssachen zu reduzieren und Restrisiken zu identifizieren, die mit den getroffenen Maßnahmen nicht abgewehrt werden können. Ein solches Risikomanagement wird als fortlaufender Prozess verstanden, in dem Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung von angemessenen Sicherungsmaßnahmen kontinuierlich stattfinden. Eine Sicherheitsmaßnahme ist angemessen, wenn der Aufwand zur Umsetzung der Maßnahme und das verbleibende Restrisiko in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Die Bewertung der Angemessenheit erfolgt auf der Grundlage einer Risikoanalyse.
§ 9 Sicherstellung von IT-Fachkenntnissen
Dienststellen, die nicht nur gelegentlich Verschlusssachen einschließlich deren Übertragung mit Informationstechnik verarbeiten, bestellen Personen mit IT-Fachkenntnissen zu Geheimschutzbeauftragten oder stellen sicher, dass Personen mit IT-Fachkenntnissen (zum Beispiel Beauftragte für IT-Sicherheit) die Geheimschutzbeauftragten in allen Fragen der Handhabung von VS-IT einschließlich deren Übertragung unterstützen und beraten.
§ 10 VS-Registratorinnen und VS-Registratoren
Dienststellen, die VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen handhaben, bestellen VS-Registratorinnen oder VS-Registratoren und zur Vertretung berechtigte Personen, die im Rahmen der Verschlusssachenanweisung für die ordnungsgemäße Verwaltung dieser Verschlusssachen Sorge tragen.
§ 11 Qualifikation
Die in §§ 8 bis 10 genannten Personen müssen über die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderliche Fachkunde verfügen.
§ 12 Erstellung der Geheimschutzdokumentation
(1) Jede Dienststelle, die nicht nur gelegentlich mit Verschlusssachen arbeitet, führt eine Geheimschutzdokumentation, die
(2) Die Geheimschutzdokumentation ist bei allen geheimschutzrelevanten Änderungen zu aktualisieren, mindestens aber alle drei Jahre auf Aktualität, Vollständigkeit und Erforderlichkeit bestehender und noch zu treffender Geheimschutzmaßnahmen zu überprüfen.
(3) Die Geheimschutzbeauftragten geben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ihrer Dienststelle in geeigneter Weise diejenigen Regelungen bekannt, die für die Dienststelle getroffen wurden und für die Handhabung von Verschlusssachen relevant sind.
Weiteres zu diesem Abschnitt ist den Anlagen I und II zu entnehmen.
Abschnitt III
Landesgeheimschutzbeauftragte
§ 13 Landesgeheimschutzbeauftragte
(1) Die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte ist die oder der für die Verfassungsschutzbehörde des Landes Berlin zuständige Geheimschutzbeauftragte.
(2) Soweit nach dieser Verschlusssachenanweisung in Angelegenheiten des Geheimschutzes das Einvernehmen oder das Benehmen mit der für Inneres zuständigen Senatsverwaltung herzustellen ist, wird diese Aufgabe von der oder dem Landesgeheimschutzbeauftragten wahrgenommen.
§ 14 Beratung und Unterrichtung hinsichtlich der Umsetzung der Verschlusssachenanweisung
(1) Die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte berät bei der Umsetzung der Verschlusssachenanweisung, wobei die vom für Sicherheit in der Informationstechnik zuständigen Bundesamt (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) herausgegebenen Technischen Leitlinien zu berücksichtigen sind.
(2) Im Benehmen mit der zuständigen obersten Landesbehörde kann sich die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte über die Handhabung der Verschlusssachenanweisung unterrichten lassen.
Abschnitt IV
Einstufung und Befristung
§ 15 Einstufung
(1) Die Dienststelle, die eine Verschlusssache erstellt oder deren Erstellung veranlasst, oder die Rechtsnachfolgerin dieser Dienststelle ist die herausgebende Stelle der Verschlusssache. Die herausgebende Stelle legt nach Maßgabe von § 2 Absatz 2 den Geheimhaltungsgrad der Verschlusssache fest. Von einer Einstufung als Verschlusssache ist nur Gebrauch zu machen, soweit dies notwendig ist.
(2) Die Dienststelle kann Richtlinien zur Einstufung von Verschlusssachen für häufiger vorkommende Fälle festlegen.
(3) Der Geheimhaltungsgrad einer Verschlusssache richtet sich nach ihrem Inhalt und nicht nach dem Geheimhaltungsgrad des Vorgangs, zu dem sie gehört oder auf den sie sich bezieht. Ein Schriftstück mit Verschlusssachen als Anlagen ist mindestens so hoch einzustufen wie die am höchsten eingestufte Anlage. Ist es wegen seiner Anlagen eingestuft oder höher eingestuft, so ist darauf zu vermerken, dass es ohne Anlagen nicht als Verschlusssache zu behandeln oder niedriger einzustufen ist.
(4) Weiteres ist der Anlage III zu entnehmen.
§ 16 Einstufungsfrist
(1) Die Einstufung einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist auf 30 Jahre befristet. Die herausgebende Stelle kann unter Berücksichtigung der Begründung für die Einstufung eine kürzere Einstufungsfrist bestimmen.
(2) Die herausgebende Stelle hat für VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen den Zeitpunkt des Ablaufs der Einstufung zu bestimmen. Die Einstufungsfrist hat sich hierbei an der aus der Begründung für die Einstufung resultierenden voraussichtlichen Dauer der Schutzbedürftigkeit der Verschlusssache zu orientieren. Die Einstufungsfrist soll 30 Jahre nicht überschreiten, bei Vorgängen, die dem Quellenschutz unterliegen, 60 Jahre. Soweit die Begründung für die Einstufung eine Einstufungsfrist einzelner Verschlusssachen oder pauschal für die in einem bestimmten Bereich entstehenden Verschlusssachen über einen Zeitraum von 30 Jahren hinaus gebietet, ist dies zu begründen und so zu vermerken, dass dies jederzeit erkennbar ist. Eine solche Abweichung bedarf der Zustimmung der zuständigen obersten Landesbehörde.
(3) Die Einstufung endet mit Ablauf des Jahres, in welches das Fristende fällt.
(4) Die Dienststelle kann Richtlinien zur Bestimmung der Einstufungsfrist von Verschlusssachen für häufiger vorkommende Fälle festlegen.
§ 17 Verlängerung der Einstufungsfrist
(1) Die nach § 16 Absatz 1 festgelegte Einstufungsfrist von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH kann nicht verlängert werden.
(2) Soweit die Schutzbedürftigkeit einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher über die nach § 16 Absatz 2 festgelegte Einstufungsfrist hinaus fortbesteht, hat die herausgebende Stelle eine Verlängerung der Einstufungsfrist für einzelne Verschlusssachen oder pauschal für die in einem bestimmten Bereich entstandenen Verschlusssachen zu verfügen. Die Verlängerung ist zu begründen und so zu vermerken, dass diese und die verfügende Stelle jederzeit erkennbar sind. Die Verlängerung soll jeweils 30 Jahre nicht überschreiten. Soweit eine Verlängerung über 30 Jahre hinaus geboten erscheint, so ist diese besonders zu begründen und so zu vermerken, dass dies und die verfügende Stelle jederzeit erkennbar sind. Eine solche Abweichung bedarf der Zustimmung der zuständigen obersten Landesbehörde.
(3) Ist die Einstufungsfrist, die sich aus der Kennzeichnung einer Verschlusssache ergibt, abgelaufen und will die Empfängerin oder der Empfänger diese Verschlusssache in einer Weise verwenden, die voraussetzt, dass die Einstufungsfrist geendet hat, so hat sie oder er sich vor der Verwendung zu vergewissern, dass die Einstufungsfrist nicht verlängert wurde.
§ 18 Änderung der Einstufung
(1) Ändert sich die Schutzbedürftigkeit einer Verschlusssache, hat die herausgebende Stelle den Geheimhaltungsgrad dieser Verschlusssache entsprechend herauf oder herabzusetzen. Über die Änderung hat die herausgebende Stelle alle empfangenden Stellen der Verschlusssache unverzüglich schriftlich zu benachrichtigen.
(2) Ändert sich der Verwendungszweck einer Verschlusssache, hat die herausgebende Stelle zu prüfen, ob dies Auswirkungen auf deren Einstufung hat. Absatz 1 gilt entsprechend.
(3) Eine nachträgliche Einstufung von nicht eingestuften Informationen sowie eine Änderung der Einstufung von Verschlusssachen sind grundsätzlich zu begründen.
(4) Die Änderung des Geheimhaltungsgrades lässt die Einstufungsfrist nach § 16 unberührt.
(5) Die Änderung des Geheimhaltungsgrades einer Verschlusssache ist so zu vermerken, dass die Änderung bei der Handhabung der Verschlusssache jederzeit erkennbar ist. Sind Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS VERTRAULICH oder höher betroffen, ist die Änderung im VS-Bestandsverzeichnis der herausgebenden Stelle und der empfangenden Stelle nachzuweisen.
§ 19 Aufhebung der Einstufung
(1) Entfällt die Geheimhaltungsbedürftigkeit einer Verschlusssache vor Ablauf der Einstufungsfrist, hat die herausgebende Stelle die Einstufung aufzuheben. Die Aufhebung der Einstufung ist so zu vermerken, dass diese und die verfügende Stelle jederzeit erkennbar sind. Im Falle von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher hat die herausgebende Stelle alle empfangenden Stellen der Verschlusssache oder deren Rechtsnachfolgerin schriftlich zu benachrichtigen. Die Aufhebung der Einstufung ist in diesem Falle zusätzlich im VS-Bestandsverzeichnis der herausgebenden Stelle und der empfangenden Stelle nachzuweisen.
(2) Einstufungen sind aufgehoben, sofern auf der Verschlusssache nicht gemäß §§ 16 und 17 eine längere oder kürzere Frist bestimmt ist,
(3) Ausgenommen von der Fristenregelung nach Absatz 2 sind auf amtliche Veranlassung geheim gehaltene Verschlusssachen.
Abschnitt V
Handhabung von Verschlusssachen
§ 20 Herstellung und Kennzeichnung
(1) Die Herstellung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ist nur an den hierfür bestimmten Stellen mit den dort vorgesehenen Mitteln zulässig.
(2) Bei der Herstellung ist eine Verschlusssache so zu kennzeichnen, dass bei ihrer Handhabung während der gesamten Dauer ihrer Einstufung jederzeit erkennbar sind:
(3) Die herausgebende Stelle kann weitere Vorgaben zum Schutz und zur Handhabung von Verschlusssachen durch Warn- und Sperrvermerke nach Anlage IV festlegen.
(4) Geheimhaltungsgrade sind auszuschreiben, soweit nicht in dieser Verschlusssachenanweisung etwas anderes bestimmt ist oder die Beschaffenheit einer Verschlusssache dies nicht zulässt. In diesen Fällen sind folgende Abkürzungen zu verwenden:
| VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH | VS-NfD |
| VS-VERTRAULICH | VS-Vertr. |
| GEHEIM | Geh. |
| STRENG GEHEIM | Str. Geh. |
(5) Der Betreff einer Verschlusssache soll so formuliert werden, dass er für sich genommen nicht geheimhaltungsbedürftig ist.
(6) Besteht eine Verschlusssache aus mehreren unterschiedlich eingestuften Teilen (zum Beispiel Anlagen oder Komponenten), sind alle Teile mit ihrem jeweiligen Geheimhaltungsgrad und die Verschlusssache in ihrer Gesamtheit nach dem höchsten Geheimhaltungsgrad zu kennzeichnen. Anfang und Ende der einzelnen Teile müssen erkennbar sein.
(7) Datenträger, auf denen Verschlusssachen unverschlüsselt gespeichert sind, sind mit dem Geheimhaltungsgrad der höchsten Einstufung der darauf gespeicherten Verschlusssachen zu kennzeichnen. Datenträger, auf denen Verschlusssachen ausschließlich vorschriftsgemäß verschlüsselt gespeichert sind, müssen nicht gekennzeichnet werden.
(8) Die verbindliche Gestaltung der Kennzeichnung von Verschlusssachen, VS-Bestandsverzeichnissen sowie VS-Schriftgutbehältern und Behältern von VS-Datenträgern ist der Anlage IV sowie den Mustern der Anlage VIII zu entnehmen. Die Kennzeichnung gilt auch für elektronische Verschlusssachen. Von der Kennzeichnung sind VS-Transportbehälter ausgenommen. Lässt die Beschaffenheit einer Verschlusssache eine solche Kennzeichnung nicht zu, ist sinngemäß zu verfahren. Näheres zur zusätzlichen Kennzeichnung von elektronischen Verschlusssachen (zum Beispiel anhand von Metadaten) regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.
§ 21 Verwaltung und Nachweis von Verschlusssachen
(1) VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschlusssachen sind, unter Beachtung des Grundsatzes "Kenntnis nur, wenn nötig" in offenen Registraturen verwaltet werden. Ein Einzelnachweis ist nicht erforderlich.
(2) VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind in VS-Registraturen mittels geeigneter Verfahren so zu verwalten, dass ihre Existenz, ihre Einstufung einschließlich der Einstufungsfrist, ihr Verbleib, die Kenntnisnahmen, ihre Vervielfältigung und deren Verbleib sowie ihre Vernichtung nachvollziehbar sind (Nachweisführung). Für Verschlusssachen ausländischer Staaten und über- oder zwischenstaatlicher Organisationen sind die Regelungen der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum materiellen Geheimschutz des für Inneres zuständigen Bundesministeriums ( VSA Bund) in ihrer jeweils geltenden Fassung inklusive deren Anlagen
und Mustern entsprechend anzuwenden.
(3) Die Nachweisführung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestufter Verschlusssachen kann in Papier- oder in elektronischer Form erfolgen. Sie muss Schutz vor unbemerkter Veränderung, Verlust und Verfälschung bieten. Die papiergestützte Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Bestandsverzeichnissen, VS-Quittungsbüchern, VS-Begleitzetteln, VS-Empfangsscheinen, VS-Übergabeprotokollen und VS-Vernichtungsprotokollen. Muster für diese Nachweise sind der Anlage VIII zu entnehmen. Die elektronische Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Registratursystemen. Diese unterliegen als VS-IT im Sinne des Abschnitts VIII den dortigen Bestimmungen.
(4) VS-Datenträger, ihr Verbleib und ihre Vernichtung sind in einem gesonderten VS-Bestandsverzeichnis nachzuweisen. Für die eindeutige Identifizierbarkeit genügt die Angabe eines Ordnungskriteriums (zum Beispiel laufende Nummer).
(5) VS-Bestandsverzeichnisse sind gemäß dem höchsten Geheimhaltungsgrad der ihnen nachgewiesenen Verschlusssachen einzustufen. Der Zugriff auf das VS-Bestandsverzeichnis ist nur den Geheimschutzbeauftragten, den besonders beauftragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und den VS-Registratorinnen und VS-Registratoren gestattet.
(6) Bei Wechsel einer VS-Registratorin oder eines VS-Registrators ist der Bestand zu überprüfen und ein Bestandsbericht (Übergabeprotokoll) zu fertigen.
(7) VS-Nachweise sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Für VS-Quittungsbücher beginnt die Frist mit der letzten Eintragung, für VS-Empfangsscheine, VS-Begleitzettel, VS-Übergabeprotokolle und VS-Vernichtungsprotokolle mit der Ausstellung. Für VS-Bestandsverzeichnisse beginnt die Frist, wenn alle in ihnen nachgewiesenen Verschlusssachen
worden sind.
Wenn in einem VS-Bestandsverzeichnis nur noch wenige Verschlusssachen nachgewiesen werden, können die Einträge unter Beibehaltung ihrer Tagebuchnummer in ein anderes VS-Bestandsverzeichnis übertragen werden und sind nur dort nachzuweisen. In diesem Fall beginnt die Aufbewahrungsfrist für das abgeschlossene VS-Bestandsverzeichnis mit der Übertragung der Einträge. Nach Ablauf der Frist sind VS-Nachweise zu vernichten. In elektronisch geführten Nachweisen können die Fristen auf jeden einzelnen Datensatz angewendet werden.
(8) Weiteres ist der Anlage IV zu entnehmen.
§ 22 Vervielfältigung von Verschlusssachen
(1) Vervielfältigung von Verschlusssachen ist die absichtliche Herstellung von weiteren Exemplaren einer Ausfertigung einer Verschlusssache, unabhängig von der Darstellungsform (insbesondere durch fotomechanische Kopie, Scan, Abdruck einer elektronisch dargestellten Verschlusssache, elektronische Kopie von Dateien, elektronischer Versand, Auszug und Nachbau).
(2) Jede Vervielfältigung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ist mit einer fortlaufenden Nummer und der jeweiligen empfangenden Stelle so zu kennzeichnen, dass sie als weiteres Exemplar einer Verschlusssache (Kopie) eindeutig erkennbar ist und der Original-Verschlusssache zugeordnet werden kann. Jede Vervielfältigung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ist als weiteres Exemplar zudem nach § 21 unverzüglich zu registrieren.
(3) In Dienststellen, in denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen hergestellt oder vervielfältigt werden, sollen hierfür bestimmte Stellen mit ermächtigtem Bedienungspersonal festgelegt werden.
(4) Die Vervielfältigung von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen bedarf zusätzlich der schriftlichen Zustimmung der herausgebenden Stelle. Die Zustimmung ist im VS-Bestandsverzeichnis zu vermerken.
(5) Werden in VS-IT Kopien von den dort registrierten Verschlusssachen mit einem Geheimhaltungsgrad VS-VERTRAULICH oder höher als Backup-Daten zur Sicherung der Verfügbarkeit benötigt, sind die entsprechenden Datenträger in einem Bestandsverzeichnis nachzuweisen. Dabei ist, soweit möglich, festzuhalten, welche Verschlusssachen darauf gespeichert sind.
§ 23 Aufbewahrung von Verschlusssachen
(1) Die dauerhafte Aufbewahrung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen hat in VS-Registraturen zu erfolgen. Die Aufbewahrung außerhalb der VS-Registratur ist nur für den Zeitraum zulässig, für den ein fortgesetzter Zugriff der bearbeitenden Person auf die Verschlusssache notwendig ist. Die VS-Registratorinnen und VS-Registratoren erkundigen sich in angemessenen Zeitabständen, ob diese Voraussetzung weiterbesteht. VS-NUR FÜR DEN DIENSTGE-BRAUCH eingestufte Verschlusssachen können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschlusssachen sind, unter Beachtung des Grundsatzes "Kenntnis nur, wenn nötig" in einer offenen Registratur dauerhaft aufbewahrt werden.
(2) VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind bei Nichtgebrauch in einem VS-Verwahrgelass einzuschließen. Dies gilt für STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssachen bereits bei kurzer Abwesenheit der die Verschlusssache bearbeitenden oder verwaltenden Personen. VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen können bei einer kurzen Abwesenheit der die Verschlusssache bearbeitenden oder verwaltenden Personen während der Arbeitszeit im VS-Arbeitsbereich verbleiben, sofern der Raum gegen unberechtigten Zutritt gesichert ist. VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen sind bei Nichtgebrauch in verschlossenen Behältern (Schränke, Schreibtische oder ähnliches) oder abgeschlossenen Räumen aufzubewahren; innerhalb von Sicherheitsbereichen kann davon abgesehen werden.
(3) Außerhalb der Arbeitszeit sind VS-Verwahrgelasse zu bewachen oder durch eine Alarmanlage technisch zu überwachen. In beiden Fällen ist sicherzustellen, dass Unbefugte am Zugriff auf die darin gelagerten Verschlusssachen gehindert werden und dass ein Zugriff Unbefugter erkannt und hilfeleistenden Stellen gemeldet wird. Bei GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen kann eine Bewachung beziehungsweise technische Überwachung des VS-Verwahrgelasses unterbleiben, wenn der Sicherheitsbereich, in dem sich das Verwahrgelass befindet, bewacht oder technisch überwacht ist. Näheres über Art und Umfang der Bewachung und technischen Überwachung legen die Geheimschutzbeauftragten auf der Grundlage einer Beratung durch die Landesgeheimschutzbeauftragte oder den Landesgeheimschutzbeauftragten unter Berücksichtigung des Schutzziels für die jeweiligen VS-Verwahrgelasse und den Sicherheitsbereich fest.
§ 24 Grundsätze zur Weitergabe von Verschlusssachen
(1) Weitergabe ist
(2) Jede Person hat sich vor der Weitergabe von Verschlusssachen zu vergewissern, dass die vorgesehene empfangende Stelle zur Annahme oder Kenntnisnahme berechtigt ist.
(3) Die Weitergabe von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen soll über die VS-Registraturen erfolgen und ist nachzuweisen. Die Weitergabe von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen bedarf der schriftlichen Zustimmung der herausgebenden Stelle.
(4) Zwischen zwei getrennt liegenden Gebäuden, die nicht zu einer geschlossenen Gebäudegruppe gehören, sollen Verschlusssachen grundsätzlich mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach § 55 übertragen werden. Ist dies nicht möglich, sollen sie durch berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kurierinnen und Kuriere oder Botinnen und Boten versandt werden. Ist auch dies nicht möglich, können Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad GEHEIM durch private Zustelldienste versandt werden.
(5) Die Geheimschutzbeauftragten können besondere Regelungen zur Weitergabe von Verschlusssachen innerhalb einer Gemeinschaft von Geheimnisträgern festlegen.
(6) Weiteres ist der Anlage IV zu entnehmen.
§ 25 Weitergabe an nichtöffentliche Stellen, besonders vertrauenswürdige Stellen
(1) Die Weitergabe von Verschlusssachen an nichtöffentliche Stellen ist nur zulässig, wenn die Weitergabe im staatlichen Interesse (zum Beispiel zur Durchführung eines staatlichen Auftrages) erforderlich ist. Für die Weitergabe von Verschlusssachen an nichtöffentliche Stellen gilt Folgendes:
(2) Bei der Weitergabe von VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestuften Verschlusssachen an eine privatrechtlich organisierte Stelle,
darf die übermittelnde Stelle darauf vertrauen, dass die Voraussetzungen des Absatzes 1 erfüllt sind, wenn die empfangende Stelle dies zusichert.
§ 26 Weitergabe an Parlamente und öffentliche Stellen des Bundes und anderer Länder
(1) Die Weitergabe von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen an das Abgeordnetenhaus von Berlin, den Deutschen Bundestag, das Parlament eines anderen Landes oder den Bundesrat erfolgt über die zuständige oberste Landesbehörde grundsätzlich an die VS-Registratur der empfangenden Stelle.
(2) Die Weitergabe von Verschlusssachen an öffentliche Stellen des Bundes oder
eines anderen Landes sowie der Zugriff einer solchen Stelle auf VS-IT des Landes
Berlin ist nur zulässig, sofern für die betroffene Stelle die VSA Bund oder Vorschriften
gelten, die einen vergleichbaren Schutz gewährleisten, oder die betroffene Stelle sich
zum Schutz von Verschlusssachen entsprechend dieser Verschlusssachenanweisung verpflichtet.
§ 27 Empfang von Verschlusssachen
(1) Bei Empfang von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher sind
(2) Zeigen sich Hinweise auf unbefugte Kenntnisnahme, Unvollständigkeit oder Veränderung, so sind die Geheimschutzbeauftragten und die Absenderin oder der Absender unverzüglich zu benachrichtigen.
§ 28 Mitnahme von Verschlusssachen außerhalb des Dienstgebäudes
(1) Innerhalb des Bundesgebiets sollen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen grundsätzlich im Voraus an eine Dienststelle am Zielort, die selbst Verschlusssachen verwaltet und aufbewahrt, mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach § 55 übertragen werden. Ist dies nicht möglich, sind die folgenden Absätze bei der persönlichen Mitnahme zu beachten.
(2) Verschlusssachen dürfen außerhalb des Dienstgebäudes oder einer Liegenschaft nur auf Dienstreisen und zu Dienstbesprechungen mitgenommen werden, soweit dies dienstlich notwendig ist und sie angemessen gegen unbefugte Kenntnisnahme und unbefugten Zugriff gesichert werden. Die Mitnahme von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen aus anderem Anlass (zum Beispiel zur Bearbeitung in der Privatwohnung) ist unzulässig. In besonderen Fällen können die Geheimschutzbeauftragten Ausnahmen zulassen. Die Mitnahme von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen richtet sich nach Nummer 7 der Anlage V.
(3) Die Mitnahme von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen bedarf der vorherigen Zustimmung durch die Geheimschutzbeauftragten. Dies gilt ebenso bei der Mitnahme von VS-VERTRAULICH und GEHEIM eingestuften Verschlusssachen in das Ausland.
(4) VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind in einem äußerlich neutralen und verschlossenen VS-Transportbehälter mitzunehmen. An verdeckter Stelle ist die Anschrift der Dienststelle anzubringen. Werden STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen mitgenommen, soll ein Dienstwagen genutzt werden. Ist dies nicht möglich, sind STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssachen mit mindestens zwei ausreichend ermächtigten oder zugelassenen Personen zu befördern. Verschlusssachen in elektronischer Form sind auf hierfür zugelassener VS-IT oder mit einem zugelassenen Verfahren verschlüsselten Datenträgern mitzunehmen.
(5) Nach außerhalb des Bundesgebiets sind VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen nach Möglichkeit durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes an die zuständige Auslandsvertretung voraus zu senden oder mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach § 55 zu übertragen und nach Erledigung des Dienstgeschäftes auf demselben Weg zurückzusenden. Ist dies nicht möglich, so versiegelt das Auswärtige Amt beziehungsweise die zuständige Auslandsvertretung die verpackten Verschlusssachen und stellt eine Bescheinigung aus, nach der ihre Inhaberin oder ihr Inhaber zur Mitnahme des versiegelten Stückes als "Kuriergepäck" berechtigt ist. Die persönliche Mitnahme von VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestuften Verschlusssachen ist ohne Mitwirkung des Auswärtigen Amtes gestattet, wenn sich diese in elektronischer Form auf hierfür zugelassener VS-IT oder mit einem zugelassenen Verfahren verschlüsselt auf einem Datenträger befinden. Die persönliche Mitnahme von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen im grenzüberschreitenden Verkehr ist unzulässig.
(6) Bei Mitnahme von Verschlusssachen sind diese ständig in persönlichem Gewahrsam zu halten oder nach § 23 aufzubewahren. Ist dies nicht möglich, sollen sie verschlossen einer Polizeidienststelle zur sicheren Aufbewahrung übergeben oder in einem Bankschließfach eingeschlossen werden. Die Aufbewahrung in Hotelzimmern bei persönlicher Abwesenheit, Hotelsafes, Gepäckschließfächern oder in unbesetzten Fahrzeugen ist grundsätzlich unzulässig.
§ 29 Erörterung von Verschlusssachen
(1) Die Erörterung von Verschlusssachen in der Öffentlichkeit ist zu unterlassen.
(2) Sollen Verschlusssachen in Dienstbesprechungen erörtert werden, so ist darauf bei der Einladung unter Angabe des Geheimhaltungsgrades hinzuweisen.
(3) Die entsendenden Dienststellen gewährleisten, dass nur Personen entsandt werden, die ausreichend ermächtigt sind, und stellen bei VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen über die Ermächtigung eine Konferenzbescheinigung nach Muster 4 der Anlage VIII aus, soweit die einladende Stelle dies aus besonderen Gründen für erforderlich hält.
(4) Vor Beginn der Dienstbesprechung hat deren Leitung auf die Geheimhaltungsbedürftigkeit der Erörterungen hinzuweisen und sich zu vergewissern, dass alle Personen des Teilnehmerkreises ausreichend ermächtigt sind.
(5) Aufzeichnungen bedürfen der Zustimmung und sind als Verschlusssachen zu behandeln. Über das Mitführen von Bild- und Tonaufzeichnungsgeräten, mobilen Telekommunikationsgeräten und sonstiger Informationstechnik soll die Leitung der Veranstaltung vor deren Beginn entscheiden.
(6) Bei Erörterung von STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestuften Verschlusssachen sollen abhörsichere oder abhörgeschützte Räume benutzt werden. Vor Konferenzen von besonderer Bedeutung ist bezüglich der notwendigen Abhörschutzmaßnahmen die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte rechtzeitig beratend hinzuzuziehen.
§ 30 Grundsätze der Aussonderung von Verschlusssachen
(1) Als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen werden wie nicht eingestuftes Material entsprechend dem Gesetz über die Sicherung und Benutzung von Archivgut des Landes Berlin ( Archivgesetz des Landes Berlin - ArchGB) vom 14. März 2016 (GVBl. S. 96), das zuletzt durch Artikel 36 des Gesetzes vom 12. Oktober 2020 (GVBl. S. 807) geändert worden ist, ausgesondert. Die Vernichtung erfolgt nach § 32.
(2) Nicht mehr benötigte VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind aus dem Bestand der Dienststelle zur Archivierung oder Vernichtung nach den §§ 31 und 32 auszusondern.
§ 31 Archivierung von Verschlusssachen
(1) Dienststellen bieten, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, ihre nicht mehr zur Aufgabenerfüllung benötigten Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH oder höher dem Landesarchiv Berlin nach der VS-Archivrichtlinie ( Anlage VI) zur Archivierung an. Die Dienststellen können mit dem Landesarchiv Berlin schriftliche Vereinbarungen treffen, dass bestimmte Gruppen von Verschlusssachen nicht zur Archivierung angeboten werden müssen.
(2) Die Archivierung von Verschlusssachen richtet sich nach den Vorschriften des Archivgesetzes des Landes Berlin in der jeweils geltenden Fassung.
(3) Soweit bei dem Landesarchiv Berlin keine Möglichkeit der Archivierung von VS-VERTRAULICH und höher eingestuften Verschlusssachen besteht, sind die Verschlusssachen bis zur Aufhebung der Einstufung bei der jeweiligen Dienststelle zu verwahren und nach Aufhebung der Einstufung gemäß dem Archivgesetz des Landes Berlin dem Landesarchiv Berlin anzubieten.
§ 32 Vernichtung von Verschlusssachen
(1) Verschlusssachen, die das Landesarchiv Berlin nicht übernimmt, sind zu vernichten. Verschlusssachen sind so zu vernichten, dass der Inhalt weder erkennbar ist, noch erkennbar gemacht werden kann.
(2) Für die Vernichtung dürfen nur Produkte oder Verfahren eingesetzt oder Dienstleisterinnen oder Dienstleister beauftragt werden, die die Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllen.
(3) VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen können
von der bearbeitenden Person an den dafür vorgesehenen Orten selbst vernichtet
werden.
(4) VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen dürfen nur auf Weisung einer zeichnungsbefugten VS-Bearbeiterin oder eines zeichnungsbefugten VS-Bearbeiters durch die VS-Registratorin oder den VS-Registrator vernichtet werden. Die VS-Registratorin oder der VS-Registrator prüfen die Verschlusssachen vor der Vernichtung auf ihre Vollständigkeit. Soweit die Funktion von VS-Bearbeiterin oder VS-Bearbeiter und VS-Registratorin oder VS-Registrator zusammenfallen, ist die Weisung der oder des nächsthöheren zeichnungsbefugten Vorgesetzten einzuholen. Die Vernichtung wird mittels Vernichtungsprotokoll und Vermerk der Vernichtungsprotokollnummer im VS-Bestandsverzeichnis nachgewiesen. Dabei ist zu vermerken, an welchem Tag welche Verschlusssachen oder welche Teile davon vernichtet wurden (mit Angabe der Ausfertigungsnummer und Seitenzahl) und wer die Weisung zur Vernichtung erteilt hat. Die Vernichtung ist von der ausführenden berechtigten Person und von einer Zeugin oder einem Zeugen zu bestätigen.
(5) Ist die Vernichtung von Verschlusssachen technisch nur für eine Zusammenstellung von Verschlusssachen möglich (zum Beispiel im Falle von Verschlusssachen, die auf einem Datenträger gespeichert sind), ist die Vernichtung grundsätzlich so lange auszusetzen, bis alle Verschlusssachen der Zusammenstellung vernichtet werden können. Ist die vorherige Vernichtung einzelner Dokumente unabdingbar, können die noch benötigten Dateien vor Vernichtung der Zusammenstellung nach den Bestimmungen dieser Verschlusssachenanweisung vervielfältigt werden.
§ 33 VS-Zwischenmaterial
(1) VS-Zwischenmaterial ist Material, das im Zusammenhang mit einer Verschlusssache anfällt und ausschließlich zum vorübergehenden Gebrauch bestimmt ist (zum Beispiel Vorentwürfe, Drucke zur Korrekturdurchsicht, Stenogramme, Tonträger). VS-Zwischenmaterial gilt als Verschlusssache; jedoch sind Abweichungen bei der Kennzeichnung und beim Nachweis sowie bei der Vernichtung zugelassen.
(2) VS-Zwischenmaterial, das nicht an Dritte weitergegeben und das nach dem Gebrauch unverzüglich vernichtet wird, braucht nicht als Verschlusssache gekennzeichnet und nicht nachgewiesen zu werden.
(3) VS-Zwischenmaterial, das nicht unverzüglich vernichtet wird, ist mit dem entsprechenden Geheimhaltungsgrad und dem Zusatz "VS-Zwischenmaterial" oder "VS-ZM" zu kennzeichnen. Bei Weitergabe von VS-Zwischenmaterial von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen an Dritte ist ein Nachweis erforderlich; dies gilt nicht bei Weitergabe an die VS-Registratur.
(4) Die Vernichtung von VS-Zwischenmaterial richtet sich nach § 32 mit Ausnahme des Absatzes 4 Satz 2 bis 6, der keine Anwendung findet.
Abschnitt VI
Zusammenarbeit mit nichtdeutschen Stellen und nichtöffentlichen Stellen im Ausland
§ 34 Entsprechende Anwendung der VSA Bund
Für die Zusammenarbeit mit nichtdeutschen Stellen und nichtöffentlichen Stellen im Ausland sind die Vorschriften des Abschnitts VI der VSA Bund in der jeweils gelten den Fassung entsprechend anzuwenden, inklusive den dazugehörigen Anlagen und Mustern.
§§ 35 bis 37 (freigehalten)
Abschnitt VII
Materielle und technische Maßnahmen
§ 38 Planung und Durchführung
(1) Bei der Planung und Durchführung von Baumaßnahmen sind rechtzeitig Geheimschutzvorkehrungen zu treffen.
(2) Bei der Planung von VS-Aktensicherungsräumen, VS-Arbeitsbereichen, VS-IT- Räumen und -Bereichen, Sicherheitsbereichen, Alarmanlagen zum Schutz von Verschlusssachen, Telekommunikationsanlagen und abhörsicheren oder abhörgeschützten Räumen ist die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte beratend hinzuzuziehen. Sie oder er kann bei Bedarf nach Abstimmung mit der planenden Dienststelle weitere Stellen hinzuziehen und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik um Beratung ersuchen. Die Kosten hierfür hat die planende Dienststelle zu tragen.
§ 39 Räumliche Sicherheitsmaßnahmen
(1) VS-IT-Räume und alle anderen Räume, in denen VS-VERTRAULICH oder höher
eingestufte Verschlusssachen gehandhabt werden (VS-Arbeitsbereiche) sind so zu schützen, dass Unbefugte am Zutritt gehindert werden.
Unberechtigte Zutrittsversuche sollen, falls keine persönliche Bewachung existiert, automatisiert aufgezeichnet werden.
(2) Mit der Handhabung von Verschlusssachen befasste Organisationseinheiten und Personen sind nach Möglichkeit räumlich zusammenzufassen.
(3) Sofern Umfang und Bedeutung der dort anfallenden Verschlusssachen es erfordern, sind in einer Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle des Landes Berlin oder in einem Teil von ihr von der jeweils zuständigen obersten Landesbehörde im Einvernehmen mit der für Inneres zuständigen Senatsverwaltung Sicherheitsbereiche zu bilden. Diese sind durch personelle, organisatorische und technische Maßnahmen gegen den Zutritt durch Unbefugte zu schützen. Zutritt zu diesen Bereichen darf nur an Stellen möglich sein, an denen eine zuverlässige Prüfung der Zutrittsberechtigung stattfindet. Als Sicherheitsbereiche kommen sowohl einzelne oder mehrere Räume als auch Gebäude oder Gebäudegruppen in Betracht.
(4) Die in einem Sicherheitsbereich tätigen Personen sind beim Betreten des Sicherheitsbereiches anhand des Dienstausweises oder auf andere geeignete Weise zu identifizieren. Besucherinnen und Besucher sowie Fremdpersonal sind nach Identitätsfeststellung während des Aufenthalts im Sicherheitsbereich zu beaufsichtigen. Bei Besucherinnen und Besuchern sowie Fremdpersonal, die/das nachweislich (zum Beispiel durch eine Konferenzbescheinigung nach Muster 4 der Anlage V III) nach dem BSÜG und zum vorbeugenden personellen Sabotageschutz überprüft sind/ist, kann die Beaufsichtigung entfallen.
(5) Wird zur Prüfung der Zugangsberechtigung Kontrollpersonal eingesetzt, sind die Mitarbeitenden über alle Arten von Ausweisen, die zum Betreten des Sicherheitsbereichs berechtigen, zu unterrichten. Die Aufgaben des Kontrollpersonals sind in einer Dienstanweisung festzulegen.
(6) Personen, die zum Zugang zu Verschlusssachen ermächtigt sind oder die eine Tätigkeit ausüben, bei der sie sich Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher verschaffen können, ist die Mitnahme von privaten Bild- und Tonaufzeichnungsgeräten, privater Informationstechnik und mobilen Telekommunikations-Endgeräten (dies sind zum Beispiel Mobiltelefone, Datenträger, Notebooks, Wearables usw.) am Arbeitsplatz grundsätzlich untersagt. Die Geheimschutzbeauftragten - bei Konferenzen, Sitzungen und Besprechungen die verantwortliche Leitung - können spezielle Regelungen festlegen, um den Betrieb zu erlauben oder das Mitbringen zu untersagen.
§ 40 Technische Sicherung von Verschlusssachen
(1) Technische Mittel zur Sicherung von Verschlusssachen müssen die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik festgelegten Anforderungen erfüllen. Dies gilt insbesondere für:
(2) Nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 VSA Bund ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ermächtigt, Prüfungen technischer Mittel und Eignungsfeststellungen auf der Grundlage eines festgestellten Bedarfs in der Landesverwaltung oder auf Ersuchen einer Dienststelle durchzuführen.
(3) Nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 VSA Bund gibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik eine auf Eignungsfeststellung basierende aktuelle Liste der geeigneten technischen Mittel als Technische Leitlinie heraus.
(4) Stehen keine technischen Mittel mit Eignungsfeststellung zur Verfügung, kann die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte im Einzelfall auch dem Einsatz anderer technischer Mittel zustimmen, soweit diese einen vergleichbaren Schutz bieten. Sie oder er kann bei Bedarf nach Abstimmung mit der planenden Dienststelle weitere Stellen hinzuziehen und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik um Beratung ersuchen. Die Kosten hierfür hat die planende Dienststelle zu tragen.
§ 41 Abhörschutzmaßnahmen
(1) Dienststellen haben Vorkehrungen zu treffen, damit ihre Telekommunikations- und Informationstechnik nicht dazu missbraucht werden kann, um Raum- und Telefongespräche abzuhören.
(2) Dienststellen richten Räume, in denen häufig oder regelmäßig Gespräche mit VS-VERTRAULICH oder höher eingestuftem Inhalt geführt werden, abhörgeschützt oder abhörsicher wie folgt ein:
| 1. | VS-VERTRAULICH | Abhörgeschützter Raum, |
| 2. | GEHEIM | Abhörgeschützter Raum und |
| 3. | STRENG GEHEIM | Abhörsicherer Raum. |
(3) Für Räume nach Absatz 2 gelten die folgenden grundsätzlichen Anforderungen:
Näheres regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.
(4) Geräte, die geeignet sind Bild- und/oder Tonaufnahmen zu erstellen, zu speichern oder zu übertragen (zum Beispiel Mobiltelefone, Smartphones, Notebooks, Kameras, Diktiergeräte, Festnetztelefone, Wearables), dürfen in abhörgeschützte oder abhörsichere Räumen nicht eingebracht werden, wenn diese für Gespräche mit VS- VERTRAULICH oder höher eingestuftem Inhalt genutzt werden. Ausnahmen bedürfen im Einzelfall der Zustimmung der Geheimschutzbeauftragten.
§ 42 Besondere Dienststellen
(1) Sofern Dienststellen in besonderem Maße Ziel von Angriffen auf Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Authentizität von Verschlusssachen sind, legt die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte diese als Dienststellen mit besonderem Geheimschutzbedarf fest.
(2) Dienststellen mit besonderem Geheimschutzbedarf treffen in Zusammenarbeit mit der oder dem Landesgeheimschutzbeauftragten weitere Sicherheitsvorkehrungen. Sie oder er kann bei Bedarf nach Abstimmung mit der Dienststelle mit besonderem Geheimschutzbedarf weitere Stellen hinzuziehen und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik um Beratung ersuchen. Die Kosten hierfür hat die Dienststelle mit besonderem Geheimschutzbedarf zu tragen.
§ 43 VS-Registraturen
(1) VS-Registraturen sollen, sofern Sicherheitsbereiche bestehen, in diesen eingerichtet werden.
(2) Außerhalb der Arbeitszeit sind sie zu bewachen oder durch eine Alarmanlage technisch zu überwachen. In beiden Fällen ist sicherzustellen, dass Unbefugte am Zutritt gehindert werden und dass ein Eindringen Unbefugter erkannt und hilfeleistenden Stellen gemeldet wird.
(3) Der Zutritt zu VS-Registraturen wird grundsätzlich nur den von den Geheimschutzbeauftragten festgelegten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewährt. Alle anderen Personen sind, soweit ihnen ebenfalls Zutritt gewährt werden muss, von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der VS-Verwaltung zu begleiten.
§ 44 VS-Verwahrgelasse
(1) VS-Verwahrgelasse sind besonders gesicherte Räume, Schränke oder sonstige Behältnisse zur Aufbewahrung von Verschlusssachen.
(2) Jede VS-Registratur verfügt über mindestens ein VS-Verwahrgelass.
(3) Ein VS-Verwahrgelass kann von mehreren Personen genutzt werden, soweit dem Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" durch geeignete technische Maßnahmen Rechnung getragen wird, die die Geheimschutzbeauftragten in Abhängigkeit von den dort aufbewahrten Verschlusssachen und den zum Zugang berechtigten Personen festlegen und in der Geheimschutzdokumentation beschreiben.
(4) Unberechtigte Zugangsversuche zu VS-Verwahrgelassen sind, soweit technisch möglich, zu protokollieren.
§ 45 VS-IT-Räume und -Bereiche
(1) VS-IT-Räume und -Bereiche sind Räume und Bereiche, in denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen mit IT be- oder verarbeitet werden.
(2) Sie sollen, sofern vorhanden, in Sicherheitsbereichen eingerichtet oder zu Sicherheitsbereichen im Sinne von § 39 Absatz 3 erklärt werden. Sie sind gegen unbefugten Zutritt zu schützen.
(3) Die Sicherungsmaßnahmen für Räume und Bereiche, in denen ausschließlich VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen mit IT be- und verarbeitet werden, sind im Informationssicherheitskonzept festzulegen.
§ 46 Zutritts- und Zugangsmittel
(1) Zutritts- und Zugangsmittel zu VS-Arbeitsbereichen, Sicherheitsbereichen, VS-Verwahrgelassen, abhörgeschützten und abhörsicheren Räumen, VS-IT, mit der VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen gehandhabt werden oder Systemen zur technischen Überwachung von Verschlusssachen sind so zu schützen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf Verschlusssachen erhalten. Biometrische Daten sollen nach Möglichkeit nur im Rahmen einer Mehrfaktoren-Authentifizierung als Zugangs- oder Zutrittsmittel genutzt werden; die Daten, anhand derer bestimmte Körpermerkmale abgeglichen werden können (zum Beispiel Templates), sind ihrerseits gegen unbefugten Zugriff zu sichern.
(2) Gegenständliche Zutritts- und Zugangsmittel (zum Beispiel Schlüssel) sind grundsätzlich während der Dienstzeit in persönlichem Gewahrsam zu halten. Vor Verlassen des Dienstgebäudes sind sie grundsätzlich in einem VS-Verwahrgelass oder VS-Schlüsselbehälter zu verschließen. VS-Schlüsselbehälter sind möglichst zu beaufsichtigen. Der Verschluss von Zutritts- und Zugangsmitteln unterschiedlicher Nutzer erfolgt grundsätzlich getrennt. Die Schlüssel zu den VS-Schlüsselbehältern verbleiben im persönlichen Gewahrsam der Nutzerin oder des Nutzers des VS-Schlüsselbehälters.
(3) Wissensbasierte Zutritts- und Zugangsmittel (zum Beispiel Passwörter) sollen so eingerichtet sein, dass sie jeweils nur von einer Person genutzt werden können; sie dürfen nur den berechtigten Personen bekannt sein. Sie sind zu ändern:
(4) Zutritts- und Zugangsmittel nach Absatz 1 sind zentral zu verwalten und deren Ausgabe zu dokumentieren.
(5) Für Notfälle sollen gegenständliche und wissensbasierte Reservezutritts- und -zugangsmittel in beschrifteten und versiegelten Umschlägen voneinander und von den Originalzutritts- und -zugangsmitteln getrennt in VS-Verwahrgelassen aufbewahrt werden.
§ 47 Abnahmen und Wiederholungsprüfungen
(1) Dienststellen weisen die ordnungsgemäße Funktion und Ausführung von technischen Mitteln zur Sicherung von Verschlusssachen, von abhörgeschützten und abhörsicheren Räumen sowie die Einhaltung der Anforderungen der jeweiligen Technischen Leitlinien durch Abnahmeprüfungen der oder des Landesgeheimschutzbeauftragten und entsprechende Prüfprotokolle nach.
(2) Die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte ist über anstehende Prüfungen nach Absatz 1 rechtzeitig zu unterrichten.
(3) Nach wesentlichen Änderungen oder wenn eine Beeinträchtigung der Wirksamkeit (zum Beispiel durch Abnutzung oder Verschleiß) zu erwarten ist, sind die Überprüfungen zu wiederholen.
§ 48 Lauschabwehrprüfungen
(1) Lauschabwehrprüfungen können bei der oder dem Landesgeheimschutzbeauftragten angefragt werden, die oder der hierfür das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik oder andere Stellen um Amtshilfe ersuchen kann. Die Kosten für die Lauschabwehrprüfung und für die Inanspruchnahme anderer Stellen bei der Unterstützung trägt die anfragende Dienststelle.
(2) Abhörgeschützte und abhörsichere Räume sind auf Veranlassung der Geheimschutzbeauftragten vor der erstmaligen Nutzung für Verschlusssachen und danach stichprobenweise sowie anlassbezogen auf Manipulationen zu untersuchen. Bei Bedarf kann die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte hinzugezogen werden.
(3) Die Geheimschutzbeauftragten legen die Häufigkeit der Stichproben in Abstimmung mit der oder dem Landesgeheimschutzbeauftragten fest. In Dienststellen nach § 42 soll die Prüfung ausgewählter Räume mindestens alle vier Jahre durchgeführt werden.
(4) Andere Räume sind bei Vorliegen eines Manipulationsverdachts oder aus Anlass von Konferenzen von besonderer Bedeutung zu prüfen.
(5) Die Dienststellen unterstützen die Landesgeheimschutzbeauftragte oder den Landesgeheimschutzbeauftragten bei der Durchführung der Überprüfungen.
Abschnitt VIII
Einsatz von Informationstechnik
§ 49 Allgemeine Grundsätze
(1) Die Sicherheit von VS-IT ist während des gesamten Lebenszyklus ab dem Zeitpunkt, zu dem feststeht, dass sie zur VS-Verarbeitung eingesetzt werden soll, bis zur Aussonderung kontinuierlich zu gewährleisten.
(2) Werden mit VS-IT VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen verarbeitet, ist eine Risikoanalyse nach den Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der jeweils gültigen Fassung durchzuführen.
§ 50 Freigabe des Betriebs von VS-IT
(1) Die Verarbeitung von Verschlusssachen ist nur mit VS-IT zulässig, die hierfür freigegeben ist. Die Freigabe kann mit Auflagen erteilt werden.
(2) Voraussetzung für die Freigabe ist die Einhaltung der Standards zur Informationssicherheit des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der jeweils geltenden Fassung. Auf Verlangen des Bundesamtes sind entsprechende Nachweise zu erbringen.
(3) Für eine Freigabe ist zudem erforderlich, dass die Anforderungen des Geheimschutzes erfüllt sind; das sind regelmäßig:
Die Anforderungen werden in dem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegebenen Geheimschutzbaustein des IT-Grundschutzes konkretisiert. Im Einzelfall und insbesondere infolge weiterer Geheimschutzanforderungen aufgrund nationaler und internationaler Bestimmungen mit Bezug auf die Handhabung und Verarbeitung von Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH oder höher können die Geheimschutzbeauftragten weitere Anforderungen vorsehen.
Vor der Freigabe veranlassen die Geheimschutzbeauftragten eine Überprüfung der wirksamen Umsetzung der Geheimschutzanforderungen, beispielsweise durch einrichtungsexterne Prüfer. Das Ergebnis der Überprüfung ist in der Geheimschutzdokumentation festzuhalten.
(4) Die Dienststellenleitung erteilt die Freigabe, sofern die in den Absätzen 2 und 3 genannten Voraussetzungen vorliegen. Bei Freigaben von VS-IT-Systemen für den Geheimhaltungsgrad VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist dies insbesondere der Fall, soweit hierfür eine ISO 27001-Zertifizierung auf Basis des IT-Grundschutzes inklusive der im Geheimschutzbaustein aufgeführten Anforderungen vorliegt. Sollen Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH oder höher verarbeitet werden, tritt nach Maßgabe von § 50 Absatz 4 VSA Bund als weitere Voraussetzung ein Freigabevotum des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik hinzu. Das Freigabevotum und die Freigabe sind in der Geheimschutzdokumentation festzuhalten.
(5) Sind an einem VS-IT-System mehrere Dienststellen des Landes Berlin beteiligt, handelt es sich um einen VS-IT-Verbund. In diesem Fall obliegt die Gesamtfreigabe der für den Betrieb verantwortlichen Dienststelle (Betreiberin). Die Gesamtfreigabe erfolgt auf Grundlage der in Absatz 4 genannten Voraussetzungen. Im Zweifel bestimmt bei ressortinternen VS-IT-Verbünden die zuständige oberste Landesbehörde und bei ressortübergreifenden VS-IT-Verbünden die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte die Betreiberin des VS-IT-Verbundes. Die Betreiberin ist für die Koordinierung der Erfüllung der in Absatz 4 genannten Voraussetzungen zuständig. Das Freigabevotum und die Freigabe sind in der Geheimschutzdokumentation der Betreiberin festzuhalten.
(6) Wird ein VS-IT-System im Auftrag des Landes Berlin privatrechtlich betrieben, so bestimmt die jeweils zuständige oberste Landesbehörde, welche Stelle als Betreiberin für die Umsetzung der sich aus der VSA ergebenden Aufgaben Sorge trägt. Bei ressortübergreifenden VS-IT-Systemen bestimmt im Zweifel die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte die hierfür zuständige Dienststelle.
(7) Nach Maßgabe von § 50 Absatz 7 VSA Bund unterstützt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik die Dienststellen im Prozess der VS-IT-Freigabe einschließlich der Erfüllung seiner Vorgaben.
(8) Die Geheimschutzbeauftragten veranlassen eine Wiederholung der Überprüfung nach Absatz 3 in regelmäßigen Abständen sowie anlassbezogen. Ergibt die Überprüfung, dass eine Freigabe nicht erneut erteilt werden könnte, haben die Geheimschutzbeauftragten auf die unverzügliche Herstellung eines vorschriftenkonformen Zustandes hinzuwirken. Die Freigabe ist zu widerrufen, wenn auch mit Maßnahmen des Risikomanagements ein vorschriftenkonformer Zustand nicht hergestellt werde kann. Die Ergebnisse der Folgeüberprüfungen sowie ein Widerruf der Freigabe sind in der Geheimschutzdokumentation festzuhalten.
(9) Geheimschutzrelevante Änderungen bei freigegebener VS-IT bedürfen der vorherigen Zustimmung der Geheimschutzbeauftragten.
(10) Dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ist die erfolgte Freigabe sowie ihr Widerruf mitzuteilen. Nach Maßgabe von § 50 Absatz 10 VSA Bund führt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik eine Liste über die in den Dienststellen freigegebene VS-IT sowie der freigegebenen VS-IT-Verbünde und erteilt allen Dienststellen auf berechtigtes Verlangen darüber Auskunft.
(11) Näheres regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.
§ 51 Zulassung
(1) Nach Maßgabe von § 51 Absatz 1 VSA Bund legt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik fest, welche IT-Sicherheitsprodukte oder -komponenten über eine Zulassung verfügen müssen. Diese IT-Sicherheitsprodukte und -komponenten übernehmen innerhalb von VS-IT IT-Sicherheitsfunktionen zum Schutz elektronischer Verschlusssachen.
(2) Nach Maßgabe von § 51 Absatz 2 VSA Bund ist Grundlage für die Zulassung das Zulassungskonzept des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.
(3) Nach Maßgabe von § 51 Absatz 3 VSA Bund wird die Zulassung durch einen Zulassungsnachweis des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik bestätigt.
(4) Nach Maßgabe von § 51 Absatz 4 VSA Bund führt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Zulassungsverfahren entweder auf der Grundlage eines festgestellten Bedarfs in der Bundesverwaltung oder auf Antrag einer Dienststelle durch.
(5) Sofern für bestimmte VS-IT keine zugelassenen IT-Sicherheitsprodukte oder komponenten zur Verfügung stehen oder eine Bereitstellung nicht oder nicht zeitgerecht veranlasst werden kann, ist nach Maßgabe von § 51 Absatz 5 VSA Bund beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik eine Einsatzerlaubnis für andere IT-Sicherheitsprodukte oder -komponenten zu beantragen.
§ 52 IT-Sicherheitsfunktionen
(1) IT-Sicherheitsfunktionen innerhalb von VS-IT, die Gegenstand einer Zulassungsaussage nach § 51 sein können, sind Funktionen, die sich den folgenden Kategorien zuordnen lassen:
Einzelheiten dazu und zum Zulassungskonzept werden in den Technischen Leitlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik geregelt. Diese regeln auch die Mitwirkungspflichten der an einem Zulassungsverfahren beteiligten Parteien.
(2) Nach Maßgabe von § 52 Absatz 2 VSA Bund gibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik einen auf diesen IT-Sicherheitsfunktionen und den sich hieraus ableitenden Produktklassen und -typen basierenden Katalog sowie eine aktuelle Liste zugelassener IT-Sicherheitsprodukte und -komponenten heraus. Der Katalog der Produktklassen und -typen definiert insbesondere,
§ 53 Schutz von VS-Übertragungseinrichtungen, -leitungen und -verteilern
(1) VS-Übertragungseinrichtungen, -leitungen und -verteiler, die Verschlusssachen unkryptiert führen, sind gegen unbefugten Zugriff zu schützen.
(2) Für VS-IT, die für VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen eingesetzt wird, gilt dieser Schutz innerhalb von Räumen und Bereichen, die gegen unkontrollierten Zutritt geschützt sind, grundsätzlich als gegeben.
(3) Für VS-IT, die für VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen eingesetzt wird, gilt dieser Schutz innerhalb von VS-IT-Räumen und -Bereichen grundsätzlich als gegeben.
(4) Außerhalb von Räumen und Bereichen nach den Absätzen 2 und 3 sind durch die Geheimschutzbeauftragten festzulegende zusätzliche Maßnahmen zu treffen. Näheres regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.
§ 54 Handhabung von Datenträgern und IT-Produkten für unkryptierte Verschlusssachen
IT-Produkte, die keiner Zulassung bedürfen, Datenträger und mobile IT, auf denen jeweils elektronische Verschlusssachen unkryptiert gespeichert sind, sind so zu schützen wie es die Einstufung der darauf gespeicherten Information erfordert.
§ 55 Übertragung von Verschlusssachen
über technische Kommunikationsverbindungen
(1) Verschlusssachen müssen bei der Weitergabe über technische Kommunikationsverbindungen (elektronische Übertragung) grundsätzlich durch IT-Sicherheitsprodukte nach Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik verschlüsselt werden. Innerhalb einer Liegenschaft kann dies unterbleiben, wenn die Übertragung der Verschlusssachen ausschließlich leitungsgebunden erfolgt und die Übertragungseinrichtungen einschließlich Kabel und Verteiler gegen unbefugten Zugriff geschützt sind; hierzu sollen die Übertragungseinrichtungen von nach außen führenden Netzen körperlich getrennt oder die Übertragung in vergleichbarer Weise abgeschirmt sein. § 57 bleibt unberührt.
(2) Abweichend von Absatz 1 ist die unverschlüsselte Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH grundsätzlich erlaubt, wenn sie unter Einsatz von VS-IT erfolgt, die gemäß den Vorschriften des § 50 dazu freigegeben worden ist. Vor der Weitergabe hat sich jede Nutzerin und jeder Nutzer zu vergewissern, dass nicht nur die Bedingungen des § 24 Absatz 2 und 3 erfüllt sind, sondern die Empfängerinnen und Empfänger die Verschlusssachen ausschließlich über das dafür freigegebene Netz erhalten. Sind diese Bedingungen erfüllt, ist auch die Weitergabe von Verschlusssachen über- und zwischenstaatlicher Organisationen sowie anderer Staaten erlaubt, es sei denn, höherrangige Rechtsvorschriften stehen dem ausdrücklich entgegen.
(3) Abweichend von Absatz 1 dürfen Verschlusssachen ausnahmsweise über andere technische Kommunikationsverbindungen übermittelt werden, wenn die Übermittlung über eine Kommunikationsverbindung nach Absatz 1 einen unvertretbaren Zeitverlust bedeuten würde. In diesem Fall darf
(4) Abweichend von Absatz 1 dürfen Verschlusssachen über andere technische Kommunikationsverbindungen übermittelt werden, wenn eine Verzögerung zu einem Schaden führen würde, der den mit einer Preisgabe der Verschlusssache verbundenen Schaden deutlich überwiegen würde. In jedem Einzelfall ist die Einwilligung der Dienststellenleitung einzuholen und zu dokumentieren.
(5) In den Ausnahmefällen nach den Absätzen 3 und 4 sind folgende Vorsichtsmaßnahmen, die den Mitarbeitern zur Kenntnis zu geben sind, zu beachten, damit das Risiko eines Informationsabflusses weitgehend reduziert wird:
§ 56 Vernichtung und Aussonderung von Datenträgern und registrierten IT-Produkten
(1) Bevor IT-Produkte, Datenträger und mobile IT im Sinne von § 54 ihre gesicherte Einsatzumgebung dauerhaft verlassen, ist sicherzustellen, dass alle auf ihnen gespeicherten Verschlusssachen gelöscht werden. Die Löschung muss mittels vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nach § 51 dafür zugelassener beziehungsweise zur Freigabe empfohlener IT-Sicherheitsprodukte erfolgen.
(2) Ist eine Löschung nicht möglich, sind die Speichermedien physisch zu vernichten.
(3) Die Löschung beziehungsweise Vernichtung ist in der Geheimschutzdokumentation zu dokumentieren.
(4) Näheres regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.
§ 57 Abstrahlschutzmaßnahmen
Bei VS-IT, die für VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen eingesetzt wird, sind Abstrahlschutzmaßnahmen (zum Beispiel nach dem Zonenmodell) zu treffen und zu dokumentieren. Einzelheiten sind einer Technischen Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entnehmen.
§ 58 Zusammenschaltung von VS-IT
(1) Vor der Zusammenschaltung von VS-IT mit anderer VS-IT ist zu prüfen, ob und inwieweit Informationen zwischen diesen Systemen unter Berücksichtigung
ausgetauscht werden dürfen. In Abhängigkeit zum Ergebnis der Prüfung sind IT-Sicherheitsfunktionen nach § 52 zum Schutz der Systemübergänge zu implementieren.
(2) Die direkte oder kaskadierte Zusammenschaltung von bis zum Geheimhaltungsgrad STRENG GEHEIM freigegebener VS-IT mit offener oder ungeschützter IT ist nicht zulässig.
Abschnitt IX
Kryptopersonal und Handhabung von Kryptomitteln
§ 59 Kryptomittel
(1) Nationale Kryptomittel im Sinne dieser Verschlusssachenanweisung sind Produkte, Geräte und die dazugehörigen Dokumente sowie zugehörige Schlüsselmittel zur Entschlüsselung, Verschlüsselung und Übertragung von Informationen, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik oder für den Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung vom Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr als solche festgelegt werden. Internationale Kryptomittel werden nach den einschlägigen über- oder zwischenstaatlichen Vorschriften sowie den jeweiligen nationalen Vorschriften anderer Staaten festgelegt.
(2) Eingestufte Kryptomittel erhalten einen der Warnvermerke "KRYPTO" (für
"KRYPTOSICHERHEIT") oder "CRYPTO" (für "CRYPTOSECURITY"). Nicht eingestufte Kryptogeräte sowie zugehörige kryptographische Komponenten und andere zugehörige Bauteile, die sicherheitsempfindliche Funktionen ausführen, erhalten den Warnvermerk "CCI" (für "Controlled COMSEC Item").
(3) Alle Kryptomittel unterliegen einer Nachweisführung. Die Nachweisführung erfolgt entsprechend der Nachweisführung für Verschlusssachen der Einstufung VS-VERTRAULICH oder höher. Dazu sind eigene Bestandsverzeichnisse anzulegen (Kryptobestandsverzeichnis).
§ 60 Nationale Verteilerstellen für Kryptomittel
(1) Nach Maßgabe von § 60 Absatz 1 VSA Bund nimmt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik die Aufgaben der zentralen Nachweisführung, Verwaltung und Verteilung von Kryptomitteln als zivile nationale Verteilerstelle für Kryptomittel (Civil National Distribution Authority) wahr.
(2) Nach Maßgabe von § 60 Absatz 2 VSA Bund nimmt das Zentrum für Informationstechnik der Bundeswehr die Aufgaben der militärischen nationalen Verteilerstelle für Kryptomittel (Military National Distribution Authority) wahr.
§ 61 Kryptoverwaltung
(1) Dienststellen, die Kryptomittel handhaben, bestellen mindestens eine Kryptoverwalterin oder einen Kryptoverwalter und eine zur Vertretung berechtigte Person (Kryptoverwaltung). Große Kryptoverwaltungen, die mehrere Kryptoverwalterinnen oder Kryptoverwalter benötigen, bestimmen eine Leitung. Kryptoverwalterinnen und Kryptoverwalter sowie die zur Vertretung berechtigten Personen müssen über die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderliche Fachkunde verfügen oder diese erwerben.
(2) Die Namen der (leitenden) Kryptoverwalterin oder des (leitenden) Kryptoverwalters, der zur Vertretung berechtigten Person und die Behördenanschrift sowie Änderungen sind der jeweils zuständigen nationalen Verteilerstelle für Kryptomittel mitzuteilen.
(3) Haben sich während der Abwesenheit der Kryptoverwalterin oder des Kryptoverwalters Veränderungen im Kryptobestand ergeben, so führt diese oder dieser unmittelbar nach Rückkehr eine Bestandsprüfung durch. Beim Wechsel der Kryptoverwalterin oder des Kryptoverwalters ist der Bestand zu überprüfen und ein Bestandsbericht (Übergabeprotokoll) zu fertigen.
(4) Weitere Aufgaben der Kryptoverwaltung sind der Anlage I zu entnehmen.
Näheres zur Handhabung von Kryptomitteln regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.
§ 62 Kryptopersonal
Personen, die Zugang zu Kryptomitteln erhalten (Kryptopersonal), sind von der oder dem Geheimschutzbeauftragten nach Muster 23 und 24 der Anlage VIII zu belehren und zu berechtigen (Kryptoberechtigung). Die Belehrung und die Berechtigung sind zu dokumentieren.
Abschnitt X
Aufrechterhaltung des Geheimschutzes
§ 63 Kontrollen
(1) Die Geheimschutzbeauftragten sollen in ihrer Dienststelle in angemessenen Zeitabständen kontrollieren, ob die Einstufung, die Befristung und die Handhabung der Verschlusssachen den Vorschriften dieser Verschlusssachenanweisung entsprechen. Die Kontrollen können auch durch besonders beauftragte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchgeführt werden; darunter soll eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter sein, die oder der Führungsaufgaben wahrnimmt. Das Vier-Augen-Prinzip ist stets zu beachten. Soweit die Bearbeitung von Verschlusssachen mit IT betroffen ist, werden die Geheimschutzbeauftragten hierbei von der oder dem Beauftragten für IT-Sicherheit unterstützt.
(2) Alle Bediensteten haben die Durchführung von Kontrollen zu unterstützen und hierfür auf Verlangen Zugang zu allen Verschlusssachen zu gewähren.
(3) Die obersten Landesbehörden können in angemessenen Abständen bei den Behörden und Einrichtungen ihres jeweiligen Geschäftsbereichs kontrollieren, ob die dortigen Regelungen, Maßnahmen und Verfahren der Verschlusssachenanweisung entsprechen.
(4) Die Durchführung der Kontrollen und deren Ergebnisse sind in angemessener Weise zu dokumentieren und den betroffenen Personen in geeigneter Weise mitzuteilen.
§ 64 Behandlung von Geheimschutzvorkommnissen
(1) Wird bekannt oder besteht der Verdacht, dass Geheimschutzvorschriften verletzt wurden oder Sicherheitsvorkehrungen den Geheimschutz nicht gewährleisten, sind die betroffenen Geheimschutzbeauftragten unverzüglich zu unterrichten. Die Geheimschutzbeauftragten stellen in diesen Fällen den Sachverhalt fest und treffen die erforderlichen Maßnahmen.
(2) Werden Dienststellen geheimschutzbezogene Vorkommnisse mit Bezug zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen von wesentlicher Bedeutung bekannt, unterrichten sie unverzüglich die Landesgeheimschutzbeauftragte oder den Landesgeheimschutzbeauftragten sowie die Verfassungsschutzbehörde des Landes Berlin. Soweit erforderlich unterrichtet die Verfassungsschutzbehörde des Landes Berlin unverzüglich das Bundesamt für Verfassungsschutz, wenn die Besorgnis einer Bekanntgabe an Dritte besteht. Gleiches gilt für nichtdeutsche Verschlusssachen, unabhängig von deren Geheimhaltungsgrad.
(3) Ist ein nachrichtendienstlicher Hintergrund oder eine Verratstätigkeit anderer Art
nicht auszuschließen, so ist das Bundesamt für Verfassungsschutz über die Verfassungsschutzbehörde des Landes Berlin zu beteiligen.
(4) Dienststellen, denen geheimschutzbezogene Vorkommnisse bekannt werden, die für die technische Sicherung von Verschlusssachen oder für die Sicherheit der Informations- und Kommunikationstechnik des Landes oder des Bundes von Bedeutung sind, unterrichten unverzüglich die Landesgeheimschutzbeauftragte oder den Landesgeheimschutzbeauftragten sowie die Verfassungsschutzbehörde des Landes Berlin. Die Verfassungsschutzbehörde des Landes Berlin unterrichtet unverzüglich unter Einbindung des Bundesamtes für Verfassungsschutz das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.
§ 65 Verhalten in außergewöhnlichen Gefahrenlagen
Sofern im Katastrophen-, Alarm- oder Verteidigungsfall oder in vergleichbaren außergewöhnlichen Gefahrenlagen die Möglichkeit besteht, dass Unbefugte sich Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen verschaffen können, und eine Aufbewahrung nach § 23 nicht möglich ist, sind die Verschlusssachen zu vernichten. Die Dienststellen treffen in ihren Geheimschutzdokumentationen Handlungsanweisungen für die Vernichtung in diesen Fällen.
Abschnitt XI
Abschließende Regelungen
§ 66 Vorrang der VSA Bund
Soweit Bestimmungen dieser Verschlusssachenanweisung gemäß § 26 Absatz 2 VSA Bund ein Hindernis für die Weitergabe von Verschlusssachen, den Zugriff auf VS-IT oder die Teilnahme an einem VS-IT-System begründen würden, sind sie unbeachtlich; stattdessen sind die entsprechenden Vorschriften der VSA Bund sinngemäß
anzuwenden.
§ 67 Subsidiäre Zuständigkeit der oder des Landesgeheimschutzbeauftragten
Ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik für eine nach dieser Verschlusssachenanweisung zu treffende Entscheidung nicht zuständig, tritt an seine Stelle die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte.
§ 68 Schlussbestimmungen
(1) Die oder der Landesgeheimschutzbeauftragte kann in besonderen Ausnahmefällen Abweichungen von dieser Verschlusssachenanweisung unter der Voraussetzung zulassen, dass der mit der Verschlusssachenanweisung beabsichtigte Schutz durch andere Sicherheitsvorkehrungen erreicht wird. Abweichungen sind in die Geheimschutzdokumentation aufzunehmen.
(2) Jede Dienststelle kann über diese Verschlusssachenanweisung hinaus verschärfte Sicherheitsvorkehrungen treffen, soweit sie die notwendige einheitliche Behandlung der Verschlusssachen im gesamten VS-Verkehr nicht stören.
§ 69 Inkrafttreten, Außerkrafttreten
(1) Diese Verschlusssachenanweisung tritt am 1. Juni 2024 in Kraft. Gleichzeitig treten die Verschlusssachenanweisung (VS-Anweisung/VSA) vom 1. Dezember 1992 und die Verwaltungsvorschriften zur Gewährleistung der BSI-Konformität beim Einsatz von Informationstechnik im Umgang mit Verschlusssachen (VSA-IT) vom 10. Dezember 2021 außer Kraft.
(2) Diese Verschlusssachenanweisung tritt mit Ablauf des 31. Mai 2029 außer Kraft. Es gelten folgende Anlagen zu dieser Vorschrift
| Hinweise zur Geheimschutzorganisation | Anlage I |
1. Geheimschutzbeauftragte
Geheimschutzbeauftragte oder besonders beauftragte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (zum Beispiel Geheimschutzbeamtinnen und -beamte) nehmen insbesondere die nachfolgend beschriebenen Aufgaben wahr:
1.1. Geheimschutzorganisation
1.2. Personeller Geheimschutz
1.3. Materieller Geheimschutz
2. Beauftragte für IT-Sicherheit
Beauftragte für IT-Sicherheit nehmen insbesondere die nachfolgend beschriebenen Aufgaben wahr:
3. VS-Registratur
Die Aufgaben der VS-Registratur umfassen insbesondere:
Die Muster für die vorgenannten Tätigkeiten befinden sich in Anlage VIII.
4. Kryptoverwaltung
Die Aufgaben der Kryptoverwaltung umfassen insbesondere
| Hinweise zur Geheimschutzdokumentation | Anlage II |
1. Zuständigkeit
Die Geheimschutzdokumentationen werden von den Geheimschutzbeauftragten oder besonders beauftragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (zum Beispiel Geheimschutzbeamtinnen und -beamten) erstellt und fortgeschrieben. Bei der Erstellung der VS-IT-Dokumentationen, die Teil der Geheimschutzdokumentationen sind, werden sie von den Beauftragten für IT-Sicherheit unterstützt.
2. Inhalt der Geheimschutzdokumentation
Die Geheimschutzdokumentation umfasst
2.1 Inhalt der VS-Sicherungsdokumentation
Die VS-Sicherungsdokumentation umfasst
2.2 Inhalt der VS-IT-Dokumentation
Die VS-IT-Dokumentation umfasst
| Hinweise zur Einstufung | Anlage III |
Tragen Sie durch eine sachgerechte Einstufung dazu bei, dass
Beachten Sie deshalb Folgendes:
1. Prüfen Sie kritisch, ob eine Einstufung tatsächlich notwendig ist
Eine Einstufung kommt nur im öffentlichen Interesse, insbesondere zum Schutz des Wohles eines Landes oder des Bundes in Betracht. Geschäfts-, Betriebs-, Erfindungs-, Steuer- oder sonstige private Geheimnisse oder Umstände des persönlichen Lebensbereichs sind nur dann einzustufen, wenn die Einstufung zumindest auch im öffentlichen Interesse liegt.
Ein öffentliches Interesse an einer Einstufung kommt grundsätzlich nur bei Informationen in Betracht, die
des Bundes oder eines Landes betreffen.
Im Falle einer Einstufung muss von der Herausgeberin/ vom Herausgeber der Verschlusssache schlüssig darzulegen sein, welche Schäden, Gefährdungen oder Nachteile für den Bestand, die Sicherheit oder die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder bei Kenntnisnahme durch Unbefugte entstehen können.
Für Informationen, die die oben beschriebenen Anforderungen nicht erfüllen, kann eine Einstufung nicht erfolgen. Für diese Informationen bestehen möglicherweise andere (Spezial-) Regelungen, die zu beachten sind und den Schutz dieser Informationen sicherstellen (zum Beispiel die Pflicht der Wahrung von Dienst- oder Steuergeheimnissen, das Datenschutzrecht oder das Archivgesetz).
Innerhalb der Gesamteinstufung einer Verschlusssache können deutlich feststellbare Teile, z.B. Teilpläne, Abschnitte, Kapitel, Verzeichnisse oder Nummern, niedriger oder nicht eingestuft werden. Daneben ist zu prüfen, ob das Schutzbedürfnis einer Verschlusssache nur zeitlich begrenzt besteht und daher die Einstufungsfrist kürzer zu bemessen ist.
2. Im Falle einer Einstufung müssen der gewählte Geheimhaltungsgrad und die damit verbundenen Schutzmaßnahmen dem konkreten Schutzbedürfnis entsprechen.
Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher hat zur Folge, dass alle Personen, die Zugang zu der Verschlusssache haben oder ihn sich verschaffen können einer aufwendigen, in Persönlichkeitsrechte eingreifenden Sicherheitsüberprüfung unterzogen und kostenintensive materielle Schutzmaßnahmen getroffen werden müssen. Vor diesem Hintergrund ist eine Einstufung nur bei einem konkreten Schutzbedürfnis vorzunehmen.
3. Beispiele für VS-Einstufungen:
3.1. STRENG GEHEIM
Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades STRENG GEHEIM kommt zum Beispiel in Betracht für:
3.2. GEHEIM
Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades GEHEIM kommt zum Beispiel in Betracht für:
3.3. VS-VERTRAULICH
Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH kommt zum Beispiel in Betracht für:
3.4. VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH
Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH kommt zum Beispiel in Betracht für:
| Hinweise zur Handhabung von Verschlusssachen | Anlage IV |
1. Kennzeichnung von Verschlusssachen
1.1. Kennzeichnung von Schriftgut
Bei STRENG GEHEIM und GEHEIM eingestuften Verschlusssachen wird der Geheimhaltungsgrad mit dem Zusatz "amtlich geheim gehalten" in roter Farbe durch Stempel oder Druck am oberen und unteren Rand jeder beschriebenen Seite angebracht. Die beschriebenen Seiten sind zu nummerieren; ihre Gesamtzahl ist auf der ersten Seite anzugeben.
Bei VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen wird der Geheimhaltungsgrad mit dem Zusatz "amtlich geheim gehalten" in schwarzer oder blauer Farbe durch Stempel oder Druck am oberen Rand jeder beschriebenen Seite angebracht. Die beschriebenen Seiten sind zu nummerieren; ihre Gesamtzahl ist auf der ersten Seite anzugeben.
Bei VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen wird der Geheimhaltungsgrad in schwarzer oder blauer Farbe durch Stempel oder Druck am oberen Rand jeder beschriebenen Seite angebracht. Bei Büchern, Broschüren u.ä. genügt die Kennzeichnung auf dem Einband und dem Titelblatt.
1.2. Kennzeichnung von VS-Schriftgutbehältern, Behältern von VS-Datenträgern und VS-Bestandsverzeichnissen
Die äußeren Vorder- und Rückseiten sowie gegebenenfalls die Rücken von Schriftgutbehältern und Behältern von VS-Datenträgern (zum Beispiel Boxen, Ordner, Hefter, Hüllen, Lauf-, Klebe- oder Sammelmappen), in denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen befördert oder verwahrt werden, sind wie folgt zu kennzeichnen:
VS-Bestandsverzeichnisse sind in derselben Weise zu kennzeichnen. VS-Transportbehälter sind von dieser äußeren Kennzeichnung ausgenommen.
1.3. Warn- und Sperrvermerke
Warn- und Sperrvermerke begrenzen den zugangsberechtigten Empfängerkreis einer Verschlusssache. Eine Weitergabe einer mit Warn- oder Sperrvermerk gekennzeichneten Verschlusssache an andere als die entsprechend berechtigten Personen ist nur mit Zustimmung der herausgebenden Stelle zulässig. Zudem können Warn- und Sperrvermerke weitere Auflagen zur Handhabung der Verschlusssache regeln. Warn- und Sperrvermerke sollen gut sichtbar in der Nähe des Verschlusssachengrades angebracht werden.
Für die Handhabung von Verschlusssachen, die mit einem Warnvermerk versehen sind, gibt es zusätzliche Handhabungsanweisungen, die den entsprechend berechtigten und ermächtigten Personen bekannt sind.
1.3.1. Warnvermerke
Es können insbesondere die nachfolgend aufgeführten Warnvermerke verwendet werden:
Warnvermerke für nichtdeutsche Verschlusssachen regeln die jeweiligen über- oder zwischenstaatlichen Bestimmungen.
1.3.2. Sperrvermerke
Es können insbesondere die nachfolgend aufgeführten Sperrvermerke verwendet werden:
2. Nachweis von VS-VERTRAULICH oder höher eingestufter Verschlusssachen
Die papiergestützte Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Bestandsverzeichnissen, VS-Quittungsbüchern, VS-Begleitzetteln, VS-Empfangsscheinen, VS-Übergabeprotokollen und VS-Vernichtungsprotokollen.
Jede Eintragung, Änderung, nachträgliche Ergänzung und Streichung in papiergestützten VS-Nachweisen muss mit Datum versehen und der jeweils handelnden Person zuzuordnen sein. Bei Änderungen und Streichungen muss der ursprüngliche Text lesbar bleiben. Es ist unzulässig, Eintragungen zu löschen oder unkenntlich zu machen sowie Teile zu entfernen oder einzufügen.
Die elektronische Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Registratursystemen.
Jede Erstellung, Änderung, nachträgliche Ergänzung und Löschung eines Datensatzes in elektronischen VS-Nachweisen ist mit Datum, Uhrzeit und Namen der Nutzerin/ des Nutzers zu protokollieren. Änderungen und Löschungen von bestehenden Datensätzen müssen so vorgenommen werden, dass der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleibt. Die Protokolldaten sind mindestens fünf Jahre nach Vernichtung, Abgabe oder Herabstufung der betroffenen Verschlusssache verfügbar zu halten.
2.1. VS-Bestandsverzeichnisse und VS-Registratursysteme
Die Registrierung von Verschlusssachen in VS-Bestandsverzeichnissen und VS-Registratursystemen erfolgt auf der Grundlage der aktuellen Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung und der hierzu jeweils in den Dienststellen getroffenen Festlegungen. VS-Registratur und offene Registratur in der jeweiligen Dienststelle stimmen sich hierbei ab.
2.1.1. Papiergestützte VS-Bestandsverzeichnisse
Papiergestützte VS-Bestandsverzeichnisse werden von den Geheimschutzbeauftragten oder von besonders beauftragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an die VS-Registratorinnen bzw. -Registratoren herausgegeben. Diese bestätigen den Empfang. Die Empfangsbestätigungen sind zur Geheimschutzdokumentation zu nehmen.
VS-Bestandsverzeichnisse sind in gebundener Form zu führen. Die Doppelseiten sind fortlaufend zu nummerieren. Das Titelblatt wird nicht nummeriert. Auf dem Titelblatt eines VS-Bestandsverzeichnisses sind zu vermerken:
Jede Verschlusssache ist im Bestandsverzeichnis unter einer eigenen, fortlaufenden Nummer (Tagebuchnummer) zu registrieren. Jede Anlage und jede Vervielfältigung einer Verschlusssache ist einzeln ebenfalls unter dieser Tagebuchnummer zu registrieren.
2.1.2. VS-Registratursysteme
VS-Registratursysteme sind gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Sie sollen auf nicht vernetzten Einzelplatzrechnern oder in einem isolierten, ausschließlich für den Zweck der VS-Nachweisführung genutzten Netz betrieben werden.
In VS-Registratursystemen ist bei der Registrierung für jede Verschlusssache unter einer eigenen Nummer (Tagebuchnummer) ein eigener Datensatz anzulegen. Für jede Anlage und jede Vervielfältigung einer Verschlusssache sind jeweils eigene Datensätze unter derselben Tagebuchnummer anzulegen.
VS-Registratursysteme stellen Funktionen bereit, die die Ausgabe aller für die VS-Nachweisführung relevanten Daten nach bestimmten Auswahl- und Sortierungskriterien ermöglichen.
Näheres regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.
2.2. Nachweisführung bei elektronischer VS-Bearbeitung
Werden Verschlusssachen innerhalb von VS-IT hergestellt, bearbeitet, vervielfältigt, gespeichert, übertragen oder gelöscht kann die Nachweisführung durch Prozesse innerhalb der VS-IT automatisiert vorgenommen werden.
Die Nachweisführung bei elektronischer VS-Bearbeitung hat nach den Nummern 2.1 und 2.1.2 zu erfolgen. Das Anlegen von Ordnungsstrukturen (zum Beispiel Akten und Vorgänge), das Ändern und Löschen von Datensätzen sowie die Aussonderung von Verschlusssachen sind ausschließlich auf Weisung einer zeichnungsbefugten VS-Bearbeiterin oder -Bearbeiters durch VS-Registratorinnen und -Registratoren vorzunehmen.
3. Weitergabe von Verschlusssachen
3.1. Beförderung durch Botinnen und Boten
Innerhalb desselben Gebäudes oder einer geschlossenen Gebäudegruppe können Verschlusssachen von Hand zu Hand weitergegeben oder durch Botinnen und Boten befördert werden.
VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind dabei in Klebemappen oder Umschlägen zu verschließen; die Mappen/Umschläge dürfen jeweils nur Verschlusssachen für eine Empfängerin / einen Empfänger enthalten. Bei STRENG-GEHEIM eingestuften Verschlusssachen sollen die Klebemappen oder Umschläge in verschlossenen VS-Transportbehältern mit Zählwerk oder in anderen Transportmitteln mit vergleichbarem Schutzniveau befördert werden.
Der Klebestreifen oder Umschlag muss neben der Unterschrift der Absenderin / des Absenders die Aufschrift tragen:
"STRENG GEHEIM/GEHEIM/VS-VERTRAULICH - diese Mappe/dieser Umschlag darf nur von [Name der Adressatin / des Adressaten] oder dem STRENG GEHEIM/GEHEIM/VS-VERTRAULICH ermächtigten Vertreterin/Vertreter geöffnet werden!"
Die Absenderin / der Absender hat die erforderlichen Eintragungen im VS-Quittungsbuch vorzunehmen. Das VS-Quittungsbuch ist der Botin/ dem Boten mitzugeben.
Die Botin bzw. der Bote hat die Verschlusssache unverzüglich zu befördern und bis zu ihrer Ablieferung im persönlichen Gewahrsam zu halten. Kann eine STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssache nicht sofort zugestellt werden, so ist sie der Absenderin / dem Absender oder der zuständigen VS-Registratur zur einstweiligen Aufbewahrung unmittelbar zurückzugeben.
Die Empfängerin / der Empfänger hat die Unversehrtheit des Verschlusses der Klebemappe oder des Umschlages zu prüfen und ihn persönlich zu öffnen. Sie / er hat anhand der Eintragungen im VS-Quittungsbuch die für die Beförderung benötigte Zeit sowie bei VS-Transportbehältern den Zählwerkstand zu prüfen, das Datum, die Uhrzeit und bei VS-Transportbehältern den Zählwerkstand in das VS-Quittungsbuch einzutragen und den Erhalt der Verschlusssache durch Unterschrift zu quittieren.
Die Absenderin / der Absender hat auf baldige Rückgabe des Quittungsbuches zu achten.
Verschlusssachen, die den Vermerk "Persönlich" oder "Nicht durch die Registratur zu öffnen" tragen, sind der Empfängerin / dem Empfänger ungeöffnet mit einem VS-Begleitzettel zuzuleiten. Die Empfängerin / der Empfänger kann eine solche Verschlusssache von der Weitergabe in den Geschäftsgang ausschließen, wenn es der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" erfordert. In diesem Falle wird der VS-Registratur nur der ausgefüllte VS-Begleitzettel zugeleitet.
Vorzimmerberechtigte sollen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen grundsätzlich persönlich entgegennehmen. Die Geheimschutzbeauftragten können mit Zustimmung der Landesgeheimschutzbeauftragten/ des Landesgeheimschutzbeauftragten Ausnahmen zulassen, zum Beispiel bei hohem Aufkommen an Verschlusssachen, die Annahme durch Vorzimmerkräfte erlauben. Die Ausnahmeregelung ist in der Geheimschutzdokumentation nachzuweisen.
3.2. Versand durch VS-Kurierin / VS-Kurier oder privaten Zustelldienst
Zwischen zwei getrennt liegenden Gebäuden, die nicht zu einer geschlossenen Gebäudegruppe gehören, können Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad GEHEIM durch VS-Kurierin / VS-Kurier oder privaten Zustelldienst versandt werden.
STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssachen sind durch VS-Kurierin / VS-Kurier zu versenden.
3.2.1. Versand durch VS-Kurierin / VS-Kurier
VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen, die durch VS-Kurierin / VS-Kurier versandt werden, sind in verschlossenen Umschlägen zu verpacken, die mit dem Geheimhaltungsgrad der enthaltenen Verschlusssache zu kennzeichnen sind. Die In-Empfangnahme der Verschlusssache ist von der VS-Kurierin / dem VS-Kurier im Quittungsbuch der Absenderin / des Absenders zu quittieren. Der Verschlusssache ist ein ausgefüllter VS-Empfangsschein beizufügen.
VS-Kuriere haben für den Transport einen äußerlich neutralen, verschlossenen VS-Transportbehälter mit Zählwerkschloss zu nutzen. An verdeckter Stelle ist die Anschrift der Dienststelle anzubringen.
VS-Kuriere, die STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen befördern, sollen einen Dienstwagen nutzen. Ist dies nicht möglich, sind STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssachen mit mindestens zwei VS-Kurieren zu befördern.
VS-Kuriere haben die Verschlusssache ständig in persönlichen Gewahrsam zu halten. Ist dies nicht möglich, hat die Aufbewahrung nach § 23 oder nach § 28 Abs. 6 zu erfolgen.
Als VS-Kurierin / VS-Kurier kann jede ausreichend ermächtigte oder zugelassene Person eingesetzt werden.
Die Empfängerin / der Empfänger hat die Unversehrtheit des Verschlusses des Umschlages zu prüfen und ihn persönlich zu öffnen. Er hat den Zählwerkstand des VS-Transportbehälters zu prüfen, in den VS-Empfangsschein einzutragen und diesen an die Absenderin / den Absender unterschrieben zurückzusenden. Geht der VS-Empfangsschein innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel eine Woche) nicht bei der Absenderin / dem Absender ein, hat sich dieser bei der Empfängerin / dem Empfänger nach dem Verbleib zu erkundigen.
3.2.2. Versand an Auslandsvertretungen der Bundesrepublik Deutschland
An Auslandsvertretungen der Bundesrepublik Deutschland sind VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes oder mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach § 55 zu versenden.
3.2.3. Versand durch privaten Zustelldienst
Sollen VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen, durch privaten Zustelldienst versandt werden, muss dieser gewährleisten, dass
VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen, die durch privaten Zustelldienst versandt werden, sind in doppelten Umschlägen zu verschließen. Der innere Umschlag enthält die Verschlusssache und darf nicht mehr als einen Vorgang enthalten.
Die inneren Umschläge sind mit folgenden Angaben zu versehen:
"GEHEIM/VS-VERTRAULICH - dieser Umschlag darf nur von [Name der Adressatin / des Adressaten] oder der / dem GEHEIM/VS-VERTRAULICH ermächtigten Vertreterin / Vertreter geöffnet werden!"
Dem inneren Umschlag ist ein ausgefüllter VS-Empfangsschein beizufügen.
Der äußere Umschlag darf nur die für die Zustellung erforderlichen Angaben sowie die Absenderin / den Absender enthalten. Er darf insbesondere keine Zusätze aufweisen, die Rückschluss auf den Inhalt zulassen oder in anderer Weise auf eine Sonderbehandlung der Sendung hindeuten.
Die Empfängerin / der Empfänger hat die Unversehrtheit der Verschlüsse der Umschläge zu prüfen, diese persönlich zu öffnen, den Empfangsschein auszufüllen und an die Absenderin / den Absender zurückzusenden. Geht der VS-Empfangsschein innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel eine Woche) nicht bei der Absenderin / dem Absender ein, hat diese/ dieser sich bei der Empfängerin / beim Empfänger nach dem Verbleib zu erkundigen.
Für den Versand von Paketen gelten die vorstehenden Bestimmungen entsprechend.
| Merkblatt zur Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades | Anlage V |
VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBAUCH
(VS-NfD-Merkblatt)
1. Allgemeines
1.1. Kenntnis nur, wenn nötig
Von einer Verschlusssache dürfen nur Personen Kenntnis erhalten, die aufgrund ihrer Aufgabenerfüllung von ihr Kenntnis haben müssen. Keine Person darf über eine Verschlusssache umfassender oder eher unterrichtet werden, als dies aus Gründen der Aufgabenerfüllung notwendig ist. Über den Inhalt der Verschlusssachen ist Verschwiegenheit gegenüber Nichtbeteiligten zu wahren. Es gilt der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig".
1.2. Verstöße gegen die Geheimhaltungspflicht
Personen, die gegen die Vorschriften dieses VS-NfD-Merkblatts verstoßen, drohen disziplinar- oder arbeitsrechtliche Maßnahmen und eine strafrechtliche Ahndung des Verstoßes nach den §§ 93 bis 99, 203 Absatz 2 und 353b StGB. Personen, die sich im Umgang mit Verschlusssachen als ungeeignet erwiesen haben, werden von der Bearbeitung von Verschlusssachen ausgeschlossen.
1.3. Mitteilungen an die Geheimschutzbeauftragten
Der Verlust und das Auffinden von Verschlusssachen sowie vermutete und festgestellte Verstöße gegen die Vorschriften dieses VS-NfD-Merkblatts sind unverzüglich den zuständigen Geheimschutzbeauftragten mitzuteilen, um einen eventuell entstandenen Schaden zu begrenzen und den Vorfall aufzuklären.
1.4. VS-IT
Die Verarbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist nur mit VS-IT zulässig, die hierfür freigegeben ist. Dies betrifft unter anderem PCs, IT-Netzwerke, Notebooks, Mobiltelefone und transportable Datenträger (CDs, USB-Sticks). Informationen zu freigegebener VS-IT erteilen die Geheimschutzbeauftragten oder die Beauftragten für IT-Sicherheit. Dabei sind die Vorgaben der Dienststelle zu Übertragung, Transport, Aufbewahrung und Betrieb zu beachten. Private IT, Software oder Datenträger dürfen nicht für die Verarbeitung von Verschlusssachen eingesetzt werden.
2. Einstufung
Die Dienststelle, die eine Verschlusssache erstellt oder deren Erstellung veranlasst, oder die Rechtsnachfolgerin dieser Dienststelle ist die Herausgeberin /der Herausgeber der Verschlusssache.
Die Herausgeberin / der Herausgeber stuft eine Verschlusssache in den Geheimhaltungsgrad VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ein, wenn deren Kenntnisnahme durch Unbefugte für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder nachteilig sein kann ( § 6 Absatz 2 Nummer 4 Berliner Sicherheitsüberprüfungsgesetz).
Von einer Einstufung als Verschlusssache ist nur Gebrauch zu machen, soweit dies notwendig ist.
3. Befristung und Aufhebung der Einstufung
Die Einstufung einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist auf 30 Jahre befristet. Die Herausgeberin / der Herausgeber kann unter Berücksichtigung der Begründung für die Einstufung eine kürzere Frist bestimmen. Die Einstufung endet mit Ablauf des Jahres, in welches das Fristende fällt. Die Frist kann nicht verlängert werden.
Fällt die Geheimhaltungsbedürftigkeit einer Verschlusssache weg, hat die Herausgeberin / der Herausgeber die Einstufung aufzuheben. Die Aufhebung der Einstufung ist so zu vermerken, dass diese und die verfügende Stelle jederzeit erkennbar sind.
4. Kennzeichnung
Bei der Herstellung ist eine Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH so zu kennzeichnen, dass bei ihrer Handhabung während der gesamten Dauer ihrer Einstufung jederzeit erkennbar sind:
Die verbindliche Gestaltung der Kennzeichnung von Verschlusssachen ist der Anlage IV sowie den Mustern der Anlage VIII zur Verschlusssachenanweisung des Landes Berlin zu entnehmen. Dies gilt auch für elektronische Verschlusssachen. Lässt die Beschaffenheit einer Verschlusssache eine solche Kennzeichnung nicht zu, ist sinngemäß zu verfahren. Geheimhaltungsgrade sind grundsätzlich auszuschreiben soweit die Beschaffenheit einer Verschlusssache dies zulässt. Ist dies nicht möglich, wird der Geheimhaltungsgrad VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH mit VS-NfD abgekürzt.
Der Betreff einer Verschlusssache soll so formuliert werden, dass er für sich genommen nicht geheimhaltungsbedürftig ist.
5. Aufbewahrung und Verwaltung
Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind bei Nichtgebrauch in verschlossenen Behältern oder Räumen aufzubewahren. Sie können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschlusssachen sind, unter Beachtung des Grundsatzes "Kenntnis nur, wenn nötig" in einer offenen Registratur dauerhaft aufbewahrt und in dieser verwaltet werden. Satz 1 gilt entsprechend für Datenträger und mobile IT, auf denen elektronische Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH unkryptiert gespeichert sind.
6. Weitergabe und Versand
6.1. Weitergabe innerhalb einer Dienststelle
Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können innerhalb einer Dienststelle wie offenes Schriftgut weitergegeben werden. Eine Quittierung der Weitergabe ist nicht vorgesehen. Bei der Weitergabe mittels VS-IT sind nachfolgende Regelungen unter 6.2 zu beachten.
6.2. Weitergabe über technische Kommunikationsverbindungen
Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind ausschließlich mittels hierfür freigegebener VS-IT über technische Kommunikationsverbindungen zu übertragen. Die Verschlusssachen müssen dabei grundsätzlich durch IT-Sicherheitsprodukte nach Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik verschlüsselt werden. Erfolgt die Versendung ausschließlich innerhalb hierfür freigegebener VS-IT-Netze, kann von einer Verschlüsselung abgesehen werden.
Abweichend von Absatz 1 dürfen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ausnahmsweise über andere technische Kommunikationsverbindungen versandt werden, wenn die Übermittlung über eine Kommunikationsverbindung nach Absatz 1 einen unvertretbaren Zeitverlust bedeuten würde. In diesem Fall sind folgende Vorsichtsmaßnahmen zu beachten:
Informationen zu den in Betracht kommenden Abweichungen bei der Auswahl von technischen Kommunikationsverbindungen erteilen die Geheimschutzbeauftragten.
6.3. Weitergabe durch private Zustelldienste
Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können durch private Zustelldienste als gewöhnliche Brief- beziehungsweise Paketsendungen versandt werden. Der Umschlag beziehungsweise das Paket erhält keine VS-Kennzeichnung.
6.4. Grenzüberschreitende Weitergabe
Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können auch ins Ausland durch private Zustelldienste als gewöhnliche Brief- beziehungsweise Paketsendungen versandt werden, es sei denn, die Herausgeberin / der Herausgeber der Verschlusssache hat einer solchen Weitergabe widersprochen oder andere Modalitäten für den Auslandsversand festgelegt. Der Umschlag beziehungsweise das Paket erhält keine VS-Kennzeichnung.
6.5. Weitergabe an Parlamente und Landesbehörden
Die Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an den Deutschen Bundestag, den Bundesrat oder Landesparlamente erfolgt über die zuständige oberste Landesbehörde.
Die Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an ein Land ist nur zulässig, sofern in diesem Land dieser Verschlusssachenanweisung entsprechende Regelungen zum Schutz von Verschlusssachen gelten oder sich das Land zum Schutz von Verschlusssachen entsprechend der Verschlusssachenanweisung verpflichtet.
6.6. Weitergabe an nichtöffentliche Stellen
Die Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an nichtöffentliche Stellen ist nur zulässig, wenn die Weitergabe im staatlichen Interesse erforderlich ist (z.B. zur Durchführung eines staatlichen Auftrages oder zur Analyse oder Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik von Kritischen Infrastrukturen, von sonstigen Unternehmen im staatlichen Interesse oder einer Stelle des Landes).
Vor der Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an nichtöffentliche Stellen muss mit diesen jeweils ein Vertrag geschlossen werden, in den die Bestimmungen des VS-NfD-Merkblattes des Handbuchs für den Geheimschutz in der Wirtschaft (Geheimschutzhandbuch) Eingang gefunden haben. Werden diese Unternehmen nicht durch die für Wirtschaft zuständige Senatsverwaltung geheimschutzbetreut, hat dies mit der Maßgabe zu erfolgen, dass die darin enthaltenen Kontrollrechte von der VS-Auftraggeberin / dem VS-Auftraggeber ausgeübt werden. Weitergehende Maßnahmen wie ein Geheimschutzverfahren durch die für Wirtschaft zuständige Senatsverwaltung oder Sicherheitsüberprüfungen sind für eine Weitergabe von Verschlusssachen dieses Geheimhaltungsgrades nicht erforderlich.
6.7. Weitergabe an nichtdeutsche Stellen oder nichtöffentliche Stellen mit Sitz im Ausland
Es gelten die Regelungen der Anlagen der VSA des Bundes in ihrer jeweils geltenden Fassung entsprechend.
7. Mitnahme
Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können außerhalb des Dienstgebäudes oder einer Liegenschaft nur auf Dienstreisen und zu Dienstbesprechungen mitgenommen werden, soweit dies dienstlich notwendig ist und sie angemessen gegen unbefugte Kenntnisnahme und unbefugten Zugriff gesichert werden. Sie können in diesem Fall in einem verschlossenen Umschlag unversiegelt und ohne Kurierausweis mitgeführt werden.
Ihre Mitnahme aus anderem Anlass (zum Beispiel zur Bearbeitung in der Privatwohnung) ist grundsätzlich unzulässig. Die Geheimschutzbeauftragten können Ausnahmeregelungen treffen.
Die ausschließlich elektronische Bearbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH mit hierfür freigegebener VS-IT (zum Beispiel Notebooks) ist auch in der Privatwohnung zulässig.
8. Vernichtung
Um größere Bestände von Verschlusssachen zu vermeiden, sind nicht mehr benötigte Verschlusssachen zu vernichten oder an die VS-Auftraggeberin bzw. den VS-Auftraggeber zurückzugeben.
Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind von der Bearbeiterin / dem Bearbeiter nur an den dafür vorgesehenen Orten so zu vernichten, dass der Inhalt weder erkennbar ist, noch erkennbar gemacht werden kann.
Für die Vernichtung dürfen nur Produkte oder Verfahren eingesetzt oder Dienstleisterinnen / Dienstleister beauftragt werden, die die Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllen.
| Richtlinie für die Abgabe von Verschlusssachen an das Landesarchiv Berlin (VS- Archivrichtlinie) | Anlage VI |
1. Allgemeines
Die zur Abgabe an das Landesarchiv Berlin verpflichteten Stellen haben dem Landesarchiv Berlin im Rahmen der Bestimmungen des Berliner Archivgesetzes auch Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen. Unterlagen des Nachrichtendienstes sind anzubieten, wenn sie dessen Verfügungsberechtigung unterliegen und zwingende Gründe des nachrichtendienstlichen Quellen- und Methodenschutzes sowie der Schutz der Identität der bei ihnen beschäftigten Personen einer Abgabe nicht entgegenstehen. Ohne Zustimmung des Landesarchivs Berlin dürfen daher anbietungspflichtige Verschlusssachen nicht vernichtet werden.
Die Unterlagen dürfen nur übergeben werden, wenn die organisatorischen, technischen und personellen Maßnahmen getroffen sind, um die Rechtsvorschriften zur Geheimhaltung, insbesondere dieser Verschlusssachenanweisung einzuhalten.
Das Landesarchiv Berlin hat die Aufgabe, STRENG GEHEIM, GEHEIM und VS-VERTRAULICH eingestufte Verschlusssachen, die für die Verwaltungsarbeit nicht mehr oder nicht mehr laufend benötigt werden, unter Einhaltung der Anforderungen des materiellen Geheimschutzes aufzubewahren und zu sichern. Die Übergabe an das Landesarchiv Berlin ändert nichts an der Einstufung einer Verschlusssache.
An das Landesarchiv Berlin sind vollständige Aufbewahrungseinheiten (zum Beispiel Hefter, Stehordner, Filme oder Bänder) abzugeben. Der Ordnungszustand ist nicht zu verändern (zum Beispiel keine Entnahme von Schriftstücken).
Die Aufbewahrungseinheiten sind vollständig in einem Anbietungsverzeichnis aufzulisten. Das Anbietungsverzeichnis beinhaltet eine Aufstellung sämtlicher zu den Vorgängen gehörigen VS-Stücke. Inhaltsangaben im Anbietungsverzeichnis sind so zu formulieren, dass diese möglichst nicht geheimhaltungsbedürftig, keinesfalls aber höher als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH einzustufen sind.
Das Anbietungsverzeichnis ist dem Landesarchiv Berlin in Papierform und ggf. in elektronischer Form zuzuleiten.
2. Festsetzung der Aufbewahrungsfrist
Vor einer Abgabe von Verschlusssachen hat die abgebende Stelle das Endjahr der Aufbewahrungsfrist je Aufbewahrungseinheit festzulegen. Die Aufbewahrungsfrist ist so kurz wie möglich und unabhängig von der Einstufungsfrist festzulegen. Mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist handelt es sich bei den Dokumenten um Archivgut, das im Eigentum des Landesarchivs Berlin steht.
3. Behandlung der Verschlusssachen im Archiv
Das Landesarchiv Berlin weist die übernommenen Aufbewahrungseinheiten anhand der Abgabe- und Dokumentenverzeichnisse nach.
Es leitet der abgebenden Stelle oder deren Rechtsnachfolgerin ihre Verschlusssachen auf Anforderung wieder zu.
Das Landesarchiv Berlin kann die ihm übergebenen Verschlusssachen für Archivzwecke bearbeiten, soweit diese nicht versiegelt oder auf andere Weise besonders gesichert sind und die Voraussetzungen an den Geheimschutz nach dieser VSA und dem Berliner Sicherheitsüberprüfungsgesetz eingehalten werden.
Sofern die Einstufung der Verschlusssache von der Herausgeberin / dem Herausgeber verlängert wird, ist dies dem Landesarchiv Berlin umgehend schriftlich mitzuteilen. Dieses hat die Verlängerung entsprechend den Vorschriften dieser VSA auf der betreffenden Verschlusssache zu vermerken. Nur wenn sich die Mitteilung der Verlängerung der Einstufung auf die gesamte Akte bezieht, ist dies auf der Akte zu vermerken.
Nach Aufhebung der Einstufung werden die Unterlagen in die Archivbestände des Landesarchivs Berlin übernommen.
Die Aufhebung der Einstufung wird von der aktenführenden Stelle oder dem zuständigen öffentlichen Archiv auf dem Dokument kenntlich gemacht; soweit sie pauschal für die gesamte Aufbewahrungseinheit gilt, genügt es, wenn sie nur auf der Aufbewahrungseinheit kenntlich gemacht wird.
4. Einsichtnahme und Nutzung der Verschlusssachen durch Dritte
Werden Anträge Dritter auf Einsichtnahme in noch als Verschlusssachen eingestufte Unterlagen beim zuständigen öffentlichen Archiv gestellt, leitet es diese Anträge an die abgebende Stelle oder deren Rechtsnachfolgerin zur Prüfung weiter. Die Einsichtnahme bedarf der vorherigen Zustimmung der abgebenden Stelle oder deren Rechtsnachfolgerin.
Eine Nutzung der Inhalte von Verschlusssachen durch Dritte (zum Beispiel wissenschaftliche Veröffentlichungen) kann nur nach Aufhebung der Einstufung der betreffenden Verschlusssachen durch die jeweiligen Herausgeberinnen / Herausgeber erfolgen.
In diesen Fällen prüft die abgebende Stelle oder deren Rechtsnachfolgerin die Aufhebung der Einstufung der eigenen Verschlusssachen. Das Landesarchiv Berlin ersucht die Herausgeberin / den Herausgeber etwaig in den Aufbewahrungseinheiten enthaltener Fremd-Verschlusssachen um die Prüfung der Aufhebung deren Einstufung. Ist die Aufbewahrungsfrist der in Rede stehenden Aufbewahrungseinheiten abgelaufen, ersucht das Landesarchiv Berlin die Herausgeberin / den Herausgeber der enthaltenen Fremd-Verschlusssachen um Prüfung der Aufhebung deren Einstufung.
5. Schlussbestimmungen
Dem Landesarchiv Berlin ist der Wechsel der Zuständigkeit für die durch das Archiv verwahrten Verschlusssachen infolge von Aufgabenverlagerungen schriftlich mitzuteilen. Vor der Weitergabe von Verschlusssachen an die nunmehr zuständige Stelle prüft die bislang zuständige Stelle, welche Verschlusssachen an das Landesarchiv Berlin abgegeben werden können.
| Hinweise zur Handhabung von Verschlusssachen ausländischer Staaten sowie über- oder zwischenstaatlicher Organisationen | Anlage VII |
Die Regelungen der VSA Bund sind in der jeweils geltenden Fassung inklusive der entsprechenden Anlagen und Muster anzuwenden.
| Muster | Anlage VIII |
Für die Umsetzung der VSA werden die nachfolgenden Muster verbindlich festgelegt:
| Muster 1 | Nachweis über die Verpflichtung (zu § 4 Abs. 1 VSA) |
| Muster 2 | Nachweis über die Ermächtigung (zu § 4 Abs. 2 VSA, Muster 2a), Nachweis über die Zulassung (zu § 4 Abs. 3 VSA, Muster 2b), Nachweis über die Verpflichtung (zu § 4 Abs. 2 und Abs. 3 VSA) |
| Muster 3 | Nachweis über die Wiederholung der Belehrung und Unterrichtung (zu § 4 VSA) |
| Muster 4 | Konferenzbescheinigung (zu § 4 VSA) |
| Muster 5 | Nachweis über die Aufhebung/ die Einschränkung/ das Erlöschen der Ermächtigung/ der Zulassung, Unterrichtung und Ablieferung der Verschlusssachen und des Quittungsbuchs (zu § 4 Abs. 6 und 7 VSA) |
| Muster 6 | Ausfertigung einer Verschlusssache STRENG GEHEIM (zu § 20 VSA) |
| Muster 7 | Ausfertigung einer Verschlusssache GEHEIM (zu § 20 VSA) |
| Muster 8 | Anlage zu einer Verschlusssache am Beispiel einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades GEHEIM (zu § 20 VSA) |
| Muster 9 | Ausfertigung einer Verschlusssache VS-VERTRAULICH (zu § 20 VSA) |
| Muster 10 | Ausfertigung einer Verschlusssache VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (zu § 20 VSA) |
| Muster 11 | Entwurf einer E-Mail bei Übermittlung einer Verschlusssache VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (zu § 20 VSA) |
| Muster 12 | Verschlusssache mit unterschiedlich eingestuften Teilen (zu § 20 VSA) |
| Muster 13 | Kennzeichnung für VS-Datenträger (hier: CD-ROM) (zu § 20 VSA) |
| Muster 14 | Kennzeichnung der Hülle für VS-Datenträger (hier: CD-ROM) (zu § 20 VSA) |
| Muster 15 | Kennzeichnung für VS-Datenträger (hier: USB-Stick) (zu § 20 VSA) |
| Muster 16 | VS-Empfangsschein (zu § 21 VSA) |
| Muster 17 | VS-Bestandsverzeichnis (zu § 21 VSA) |
| Muster 18 | VS-Quittungsbuch (zu § 21 VSA) |
| Muster 19 | VS-Begleitzettel (zu § 21VSA) |
| Muster 20 | VS-Übergabeprotokoll (zu § 21 VSA) |
| Muster 21 | VS-Vernichtungsprotokoll (zu § 21 VSA) |
| Muster 22 | Umschläge für VS-Sendungen (zu § 24 VSA) |
| Muster 23 | Nachweis über die Belehrung über die Behandlung von Kryptomaterial (zu § 62 VSA) |
| Muster 24 | Nachweis über die Kryptoberechtigung, ihre Einschränkung, Aufhebung oder ihr Erlöschen (zu § 62 VSA) |
| Muster 25 | Anbietungsverzeichnis (zu Anlage VI VSA) |
| Muster 26 | Ablieferungsverzeichnis (zu Anlage VI VSA) |
Hinweis zu den Mustern 6 bis 11:
Von Verschlusssachen dürfen nur Personen Kenntnis erhalten, die auf Grund ihrer Aufgabenerfüllung von ihr Kenntnis haben müssen. Für Verschlusssachen aller Geheimhaltungsgrade gilt der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" (vgl. § 3 Abs. 1 VSA). Soweit in den Mustern 6 bis 14 daher als Adressaten neutral "Empfänger" bezeichnet sind, verstehen sich diese in allen Fällen als persönliche Adressierung zu Händen einer bestimmten Person ("z. Hd. Frau/Herrn XY") bzw. einer Person in einer bestimmten Funktion ("z. Hd. der/des Geheimschutzbeauftragten") sowie ggf. einer Vertreterin oder eines Vertreters im Amt ("o.V.i.A."). Hierbei ist insbesondere § 24 Abs. 2 VSA zu beachten.
Nachweis über die Verpflichtung
Frau/Herr
| Name, Vorname | Geburtsdatum |
wurde heute im Hinblick auf den beabsichtigten Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades
VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH
über die Bestimmungen der §§ 93 bis 99, 203 Absatz 2 und 353b StGB unterrichtet, über die besonderen Bestimmungen des Geheimschutzes belehrt und auf deren gewissenhafte Erfüllung verpflichtet.
Diese Verpflichtung gilt auch für die Zeit nach dem Ausscheiden aus dem Dienst-/ Beschäftigungsverhältnis.
Ihr/Ihm ist bekannt, dass ihr/ihm bei Verstößen gegen die oben genannten Bestimmungen disziplinar- oder arbeitsrechtliche Maßnahmen und eine strafrechtliche Ahndung des Verstoßes nach den §§ 93 bis 99, 203 Absatz 2 und 353b StGB drohen.
Sie/Er hat eine Abschrift dieser Verpflichtung erhalten.
Ihr/Ihm wurde ein Exemplar der Anlage V Verschlusssachenanweisung zugänglich gemacht.
| Ort, Datum | |
| Unterschrift der/des Verpflichteten | Unterschrift der/des Verpflichtenden |
Nachweis über die Ermächtigung
|
Zutreffendes ist angekreuzt |
X |
Frau/Herr
| Name, Vorname | Geburtsdatum |
wurde heute zum Zugang zu Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad Hinweis: Über die erfolgte Ermächtigung ist die VS-Registratur zu informieren.
| [ ] VS-VERTRAULICH | [ ] GEHEIM | [ ] STRENG GEHEIM |
ermächtigt. Die Ermächtigung gilt
| [ ] allgemein | [ ] beschränkt auf |
| [ ] unbefristet | [ ] befristet bis |
| [ ] Ihr/Ihm wurde ein VS-Quittungsbuch ausgehändigt | |
| Ort, Datum | |
| Unterschrift der/des Bediensteten | Unterschrift der/des Geheimschutzbeauftragten |
Hinweis: Über die erfolgte Ermächtigung ist die VS-Registratur zu informieren
Nachweis über die Zulassung
|
Zutreffendes ist angekreuzt |
X |
Frau/Herr
| Name, Vorname | Geburtsdatum |
wurde heute für eine Tätigkeit zugelassen, bei der sie/er sich Zugang zu Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad
| [ ] VS-VERTRAULICH | [ ] GEHEIM | [ ] STRENG GEHEIM |
verschaffen kann. Die Zulassung gilt
| [ ] allgemein | [ ] beschränkt auf |
| [ ] unbefristet | [ ] befristet bis |
| [ ] Ihr/Ihm wurde ein VS-Quittungsbuch ausgehändigt | |
| Ort, Datum | |
| Unterschrift der/des Bediensteten | Unterschrift der/des Geheimschutzbeauftragten |
Hinweis: Über die erfolgte Zulassung ist die VS-Registratur zu informieren.
Muster 2
(zu § 4 Abs. 2 und Abs. 3 VSA)
Nachweis über die Verpflichtung
Frau/Herr
| Name, Vorname | Geburtsdatum |
wurde heute über die Bestimmungen der §§ 93 bis 99, 203 Absatz 2 und 353b StGB unterrichtet, über die besonderen Bestimmungen des Geheimschutzes belehrt und auf deren gewissenhafte Erfüllung verpflichtet.
Diese Verpflichtung gilt auch für die Zeit nach dem Ausscheiden aus dem Dienst-/Beschäftigungsverhältnis.
Ihr/Ihm ist bekannt, dass ihr/ihm bei Verstößen gegen die oben genannten Bestimmungen disziplinar- oder arbeitsrechtliche Maßnahmen und eine strafrechtliche Ahndung des Verstoßes nach den §§ 93 bis 99, 203 Absatz 2 und 353b StGB drohen.
Sie/Er wurde über Anbahnungs- und Anwerbemethoden ausländischer Nachrichtendienste unterrichtet.
Sie/Er hat eine Abschrift dieser Verpflichtung erhalten.
Ihr/Ihm wurden die §§ 93 bis 99, 203 Absatz 2 und 353b StGB, die Vorschriften der Verschlusssachenanweisung und folgende weitere Vorschriften zum Schutz von Verschlusssachen zugänglich gemacht:
| Ort, Datum | |
| Unterschrift der/des Verpflichteten | Unterschrift der/des Verpflichtenden |
Nachweis über die Wiederholung der Belehrung und Unterrichtung
Frau/Herr
| Name, Vorname | Geburtsdatum |
wurde heute erneut über die besonderen Bestimmungen des Geheimschutzes belehrt und über Anbahnungs- und Anwerbemethoden ausländischer Nachrichtendienste sowie die Möglichkeit straf- und disziplinarrechtlicher Ahndung oder arbeitsrechtlicher Maßnahmen bei Verstößen gegen die Geheimhaltungsvorschriften unterrichtet.
| Ort, Datum | Unterschrift der/des Bediensteten |
Muster 4
(zu § 4 Abs. 5, § 29 Abs. 3 VSA)
| Dienststelle | |
| Ort | Datum |
| Konferenzbescheinigung | gültig bis zum |
Hiermit wird bescheinigt, dass
| Name, Vorname, Amts-/Dienstbezeichnung | ||
| Geburtsdatum | Geburtsort | Staatsangehörigkeit |
| Dienst-/Personalausweis-Nr. | ausgestellt von | am |
aufgrund einer durchgeführten Sicherheitsüberprüfung nach § ........ Sicherheitsüberprüfungsgesetz ermächtigt worden ist zum Zugang zu Verschlusssachen bis einschließlich
des Geheimhaltungsgrades
Die Bescheinigung ist nach Ablauf der Gültigkeit der ausstellenden Behörde zurückzugeben.
| Unterschrift der/des Geheimschutzbeauftragten oder der Geheimschutzbeamtin/des Geheimschutzbeamten _______________________________________ | Dienstsiegel |
Muster 5
(zu § 4 Abs. 6 und 7 VSA)
Nachweis über die Aufhebung / die Einschränkung / das Erlöschen
|
Zutreffendes ist angekreuzt |
X |
| Die | [ ] Ermächtigung | [ ] Zulassung |
der Frau/des Herrn
| Name, Vorname | Geburtsdatum |
ist mit Wirkung zum____________________
| [ ] aufgehoben worden. | [ ] erloschen. | |
| [ ] auf folgenden Geheimhaltungsgrad eingeschränkt worden: | [ ] GEHEIM | [ ] VS-VERTRAULICH |
Sie/Er wurde auf das Fortbestehen ihrer/seiner Geheimschutzpflichten hingewiesen.
Sie/Er erklärt, alle Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade
| [ ] VS-VERTRAULICH | [ ] GEHEIM | [ ] STRENG GEHEIM |
| abgegeben zu haben. | ||
| [ ] Sie/Er hat das VS-Quittungsbuch zurückgegeben. | ||
| Ort, Datum | |
| Unterschrift der/des Bediensteten | Unterschrift der/des Geheimschutzbeauftragten |
Hinweis: Über die erfolgte Aufhebung, Einschränkung und das Erlöschen ist die VS-Registratur zu informieren.
Muster 7
(zu § 20 VSA)
Hinweis:
Zur eindeutigen Identifizierbarkeit des Ursprungs von Inhalten von VS wie sie z.B. im Rahmen der Umsetzung der §§ 17 und 19 VSA häufiger erforderlich wird, empfiehlt es sich, soweit dies unter Berücksichtigung des Grundsatzes "Kenntnis nur, wenn nötig" möglich und praktikabel ist, auf die Aufnahme von Auszügen aus eigenen und Fremd-VS zugunsten der Beifügung der VS als Anlage(n) zu verzichten, da diese Anlagen über eigene eindeutige Identifizierungsmerkmale verfügen. Kann dies nicht erfolgen, müssen verwendete Auszüge aus anderen VS anhand der o. a. Angaben (ggf. nur im Entwurf) eindeutig identifizierbar und damit zuzuordnen (z.B."Auszug aus...") sein.
Hinweis:
Sollten einzelne Teile getrennt weitergegeben oder aufbewahrt werden (z.B. Teilpläne), so sollten die einzelnen Teile als Anlagen gekennzeichnet und auf den Anschreiben vermerkt werden.
Ist ein Anschreiben nicht vorhanden, so ist an dessen Stelle ein Deckblatt mit der Gesamteinstufung zu fertigen, auf welchem die Anlagen einzeln zu vermerken sind.
VS - Empfangsschein
| Empfänger | Nummer
Jahr Abgesandt am |
| Anschreiben | Anlage | |||
| Geschäftszeichen | Datum | Ausfertigungsnummer | Anzahl | Ausfertigungsnummer |
| VS-Empfangsschein sofort offen zurück an (Dienststelle) | Empfangen am:___________________
Dienststempel und Unterschrift |
(Titelblatt)
| (Dienststelle) |
VS - Bestandsverzeichnis
| Nummer |
für
| Geheimhaltungsgrad |
Dieses VS-Bestandsverzeichnis umfasst (Anzahl)____________________________Doppelseiten.
Bei der Führung des VS-Bestandsverzeichnisses sind die Regeln der Verschlusssachenanweisung zu beachten!
| angefangen am: |
geführt
| von - bis | von (Name) | Unterschrift |
| abgeschlossen am: |
Muster 17
(zu § 21 VSA)
Hinweise zum Führen des VS-Bestandsverzeichnisses
| Spalte 1 | Lfd. Nr. (Diese Spalte wird für eine Verschlusssache nebst Anlagen nur einmal ausgefüllt.) |
| Spalte 2 | Datum der Verschlusssache (Es ist das Datum der Verschlusssache anzugeben.) |
| Spalte 3 | Datum des Eingangs (Es ist das Datum des Eingangs in der VS-Registratur anzugeben.) |
| Spalte 4 | Einsender/ Herausgeber (Es ist der externe oder der interne Herausgeber der VS anzugeben.) |
| Spalte 5 | Anzahl der Anlagen (Hier wie auch in den nachfolgenden Spalten sind alle Anlagen zu der Verschlusssache - auch solche die nicht eingestuft sind - zu erfassen.) |
| Spalte 6 | Nr. der Anlage (Diese Spalte wird im Falle von Anlagen erstmals in der Zeile unter dem eigentlichen Eingang ausgefüllt und kann bei mehreren Anlagen ggf. mehrere Zeilen umfassen. Es ist die Nummer der jeweiligen Anlage anzugeben.) |
| Spalte 7 | Herausgeber der Anlage (Diese Spalte wird im Falle von Anlagen erstmals in der Zeile unter dem eigentlichen Eingang ausgefüllt und kann bei mehreren Anlagen ggf. mehrere Zeilen umfassen. Es ist der jeweilige Herausgeber der Anlage anzugeben.) |
| Spalte 8 | Datum der Anlage (Diese Spalte wird im Falle von Anlagen erstmals in der Zeile unter dem eigentlichen Eingang ausgefüllt und kann bei mehreren Anlagen ggf. mehrere Zeilen umfassen. Es ist das Datum der jeweiligen Anlage anzugeben.) |
| Spalte 9 | Seitenzahl (Es ist die Seitenzahl des Dokuments bzw. der jeweiligen Anlage anzugeben.) |
| Spalte 10 | Geschäftszeichen = Organisationseinheit + Aktenzeichen + Tagebuchnummer (Es ist das Geschäftszeichen der Verschlusssache bzw. der jeweiligen Anlage zu dieser anzugeben.) |
| Spalte 11 | Nr. der Ausfertigung der Verschlusssache bzw. der jeweiligen Anlage und/ oder Nr. der Vervielfältigung (vgl. §§ 20 , 22 VSA/ Es sind die Angaben zu erfassen, die sich auf dem Dokument sowie ggf. auf den Anlagen befinden. Sind keine Angaben auf dem Dokument oder den Anlagen enthalten, bleibt die Spalte frei.) |
| Spalte 12 | Geheimhaltungsgrad (Es ist der Geheimhaltungsgrad des Eingangs sowie ggf. der jeweiligen Anlage anzugeben.) |
| Spalte 13 | Ende der Frist für die Einstufung (Es ist das auf der Verschlusssache bzw. auf den Anlagen angegebene Ende der Einstufung anzugeben.) |
| Spalte 14 | Inhalt der Verschlusssache (Es ist der Betreff bzw. wenn ein Betreff nicht vorhanden ist, der Inhalt des Eingangs und ggf. der einzelnen Anlagen anzugeben.) |
| Spalte 15 | Geschäftsgang (Hier sind alle Bearbeitungsschritte im Zusammenhang mit dem Eingang in der VS-Registratur wie z.B. ihr Verbleib, die Kenntnisnahmen, ihre Vervielfältigung und deren Verbleib sowie ihre Vernichtung etc. zu dokumentieren. Der Weg der Verschlusssache sowie ggf. von ihr gefertigter Vervielfältigungen muss hierbei vom Eingang/ der Erstellung bis zum endgültigen Verbleib nachvollziehbar sein. Stempelabdrucke und andere Vermerke müssen eindeutig zuzuordnen sein. Zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommene weitere Bearbeitungsschritte, die unter der ursprünglich vergebenen lfd. Nr. nicht mehr dokumentiert werden können, ohne die Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit zu beeinträchtigen, sind ggf. an anderer Stelle im Bestandsverzeichnis unter gegenseitigem Verweis auf die Eintragungen zu dokumentieren.) |
| Spalte 16 | Erledigt am (Datum) (Das hier eingetragene Datum ergibt die Schnittstelle z.B. zu Quittungsbüchern. D. h. es ist z.B. das Datum einzutragen, welches dem Eintrag im Quittungsbuch entspricht.) |
| Spalte 17 | Verbleib (Es ist der endgültige Verbleib des Dokuments unter Angabe des Datums einzutragen.) |
Die Größe des für den Eintrag einer Verschlusssache benötigten Eintragungsabschnitts (= Anzahl der benötigten Zeilen) orientiert sich am Umfang des zu erfassenden Eingangs nebst Anlagen. Ein neuer Eingang ist jeweils durch eine neue Eintragung in Spalte 1 gekennzeichnet.
Muster 17
(zu § 21 VSA)
(linke Doppelseite)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| Geschäftsnummer: | Fortsetzung von: | ||||||||||
| Lfd. Nr. | Datum Eingang der VS | Einsender/Herausgeber | Anlagen | Seitenanzahl | Gesch.- Z. | Ausf.- Nr. | VS-Grad | ||||
| Anzahl | Nummer | Herausgeber | Datum | ||||||||
Muster 17
(zu § 21 VSA)
(rechte Doppelseite)
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
| Inhalt und Aktenzeichen: | ||||
| Ende der Einstufung 31.12. | Inhalt der VS | Geschäftsgang | Erledigt am: | Verbleib |
| VS-Begleitzettel | Nummer | Jahr |
| Absender | ||||
| Empfänger (Anschrift) | ||||
| Geheimhaltungsgrad | ||||
| [ ] VS-VERTRAULICH | [ ] GEHEIM | [ ] STRENG GEHEIM | ||
| Geschäftszeichen | ||||
| Die Sendung enthält das Schreiben vom | mit
Anlagen | |||
| Die Sendung verbleibt bei | ||||
| Ort, Datum | Unterschrift des/der Bediensteten | |||
| An die VS-Registratur | ||||
| Dienststelle | |
| Ort | Datum |
VS-Übergabeprotokoll
Heute wurde das Arbeitsgebiet der/des
| Name, Amts-/Dienstbezeichnung |
der/dem
| Name, Amts-/Dienstbezeichnung |
übergeben.
Die VS-Bestandsverzeichnisse und VS-Quittungsbücher sowie die Schlüssel zu den VS-Verwahrgelassen, Alarm- und VS-Schlüsselbehältern waren vollständig vorhanden.
Der Verbleib der Verschlusssachen und ihrer Anlagen wurde stichprobenartig, und zwar nach folgenden Eintragungen im VS-Bestandsverzeichnis, verfolgt und festgestellt:
| Beanstandungen |
| Unterschrift der/des Übergebenden oder der Zeugin/des Zeugen (Name, Amts-/Dienstbezeichnung) |
| Unterschrift der/des Übernehmenden (Name, Amts-/Dienstbezeichnung) |
| Gesehen (Unterschrift der/des Geheimschutzbeauftragten oder der Geheimschutzbeamtin/des Geheimschutzbeamten) |
Umschläge für VS-Sendungen
Erläuterungen:
Auf dem Umschlag ist die Empfängerin/der Empfänger (Dienststelle und empfangende Person) eindeutig zu bezeichnen:
Senatsverwaltung für Inneres und Sport
z. Hd.: Frau RR'in z. A. Fink o. V. i. A.
Klosterstraße 47
10179 Berlin
Bei der Versendung mit Kurierdiensten sind das Geschäftszeichen und der Geheimhaltungsgrad auf der Vorderseite des Umschlages zu vermerken. Bei der Versendung mit privaten Zustelldiensten enthält der äußere Umschlag keinen Hinweis auf den Geheimhaltungsgrad.
- Dienststelle -
Betr.: Behandlung von Kryptomaterial
hier: Nachweis über die Belehrung
| Frau/Herr | : |
| Geburtsdatum | : |
| Angehörige/r der Dienststelle/ Firma | : |
wurde über die Behandlung von Kryptomaterial nach Maßgabe der einschlägigen (wenn nötig auch internationalen) Bestimmungen belehrt.
| Die Belehrung wurde durchgeführt von |
_______________________________ |
|
(Name, Dienststelle) |
Ich bestätige, über die Behandlung von Kryptomaterial belehrt worden zu sein.
| ________ den___________ | ____________________ |
| (Ort) | (Unterschrift) |
Diese Belehrung verliert am____________________________ihre Gültigkeit.
| Nachweis über | [X] Kryptoberechtigung | |
| Nachweis über | [ ] Einschränkung | |
| [ ] Aufhebung | [ ] Erlöschen |
|
Zutreffendes ist angekreuzt |
X |
| Vor- und Zuname, Dienststelle | |
| Geburtsdatum | |
| wurde zugelassen zum Umgang mit Kryptomaterial/Kryptounterlagen | am |
| Kryptopersonal | |
| [ ] ja | [ ] nein |
| Die Zulassung ist erteilt | |
| [ ] allgemein | [ ] nur für |
| [ ] befristet bis | |
| Ort, Datum |
| Unterschrift |
Die
| am | erteilte Zulassung | |
| ist mit Wirkung vom | [ ] aufgehoben worden | [ ] erloschen |
| Ort, Datum |
| Unterschrift |
Anbietungsverzeichnis (Aussonderungsliste) gem. § 62 Abs. 3 GGO I
| Aktenzeichen | VS- Grad 1 | Inhalt (Kurzbetreff) | Anzahl Ordner | Vorgang 2 | Laufzeit 3 | Entscheidung LArch: Übernahme ja/nein 4 |
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Diese Akte enthält folgende VS-Aktenstücke:
| Aktenzeichen | VS-Grad | Beschränkung | ausgefertigt am |
Vollständigkeitsprüfung erfolgt durch (Stellenzeichen) und (Stellenzeichen) am (Datum)
-ist mit Handzeichen und Datum zu bestätigen-
|
________________ |
________________ |
| Mitarbeiter/in | Referent/in LArch Berlin |
________
1) Spalte 3: O = Offen; N = VS-NfD; V = VS-Vertraulich; G = Geheim
2) Spalte 6: EA = Einzelaktenstück; TV = Teilvorgang; GS = Gesamtvorgang
3) Spalte 7: Angabe des von den Akten erfaßten Zeitraums (Aktenjahrgang von - bis)
4) Spalte 8: Entscheidung des Landesarchiv über Archivwürdigkeit (Übernahme der Akten)
Ablieferungsverzeichnis (Übergabequittung) gem. § 62 Abs. 4 GGO I
| Lfd. Nr. | Aktenzeichen | VS- Grad 1 | Inhalt (Kurzbetreff) | Anzahl Ordner | Vorgang 2 | Laufzeit 3 | Übergeben 4 |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | |||||||
| 2 | |||||||
| 3 | |||||||
| 4 | |||||||
| 5 | |||||||
| 6 | |||||||
| 7 |
| Übergeben:
__________________ | Zeugin/Zeuge:
__________________ | Vom Landesarchiv Berlin entgegengenommen:
__________________ |
| Mitarbeiter/in | Mitarbeiter/in | Referent/in LArch Berlin |
_____
1) Spalte 3: O = Offen; N = VS-NfD; V = VS-Vertraulich; G = Geheim
2) Spalte 6: EA = Einzelaktenstück; TV = Teilvorgang; GS = Gesamtvorgang
3) Spalte 7: Angabe des von den Akten erfassten Zeitraums (Aktenjahrgang von - bis)
4) Spalte 8: Datum der Übergabe an Landesarchiv Berlin
 | ENDE | |