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VwV Stabsarbeit - Verwaltungsvorschrift der Landesregierung und der Ministerien zur Bildung von Stäben bei Außergewöhnlichen Einsatzlagen und Katastrophen
- Baden-Württemberg -
Vom 7. Mai 2024
(GABl. Nr. 5 vom 29.05.2024 S. 234)
- Az.: IM6-1441-46 -
Archiv 2011
1 Allgemeines
1.1 Eine professionelle und effiziente Gefahrenabwehr und ein zielgerichtetes Krisenmanagement verlangen nach einem schnellen, planvollen und koordinierten Zusammenwirken sowie einem einheitlichen Führungsverständnis aller Beteiligten und auf allen Entscheidungsebenen. Mit dieser Verwaltungsvorschrift wird eine durchgängige Organisationsform zur Bewältigung solcher Ereignisse beschrieben. Sie berücksichtigt zugleich die von der Ständigen Konferenz der Innenminister und -senatoren (IMK) am 21. November 2003 gebilligten bundeseinheitlichen "Hinweise zur Bildung von Stäben der administrativorganisatorischen Komponente (Verwaltungsstäbe VwS)".
Eine wesentliche Voraussetzung für Einsatz und Leitung im Bevölkerungsschutz ist die ressort- und fachübergreifende Zusammenarbeit aller an der Gefahrenabwehr Beteiligten. Ereignisabhängig werden die eingesetzten Strukturen und notwendigen Maßnahmen gemäß den bestehenden Zuständigkeiten vom Polizeivollzugsdienst unterstützt. Die nachstehend beschriebene Organisationsform des Verwaltungsstabs eignet sich bei allen drohenden oder eingetretenen Ereignissen mit einem hohen Koordinierungsaufwand und Entscheidungsbedarf, insbesondere auch, wenn durch das Ereignis die Regelorganisation überfordert und der eingetretene Zustand von der Bevölkerung und der Organisation als bedrohlich eingeschätzt wird (Krise), unabhängig vom Einsatz operativer Kräfte.
Das Instrument der Stabsarbeit unterstützt die Behörde, ihre Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit zu behalten und eine wirkungsvolle Krisenkommunikation zu betreiben. Darüber hinaus bewirkt der Verwaltungsstab die Beschleunigung von erforderlichen administrativen und organisatorischen Handlungen unter Beteiligung mehrerer Fachbereiche und führt bedarfsgerechte Entscheidungen herbei.
Um den Bedürfnissen kleinerer Verwaltungseinheiten zu entsprechen, hat das Innenministerium ergänzende "Empfehlungen zur Umsetzung der VwV Stabsarbeit in der Gefahrenabwehr und zur Krisenbewältigung in kleineren Gemeinden" zur Vorbereitung auf Außergewöhnliche Einsatzlagen erarbeitet.
Wie das Landeskatastrophenschutzgesetz ( LKatSG) lässt auch diese Verwaltungsvorschrift den Grundsatz unberührt, dass jeder Fachbereich für seine Aufgaben zuständig ist und dies auch in Krisensituationen bleibt (Ressortprinzip).
2 Geltungsbereich, Zuständigkeiten
2.1 Anwendung bei Außergewöhnlichen Einsatzlagen und im Katastrophenfall
Die Verwaltungsvorschrift ist für die Stabsarbeit im Katastrophenfall und bei Außergewöhnlichen Einsatzlagen verbindlich. Sie richtet sich an die Katastrophenschutzbehörden und die nach Maßgabe des § 5 LKatSG im Katastrophenschutz mitwirkenden Behörden, bis zur Ebene der im Katastrophenschutz mitwirkenden Gemeinden. Die Katastrophenschutzbehörden erstellen auf der Grundlage dieser Verwaltungsvorschrift Stabsdienstordnungen nach beiliegendem Muster ( Anlage 5). Das Muster stellt einen Rahmen dar, der um behördenspezifische Besonderheiten konkretisiert werden kann. Es wird empfohlen, Stabsdienstordnungen anderer Behörden ebenfalls diesem Muster anzugleichen; ressortspezifische Besonderheiten können dabei berücksichtigt werden.
Diese Verwaltungsvorschrift befasst sich im Wesentlichen mit den Regelungen für die Arbeit im Verwaltungsstab (vergleiche ab Nummer 3.2.1). Die Regelungen für die Arbeit des Führungsstabs ergeben sich aus der Feuerwehr-Dienstvorschrift 100 (vergleiche Nummer 9).
Aufbau- und Ablauforganisation der ereignisabhängigen Führungsstäbe des Polizeivollzugsdienstes bleiben hiervon unberührt.
2.2 Anwendung im Bereich der Zivilen Verteidigung
Zur Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen zum Schutz und zur Versorgung der Bevölkerung, zur Aufrechterhaltung der Staats- und Regierungsfunktionen und zur Unterstützung der Streitkräfte im Spannungs- und Verteidigungsfall, werden von den zuständigen Behörden die bestehenden Strukturen für Außergewöhnliche Einsatzlagen sowie den Katastrophenfall nach dem LKatSG analog angewandt.
3 Gliederung und Organisation
3.1 Organisationsstruktur / Grundmodell
Zur Bewältigung komplexer, großräumiger und länger andauernder Schadenereignisse, wie zum Beispiel Außergewöhnlicher Einsatzlagen sowie im Katastrophenfall ist die unmittelbare Leitung durch die politischgesamtverantwortliche Instanz erforderlich.
Die zur Bewältigung dieser Szenarien notwendige Aufbauorganisation besteht aus den folgenden drei Elementen entsprechend den in der Feuerwehr-Dienstvorschrift 100 verwendeten Elemente der Aufbauorganisation:
Die oder der politisch Gesamtverantwortliche (im Folgenden Behördenleitung, vergleiche Nummer 3.2.1, zum Beispiel: Ministerin oder Minister, Regierungspräsidentin oder Regierungspräsident, Oberbürgermeisterin oder Oberbürgermeister, Landrätin oder Landrat, Bürgermeisterin oder Bürgermeister) muss sowohl Verwaltungsmaßnahmen (administrativorganisatorische Aufgaben) als auch Einsatzmaßnahmen (operativtaktische Aufgaben) veranlassen, koordinieren und verantworten. Die Behördenleitung kann sich dafür im administrativorganisatorischen Bereich eines Verwaltungsstabs (vergleiche Nummer 3.2.3) und im operativtaktischen Bereich eines Führungsstabs (vergleiche Nummer 9) bedienen.
Auf Ministeriumsebene werden in der Regel keine operativtaktischen Maßnahmen veranlasst, sodass hier in der Regel kein Führungsstab einzurichten ist.
3.2 Stabsorganisation / Stabsmodell
Zur Lagebewältigung im Katastrophenfall und bei Außergewöhnlichen Einsatzlagen mit hohem Koordinierungsaufwand und Entscheidungsbedarf ist die Einrichtung eines Verwaltungsstabs durch die jeweilige Behördenleitung ein geeignetes Mittel zur Erarbeitung und Umsetzung von Verwaltungsentscheidungen. Operative Einsatzmaßnahmen werden durch die Einrichtung eines Führungsstabs gewährleistet (vergleiche Nummer 9).
Verwaltungs- und Führungsstab sind besondere Organisationsformen einer Behörde. Sie sind keine ständigen Einrichtungen und werden ereignisabhängig für einen von der Behördenleitung bestimmten Zeitraum gebildet. Sie können auch durch dazu jeweils ermächtigte Stellen und Personen einberufen werden.
Verwaltungs- und Führungsstäbe können auf unterschiedlichen Verwaltungs- oder Führungsebenen zur selben Zeit und zur Bewältigung desselben Ereignisses eingerichtet sein.
3.2.1 Behördenleitung
Die Behördenleitung beauftragt eine fachlich und persönlich geeignete Person mit der Leitung des Verwaltungsstabs (Verwaltungsstabsleitung), soweit sie nicht selbst die Leitung übernimmt. Die Verwaltungsstabsleitung veranlasst, koordiniert und steuert die Stabsarbeit und trifft die für die Lagebewältigung notwendigen politischstrategischen Entscheidungen.
3.2.2 Mögliche Einsatzfälle
3.2.2.1 Katastrophenfall
Die Definition der Katastrophe richtet sich nach der jeweils geltenden Fassung des LKatSG.
Die Katastrophenschutzbehörde entscheidet insbesondere, ob eine Katastrophe festzustellen oder ob eine Katastrophe nicht mehr vorliegt und daher aufzuheben ist (vergleiche die entsprechenden Vorschriften des LKatSG in der jeweils geltenden Fassung).
Die Katastrophenschutzbehörden bilden zur Erfüllung von Katastrophenschutzaufgaben besondere Führungseinrichtungen zur Erledigung der administrativorganisatorischen Aufgaben (Verwaltungsstab) und ggf. zur Erledigung der operativtaktischen Aufgaben (Führungsstab), in denen Vertretungen der benötigten Fachdienste sowie der durch ein Störereignis direkt betroffenen Betreiber von Anlagen mit besonderem Gefahrenpotential angemessen zu beteiligen sind.
3.2.2.2 Außergewöhnliche Einsatzlage
Die Definition der Außergewöhnlichen Einsatzlage richtet sich nach der jeweils geltenden Fassung des LKatSG.
Die Katastrophenschutzbehörde entscheidet insbesondere, ob eine Außergewöhnliche Einsatzlage festzustellen oder aufzuheben ist (vergleiche die entsprechenden Vorschriften des LKatSG in der jeweils geltenden Fassung).
3.2.2.3 Krisenmanagement
Das Stabsmodell kann im Sinne eines zielgerichteten Krisenmanagements zur Bündelung verwaltungstypischer Kompetenzen und zur Verkürzung von ablauforganisatorischen Prozessen und Entscheidungswegen bei Katastrophen, Außergewöhnlichen Einsatzlagen oder sonstigen größeren Schadenereignissen eingesetzt werden. Dies gilt auch für Behörden, die nicht Katastrophenschutzbehörden im Sinne des LKatSG sind. Zweckmäßig kann dies insbesondere für die Bewältigung von größeren, aber örtlich begrenzten Einsatzlagen sein. Die Einrichtung von Verwaltungsstäben kann in diesem Fall über alle Verwaltungsebenen hinweg sinnvoll sein, von den Fachministerien bis zu den vom Ereignis direkt betroffenen Gemeinden.
3.2.3 Verwaltungsstab
3.2.3.1 Grundsätze
Der Verwaltungsstab ist eine besondere Organisationsform einer Behörde. Er ist keine ständige Einrichtung und wird ereignisabhängig für einen begrenzten Zeitraum nach einem vorbestimmten Organisationsplan gebildet.
Der Verwaltungsstab dient der Beschleunigung von erforderlichen administrativen und organisatorischen Handlungen und führt sektorenübergreifende Entscheidungen herbei.
3.2.3.2 Aufgaben
Der Verwaltungsstab bereitet für die Behördenleitung alle mit dem Ereignis in Zusammenhang stehenden administrativorganisatorischen Entscheidungen vor, berät die Behördenleitung und veranlasst sowie kontrolliert die Umsetzung der Entscheidungen in eigener Verantwortung.
Administrativorganisatorische Maßnahmen sind von einer Verwaltung aufgrund rechtlicher Vorgaben, finanzieller Zuständigkeiten und politischer Verantwortung zu treffen. Die Entscheidungen werden vom Verwaltungsstab herbeigeführt und in der bestehenden Verwaltungsstruktur entsprechend der fachlichen Zuständigkeit und abhängig von der Verwaltungsebene umgesetzt, zum Beispiel Verkehrsmaßnahmen durch die Straßenverkehrsbehörden; Wasserwirtschaftliche Angelegenheiten durch die Wasserbehörden.
Der Verwaltungsstab informiert insbesondere betroffene Behörden, Einrichtungen und Stellen sowie die Öffentlichkeit über relevante Ereignisse, Entscheidungen und Maßnahmen, soweit dem nicht andere Bestimmungen wie zum Beispiel Datenschutz, Geheimschutz, Auskunftsvorbehalte der Staatsanwaltschaft entgegenstehen.
3.2.3.3 Personal, Arbeitszeit und Unterbringung
Alle Stabsfunktionen und die daraus resultierenden Aufgaben sowie die Leitungen und Mitglieder der Verwaltungsstabsbereiche sind in einer Personalmatrix (Muster Anlage 1) aufzuführen. Die Leitungen der Verwaltungsstabsbereiche tragen insbesondere Sorge für die Besetzung der Stabsfunktionen innerhalb des eigenen Verwaltungsstabsbereiches und die regelmäßige Prüfung der Personalmatrix auf Aktualität.
Das Stabspersonal soll mit seinen Aufgaben vertraut sein und während seiner Arbeit entsprechend der Arbeitsbelastung im Stab von seinen sonstigen Aufgaben freigestellt werden.
Ereignisabhängig kann die Besetzung der Verwaltungsstäbe im Schichtbetrieb erforderlich sein. Bei der Besetzung der Stabsfunktionen sollte dies berücksichtigt werden, insbesondere um die Arbeitsfähigkeit auch bei Abwesenheit Einzelner etwa wegen Urlaub, Krankheit oder Fortbildung zu gewährleisten. Anwesenheitszeiten oder Rufbereitschaft sind von der Verwaltungsstabsleitung anzuordnen. Besondere Arbeitszeitregelungen, insbesondere Regelungen über gleitende Arbeitszeiten, können im Rahmen des geltenden Rechts für die Dauer der Tätigkeit in den Verwaltungsstäben außer Kraft gesetzt werden. Arbeitszeiten der Fachberatungen werden durch die jeweils entsendenden Stellen vorgegeben. Die zeitliche Verfügbarkeit wird zwischen der entsendenden Stelle und der Verwaltungsstabsleitung abgestimmt.
Die Verwaltungsstabsleitung bestimmt, an welchen Orten bzw. in welchen Räumlichkeiten die Stabsmitglieder ihre Stabsfunktionen wahrnehmen.
3.2.3.4 Gliederung
Der Verwaltungsstab setzt sich zusammen aus
Das Grundmodell des Verwaltungsstabs gliedert sich in folgende Teilbereiche und Verwaltungsstabsbereiche (Vb):
Koordinierungsgruppe des Stabes (KGS)
Der Vb 4 - Sicherheit und Ordnung wird beispielsweise auf Ebene der Ministerien nur im Innenministerium eingerichtet.
Grundsätzlich sind nur die Verwaltungsstabsbereiche aufzurufen, die zur Lagebewältigung erforderlich sind.
3.2.3.5 Besetzung der Verwaltungsstabsbereiche
In den Verwaltungsstabsbereichen spiegelt sich die grundsätzliche Fachzuständigkeit auf allen Verwaltungsebenen der Verwaltungsbehörden wider. Abhängig von der jeweiligen Lage können zum Schutz der Bevölkerung und im Rahmen der jeweiligen Ressortzuständigkeit Maßnahmen auf allen Verwaltungsebenen, bis zur Ebene der Gemeinden, erforderlich sein.
Die Verwaltungsstabsbereiche werden jeweils durch eine Verwaltungsstabsbereichsleitung geleitet.
3.2.3.6 Besondere Regelungen für die Verwaltungsstäbe der Ministerien
Grundsätzlich werden immer nur die Verwaltungsstabsbereiche eingesetzt, die für die konkrete Lagebewältigung erforderlich sind. Bestimmte Verwaltungsstabsbereiche sind dabei ausschließlich den Fachressorts zugeordnet. Für Aufgaben nicht abgebildeter Verwaltungsstabsbereiche können lageabhängig (ressortspezifischer Schwerpunkt) und soweit zur Lagebewältigung erforderlich, Verbindungspersonen aus den Verwaltungsstabsbereichen anderer Ressorts auf Antrag zur Beratung hinzugezogen werden.
Die Verwaltungsstabsbereiche der Fachressorts ergeben sich aus den Aufgaben entsprechend der Geschäftsbereichsabgrenzung der Ressorts, so wird zum Beispiel der Vb 6 - Gesundheit immer vom Sozialministerium eingerichtet. Fachbezogene Verwaltungsstabsbereiche, die nicht in den Geschäftsbereich des jeweiligen Ressorts fallen, müssen bei diesen nicht eingerichtet werden. Beispielsweise werden der Vb 4 - Sicherheit und Ordnung und Vb 5 - Bevölkerungsschutz auf Ebene der Ministerien nur beim Innenministerium eingerichtet, der Vb 10 - Schulwesen nur beim Kultusministerium.
3.2.3.7 Koordinierungsgruppe Verwaltungsstab (KGS)
Mitglieder der KGS sind die Verantwortlichen der Verwaltungsstabsbereiche
Diese fünf Verwaltungsstabsbereiche sind vorbehaltlich des jeweiligen Zuschnitts des Geschäftsbereiches zur Herstellung einer ersten Arbeitsfähigkeit des Verwaltungsstabs sofort zu beteiligen. Bei Bedarf können auch die Leitungen weiterer fachlich berührter Verwaltungsstabsbereiche einberufen werden. Die Leitung der KGS obliegt der Verwaltungsstabsleitung bzw. deren Vertretung.
3.2.3.8 Ständige Mitglieder des Verwaltungsstabs (SMS)
Ständige Mitglieder des Verwaltungsstabs sind neben den Mitgliedern der KGS die Verantwortlichen der Verwaltungsstabsbereiche
Sie sind vorbehaltlich des jeweiligen Zuschnitts des Geschäftsbereiches bei Einberufung des Verwaltungsstabs in der Regel sofort zu beteiligen. Über die lageabhängige Einbindung entscheidet die Verwaltungsstabsleitung.
3.2.3.9 Ereignisspezifische Mitglieder des Verwaltungsstabs (EMS)
Der Verwaltungsstab kann ereignisabhängig/lagebezogen aufwachsen. Die Ereignisspezifischen Mitglieder des Verwaltungsstabs sind vorbehaltlich des jeweiligen Zuschnitts des Geschäftsbereiches die Verantwortlichen der Verwaltungsstabsbereiche
Die ereignisspezifischen Mitglieder des Stabes werden soweit erforderlich, lageabhängig aufgerufen und wirken an der Lagebewältigung mit. Eine ständige Anwesenheit kann ereignisabhängig notwendig sein.
Lageabhängig können weitere lageorientierte Verwaltungsstabsbereiche (optional) aufgerufen werden.
Die lageorientierten weiteren Verwaltungsstabsbereiche gehören zu den ereignisspezifischen Mitgliedern des Verwaltungsstabs. Eine Beteiligung erfolgt nach Entscheidung des Aufrufs der KGS, durch die alarmierende Stelle.
3.2.3.10 Besondere Regelung für die Verwaltungsstabsbereiche der Ministerien
Die Ministerien gliedern ihre ressortinternen Zuständigkeiten in fachbezogene Verwaltungsstabsbereiche, die lageorientiert aufgerufen werden.
Soweit mehrere Fachaufgaben in einem Ministerium betroffen sind, werden diese in fortlaufender Aufzählung an den betroffenen Ressort-Verwaltungsstabsbereich angegliedert.
So wird beispielhaft der Aufbau des Verwaltungsstabs beim Ministerium Ländlicher Raum, als Vb 8 - Landwirtschaft, Forst, Veterinär- und Lebensmittelwesen sowie Markt und Ernährung dargestellt. Wobei sich im Ministerium der Verwaltungsstab wie folgt gliedert:
Weitere fachbezogene Verwaltungsstabsbereiche orientieren sich an diesem Konzept.
3.2.3.11 Lageorientierte weitere Verwaltungsstabsbereiche (Vb 12 - 16)
Die planerische Vorbereitung und anlassbezogene Einrichtung besonderer Verwaltungsstabsbereiche kann zweckmäßig sein. Die Vb 12 -16 betreffen primär nur die zuständigen Ministerien und den Interministeriellen Verwaltungsstab (IVwS). Soweit lageabhängig erforderlich, können die Aufgaben der Vb 12 - 16, bei den Verwaltungsstäben der nachgeordneten Stellen - abhängig von deren eigenen Verwaltungsstrukturen - anderen Verwaltungsstabsbereichen zugewiesen werden. Es steht den nachgeordneten Stellen frei, für die Aufgabenbewältigung eigene Verwaltungsstabsbereiche einzurichten, die sich an der Gliederung des IVwS orientieren.
3.2.3.12 Fachberatungen und Verbindungspersonen
Zur Erfüllung ihrer Aufgaben können die Verwaltungsstabsbereiche Fachberatungen und Verbindungspersonen hinzuziehen.
Als Fachberatungen werden Personen bezeichnet, die mit ihrem Expertenwissen den Verwaltungsstäben zur Verfügung stehen (z.B. Fachberater Strahlenschutz, Vertretungen ÖPNV, Energieversorger, kommunale Unternehmen des Wasser-/ Abwasserwesens).
Insbesondere sind ereignisabhängig die Hilfsorganisationen, das Technische Hilfswerk und die Bundeswehr zu berücksichtigen.
Ist ein Führungsstab eingerichtet, ist er durch eine Verbindungsperson im Verwaltungsstab vertreten. Soweit erforderlich, kann in Abstimmung mit der Leitung des Führungsstabs eine Verbindungsperson des Verwaltungsstabs in diesen entsandt werden.
Grundsätzlich ist der gegenseitige Austausch von Verbindungspersonen der polizeilichen und nichtpolizeilichen Gefahrenabwehr, auch in die operativtaktischen Führungsstäbe sowie die polizeilichen Führungsstäbe, im gegenseitigen Einvernehmen, anzustreben.
3.2.3.13 Einbindung der/des Opferbeauftragten der Landesregierung
Zur Erfüllung der Aufgaben der/des Opferbeauftragten der Landesregierung kann es im Ereignisfall erforderlich sein, schnell und umfassend Informationen zur Lage zu erhalten sowie die Entwicklung fortlaufend zu verfolgen und den Informationsaustausch von und zu der von ihr/ihm gebildeten Koordinierungsgruppe Opferhilfe (KOGOH) zu gewährleisten. Für diese Zwecke soll der/die Opferbeauftragte bzw. deren Vertretungen bei Ereignisfällen, in denen diese tätig werden, auch auf eigene Initiative, hinzugezogen werden.
Organisatorische Fragen werden direkt zwischen dem Innenministerium und der im Justizministerium angesiedelten Geschäftsstelle der/des Opferbeauftragten abgestimmt.
4 Lagezentrum der Landesregierung
Zur Gewährleistung der ständigen Handlungs- und Reaktionsfähigkeit der Landesregierung bei Außergewöhnlichen Einsatzlagen und Katastrophen hat die Landesregierung das Innenministerium mit dem Betrieb des Lagezentrums der Landesregierung beauftragt.
Das Lagezentrum der Landesregierung fungiert als zentrale Ansprech-, Kommunikations- und Alarmierungsstelle der Landesregierung im Ereignisfall und ist rund um die Uhr (24/7) erreichbar. Das Lagezentrum der Landesregierung unterstützt ereignisabhängig den Verwaltungsstab des Innenministeriums und den Polizeiführungsstab des Landespolizeipräsidiums, diese sind räumlich dem Lagezentrum der Landesregierung angegliedert.
Soweit es lageabhängig erforderlich ist, dass mehrere Ministerien zur Lagebewältigung zusammenwirken und daraus resultierend der Interministerielle Verwaltungsstab (IVwS) aufgerufen wird, unterstützt das Innenministerium den IVwS personell und organisatorisch. Darüber hinaus stellt das Lagezentrum der Landesregierung die vorbereiteten Räumlichkeiten für den IVwS zur Verfügung.
Die Ressorts unterstützen die Arbeit des Lagezentrums der Landesregierung, insbesondere durch die Bereitstellung von Erreichbarkeitsdaten für Einsatzlagen außerhalb der üblichen Bürozeiten sowie der ressortspezifischen Stabsdienstordnungen. Das Innenministerium regelt die Aufgaben und Prozesse des Lagezentrums der Landesregierung in eigener Zuständigkeit.
5 Stabsfunktionen
5.1 Verwaltungsstabsleitung
Die Behördenleitung bestimmt die Verwaltungsstabsleitung, soweit sie diese nicht selbst übernimmt (vergleiche Nummer 3.2.1).
Die Verwaltungsstabsleitung, die nicht gleichzeitig Behördenleitung ist, verantwortet und entscheidet, welche Maßnahmen der Verwaltungsstab selbst anordnet und welche Maßnahmen sie der Behördenleitung zur Entscheidung vorschlägt (vergleiche Nummer 3.2.3.2).
Die Verwaltungsstabsleitung entscheidet aufgrund vorliegender Informationen über die zu treffenden administrativorganisatorischen Maßnahmen, legt Ziele fest und koordiniert die grundsätzlich eigenverantwortliche Arbeit der Verwaltungsstabsbereiche (Vb). Sie bestimmt die Gliederung des Stabes (vergleiche Nummer 3.2.3.4) und vertritt, soweit sie nichts anderes bestimmt, den Stab nach außen.
Die Verwaltungsstabsleitung ist gegenüber den Mitgliedern des Verwaltungsstabs im Rahmen der gegebenen Zuständigkeiten weisungsbefugt. Während ihrer Tätigkeit in den Stäben sind die Fachberatungen bzw. Verbindungspersonen der Verwaltungsstabsleitung grundsätzlich unterstellt. Personal- und Organisationshoheit sowie Führungsverhältnisse (Linienfunktionen) der entsendenden Stelle/Organisation bleiben davon unberührt. Darüber hinaus ordnet die Verwaltungsstabsleitung Stabsbesprechungen an und leitet sie.
Die Vb2-Leitung kann zeitweise als Abwesenheitsvertretung der Verwaltungsstabsleitung fungieren, sofern die Stabsleitung bzw. deren Vertretung lageabhängig nicht präsent sein kann. Soweit behördenspezifische Strukturen eine andere bewährte Vertretungsregelung vorsehen, kann diese angewandt werden. In der Stabsdienstordnung ist festzulegen, wie die Verwaltungsstabsleitung bei Abwesenheit vertreten wird. Grundsätzlich ist immer die jederzeitige Handlungsfähigkeit der Stabsleitung zu gewährleisten.
Nach Aufruf des Interministeriellen Verwaltungsstabs, kann die Verwaltungsstabsleitung zur Aufgabenbewältigung, zur Aufgabenkoordinierung und zur Unterstützung der Stabsleitung lageabhängig einzelne Aufgabenbereiche der Vb 1 und Vb 2 einer der Verwaltungsstabsleitung direkt zugeordneten Geschäftsstelle zuweisen.
5.2 Verwaltungsstabsbereiche (Vb)
5.2.1 Innerer Dienst (Vb 1)
Dem Vb 1 obliegt die Herstellung und Erhaltung der Arbeitsfähigkeit des Verwaltungsstabes. Er ist auch für Finanz-, Personal- und Rechtsfragen zuständig. Behördenspezifische Regelungen in der Aufgabenzuweisung können beibehalten werden.
5.2.2 Lage und Dokumentation (Vb 2)
Aufgabe des Vb 2 ist die frühzeitige und ständige Feststellung, Bewertung, Darstellung und Dokumentation der Gesamtlage, die zusammengefasste Dokumentation der getroffenen Entscheidungen und der veranlassten Maßnahmen sowie deren Auswirkung auf die Gesamtlage. Der Vb 2 stellt auch Prognosen zur voraussichtlichen Lageentwicklung dar.
Darüber hinaus verantwortet der Vb 2 auf Ebene der Ministerien den konsolidierten Informationsaustausch mit dem Bund und den Ländern, den Ministerien und Einrichtungen auf Landesebene beziehungsweise im nachgeordneten Bereich mit den unmittelbar über- und nachgeordneten Stellen und fungiert darüber hinaus als zentraler Ansprechpartner für externe Stellen. Zum Vb 2 gehört daher auch der Informationskoordinator (IKO), dessen Aufgabe es ist, den Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten und anderen berührten Stellen zu beobachten und bei Bedarf zu koordinieren. Dem IKO können Aufgaben der Vb-Leitung sowie des Qualitätsmanagements übertragen werden.
Die Leitung des Vb 2 berichtet der Verwaltungsstabsleitung über die Lage und fasst Vorschläge für zu treffende Entscheidungen zusammen. Dabei wird sie bei Bedarf von anderen Verwaltungsstabsbereichen unterstützt.
5.2.3 Bevölkerungsinformation und Medienarbeit (BuMA) (Vb 3)
Der Vb 3 koordiniert die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie die Information der vom Ereignis Betroffenen. Auf Ebene der Ministerien koordiniert er dies ggf. in Abstimmung mit anderen Ressorts, dem Bund und den Ländern sowie weiteren Beteiligten, wie zum Beispiel Versorgungsunternehmen. Für die Information der Bevölkerung kann der Vb 3 beispielsweise die Einrichtung und den Betrieb eines "Bürgertelefons" (Callcenter) veranlassen. Er ist zudem verantwortlich für die Auswertung der aus Presse und Medien verfügbaren Informationen sowie die Weitergabe der ausgewerteten und zusammengefassten Erkenntnisse an den Vb 2 - Lage und Dokumentation.
Bei langandauernden Lagen stellt der Vb 3 -BuMA, unabhängig von der klassischen Presse- und Medienarbeit, in Abstimmung mit der Verwaltungsstabsleitung und dem Vb 1, die interne Kommunikation ("Öffentlichkeitsarbeit nach Innen") sicher. Mit ihr sollen die nicht in die Stabsarbeit eingebundenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die wesentlichen Ereignisse informiert, die Ziele der Stabsarbeit verdeutlicht und eine Identifikation mit den Aufgaben gefördert werden.
Die sonstigen Bestimmungen zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, z.B. beim Vorliegen von Straftaten, bleiben von dieser Regelung unberührt. Gegebenenfalls ist eine Abstimmung mit den zuständigen Strafverfolgungsbehörden herbeizuführen.
5.2.4 Weitere Verwaltungsstabsbereiche
Die weiteren Verwaltungsstabsbereiche bereiten im jeweiligen originären behördlichen oder fachlichen Zuständigkeitsbereich Entscheidungen vor. Sie stellen unter Berücksichtigung der eigenen Fachlage und der durch den Vb 2 - Lage und Dokumentation erhaltenen Informationen, Bewertungen und Prognosen die erkennbaren Probleme und Gefährdungen für den eigenen Zuständigkeitsbereich dar. Darüber hinaus erarbeiten die weiteren Verwaltungsstabsbereiche entsprechende Möglichkeiten und Vorschläge zur Schadensbegrenzung und Ereignisbewältigung, bringen sie im Verwaltungsstab ein und veranlassen die abgestimmten Maßnahmen. Sie unterstützen bei Bedarf den Vb 2 - Lage und Dokumentation in Stabsbesprechungen durch eigene Lagebeiträge.
Ereignisabhängig wird der Verwaltungsstab im Vb 4 - Öffentliche Sicherheit und Ordnung durch den Polizeivollzugsdienst unterstützt. Entsprechend können auch in weiteren Verwaltungsstabsbereichen Vertretungen von Sonderbehörden hinzugezogen werden.
5.3 Verwaltungsstäbe bei den höheren und unteren Katastrophenschutzbehörden
Die höheren und unteren Katastrophenschutzbehörden richten ereignisabhängig eigene Verwaltungsstäbe ein. In der Regel können bei den vorgenannten Behörden die Verwaltungsstabsbereiche durch die behördeninternen Fachbereiche/ Fachämter besetzt werden. Der Aufruf des Vb 4 richtet sich bedarfsorientiert an die Polizeibehörde oder, soweit es die Lage erfordert, an den Polizeivollzugsdienst.
Notwendige Unterstützung durch den Polizeivollzugsdienst im Bereich des Vb 4 kann in Abstimmung mit den zuständigen regionalen Polizeipräsidien erfolgen. Grundsätzlich wird empfohlen, die Eckpunkte der Zusammenarbeit mit dem Polizeivollzugsdienst im Verwaltungsstab bereits im Vorfeld abzustimmen.
Grundsätzlich ist der gegenseitige Austausch von Verbindungpersonen der polizeilichen und nichtpolizeilichen Gefahrenabwehr, auch in die operativtaktischen Führungsstäbe sowie die polizeilichen Führungsstäbe im gegenseitigen Einvernehmen anzustreben.
5.4 Verwaltungsstäbe der Ministerien
Die Ministerien rufen ereignisabhängig Verwaltungsstäbe auf. Verbindungspersonen anderer Verwaltungsstabsbereiche können auf Antrag entsandt werden (vergleiche Nummer 3.2.3.6). Die Ministerien richten zur Lagebewältigung jeweils für ihren Bereich, folgende Verwaltungsstabsbereiche ein:
Die Ministerien gliedern dazu ihre ressortinternen Zuständigkeiten bedarfsabhängig, in fachbezogene Verwaltungsstabsbereiche, die lageorientiert aufgerufen werden. Soweit mehrere Fachaufgaben in einem Ministerium betroffen sind, werden diese in fortlaufender Aufzählung an den betroffenen Ressort-Verwaltungsstabsbereich angegliedert. Beispielhaft wird bei einer landesweiten Tierseuchenlage das Ministerium Ländlicher Raum als Vb 8 - Landwirtschaft, Forst, Veterinär- und Lebensmittelwesen sowie Markt und Ernährung tätig und ruft neben den ressortinternen Vb 1 bis Vb 3, mindestens auch den Vb 8.3 Veterinär- und Lebensmittelwesen zur Lagebewältigung auf. Weitere fachbezogene Verwaltungsstabsbereiche orientieren sich an diesem Konzept.
6 Gemeinsame Stäbe
6.1 Zuständigkeiten
Haben mehrere Behörden einen gemeinsamen Verwaltungs- oder Führungsstab gebildet, erstreckt sich seine Tätigkeit auf die Zuständigkeiten der zusammenwirkenden Behörden.
6.2 Interministerieller Verwaltungsstab
Als interministerieller Verwaltungsstab (IVwS) wird der gemeinsame Verwaltungsstab der Ministerien bezeichnet. Er wird gebildet, wenn zur Bewältigung einer Außergewöhnlichen Einsatzlage oder des Katastrophenfalls eine ressortübergreifende Zusammenarbeit geboten ist.
Der IVwS wird grundsätzlich durch das Innenministerium im Einvernehmen mit dem Staatsministerium aufgerufen. Andere Ressorts können den Aufruf des IVwS ereignisabhängig beim Innenministerium anregen, wenn das beantragende Ressort für die Vermeidung oder Bewältigung der Krisensituation fachlich (nach Geschäftsbereichsabgrenzung) überwiegend zuständig ist. Dem IVwS gehören entscheidungsbefugte Vertretungen (mindestens auf Ebene Abteilungsleitung) der fachlich berührten Ministerien an. Die Leitung obliegt grundsätzlich dem Innenministerium. Es kann die Leitung im Einvernehmen mit dem Staatsministerium und dem für die Fachlage zuständigen Ressort auf dasjenige Ministerium übertragen, das für die Vermeidung oder Bewältigung der Krisensituation fachlich (nach Geschäftsbereichsabgrenzung) überwiegend zuständig ist.
Seine Tätigkeit erstreckt sich auf die Zuständigkeiten der zusammenwirkenden Ministerien. Zur Aufgabenerfüllung können im IVwS Vertreter der Landtagsverwaltung und der Kommunalen Landesverbände hinzugezogen werden.
6.2.1 Gliederung IVwS
Der IVwS setzt sich zusammen aus
und gliedert sich in folgende Verwaltungsstabsbereiche (Vb), die in Stabsbesprechungen durch ihre Leitungen bzw. die von den Ministerien benannten Verantwortlichen vertreten werden:
Die Vb 1 bis 5 werden nach Aufruf des IVwS grundsätzlich durch das Innenministerium gestellt und sind nach Meldung der Einsatzfähigkeit über den Verwaltungsstab des Innenministeriums erreichbar.
Für die übrigen Verwaltungsstabsbereiche kann die Verwaltungsstabsleitung des IVwS bestimmen, dass die Ministerien entsprechende entscheidungsbefugte Personen in das Innenministerium entsenden. Die Stabsorganisation der jeweils eingerichteten ressorteigenen Verwaltungsstäbe bleibt hiervon unberührt.
Die Vb 6 und 7 sowie die ereignisspezifischen Mitglieder des Stabes ergeben sich aus der Ressortgliederung gemäß Geschäftsbereichsabgrenzung. Darüber hinaus kann eine Vertretung des Staatsministeriums im IVwS mitwirken.
Es gilt folgende Zuordnung:
6.2.2 Entscheidungsfindung
Die Mitglieder des IVwS wirken stets auf einvernehmliche Entscheidungen hin. Entscheidungen und Maßnahmen, die in die ausschließliche Zuständigkeit eines Ressorts fallen, trifft das zuständige Fachressort (Ressortzuständigkeit). Sind die Geschäftskreise mehrerer Ministerien berührt und kann im Einzelfall kein Einvernehmen hergestellt werden, ist der Entscheidungsbedarf unverzüglich den Hausspitzen der jeweils berührten Ministerien vorzulegen. Die Richtlinienkompetenz der Ministerpräsidentin oder des Ministerpräsidenten nach Artikel 49 Absatz 1 der Landesverfassung bleibt unberührt.
6.2.3 Bevölkerungsinformation und Öffentlichkeitsarbeit
Zur Koordinierung und Abstimmung der Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierung mit den Ministerien, Regierungspräsidien und unteren Verwaltungsbehörden kann das Staatsministerium im IVwS die Leitung des Vb 3 - BuMA übernehmen.
Soweit Fachressorts betroffen sind, arbeiten diese dem Vb 3 - BuMA des IVwS zu. Zur Gewährleistung einer dauerhaften Arbeitsfähigkeit, unterstützen die Ministerien den Vb 3 auf Anfrage auch personell.
6.2.4 Sitz des IVwS
Der Sitz des IVwS wird durch die Leitung des IVwS festgelegt. Im Regelfall befinden sich die Räumlichkeiten im gesicherten Bereich des Lagezentrums der Landesregierung im Innenministerium. Lageabhängig kann die Verwaltungsstabsleitung des IVwS andere Modelle anordnen, soweit die Erreichbarkeit der Stabsmitglieder und deren Handlungsfähigkeit gewährleistet ist.
7 Herstellung der Funktionsfähigkeit
7.1 Einsatzfähigkeit
Die für die Gefahrenabwehr und Krisenbewältigung zuständige Behörde muss gewährleisten, dass der Verwaltungsstab entsprechend der sich entwickelnden oder plötzlich aufgetretenen Gefahren- oder Krisenlage möglichst kurzfristig einsatzfähig ist und auch unterhalb der Katastrophenschwelle bei Außergewöhnlichen Einsatzlagen Koordinations- und Informationsaufgaben wahrgenommen werden. Deshalb kann eine frühzeitige Voralarmierung bzw. Alarmierung des Verwaltungsstabs geboten sein, auch wenn im Nachhinein dafür keine Notwendigkeit bestanden hätte.
Um auf ein Ereignis flexibel und zielorientiert reagieren zu können und nur tatsächlich benötigtes Personal in die Stabsarbeit einzubinden, soll die Stabsstruktur entsprechend der Bedeutung des Ereignisses stufenweise anwachsen. Ereignisabhängig kann die 2. Stufe übersprungen werden.
7.2 Information der Behörde
Bei beispielsweise
informiert die örtlich zuständige Integrierte Leitstelle, die Katastrophenmeldestelle der Regierungspräsidien oder vergleichbare Einrichtungen, eine ihr von der für die örtliche Gefahrenabwehr zuständigen Behörde vorab benannte Person in der Reihenfolge nach dem Alarmierungsverzeichnis. Diese entscheidet, welche weiteren Stellen informiert werden, beispielsweise
Die vorab benannte Person entscheidet aufgrund der vorliegenden und von ihr ggf. noch zu verifizierenden Informationen, ob eine Alarmierung der Koordinierungsgruppe Verwaltungsstab (vergleiche Nummer 3.2.3.7) und eine Information der Behördenleitung erforderlich ist. Wird die Einberufung des Verwaltungsstabs für erforderlich gehalten, entscheidet hierüber die Behördenleitung oder eine von ihr dazu ermächtigte Person (vergleiche Nummer 3.2.1).
Soweit auf regionaler/lokaler Ebene andere geeignete Alarmierungs- und Meldewege existieren, die eine Einbindung der Integrierten Leitstellen nicht erforderlich machen, können diese parallel genutzt werden.
Wird der Verwaltungsstab in einer Behörde einberufen, sind andere von dem Ereignis berührte Behörden darüber unverzüglich zu informieren.
7.3 Koordinierungsgruppe Verwaltungsstab (KGS)
Die Koordinierungsgruppe Verwaltungsstab wird eingesetzt, wenn die Bewältigung des Ereignisses voraussichtlich sofort mehrere Funktionsträger erfordert und die Bündelung ihrer Aufgaben sinnvoll erscheint.
Sie setzt sich nach Maßgabe der Nummer 3.2.3.7 aus den Leitungen der folgenden Verwaltungsstabsbereiche (Vb) zusammen:
Die KGS schafft alle wesentlichen Voraussetzungen für eine reibungslose Arbeitsaufnahme des Verwaltungsstabs. Sie nimmt in einer frühen Phase eines Ereignisses grundlegende Koordinierungs- und Kommunikationsaufgaben wahr und trifft erste Entscheidungen zur einheitlichen Handlungsweise und zu einheitlichen Sprachregelungen. Sie schlägt ggf. der Behördenleitung die Einberufung des Verwaltungsstabs vor.
Mit der Arbeitsfähigkeit des Verwaltungsstabs nehmen die Mitglieder der KGS dort ihre originären Aufgaben wahr. Die Leitung der KGS obliegt der Verwaltungsstabsleitung beziehungsweise der Vb 2-Leitung als deren Vertretung oder es gilt eine alternative behördenspezifische Vertretungsregelung, vergleiche Nummer 5.1. Bei Bedarf können auch die Leitungen weiterer fachlich berührter Verwaltungsstabsbereiche einberufen werden.
7.4 Alarmierung
Die Alarmierung der Stabsmitglieder ist über entsprechende Alarmierungsverzeichnisse sicherzustellen. Die Behördenleitung legt ein Alarmierungsverfahren fest und bestimmt eine Stelle, die die Alarmierung im Ereignisfall ausführt.
Regelmäßig beübte Alarmierungspläne und laufend aktualisierte Erreichbarkeitsverzeichnisse gewährleisten, dass der Verwaltungsstab kurzfristig einsatzfähig ist und auch unterhalb der Katastrophenschwelle, zum Beispiel bei Außergewöhnlichen Einsatzlagen, Koordinations- und Informationsaufgaben wahrnehmen kann.
Im Fall eines großflächigen Stromausfalls, der weite Teile des Landes umfasst, muss davon ausgegangen werden, dass eine aktive Alarmierung der Stabsmitglieder nur eingeschränkt erfolgen kann. Hier kann die Behörde ein abgestimmtes Verfahren anordnen, das sich am Handbuch Krisenmanagement Stromausfall (Krisenmanagement bei einer großflächigen Unterbrechung der Stromversorgung am Beispiel Baden-Württemberg, 2010) und am Musternotfallplan Stromausfall (Handlungsempfehlungen zur Vorbereitung auf einen flächendeckenden und langanhaltenden Stromausfall des Regierungspräsidiums Karlsruhe) in der jeweils geltenden Fassung orientiert (z.B. Regelungen zur Selbstalarmierung).
7.5 Information / Kommunikation / Dokumentation
7.5.1 Stabsbesprechungen
Stabsbesprechungen dienen der Unterrichtung der Verwaltungsstabsleitung und der Vb-Leitungen über die Lage und der Entscheidungsvorbereitung. Sie finden auf Anordnung der Verwaltungsstabsleitung regelmäßig oder bei Bedarf statt und sind rechtzeitig anzukündigen. Zur Gewährleistung eines gleichmäßig hohen Kenntnisstandes sind die Intervalle lageangepasst zu wählen.
Die Stabsbesprechungen bestehen aus einem Lagevortrag des Vb 2 - Lage und Dokumentation und den Beiträgen weiterer Vb-Leitungen. Die Lagevorträge sollen eine Beurteilung der Gesamtlage ermöglichen und Grundlage für Entscheidungen sein.
Über die Ergebnisse der Stabsbesprechungen sind grundsätzlich ergebnis- und aufgabenorientierte Niederschriften zu führen und den Verwaltungsstabsbereichsleitungen unverzüglich zuzuleiten. Eine Mehrfertigung ist dem Tagebuch anzuschließen. Das Nähere ist in den Stabsdienstordnungen zu regeln.
7.5.2 Kommunikation
Die eingerichteten Telefon- und Faxnummern sowie die Mailadressen der Verwaltungsstäbe werden im Regelfall erst nach Mitteilung der Arbeitsfähigkeit der Verwaltungsstäbe besetzt. Um eine einheitliche und wiedererkennbare Erreichbarkeit der Verwaltungsstäbe auf Landesebene sicherzustellen ist darauf hinzuwirken, Funktionspostfächer analog folgendem Beispiel: Funktionspostfach des Vb 2 - Lage und Dokumentation einzurichten: vb2@behördenbezeichnung.bwl.de.
Die Erreichbarkeiten der Verwaltungsstäbe der Katastrophenschutzbehörden sind auch in der Elektronischen Lagedarstellung Bevölkerungsschutz (vergleiche Nummer 7.5.5) zu hinterlegen.
7.5.3 Dokumentation
Alle Verwaltungsstabsbereiche dokumentieren einsatzrelevante Ereignisse aus ihrem Bereich grundsätzlich selbstständig und stellen eine regelmäßige Unterrichtung des Vb 2 - Lage und Dokumentation sicher.
Die Fachberatungen berichten ereignisrelevante Informationen über die Verwaltungsstabsbereichsleitung, der sie organisatorisch zugewiesen sind.
7.5.4 Tagebuch
In einem Tagebuch sind alle bedeutenden einsatzrelevanten Ereignisse wie zum Beispiel wichtige Informationen sowie Anordnungen, Entscheidungen und Maßnahmen aus den Verwaltungsstabsbereichen in zeitlicher Reihenfolge festzuhalten (Muster Anlage 6 oder vorhandene elektronische Systeme). Der Vb 2 - Lage und Dokumentation führt das Tagebuch für die Gesamtlage.
7.5.5 Nutzung von Einsatzunterstützungssystemen
Im Bereich des Katastrophenschutzes stellt das Land die Elektronische Lagedarstellung für den Bevölkerungsschutz (ELD-BS) als funktional einsetzbares Werkzeug zur Verwaltungsebenen übergreifenden Unterstützung der Stabsarbeit (Stabsinformationssystem) zur Verfügung. Die ELD-BS unterstützt im Ereignisfall den Informationsaustausch zwischen den zugriffsberechtigten Stellen, insbesondere den Ministerien, den Regierungspräsidien und den unteren Katastrophenschutzbehörden. Die in der Praxis bewährte, einsatzbegleitende Nutzung der ELD-BS trägt entscheidend dazu bei, in großflächigen, über Kreis- und Bezirksgrenzen hinausgehenden Einsatzlagen einen schnellen und strukturierten Gesamtüberblick zur aktuellen Lage zu erhalten.
Die Katastrophenschutzbehörden sind verpflichtet, ereignisabhängig, mindestens bei Feststellung einer Außergewöhnlichen Einsatzlage, die ELD- BS zu nutzen. Die Nutzung der ELD-BS ersetzt nicht die allgemein gültigen Meldeverpflichtungen.
Die Einsatzunterstützungskomponente der ELD-BS kann von anderen Ministerien sowie auf Antrag auch von anderen Bedarfsträgern genutzt werden, soweit die technischen Voraussetzungen vorliegen.
Daneben können weitere vorhandene elektronische Systeme zur Unterstützung der Stabsarbeit eingesetzt werden.
7.5.6 Einsatz des Virtual Operations Support Team (VOSTbw)
Lageabhängig kann das Innenministerium das Virtual Operations Support Team zur Beobachtung der sozialen Netzwerke (Soziale Medien) aufrufen, um lagerelevante Informationen und Erkenntnisse zu erlangen.
7.6 Beendigung der Stabstätigkeit
Über die Beendigung der Tätigkeit der Verwaltungsstäbe entscheidet die Verwaltungsstabsleitung oder eine zur Einberufung der Verwaltungsstäbe befugte Person. Die Beendigung der Stabstätigkeit ist zu dokumentieren und allen beteiligten Stellen mitzuteilen.
8 Raum- und Sicherheitskonzept
Im Regelfall arbeiten die Mitglieder des Verwaltungsstabs in ihren Büros. Es sollen aber regelmäßig gemeinsame Besprechungen in einem hierfür bestimmten Raum (Stabsraum) durchgeführt werden. Für bestimmte Funktionen im Verwaltungsstab kann es sinnvoll sein, spezielle Räumlichkeiten vorzubereiten und vorzuhalten.
Es wird empfohlen die Räumlichkeiten für den Verwaltungsstab so zu wählen, dass sie für Dritte nicht unkontrolliert zugänglich sind und ein kontrollierter und unbehinderter Zugang für die Stabsmitglieder gewährleistet ist. Auf die Vorgaben zum Geheim- und Sabotageschutz sowie die Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung - VSA) wird hingewiesen. Darüber hinaus sind für den Stabsbetrieb alle notwendigen Versorgungsleistungen sicherzustellen. Dies umfasst insbesondere die Bereiche Informations- und Telekommunikationstechnologie, Strom-, Trinkwasser-, Nahrungsmittel- und Wärmeversorgung sowie Ruhemöglichkeiten für das Personal.
9 Führungsstab
9.1 Grundsätze
Der Führungsstab koordiniert und veranlasst die operativtaktischen Maßnahmen. Er legt hierfür insbesondere die Einsatzschwerpunkte sowie die Ordnung des Raumes, der Kräfte, der Zeit und der einsatzbezogenen Informations- und Kommunikationswege fest.
Der Führungsstab ist gegebenenfalls zugleich Technische Leitung des Einsatzes (vergleiche die entsprechenden Vorschriften des LKatSG in der jeweils geltenden Fassung).
9.2 Führungssystem
Das Führungssystem für den Führungsstab ist in der Feuerwehr-Dienstvorschrift 100 geregelt.
9.3 Gliederung
Die Gliederung orientiert sich an der Feuerwehr-Dienstvorschrift 100 in der jeweils geltenden Fassung.
10 Aus- und Fortbildung / Übungen
Eine qualifizierte Aus- und Fortbildung gewährleistet die jederzeitige Einsatzbereitschaft der Stabsmitglieder. Eine gute Aus- und Fortbildung ist die Basis für den reibungslosen Betrieb des Verwaltungs- bzw. Führungsstabs und eine erfolgreiche Lagebewältigung. Die dort erworbenen Kenntnisse sollen durch regelmäßige Übungen vertieft werden, um insbesondere die Verfahrensabläufe im Gesamtkomplex "Stabsarbeit" zu sichern.
11 Datenschutz
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind die Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG ( Datenschutz-Grundverordnung) (AM. L 119 vom 4. Mai 2016, S. 1, ber. ABl. L 314 vom 22. November 2016, S. 72) und des Landesdatenschutzgesetzes Baden-Württemberg vom 12. Juni 2018 (GBl. 2018, S.173) das zuletzt durch Artikel 3 des Gesetzes vom 6. Dezember 2022 (GBl. S.622, 631) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.
12 Inkrafttreten, Außerkrafttreten
Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 01. Juni 2024 in Kraft und am 31. Mai 2031 außer Kraft.
| Muster Personalmatrix | Anlage 1 zur VwV Stabsarbeit |
| Personalmatrix (Regelung für die Sicherstellung eines Schichtbetriebs rund um die Uhr) |
Anlage 1 zur VwV Stabsarbeit Stand: |
| Funktion | Erstbesetzung | Org. | Ablösung/Erstvertretung | Org. |
weitere Vertretungen |
Org. | ||||||
| Stabsleitung | ||||||||||||
| Vertretung der Stabsleitung (fakultativ) | ||||||||||||
| Leitungsassistenz | ||||||||||||
| Sekretariat | ||||||||||||
| Vb 1- Innerer Dienst | ||||||||||||
| Leitung | ||||||||||||
| Personaleinsatz | ||||||||||||
| Rechtsfragen | ||||||||||||
| Finanzfragen | ||||||||||||
| Stabs-Organisation | ||||||||||||
| Sekretariat/Niederschriften | ||||||||||||
| Mitarbeitendeninfo (soweit nicht Aufgabe des Vb3) | ||||||||||||
| Besucher-Betreuung | ||||||||||||
| Infrastruktur | ||||||||||||
| Leitung | ||||||||||||
| Telefonzentrale | ||||||||||||
| Registratur | ||||||||||||
| Pforte | _ | |||||||||||
| Gebäudetechnik | ||||||||||||
| Serviceleistungen (insb. Geschäftsbedarf, Druckerei, Beschilderung, Fahrdienste, Verpflegung, Saalausstattung und Saaltechnik) | ||||||||||||
| Betrieb BK-System (DV-Technik und DV-Anwendungen) | ||||||||||||
| DV-Sicherheit | ||||||||||||
| Kommunikation | ||||||||||||
| - Pressecenter | ||||||||||||
| - Info- und Sorgentelefon, Call-center | ||||||||||||
| - Telefontechnik | ||||||||||||
| - Funktechnik | ||||||||||||
| Vb 2 - Lage und Dokumentation | ||||||||||||
| Leitung | ||||||||||||
| IKO, zugleich stellv. Leitung Vb 2 | ||||||||||||
| Leitungsassistenz | ||||||||||||
| Info-Management (Sichtung) | ||||||||||||
| Lagebewertung/-darstellung | ||||||||||||
| Tagebuch/Registratur | ||||||||||||
| Operator | ||||||||||||
| Kommunikationsmanagement | ||||||||||||
| Warnmanagement | ||||||||||||
| Virtual Operations Support Team (VOSTbw) | ||||||||||||
| Vb 3- BuMA | ||||||||||||
| Leitung | ||||||||||||
| Internetredaktion | ||||||||||||
| Medien-/dpa-Auswertung | ||||||||||||
| Medienarbeit | ||||||||||||
| Mitarbeitendeninfo (in Abstimmung mit Vb 1) | ||||||||||||
| Pressemitteilungen/amtl. Gefahrendurchsagen | ||||||||||||
| Anrufannahme, Sekretariat | ||||||||||||
| Org. Pressekonferenzen (mit Vb 1) | ||||||||||||
| Call-center | ||||||||||||
| - Supervision | ||||||||||||
| - Telefondienst | ||||||||||||
| Vb 4 - Sicherheit und Ordnung/PVD | ||||||||||||
| Leitung | ||||||||||||
| SB öffentliche Sicherheit und Ordnung | ||||||||||||
| Verbindung pol. Führungsstab | ||||||||||||
| Vb 5 - Bevölkerungsschutz | ||||||||||||
| Leitung | ||||||||||||
| Ressourcen-Management | ||||||||||||
| Fachlage Bevölkerungsschutz | ||||||||||||
| ELD-BS | ||||||||||||
Hinweis: Diese Personalmatrix orientiert sich ich an den Verhältnissen im Innenministerium und soll den planenden Behörden als Beispiel dienen. Behördenabhängig können sich andere bewährte Stabsstrukturen als sinnvoll erweisen.
| Alarmierungsverzeichnis für Stabsmitglieder | Anlage 2 zur VwV Stabsarbeit |
| Muster Erreichbarkeitsverzeichnis | Anlage 3 zur VwV Stabsarbeit |
| Aufgaben- und Funktionsbeschreibung - Vb 2 | Anlage 4 zur VwV Stabsarbeit (zu Nummer 2.2.2 der Muster-Stabsdienstordnung) |
Hinweis:
Die Funktionsbeschreibung Vb 2 - Lage und Dokumentation orientiert sich an den Verhältnissen im Innenministerium und soll den planenden Behörden als Beispiel dienen. Behördenabhängig können sich andere bewährte Stabsstrukturen und Funktionsbeschreibungen als sinnvoll erweisen.
Aufgaben und Funktionsbeschreibung Vb 2 - Lage und Dokumentation
Leitung
Die Leitung des Vb 2 berichtet der Stabsleitung über die Lage und fasst Vorschläge für zu treffende Entscheidungen zusammen. Dabei wird sie bei Bedarf von anderen Verwaltungsstabsbereichen unterstützt. Die Vb 2-Leitung kann zeitweise als Abwesenheitsvertretung der Stabsleitung fungieren, sofern die Stabsleitung bzw. deren Vertretung lageabhängig nicht präsent sein kann.
Die Leitung des Vb 2 veranlasst unverzüglich nach Arbeitsbeginn eine Sofortlagemeldung an die direkt übergeordnete (wenn nötig auch nachgeordnete) Behörde(n).
Sobald weitere Informationen vorliegen, setzt der Vb2 eine Lagemeldung an die direkt übergeordnete (wenn nötig auch nachgeordnete) Behörde(n) ab. Bei relevanten Lageänderungen ist die Lagemeldung fortzuschreiben und an direkt die übergeordnete (wenn nötig auch nachgeordnete) Behörde(n) zu übermitteln.
Informationskoordinator (IKO)
Aufgabe des Informationskoordinators (IKO) ist es, den Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten und anderen berührten Stellen zu beobachten und bei Bedarf zu koordinieren, um einen möglichst gleichen Informationsstand und eine einheitliche Sprachregelung auf allen Ebenen zu erreichen.
Der IKO vertritt zudem die Leitung des Vb 2 bei deren Abwesenheit, wobei damit nicht die Vertretung der Stabsleitung verbunden ist.
Darüber hinaus nimmt der IKO Aufgaben des Qualitätsmanagements im Vb 2 wahr. Die Qualität der Stabsarbeit hängt im Wesentlichen von der Geschwindigkeit der Informationsverarbeitung, der inhaltlichen Fehlerfreiheit, der folgerichtigen Bewertung eingehender Informationen und Vorbereitung lagebezogener Entscheidungen sowie der richtigen Steuerung von Informationen und Aufträgen sowie deren Ergebniskontrolle ab. Der IKO trägt im Rahmen des Qualitätsmanagements dazu bei, interne Arbeitsprozesse/-abläufe im Vb 2 erforderlichenfalls umgehend zu optimieren, um die Effektivität und Effizienz zu steigern. Dabei achtet er auch auf den Umsetzungsstand sowie auf eine schlüssige Nachvollziehbarkeit erteilter Aufträge und getroffener Entscheidungen.
Von der Tätigkeit des IKO unberührt bleiben
Leitungsassistenz
Aufgabe der Leitungsassistenz ist die Unterstützung der Vb 2-Leitung, die Umsetzung und Dokumentation wichtiger Entscheidungen nach Weisung der Vb 2-Leitung sowie die anlassbezogene Fertigung von Protokollen (Qualifiziertes Protokoll). Wichtige Entscheidungen übermittelt die Assistenz unmittelbar an das Tagebuch.
Fach-Info
Im Bedarfsfall wird die Fach-Info vom zuständigen Fachressort gestellt (Berater Fachlage) um die notwendigen Fachinformationen einzubringen bzw. zur Lagebewältigung erforderliche Maßnahmen ergänzend zu erläutern.
Operator
Aufgabe des Operators ist die Bedienung der Mediensteuerung sowie die technische und organisatorische Betreuung des Stabes. Hierbei hält der Operator den Kontakt zum Vb 1 und veranlasst erforderliche Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Arbeits- und Funktionsfähigkeit des Stabes.
Info-Management
Über das Infomanagement erfolgt der zentrale Posteingang des Vb 2 und der Stabsleitung. Das Infomanagement prüft eingehende Nachrichten und steuert diese anlassbezogen an die zuständigen Stellen des Verwaltungsstabes / der Verwaltungsstabsbereiche. Zur Sicherstellung eines geordneten und nachvollziehbaren Informationsflusses, werden eingehende Nachrichten vom Infomanagement klassifiziert und archiviert. Die weiteren Verwaltungsstabsbereiche stellen das Informationsmanagement für jeweils Ihren Bereich sicher.
Lagebewertung und -darstellung
Das Lagemanagement erstellt anhand der vorliegenden Informationen zur Lage entsprechende Lageübersichten und Präsentationen für die Stabsbesprechungen und schreibt diese fort.
Tagebuch / Registratur
Aufgabe des Tagebuchs ist die vollständige und fortlaufende Dokumentation aller einsatz- und entscheidungsrelevanten Ereignisse.
Kommunikationsmanagement
Das Kommunikationsmanagement stellt die störungsfreie Kommunikation der Verwaltungsstäbe nach innen und außen sicher. Dazu gehört insbesondere die Kommunikation über Funk, Telefon, Fax und Satellitentelefonie/-datentransfer. Bei Störungen ist der Vb 1 - Innerer Dienst entsprechend zu beteiligen.
Warnmanagement
Nach Meldung der Arbeitsfähigkeit der Verwaltungsstäbe übernimmt das Warnmanagement die Betreuung der MoWaS-Sende- und Empfangsstation des Innenministeriums sowie die daraus resultierenden Aufgaben des Lagezentrums. Das Warnmanagement unterstützt den Vb 3 - BuMA bzw. das zuständige Ressort bei der Erstellung von (landesweiten) Warnmeldungen.
Virtual Operations Support Team Baden-Württemberg (VOSTbw)
Das VOSTbw, bestehend aus Mitgliedern der im Bevölkerungsschutz mitwirkenden Organisationen und Einrichtungen, beobachtet bei landesweit relevanten und großflächigen Lagen die Sozialen Medien und betreibt Internet-Recherchen. Es wertet die entsprechenden Informationen aus, bereitet sie auf und stellt sie dem Vb 2 zum Beispiel als georeferenzierte Informationen zur Verfügung. Das VOStbw trägt so zur Erstellung eines umfassenden Lagebildes bei. Der Fokus liegt dabei insbesondere auf dem Gewinnen klassischer lagerelevanter Informationen, dem Sammeln von Erkenntnissen über die Stimmung in der Bevölkerung und zur Resonanz auf getroffene Entscheidungen sowie dem Erkennen möglicher Falschinformationen (Fake News).
Das VOSTbw ist über eine Verbindungsperson an den Vb 2 angebunden; die weiteren Teammitglieder arbeiten in der Regel dezentral.
| Muster Stabsdienstordnung | Anlage 5 zur VwV Stabsarbeit |
| Behördenbezeichnung | Stabsdienstordnung vom TT.MM.JJJJ |
Muster einer
Stabsdienstordnung
für den Verwaltungsstab
des/der (Behördenbezeichnung)
(SDO Behördenbezeichnung)
vom XX.XX.20XX - Az.: X-XXXX/XX
Allgemeine Hinweise zur Erstellung einer Stabsdienstordnung
Die Zuständigkeiten, Aufgaben, Strukturen und die personelle Besetzung sowie die Arbeitsweise des Verwaltungsstabes (VwS) richten sich nach der Verwaltungsvorschrift der Landesregierung und der Ministerien zur Bildung von Stäben bei außergewöhnlichen Einsatzlagen und Katastrophen, in der jeweils geltenden Fassung.
Stabsarbeit ist immer eine gemeinschaftliche, übergreifende Aufgabe aller Fachbereiche und bündelt damit die Fachkompetenzen einer Behörde. In der Stabsarbeit wirken so alle zuständigen Stellen zusammen, die für die Lagebewältigung erforderlich sind. Die Stabsdienstordnung (SDO) erleichtert die Vorbereitungsmaßnahmen auf eine mögliche Stabsarbeit, beschreibt organisatorische und ablauforganisatorische Strukturen, Schnitt- und Nahtstellen sowie Zuständigkeiten und weist Aufgaben der Funktionen innerhalb des Verwaltungsstabes zielgerecht zu.
Den Behörden wird im Interesse einer besseren Lesbarkeit und Handhabbarkeit ihrer behördenspezifischen Stabsdienstordnungen empfohlen, die Regelungen der VwV Stabsarbeit, auf die diese Muster-Stabsdienstordnung verweist, in die eigenen Stabsdienstordnungen zu übertragen.
Die folgenden Seiten enthalten Hinweise, Empfehlungen und Textbausteine für die Erstellung eigener Stabsdienstordnungen. Die aufgeführten Beispiele bilden den strukturellen Rahmen einer Stabsdienstordnung und können behördenspezifisch ergänzt und angepasst werden. Grundsätzlich sind alle Hinweise und Empfehlungen abhängig von den jeweiligen örtlichen und personellen Voraussetzungen.
Die am linken Seitenrand angebrachten Balken dienen der Erläuterung während der Erstellung der Stabsdienstordnung. Sie können grundsätzlich durch behördenbezogene Hinweise ergänzt werden.
= Formulierungsvorschlag
= Eigene Inhalte gemäß VwV Stabsarbeit definieren
|
Allgemeines | |
 | Zur Bewältigung drohender oder bereits eingetretener außergewöhnlicher Einsatzlagen einschließlich des Katastrophenfalls wird entsprechend der Verwaltungsvorschrift der Landesregierung und der Ministerien zur Bildung von Stäben bei außergewöhnlichen Einsatzlagen und Katastrophen (VwV Stabsarbeit), in der jeweils geltenden Fassung1, ein Verwaltungsstab (VwS) des/der (Behördenbezeichnung)), im Sinne des § 2 Abs. 2 des Landeskatastrophenschutzgesetzes ( LKatSG), eingerichtet. Der Verwaltungsstab kann auch bei Ereignissen einberufen werden, bei denen mit einem erheblichen Informationsaufkommen und Koordinierungsaufwand auf Behördenebene zu rechnen ist, oder die die Regelorganisation überfordern und die von der Bevölkerung und der Organisation als bedrohlich empfunden werden (Krisen), unabhängig vom Einsatz operativer Kräfte. Der Stab setzt sich lageorientiert aus der Koordinierungsgruppe des Stabes, den ständigen Mitgliedern des Stabes sowie ereignisabhängigen Mitgliedern des Stabes zusammen. Grundsätzlich sind alle Verwaltungsebenen2 entsprechend der VwV Stabsarbeit aufgefordert, eigene Vorbereitungen für die lageabhängige Einrichtung eigener Verwaltungsstäbe zu treffen. |
| | 1 Gliederung und Organisation (vgl. Nummer 3 der VwV Stabsarbeit) Der Verwaltungsstab wird eingerichtet, wenn aufgrund eines besonderen Ereignisses ein über das gewöhnliche Maß hinausgehender hoher Koordinations- und Entscheidungsbedarf besteht. |
 | 1.1 Gliederung des Verwaltungsstabes der Behörde Die Gliederung (Zusammensetzung) des Verwaltungsstabes ergibt sich aus der Nummer 3 der VwV Stabsarbeit (Hier sollte die behördeninterne Organisationsstruktur des Verwaltungsstabes entsprechend dem Stabsmodell und mit einer Grafik ergänzt, dargestellt werden.) |
| 1) Hier kann ein Link zur aktuellen Fassung eingefügt werden.
2) Soweit sie staatliche Aufgaben wahrnehmen. |
| | 1.2 Stabsorganisation (vgl. Nummer 3.2 der VwV Stabsarbeit)
|
| | 2 Stabsfunktionen (vgl. Nummer 5 der VwV Stabsarbeit)
Die Stabsfunktionen sowie deren Aufgaben umfassen folgende Bereiche: 2.1 Verwaltungsstabsleitung Die Leitung des Stabes obliegt der Behördenleitung.
Sie kann die Leitung auf eine fachlich und persönlich geeignete Person übertragen.
Die Stabsleitung, die nicht gleichzeitig Behördenleitung ist, verantwortet und entscheidet, welche Maßnahmen die Verwaltungsstäbe selbst anordnen und welche Maßnahmen sie der Behördenleitung zur Entscheidung vorschlägt. Grundsätzlich ist sicherzustellen, dass die Stabsleitung jederzeit eine Vertretung hat. Eine zweitweise Vertretung kann über die Leitung Vb 2 erfolgen. |
| | 2.2 Verwaltungsstabsbereiche Alle Verwaltungsstabsbereiche dokumentieren selbstständig eigene wichtige und grundlegende fachspezifische Anweisungen und Entscheidungen und übermitteln diese an den Vb 2 "Lage und Dokumentation", sofern sie für die Gesamtlage von Bedeutung sind. Bei Bedarf unterstützen sie den Vb 2 "Lage und Dokumentation" auch in Stabsbesprechungen. |
|
| 2.2.1 Verwaltungsstabsbereich 1 "Innerer Dienst" (Vb1)
Dem Vb 1 obliegt die Herstellung und Erhaltung der Arbeitsfähigkeit der Stäbe. Er ist auch für Finanz-, Personal- und Rechtsfragen zuständig. Zu den Aufgaben des Vb 1 gehören, abhängig von den behördenspezifischen Strukturen, beispielsweise:
|
| | 2.2.2 Verwaltungsstabsbereich 2 "Lage und Dokumentation" (Vb 2) Aufgabe des Vb 2 ist die frühzeitige und ständige Feststellung, Bewertung, Darstellung und Dokumentation der Gesamtlage, die zusammengefasste Dokumentation der getroffenen Entscheidungen und der veranlassten Maßnahmen sowie deren Auswirkung auf die Gesamtlage. Der Vb 2 stellt auch Prognosen zur voraussichtlichen Lageentwicklung dar. |
| | 2.2.3 Verwaltungsstabsbereich 3 "Bevölkerungsinformation und Medienarbeit (BuMA)" (Vb3) Der Vb 3 koordiniert - ggf. in Abstimmung mit anderen Stellen3 - die Presse- und -öffentlichkeitsarbeit sowie die Information der vom Ereignis Betroffenen. Für die Information der Bevölkerung kann er z.B. die Einrichtung und den Betrieb eines "Bürgertelefons" (im Sinne eines Callcenters) veranlassen. Er ist zudem verantwortlich für die Auswertung der aus Presse und Medien verfügbaren Informationen. |
| 3) z.B. Versorgungsunternehmen |
| | 2.2.4 Weitere Verwaltungsstabsbereiche "Vb 4 ff" Die weiteren ständigen und die ereignisspezifischen Mitglieder des Verwaltungsstabes bereiten im jeweiligen originären behördlichen oder fachlichen Zuständigkeitsbereich Entscheidungen vor. Die Vertretungen der Verwaltungsstabsbereiche ab Vb 6 bedienen sich dabei der eingerichteten Stabsorganisation der jeweils eigenen behördlichen Fachbereiche. Sie erstellen und bewerten die jeweils eigenen fachspezifischen Lagen und erarbeiten Möglichkeiten und Vorschläge für zweckdienliche Maßnahmen. |
| | 2.2.5 Fachberatungen und Verbindungspersonen
Zur Erfüllung ihrer Aufgaben können die Verwaltungsstabsbereiche Fachberatungen und Verbindungspersonen hinzuziehen. Soweit auf regionaler/lokaler Ebene ein Führungsstab eingerichtet wird, können Fachberatungen und Verbindungspersonen, im Einvernehmen mit der Verwaltungsstabsleitung, auch diesem angegliedert werden. Insbesondere sind ereignisabhängig die Hilfsorganisationen, das Technische Hilfswerk, die Bundeswehr sowie die Energie und Wasserversorger zu berücksichtigen. |
| 3 Alarmierung, Einberufung und Abberufung (vgl. Nummer 7 der VwV Stabsarbeit) | |
| | Um auf ein Ereignis flexibel und zielorientiert reagieren zu können und nur tatsächlich benötigtes Personal in die Stabsarbeit einzubinden, soll die Stabsstruktur entsprechend der Bedeutung des Ereignisses stufenweise anwachsen. |
| | 3.1 Information Eine von der Behördenleitung bestimmte Stelle (z.B. Integrierte Leitstelle, Katastrophenmeldestelle, Lagezentrum) oder eine andere Alarmierungsstelle, verständigt die von der Behörde benannte Person gemäß Nummer 7.4 der VwV Stabsarbeit (Alarmierung). Die auf diese Weise unterrichtete Person entscheidet im Rahmen ihrer Befugnisse über die Einberufung der weiteren Mitglieder der Koordinierungsgruppe des Verwaltungsstabes (KGS), oder führt eine Entscheidung der hierzu befugten Person herbei. |
| | 3.2 Einberufung der Koordinierungsgruppe des Verwaltungsstabes (KGS) Im Regelfall informiert die Alarmierungsstelle im Anschluss zunächst die Leitungen der Koordinierungsgruppe des Verwaltungsstabes gemäß Nummer 7.3 der VwV Stabsarbeit. |
| | Die KGS wird eingesetzt, wenn die Bewältigung des Ereignisses voraussichtlich sofort mehrere Funktionsträger erfordert und die Bündelung ihrer Aufgaben sinnvoll erscheint. Einsetzung und Leitung der KGS obliegen der von der Behördenleitung bestimmten Verwaltungsstabsbereichsleitung oder deren Vertretung. |
| | 3.3 Alarmierung der Verwaltungsstab Die Behörden stellen für die Alarmierung der Stabsmitglieder interne Regelungen auf (Alarmierungsverfahren, Nummer 7.4), die sich auch mit dem Thema Selbstalarmierung in besonderen Einsatzlagen befassen (z.B. bei großflächigem Stromausfall). |
| | 3.4 Beginn und Beendigung der Stabstätigkeit Die Funktionsfähigkeit des Verwaltungsstabes sowie die Beendigung der Stabstätigkeit ist allen mitwirkenden Stellen aktiv und umgehend mitzuteilen. |
| 4 Information / Dokumentation (vgl. Nummer 7.5 der VwV Stabsarbeit) | |
| | 4.1 Stabsbesprechungen Stabsbesprechungen dienen der Unterrichtung der Vb-Leitungen über die Lage und die Entscheidungsvorbereitung. Sie finden auf Anordnung der Stabsleitung regelmäßig oder bei Bedarf statt und sind rechtzeitig anzukündigen. Zur Gewährleistung eines gleichmäßig hohen Kenntnisstandes sind die Intervalle lageangepasst zu wählen. Über die Ergebnisse der Stabsbesprechungen sind grundsätzlich ergebnis- und aufgabenorientierte Niederschriften zu führen. |
| 4.2 Dokumentation / Tagebuch | |
| | 4.2.1 Dokumentation Alle Verwaltungsstabsbereiche und die Fachstabsbereiche dokumentieren einsatzrelevante Ereignisse aus ihrem Bereich und stellen eine regelmäßige Unterrichtung des Vb 2 "Lage und Dokumentation" sicher. Die Fachberatungen berichten ereignisrelevante Informationen über die Verwaltungsstabsbereichsleitung, der sie organisatorisch zugewiesen sind. |
| | 4.2.2 Tagebuch In einem Tagebuch sind alle bedeutenden einsatzrelevanten Ereignisse wie zum Beispiel wichtige Informationen sowie Anordnungen, Entscheidungen und Maßnahmen aus den Verwaltungsstabsbereichen in zeitlicher Reihenfolge festzuhalten (Muster Anlage 6 oder vorhandene elektronische Systeme). Der Vb 2 "Lage und Dokumentation" führt das Tagebuch für die Gesamtlage. |
| | 4.3 Öffentlichkeitsarbeit Die Öffentlichkeitsarbeit wird grundsätzlich vom Vb 3 "Bevölkerungsinformation und Medienarbeit (BuMA)" koordiniert. Inhalt und Art von Veröffentlichungen sind grundsätzlich innerhalb der Verwaltungsstäbe und bei Bedarf mit anderen betroffenen Stellen abzustimmen. Die sonstigen Bestimmungen zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, z.B. beim Vorliegen von Straftaten, bleiben von dieser Regelung unberührt. Gegebenenfalls ist eine Abstimmung mit den zuständigen Strafverfolgungsbehörden herbeizuführen. |
| 5 Funktionsfähigkeit (vgl. Nummer 7 der VwV Stabsarbeit) | |
| | 5.1 Zuständigkeiten Es wird empfohlen die behördeninternen Zuständigkeiten für die fachlichorganisatorische sowie die technischorganisatorische Zuständigkeit zur Herstellung der Funktions- und Arbeitsfähigkeit des Verwaltungsstabes im Vorfeld festzulegen. Dazu gehören planerisch/vorbereitende Maßnahmen genauso wie die technische Ausstattung. |
| | 5.2 Sicherheitskonzept (vgl. Nummer 8 der VwV Stabsarbeit) Beschreibung der sicherheitsrelevanten Informationen, zur Gewährleitung eines kontrollierten Zugangs zum Unterbringungsort des Verwaltungsstabes und Hinweise zu möglichen Sicherheitsüberprüfungen sowie zum Datenschutz, der Datensicherheit und zur Verschwiegenheitsverpflichtung der Stabsmitglieder. |
| | 5.3 Unterbringung Ausführungen zu vorgeplanten Räumlichkeiten sowie deren Ausstattung. Darunter fallen Räume für die Verwaltungsstabsbereiche sowie die Fachberatungen. Darüber hinaus können Hinweise zur Einrichtung eines Pressezentrums, eines Callcenters (z.B. für die Einrichtung eines Bürgertelefons), von Aufenthalts- und Versorgungsstellen für Mitglieder des Verwaltungsstabes aufgenommen werden. |
| | 5.4 Sitzordnung Die Sitzordnung in den Verwaltungsstäben richtet sich nach den aufgabenbezogenen Erfordernissen und berücksichtigt die Kommunikationsbeziehungen zwischen den Stabsmitgliedern und zu den Fachberatungen. Hier können Raum- und Besetzungspläne zweckmäßig sein. |
| | 5.5 Versorgung Bei länger andauernden Lagen kann die Verpflegung der Mitglieder der Verwaltungsstäbe erforderlich werden. Dabei ist zu beachten, dass die Stabsmitglieder lagebedingt die Stabsräume möglicherweise nicht verlassen können, um eine Mahlzeit einzunehmen. Über die Bereitstellung von Verpflegung entscheidet die Stabsleitung. |
| | 5.6 Kommunikation Die Stabsmitglieder nutzen zur Kommunikation die in den Verwaltungsstäben bereitgestellten oder organisationseigene, mitgeführte, Kommunikationsmittel. Im Hinblick auf eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Maßnahmen sind ereignis-/entscheidungsrelevante Sachverhalte - insbesondere sofern diese nicht bereits anderweitig aufgezeichnet werden - durch das jeweils kommunizierende Mitglied des Verwaltungsstabes zu dokumentieren. |
| | 5.6.1 Erreichbarkeit Die eingerichteten Telefon- und Faxnummern sowie die Mailadressen der Verwaltungsstäbe sind im Regelfall erst nach Mitteilung der Arbeits- und Funktionsfähigkeit der Verwaltungsstäbe besetzt. |
| | 5.6.2 Mailverkehr Für den elektronischen Nachrichtenaustausch (Mailverkehr) sind Funktionsadressen des Verwaltungsstabes eingerichtet, die im Bedarfsfall entsprechend erweitert werden. |
| | 5.6.3 Elektronische Lagedarstellung Bevölkerungsschutz (ELD-BS) (vgl. Nummer 7.5.5 der VwV Stabsarbeit - abhängig von der Verfügbarkeit)
Die Elektronische Lagedarstellung für den Bevölkerungsschutz (ELD-BS) dient als einfach zu bedienendes, funktional einsetzbares Werkzeug zur hierarchieübergreifenden Unterstützung der Stabsarbeit (Stabsinformationssystem). Die ELD-BS unterstützt den Informationsaustausch zwischen den zugriffsberechtigten Stellen, insbesondere den Ministerien, den Regierungspräsidien und den unteren Katastrophenschutzbehörden im Ereignisfall und ist für die Stabsarbeit unverzichtbar.
Die in der Praxis bewährte einsatzbegleitende Nutzung der ELD-BS trägt entscheidend dazu bei, in großflächigen, über Kreis- und Bezirksgrenzen hinausgehenden Einsatzlagen einen schnellen und strukturierten Gesamtüberblick zur aktuellen Lage zu erhalten. |
| | 5.6.4 Ausstattung Fachberatung Für Fachberatungen und Verbindungspersonen sind Arbeitsräume möglichst mit Telefon-, Fax- und Internetzugängen in der Nähe der jeweiligen Arbeitsbereiche vorzusehen. |
| | 5.6.5 Erreichbarkeitsverzeichnisse (gemäß Anlage 3 der VwV Stabsarbeit) Die Leitungen der Verwaltungsstabsbereiche legen jeweils aufgabenbezogene, stets aktuell zu haltende, Erreichbarkeitsverzeichnisse von Personen, Ämtern, Behörden, Dienstleistern sowie allen privaten und staatlichen Einrichtungen an, die sie zur Aufgabenerfüllung benötigen. |
| | 6 Personalgewinnung Nach Aufruf der Stäbe kann es notwendig sein, dass alle Fachbereiche einer Behörde übergreifend die für den Regelbetrieb der Stäbe zuständigen Verwaltungsstabsbereiche organisatorisch und personell unterstützen müssen. Alle Vorgesetzten sind aufgefordert ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Aufgaben der Stäbe sowie die Möglichkeiten zur Mitwirkung in den Verwaltungsstabsbereichen aktiv zu informieren und ggf. zur Mitarbeit zu gewinnen. |
| | 7 Aus- und Fortbildung / Übungen (vgl. Nummer 10 der VwV Stabsarbeit) Eine qualifizierte Aus- und Fortbildung gewährleistet die jederzeitige Einsatzbereitschaft der Stabsmitglieder. Eine gute Aus- und Fortbildung ist die Basis für den reibungslosen Betrieb des Verwaltungs- bzw. Führungsstabes und eine erfolgreiche Lagebewältigung. Die dort erworbenen Kenntnisse sollen durch regelmäßige Übungen vertieft werden, um insbesondere die Verfahrensabläufe im Gesamtkomplex "Stabsarbeit" zu sichern. |
| | 7.1 Aus- / Fortbildung Die Leitungen der Verwaltungsstabsbereiche stellen sicher, dass ihre Stabsmitglieder in die ihnen in den jeweiligen Verwaltungsstabsbereichen zugewiesenen Aufgaben eingewiesen sind. Zur regelmäßigen Fortbildung der Stabsmitglieder wird auf die Lehrgangsangebote an der Landesfeuerwehrschule und der Bundesakademie für Bevölkerungsschutz und Zivile Verteidigung (BABZ) des Bundesamts für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) hingewiesen. Die Leitungen der Verwaltungsstabsbereiche informieren ihre Stabsmitglieder regelmäßig über diese Angebote. Die Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen ist bei (behördeninterne Stelle) zu beantragen. |
| | 7.2 Übungen Die Verwaltungsstäbe nehmen an ausgewählten Übungen auf Landes- bzw. Bundesebene sowie an grenzüberschreitenden Übungen teil. Zusätzlich können behördeninterne Übungen vorbereitet werden. Die Verwaltungsstabsbereiche nehmen regelmäßig an solchen Übungen teil. |
| | 8 Schlussbestimmungen
Die Stabsdienstordnung mit den Anlagen 1 bis 6 tritt am TT.MM.JJJJ in Kraft. |
gez.
Anlagen
| Muster-Tagebuch | Anlage 6 zur VwV Stabsarbeit |
| Einsatzereignis | Az. | ||
| Stabsbereich (Vb) | Datum | ||
| Leitung | Abt. | Telefon | |
| Ort | |||
| Beginn | Ende | Freigabe | |
| Protokollführer | Telefon | ||
| Bemerkungen | |||
| Anlage/n | Verzeichnis der gesondert geführten Listen/Protokolle | Anzahl Dokumente | Ablage/File |
| [] | Daten-/Rechercheblätter | ||
| [] | Sprachregelung/en | ||
| [] | Pressemitteilung/en, eigene | ||
| [] | Hintergrunddienst/e, eigene | ||
| [] | Pressemitteilungen, von Dritten erhaltene | ||
| [] | Telexe, Faxe, E-Mails | ||
| [] | Korrespondenz intern | ||
| [] | Korrespondenz extern | ||
| [] | Kommunikationsmitarbeiter/Einsatzorte und Zeiten | ||
| [] | Kartenmaterial | ||
| [] | Dienstpläne | ||
| [] | Eingesetzte Mitarbeitende, externe Helferinnen und Helfer, Beraterinnen und Berater etc. | ||
| [] | Sonstiges | ||
| [] | |||
Gesamtzahl der Seiten dieses Tagebuchs_____
Unterschrift
Vb-Leitung_________________
| lfd.. | Datum Uhrzeit | Sachverhalt/Gegenstand | Maßnahme/Entscheidung |
| 1 | Zeitpunkt des Geschehens | ||
| 2 | Erste Informationen recherchiert/geprüft | ||
| 3 | Alarmierung veranlasst | ||
| 4 | Erste Sprachregelung erstellt | ||
| 5 | Erste Pressemeldung verteilt | ||
| 6 | KGS einberufen/konstituiert | ||
| 7 | SMS einberufen/konstituiert | ||
| 8 | EMS einberufen/konstituiert: Vb ..., Vb ...; Vb ... |
| lfd.. | Datum Uhrzeit | von | an | Sachverhalt/Gegenstand | Maßnahme/Entscheidungen |
| Empfehlungen zur Vorbereitung und Ausstattung von Stabsräumen | Anlage 7 der VwV Stabsarbeit |
Empfehlungen zur Vorbereitung und Ausstattung von Stabsräumen
Räumlichkeiten
Vorgeplante Räumlichkeiten für die Stabsarbeit werden über das Jahr hinweg oft für andere Zwecke genutzt bzw. einer anderen Dauernutzung zugeführt, die der vorgesehenen Nutzung als Räume für die Stabsarbeit im Wege stehen. Insbesondere auf die technische Vorbereitung kann dies erhebliche Auswirkungen haben. Die Geeignetheit der Räumlichkeiten sowie der technischen Einrichtungen sollte daher regelmäßig überprüft und dokumentiert werden.
Im Regelfall nutzen die Mitglieder der Verwaltungsstabsbereiche vorhandene Büros für ihre Stabstätigkeit. Für Stabsbesprechungen eignen sich größere Besprechungsräume (sogenannter Stabsraum). Für die Durchführung der Stabsbesprechungen ist regelmäßig eine minimale technische Ausstattung mit Notebook und Möglichkeiten der Lagepräsentation mittels Beamer ausreichend. Ergänzt werden kann dies durch bereitgestellte Flipcharts und Metaplanwände.
Abhängig von den jeweils eigenen Erfahrungen in der Stabsarbeit entschließen sich einzelne Behörden, für bestimmte Stabsfunktionen (z.B. für den Vb 2 - Lage und Dokumentation), eigene, vorgeplante Räumlichkeiten vorzubereiten. Die Ausstattung von vorgeplanten Räumen für die Stabsarbeit richtet sich grundsätzlich nach den räumlichen Gegebenheiten und dem auf die Behörde zugeschnittenen Bedarf.
Bei öffentlichkeitswirksamen Ereignissen wird sich erfahrungsgemäß zudem eine große Anzahl von Presse- und Medienvertretern zur Vorortberichterstattung einfinden. Es ist daher notwendig, auf Anfragen der Presse und der Medien vor Ort reagieren zu können. Es wird deshalb empfohlen, geeignete und für diesen Zweck vorbereitete zusätzliche Räumlichkeiten vorzuplanen.
Allgemeine Ausstattungsempfehlungen
Für die Ausstattung der Räumlichkeiten ist die jeweils zuständige Behörde selbst verantwortlich. Nicht alles, was im Folgenden beschrieben wird, ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Stabsarbeit. Da aber immer wieder die Frage gestellt wird, welche Ausstattung geeignet erscheint, können die aufgeführten Punkte die Grundlage für eine auf die Behörde zugeschnittene Lösung bilden.
Für die technische Ausstattung gibt es keine verbindlichen Vorgaben. Aus den Erfahrungen und nach Kenntnis der Strukturen in anderen Ländern und beim Bund können jedoch folgende Hinweise und Anregungen gegeben werden:
Vorschlag für eine Mindestausstattung des Vb2
| Beispiele für fachlich überwiegende Ressortzuständigkeiten vgl. Nummer 6.2 der VwV Stabsarbeit | Anlage 8 der VwV Stabsarbeit |
Beispiele für fachlich überwiegende Ressortzuständigkeiten
vgl. Nummer 6.2 der VwV Stabsarbeit
Die Leitung des Interministeriellen Verwaltungsstabes obliegt grundsätzlich dem Innenministerium.
Es kann die Leitung im Einvernehmen mit dem Staatsministerium und dem für die Fachlage zuständigen Ressort auf dasjenige Ministerium übertragen, das für die Vermeidung oder Bewältigung der Krisensituation fachlich überwiegend zuständig ist.
| Lfd. Nr. | Ursache der Krisensituation | Fachlich überwiegend zuständiges Ressort |
| 1 | Hochwasser | Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft |
| 2 | Stromausfall | Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft |
| 3 | Verunreinigung oder Vergiftung des Trinkwassers | Ministerium für Ernährung, Ländlichen Raum und Verbraucherschutz |
| 4 | Humanseuche (z.B. Pandemie) | Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration |
| 5 | Tierseuche | Ministerium für Ernährung, Ländlichen Raum und Verbraucherschutz |
| 6 | Erdbeben | Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft |
| 7 | Terroranschlag | Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen |
| 8 | Störung der Verkehrsinfrastrukturen (soweit nicht z.B. infolge eines Hochwassers oder Stromausfalls) | für Verkehr |
| 9 | Störfall in Chemieunternehmen | Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft |
| 10 | Großflächige Pflanzenkrankheiten | Ministerium für Ernährung, Ländlichen Raum und Verbraucherschutz |
 | ENDE | |