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VV-HVwKostG - Verwaltungsvorschriften zum Hessischen Verwaltungskostengesetz
- Hessen -

Vom 05. Dezember 2022
(StAnz. Nr. 51 vom 19.12.2022 S. 1427; 24.05.2024 S. 553 ²⁴; 10.10.2025 S. 1161 ²⁵)

Nachstehend gebe ich die neuen Verwaltungsvorschriften zum Hessischen Verwaltungskostengesetz (VV-HVwKostG) bekannt. Sie ersetzen die bisherigen VV-HVwKostG vom 12. Januar 2007 (StAnz. S. 222), die nach Auslaufen der formalen Gültigkeit am 31. Dezember 2014 im Rahmen der Bekanntmachung der Personalkosten pro Arbeitsminute vom 12. November 2015 (StAnz. S. 1248) für weiter anwendbar erklärt worden waren.

Die neuen VV-HVwKostG treten am 1. Januar 2023 in Kraft; sie treten am 31. Dezember 2029 außer Kraft.

1. Das HVwKostG ist in erster Linie von Landesbehörden (mit Ausnahme der Justizbehörden einschließlich der Ortsgerichte) anzuwenden; es gilt aber auch für Gemeinden und Gemeindeverbände, soweit sie Aufgaben nach § 4 HGO oder § 4 HKO wahrnehmen.

2. Das HVwKostG gilt regelmäßig, wenn Landes- oder Kommunalbehörden (in Angelegenheiten nach § 4 HGO oder § 4 HKO) landesrechtliche Vorschriften anwenden. Es gilt seit der Strukturreform des Gebührenrechts des Bundes im Jahr 2013 grundsätzlich auch bei der Ausführung von Bundesrecht: Mit dem Inkrafttreten des neuen Bundesgebührengesetzes ( BGebG) vom 7. August 2013 (BGBl. I S. 3154), zuletzt geändert durch Gesetz vom 16. Juli 2021 (BGBl. I S. 3019), wurde der Anwendungsbereich des BGebG auf Bundesbehörden und bundesunmittelbare Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts beschränkt ( § 2 Abs. 1 BGebG). Sofern allerdings Fachgesetze auf Bundesebene aus zwingenden Gründen ausnahmsweise eine bundesweit einheitliche Gebührenerhebung durch die Länder vorsehen, ist das frühere Verwaltungskostengesetz des Bundes (VwKostG) vom 23. Juni 1970 (BGBl. I S. 821), zuletzt geändert am 5. Dezember 2012 (BGBl. I S. 2415), aufgehoben durch Art. 5 Abs. 1 des Gesetzes zur Strukturreform des Gebührenrechts des Bundes vom 7. August 2013 (BGBl. I S. 3154), in der am 14. August 2013 geltenden Fassung weiter anzuwenden. Dies ergibt sich aus den jeweiligen Verweisen in den Art. 2 bis 4 des Gesetzes zur Strukturreform des Gebührenrechts des Bundes, welches umfassend durch das Gesetz zur Aktualisierung der Strukturreform des Gebührenrechts des Bundes vom 18. Juli 2016 (BGBl. I S. 1666) geändert wurde.

3. Mit der Gebührenstrukturreform des Bundes wurden das Gebührenrecht des Bundes und das Gebührenrecht der Länder grundsätzlich voneinander getrennt. Diese Trennung betrifft diejenigen Bereiche, in denen der Bund keinen Bedarf mehr für eine bundeseinheitliche Gebührenregelung für die Länder sah. Im Zuge dessen wurde das bis dahin geltende VwKostG durch das BGebG abgelöst. Dies führte zu folgenden positiven Konsequenzen für die Länder:

Bei der Ausführung von Bundesrecht wenden die Länder nicht mehr das VwKostG des Bundes, sondern das Gebührengesetz des eigenen Landes an. Hierdurch können die Gebühren an die Personal- und Sachkosten des jeweiligen Landes individuell angepasst werden. Das bedeutet, dass seit dem 15. August 2013 das HVwKostG und dessen Ausführungsvorschriften anzuwenden sind, wenn nicht ein Fachgesetz des Bundes ausnahmsweise spezielle gebührenrechtliche Vorgaben enthält. Daneben ist auch nicht mehr entscheidend, ob der Bund in einem Fachgesetz die Gebührenerhebung ausdrücklich vorschreibt, da jetzt das HVwKostG die Ermächtigungsgrundlage für die Normierung der Gebührentatbestände darstellt. Nur bei einigen Fachgesetzen, bei denen bundesrechtliche Vorgaben für die Gebührenerhebung durch die Landesbehörden wegen des Bedürfnisses nach bundeseinheitlichen Regelungen weiterhin erforderlich sind, ist das bisherige VwKostG des Bundes anzuwenden.

4. Das HVwKostG enthält die zentralen Regelungen des hessischen Verwaltungskostenrechts: Es ist einerseits Ermächtigungsgrundlage für die Normierung von Gebührentatbeständen; andererseits regelt es alle wesentlichen allgemeinen Fragen des Verwaltungskostenrechts.

5. Auch hessische Fachgesetze treffen vereinzelt gebührenrechtliche Aussagen: Teils enthalten sie eine Ermächtigung zum Erlass einer Gebührenordnung, teils regeln sie allgemeine kostenrechtliche Fragen.

6. Auch, wenn Gebühren aufgrund eines Fachgesetzes erhoben werden, gilt hinsichtlich der allgemeinen Regelungen des Verwaltungskostenrechts das HVwKostG, soweit in dem Fachgesetz nichts Abweichendes bestimmt ist ( § 1 Abs. 3). Abweichungen von den allgemeinen Regelungen des HVwKostG sollten in Fachgesetzen nur dann getroffen werden, wenn die speziellen Gegebenheiten dies zwingend erfordern. Bereits bestehende abweichende Regelungen sollten auch aus rechtssystematischen Gründen auf ihre Notwendigkeit hin überprüft werden.

1. Abs. 1 und 3 wenden sich im Wesentlichen an den Verordnungsgeber, aber auch an die Behörden, die Kosten im Einzelfall festsetzen. Abs. 2 Satz 1 und Abs. 4 richten sich an Gemeinden und Gemeindeverbände.

2. In Abs. 1 und 2 wird der unmittelbare Anwendungsbereich des Gesetzes umschrieben. Abs. 3 legt die subsidiäre Geltung des Gesetzes für Fälle fest, in denen Kosten nach Fachgesetzen zu erheben sind.

Abs. 1 beschreibt außerdem, welche Voraussetzungen vorliegen müssen, damit die Landesregierung für bestimmte Sachverhalte Gebührentatbestände normieren kann ( § 2 Abs. 1 Satz 1).

Abs. 4 ermächtigt Gemeinden und Gemeindeverbände zum Erlass von Satzungen für Bauaufsichtsangelegenheiten.

3. Eine Legaldefinition des Begriffs der Gebühr ist im HVwKostG nicht enthalten. Das Bundesverfassungsgericht bezeichnet in seinem Grundsatzbeschluss vom 6. Februar 1979 - 2 BvL 5/76, BVerfGE 50, 217-234 juris) Gebühren als "öffentlich-rechtliche Geldleistungen, die aus Anlass individuell zurechenbarer, öffentlicher Leistungen dem Gebührenschuldner durch eine öffentlich-rechtliche Norm oder sonstige hoheitliche Maßnahme auferlegt werden und dazu bestimmt sind, in Anknüpfung an diese Leistung deren Kosten ganz oder teilweise zu decken." (vgl. auch Nichtannahmebeschluss des BVerfG vom 6. Juli 2004 - 2 BvR 206/04, juris).

Im Gegensatz zu Steuern und Beiträgen knüpft die Gebühr an eine besondere Leistung der Verwaltung für den betreffenden Kostenschuldner an.

4. In § 1 Abs. 1 Satz 1 sind in erster Linie die Voraussetzungen aufgeführt, unter denen die Landesregierung einen Sachverhalt durch Rechtsverordnung für gebührenpflichtig zu erklären hat. Dies folgt aus der Zusammenschau mit § 2 Abs. 1 Satz 1, wonach - von den Fällen des § 2 Abs. 2 abgesehen - Gebühren nur dann erhoben werden dürfen, wenn ein konkreter Gebührentatbestand normiert ist. Die Behörde, die die Gebühren festzusetzen hat, ist ohnehin nach Art. 20 Abs. 3 GG verpflichtet, Rechtsvorschriften zu beachten und dementsprechend auch Gebühren zu erheben. Nur in Bezug auf die Übergangsfälle des § 2 Abs. 2 richtet sich § 1 Abs. 1 Satz 1 direkt an die Behörde, welche die Gebühr festzusetzen hat.

5. Erste Voraussetzung für die Normierung eines Gebührentatbestandes ist das Vorliegen einer Amtshandlung. Während im allgemeinen Verwaltungsrecht der Begriff der Amtshandlung als eine in Ausübung hoheitlicher Befugnisse vorgenommene Handlung mit Außenwirkung verstanden wird, ist der Amtshandlungsbegriff des hessischen Verwaltungskostenrechts deutlich weiter gefasst:

Mit Satz 3 werden auch schlichthoheitliche Tätigkeiten und solche Sachverhalte einbezogen, für die in anderen Bereichen (vgl. § 10 KAG) Benutzungsgebühren erhoben werden, um so die im Einzelfall schwierige Abgrenzung zwischen Verwaltungs- und Benutzungsgebühren entbehrlich zu machen.

Satz 4 dehnt den Amtshandlungsbegriff unter bestimmten Voraussetzungen auf Sachverhalte aus, bei denen der Kostenschuldner von der Durchführung einer von ihm beantragten Amtshandlung nur mittelbar - durch Schweigen der Behörde - Kenntnis erlangt. Dies ist dann der Fall, wenn eine Rechtsvorschrift im Sinne einer Genehmigungsfiktion bestimmt, dass nach Ablauf einer bestimmten Frist ein Einverständnis der Behörde als erteilt gilt (vgl. § 42a HVwVfG). Dies setzt aber voraus, dass die Behörde eine über die bloße Entgegennahme oder Registrierung hinausgehende Prüfung vornimmt, also eine Leistung erbringt (Beschluss des Hess. VGH vom 12. Dezember 2005 - 5 N 3851/04, juris), deren gegenüber einer förmlichen Bescheiderteilung verminderter Verwaltungsaufwand vom Kostenschuldner zu tragen ist.

Damit entspricht der Amtshandlungsbegriff des HVwKostG dem vom Bundesverfassungsgericht (siehe oben) im Zusammenhang mit Gebühren geprägten Ausdruck "öffentliche Leistung".

6. Zweite Voraussetzung für die Normierung einer Gebühr ist, dass die Amtshandlung

(b) in einer besonderen Rechtsvorschrift für kostenpflichtig erklärt worden ist.

7. (a) Der Begriff des Veranlassens (Satz 1 Nr. 1) ist gesetzlich nicht definiert. Doch gibt das BVerfG (siehe oben) insoweit einen Anhaltspunkt, als es ausführt, dass die Amtshandlung dem Betreffenden "individuell zurechenbar" sein müsse. Das BVerwG hat in seinem Urteil vom 25. August 1999 - 8 C 12/98, BVerwGE 109, 272-283, wie auch im Beschluss vom 10. April 2019 - 9 B 3/19, jeweils juris, verdeutlicht, dass alleinige Voraussetzung für die Annahme des "Veranlassens" der Amtshandlung sei, "dass zwischen der kostenverursachenden Leistung der Verwaltung und dem Gebührenschuldner eine besondere Beziehung besteht, die die Amtshandlung dem Gebührenschuldner individuell zuzurechnen gestattet; in der individuellen Zurechenbarkeit liegt die Rechtfertigung dafür, dass die Amtshandlung nicht aus allgemeinen Steuermitteln, sondern ganz oder teilweise zu Lasten des Gebührenschuldners über Sonderlasten finanziert wird." Es sei deshalb nicht zu beanstanden, wenn als Veranlasser im gebührenrechtlichen Sinne nicht nur derjenige erfasst werde, der die Amtshandlung willentlich herbeiführe, sondern auch derjenige, in dessen Pflichtenkreis sie erfolge.

8. Der Normierung einer Amtshandlung als gebührenpflichtig steht nicht entgegen, wenn die Amtshandlung vorwiegend im Interesse der Allgemeinheit liegt (BVerfG, Kammerbeschluss vom 11. August 1998 - 1 BvR 1270/94, Nichtannahmebeschluss vom 8. Mai 2008 - 1 BvR 645/08, jeweils juris) oder wenn sie für den Veranlasser belastend wirkt (BVerwGE s. o.).

9. (b) Mit der Begrifflichkeit der "besonderen Rechtsvorschrift" in Satz 1 Nr. 2 sind Fachgesetze gemeint, die Amtshandlungen ausdrücklich für kostenpflichtig erklären. Die Verwaltungskostenordnungen im Sinne des § 2 Abs. 1 Satz 1 stellen demgegenüber keine besonderen Rechtsvorschriften in diesem Sinne dar, da sie das HVwKostG lediglich umsetzen.

Satz 1 Nr. 2 legt fest, dass Rechtsgrundlage für die Erhebung der Kosten für Amtshandlungen, die in einem Fachgesetz ausdrücklich für kostenpflichtig erklärt werden, nicht das Fachgesetz selbst, sondern das HVwKostG ist. Das Fachgesetz muss infolgedessen auch nicht als Ermächtigungsgrundlage für die Gebührenerhebung in der Verwaltungskostenordnung des Geschäftsbereichs aufgeführt werden. Ferner brauchen die Voraussetzungen des Satz 1 Nr. 1 (oben a) in diesen Fällen nicht vorzuliegen.

10. Satz 1 enthält außerdem eine Legaldefinition des Begriffs (Verwaltungs-)"Kosten". Die Unterscheidung von "Gebühren und Auslagen" ist im Wesentlichen dann von Bedeutung, wenn Gebührenfreiheit, nicht aber Kostenfreiheit (zum Beispiel nach § 7) besteht. Denn dann sind - mit Ausnahme des Landes selbst - nach § 9 Abs. 5 trotz der Gebührenfreiheit Auslagen zu erheben.

11. Satz 2 bestimmt, dass die Behörde in Fällen, in denen die von ihr erbrachte Amtshandlung der Umsatzsteuer unterliegt ( § 2b des Umsatzsteuergesetzes), die von ihr an das Finanzamt abzuführende Umsatzsteuer vom Kostenschuldner zusätzlich zu der in der Verwaltungskostenordnung ausgewiesenen Gebühr zu erheben hat. Die Umsatzsteuer darf also nicht in die Gebühr einbezogen werden; sie ist in der Kostenentscheidung nach § 14 gesondert auszuweisen.

12. In Satz 5 wird im Hinblick auf § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 deutlich gemacht, dass auch die Zurücknahme eines Antrags oder eines Widerspruchs kostenpflichtig ist. Dies ist erforderlich, weil die Zurücknahme durch den Kostenschuldner keine Amtshandlung darstellt (vgl. auch VV Nr. 8 zu § 4).

13. Satz 6 übernimmt die Definition des Wortes "Behörde" aus § 1 Abs. 2 HVwVfG, damit auch (durch Gesetz oder aufgrund Gesetzes) beliehene Unternehmen zweifelsfrei Gebühren nach dem HVwKostG erheben können.

14. Satz 1 stellt klar, dass Gemeinden und Gemeindeverbände das HVwKostG - und nicht das KAG - anzuwenden haben, wenn sie Angelegenheiten nach § 4 HGO oder § 4 HKO wahrnehmen.

Satz 2 erklärt das HVwKostG für Amtshandlungen der Justizbehörden einschließlich der Ortsgerichte für nicht anwendbar. Dies ergibt sich zwar schon aus dem allgemeinen Grundsatz des Vorrangs eines spezielleren Gesetzes (Abs. 3), schließt aber darüber hinaus die subsidiäre Anwendbarkeit des HVwKostG auch für solche Justizbereiche aus, für die die Spezialvorschriften keine Regelung vorsehen.

15. Enthält ein hessisches Fachgesetz Aussagen über Kosten, so ist bezüglich der dort nicht geregelten Fragen das HVwKostG anzuwenden. Dies gilt nicht, wenn das Fachgesetz die subsidiäre Geltung des HVwKostG ausdrücklich ausschließt.

16. Abs. 4 gibt den Gemeinden und Gemeindeverbänden die Möglichkeit, in einer Satzung abweichende Gebührenregelungen zu treffen, wenn die in einer staatlichen Verwaltungskostenordnung festgelegten Gebührensätze für Bauaufsichtsangelegenheiten den Verwaltungsaufwand der betreffenden Gemeinde nicht decken. Die Befugnis erstreckt sich nicht darauf, Gebührentatbestände zu normieren, die in der Verwaltungskostenordnung nicht enthalten sind, oder die vorhandenen Gebührentatbestände abzuändern. Abweichungen sind lediglich hinsichtlich der Höhe der Gebühren zulässig. Ist eine Gemeinde der Auffassung, dass in der Verwaltungskostenordnung für bestimmte Amtshandlungen ein Gebührentatbestand fehlt, sollte sie bei dem fachlich zuständigen Ministerium auf eine Ergänzung der Verwaltungskostenordnung hinwirken.

Unter der Voraussetzung, dass die Bauaufsichtsgebühren in der Verwaltungskostenordnung für den Regelfall passend normiert wurden, dürfte ein praktisches Bedürfnis für eine Abweichung von den in der Verwaltungskostenordnung festgelegten Gebührensätzen selten bestehen. Im Übrigen ist in diesen Sätzen nicht nur der Verwaltungsaufwand, sondern auch die Bedeutung der Amtshandlung für deren Empfänger ( § 3 Abs. 1 Satz 2) berücksichtigt. Im Hinblick darauf ist eine Anhebung der Gebührensätze der Verwaltungskostenordnung durch die kommunale Satzung nur dann zulässig, wenn in der Gemeinde der Verwaltungsaufwand allein - die Bedeutung der Amtshandlung darf hier nicht berücksichtigt werden - höher ist als die staatlich vorgegebenen Gebühren, bei denen die Bedeutung der Amtshandlung gebührenerhöhend berücksichtigt wurde.

Für die Frage einer evtl. Kostenunterdeckung ist nicht auf die gesamte Einrichtung (wie zum Beispiel in § 10 Abs. 1 Satz 2 KAG), sondern auf den jeweiligen Gebührentatbestand abzustellen.

1. Abs. 1 Satz 1 (gegebenenfalls in Verbindung mit Satz 2 a. E.) enthält die Ermächtigung und die Verpflichtung für die Landesregierung, die kostenpflichtigen Amtshandlungen durch Rechtsverordnung festzulegen.

Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 richten sich hinsichtlich des Einzelfalls an die Behörde, die die Gebühr festsetzt, ansonsten an den Verordnungsgeber.

2. § 2 bestimmt, unter welchen formellen Voraussetzungen die nach § 1 Abs. 1 aus materiellrechtlicher Sicht gebührenfähigen Tatbestände gebührenpflichtig sind.

3. Abs. 1 Satz 1 legt aus rechtsstaatlichen Gründen fest, dass Kosten grundsätzlich nur für solche Tatbestände erhoben werden dürfen, die in einer Verwaltungskostenordnung normiert sind. Ausnahmen bilden die Tatbestände, die bereits im HVwKostG selbst geregelt sind, wie zum Beispiel § 4 Abs. 3 Satz 2, Abs. 4 Satz 2 oder Abs. 5 Satz 2: Sofern ein Gebührentatbestand nicht vorgesehen ist, zum Beispiel weil eine Normierung aufgrund der Kostenfreiheit nach § 7 nicht zulässig oder die Gebührenfreiheit der Amtshandlung konkret festgelegt ist, gelten die entsprechenden Höchstbeträge. Abgesehen von Abs. 2 sind "Auffangtatbestände" unzulässig.

4. Regelmäßig sind Gebühren auch dann zu erheben, wenn in einer in der Verwaltungskostenordnung sachlich bezeichneten Angelegenheit ein Antrag abgelehnt, ein Widerspruch zurückgewiesen bzw. eine bereits erfolgte Amtshandlung zurückgenommen oder widerrufen wird. Gleiches gilt, wenn der Kostenschuldner einen Antrag oder einen Widerspruch zurücknimmt.

Der Gebührentatbestand muss deshalb so formuliert werden, dass nicht die Auslegung möglich ist, dass einige dieser Alter nativen gebührenfrei sein sollen. So sind die Formulierungen "Erteilung" einer Genehmigung und "Entscheidung über" eine Genehmigung zu vermeiden, weil im ersten Fall nur die Erteilung, nicht aber die Ablehnung der Genehmigung, im Falle der "Entscheidung" nur die Erteilung und die Ablehnung der Genehmigung gebührenpflichtig wären (vgl. Urteil des BVerwG vom 18. September 1984 - 1 C 164/80, juris). Die anderen Alternativen des Satz 2 wären dann gebührenfrei.

Möchte der Verordnungsgeber ausnahmsweise nicht alle Alternativen gebührenpflichtig machen, muss er dies ausdrücklich bestimmen, zum Beispiel wie folgt: "Für die Ablehnung des Antrags werden keine Gebühren erhoben.".

5. Während in der Verwaltungskostenordnung die Gebühr für die Ursprungsamtshandlungen festgelegt ist, bestimmt § 4 die Höhe der Gebühr in den besonderen Fällen des Abs. 1 Satz 2. Der Verordnungsgeber kann in begründeten Fällen auch von der Höhe der in § 4 geregelten Sätzen abweichen und dies entsprechend in der Verwaltungskostenordnung festlegen.

6. Abs. 2 regelt den Fall, dass aufgrund einer fachgesetzlichen Neuregelung bzw. der Änderung eines Fachgesetzes oder eines Rechtsaktes der Europäischen Union aus zeitlichen Gründen in einer Verwaltungskostenordnung noch kein Gebührentatbestand vorgesehen werden konnte. Nur in diesen Fällen lässt es sich rechtfertigen, trotz des Fehlens eines konkreten Gebührentatbestandes Kosten zu erheben. Dies ist jedoch nur für eine Übergangsfrist von drei Jahren ab Inkrafttreten der neuen Rechtsvorschrift zulässig. In dieser Zeit muss der Verordnungsgeber einen entsprechenden Gebührentatbestand in die Verwaltungskostenordnung aufgenommen haben; ansonsten können danach keine Gebühren mehr erhoben werden.

Für diese Sachverhalte ist eine Rahmengebühr bis 10.000 Euro vorgegeben. Selbstverständlich müssen die Voraussetzungen des § 1 Abs. 1 gegeben sein. Die Behörde hat den Rahmen im Einzelfall nach § 6 Abs. 2 unter Beachtung der Bemessungsgrundsätze des § 3 Abs. 1 auszufüllen. Dies gilt auch für Behörden der Gemeinden und Gemeindeverbände ( § 1 Abs. 2 Satz 1). Im Hinblick auf den eindeutigen Wortlaut des § 1 Abs. 4 dürfen Gebührensätze für eine neue Amtshandlung erst in die Bauaufsichtsgebührensatzung aufgenommen werden, nachdem die Landesregierung den neuen Gebührentatbestand in der Verwaltungskostenordnung geregelt hat und soweit die dort normierten Gebührensätze nicht auskömmlich sind (siehe VV Nr. 16 zu § 1).

1. Die Vorschrift richtet sich in erster Linie an den Verordnungsgeber. Aber auch die Behörde, die die Gebühr innerhalb des in einer Verwaltungskostenordnung oder in anderen Rechtsvorschriften (zum Beispiel § 2 Abs. 2) vorgegebenen Rahmens im Einzelfall festsetzt, hat die gleichen Grundsätze zu beachten ( § 6 Abs. 2).

2. Abs. 1 legt abstrakt fest, nach welchen Grundsätzen die Höhe einer Gebühr im Normalfall zu bemessen ist. Dabei ist in drei Schritten vorzugehen: Zunächst ist der Verwaltungsaufwand zu ermitteln. Dann ist der so errechnete Betrag grundsätzlich durch die Bedeutung der Amtshandlung für deren Empfänger zu modifizieren. Zur Kontrolle ist abschließend zu prüfen, ob die so ermittelte Gebühr herabzusetzen ist, weil sie in einem Missverhältnis zur Amtshandlung steht.

Zu den besonderen Fällen, in denen die Gebühr aus der nach § 3 ermittelten Gebühr abgeleitet wird, siehe § 4.

3. Bei der Normierung von Fest- oder Wertgebühren durch den Verordnungsgeber ist von einer durchschnittlichen Amtshandlung der in der Verwaltungskostenordnung beschriebenen Art auszugehen.

Demgegenüber ist bei Rahmen- und Zeitgebühren Bezugsgröße für den Verwaltungsaufwand der jeweilige Einzelfall.

4. Entsprechend der Rechtfertigung der Gebühr als Gegenleistung für eine konkrete Tätigkeit der Verwaltung ist die Ermittlung des Verwaltungsaufwandes Ausgangspunkt und zugleich Hauptkomponente bei der Kalkulation der Gebühr. Dabei ist nicht nur der Verwaltungsaufwand zu berücksichtigen, der bei der Behörde entsteht, die die Amtshandlung unmittelbar gegenüber dem Empfänger erbringt. Vielmehr ist der Aufwand aller bei der Amtshandlung mitwirkenden Behörden - zum Beispiel bei der Herstellung des Einvernehmens, bei Anhörungspflichten - zu erfassen, auch soweit die Behörden einem anderen Rechtsträger angehören (vgl. Urteil des BVerwG vom 14. Juni 2005 - 1 C 11/04 - und Urteil des Hess. VGH vom 2. Dezember 2015 - 5 A 1021/14, jeweils juris).

Da nur die die Amtshandlung durchführende Behörde gegenüber dem Kostenschuldner eine Kostenentscheidung ( § 14) treffen kann, vereinnahmt sie auch den anteiligen Betrag, der auf den Aufwand der anderen beteiligten Behörden entfällt (vgl. Hess. VGH, siehe oben). Dies gilt auch, wenn die beteiligten Behörden einem anderen Rechtsträger angehören.

Eine Abführung an andere Rechtsträger wird durch das Verwaltungskostenrecht nicht bestimmt. Die Frage, ob eine Abführung, im Einzelfall oder als Pauschale, aus haushaltsrechtlichen oder anderen Gründen, zu erfolgen hat, ist generell nicht Gegenstand des Verwaltungskostenrechts. Dies kann jedoch durch eine andere Rechtsvorschrift angeordnet sein, wie zum Beispiel bei § 14 Abs. 2 des Hessischen Ausführungsgesetzes zur Verwaltungsgerichtsordnung ( HessAGVwGO) zur Abgeltung des Aufwandes für Anhörungsverfahren nach § 7 HessAGVwGO.

Bei Rahmen- und Zeitgebühren muss die ausführende Behörde den Aufwand der beteiligten Behörde erfragen. Hierzu ist es erforderlich, dass die beteiligte Behörde ihren Aufwand nachträglich auch beziffern kann, was wie sonst auch in der Regel eine entsprechende Dokumentation erforderlich machen dürfte; rückwirkende Schätzungen sind nicht ausreichend und haben möglicherweise vor Gericht keinen Bestand. Bei häufig wiederkehrenden Amtshandlungen wird sich eine Rückfrage im Einzelfall erübrigen, sofern der Aufwand regelmäßig gleich hoch ist. Zwischen den Behörden sollte dann aber vereinbart werden, dass Abweichungen beim Verwaltungsaufwand vom Normalfall ohne Aufforderung gesondert mitgeteilt werden.

Bei Fest- und Wertgebühren kann der Verwaltungsaufwand beteiligter Behörden nur in pauschalierter Form erfasst werden, wobei der Verordnungsgeber diesen Aufwand schon in den Gebührensatz einrechnen muss. Wird nicht bei jeder Verwirklichung des betreffenden Gebührentatbestandes eine weitere Behörde tätig, kann in der Verwaltungskostenordnung ein besonderer Tatbestand für deren Tätigkeit in Form eines Zuschlags zur eigentlichen Gebühr vorgesehen werden. Auch dieser Zuschlag wird von der Behörde geltend gemacht, die die Amtshandlung nach außen hin ausführt.

5. Nach Abs. 1 Satz 2 ist neben dem wichtigsten Gebührenzweck, der Deckung des Verwaltungsaufwandes, auch die Bedeutung der Amtshandlung für deren Empfänger zu berücksichtigen. Dies bedeutet, dass die Gebühr höher, gegebenenfalls aber auch niedriger (hierzu Satz 3) als der Verwaltungsaufwand festzulegen ist.

Die Gebühr kann den Verwaltungsaufwand überschreiten, wenn die Amtshandlung für den Empfänger eine positive wirtschaftliche Bedeutung hat (vgl. Beschluss des BVerfG vom 10. März 1998 - 1 BvR 178/97, BVerfGE 97, 332-349; Urteil des BVerwG vom 30. April 2003 - 6 C 4/02, BVerwGE 118, 123-128; Beschlüsse des Hess. VGH vom 8. Juni 2000 - 5 N 1234/98 - und 13. März 2002 - 5 N 3081/00, jeweils juris). Aus fiskalischen Gründen ist das grundsätzlich verpflichtend. In erster Linie kommen hier Amtshandlungen in Betracht, die aufgrund eines formellen Antrags erbracht werden, weil ein Antrag regelmäßig nicht gestellt würde, wenn damit keine Vorteile verbunden wären. Aber auch Überwachungshandlungen und Überprüfungen können sich vorteilhaft auswirken, weil der Überprüfte danach davon ausgehen kann, dass er sich im Einklang mit den einschlägigen Vorschriften befindet.

6. Bei der Ermittlung des Betrages, der im Falle einer positiven Bedeutung zu berücksichtigen ist, ist in zwei Schritten vorzugehen: Zunächst ist die in Geld umgerechnete Bedeutung der Amtshandlung, also der Vorteil für deren Empfänger, zu ermitteln. Sodann ist zu entscheiden, welcher Anteil davon (Prozentsatz der positiven Bedeutung) in die Gebühr einfließen darf.

Die positive Bedeutung der Amtshandlung wird man regelmäßig an der Gewinnerwartung oder der Ersparnis (zum Beispiel bei einer Ausnahmegenehmigung) festmachen können, die die Amtshandlung ermöglicht.

In welchem Maße die Bedeutung zu berücksichtigen ist, kann nicht allgemein gesagt werden. Die Rechtsprechung gibt hierbei keine Hilfestellung; es erfolgt immer nur eine negative Abgrenzung, die sich zudem auf die Gebühr insgesamt, also auf den Verwaltungsaufwand unter Berücksichtigung der Bedeutung der Amtshandlung, bezieht.

7. Da sich die Bedeutung der Amtshandlung für deren Empfänger im Laufe des Verwaltungsverfahrens verändern kann, ist festgelegt, dass es auf die Bedeutung zum Zeitpunkt der Beendigung der Amtshandlung ankommt. Dabei ist entscheidend, wer Empfänger der Amtshandlung, und nicht, wer formeller Kostenschuldner im Sinne des § 11 ist.

8. Nach Abs. 1 Satz 3 darf die Gebühr den Verwaltungsaufwand grundsätzlich nicht unterschreiten. Das Gesetz verwendet den eindeutigen Begriff "Kostenunterschreitungsverbot", weil der früher verwendete Ausdruck "Kostendeckungsgebot" teilweise so interpretiert wurde, dass die Kostendeckung die Obergrenze darstelle (wie etwa in § 10 Abs. 1 KAG für kommunale Benutzungsgebühren).

Die Gebühr darf unter anderem nur dann ausnahmsweise niedriger als der Verwaltungsaufwand angesetzt werden, wenn dies aus Gründen des öffentlichen Interesses oder der Billigkeit ( § 17 Abs. 1) erforderlich ist. Da es sich um eine Ausnahmevorschrift handelt und zudem der Begriff "erforderlich" verwendet wird, sind die beiden unbestimmten Rechtsbegriffe eng auszulegen.

9. Gleichsam als "Kontrolle" ist das so gefundene Ergebnis an dem verfassungsrechtlich vorgegebenen Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu messen. Dieser ist dann verletzt, wenn die Gebühr in einem Missverhältnis zu der Bedeutung der Amtshandlung für den Kostenschuldner steht (vgl. Beschluss des BVerfG vom 6. Februar 1979 - 2 BvL 5/76, BVerfGE 50, 217-234, juris). Ein Missverhältnis darf weder im Verhältnis zwischen Gebührenhöhe und Bedeutung noch im Verhältnis zwischen Gebührenhöhe und Verwaltungsaufwand bestehen (vgl. Urteil des BVerwG vom 30. April 2003 - 6 C 5/02, juris).

10. Abs. 2 definiert die Positionen, aus denen sich der Verwaltungsaufwand nach Abs. 1 zusammensetzt: Personalaufwand, Sachaufwand und kalkulatorische Kosten.

Bei der Normierung von Gebühren durch den Verordnungsgeber ist bei der Berechnung des Personalaufwands diejenige Arbeitszeit zugrunde zu legen, die ein durchschnittlich befähigter Beschäftigter der jeweiligen Laufbahngruppe für die sachgemäße Erledigung der entsprechenden Angelegenheit regelmäßig benötigt.

Auch bei der Ausfüllung eines Gebührenrahmens durch die Behörde im Einzelfall ( § 6 Abs. 2) ist nicht auf die konkret handelnde Person abzustellen, weil es sich dann um eine spitz abgerechnete Kostenerstattung handeln würde und nicht um eine dem Wesen nach pauschal berechnete Gebühr. Maßgeblich sind vielmehr auch hier die Kosten, die ein Angehöriger der entsprechenden Laufbahngruppe im Durchschnitt verursacht. Dabei darf es nicht zu Lasten des Kostenschuldners gehen, wenn die Arbeit unnötig zeitaufwändig oder sonst unsachgemäß ausgeführt wird.

12. Die durchschnittlichen Personalkosten für die Beschäftigten des mittleren, gehobenen und höheren Dienstes einschließlich des vergleichbaren Tarifpersonals werden vom Ministerium der Finanzen zum Zwecke der Gebührenkalkulation ermittelt. Diese Werte sind nicht mit denen der jährlich erscheinenden "Personalkostentabellen für die Kostenberechnungen in der Verwaltung" identisch.

Maßgeblich ist, welcher Laufbahn die Beschäftigten zu Beginn der Amtshandlung formell angehören.

Soweit in einer Verwaltungskostenordnung angeordnet ist, dass Gebühren "nach Zeitaufwand" zu erheben sind, gelten nicht die vorstehenden Werte, sondern die Viertelstundensätze nach Obergruppe 141 der Allgemeinen Verwaltungskostenordnung.

14. In diesen Beträgen sind die Kosten für Hilfspersonal (zum Beispiel Schreib- und Registraturkräfte, Boten und vergleichbares Personal), für allgemeine Dienste (Personalwirtschaft einschließlich Besoldungs- und Vergütungsabrechnung, Organisation, Kommunikation und Information, Bibliothek und Ähnliches) und für die Vorgesetzten der handelnden Beschäftigten enthalten, so dass grundsätzlich nur die Arbeitszeit derjenigen Beschäftigten anzusetzen ist, die die Amtshandlung durchführen. Nur wenn Hilfspersonal bei der Amtshandlung über das übliche Maß hinaus eingesetzt wird, können diese Arbeitszeiten zusätzlich berechnet werden. Wenn beispielsweise bei Amtshandlungen die Beschäftigten der Poststelle nur wenige Minuten aufwenden, um ein Schreiben versandfertig zu machen und es der Post zu übergeben, aber bei bestimmten Amtshandlungen Boten mehrere Stunden Unterlagen ausfahren müssen, dann werden die Boten über das übliche Maß hinaus eingesetzt. Im letztgenannten Fall ist ihre Tätigkeit keine Hilfstätigkeit, die bereits mit den Arbeitsminuten abgegolten ist, sondern eigenständiger und berechnungsfähiger Teil der Amtshandlung. Sofern in einer Verwaltungskostenordnung Gebühren "nach Zeitaufwand" normiert sind, sind diese besonderen Tätigkeiten nach Obergruppe 141 der Allgemeinen Verwaltungskostenordnung zu berechnen.

Zur Arbeitszeit gehören auch die Vorbereitung und die Nachbereitung der eigentlichen Amtshandlung sowie etwaige Wegezeiten.

15. Aus Vereinfachungsgründen ist derjenige Sachaufwand, der üblicherweise bei der Durchführung von Amtshandlungen entsteht, bereits in den Kosten je Arbeitsminute (VV Nr. 13) enthalten. Das sind insbesondere Kosten der Arbeitsräume und der Büroausstattung sowie Bürobedarf und Fachliteratur. Weiterhin gehören dazu auch die Kosten für das Anfertigen von Kopien, für die Telekommunikation und für Kraftfahrzeuge, soweit sie nicht mit der konkreten Amtshandlung in Zusammenhang stehen und die Erhebung als Auslagen nach § 9, gegebenenfalls in Verbindung mit der Hauptgruppe 2 der Allgemeinen Verwaltungskostenordnung, erfolgt.

Nur wenn bei der Durchführung der Amtshandlung besondere Verbrauchsmittel verwendet werden, sind diese als Sachkosten (zusätzlich zu dem in den Personalkosten nach VV Nr. 13 enthaltenen Sachkostenanteil) gesondert zu berechnen.

Die Kosten von aufwändigen beweglichen Gegenstände, die nicht bereits in den Minutensätzen berücksichtigt sind (zum Beispiel EDV-Anlagen, soweit sie nicht als übliche Bürokommunikationsmittel eingesetzt werden; sonstige technische Geräte), sind über die kalkulatorischen Abschreibungen und Zinsen (VV Nr. 16 bis 19) zu erfassen.

16. Kalkulatorische Kosten sind kalkulatorische Abschreibungen und kalkulatorische Zinsen (vgl. § 7 Abs. 1 Nr. 2 und 3 der Allgemeinen Gebührenverordnung des Bundes).

17. Die kalkulatorischen Abschreibungen sollen die Wertminderung eines höherwertigen Wirtschaftsgutes durch technische und wirtschaftliche Abnutzung für die übliche oder die voraussichtliche Nutzungsdauer ausgleichen.

Dabei ist zunächst der Wiederbeschaffungsneuwert (Kaufpreis eines neuen, gleichwertigen Gerätes zum Zeitpunkt der Gebührenfestsetzung einschließlich Umsatzsteuer) zu ermitteln. Um den Abschreibungsbetrag pro Jahr zu erhalten, ist der Kaufpreis durch die Zahl der Jahre der vermutlichen Nutzungsdauer (hier können steuerliche Vorschriften als Anhaltspunkt herangezogen werden) zu dividieren.

18. Kalkulatorischen Zinsen sollen u. a. den Nachteil ausgleichen, den das Land dadurch erleidet, dass es das Kapital, das es für den Erwerb des Wirtschaftsgutes aufgewendet hat, nicht dazu verwenden kann, weniger Kredite aufzunehmen und dadurch Schuldzinsen zu sparen. Anders als bei den Abschreibungen ist vom Anschaffungswert (dem tatsächlich entrichteten Kaufpreis) auszugehen. Die Hälfte des Preises ist jährlich zu verzinsen. Für die Zinsberechnung kann auf die jeweils aktuelle Bekanntmachung des kalkulatorischen Zinssatzes nach § 7 Abs. 4 Satz 1 der Allgemeinen Gebührenverordnung des Bundes zurückgegriffen werden. Sie erfolgt durch das Bundesministerium des Innern im Bundesanzeiger, zuletzt am 21. Juli 2017 (BAnz AT 21.07.2017 B1). Hiernach beträgt der kalkulatorische Zinssatz zurzeit 2 Prozent.

19. Zunächst werden die Jahresbeträge der kalkulatorischen Abschreibungen und der Zinsen addiert. Dann ist festzustellen, wie viele Stunden das Wirtschaftsgut in einem Jahr - und zwar für gebührenpflichtige und sonstige Amtshandlungen zusammen - normalerweise eingesetzt wird. Schließlich sind die kalkulatorischen Kosten pro Jahr durch die Zahl der Benutzungsstunden zu teilen. Die kalkulatorischen Kosten pro Stunde sind dann auf die Dauer der Benutzung des Gerätes für die fragliche Amtshandlung umzurechnen.

20. Rechtsakte der Europäischen Union enthalten teilweise Regelungen über die Gebührenhöhe. Oft darf danach über die Kostendeckung nicht hinausgegangen, die positive Bedeutung der Amtshandlung also nicht berücksichtigt werden, wie zum Beispiel im Falle der EU-Dienstleistungsrichtlinie. Deshalb weist Abs. 4 darauf hin, dass geprüft werden muss, ob im jeweiligen Fachgebiet europarechtliche Rechtsakte vorrangig zu beachten sind.

1. Die Vorschrift richtet sich in erster Linie an die Behörde, die die Gebühr im Einzelfall festsetzt. Abs. 1 Satz 1 2. Halbsatz enthält eine Ermächtigung für den Verordnungsgeber, von den Vorgaben der Abs. 2 bis 5 abzuweichen.

2. In einer Verwaltungskostenordnung sind in der Regel nur die Gebührensätze für die ursprüngliche Amtshandlung festgelegt: Für Amtshandlungen, die einen Antrag voraussetzen, für den Fall der Stattgabe des Antrags; für belastende Amtshandlungen wie für den Eingriff in Rechte des Betroffenen, zum Beispiel für eine Abbruchverfügung oder für eine Überwachungshandlung. § 4 bestimmt nun die Höhe der Gebühren in den besonderen Fällen des § 2 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2.

Sofern in den Fällen der Abs. 2, 4 und 5 in der Verwaltungskostenordnung eine Rahmengebühr als Ursprungsgebühr vorgesehen ist, ist zunächst deren Höhe für den Fall der fiktiven Vollendung der Amtshandlung zu ermitteln ( § 6 Abs. 2 in Verbindung mit § 3 Abs. 1); hiervon sind dann 75 Prozent bzw. 50 Prozent als Höchstbetrag für die Ablehnungsgebühr anzusetzen. Im Hinblick auf die Einzelfallgerechtigkeit ist es dagegen nicht zulässig, die Einzelermittlung zu unterlassen und stattdessen den in der Verwaltungskostenordnung normierten Höchstbetrag der Rahmengebühr zugrunde zu legen.

Die Abs. 3 bis 5 regeln auch solche Fälle, die nicht in einer Verwaltungskostenordnung für kostenpflichtig erklärt werden, weil dort entweder für die ursprüngliche Amtshandlung kein Gebührentatbestand bzw. Gebührenfreiheit vorgesehen ist oder weil bei Drittwidersprüchen keine Verknüpfung zwischen der Gebühr für die ursprüngliche Amtshandlung und für den Widerspruch erfolgen soll.

Alle in § 4 geregelten Gebühren stellen rechtstechnisch Rahmengebühren dar, auch wenn eine Untergrenze nicht ausdrücklich angegeben ist. Formell ist die Untergrenze Null; da aber immer ein Verwaltungsaufwand entsteht, liegt diese faktisch über Null.

3. In Satz 1 wird klargestellt, dass der Verordnungsgeber befugt ist, in der Verwaltungskostenordnung von den allgemeinen Regelungen der Abs. 2 bis 5 Abweichungen vorzusehen. Dies sollte nachvollziehbar begründet werden, zum Beispiel wenn der Verwaltungsaufwand regelmäßig über den vom Gesetzgeber vorgesehenen Werten liegt.

4. Satz 2 regelt die Bemessung der Gebühren in den besonderen Fällen des § 4. Danach ist ausschließlich der Verwaltungsaufwand im Sinne des § 3 Abs. 2 anzusetzen. Nicht zu berücksichtigen ist hingegen die Bedeutung der Amtshandlung für deren Empfänger entgegen dem Regelfall des § 6 Abs. 2 in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Satz 2. Des Weiteren kann das in § 3 Abs. 1 Satz 4 niedergelegte, der Verfassung immanente Äquivalenzprinzip im Ausnahmefall gebieten, eine Gebühr zu erheben, die den Verwaltungsaufwand unterschreitet.

5. Wird ein Antrag ganz oder teilweise abgelehnt, ist der mit der Ablehnung verbundene Verwaltungsaufwand durch eine Gebühr abzugelten. Erfolgt die Ablehnung ausschließlich wegen fehlender Zuständigkeit, ist aufgrund des in der Regel geringen Verwaltungsaufwands keine Gebühr zu erheben.

Die Gebühr darf 75 Prozent der Gebühr nicht überschreiten, die für den Fall der Stattgabe des Antrags zu zahlen wäre.

6. Zusätzlich zu der Gebühr für die angefochtene Amtshandlung ist eine Gebühr für die Entscheidung über einen Widerspruch zu erheben, wenn dieser erfolglos geblieben ist. Wurde der Widerspruch nicht in vollem Umfang zurückgewiesen, ist eine Gebühr nur für den Verwaltungsaufwand zu erheben, der auf den zurückweisenden Teil des Widerspruchsbescheids entfällt. Die Widerspruchsgebühr darf die für den angefochtenen Bescheid festgesetzte Gebühr nicht überschreiten.

7. Muss die Behörde eine Amtshandlung zurücknehmen oder widerrufen ( §§ 48 , 49 HVwVfG), ist hierfür zusätzlich zu der bereits für die ursprüngliche Amtshandlung angefallenen Gebühr eine weitere Gebühr zu entrichten. Dies gilt aber nur, wenn der Kostenschuldner die Rücknahme oder den Widerruf zu vertreten hat ( § 276 BGB). Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn er in dem vorhergehenden Verwaltungsverfahren schuldhaft unrichtige oder unvollständige Angaben gemacht hat oder weil er nach der ersten Amtshandlung gegen Vorschriften verstoßen hat.

Die Gebühr beträgt höchstens 75 Prozent des Betrags, der im Zeitpunkt der Rücknahme oder des Widerrufs vorgesehen ist.

Hat der Kostenschuldner die Rücknahme oder den Widerruf der Amtshandlung nicht zu vertreten, können die für die ursprüngliche Amtshandlung gezahlte Gebühr und etwaige Auslagen unter den Voraussetzungen des § 20 Abs. 1 ganz oder teilweise erstattet werden.

8. Nimmt der Kostenschuldner seinen Antrag auf Vornahme einer Amtshandlung oder seinen Widerspruch insgesamt zurück, hat er hierfür eine Gebühr von bis zu 50 Prozent des in der Verwaltungskostenordnung für die Entscheidung vorgesehenen Satzes zu zahlen, es sei denn, die Behörde hatte bis dahin mit der sachlichen Bearbeitung des Vorgangs noch nicht begonnen, zum Beispiel wenn lediglich eine Akte angelegt wurde. Als Beginn der sachlichen Bearbeitung ist bereits eine Vorschussanforderung anzusehen, weil diese nur möglich ist, wenn der Bearbeiter sich mit dem Sachverhalt vertraut gemacht hat.

Die Regelung des Abs. 5 bietet dem Antragsteller die Möglichkeit, einen aussichtslosen Antrag oder Widerspruch kostengünstig zurückzunehmen; er muss statt der vorgesehenen vollen Gebühr für die Antragsablehnung lediglich den bis zur Rücknahme entstandenen Verwaltungsaufwand der Behörde erstatten.

1. Die Vorschrift richtet sich unmittelbar an den Verordnungsgeber; sie ist aber auch für die Behörden von Bedeutung, die Vorschläge zur Gestaltung von Gebührentatbeständen ausarbeiten.

2. § 5 zählt die Gebührenarten auf, die der Verordnungsgeber dem einzelnen Gebührentatbestand zuordnen kann.

3. Von der Wahl der Gebührenart hängt es ab, ob der gesamte Verwaltungsaufwand und gleichzeitig die Bedeutung der Amtshandlung für deren Empfänger erfasst werden kann. Daneben sind aber auch andere Gesichtspunkte zu beachten:

Aus rechtsstaatlichen Gründen muss die Gebührenhöhe im Einzelfall für den Schuldner soweit wie möglich vorhersehbar sein.

Außerdem sind Belange der Behörde, die die Kosten festsetzt, zu beachten: Die Ermittlung der Höhe der Gebühr sollte ohne großen Aufwand möglich sein; es sollte nicht schon wegen der Bemessungsgrundlage zu Streitigkeiten mit dem Kostenschuldner kommen.

Demgegenüber kann die volle Einzelfallgerechtigkeit in der (abstrakten) Verwaltungskostenordnung nicht gewährleistet werden; hierfür steht die Billigkeitsregelung des § 17 Abs. 1 zur Verfügung.

Der Verordnungsgeber kann frei wählen, welche Gebührenart er im Einzelfall festlegt.

Eine pauschale Aussage, welche Gebührenart für einen Gebührentatbestand die beste Wahl darstellt, kann nicht getroffen werden. Als Hilfestellung für die Wahl der richtigen Gebührenart werden nachfolgend Vor- und Nachteile der einzelnen Gebührenarten dargestellt:

4. Der Vorteil der Festgebühr liegt darin, dass die Höhe der Gebühr von vornherein feststeht und meist nicht einmal Rechenoperationen erforderlich sind. Ungünstig wirkt sich aus, dass Abweichungen vom Normalfall sowohl hinsichtlich des Verwaltungsaufwandes als auch hinsichtlich der Bedeutung der Amtshandlung für deren Empfänger nicht berücksichtigt werden können.

Eine Festgebühr ist deshalb nur vorzusehen, wenn alle Amtshandlungen einer bestimmten Art einen ähnlich großen Verwaltungsaufwand verursachen und auch die Bedeutung der Amtshandlungen für den einzelnen Empfänger ähnlich ist.

Eine Festgebühr kommt weiter in Betracht, wenn die Höhe der Gebühr so gering ist (etwa unter 30 Euro), dass sich selbst erhebliche Abweichungen vom Normalfall betragsmäßig kaum auswirken.

5. Hier werden Werteinheiten des Gegenstandes, auf den sich die Amtshandlung bezieht, Gebühreneinheiten gegenübergestellt. Der Wert kann durch einen Geldbetrag, beispielsweise Investitionskosten (gegebenenfalls einschließlich Umsatzsteuer) oder andere Maßstäbe, wie zum Beispiel Fläche, Stückzahl, Zeitraum, auf den sich eine Genehmigung bezieht, bezeichnet werden.

Auch bei der Wertgebühr kann die Höhe der zu zahlenden Gebühr im Voraus bestimmt werden. Zur Berechnung der Gebühr sind lediglich die Ermittlung der Bezugsgröße und eine einfache Multiplikation, gegebenenfalls auch eine Addition, erforderlich. Die Bedeutung der Amtshandlung kann weitgehend berücksichtigt werden, da die Bezugsgröße regelmäßig ein Indiz dafür darstellt. Sofern sich bei steigenden Bezugsgrößen der Verwaltungsaufwand nicht annähernd entsprechend erhöht, kann eine degressive Gebührenstaffelung geboten sein.

Können sich bei sehr geringen Bezugsgrößen Gebührensätze ergeben, die nicht einmal den Verwaltungsaufwand decken, muss zusätzlich ein Mindestbetrag angegeben werden.

Wertgebühren können nicht vorgesehen werden, wenn trotz gleicher Bezugsgröße besonders deutliche Abweichungen vom Normalfall beim Verwaltungsaufwand oder bei der Bedeutung der Amtshandlung möglich sind.

6. Mit einer Zeitgebühr kann zwar der Personalaufwand der einzelnen Amtshandlung individuell erfasst werden, doch ist die Dauer der Amtshandlung und damit die Höhe der Gebühr in keiner Weise vorhersehbar. Es gibt keine Möglichkeit, darüber hinaus einen besonderen Sachaufwand zu erfassen. Auch die Bedeutung der Amtshandlung für deren Empfänger kann nicht (gebührenerhöhend) berücksichtigt werden.

Zeitgebühren bieten sich insofern dann an, wenn kein Verwaltungsaufwand entsteht, der über die in den Arbeitsminuten (VV Nr. 13 zu § 3) enthaltenen Kosten eines Büroarbeitsplatzes hinausgeht, und zudem die Amtshandlung für deren Empfänger keine positive Bedeutung hat (etwa, weil mit der Amtshandlung gegen seinen Willen in seine Rechte eingegriffen wird). Die Höhe der Zeitgebühren ist grundsätzlich in der Allgemeinen Verwaltungskostenordnung (Viertelstundensätze der Obergruppe 14) bestimmt; die Minutensätze der VV Nr. 13 zu § 3 gelten nicht. Die Zeitgebühr wird in der jeweiligen Verwaltungskostenordnung in der Spalte "Bemessungsgrundlage" mit der Angabe "nach Zeitaufwand" (ohne Angabe eines Betrags) normiert.

Neben der vorgenannten allgemeinen Zeitgebühr kommen bereichsspezifische Zeitgebühren in Betracht. Diese können erforderlich sein, wenn über die in VV Nr. 15 zu § 3 beschriebenen Sachkosten eines Büroarbeitsplatzes hinaus besondere Sachkosten entstehen. Diese sollten aus Vereinfachungsgründen anteilig den in der Allgemeinen Verwaltungskostenordnung normierten Viertelstundensätzen hinzugerechnet werden. Solche besonderen Zeitgebühren sind - gegebenenfalls getrennt nach in diesem Bereich vorkommenden Laufbahnen - in die betreffende Verwaltungskostenordnung aufzunehmen und in der Begründung zur Verwaltungskostenordnung zu erläutern.

7. Bei der Rahmengebühr sind ein Mindest- und ein Höchstbetrag vorgegeben; diesen Rahmen muss die Behörde im Einzelfall nach den Kriterien des § 3 Abs. 1 und 4 ausfüllen ( § 6 Abs. 2).

Die Höhe der Gebühr im Einzelfall ist nicht vorhersehbar. Auch ist die Gebührenberechnung insofern aufwändig, als in jedem Fall der Verwaltungsaufwand gesondert ermittelt und die Bedeutung der Amtshandlung bewertet werden müssen. Es besteht die Gefahr, dass in vergleichbaren Fällen die Amtswalter die Bedeutung der Amtshandlung unterschiedlich einschätzen oder - um zu einer möglichst niedrigen Gebühr zu gelangen - gar nicht berücksichtigen.

Aufgrund dieser gravierenden Nachteile sollten Rahmengebühren nur dann vorgesehen werden, wenn die anderen Gebührenarten keine befriedigende Lösung ermöglichen, also nur dann, wenn häufig starke Abweichungen vom Normalfall hinsichtlich Verwaltungsaufwand und/oder Bedeutung der Amtshandlung vorkommen können.

Eine Rahmengebühr kann dann zweckmäßig sein, wenn wegen einer Gesetzesänderung neue Gebührentatbestände erforderlich geworden sind, aber noch keine Erfahrungen hinsichtlich des damit verbundenen Verwaltungsaufwandes bestehen. Nach einiger Zeit muss dann aber geprüft werden, ob die Rahmengebühr durch eine andere Gebührenart ersetzt werden kann.

Der untere Wert der Rahmengebühr muss dem Wert der einfachsten durchschnittlichen Amtshandlung dieser Art entsprechen. Bei der Festsetzung der Mindestgebühr können die wirtschaftlichen Verhältnisse des Kostenpflichtigen nicht berücksichtigt werden; der Amtswalter kann aber im Einzelfall die Gebühr nach § 17 Abs. 1 ermäßigen.

Bei der Normierung ist darauf zu achten, dass Mindest- und Höchstgebühr nicht zu weit auseinanderliegen. So ist das BVerfG zum Beispiel zu dem Ergebnis gekommen, dass ein Rahmen von 265,75 bis 797.600 Euro nicht als verfassungsgemäß erachten werden kann (Stattgebender Kammerbeschluss vom 30. Mai 2018 - 1 BvR 45/15, juris).

1. Die Vorschrift richtet sich an die Behörde, die die Kosten festzusetzen hat.

2. § 6 regelt Einzelfragen, die für die dort aufgeführten Gebührenarten von Bedeutung sind.

3. Bei sehr langwierigen Verwaltungsverfahren kann sich der Wert des Gegenstandes (zum Beispiel Investitionskosten) schon aufgrund der zwischenzeitlichen Preissteigerungen verändern. Unter anderem deshalb bestimmt Abs. 1, dass für die Wertermittlung der Zeitpunkt der Beendigung der Amtshandlung maßgebend ist.

Die Frage, ob die zur Zeit der Antragstellung oder die zum Zeitpunkt der Beendigung der Amtshandlung geltende Verwaltungskostenordnung anzuwenden ist, ist demgegenüber in § 23 geregelt.

4. Die Vorschrift weist die Behörde darauf hin, dass ein vorgegebener Gebührenrahmen nach den Grundsätzen des § 3 Abs. 1 - Verwaltungsaufwand und Bedeutung der Amtshandlung für deren Empfänger - auszufüllen ist. Der Rahmen ist einzelfallbezogen auszufüllen. Die Auffassung, dass der rechnerische Mittelwert des Rahmens regelmäßig einer durchschnittlichen Amtshandlung entspricht, trifft nicht zu.

5. Die Vorschrift ermächtigt die Behörde, verpflichtet sie aber nicht, mit einem künftigen Kostenschuldner auf dessen Antrag hin die Erhebung einer Pauschgebühr zu vereinbaren. Voraussetzung ist, dass mit einer großen Zahl von gleichartigen Amtshandlungen gegenüber demselben Kostenschuldner zu rechnen ist. Der von der Vereinbarung umfasste Zeitraum sollte nicht zu lang bemessen werden, da sonst zwischenzeitlich eintretende Gebührenanhebungen nicht an den Kostenschuldner weitergegeben werden können. Trotz der Vereinbarung, die der Erhebung einer Pauschgebühr vorangegangenen ist, bleibt der öffentlich-rechtliche Charakter als Gebühr erhalten.

Die Vereinbarung muss so rechtzeitig getroffen werden, dass der Pauschbetrag noch vor der ersten Amtshandlung feststeht.

Da das Land gegenüber der Festsetzung, Einziehung und Verbuchung einer Vielzahl von Einzelgebühren Verwaltungsaufwand einspart, kann die Pauschgebühr niedriger als die Summe der voraussichtlich entstehenden Einzelgebühren festgesetzt werden.

1. Die Vorschrift richtet sich sowohl an den Verordnungsgeber als auch an die Behörde, die über die Kosten zu entscheiden hat.

2. In § 7 werden verschiedene Bereiche aufgezählt, in denen für einzelne Arten von Amtshandlungen keine Kosten erhoben werden dürfen. Sachliche Kostenfreiheit kann sich darüber hinaus aus bundesrechtlichen Vorschriften ergeben. So sind zum Beispiel nach § 64 SGB X "Verfahren bei den Behörden nach diesem Gesetzbuch" sowie "Geschäfte und Verhandlungen, die aus Anlass der Beantragung, Erbringung oder der Erstattung einer Sozialleistung nötig werden," kostenfrei. Des Weiteren können hessische Fachgesetze derartige Regelungen treffen.

3. Für die aufgeführten Bereiche darf der Verordnungsgeber keine Gebührentatbestände normieren. Des Weiteren ist es möglich, dass ein normierter Gebührentatbestand nur im Einzelfall einen hier genannten Bereich berührt. In diesem Fall muss die Behörde von der Erhebung von Kosten absehen.

Auch Auslagen, die bei den betreffenden Amtshandlungen entstehen, können nicht in Rechnung gestellt werden.

4. Nr. 2 soll einen Überprüften von Kosten freistellen, die dadurch entstehen, dass die Behörde der Beschwerde eines Dritten nachgeht, aber keinen Rechtsverstoß feststellen kann. Dies wirkt sich insbesondere auf Fälle aus, in denen die Überprüfung eines Gesetzestreuen in möglicherweise schikanöser Absicht von Dritten veranlasst wird.

Besondere Kostenregelungen (zum Beispiel § 52 Abs. 4 BImSchG) bleiben unberührt.

5. Für eine positive oder negative Entscheidung über die Gewährung einer Vergünstigung werden keine Kosten erhoben. Kostenpflichtig können hingegen die auf die Entscheidung folgenden Kontroll- und Abwicklungsmaßnahmen sein, zum Beispiel die Überwachung der ratenweisen Rückzahlung eines Darlehens.

6. Nach Abs. 2 bezieht sich die Kostenfreiheit nicht auf den Widerruf und die Rücknahme einer Amtshandlung sowie auf die Zurückweisung und die Zurücknahme eines Widerspruchs. In diesen Fällen soll der Kostenschuldner nicht befreit sein, weil er es zu vertreten hat, dass die Behörde in derselben Angelegenheit ein zweites Mal tätig werden musste. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass die Kostenfreiheit neben der Ursprungsamtshandlung nur die Zurücknahme oder Ablehnung eines Antrags umfasst.

Ausnahmen vom Grundsatz können in einer Verwaltungskostenordnung vorgesehen werden oder sich aus anderen Rechtsvorschriften ergeben.

Auch aus der jeweiligen Formulierung in Abs. 1 ergeben sich Abweichungen: Das Wort "Maßnahme" bedeutet, dass alle in § 2 Abs. 1 Satz 2 genannten Amtshandlungen kostenfrei sind, während "Entscheidungen" nur die positive Entscheidung über die Durchführung einer Amtshandlung und die Ablehnung eines Antrags zum Inhalt haben."Amtshandlungen" sind die in § 2 Abs. 1 Satz 2 aufgeführten Tätigkeiten mit Ausnahme der Zurücknahme eines Antrags und eines Widerspruchs.

Sofern in den Angelegenheiten nach Abs. 1 ausnahmsweise Kosten nach Abs. 2 zu erheben sind, ist zu prüfen, ob eine persönliche Gebührenfreiheit nach § 8 in Betracht kommt.

1. Die Vorschrift richtet sich an die Behörde, die über die Kosten zu entscheiden hat.

2. Abs. 1 gewährt dem Bund und den Ländern in unterschiedlichem Ausmaß Gebührenfreiheit; diese wird in Abs. 2 und 3 in sachlicher Hinsicht eingeschränkt.

3. Konkurrenzen zu den Vorschriften über die Gebührenfreiheit bei Amtshilfe ( § 8 HVwVfG) können nicht entstehen, weil diese Tätigkeit der ersuchten Behörde keine gebührenfähige "Amtshandlung" im Sinne des § 1 Abs. 1 Satz 1 darstellt. Zur Abgrenzung zwischen Amtshandlung und Amtshilfe s. Hess. VGH, Urteil vom 13. März 1991 - 5 UE 1719/87, juris.

Unabhängig davon ist der Verwaltungsaufwand der ersuchten Behörde nach § 3 Abs. 1 Satz 1 bei der Gebührenerhebung zu berücksichtigen.

4. Bei der Frage, ob im Einzelfall Gebührenfreiheit besteht, ist auf diejenige juristische Person oder deren Untergliederung (zum Beispiel Landesbetriebe, vgl. Abs. 2 Nr. 2) abzustellen, die die Amtshandlung im Ergebnis betrifft, also eigentlicher Adressat der Amtshandlung ist.

Die Vorschrift spricht im Gegensatz zu § 7 (nur) von Gebührenfreiheit. Dies bedeutet, dass etwa anfallende Auslagen grundsätzlich zu erstatten sind ( § 9 Abs. 5 Satz 1). Nur Behörden des Landes haben, soweit sie gebührenbefreit sind, auch keine Auslagen zu erstatten ( § 9 Abs. 5 Satz 2).

5. Dass das Land grundsätzlich von der Zahlung von Gebühren befreit ist, d. h. dass eine Landesbehörde grundsätzlich an eine andere Landesbehörde keine Gebühren zu zahlen hat, ist keine echte Regelung, sondern dient nur der Klarstellung. Denn zum einen stellt die Tätigkeit einer Landesbehörde für eine andere in aller Regel keine Amtshandlung im Sinne des § 1 Abs. 1 dar, zum anderen wären Gebührengläubiger und Gebührenschuldner der gleiche Rechtsträger (das Land Hessen), so dass Gläubiger-/Schuldneridentität bestünde. Damit ist aber nur gesagt, dass es keinen finanziellen Ausgleich in der Rechtsform der Gebühr geben darf. Zur Frage, ob und inwieweit interne Verrechnungen in Betracht kommen, kann das HVwKostG nicht Stellung nehmen.

Diejenigen Kirchen, mit denen zum 1. Januar 1998 ein Staatsvertrag bestand (katholische und evangelische Kirche, jüdische Gemeinden), genießen Gebührenfreiheit in demselben Umfang wie Landesbehörden. Die Gebührenfreiheit erstreckt sich auch auf deren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie auf die Bistümer.

Auch der Bund und die anderen Länder können sich aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung grundsätzlich auf Gebührenfreiheit berufen, soweit Gegenseitigkeit gegeben ist und die Summe von Gebühren und Auslagen in einer Angelegenheit den Betrag von 500 Euro nicht übersteigt. In allen anderen Fällen ist der gesamte Betrag, also nicht nur der 500 Euro übersteigende Betrag zu erstatten.

6. Die Gebührenfreiheit des Landes, des Bundes und der anderen Länder gilt - unabhängig von der Höhe der Gebühr - nicht, wenn die Voraussetzungen des Abs. 2 Nr. 1 oder 2 vorliegen.

7. Nach Nr. 1 können sich die in Abs. 1 Genannten nicht auf Gebührenfreiheit berufen, wenn sie berechtigt sind, die Gebühr Dritten unmittelbar aufzuerlegen, weil letztere ansonsten von der persönlichen Gebührenfreiheit der Körperschaft ungerechtfertigte Vorteile hätten.

Von einem Auferlegen kann insbesondere dann gesprochen werden, wenn der nach Abs. 1 grundsätzlich befreite Rechtsträger die Gebühr für eine von ihm veranlasste Amtshandlung später zum Beispiel in Form einer Auslage zur Gebühr für seine eigene Amtshandlung gegenüber dem Dritten unmittelbar in voller Höhe berechnen darf. Auch die rechtlich durchsetzbare Möglichkeit der Erstattung der Kosten aufgrund eines schuldrechtlichen Anspruchs, der sich aus einer öffentlich-rechtlichen oder einer privatrechtlichen Vereinbarung mit dem Dritten ergibt, genügt, um die Gebührenbefreiung entfallen zu lassen (Hess. VGH, Urt. v. 13. Januar 2010, Az. 5 A 2552/09, juris). Allerdings muss eine derartige Anspruchsmöglichkeit gegenüber dem Dritten bereits bei Entstehen der Kostenschuld ( § 12 Abs. 1), also in der Regel bei Antragseingang, bestehen.

Das Merkmal der "Unmittelbarkeit" bedeutet zusätzlich, dass der grundsätzlich befreite Rechtsträger "berechtigt sein muss, die Gebühr direkt bei einem konkreten Dritten einzufordern. Eine mittelbare Abwälzung über sonstige öffentliche Abgaben (Steuern, Beiträgen, Gebühren), etwa im Rahmen einer Kostenkalkulation genügt insofern nicht" (Hess. VGH, siehe oben).

8. Nr. 2 regelt die Gebührenpflicht der Landesbetriebe nach § 26 Abs. 1 LHO. Die seit 15. April 2022 geltende LHO enthält nunmehr eine Legaldefinition für Landesbetriebe in § 105 Abs. 1. Diese ist im HVwKostG noch nicht berücksichtigt, was sich aber rechtlich nicht auswirkt.

Die Landesbetriebe und vergleichbaren Betriebe des Bundes oder der anderen Länder sind wegen ihrer relativen Loslösung vom Haushalt der jeweiligen Körperschaft nicht gebührenbefreit. Bei der Frage, ob die grundsätzlich gebührenpflichtige Amtshandlung einen Landesbetrieb "betrifft", kommt es nicht darauf an, wer die die Gebührenpflicht auslösende Amtshandlung förmlich beantragt, zum Beispiel ein Bevollmächtigter oder der Landesbetrieb Bau und Immobilien Hessen, sondern in wessen Interesse der Antrag letztendlich gestellt wird, zum Beispiel des Mandanten oder künftigen Nutzers einer Immobilie (vgl. Urteil des VG Kassel vom 22. August 2012 - 6 K 23/11.KS, nicht veröffentlicht).

Juristische Personen des öffentlichen Rechts und des Privatrechts, an denen die in Abs. 1 Genannten beteiligt sind, fallen nicht unter diese Vorschrift, weil sie wegen ihrer eigenen Rechtspersönlichkeit ohnehin nicht Teil der Körperschaften nach Abs. 1 sein können.

9. Um Wettbewerbsverzerrungen zu vermeiden, gilt die grundsätzliche Gebührenfreiheit des Bundes und der anderen Länder nicht, soweit die Behörden, die die Amtshandlung erbringen, in einer Konkurrenzsituation zu beliehenen Unternehmern stehen. Das Land Hessen ist demgegenüber auch insoweit gebührenbefreit, weil es die handelnde Landesbehörde letztendlich selbst finanziert und deswegen nicht auf die Inanspruchnahme der "Konkurrenz" verwiesen werden soll.

1. Die Vorschrift richtet sich in erster Linie an die Behörde, die über die Kosten zu entscheiden hat. Abs. 1 Satz 1 verpflichtet den Verordnungsgeber indirekt, bei der Kalkulation von Gebührensätzen alle evtl. weiteren Kosten, die nicht nach § 9 Abs. 1 als Auslagen definiert sind, zwecks Kostendeckung in die Gebühr einzuberechnen. Abs. 1 Satz 2 enthält ferner eine Ermächtigung für den Verordnungsgeber, die in § 9 Abs. 1 aufgeführten Auslagen direkt in die Gebühr einzukalkulieren, infolgedessen sich die Erhebung im Einzelfall erledigt.

2. In Abs. 1 wird bestimmt, welche Arten von Aufwendungen zusätzlich zu den Gebühren als Auslagen (nach der Legaldefinition des § 1 Abs. 1 Satz 1 ein Unterfall des Begriffs "Kosten") zu erheben sind. In den in Abs. 4 genannten Fällen kommt es nicht darauf an, ob die Behörde, die die Auslagen beim Kostenschuldner geltend macht, für diese Auslagen tatsächlich Zahlungen an Dritte geleistet hat. Abs. 5 bestimmt, dass Auslagen auch bei Gebührenfreiheit zu erheben sind; nur das Land ist hiervon ausgenommen.

3. Nach § 3 Abs. 2 in Verbindung mit Abs. 1 Satz 1 ist der Sachaufwand bereits bei der Kalkulation der Höhe der Gebühr zu berücksichtigen (vgl. VV Nr. 15 zu § 3). Bestimmte Arten von Aufwendungen der Verwaltung, die nicht bei allen Anwendungsfällen eines Gebührentatbestandes vorkommen oder in sehr unterschiedlicher Höhe entstehen, müssen in der Rechtsform von Auslagen gesondert erhoben werden.

4. Satz 1 enthält einen abschließenden Katalog von Aufwendungen, die als Auslagen gesondert zu erheben sind. Alle anderen Sachkosten müssen bereits in der jeweiligen Gebühr enthalten sein. Daneben kann in einem Fachgesetz die gesonderte Erhebung von Auslagen angeordnet sein.

Bei den Entgelten für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen (Nr. 2) ist zu beachten, dass die häufig anfallenden Entgelte für einfache Briefsendungen (unabhängig vom Gewicht) sowie für Telekommunikationsdienstleistungen nach Pauschaltarifen mit der Gebühr abgegolten sind, während Entgelte zum Beispiel für Einschreiben, Eilsendungen, Frachtpostsendungen und nicht von den Pauschaltarifen erfasste Telefongespräche gesondert als Auslage zu erheben sind.

Unter Nr. 4 fallen zum Beispiel Ansprüche nach dem Reisekostenrecht, die Kosten für Fahrausweise, die die Behörde zur Verfügung stellt, und die Auslagen für die Benutzung von Dienstfahrzeugen.

Nach Nr. 5 sind zum Beispiel die Kosten für Gutachten, die die Behörde in Auftrag gegeben hat, zu erstatten.

5. Nach Satz 2 kann der Verordnungsgeber in der Verwaltungskostenordnung festlegen, dass in Bezug auf einen bestimmten Gebührentatbestand alle in Satz 1 genannten oder nur bestimmte Auslagen als mit der Gebühr abgegolten gelten. Im Interesse der Einheitlichkeit sollte dabei formuliert werden: "Die Auslagen (gegebenenfalls: 'für ...') sind mit der Gebühr abgegolten."

6. Die Höhe der zu erhebenden Auslagen entspricht im Regelfall den tatsächlichen Aufwendungen. Die Aufwendungen für die Benutzung von Dienstfahrzeugen (Abs. 1 Satz 1 Nr. 4) sowie die in Abs. 1 Satz 1 Nr. 6 genannten Auslagen sind in pauschalierter Form in der Hauptgruppe 2 der Allgemeinen Verwaltungskostenordnung (AllgVwKostO) bzw. in den Verwaltungskostenordnungen der Ressorts festgelegt. Des Weiteren werden auch in anderen Rechtsvorschriften, zum Beispiel in § 11 Abs. 1 Satz 3 HUIG oder in § 88 Abs. 1 Satz 3 HDSIG, Sonderregelungen getroffen.

7. Wird in anderen Rechtsvorschriften, insbesondere in Fachgesetzen die Erhebung von Auslagen oder von "Kosten" im Sinne des Oberbegriffs für Gebühren und Auslagen ( § 1 Abs. 1 Satz 1) angeordnet, gelten Abs. 1 und 2 entsprechend.

8. Auslagen sind auch dann zu erheben, wenn die Behörde, die die Amtshandlung durchgeführt hat, für die Aufwendungen eines Dritten keine Zahlung zu leisten hat. Dies kommt zum Beispiel bei persönlicher Gebührenbefreiung des Trägers der handelnden Behörde in Betracht. In diesen Fällen soll der Kostenschuldner nicht von den besonderen Beziehungen zwischen der Behörde und dem Dritten begünstigt werden.

9. Auch wenn eine Amtshandlung persönlich oder sachlich gebührenfrei erfolgt, sind grundsätzlich Auslagen zu erheben. Lediglich Behörden des Landes (mit Ausnahme der Landesbetriebe; § 8 Abs. 2 Nr. 2) haben in keinem Fall Auslagen zu erstatten.

Die aufgrund eines Staatsvertrags gebührenbefreiten Kirchen und deren juristische Personen (vgl. VV Nr. 5 zu § 8) sind dem Land nur hinsichtlich der Gebührenfreiheit gleichgestellt; Auslagenfreiheit besteht nicht.

Im Falle der Amtshilfe nach § 8 HVwVfG gehören zum Verwaltungsaufwand auch Auslagen der ersuchten Behörde, der bei der Gebührenerhebung zu berücksichtigen ist (siehe VV Nr. 3 zu § 8).

1. Die Vorschrift richtet sich an die Behörde, die die Kosten festzusetzen hat.

2. § 13 bestimmt, wann eine nach § 12 entstandene und nach § 14 mündlich, schriftlich oder elektronisch festgesetzte Kostenforderung fällig wird.

Das Fälligkeitsdatum ist unter anderem für die Vollstreckbarkeit ( § 18 des Hessischen Verwaltungsvollstreckungsgesetzes) und die Entstehung von Säumniszuschlägen ( § 15) von Bedeutung.

3. Der im Gesetz bezeichnete Regelfall, dass die Fälligkeit bereits mit der Bekanntgabe der Kostenentscheidung eintritt, stellt in der Praxis die Ausnahme dar. Eine solche kommt aus faktischen Gründen nur dann in Betracht, wenn der Kostenschuldner bei der Amtshandlung zugegen ist und ihm zugemutet werden kann, die Kostenschuld an Ort und Stelle zu begleichen.

4. In den meisten Fällen wird der Kostenbescheid dem Kostenschuldner zugestellt oder per einfachem Brief zugesandt. Im Falle der Zustellung mit Zustellungsurkunde würde die Fälligkeit am Zustellungstag, bei der Übermittlung per einfachem Brief durch die Post in den meisten Fällen am dritten Tag nach der Aufgabe zur Post eintreten (vgl. § 41 Abs. 2 Satz 1 HVwVfG). Es liegt auf der Hand, dass der Kostenschuldner nicht bewirken kann, dass die Kostenschuld noch am Tag ihrer Bekanntgabe der zuständigen Kasse gutgeschrieben wird. Dies wird in der Regel auch nicht innerhalb der Schonfrist von fünf Tagen nach § 15 Abs. 2 zumutbar sein, so dass in fast allen Fällen Säumniszuschläge zu erheben wären. Hieraus folgt, dass die Behörde im Fall der Zusendung des Kostenbescheids regelmäßig einen späteren Zeitpunkt als Fristbeginn bestimmen muss, wenn sie vom Kostenschuldner nichts faktisch Unmögliches verlangen will.

5. Bei der Bestimmung der Frist ist zu bedenken, dass es dem Kostenschuldner ermöglicht werden muss, sich hinsichtlich der Kostenforderung gegebenenfalls beraten zu lassen und sodann - da nicht alle Kostenschuldner online zahlen können - zu den üblichen Öffnungszeiten der Kreditinstitute den Überweisungsauftrag zu erteilen. Schließlich muss die Zeit bis zur Gutschrift auf dem Konto der zuständigen Kasse einkalkuliert werden. Zu bedenken ist auch, dass im Fall einer zu kurzen Frist häufig geringe Säumniszuschläge anfallen, was für die Kassen einen unvertretbaren Aufwand bedeutet. Insgesamt dürfte im Regelfall ein Zeitraum von drei bis vier Wochen ab dem Tag der Absendung angemessen sein.

6. Im Interesse der Rechtssicherheit und um den Kassen und den Vollstreckungsbehörden die Arbeit zu erleichtern, sollte kein Zahlungszeitraum ("innerhalb von drei Wochen"), sondern ein kalendermäßiges Datum für die Fälligkeit (zum Beispiel "bis zum 15. Dezember 2023") bestimmt werden.

2. § 14 regelt den notwendigen Inhalt von mündlich, schriftlich oder elektronisch erlassenen Kostenentscheidungen sowie die Festsetzungsverjährung.

3. Satz 2 fordert im Interesse der Minimierung des Verwaltungsaufwandes und auch zur besseren Verständlichkeit für den Kostenschuldner, dass die Kostenentscheidung regelmäßig zusammen mit der Sachentscheidung ergehen soll (VG Gießen, Urteil vom 28. Februar 2001 - 10 E 37/01, unter Bezugnahme auf BVerwG, Urteil vom 14. Januar 1982 - 5 C 70/80, BeckRS 1982, 5998, Rn. 14., jeweils juris). Die Kostenentscheidung im Sinne des § 14 ist nicht zu verwechseln mit der Kostenentscheidung nach § 73 Abs. 3 Satz 3 VwGO in Verbindung mit § 80 Abs. 1 Satz 3 HVwVfG; letztere betrifft zum Beispiel die (centgenau abzurechnenden) Kosten, die der Ausgangsbehörde im Widerspruchsverfahren entstanden sind.

4. Nach Abs. 1 Satz 3 in Verbindung mit Abs. 2 Satz 2 muss eine Kostenentscheidung mindestens folgende Angaben enthalten:

5. Ist die Kostenentscheidung mündlich ergangen, brauchen Rechtsgrundlage und Berechnung nur dann angegeben werden, wenn der Kostenschuldner eine schriftliche oder elektronische Bestätigung der Kostenentscheidung beantragt; für die elektronische Bestätigung ist eine E-Mail ausreichend.

6. Abs. 3 enthält Regelungen zur 2018 eingeführten Festsetzungsverjährung. Der Ablauf der Festsetzungsfrist hat zur Folge, dass Kosten nicht mehr festgesetzt werden dürfen (Satz 1). Aus fiskalischen Gründen ist es daher zwingend erforderlich, dass der Lauf der Festsetzungsfrist von der kostenerhebenden Behörde überwacht wird.

7. Die Festsetzungsfrist beträgt grundsätzlich vier Jahre (Satz 2). Die Frist beginnt bei antragsgebundenen Amtshandlungen bereits mit dem Eingang des Antrags und nicht erst mit dem Zeitpunkt der Sachentscheidung (Satz 3 in Verbindung mit § 12 Abs. 1). Bei umfangreichen Antragsverfahren, zum Beispiel im Zusammenhang mit Planfeststellungsverfahren, kann es dazu kommen, dass die Amtshandlung bei Ablauf der Festsetzungsverjährung noch nicht beendet ist. Für diese Fälle können noch bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das dem Kalenderjahr der Beendigung der Amtshandlung folgt, Kosten erhoben werden (Satz 5). Satz 4 regelt weitere Sachverhalte, die dazu führen können, dass die Festsetzungsfrist nicht abläuft.

2. Die Günstigerregelung gilt nicht nur für Amtshandlungen, die aufgrund eines förmlichen Antrags erfolgen, sondern auch für solche, die auf einer (formlosen) Anregung zum Tätigwerden der Verwaltung beruhen. Auch in diesen Fällen verdient der Kostenschuldner Vertrauensschutz auf das Weiterbestehen der zum Zeitpunkt seiner Anregung bestehenden, für ihn günstigeren Rechtslage.

3. § 23 bezieht sich zwar dem Wortlaut nach auf Änderungen der Verwaltungskostenordnungen; die Vorschrift ist aber analog auf die regelmäßigen Änderungen der Personalkosten pro Arbeitsminute (VV Nr. 13 Satz 1 zu § 3) anzuwenden.

Beamtinnen und Beamte des höheren Dienstes sowie vergleichbare Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer	1,77 Euro,
Beamtinnen und Beamte des gehobenen Dienstes sowie vergleichbare Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer	1,43 Euro,
übrige Beamtinnen und Beamte sowie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer	1,22 Euro.