Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern und für Sport vom 14. November 2023 (364-145-S-100.007)

Gemäß § 31 Nr. 2 des Landessicherheitsüberprüfungsgesetzes ( LSÜG) vom 8. März 2000 (GVBl. S. 70), zuletzt geändert durch § 41 des Gesetzes vom 11. Februar 2020 (GVBl. S. 43), BS 12-3, erlässt das Ministerium des Innern und für Sport die nachstehende Verwaltungsvorschrift.

1 Allgemeine Bestimmungen

1.1 Anwendungsbereich

Die Verschlusssachenanweisung ( VSA) gilt für öffentliche Stellen im Sinne des § 2 Abs. 1 Satz 1 des Landesdatenschutzgesetzes ( LDSG) vom 8. Mai 2018 (GVBl. S. 93, BS 204-1) in der jeweils geltenden Fassung, die mit Verschlusssachen (VS) arbeiten, sowie für dort tätige Personen, die Zugang zu Verschlusssachen haben oder eine Tätigkeit ausüben, bei der sie sich Zugang zu Verschlusssachen verschaffen können. § 2 Abs. 1 Satz 2 LDSG gilt entsprechend. Öffentliche Stellen und die diesen nach Satz 2 gleichstehenden Einrichtungen gelten als Dienststellen im Sinne der VSA.

1.2 Begriff der Verschlusssache und Geheimhaltungsgrade

1.2.1 Verschlusssachen im Sinne des § 5 Abs. 1 des Landessicherheitsüberprüfungsgesetzes ( LSÜG) vom 8. März 2000 (GVBl. S. 70), zuletzt geändert durch § 41 des Gesetzes vom 11. Februar 2020 (GVBl. S. 43), BS 12-3, sind im öffentlichen Interesse, insbesondere zum Schutz des Wohles des Bundes oder eines Landes, geheimhaltungsbedürftige Tatsachen, Gegenstände oder Erkenntnisse, unabhängig von ihrer Darstellungsform, zum Beispiel Schriftstücke, Zeichnungen, Karten, Fotokopien, Lichtbildmaterial, elektronische Dateien und Datenträger, elektrische Signale, Geräte, technische Einrichtungen oder das gesprochene Wort. Geheimhaltungsbedürftig im öffentlichen Interesse können auch Geschäfts-, Betriebs-, Erfindungs-, Steuer- oder sonstige private Geheimnisse oder Umstände des persönlichen Lebensbereichs sein.

1.2.2 Verschlusssachen werden entsprechend ihrer Schutzbedürftigkeit von einer Dienststelle oder auf deren Veranlassung gemäß § 5 Abs. 2 LSÜG in folgende Geheimhaltungsgrade eingestuft:

1.2.2.1 STRENG GEHEIM, wenn die Kenntnisnahme durch Unbefugte den Bestand oder lebenswichtige Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährden kann,

1.2.2.2 GEHEIM, wenn die Kenntnisnahme durch Unbefugte die Sicherheit der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährden oder ihren Interessen schweren Schaden zufügen kann,

1.2.2.3 VS-VERTRAULICH, wenn die Kenntnisnahme durch Unbefugte für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder schädlich sein kann,

1.2.2.4 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH, wenn die Kenntnisnahme durch Unbefugte für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder nachteilig sein kann.

1.2.3 Der Geheimhaltungsgrad einer Verschlusssache bleibt auch bestehen, wenn sie unrechtmäßig bekannt geworden ist.

1.3 Allgemeine Grundsätze

1.3.1 Von einer Verschlusssache dürfen nur Personen Kenntnis erhalten, die dazu berechtigt sind.

1.3.2 Personen, die einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit nachgehen, sind nach den Bestimmungen des Landessicherheitsüberprüfungsgesetzes einer Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen.

1.3.3 Jede Person, der eine Verschlusssache anvertraut oder zugänglich gemacht worden ist, trägt ohne Rücksicht darauf, wie die Verschlusssache zu ihrer Kenntnis oder in ihren Besitz gelangt ist, die persönliche Verantwortung für ihre vorschriftsmäßige Behandlung und ist für die sichere Aufbewahrung sowie die Geheimhaltung des Inhalts verantwortlich.

1.4 Verpflichtung, Ermächtigung und Zulassung

1.4.1 Bevor eine Person erstmals Zugang zu VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen erhält, ist ihr nachweislich ein Exemplar der Anlage V zugänglich zu machen.

1.4.2 Bevor eine Person Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen erhält, ist sie durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten (Nummer 2.2) zu ermächtigen. Dabei ist sie über die besonderen Bestimmungen des Geheimschutzes zu belehren, in erforderlichem Umfang auf den Geheimschutz zu verpflichten und über Anbahnungs- und Anwerbemethoden ausländischer Nachrichtendienste sowie die Möglichkeit straf- und disziplinarrechtlicher Ahndung oder arbeitsrechtlicher Maßnahmen bei Verstößen gegen die Geheimhaltungsvorschriften zu unterrichten. Die Unterrichtung soll grundsätzlich nach fünf Jahren erneut mündlich oder schriftlich erfolgen.

1.4.3 Bevor eine Person, die nicht nach Nummer 1.4.2 ermächtigt ist, eine Tätigkeit ausübt, bei der sie sich Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen verschaffen kann, ist sie durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten hierfür zuzulassen. Dabei ist sie über die besonderen Bestimmungen des Geheimschutzes zu belehren, in erforderlichem Umfang auf den Geheimschutz zu verpflichten und über Anbahnungs- und Anwerbemethoden ausländischer Nachrichtendienste sowie die Möglichkeit straf- und disziplinarrechtlicher Ahndung oder arbeitsrechtlicher Maßnahmen bei Verstößen gegen die Geheimhaltungsvorschriften zu unterrichten. Dies gilt zum Beispiel für Personen mit Zuständigkeit für Boten- und Kurierdienste, die Bewachung von VS-Verwahrgelassen oder Sicherheitsbereichen und die Administration von VS-IT.

1.4.4 Ermächtigten und zugelassenen Personen sind gegen Empfangsbestätigung die einschlägigen Strafvorschriften und die für ihre Tätigkeit erforderlichen Vorschriften zum Schutz von Verschlusssachen zugänglich zu machen und ist gegebenenfalls ein VS-Quittungsbuch gemäß Muster 18 der Anlage VII auszuhändigen. Ermächtigungen, Zulassungen und ihre Befristung sind nach Muster 2 der Anlage VII zu dokumentieren.

1.4.5 Ermächtigten Personen ist bei Bedarf eine Konferenzbescheinigung nach Muster 4 der Anlage VII über ihre Ermächtigung auszustellen.

1.4.6 Entfällt die dienstliche Notwendigkeit für eine Ermächtigung oder Zulassung, ist diese aufzuheben oder auf den notwendigen Umfang einzuschränken. Ermächtigungen und Zulassungen sind aufzuheben, wenn ein Sicherheitsrisiko gemäß § 7 LSÜG festgestellt wird. Ermächtigungen und Zulassungen erlöschen spätestens bei Ausscheiden der betroffenen Person aus der Dienststelle. Die VS-Registratur nach Nummer 7.6 und Anlage I ist über Ermächtigungen und Zulassungen sowie deren Erweiterung, Einschränkung, Aufhebung oder Erlöschen zu unterrichten.

1.4.7 Personen, deren Ermächtigung oder Zulassung aufgehoben wird oder erlischt, sind gegenüber der Dienststelle, die sie ermächtigt oder zugelassen hat, verpflichtet, Verschlusssachen, die sich in ihrem Besitz befinden, und gegebenenfalls das VS-Quittungsbuch unaufgefordert abzugeben und darüber eine Erklärung nach Muster 5 der Anlage VII zu unterschreiben. Dies gilt im Falle der Einschränkung der Ermächtigung oder Zulassung entsprechend.

1.4.8 Bei Einschränkung, Aufhebung oder Erlöschen der Ermächtigung oder Zulassung ist die betroffene Person durch die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten auf das Fortbestehen der Geheimschutzpflichten hinzuweisen.

1.5 Mitwirkung der Verfassungsschutzbehörde

1.5.1 Bei der Umsetzung der Verschlusssachenanweisung wirkt die Verfassungsschutzbehörde mit. Sie berät Dienststellen, die mit Verschlusssachen arbeiten. Im Einvernehmen mit der zuständigen obersten Landesbehörde kann die Verfassungsschutzbehörde sich über die Handhabung der Verschlusssachenanweisung bei allen öffentlichen Stellen des Landes unterrichten lassen.

1.5.2 Bei der technischen Umsetzung der Verschlusssachenanweisung sollen die Technischen Leitlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in ihrer jeweils gültigen Fassung beachtet werden. Eine öffentliche Stelle kann von den Regelungen dieser Technischen Leitlinien im Einvernehmen mit der Verfassungsschutzbehörde nur im Ausnahmefall abweichen. Bei der Auswahl von IT-Sicherheitsprodukten gemäß Nummer 8.3, ist auf vom BSI zugelassene IT-Sicherheitsprodukte zurückzugreifen, hierzu und zu Ausnahmen berät die Verfassungsschutzbehörde.

1.5.3 Die Verfassungsschutzbehörde kann bei der Durchführung der Verschlusssachenanweisung und bei der Beratung und Unterstützung nach den Nummern 1.5.1 und 1.5.2 zu ihrer Unterstützung das BSI einbeziehen. Die Verfassungsschutzbehörde kann zu dem gleichen Zweck andere öffentliche oder private Stellen einbeziehen. Im Falle einer Beratung oder Unterstützung durch das BSI oder durch Dritte sind die hierfür entstehenden Kosten von der die Verfassungsschutzbehörde beauftragenden Stelle zu tragen.

1.6 Sicherheitsmaßnahmen

Bei der Handhabung von Verschlusssachen hat die Dienststelle technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die in ihrem Zusammenwirken die Risiken eines sicherheitsrelevanten Vorfalls reduzieren und im Falle eines erfolgreichen Angriffs die negativen Folgen begrenzen sollen. Die Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigen die Aspekte Prävention, Detektion und Reaktion.

2 Geheimschutzorganisation

2.1 Dienststellenleitung

Die Dienststellenleitung ist innerhalb ihres Zuständigkeitsbereiches für die Umsetzung der Verschlusssachenanweisung verantwortlich und hat die Voraussetzungen zur Gewährleistung des materiellen Geheimschutzes zu schaffen. Sie kann ihre Aufgaben ganz oder teilweise auf Bedienstete ihrer Dienststelle übertragen.

2.2 Geheimschutzbeauftragte

2.2.1 Dienststellen, die VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen handhaben, sollen Geheimschutzbeauftragte und zur Vertretung berechtigte Personen bestellen. Anderenfalls nehmen die Dienststellenleitungen die Aufgaben der Geheimschutzbeauftragten wahr.

2.2.2 Dienststellen, die ausschließlich VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen handhaben, können Geheimschutzbeauftragte und zur Vertretung berechtigte Personen bestellen. Anderenfalls nehmen die Dienststellenleitungen die Aufgaben der Geheimschutzbeauftragten wahr.

2.2.3 Geheimschutzbeauftragte sorgen für die Umsetzung der Verschlusssachenanweisung und beraten die Dienststellenleitungen in allen Fragen des Geheimschutzes. Einzelheiten zu den Aufgaben der oder des Geheimschutzbeauftragten ergeben sich aus der Anlage I. Geheimschutzbeauftragte haben ein unmittelbares Vortragsrecht bei den Dienststellenleitungen. Geheimschutzbeauftragte sind bei allen geheimschutz- relevanten Maßnahmen zu beteiligen. Innerhalb der Dienststellen können besonders beauftragte Bedienstete (zum Beispiel Geheimschutzbeamtinnen oder -beamte) zur Unterstützung der oder des Geheimschutzbeauftragten bestellt werden.

2.2.4 Geheimschutzbeauftragte oder besonders beauftragte Bedienstete haben die mit der Handhabung von Verschlusssachen betrauten Personen durch geeignete Maßnahmen mit den Vorschriften der Verschlusssachenanweisung sowie anderen einschlägigen Vorschriften zum Schutz von Verschlusssachen vertraut zu machen.

2.3 Risikomanagement

Geheimschutzbeauftragte tragen durch angemessene Sicherheitsmaßnahmen dafür Sorge, Risiken für den Schutz von Verschlusssachen zu reduzieren und Restrisiken zu identifizieren, die mit den getroffenen Maßnahmen nicht abgewehrt werden können. Ein solches Risikomanagement wird als fortlaufender Prozess verstanden, in dem Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung von angemessenen Sicherungsmaßnahmen kontinuierlich stattfinden. Eine Sicherheitsmaßnahme ist angemessen, wenn der Aufwand zur Umsetzung der Maßnahme und das verbleibende Restrisiko in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Die Bewertung der Angemessenheit erfolgt auf der Grundlage einer Risikoanalyse.

2.4 IT-Geheimschutzverantwortliche

Dienststellen, die regelmäßig VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen mit Informationstechnik verarbeiten, sollen verantwortliche Personen mit IT-Fachkenntnissen als IT-Geheimschutzverantwortliche bestimmen. Die IT-Geheimschutzverantwortlichen unterstützen und beraten gemeinsam mit den IT-Sicherheitsbeauftragten die Dienststellenleitung in allen Fragen des Einsatzes von Informationstechnik zur Handhabung von Verschlusssachen (VS-IT). Einzelheiten zu den Aufgaben der IT-Geheimschutzverantwortlichen ergeben sich aus der Anlage I. IT-Geheimschutzverantwortliche sollen nicht zugleich Aufgaben von Systemadministratoren bei für Verschlusssachen eingesetzten IT-Systemen wahrnehmen. Sie unterrichten die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten und haben in dringenden Fällen, wie bei unmittelbarer Gefährdung der IT-Systeme, ein unmittelbares Vortragsrecht bei der Dienststellenleitung. Werden IT-Geheimschutzverantwortliche nicht bestimmt, werden deren Aufgaben durch die oder den Geheimschutzbeauftragten oder die Dienststellenleitung wahrgenommen.

2.5 VS-Registratorinnen und -Registratoren

Dienststellen, die VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen handhaben, bestellen VS-Registratorinnen bzw. -Registratoren und zur Vertretung berechtigte Personen, die im Rahmen der VSA für die ordnungsgemäße Verwaltung dieser Verschlusssachen Sorge tragen. Einzelheiten zu den Aufgaben der VS-Registratorinnen bzw. -Registratoren ergeben sich aus der Anlage I.

2.6 Fachkunde

Die Dienststellenleitung hat dafür Sorge zu tragen, dass die in den Nummern 2.2 bis 2.5 genannten Personen die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderliche Fachkunde erwerben.

3 Geheimschutzdokumentation

3.1 Erstellung der Geheimschutzdokumentation

3.1.1 Jede Dienststelle, die regelmäßig mit Verschlusssachen arbeitet, führt eine Geheimschutzdokumentation gemäß Anlage II. Diese umfasst:

• alle in diesem Zusammenhang zu beachtenden Vorschriften,
• eine Auflistung der Dienstposten, auf denen eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit im Sinne des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes ausgeübt wird,
• eine Auflistung der ermächtigten und zugelassenen Personen,
• die VS-Sicherungsdokumentation mit den sich aus Anlage II ergebenden Inhalten,
• die VS-IT-Dokumentation, mit den sich aus Anlage II ergebenden Inhalten,
• Nachweise über durchgeführte Kontrollen und Überprüfungen und
• Berichte über Geheimschutzvorkommnisse.

3.1.2 Die Geheimschutzdokumentation ist bei allen geheimschutzrelevanten Änderungen zu aktualisieren, mindestens aber alle drei Jahre auf Aktualität, Vollständigkeit und Erforderlichkeit zu überprüfen.

3.1.3 Die Geheimschutzbeauftragten geben den Bediensteten ihrer Dienststelle die für die Handhabung von Verschlusssachen relevanten Regelungen in geeigneter Weise bekannt und dokumentiert dies.

3.2 Einsatz von VS-IT

3.2.1 Voraussetzung für den Einsatz von VS-Informationstechnologie (VS-IT) ist ein Informationssicherheitskonzept nach den Standards des IT-Grundschutzes des BSI in der jeweils geltenden Fassung. Hinzu kommen die Anforderungen des Geheimschutzes, die über den IT-Grundschutz hinausgehen und durch die IT-Geheimschutzverantwortlichen festzulegen sind (IT-Geheimschutzkonzept).

3.2.2 Sind an einem VS-IT-System mehrere Dienststellen beteiligt (zum Beispiel durch VS-IT-Netze, verteilte VS-Verarbeitung, zentrale VS-Datenregister), erstellt die fachlich zuständige Dienststelle das Informationssicherheitskonzept für das VS-IT-System, mit Unterstützung durch und in Abstimmung mit allen am VS-IT-System beteiligten Dienststellen. Im Zweifel bestimmt die Landesverfassungsschutzbehörde die hierfür zuständige Dienststelle.

3.2.3 Bei VS-IT, die zur Verarbeitung von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen eingesetzt wird, ist die für den Geheimschutz zuständige oberste Landesbehörde bei der Erstellung des Informationssicherheitskonzeptes beratend zu beteiligen, wenn

• diese eine besondere Bedeutung der VS-IT feststellt oder
• die VS-IT durch eine Dienststelle nach Nummer 7.5 betrieben wird.

3.2.4 Bei VS-IT, die für VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen eingesetzt werden soll, ist die Landesverfassungsschutzbehörde zu beteiligen.

3.2.5 Das IT-Geheimschutzkonzept ist durch die Dienststellenleitung freizugeben. Bei mehreren beteiligten Dienststellen gilt für die Gesamtfreigabe Nummer 3.2.2 entsprechend.

3.3 Überprüfung der Umsetzung

Bereits vor der ersten Nutzung von Verschlusssachen führen die Geheimschutzbeauftragten Überprüfungen der in der Geheimschutzdokumentation beschriebenen notwendigen Maßnahmen durch. IT-Revisionen obliegen den IT-Geheimschutzverantwortlichen.

4 Einstufung und Befristung

4.1 Einstufung

4.1.1 Die Dienststelle, die eine Verschlusssache erstellt oder deren Erstellung veranlasst, oder ihre Rechtsnachfolge ist die herausgebende Stelle der Verschlusssache.

4.1.2 Die herausgebende Stelle legt nach Maßgabe der Nummer 1.2 und der Anlage III den Geheimhaltungsgrad der Verschlusssache fest. Von einer Einstufung als Verschlusssache ist nur Gebrauch zu machen, soweit dies notwendig ist.

4.1.3 Die Dienststelle kann ergänzende Richtlinien zur Einstufung von Verschlusssachen festlegen.

4.1.4 Im Übrigen sind die Hinweise in der Anlage III zu beachten.

4.2 Einstufungsfrist

4.2.1 Die Einstufung einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist auf 30 Jahre befristet. Die herausgebende Stelle kann unter Berücksichtigung der Begründung für die Einstufung eine kürzere Einstufungsfrist bestimmen.

4.2.2 Die herausgebende Stelle hat für VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen den Zeitpunkt des Ablaufs der Einstufung zu bestimmen. Die Einstufungsfrist hat sich hierbei an der aus der Begründung für die Einstufung resultierenden voraussichtlichen Dauer der Schutzbedürftigkeit der Verschlusssache zu orientieren. Die Einstufungsfrist soll 30 Jahre nicht überschreiten. Wird die Frist verlängert, ist dies zu begründen.

4.2.3 Die Einstufung endet mit Ablauf des Jahres, in welches das Fristende fällt.

4.2.4 Die Dienststelle kann Richtlinien zur Bestimmung der Einstufungsfrist von Verschlusssachen für häufiger vorkommende Fälle festlegen.

4.2.5 Bei VS, die vor dem Inkrafttreten der Verwaltungsvorschrift der Landesregierung "Anweisung zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung/ VSA) Rheinland-Pfalz" vom 23. Januar 1996 (MinBl. S. 66; 1998 S. 558) entstanden sind, ist die VS-Einstufung auf 30 Jahre befristet, sofern die herausgebende Stelle auf der VS keine kürzere oder längere Frist bestimmt hat. Eine Verlängerung der Einstufungsfrist ist bis zum Ablauf derselben nach Maßgabe der Nummer 4.3 möglich.

4.3 Verlängerung der Einstufungsfrist

4.3.1 Die nach Nummer 4.2.1 festgelegte Einstufungsfrist von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH kann nicht verlängert werden.

4.3.2 Soweit die Schutzbedürftigkeit einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher nach den Vorschriften des LSÜG über die nach Nummer 4.2.2 festgelegte Einstufungsfrist hinaus fortbesteht, hat die herausgebende Stelle eine Verlängerung der Einstufungsfrist für einzelne Verschlusssachen oder pauschal für die in einem bestimmten Bereich entstandenen Verschlusssachen zu verfügen. Die Verlängerung ist zu begründen und so zu vermerken, dass diese und die verfügende Stelle jederzeit erkennbar sind. Die Verlängerung soll jeweils 30 Jahre nicht überschreiten.

4.3.3 Über die Verlängerungen der Einstufungsfristen von Verschlusssachen hat die herausgebende Stelle alle empfangenden Stellen, sowohl öffentliche als auch nicht öffentliche, in Textform zu benachrichtigen. Die Benachrichtigungen sind nachzuweisen.

4.4 Änderung der Einstufung

4.4.1 Ändert sich die Schutzbedürftigkeit einer Verschlusssache, hat der die herausgebende Stelle den Geheimhaltungsgrad dieser Verschlusssache entsprechend anzupassen. Über die Änderung hat die herausgebende Stelle alle empfangenden Stellen der Verschlusssache unverzüglich schriftlich zu benachrichtigen.

4.4.2 Die Änderung des Geheimhaltungsgrades lässt die Einstufungsfrist nach Nummer 4.2 unberührt.

4.4.3 Die Änderung des Geheimhaltungsgrades einer Verschlusssache ist so zu vermerken, dass die Änderung bei der Handhabung der Verschlusssache jederzeit erkennbar ist. Sind Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher betroffen, ist die Änderung im VS-Bestandsverzeichnis der herausgebenden Stelle und der empfangenden Stelle nachzuweisen.

4.5 Aufhebung der Einstufung

4.5.1 Entfällt die Geheimhaltungsbedürftigkeit einer Verschlusssache vor Ablauf der Einstufungsfrist, hat die herausgebende Stelle die Einstufung aufzuheben. Die Aufhebung der Einstufung ist so zu vermerken, dass diese und die verfügende Stelle jederzeit erkennbar sind. Im Falle von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher hat die herausgebende Stelle alle empfangenden Stellen der Verschlusssache oder deren Rechtsnachfolger schriftlich zu benachrichtigen. Die Aufhebung der Einstufung ist in diesem Falle zusätzlich im VS-Bestandsverzeichnis nachzuweisen.

4.5.2 Einstufungen sind mit Ablauf der gemäß den Nummern 4.2 und 4.3 festgelegten oder verlängerten Einstufungsfristen aufgehoben.

5 Handhabung von Verschlusssachen

5.1 Herstellung und Kennzeichnung

5.1.1 Bei der Herstellung ist eine Verschlusssache so zu kennzeichnen, dass bei ihrer Handhabung während der Dauer ihrer Einstufung jederzeit erkennbar sind:

• der Geheimhaltungsgrad,
• die herausgebende Stelle,
• das Herstellungsdatum,
• bei VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH die Unterschreitung der Regelfrist von 30 Jahren nach Nummer 4.2.1,
• bei VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen das bei der Herstellung festgelegte Ende der Einstufungsfrist mit dem Zusatz "Die Einstufung endet mit Ablauf des Jahres...",
• bei VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ein geeignetes individuelles Merkmal (zum Beispiel Geschäftszeichen und Tagebuchnummer), ergänzt um das Kürzel des Geheimhaltungsgrads nach 5.1.3, anhand dessen sich in Verbindung mit dem VS-Bestandsverzeichnis die Handhabung der Verschlusssache jederzeit lückenlos ermitteln lässt,
• bei jeder Ausfertigung einer als VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssache eine fortlaufende Nummer und der jeweiligen empfangenden Stelle und
• die Seiten- und Gesamtseitenzahl.

5.1.2 Die herausgebende Stelle kann weitere Vorgaben zum Schutz und zur Handhabung von Verschlusssachen durch Warn- und Sperrvermerke nach Anlage IV festlegen.

5.1.3 Der Geheimhaltungsgrad ist auszuschreiben. Soweit die Beschaffenheit einer Verschlusssache das nicht zulässt, sind folgende Abkürzungen zu verwenden:

5.1.4 Der Betreff einer Verschlusssache soll so formuliert werden, dass er für sich genommen nicht geheimhaltungsbedürftig ist.

5.1.5 Besteht eine Verschlusssache aus mehreren, unterschiedlich eingestuften Teilen (zum Beispiel Anlagen oder Komponenten), sind alle Teile mit ihrem jeweiligen Geheimhaltungsgrad und die Verschlusssache in ihrer Gesamtheit nach dem höchsten Geheimhaltungsgrad zu kennzeichnen. Anfang und Ende der einzelnen Teile müssen erkennbar sein.

5.1.6 Mehrere Verschlusssachen eines niedrigen Verschlusssachengrades die inhaltlich zusammengehören, können nach Maßgabe der Anlage III in ihrer Gesamtheit mit einem höheren Verschlusssachengrad eingestuft werden.

5.1.7 Datenträger, auf denen Verschlusssachen unverschlüsselt gespeichert sind, sind mit dem Geheimhaltungsgrad der höchsten Einstufung der darauf gespeicherten Verschlusssachen zu kennzeichnen. Absatz 5.1.5 gilt entsprechend. Datenträger, auf denen Verschlusssachen ausschließlich gemäß Nummer 8.7 verschlüsselt gespeichert sind, müssen nicht gekennzeichnet werden.

5.1.8 Die verbindliche Gestaltung der Kennzeichnung von Verschlusssachen, VS-Bestandsverzeichnissen sowie VS-Schriftgutbehältern und Behältern von VS-Datenträgern ist der Anlage IV sowie den Mustern der Anlage VII zu entnehmen. Die Kennzeichnung gilt auch für elektronische Verschlusssachen. Von der Kennzeichnung sind VS-Transportbehälter ausgenommen. Lässt die Beschaffenheit einer Verschlusssache eine solche Kennzeichnung nicht zu, ist sinngemäß zu verfahren.

5.2 Verwaltung und Nachweis von Verschlusssachen

5.2.1 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschlusssachen sind, in Registraturen, die nicht den Anforderungen an VS-Registraturen entsprechen müssen, aufbewahrt werden. Ein Einzelnachweis ist nicht erforderlich. Es gelten die Anforderungen des VS-NfD-Merkblattes nach Anlage V.

5.2.2 VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind in VS-Registraturen mittels geeigneter Verfahren so zu verwalten, dass eine Nachweisführung sichergestellt ist. Für Verschlusssachen ausländischer Staaten und über- oder zwischenstaatlicher Organisationen können andere Regelungen dieser Verschlusssachenanweisung gelten.

5.2.3 Die Nachweisführung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestufter Verschlusssachen kann in Papier- oder in elektronischer Form erfolgen. Sie muss Schutz vor unbemerkter Veränderung, Verlust und Verfälschung bieten. Die papiergestützte Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Bestandsverzeichnissen, VS-Quittungsbüchern, VS-Begleitzetteln, VS-Empfangsscheinen, VS-Übergabeprotokollen und VS-Vernichtungsprotokollen. Verbindliche Muster für diese Nachweise sind der Anlage VII zu entnehmen. Die elektronische Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Registratursystemen. Diese unterliegen als VS-IT im Sinne der Anlage VI den dortigen Bestimmungen.

5.2.4 VS-Datenträger, ihr Verbleib und ihre Vernichtung sind in einem gesonderten VS-Bestandsverzeichnis nachzuweisen.

5.2.5 VS-Bestandsverzeichnisse sind gemäß dem höchsten Geheimhaltungsgrad der in ihnen nachgewiesenen Verschlusssachen einzustufen. Der Zugriff auf das VS-Bestandsverzeichnis ist nur den Geheimschutzbeauftragten, den besonders beauftragten Bediensteten und den VS-Registratorinnen und -Registratoren gestattet.

5.2.6 Bei Wechsel einer VS-Registratorin oder eines VS-Registrators ist der Bestand zu überprüfen und ein Bestandsbericht (Übergabeprotokoll) zu fertigen.

5.2.7 VS-Nachweise für VS-VERTRAULICH und höher sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt für VS-Quittungsbücher und VS-Bestandsverzeichnisse mit dem Datum des letzten Eintrages. Für VS-Empfangsscheine, -Begleitzettel, -Übergabeprotokolle, -Vernichtungsprotokolle mit der Ausstellung. Wenn in einem VS-Bestandsverzeichnis nur noch wenige Verschlusssachen nachgewiesen werden, können die Einträge unter Beibehaltung ihrer Tagebuchnummer in ein anderes VS-Bestandsverzeichnis übertragen werden und sind nur dort nachzuweisen.

5.2.8 Weiteres ist der Anlage IV zu entnehmen.

5.3 Vervielfältigung von Verschlusssachen

5.3.1 Vervielfältigung von Verschlusssachen ist die absichtliche Herstellung von weiteren Exemplaren einer Ausfertigung einer Verschlusssache, unabhängig von der Darstellungsform (insbesondere durch Kopie, Scan, Abdruck einer elektronisch dargestellten Verschlusssache, elektronische Kopie von Dateien, elektronischer Versand, Auszug und Nachbau).

5.3.2 Jede Vervielfältigung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ist mit einer fortlaufenden Nummer und der jeweiligen empfangenden Stelle so zu kennzeichnen, dass sie als weiteres Exemplar einer Verschlusssache (Kopie) eindeutig erkennbar ist und der Original-Verschlusssache zugeordnet werden kann. Jede Vervielfältigung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ist als weiteres Exemplar zudem nach Nummer 5.2 unverzüglich zu registrieren, Anzahl und empfangende Stelle bzw. Empfängerin oder Empfänger sind auf dem Original oder in geeigneter Form festzuhalten. Vervielfältigungen sind in Gegenwart einer weiteren entsprechend ermächtigten Person durchzuführen (Vieraugenprinzip).

5.3.3 In Dienststellen, in denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen hergestellt oder vervielfältigt werden, sollen hierfür bestimmte Stellen mit ermächtigtem Bedienungspersonal festgelegt werden. Soweit dies nicht geschieht, sind Vervielfältigungen dieser Verschlusssachen durch die VS-Registratoren zu fertigen.

5.3.4 Die Vervielfältigung von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen bedarf zusätzlich der schriftlichen Zustimmung der herausgebenden Stelle. Die Zustimmung ist im VS-Bestandsverzeichnis zu vermerken.

5.4 Aufbewahrung von Verschlusssachen

5.4.1 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschlusssachen sind, dauerhaft in einer offenen Registratur aufbewahrt werden. Sie sind bei Nichtgebrauch in verschlossenen Behältern (Schränke, Schreibtische) oder abgeschlossenen Räumen aufzubewahren.

5.4.2 Die dauerhafte Aufbewahrung von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen hat in VS-Registraturen zu erfolgen. Die Aufbewahrung außerhalb der VS-Registratur ist nur für den Zeitraum zulässig, für den ein fortgesetzter Zugriff des Bearbeiters auf die Verschlusssache notwendig ist.

5.4.3 VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind bei Nichtgebrauch in einem VS-Verwahrgelass einzuschließen. Dies gilt für GEHEIM eingestufte Verschlusssachen bereits bei kurzer Abwesenheit der die Verschlusssache bearbeitenden oder verwaltenden Personen. VS-VERTRAULICH eingestufte Verschlusssachen können bei einer kurzen Abwesenheit der die Verschlusssache bearbeitenden oder verwaltenden Personen während der Arbeitszeit im VS-Arbeitsbereich verbleiben, sofern der Raum gegen unberechtigten Zutritt gesichert ist.

5.4.4 Außerhalb der Arbeitszeit sind VS-Verwahrgelasse zu bewachen oder durch eine Alarmanlage technisch zu sichern. In beiden Fällen ist sicherzustellen, dass Unbefugte am Zugriff auf die darin gelagerten Verschlusssachen gehindert werden und dass ein Zugriff Unbefugter erkannt und verhindert wird. Bei GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen kann eine Bewachung beziehungsweise technische Überwachung des VS-Verwahrgelasses unterbleiben, wenn das Gebäude oder der Gebäudeteil, in dem sich das Verwahrgelass befindet, bewacht oder technisch überwacht ist. Näheres über Art und Umfang der Bewachung und technischen Überwachung legen die Geheimschutzbeauftragten unter Berücksichtigung des Schutzziels und auf Grundlage einer Empfehlung der Verfassungsschutzbehörde für die jeweiligen VS-Verwahrgelasse und Sicherheitsbereiche fest.

5.5 Grundsätze zur Weitergabe von Verschlusssachen

5.5.1 Jede Person hat sich vor der Weitergabe von Verschlusssachen zu vergewissern, dass die vorgesehene Empfängerin oder der Empfänger zur Annahme oder Kenntnisnahme berechtigt ist.

5.5.2 Die Weitergabe von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen soll über die VS-Registraturen erfolgen und ist nachzuweisen. Die Weitergabe von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen bedarf der schriftlichen Zustimmung der herausgebenden Stelle.

5.5.3 Zwischen zwei getrennt liegenden Gebäuden, die nicht zu einer geschlossenen Gebäudegruppe gehören, sollen Verschlusssachen grundsätzlich mittels technischer Kommunikationsverbindungen übertragen werden. Ist dies nicht möglich, sollen sie durch Kuriere versandt werden. Ist auch dies nicht möglich können Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad GEHEIM durch private Zustelldienste versandt werden.

5.5.4 Die Geheimschutzbeauftragten können besondere Regelungen zur Weitergabe von Verschlusssachen zwischen Geheimnisträgern festlegen.

5.5.5 Weiteres ist der Anlage IV zu entnehmen.

5.6 Weitergabe an nicht öffentliche Stellen

5.6.1 Die Weitergabe von Verschlusssachen an nicht öffentliche Stellen ist nur zulässig, wenn sie im staatlichen Interesse erforderlich ist.

5.6.2 Für die Weitergabe von Verschlusssachen an nicht öffentliche Stellen gilt Folgendes:

• Vor Weitergabe von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen sind beim für die Wirtschaft zuständigen Bundesministerium Sicherheitsbescheide (Facility Security Clearance - FSC -) über die beteiligten nicht öffentlichen Stellen anzufordern.
• Bei der Weitergabe von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen ist Anlage V zu beachten.

5.7 Weitergabe an den Deutschen Bundestag, den Bundesrat und Landesparlamente

Die Weitergabe von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen an den Deutschen Bundestag, den Bundesrat und Landesparlamente erfolgt über die zuständige oberste Landesbehörde grundsätzlich an die VS-Registratur des Empfängers.

5.8 Empfang von Verschlusssachen

5.8.1 Bei Empfang von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrads VS-VERTRAULICH oder höher sind:

• die Sendungen umgehend der VS-Registratur zuzuleiten und nach Nummer 5.2 zu registrieren,
• die Integrität, Authentizität und Vollständigkeit der Sendungen zu prüfen und
• der Empfang mit dem Ergebnis der Prüfung gegenüber der VS-Verwaltung des Absenders unverzüglich zu bestätigen.

5.8.2 Zeigen sich Hinweise auf unbefugte Kenntnisnahme, Unvollständigkeit oder Veränderung, sind die Geheimschutzbeauftragten und die absendenden Stellen unverzüglich zu benachrichtigen.

5.9 Mitnahme von Verschlusssachen außerhalb des Dienstgebäudes

5.9.1 Innerhalb des Bundesgebiets sollen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen grundsätzlich im Voraus an eine Dienststelle am Zielort, die selbst Verschlusssachen verwaltet und aufbewahrt, mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach Nummer 8.7 übertragen werden. Ist dies nicht möglich, sind die folgenden Absätze bei der persönlichen Mitnahme zu beachten.

5.9.2 Die Mitnahme von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen ist grundsätzlich unzulässig. In besonderen Fällen können die Geheimschutzbeauftragten Ausnahmen zulassen. Verschlusssachen sind dann angemessen gegen unbefugte Kenntnisnahme und unbefugten Zugriff zu sichern.

5.9.3 Die Mitnahme von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen bedarf der vorherigen Zustimmung durch die Geheimschutzbeauftragten. Dies gilt ebenso bei der Mitnahme von VS-VERTRAULICH und GEHEIM eingestuften Verschlusssachen in das Ausland.

5.9.4 VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind in einem äußerlich neutralen und verschlossenen VS-Transportbehälter mitzunehmen. An verdeckter Stelle ist die Anschrift der Dienststelle anzubringen. Werden STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen mitgenommen, soll ein Dienstwagen genutzt werden. Ist dies nicht möglich, sind STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssachen von mindestens zwei ausreichend ermächtigten oder zugelassenen Personen zu befördern. Verschlusssachen in elektronischer Form sind auf hierfür zugelassener VS-IT zu transportieren.

5.9.5 Nach außerhalb des Bundesgebiets sind VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen nach Möglichkeit durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes an die zuständige Auslandsvertretung voraus zu senden oder mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach Nummer 8.7 zu übertragen und nach Erledigung des Dienstgeschäftes auf demselben Weg zurückzusenden. Ist dies nicht möglich, so versiegelt das Auswärtige Amt beziehungsweise die zuständige Auslandsvertretung die verpackten Verschlusssachen und stellt eine Bescheinigung aus, nach der ihre Inhaberin oder ihr Inhaber zur Mitnahme des versiegelten Stückes als "Kuriergepäck" berechtigt ist. Die persönliche Mitnahme von VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestuften Verschlusssachen ist ohne Mitwirkung des Auswärtigen Amtes gestattet, wenn sich diese in elektronischer Form auf hierfür zugelassener VS-IT oder mit einem zugelassenen Verfahren verschlüsselt auf einem Datenträger befinden. Die persönliche Mitnahme von STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen im grenzüberschreitenden Verkehr ist unzulässig.

5.9.6 Bei Mitnahme von VS-VERTAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen sind diese ständig in persönlichem Gewahrsam zu halten oder nach Nummer 5.4 aufzubewahren. Die Aufbewahrung in Hotelzimmern bei persönlicher Abwesenheit, Hotelsafes, Gepäckschließfächern oder in unbesetzten Fahrzeugen ist grundsätzlich unzulässig.

5.10 Erörterung von Verschlusssachen

5.10.1 Die Erörterung von Verschlusssachen erfolgt ausschließlich im notwendigen Umfang. In der Öffentlichkeit ist sie zu unterlassen.

5.10.2 Sollen Verschlusssachen in Dienstbesprechungen erörtert werden, ist darauf bei der Einladung unter Angabe des Geheimhaltungsgrads hinzuweisen.

5.10.3 Die entsendenden Dienststellen gewährleisten, dass nur ausreichend ermächtigte Bedienstete entsandt werden und stellen bei VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen über die Ermächtigung eine Konferenzbescheinigung nach Muster 4 der Anlage VII aus, soweit die einladende Stelle dies aus besonderen Gründen für erforderlich hält.

5.10.4 Vor Beginn der Dienstbesprechung hat die Leitung der Veranstaltung auf die Geheimhaltungsbedürftigkeit der Erörterungen hinzuweisen und sich zu vergewissern, dass alle teilnehmenden Personen ausreichend ermächtigt sind.

5.10.5 Aufzeichnungen bedürfen der Zustimmung und sind als Verschlusssachen zu behandeln. Über das Mitführen von Bild- und Tonaufzeichnungsgeräten, mobilen Telekommunikationsgeräten und sonstiger Informationstechnik soll die Leitung der Veranstaltung vor deren Beginn entscheiden.

5.10.6 Bei Erörterung von STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestuften Verschlusssachen sollen abhörsichere oder abhörgeschützte Räume benutzt werden.

5.11 Grundsätze der Aussonderung von Verschlusssachen

5.11.1 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen werden wie nicht eingestuftes Material entsprechend dem Landesarchivgesetz ausgesondert. Die Vernichtung erfolgt nach Nummer 5.13.

5.11.2 Nicht mehr benötigte VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind aus dem Bestand der Dienststelle zur Archivierung oder Vernichtung nach den Nummern 5.12 und 5.13 auszusondern.

5.12 Archivierung von Verschlusssachen

5.12.1 Dienststellen bieten, soweit gesetzlich nicht anderes bestimmt, ihre nicht mehr benötigten VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen der Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz an.

5.12.2 Die Archivierung von Verschlusssachen richtet sich nach den Bestimmungen des Landesarchivgesetzes vom 5. Oktober 1990 (GVBl. S. 42, BS 224-10) in der jeweils geltenden Fassung.

5.13 Vernichtung von Verschlusssachen

5.13.1 Verschlusssachen, die das Landeshauptarchiv nicht übernimmt, sind so zu vernichten, dass der Inhalt weder erkennbar ist, noch erkennbar gemacht werden kann.

5.13.2 Für die Vernichtung dürfen nur Produkte oder Verfahren eingesetzt oder Dienstleister beauftragt werden, die die Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllen. Dazu berät die Verfassungsschutzbehörde.

5.13.3 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen können an den dafür vorgesehenen Orten vernichtet werden.

5.13.4 VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen dürfen nur auf Weisung einer zeichnungsbefugten Person durch die VS-Registratur vernichtet werden. Die für die VS-Registratur zuständigen Personen prüfen die VS auf Vollständigkeit und erstellen ein Vernichtungsprotokoll. Der Nachweis der Vernichtung ist im VS-Bestandsverzeichnis und wenn vorhanden im VS-Registratursystem zu vermerken.

5.14 VS-Zwischenmaterial

5.14.1 VS-Zwischenmaterial, das im Zusammenhang mit einer Verschlusssache anfällt, zum Beispiel Dateien, Vorentwürfe, Tonträger, Folien oder Fehldrucke, gilt als Verschlusssache. Für die Behandlung von VS-Zwischenmaterial sind Abweichungen bei der Kennzeichnung und beim Nachweis sowie bei der Vernichtung zugelassen.

5.14.2 VS-Zwischenmaterial, das nicht an Dritte weitergegeben und das unverzüglich vernichtet wird, braucht nicht als Verschlusssache gekennzeichnet und nicht nachgewiesen zu werden.

5.14.3 VS-Zwischenmaterial, das nicht unverzüglich vernichtet wird, ist mit dem entsprechenden Geheimhaltungsgrad und dem Zusatz "VS-Zwischenmaterial" zu kennzeichnen. Bei Weitergabe von VS-Zwischenmaterial von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen an Dritte ist ein Nachweis erforderlich; dies gilt nicht bei Weitergabe an die VS-Registratur.

5.14.4 Die Vernichtung von VS-Zwischenmaterial richtet sich nach Nummer 5.13.4 mit Ausnahme der Nummer 5.13.4 Satz 2 und 3, die keine Anwendung finden.

6 Zusammenarbeit mit nicht deutschen Stellen und nicht öffentlichen Stellen mit Sitz im Ausland

6.1 Weitergabe von deutschen Verschlusssachen an nicht deutsche Stellen und nicht öffentliche Stellen mit Sitz im Ausland

Für die Weitergabe deutscher Verschlusssachen an nicht deutsche Stellen und nicht öffentliche Stellen mit Sitz im Ausland, gelten die Regelungen der Verschlusssachenanweisung - VSA des Bundes in der jeweils gültigen Fassung mit der Maßgabe, dass die zuständige oberste Landesbehörde an die Stelle des für Inneres zuständigen Bundesministeriums tritt.

6.2 Empfang und Handhabung nicht deutscher Verschlusssachen

6.2.1 Nicht deutsche Verschlusssachen, zu deren Schutz deutsche Dienststellen verpflichtet sind, sind nach dem deutschen Geheimhaltungsgrad, der dem Geheimhaltungsgrad der empfangenen Verschlusssache entspricht, und den getroffenen Vereinbarungen oder der Zusicherung nach Nummer 6.2.2 zu behandeln. Über- oder zwischenstaatliche Regelungen bleiben unberührt.

6.2.2 Soweit kein Regierungs- oder Ressortgeheimschutzabkommen oder ein entsprechendes internationales Abkommen vorliegt, dürfen deutsche Stellen zum Empfang nicht deutscher Verschlusssachen Zusicherungen entsprechend der Verschlusssachenanweisung des Bundes gegenüber nicht deutschen Stellen abgeben. Das für Inneres zuständige Bundesministerium als nationale Sicherheitsbehörde für den Geheimschutz kann im Ausnahmefall abweichende Regelungen treffen.

6.2.3 Alle Rechte des nicht deutschen Herausgebers bleiben unberührt.

6.3 Sicherheitsakkreditierung

IT-Systeme zur Handhabung von Verschlusssachen über- oder zwischenstaatlicher Organisationen, beispielsweise der EU oder der NATO, müssen einem Sicherheitsakkreditierungsverfahren unterzogen werden. Für diese gilt § 36 der Verschlusssachenanweisung des Bundes entsprechend.

6.4 Zentralregistraturen

6.4.1 Für nicht deutsche Verschlusssachen der NATO des Geheimhaltungsgrads COSMIC TOP SECRET oder mit dem Warnvermerk ATOMAL oder höher richtet die nationale Sicherheitsbehörde für den Geheimschutz beim für Verteidigung zuständigen Bundesministerium als zentrale Ein- und Ausgangsstelle für den Empfang und die Weitergabe der Verschlusssachen ein.

6.4.2 Für nicht deutsche Verschlusssachen der EU des Geheimhaltungsgrads TRES SECRET UE/EU TOP SECRET richtet das Auswärtige Amt eine Zentralregistratur als zentrale Ein- und Ausgangsstelle für den Empfang und die Weitergabe der Verschlusssachen ein.

7 Materielle und technische Maßnahmen

7.1 Planung und Durchführung

7.1.1 Bei der Planung und Durchführung von Baumaßnahmen sind rechtzeitig die notwendigen Geheimschutzvorkehrungen zu treffen.

7.1.2 Bei der Planung von VS-Aktensicherungsräumen, VS-Arbeitsbereichen, VS-IT-Räumen und -Bereichen, Sicherheitsbereichen, Alarmanlagen zum Schutz von Verschlusssachen, Telekommunikationsanlagen und abhörsicheren oder abhörgeschützten Räumen ist die Verfassungsschutzbehörde beratend hinzuzuziehen. Sie kann bei Bedarf weitere Stellen wie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beratend hinzuziehen. Die hierbei entstehenden Kosten hat die planende Dienststelle zu tragen.

7.2 Räumliche Sicherheitsmaßnahmen

7.2.1 VS-IT-Räume nach Nummer 7.8.1 und alle anderen Räume, in denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen gehandhabt werden (VS-Arbeitsbereiche) sind vor dem Zutritt unbefugter Personen zu schützen.

7.2.2 Mit der Handhabung von Verschlusssachen befasste Organisationseinheiten und Personen sind nach Möglichkeit räumlich zusammenzufassen.

7.2.3 Sofern Umfang und Bedeutung der dort anfallenden Verschlusssachen es erfordern, sind in einer Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle des Landes oder in einem Teil von ihr von der jeweils zuständigen obersten Landesbehörde Sicherheitsbereiche zu bilden. Diese sind durch personelle, organisatorische und technische Maßnahmen gegen den Zutritt durch Unbefugte zu schützen. Zutritt zu diesen Bereichen darf nur an Stellen möglich sein, an denen eine zuverlässige Prüfung der Zutrittsberechtigung erfolgt. Als Sicherheitsbereiche kommen sowohl einzelne oder mehrere Räume als auch Gebäude oder Gebäudegruppen in Betracht.

7.2.4 Die in einem Sicherheitsbereich tätigen Personen sind beim Betreten des Sicherheitsbereiches anhand des Dienstausweises oder auf andere geeignete Weise zu identifizieren. Besucherinnen und Besucher sowie Fremdpersonal sind nach Identitätsfeststellung während ihres Aufenthalts im Sicherheitsbereich zu beaufsichtigen. Bei Besucherinnen und Besuchern sowie Fremdpersonal, die bzw. das nachweislich etwa durch eine Konferenzbescheinigung nach Muster 4 der Anlage VII nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz und der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum personellen Geheimschutz und zum vorbeugenden personellen Sabotageschutz dem Schutzzweck entsprechend überprüft sind bzw. ist, kann die Beaufsichtigung nach Zustimmung der/des Geheimschutzbeauftragten entfallen.

7.2.5 Mit geeigneten Mitteln ist sicherzustellen, dass das Betreten des Sicherheitsbereiches nur durch berechtigte Personen erfolgt.

7.2.6 Personen, die zum Zugang zu Verschlusssachen ermächtigt sind oder die eine Tätigkeit ausüben, bei der sie sich Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher verschaffen können, ist der Betrieb von privaten Bild- und Tonaufzeichnungsgeräten, privater Informationstechnik und privaten mobilen Telekommunikations-Endgeräten wie Mobiltelefone oder Datenträger am Arbeitsplatz grundsätzlich untersagt. Die Geheimschutzbeauftragten - bei Konferenzen, Sitzungen und Besprechungen die verantwortliche Leitung - können spezielle Regelungen festlegen.

7.3 Technische Sicherung von Verschlusssachen

Technische Mittel zur Sicherung von Verschlusssachen sollten grundsätzlich die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik festgelegten Anforderungen erfüllen. Dies gilt beispielsweise für VS-Verwahrgelasse, VS-Schlüsselbehälter, Einbruch- und Überfallmeldeanlagen, Zutrittskontrollanlagen, VS-Transportbehälter, VS-Sicherheitstüren und -schlösser und technische Mittel zur Vernichtung von Verschlusssachen.

7.4 Abhörschutzmaßnahmen

7.4.1 Dienststellen haben Vorkehrungen zu treffen, damit ihre Telekommunikations- und Informationstechnik nicht dazu missbraucht werden kann, um Raum- und Telefongespräche mit VS-Inhalten abzuhören.

7.4.2 Dienststellen richten Räume ein, in denen häufig oder regelmäßig Gespräche mit VS-VERTRAULICH oder höher eingestuftem Inhalt geführt werden können.

7.4.3 Verfügt die Dienststelle über einen Sicherheitsbereich, sollen sie grundsätzlich innerhalb dieses Sicherheitsbereichs eingerichtet werden.

7.4.4 Sie sind gegen den unbemerkten Zutritt Unbefugter zu schützen. Art und Umfang des Schutzes legen die Geheimschutzbeauftragten unter Berücksichtigung der Lage und des bestehenden Umgebungsschutzes fest.

7.4.5 Näheres regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik. Die Landesverfassungsschutzbehörde kann beratend hinzugezogen werden.

7.5 Besondere Dienststellen

Sofern Dienststellen in besonderem Maße Ziel von Angriffen auf Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Authentizität von Verschlusssachen sein können, legt die für den Geheimschutz zuständige oberste Landesbehörde diese als Dienststellen mit besonderem Geheimschutzbedarf fest.

7.6 VS-Registraturen

7.6.1 VS-Registraturen werden in Sicherheitsbereichen eingerichtet.

7.6.2 Außerhalb der Arbeitszeit sind sie zu bewachen oder durch eine Alarmanlage technisch zu überwachen. In beiden Fällen ist sicherzustellen, dass Unbefugte am Zutritt gehindert werden und dass ein Eindringen Unbefugter erkannt und verhindert wird.

7.6.3 Der Zutritt zu VS-Registraturen wird grundsätzlich nur den von den Geheimschutzbeauftragten festgelegten Bediensteten gewährt. Alle anderen Personen sind, soweit ihnen ebenfalls Zutritt gewährt werden muss, von Bediensteten der VS-Verwaltung zu begleiten.

7.7 VS-Verwahrgelasse

7.7.1 VS-Verwahrgelasse sind besonders gesicherte Räume, Schränke oder sonstige Behältnisse zur Aufbewahrung von Verschlusssachen.

7.7.2 Jede VS-Registratur verfügt über mindestens ein VS-Verwahrgelass.

7.7.3 Ein VS-Verwahrgelass kann von mehreren Personen genutzt werden, die die Geheimschutzbeauftragten in Abhängigkeit von den dort aufbewahrten Verschlusssachen und den zum Zugang berechtigten Personen festlegen und in der Geheimschutzdokumentation beschreiben.

7.7.4 Unberechtigte Zugangsversuche zu VS-Verwahrgelassen sind, soweit technisch möglich, zu protokollieren.

7.8 VS-IT-Räume und -Bereiche

7.8.1 VS-IT-Räume und -Bereiche sind Räume und Bereiche, in denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen mit IT be- oder verarbeitet werden.

7.8.2 Sie sollen, sofern vorhanden, in Sicherheitsbereichen eingerichtet oder zu Sicherheitsbereichen im Sinne von Nummer 7.2.3 erklärt und entsprechend gegen unbefugten Zutritt geschützt werden.

7.9 Zutritts- und Zugangsmittel

7.9.1 Zutritts- und Zugangsmittel zu VS-Arbeitsbereichen, Sicherheitsbereichen, VS-Verwahrgelassen, VS-IT, mit denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen gehandhabt werden oder in denen Systeme zur technischen Überwachung von Verschlusssachen untergebracht sind, sind so zu schützen, dass Unbefugte keinen Zugriff erhalten.

7.9.2 Gegenständliche Zutritts- und Zugangsmittel sind grundsätzlich während der Dienstzeit in persönlichem Gewahrsam zu halten. Vor Verlassen des Dienstgebäudes sind sie grundsätzlich in einem VS-Verwahrgelass oder VS-Schlüsselbehälter zu verschließen.

7.9.3 Wissensbasierte Zutritts- und Zugangsmittel dürfen nur den Berechtigten bekannt sein.

7.9.4 Zutritts- und Zugangsmittel nach Nummer 7.9.1 sind zentral zu verwalten und deren Ausgabe zu dokumentieren.

7.9.5 Für Notfälle sollen Reservezutrittsmittel und -zugangsmittel in beschrifteten und versiegelten Umschlägen aufbewahrt werden.

7.10 Abnahmen und Wiederholungsprüfungen

7.10.1 Dienststellen können die ordnungsgemäße Funktion und Ausführung von technischen Mitteln zur Sicherung von Verschlusssachen, von abhörgeschützten und abhörsicheren Räumen sowie die Einhaltung der Anforderungen der jeweiligen Technischen Leitlinien durch eine Abnahmeprüfung der Verfassungsschutzbehörde nachweisen lassen. Die Verfassungsschutzbehörde kann hierfür das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hinzuziehen.

7.10.2 Die Verfassungsschutzbehörde ist über anstehende Prüfungen nach Nummer 7.10.1 rechtzeitig zu unterrichten.

7.10.3 Nach wesentlichen Änderungen oder wenn eine Beeinträchtigung der Wirksamkeit (zum Beispiel durch Abnutzung oder Verschleiß) zu erwarten ist, sind die Überprüfungen zu wiederholen.

7.11 Lauschabwehrprüfungen

Lauschabwehrprüfungen können bei der Verfassungsschutzbehörde angefragt werden, die hiermit das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik oder eine andere geeignete staatliche Stelle beauftragen kann. Die hierbei entstehenden Kosten hat die anfragende Stelle zu tragen.

8 Einsatz von Informationstechnik

8.1 Allgemeine Grundsätze

8.1.1 Die Sicherheit von VS-IT ist jeder Zeit zu gewährleisten.

8.1.2 Grundlage für die Absicherung von VS-IT ist die Erstellung, die Umsetzung und die regelmäßige Überprüfung des IT-Geheimschutzkonzepts nach Nummer 3.2. Hierzu gehört insbesondere der bewusste Umgang mit IT-Sicherheitsrisiken im Rahmen eines Risikomanagements nach Nummer 2.3.

8.1.3 Werden mit VS-IT VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen verarbeitet, ist eine Risikoanalyse nach BSI-Standards in der jeweils gültigen Fassung durchzuführen.

8.2 Freigabe des Betriebs von VS-IT

8.2.1 Die Verarbeitung von Verschlusssachen ist nur mit VS-IT zulässig, die hierfür freigegeben ist. Die Freigabe kann unter Auflagen erteilt werden.

8.2.2 Vor der Freigabe veranlassen die Geheimschutzbeauftragten eine Überprüfung der wirksamen Umsetzung der Geheimschutzmaßnahmen.

8.2.3 VS-IT ist durch die Dienststellenleitung freizugeben. Bei mehreren beteiligten Dienststellen erfolgt die Gesamtfreigabe auf Grundlage der Einzelprüfnachweise der beteiligten Dienststellen über die getroffenen Geheimschutzmaßnahmen und des Votums der Verfassungsschutzbehörde nach Nummer 8.2.2 durch das für Inneres zuständige Landesministerium. Die Freigabe beziehungsweise die Gesamtfreigabe ist zu dokumentieren.

8.2.4 Geheimschutzrelevante Änderungen bei freigegebener VS-IT bedürfen der vorherigen Zustimmung der Geheimschutzbeauftragten. In diesen Fällen ist das IT-Geheimschutzkonzept entsprechend zu aktualisieren und eine erneute Überprüfung der wirksamen Umsetzung der Geheimschutzmaßnahmen zu veranlassen.

8.3 Zulassung von IT-Sicherheitsprodukten

8.3.1 Produkte, die innerhalb von VS-IT IT-Sicherheitsfunktionen übernehmen (IT-Sicherheitsprodukte), müssen grundsätzlich, vor ihrem Einsatz, vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zugelassen sein.

8.3.2 Sofern für bestimmte VS-IT keine zugelassenen IT-Sicherheitsprodukte zur Verfügung stehen oder eine zeitgerechte Bereitstellung nicht möglich ist, sollte beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik eine Freigabeempfehlung für andere Produkte beantragt werden.

8.4 IT-Sicherheitsfunktionen

IT-Sicherheitsfunktionen innerhalb von VS-IT, die eine grundsätzliche Zulassung des Produktes durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nach Nummer 8.3.1 bedürfen, sind insbesondere Funktionen:

• zur Zugangs- und Zugriffskontrolle,
• zur Identifikation und Authentisierung,
• zur kryptographischen Unterstützung,
• für das Sicherheitsmanagement,
• zur Informationsflusskontrolle,
• zum internen Schutz der Benutzerdaten,
• zum Selbstschutz der Sicherheitsfunktionen und ihrer Daten,
• zur Netzwerktrennung,
• zum Schutz der Unversehrtheit,
• zur Verfügbarkeitsüberwachung oder
• zur Sicherheitsprotokollierung und Nachweisführung.

Einzelheiten dazu und zum Zulassungskonzept werden in den Technischen Leitlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik geregelt.

8.5 Schutz von VS-Übertragungseinrichtungen, -leitungen und -verteilern

8.5.1 VS-Übertragungseinrichtungen, -leitungen und -verteiler, die Verschlusssachen unkryptiert führen, sind gegen unbefugten Zugriff zu schützen.

8.5.2 Für VS-IT, die für VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte Verschlusssachen eingesetzt wird, gilt dieser Schutz innerhalb von Räumen und Bereichen, die gegen unkontrollierten Zugang geschützt sind, grundsätzlich als gegeben.

8.5.3 Für VS-IT, die für VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen eingesetzt wird, gilt dieser Schutz innerhalb von VS-IT-Räumen und -Bereichen sowie innerhalb von Sicherheitsbereichen nach Nummer 7.2.3 grundsätzlich als gegeben.

8.5.4 Außerhalb von Räumen und Bereichen nach den Nummern 8.5.2 und 8.5.3 sind durch die Geheimschutzbeauftragten festzulegende zusätzliche Maßnahmen zu treffen. Näheres regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

8.6 Handhabung von Datenträgern und IT-Produkten für unkryptierte Verschlusssachen

IT-Produkte die keiner Zulassung bedürfen, Datenträger und mobile IT, auf denen jeweils elektronische Verschlusssachen unkryptiert gespeichert sind, sind so zu schützen wie es die Einstufung der darauf gespeicherten Information erfordert.

8.7 Übertragung von Verschlusssachen über technische Kommunikationsverbindungen

8.7.1 Verschlusssachen müssen bei der Weitergabe über technische Kommunikationsverbindungen (elektronische Übertragung) grundsätzlich durch IT-Sicherheitsprodukte nach Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik verschlüsselt werden. Innerhalb einer Liegenschaft kann eine Verschlüsselung unterbleiben, wenn die Übertragung der Verschlusssachen ausschließlich leitungsgebunden erfolgt und die Übertragungseinrichtungen einschließlich Kabel und Verteiler gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Nummer 8.9 bleibt unberührt.

8.7.2 Verschlusssachen dürfen ausnahmsweise über andere technische Kommunikationsverbindungen übermittelt werden, wenn die durch die Übermittlung über eine Kommunikationsverbindung nach Nummer 8.7.1 zu erwartende Verzögerung zu einem Schaden führen würde, der den mit einer Preisgabe der Verschlusssache verbundenen Schaden deutlich überwiegen würde. In diesem Fall darf:

8.7.2.1 für die Kommunikation von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Informationen eine nicht nach Nummer 8.7.1 geschützte Verbindung genutzt werden. Es sind Verbindungen auszuwählen, bei denen das Risiko des Mithörens durch Unbefugte weitestgehend reduziert wird. Dies ist im IT-Geheimschutzkonzept zu dokumentieren.

8.7.2.2 für die Kommunikation von VS-VERTRAULICH eingestuften Informationen eine für VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH freigegebene Verbindung genutzt werden.

8.7.3 In den Ausnahmefällen nach Nummer 8.7.2 sind folgende Vorsichtsmaßnahmen, die den Bediensteten zur Kenntnis zu geben sind, zu beachten, damit das Risiko eines Informationsabflusses weitgehend reduziert wird:

8.7.3.1 die Identität des Kommunikationspartners soll vor Beginn der Kommunikation festgestellt werden,

8.7.3.2 die Kommunikation ist so zu führen, dass der Sachverhalt Dritten nicht verständlich wird und ein unmittelbarer Rückschluss auf den VS-Charakter nicht möglich ist,

8.7.3.3 die übermittelten Verschlusssachen dürfen keine Kennzeichnungen oder Hinweise aufweisen, die sie von einer nicht eingestuften Information unterscheiden. Die Kennzeichnungspflicht nach Nummer 5.1 ist in diesem Fall aufgehoben und

8.7.3.4 die Kommunikationspartner sind auf anderem Wege (zum Beispiel über andere technische Kommunikationsverbindungen, durch Post oder Kurier) unverzüglich über die Einstufung der Verschlusssachen zu unterrichten, außer, dies ist im Einzelfall nicht möglich oder nicht zweckmäßig.

8.8 Vernichtung und Aussonderung von Datenträgern und registrierten IT-Produkten

8.8.1 Nicht mehr benötigte VS-Datenträger sind zu löschen oder physikalisch zu vernichten.

8.8.2 Die Löschung muss mittels vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nach Nummer 8.3 dafür zugelassener beziehungsweise zur Freigabe empfohlener IT-Sicherheitsprodukte erfolgen.

8.8.3 Ist eine Löschung nicht möglich, sind die Speichermedien physisch zu vernichten.

8.8.4 Die Löschung beziehungsweise Vernichtung ist in der Geheimschutzdokumentation zu dokumentieren.

8.9 Abstrahlschutzmaßnahmen

Für VS-IT, die für VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen eingesetzt wird, sind Abstrahlschutzmaßnahmen zu treffen und zu dokumentieren. Die Verfassungsschutzbehörde kann beratend mitwirken.

8.10 Zusammenschaltung von VS-IT

8.10.1 Eine Zusammenschaltung unterschiedlicher VS-IT ist nur beim Vorliegen des gleichen Schutzniveaus erlaubt.

8.10.2 Die direkte oder kaskadierte Zusammenschaltung von bis zum Geheimhaltungsgrad STRENG GEHEIM freigegebener VS-IT mit offener oder ungeschützter IT ist nicht zulässig.

9 Kryptopersonal und Handhabung von Kryptomitteln

9.1 Kryptomittel

9.1.1 Kryptomittel im Sinne dieser Vorschrift sind Produkte, Geräte und die dazugehörigen Dokumente sowie zugehörige Schlüsselmittel zur Verschlüsselung, Übertragung und Entschlüsselung von Informationen, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik als solche festgelegt werden.

9.1.2 Kryptomittel unterliegen einer Nachweisführung. Diese erfolgt entsprechend der Nachweisführung für VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen. Dazu sind Bestandsverzeichnisse anzulegen.

9.2 Nationale Verteilerstellen für Kryptomittel

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nimmt die Aufgaben der zentralen Nachweisführung, Verwaltung und Verteilung von Kryptomitteln als zivile nationale Verteilerstelle für Kryptomittel (Civil National Distribution Authority) wahr.

9.3 Kryptoverwaltung

9.3.1 Dienststellen, die Kryptomittel handhaben, bestimmen eine berechtigte Person und eine Vertretung zur Kryptoverwaltung.

9.3.2 Der Name der berechtigten Person, der Vertretung und die Behördenanschrift sowie Änderungen sind der jeweils zuständigen nationalen Verteilerstelle für Kryptomittel mitzuteilen.

9.3.3 Ein Kryptobestandsverzeichnis ist zu führen.

9.3.4 Weitere Aufgaben der Kryptoverwaltung sind der Anlage I zu entnehmen.

9.4 Kryptopersonal

Personen, die Zugang zu Kryptomitteln erhalten (Kryptopersonal), sind von der Vorgesetzten oder dem Vorgesetzten nach Muster 27 der Anlage VII zu belehren. Die Belehrung ist zu dokumentieren.

10 Aufrechterhaltung des Geheimschutzes

10.1 Kontrollen

Die Geheimschutzbeauftragten sollen in ihrer Dienststelle in angemessenen Zeitabständen kontrollieren, ob die Einstufung, die Befristung und die Handhabung der Verschlusssachen den Vorschriften der Verschlusssachenanweisung entsprechen. Die Kontrollen können auch durch besonders beauftragte Bedienstete durchgeführt werden. Soweit die Bearbeitung von Verschlusssachen mit IT betroffen ist, werden die Geheimschutzbeauftragten hierbei von den IT-Geheimschutzverantwortlichen unterstützt.

10.2 Behandlung von Geheimschutzvorkommnissen

10.2.1 Wird bekannt oder besteht der Verdacht, dass Geheimschutzvorschriften verletzt wurden oder Sicherheitsvorkehrungen den Geheimschutz nicht gewährleisten, sind die betroffenen Geheimschutzbeauftragten unverzüglich zu unterrichten. Die Geheimschutzbeauftragten stellen in diesen Fällen den Sachverhalt fest und treffen die erforderlichen Maßnahmen.

10.2.2 Ist ein nachrichtendienstlicher Hintergrund oder eine Verratstätigkeit anderer Art nicht auszuschließen, so ist die Verfassungsschutzbehörde zu beteiligen. Weitere Maßnahmen werden durch die Verfassungsschutzbehörde koordiniert.

10.3 Verhalten in außergewöhnlichen Gefahrenlagen

Sofern im Katastrophen-, Alarm- oder Verteidigungsfall oder in vergleichbaren außergewöhnlichen Gefahrenlagen die Möglichkeit besteht, dass Unbefugte sich Zugang zu VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen verschaffen können und eine Aufbewahrung nach Nummer 5.4 nicht möglich ist, sind die Verschlusssachen zu vernichten.

11 Abschließende Regelungen

11.1 Schlussbestimmungen

11.1.1 Die für den Geheimschutz zuständige oberste Landesbehörde kann in besonderen Ausnahmefällen Abweichungen von dieser Verschlusssachenanweisung unter der Voraussetzung zulassen, dass der mit der Verschlusssachenanweisung beabsichtigte Schutz durch andere Sicherheitsvorkehrungen erreicht wird.

11.1.2 Jede Dienststelle kann über die Verschlusssachenanweisung hinaus gesteigerte Sicherheitsvorkehrungen treffen, soweit sie die notwendige einheitliche Behandlung der Verschlusssachen im gesamten VS-Verkehr nicht beeinträchtigen. Diese Abweichungen sind in die Geheimschutzdokumentation aufzunehmen.

11.2 Inkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Anweisung zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung/ VSA) Rheinland-Pfalz vom 12. November 2001 (MinBl. 2002 S. 84; 2019 S. 188) außer Kraft.

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Geheimschutzbeauftragte oder besonders beauftragte Bedienstete (zum Beispiel Geheimschutzbeamte) nehmen insbesondere die nachfolgend beschriebenen Aufgaben wahr:

1.1 Geheimschutzorganisation

• die Einrichtung und den Betrieb einer VS-Registratur,
• die Einrichtung und den Betrieb einer Kryptoverwaltung,
• die Veranlassung der Bestellung von besonders beauftragten Bediensteten, VS-Registratoren und Kryptoverwaltern,
• die Gewährleistung der erforderlichen Fachkunde der Bediensteten in der Geheimschutzorganisation und
• die Erstellung und Fortschreibung der Geheimschutzdokumentation nach Nummer 3.1 VSA.

1.2 Personeller Geheimschutz

• die Erfassung der Dienstposten, auf denen eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit im Sinne des § 2 LSÜG ausgeübt wird,
• die Veranlassung von Sicherheitsüberprüfungen nach dem LSÜG,
• die Durchführung des LSÜG als zuständige Stelle,
• die Verpflichtung, Ermächtigung und Zulassung von Personen zu sicherheitsempfindlichen Tätigkeiten sowie die Erweiterung, Einschränkung oder Aufhebung der Ermächtigung und Zulassung,
• die Unterrichtung der VS-Registratur über Ermächtigungen und Zulassungen sowie deren Erweiterung, Einschränkung, Aufhebung oder Erlöschen und
• die Sicherstellung der Begleitung von Fremdpersonal in Sicherheitsbereichen.

1.3 Materieller Geheimschutz

• die Festlegung und Einrichtung von Sicherheitsbereichen innerhalb der Dienststelle,
• die Festlegung und Einrichtung von abhörsicheren, abhörgeschützten und abstrahlsicheren Räumen,
• die Festlegung und Einrichtung von Räumen für die Handhabung von VS-VERTRAULICH und höher eingestuften Verschlusssachen, insbesondere unter Abstrahlgesichtspunkten vermessene Räume (entsprechend dem BSI-Zonenmodell),
• die Festlegung und Einrichtung von Räumen zur Aufbewahrung von Verschlusssachen und VS-IT-Räume und -Bereiche,
• die Errichtung von Einbruch- und Überfallmeldeanlagen,
• die Errichtung von Zutrittskontrollen,
• die technischen Überprüfungen zur Abnahme und Revision von abhörgeschützten, abhörsicheren und abstrahlsicheren Räumen,
• die technischen Überprüfungen zur Abnahme von technischen Sicherungseinrichtungen,
• die Festlegung und Bereitstellung von Arbeitsmitteln für die Handhabung von Verschlusssachen,
• die Vorkehrungen gegen ein unbefugtes Vervielfältigen von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften Verschlusssachen,
• die Festlegung von Verfahren zur Vernichtung von Verschlusssachen,
• die Lauschabwehr- und sonstigen Manipulationsprüfungen,
• die Festlegung der Anforderungen des Geheimschutzes an VS-IT,
• die Möglichkeit der Durchführung von Kontrollen und
• die Behandlung von Geheimschutzvorkommnissen.

2 IT-Geheimschutzverantwortliche

IT-Geheimschutzverantwortliche nehmen insbesondere die nachfolgend beschriebenen Aufgaben wahr:

• Erstellung und Umsetzung des Informationssicherheits- / Geheimschutzkonzepts,
• Unterstützung des Geheimschutzbeauftragten bei Kontrollen und der Behandlung von Geheimschutzvorkommnissen, soweit die Verarbeitung von Verschlusssachen mit IT betroffen ist,
• Unterstützung des Geheimschutzbeauftragten bei der Überprüfung der Umsetzung der Geheimschutzmaßnahmen, soweit die Verarbeitung von Verschlusssachen mit IT betroffen ist und
• Planung neuer und Änderung bestehender VS-IT-Verfahren.

3 VS-Registratur

Die Aufgaben der VS-Registratur umfassen insbesondere:

• den Empfang und Versand von Verschlusssachen einschließlich ihrer Überprüfung auf vorschriftsmäßige Verpackung, Beschädigungen und Vollständigkeit,
• die Registrierung von Verschlusssachen im VS-Bestandsverzeichnis sowie die Führung aller weiteren erforderlichen Nachweise,
• die Ausgabe von Verschlusssachen nur an entsprechend ermächtigtes oder zu deren Beförderung zugelassenes Personal,
• die Nachfrage, ob Verschlusssachen weiterhin beim Nutzer verbleiben müssen,
• als VS-Registratur der herausgebenden Dienststelle: die notwendigen Benachrichtigungen im Falle einer Verlängerung, Änderung oder Aufhebung der Einstufung einer Verschlusssache,
• als VS-Registratur der empfangenden Dienststelle: die Nachvollziehung entsprechend eingehender Benachrichtigungen,
• die Prüfung, ob die Einstufung von Verschlusssachen, deren Befristung abgelaufen ist, verlängert wurde durch Abfrage in der VS-Nachweisdatenbank, gegebenenfalls die Nachvollziehung von Verlängerungen oder Aufhebungen der entsprechenden VS-Einstufungen,
• die Sicherstellung der vollständigen Rückgabe von Verschlusssachen im Fall des Aufgabenwechsels von Mitarbeitern innerhalb der Dienststelle, der Aufhebung ihrer Ermächtigung sowie ihres Ausscheidens aus der Dienststelle,
• die jährliche Durchführung von Bestandsprüfungen und schriftliche Berichterstattung an den Geheimschutzbeauftragten,
• die Aussonderung von Verschlusssachen (Abgabe an das zuständige Archiv beziehungsweise Vernichtung) und
• die unverzügliche Mitteilung von Geheimschutzvorkommnissen an den Geheimschutzbeauftragten.

Die Muster für die vorgenannten Tätigkeiten befinden sich in Anlage VII.

4 Kryptoverwaltung

Die Aufgaben der Kryptoverwaltung umfassen insbesondere:

• den Empfang von Kryptomittelsendungen einschließlich ihrer Überprüfung auf vorschriftsmäßige Verpackung, Beschädigungen und Vollständigkeit,
• die Registrierung von Kryptomitteln sowie die Führung aller weiteren erforderlichen Nachweise,
• die Ausgabe von Kryptomitteln nur an Kryptopersonal,
• die Überprüfung der Notwendigkeit des Einsatzes von Kryptomitteln durch das Kryptopersonal und gegebenenfalls deren Abmeldung bei der zuständigen Kryptoverteilerstelle,
• die Sicherstellung der Rückgabe von Kryptomitteln im Fall des Aufgabenwechsels des zuständigen Kryptopersonals innerhalb der Dienststelle sowie dessen Ausscheiden aus der Dienststelle,
• die jährliche Durchführung von Bestandsprüfungen und schriftliche Berichterstattung an die Geheimschutzbeauftragten,
• die jährliche Durchführung der Seitenkontrollen bei Vorschriften und Dokumentationen,
• die Einarbeitung von Änderungen in Vorschriften,
• die Vernichtung von Kryptomitteln und
• die unverzügliche Mitteilung von Bloßstellungen oder vermutlichen Bloßstellungen von Kryptomitteln sowie von Verstößen gegen Bestimmungen zum Umgang mit Kryptomitteln an die Geheimschutzbeauftragten.

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1 Zuständigkeit

Die Geheimschutzdokumentationen gemäß Nummer 3.1 VSA werden von den Geheimschutzbeauftragten oder besonders beauftragten Bediensteten (zum Beispiel Geheimschutzbeamten) erstellt und fortgeschrieben. Bei der Erstellung der VS-IT-Dokumentationen, die Teil der Geheimschutzdokumentationen sind, werden sie von den IT-Geheimschutzverantwortlichen unterstützt.

2 Inhalt der Geheimschutzdokumentation

Die Geheimschutzdokumentation umfasst:

• alle Vorschriften, die in der jeweiligen Dienststelle bei der Handhabung von Verschlusssachen zu beachten sind, insbesondere Dienstanweisungen, Erlasse und Rundschreiben, die den Umgang mit Verschlusssachen regeln,
• eine Auflistung aller sicherheitsempfindlichen Dienstposten der jeweiligen Dienststelle die erkennen lassen soll, welche Art der Sicherheitsüberprüfung für den jeweiligen Dienstposten erforderlich ist,
• eine Auflistung der nach Nummer 1.4.2 VSA ermächtigten und nach Nummer 1.4.3 VSA zugelassenen Personen der jeweiligen Dienststelle, die erkennen lassen soll, wann und bis zu welchem Geheimhaltungsgrad die jeweiligen Personen ermächtigt beziehungsweise zugelassen sowie belehrt wurden,
• die VS-Sicherungsdokumentation (siehe Nummer 3.1 VSA),
• die VS-IT-Dokumentation (siehe Nummer 3.2 VSA),
• alle Nachweise über durchgeführte Überprüfungen nach Nummer 3.3 VSA. Die Ergebnisse der durchgeführten Überprüfungen sind festzuhalten und zur Geheimschutzdokumentation zu nehmen. Werden bei den Überprüfungen Mängel an der Wirksamkeit der Geheimschutzmaßnahmen festgestellt, sind auch diese und die diesbezüglich ergriffenen Maßnahmen in der Geheimschutzdokumentation darzulegen,
• alle Prüfprotokolle über Abnahmen und Wiederholungsüberprüfungen nach Nummer 7.10 VSA. Werden bei den Abnahmen oder Wiederholungsüberprüfungen Mängel an der ordnungsgemäßen Funktion und Ausführung von technischen Mitteln zur Sicherung von Verschlusssachen oder von abhörgeschützten oder abhörsicheren Räumen oder Mängel bei der Einhaltung der Anforderungen der jeweiligen Technischen Leitlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik festgestellt, sind diese und die diesbezüglich ergriffenen Maßnahmen in der Geheimschutzdokumentation darzulegen,
• alle Nachweise über durchgeführte Lauschabwehrprüfungen nach Nummer 7.11 VSA. Die Ergebnisse der Lauschabwehrüberprüfungen sind festzuhalten und zur Geheimschutzdokumentation zu nehmen. Werden im Rahmen der Lauschabwehrprüfungen Manipulationen festgestellt, sind auch diese und die diesbezüglich ergriffenen Maßnahmen in der Geheimschutzdokumentation darzulegen,
• alle Nachweise über durchgeführte Kontrollen nach Nummer 10.1 VSA. Die Ergebnisse der Kontrollen sind festzuhalten und zur Geheimschutzdokumentation zu nehmen. Werden bei den Kontrollen Verstöße gegen die VSA festgestellt, sind auch diese und die diesbezüglich ergriffenen Maßnahmen in der Geheimschutzdokumentation darzulegen,
• alle Berichte über Geheimschutzvorkommnisse nach Nummer 10.2 VSA und Berichte über die diesbezüglich ergriffenen Maßnahmen sowie über gegebenenfalls erfolgte Unterrichtungen und Beteiligungen nach Nummer 10.2 VSA, sind zur Geheimschutzdokumentation zu nehmen,
• Handlungsanweisungen (Notfallpläne) für die Vernichtung von Verschlusssachen in außergewöhnlichen Gefahrenlagen nach Nummer 10.3 VSA und
• die Empfangsbestätigungen zu ausgegebenen VS-Bestandsverzeichnissen.

2.1 Inhalt der VS-Sicherungsdokumentation

Die VS-Sicherungsdokumentation umfasst:

• eine Auflistung der Anzahl und Standorte:
  • der VS-Aktensicherungsräume nach Nummer 7.1.2 VSA,
  • der VS-Arbeitsbereiche nach Nummer 7.2.1 VSA,
  • der Sicherheitsbereiche nach Nummer 7.2.3 VSA sowie der hierzu Zutrittsberechtigten,
  • der abhörgeschützten und abhörsicheren Räume nach Nummer 7.4.2 VSA,
  • der VS-Registratur nach Nummer 7.6 VSA sowie der VS-Registratoren,
  • der VS-Verwahrgelasse nach Nummer 7.7 VSA sowie deren Nutzer, oder VS-IT-Räume und -Bereiche nach Nummer 7.8 VSA,
  • der VS-Schlüsselbehälter nach Nummer 7.9.2 VSA sowie deren Nutzer und
  • der Reservezutrittsmittel und -zugangsmittel nach Nummer 7.9.5 VSA sowie deren Verwalter,
• eine Beschreibung der Geheimschutzmaßnahmen für die bei der Dienststelle vorhandenen vorgenannten Bereiche, Räume, Behälter und Mittel, einschließlich der Regelungen zu deren Nutzung, Bewachung und technischen Überwachung unter Berücksichtigung der mehrschichtigen Sicherheit nach Nummer 1.6 VSA.

2.2 Inhalt der VS-IT- Dokumentation

Die VS-IT-Dokumentation umfasst:

• das Informationssicherheitskonzept in Verbindung mit dem IT-Geheimschutzkonzept nach Nummer 3.2.1 VSA einschließlich des Nachweises über dessen Freigabe,
• alle Nachweise über durchgeführte IT-Revisionen nach Nummer 3.3 VSA,
• eine Auflistung der Art, Anzahl und Standorte der genutzten VS-IT und deren IT-Sicherheitsfunktionen nach Nummer 8.4 VSA,
• eine Dokumentation der Freigabe des Betriebs von VS-IT nach Nummer 8.2 VSA und
• die Zulassungsnachweise nach Nummer 8.3.2 VSA.

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Eine sachgerechte Einstufung trägt dazu bei, dass tatsächlich geheimhaltungsbedürftige Informationen effektiv geschützt und der Aufwand für unnötige Sicherheitsmaßnahmen vermieden wird.

Folgendes ist zu beachten:

1 Kritische Prüfung, ob eine Einstufung tatsächlich notwendig ist

Eine Einstufung kommt nur im öffentlichen Interesse, insbesondere zum Schutz des Wohles eines Landes oder des Bundes in Betracht. Geschäfts-, Betriebs-, Erfindungs-, Steuer- oder sonstige private Geheimnisse oder Umstände des persönlichen Lebensbereichs sind nur dann einzustufen, wenn die Einstufung zumindest auch im öffentlichen Interesse liegt.

Ein öffentliches Interesse an einer Einstufung kommt grundsätzlich nur bei Informationen in Betracht, die:

• die innere Sicherheit,
• die äußere Sicherheit oder
• die auswärtigen Beziehungen

des Bundes oder eines Landes betreffen.

Im Falle einer Einstufung muss von der herausgebenden Stelle der Verschlusssache schlüssig darzulegen sein, welche Schäden, Gefährdungen oder Nachteile für den Bestand, die Sicherheit oder die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder bei Kenntnisnahme durch Unbefugte entstehen können.

Für Informationen, die die oben beschriebenen Anforderungen nicht erfüllen, kann eine Einstufung nicht erfolgen. Für diese Informationen bestehen möglicherweise andere Regelungen, die zu beachten sind und den Schutz dieser Informationen sicherstellen (zum Beispiel die Pflicht der Wahrung von Dienst- oder Steuergeheimnissen, das Datenschutzrecht oder das Archivrecht).

Innerhalb der Gesamteinstufung einer Verschlusssache können deutlich definierte Teile (zum Beispiel Teilpläne, Abschnitte, Kapitel, Verzeichnisse oder Nummern) niedriger oder nicht eingestuft werden. Es ist zu prüfen, in wie fern das Schutzbedürfnis einer Verschlusssache nur zeitlich begrenzt besteht und daher die Einstufungsfrist kürzer zu bemessen ist.

2 Im Falle einer Einstufung müssen der gewählte Geheimhaltungsgrad und die damit verbundenen Schutzmaßnahmen dem konkreten Schutzbedürfnis entsprechen.

Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH oder höher hat zur Folge, dass alle Personen, die Zugang zu der Verschlusssache haben oder ihn sich verschaffen können, einer aufwendigen, in Persönlichkeitsrechte eingreifenden Sicherheitsüberprüfung unterzogen und kostenintensive materielle Schutzmaßnahmen getroffen werden müssen. Vor diesem Hintergrund ist eine Einstufung nur bei einem konkreten Schutzbedürfnis vorzunehmen. Das jeweilige Schutzbedürfnis ist für jeden Geheimhaltungsgrad im Landessicherheitsüberprüfungsgesetz festgelegt.

3 VS-Einstufungen

3.1 STRENG GEHEIM

Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades STRENG GEHEIM kommt zum Beispiel in Betracht für:

• das (Gesamt-)Informationsaufkommen der Verfassungsschutzbehörde des Landes Rheinland-Pfalz oder eines anderen Nachrichtendienstes und
• Zusammenstellungen, deren einzelne Teile GEHEIM eingestuft sind, die jedoch in ihrer Gesamtheit STRENG GEHEIM einzustufen sind.

3.2 GEHEIM

Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades GEHEIM kommt zum Beispiel in Betracht für:

• Maßnahmen nach dem Gesetz zur Beschränkung des Brief-, Post- und Fernmeldegeheimnisses,
• besondere Einsatzmittel und -verfahren von Spezialkräften der Polizei,
• Kryptodaten, die für die Verschlüsselung von VS-VERTRAULICH und höher eingestuften Verschlusssachen eingesetzt werden und
• Zusammenstellungen, deren einzelne Teile VS-VERTRAULICH eingestuft sind, die jedoch in ihrer Gesamtheit GEHEIM einzustufen sind.

3.3 VS-VERTRAULICH

Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH kommt zum Beispiel in Betracht für:

• Ermittlungsberichte in Spionageverdachtsfällen,
• Erkenntnisse über die Arbeitsweise extremistischer/terroristischer Organisationen, deren Preisgabe die weitere Beobachtung/Aufklärung gefährden würde,
• außenpolitische Verhandlungspositionen, deren frühzeitige Bekanntgabe deutschen Interessen schaden würde und
• Zusammenstellungen, deren einzelne Teile VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuft sind, die jedoch in ihrer Gesamtheit VS-VERTRAULICH einzustufen sind.

3.4 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH

Eine Einstufung als Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH kommt zum Beispiel in Betracht für:

• Fahndungsunterlagen aus den Bereichen Terrorismus/ Extremismus,
• besondere Dienstanweisungen und Dienstpläne,
• Geheimschutzdokumentationen und
• Zusammenstellungen, deren einzelne Teile nicht eingestuft sind, die jedoch in ihrer Gesamtheit VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH einzustufen sind.

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1 Kennzeichnung von Verschlusssachen

1.1 Kennzeichnung von Schriftgut

Bei STRENG GEHEIM und GEHEIM eingestuften Verschlusssachen wird der Geheimhaltungsgrad mit dem Zusatz "amtlich geheim gehalten" in roter Farbe durch Stempel oder Kennzeichnung am oberen und unteren Rand jeder beschriebenen Seite angebracht.

Bei VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen wird der Geheimhaltungsgrad mit dem Zusatz "amtlich geheim gehalten" in schwarzer oder blauer Farbe durch Stempel oder Kennzeichnung am oberen Rand jeder beschriebenen Seite angebracht.

Bei VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Verschlusssachen wird der Geheimhaltungsgrad in schwarzer oder blauer Farbe durch Stempel oder Kennzeichnung am oberen Rand jeder beschriebenen Seite angebracht.

1.2 Kennzeichnung von VS-Schriftgutbehältern, Behältern von VS-Datenträgern und VS-Bestandsverzeichnissen

Die äußeren Vorder- und Rückseiten sowie gegebenenfalls die Rücken von Schriftgutbehältern und Behältern von VS-Datenträgern (zum Beispiel Boxen, Ordner, Hefter, Hüllen, Lauf-, Klebe- oder Sammelmappen), in denen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen befördert oder verwahrt werden, sind wie folgt zu kennzeichnen:

• bei STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen mit einem gelben und einem roten Diagonalstreifen (überkreuzt),
• bei GEHEIM eingestuften Verschlusssachen mit einem roten Diagonalstreifen und
• bei VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen mit einem blauen Diagonalstreifen.

VS-Bestandsverzeichnisse sind in derselben Weise zu kennzeichnen.

1.3 Warn- und Sperrvermerke

Warn- und Sperrvermerke begrenzen den zugangsberechtigten Empfängerkreis einer Verschlusssache. Eine Weitergabe einer mit Warn- oder Sperrvermerk gekennzeichneten Verschlusssache an andere als die entsprechend berechtigten Personen ist nur mit Zustimmung des Herausgebers zulässig. Zudem können Warn- und Sperrvermerke weitere Auflagen zur Handhabung der Verschlusssache regeln. Warn- und Sperrvermerke sollen gut sichtbar in der Nähe des Verschlusssachengrades angebracht werden.

Für die Handhabung von Verschlusssachen, die mit einem Warnvermerk versehen sind, gibt es zusätzliche Handhabungsanweisungen, die den entsprechend berechtigten und ermächtigten Personen bekannt sind.

1.3.1 Warnvermerke

Es können insbesondere die nachfolgend aufgeführten Warnvermerke verwendet werden:

• "KRYPTOSICHERHEIT" oder "KRYPTO" oder "CRYP-TOSECURITY" oder "CRYPTO",
• "Controlled COMSEC Item" oder "CCI",
• "Atomal" und
• "Auswertesache (Schutzwort)" oder "ANRECHT" oder "Schutzwort-VS" oder "SW-VS".

Warnvermerke für nichtdeutsche Verschlusssachen regeln die jeweiligen über- oder zwischenstaatlichen Bestimmungen.

1.3.2 Sperrvermerke

Es können insbesondere die nachfolgend aufgeführten Sperrvermerke verwendet werden:

• " < jeweilige Behörde > intern",
• "Für Geheimschutzbeauftragte",
• "Nur Deutschen zur Kenntnis" oder "GE eyes only",
• "Weitergabe an < jeweiliger Name >",
• "Keine Weitergabe an < jeweiliger Name >",
• "FÜR KRYPTOVERWALTER" oder "for crypto custodian",
• "Nur zu Ihrer Information" und
• "Die Fertigung von Kopien dieser VS ist untersagt".

2 Nachweis VS-VERTRAULICH oder höher eingestufter Verschlusssachen

Die papiergestützte Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Bestandsverzeichnissen, VS-Quittungsbüchern, VS-Begleitzetteln, VS-Empfangsscheinen, VS-Übergabeprotokollen und VS-Vernichtungsprotokollen.

Jede Eintragung, Änderung, nachträgliche Ergänzung und Streichung in papiergestützten VS-Nachweisen muss mit Datum versehen und der jeweils handelnden Person zuzuordnen sein. Bei Änderungen und Streichungen muss der ursprüngliche Text lesbar bleiben. Es ist unzulässig, Eintragungen zu löschen oder unkenntlich zu machen sowie Teile zu entfernen oder einzufügen.

Die elektronische Nachweisführung von Verschlusssachen erfolgt anhand von VS-Registratursystemen.

Jede Erstellung, Änderung, nachträgliche Ergänzung und Löschung eines Datensatzes in elektronischen VS-Nachweisen ist mit Datum, Uhrzeit und Namen der sie bearbeitenden Person zu protokollieren. Änderungen und Löschungen von bestehenden Datensätzen müssen so vorgenommen werden, dass der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleibt.

Die Protokolldaten sind in beiden Fällen der Nachweisführung für mindestens fünf Jahre nach Vernichtung, Abgabe oder Herabstufung der betroffenen Verschlusssache verfügbar zu halten.

2.1 VS-Bestandsverzeichnisse und VS-Registratursysteme

Die Registrierung von Verschlusssachen in VS-Bestandsverzeichnissen und VS-Registratursystemen erfolgt auf der Grundlage der aktuellen Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung und der hierzu jeweils in den Dienststellen getroffenen Festlegungen. VS-Registratur und offene Registratur in der jeweiligen Dienststelle stimmen sich hierbei ab.

2.1.1 Papiergestützte VS-Bestandsverzeichnisse

Papiergestützte VS-Bestandsverzeichnisse werden von den Geheimschutzbeauftragten oder von besonders beauftragten Bediensteten an die für VS-Registrierung zuständigen Personen herausgegeben. Diese bestätigen den Empfang. Die Empfangsbestätigungen sind zur Geheimschutzdokumentation zu nehmen.

VS-Bestandsverzeichnisse sind in gebundener Form zu führen. Die Doppelseiten sind fortlaufend zu nummerieren. Das Titelblatt wird nicht nummeriert. Auf dem Titelblatt eines VS-Bestandsverzeichnisses sind zu vermerken:

• die Behörde,
• welche Geheimhaltungsgrade nachgewiesen werden,
• von wem das VS-Bestandsverzeichnis geführt wird,
• die Nummer/der Band des VS-Bestandsverzeichnisses,
• die Anzahl der enthaltenen Doppelseiten,
• das Datum des ersten und letzten Eintrags und
• die Unterschrift des / der Geheimschutzbeauftragten und das Dienstsiegel.

Jede Verschlusssache ist im Bestandsverzeichnis unter einer eigenen, fortlaufenden Nummer (Tagebuchnummer) zu registrieren. Jede Anlage und jede Vervielfältigung einer Verschlusssache ist einzeln ebenfalls unter dieser Tagebuchnummer zu registrieren.

2.1.2 VS-Registratursysteme

VS-Registratursysteme sind gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Sie sollen auf nicht vernetzten Einzelplatzrechnern oder in einem isolierten, ausschließlich für den Zweck der VS-Nachweisführung genutzten Netz betrieben werden.

In VS-Registratursystemen ist bei der Registrierung für jede Verschlusssache unter einer eigenen Tagebuchnummer ein eigener Datensatz anzulegen. Für jede Anlage und jede Vervielfältigung einer Verschlusssache sind jeweils eigene Datensätze unter derselben Tagebuchnummer anzulegen.

VS-Registratursysteme stellen Funktionen bereit, die die Ausgabe aller für die VS-Nachweisführung relevanten Daten nach bestimmten Auswahl- und Sortierungskriterien ermöglichen.

Näheres regelt eine Technische Leitlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

2.2 Nachweisführung bei elektronischer VS-Bearbeitung

Werden Verschlusssachen innerhalb von VS-IT hergestellt, bearbeitet, vervielfältigt, gespeichert, übertragen oder gelöscht kann die Nachweisführung durch Prozesse innerhalb der VS-IT automatisiert vorgenommen werden.

Die Nachweisführung bei elektronischer VS-Bearbeitung hat nach den Nummern 2.1 und 2.1.2 dieser Anlage zu erfolgen. Das Anlegen von Ordnungsstrukturen (zum Beispiel Akten und Vorgänge), das Ändern und Löschen von Datensätzen sowie die Aussonderung von Verschlusssachen sind ausschließlich auf Weisung von zeichnungsbefugten VS-Bediensteten durch VS registrierende Personen vorzunehmen.

3 Weitergabe von Verschlusssachen

3.1 Beförderung durch Boten

Innerhalb einer geschlossenen Gebäudegruppe können Verschlusssachen durch Boten befördert werden.

VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen sind dabei in Klebemappen oder Umschlägen zu verschließen; die Mappen oder Umschläge dürfen jeweils nur Verschlusssachen für eine Empfängerin / ein Empfänger enthalten. Bei STRENG GEHEIM eingestuften Verschlusssachen sollen die Klebemappen oder Umschläge in verschlossenen VS-Transportbehältern mit Zählwerk oder in anderen Transportmitteln mit vergleichbarem Schutzniveau befördert werden.

Der Klebestreifen oder Umschlag muss neben der Unterschrift des Absenders die Aufschrift "STRENG GEHEIM/ GEHEIM/VS-VERTRAULICH - diese Mappe/dieser Umschlag darf nur von [Name des Adressaten] oder dem STRENG GEHEIM/GEHEIM/VS-VERTRAULICH ermächtigten Vertretung geöffnet werden!" tragen.

Die absendende Person hat die erforderlichen Eintragungen im VS-Quittungsbuch vorzunehmen. Das VS-Quittungsbuch ist der Botin oder dem Boten mitzugeben.

Boten haben die Verschlusssache unverzüglich zu befördern und bis zu ihrer Ablieferung im persönlichen Gewahrsam zu halten. Kann eine STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssache nicht sofort zugestellt werden, so ist sie der absendenden Person oder der zuständigen VS-Registratur zur einstweiligen Aufbewahrung unmittelbar zurückzugeben.

Empfänger haben die Unversehrtheit des Verschlusses der Klebemappe oder des Umschlages zu prüfen und ihn persönlich zu öffnen. Sie haben anhand der Eintragungen im VS-Quittungsbuch die für die Beförderung benötigte Zeit sowie bei VS-Transportbehältern den Zählwerkstand zu prüfen, das Datum, die Uhrzeit und bei VS-Transportbehältern den Zählwerkstand in das VS-Quittungsbuch einzutragen und den Erhalt der Verschlusssache durch Unterschrift zu quittieren.

Die absendende Person hat auf baldige Rückgabe des Quittungsbuches zu achten.

Verschlusssachen, die den Vermerk "Persönlich" oder "Nicht durch die Registratur zu öffnen" tragen, sind Empfängern ungeöffnet mit einem VS-Begleitzettel zuzuleiten. Empfänger können eine solche Verschlusssache von der Weitergabe in den Geschäftsgang ausschließen, wenn es der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" erfordert. In diesem Falle wird der VS-Registratur nur der ausgefüllte VS-Begleitzettel zugeleitet.

Vorzimmerberechtigte sollen VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen grundsätzlich persönlich entgegennehmen.

3.2 Versand durch VS-Kuriere oder private Zustelldienste

Zwischen zwei getrennt liegenden Gebäuden, die nicht zu einer geschlossenen Gebäudegruppe gehören, können Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad GEHEIM durch VS-Kuriere oder private Zustelldienste versandt werden.

STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssachen sind durch VS-Kuriere zu versenden.

3.2.1 Versand durch VS-Kuriere

VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen, die durch entsprechend ermächtigte oder zugelassene VS-Kuriere versandt werden, sind in verschlossenen Umschlägen zu verpacken, die mit dem Geheimhaltungsgrad der enthaltenen Verschlusssache zu kennzeichnen sind. Die In-Empfangnahme der Verschlusssache ist von dieser / diesem im Quittungsbuch des / der Absendenden zu quittieren. Der Verschlusssache ist ein ausgefüllter VS-Empfangsschein beizufügen.

Für den Transport sind äußerlich neutrale, verschlossene VS-Transportbehälter mit Zählwerkschloss zu nutzen. An verdeckter Stelle ist die Anschrift der absendenden Dienststelle anzubringen.

Für die Beförderung von STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestuften Verschlusssachen soll ein Dienstwagen genutzt werden. Ist dies nicht möglich, sind STRENG GEHEIM eingestufte Verschlusssachen durch mindestens zwei VS-Kuriere zu befördern.

VS-Kuriere haben die Verschlusssache ständig in persönlichem Gewahrsam zu halten. Ist dies nicht möglich, hat die Aufbewahrung nach Nummer 5.4 VSA zu erfolgen.

Die Empfängerin / der Empfänger hat die vollständige Unversehrtheit des Umschlages zu prüfen und ihn persönlich zu öffnen. Es ist der Zählwerkstand des VS-Transportbehälters zu prüfen, in den VS-Empfangsschein einzutragen und dieser an den Absendenden unterschrieben zurückzusenden. Geht der VS-Empfangsschein innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel eine Woche) nicht beim Absendenden ein, hat sich dieser bei der Empfängerin / beim Empfänger nach dem Verbleib zu erkundigen.

3.2.2 Versand an Auslandsvertretungen der Bundesrepublik Deutschland

An Auslandsvertretungen der Bundesrepublik Deutschland sind VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte Verschlusssachen durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes oder mittels technischer Kommunikationsverbindungen nach Nummer 8.7 VSA zu versenden.

3.2.3 Versand durch privaten Zustelldienst

Sollen VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen, durch privaten Zustelldienst versandt werden, muss dieser gewährleisten, dass:

• die Zustellung der Sendung bis zum Mittag des folgenden Arbeitstages erfolgt,
• die Annahme und Zustellung der Sendung nachgewiesen werden und
• die Sendung lückenlos von der Annahme bis zur Zustellung nachverfolgt werden kann.

VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestufte Verschlusssachen, die durch privaten Zustelldienst versandt werden, sind in doppelten Umschlägen zu verschließen. Der innere Umschlag enthält die Verschlusssache und darf nicht mehr als einen Vorgang enthalten.

Die inneren Umschläge sind mit folgenden Angaben zu versehen:

• dem Empfänger und Absender,
• der Bezeichnung der empfangsberechtigten Person mit dem Zusatz "oder Vertreter/-in im Amt (o.V.i.A.)" oder "Persönlich" sowie
• die Aufschrift "GEHEIM/VS-VERTRAULICH - dieser Umschlag darf nur von [Name des Adressaten] oder dem/der GEHEIM/VS-VERTRAULICH ermächtigten Vertreter/-in geöffnet werden!".

In den inneren Umschlag ist ein ausgefüllter VS-Empfangsschein zu legen.

Der äußere Umschlag darf nur die für die Zustellung erforderlichen Angaben sowie den Absender enthalten. Er darf insbesondere keine Zusätze aufweisen, die Rückschluss auf den Inhalt zulassen oder in anderer Weise auf eine Sonderbehandlung der Sendung hindeuten.

Der Empfänger hat die vollständige Unversehrtheit der Umschläge zu prüfen, diese persönlich zu öffnen, den Empfangsschein auszufüllen und an den Absender zurückzusenden. Geht der VS-Empfangsschein innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel eine Woche) nicht beim Absender ein, hat sich dieser beim Empfänger nach dem Verbleib zu erkundigen.

Für den Versand von Paketen gelten die vorstehenden Bestimmungen entsprechend.

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1 Allgemeines

1.1 Kenntnis nur für Berechtigte

Von einer Verschlusssache (VS) dürfen nur Personen Kenntnis erhalten, die im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung davon erfahren müssen. Keine Person darf über eine VS umfassender oder früher unterrichtet werden, als dies aus Gründen der Aufgabenerfüllung notwendig ist.

1.2 Verstöße gegen die Geheimhaltungspflicht

Personen, die gegen die Vorschriften dieses VS-NfD-Merkblatts verstoßen, drohen disziplinar- oder arbeitsrechtliche Maßnahmen und eine strafrechtliche Ahndung.

1.3 Mitteilungen an die Geheimschutzbeauftragten

Der Verlust und das Auffinden von VS sowie vermutete und festgestellte Verstöße gegen die Vorschriften dieses VS-NfD-Merkblatts sind unverzüglich den zuständigen Geheimschutzbeauftragten mitzuteilen.

1.4 Elektronische Verschlusssachen

Die elektronische Verarbeitung von VS-NfD-Dokumenten ist nur mit freigegebener VS-Informationstechnik (VS-IT) zulässig. Dies betrifft vornehmlich PCs, Notebooks, Mobiltelefone und transportable Datenträger (CDs, USB-Sticks). Private IT, Software oder Datenträger dürfen nicht für die Verarbeitung von VS eingesetzt werden.

Informationen zu VS-IT erteilen die IT-Geheimschutzbeauftragten beziehungsweise die Geheimschutzbeauftragten. Dabei sind die Vorgaben der Dienststelle zu Transport, Aufbewahrung und Betrieb zu beachten.

2 Einstufung, Befristung und Aufhebung

Herausgeber einer VS ist die Dienststelle, die eine VS erstellt oder deren Erstellung veranlasst oder der Rechtsnachfolger dieser Dienststelle. Die Einstufung von VS-NfD ist auf 30 Jahre befristet. Begründet kann eine kürzere Frist bestimmt werden.

3 Kennzeichnung

Bei der Herstellung ist eine VS so zu kennzeichnen, dass bei ihrer Handhabung während der gesamten Dauer ihrer Einstufung jederzeit der Geheimhaltungsgrad, der Herausgeber und das Datum der VS erkennbar sind. Siehe Nummer 5.1 VSA, Herstellung und Kennzeichnung.

4 Aufbewahrung und Verwaltung

VS-NfD-Dokumente sind bei Nichtgebrauch in verschlossenen Behältern oder Räumen aufzubewahren. Satz 1 gilt entsprechend für Datenträger und mobile IT, soweit die Daten unverschlüsselt gespeichert werden.

Auf fest installierten Datenträgern, die VS-NfD eingestufte Daten unverschlüsselt enthalten, sind diese überschreibend zu löschen, bevor die Datenträger im Rahmen von Wartungs- oder Reparaturarbeiten an IT-Systemkomponenten den Bereich der zugriffsberechtigten Personen verlassen. Ist eine Löschung nicht möglich, sind die Datenträger auszubauen und zurückzubehalten.

5 Mitnahme

VS-NfD-Dokumente können außerhalb des Dienstgebäudes oder einer Liegenschaft nur auf Dienstreisen und zu Dienstbesprechungen mitgenommen werden, soweit dies dienstlich notwendig ist und sie angemessen gegen unbefugte Kenntnisnahme und unbefugten Zugriff gesichert werden. Dafür ist insbesondere notwendig, dass die VS stets mitgeführt und nicht in Schließfächern oder Hotelzimmern zurückgelassen werden. Ihre Mitnahme aus anderem Anlass (zum Beispiel zur Bearbeitung in der Privatwohnung) ist grundsätzlich unzulässig. Die Geheimschutzbeauftragten können Ausnahmeregelungen treffen.

Die ausschließlich elektronische Bearbeitung von VS-NfD-Informationen mit hierfür freigegebener VS-IT (zum Beispiel Notebooks) ist auch in der Privatwohnung zulässig, sofern durch die Geheimschutzbeauftragten Ausnahmeregelungen getroffen wurden.

6 Weitergabe und Versand

6.1 Weitergabe innerhalb einer Dienststelle

VS-NfD-Dokumente können innerhalb einer Dienststelle unter Beachtung des Geheimhaltungsgrades weitergegeben werden. Satz 1 gilt entsprechend für Datenträger und mobile IT, auf denen elektronische VS-NfD-Informationen (unverschlüsselt) gespeichert sind.

6.2 Weitergabe über technische Kommunikationsverbindungen

VS-NfD-Informationen sind ausschließlich mittels hierfür freigegebener VS-IT über technische Kommunikationsverbindungen zu übertragen. Die VS müssen dabei grundsätzlich durch IT-Sicherheitsprodukte nach Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik verschlüsselt werden. Erfolgt die Versendung ausschließlich innerhalb hierfür freigegebener VS-IT-Netze, kann von einer Verschlüsselung abgesehen werden.

Abweichend von Absatz 1 dürfen VS-NfD-Informationen ausnahmsweise über andere technische Kommunikationsverbindungen versandt werden, wenn die Übermittlung über eine Kommunikationsverbindung nach Absatz 1 einen unvertretbaren Zeitverlust bedeuten würde und die zu erwartende Verzögerung zu einem Schaden führen würde, der den mit einer Preisgabe der Verschlusssache verbundenen Schaden deutlich überwiegen würde.

6.3 Weitergabe durch private Zustelldienste

VS-NfD-Dokumente können durch private Zustelldienste als gewöhnliche Brief- oder Paketsendungen versandt werden. Der Umschlag oder das Paket erhält keine VS-Kennzeichnung.

6.4 Weitergabe an Parlamente

Die Weitergabe von VS-NfD-Dokumenten an Parlamente erfolgt über die zuständige oberste Landesbehörde.

6.5 Weitergabe an nicht öffentliche Stellen

Die Weitergabe von VS-NfD-Informationen an nicht öffentliche Stellen ist nur zulässig, wenn die Weitergabe im staatlichen Interesse erforderlich ist.

Vor der Weitergabe von VS-NfD-Informationen an nicht öffentliche Stellen muss mit diesen jeweils ein Vertrag geschlossen werden, in den die Bestimmungen des VS-NfD-Merkblattes einfließen. Der Vertrag muss die Kontrollrechte der VS herausgebenden Stelle enthalten. Ist die empfangende Stelle beim für Wirtschaft zuständigen Bundesministerium als Unternehmen geheimschutzbetreut, ist dies entbehrlich.

7 Vernichtung

VS-NfD-Material ist von der bearbeitenden Person so zu vernichten, dass der Inhalt weder erkennbar ist, noch erkennbar gemacht werden kann. Für die Vernichtung dürfen nur Produkte oder Verfahren eingesetzt oder Dienstleister beauftragt werden, die die Anforderungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllen.

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1 Allgemeiner Teil

1.1 Zweck, Anwendungsbereich und allgemeine Grundsätze

Diese Richtlinie regelt, welche Maßnahmen zur Geheimhaltung von VS bei der Planung und beim Einsatz von IT ergänzend zur oder abweichend von der VS-Anweisung zu treffen sind.

Die Richtlinie ist anzuwenden, wenn VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte VS mit IT verarbeitet werden. Sie richtet sich an die in Nummer 1.1 VSA genannten öffentlichen Stellen. Darüber hinaus richtet sie sich an Personen, die IT für die Verarbeitung oder Übertragung von VS nutzen oder Tätigkeiten an IT-Systemen ausüben, bei denen sie sich Zugang zu VS verschaffen können, oder die für den Geheimschutz beim Einsatz von IT für VS zuständig sind.

Die Sicherheit von VS-IT ist während des gesamten Lebenszyklus ab dem Zeitpunkt, zu dem feststeht, dass sie zur VS-Verarbeitung eingesetzt werden soll, bis zur Aussonderung kontinuierlich zu gewährleisten.

Grundlage für die Absicherung von VS-IT ist die Umsetzung und regelmäßige Überprüfung des IT-Geheimschutzkonzeptes nach Nummer 3.2 VSA. Hierzu gehört insbesondere der bewusste Umgang mit IT-Sicherheitsrisiken im Rahmen eines Risikomanagements. Risikomanagement wird als fortlaufender Prozess verstanden, in dem Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung kontinuierlich stattfinden. Ziele des Risikomanagements sind die Reduzierung von Risiken durch Anwendung von angemessenen Sicherheitsmaßnahmen sowie die Identifikation von Restrisiken, die mit den getroffenen Maßnahmen nicht abgewehrt werden können. Eine Sicherheitsmaßnahme ist angemessen, wenn der Aufwand zur Umsetzung der Maßnahme und das verbleibende Restrisiko in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Die Bewertung der Angemessenheit erfolgt auf der Grundlage einer Risikoanalyse, die nach BSI-Standards in der jeweils gültigen Fassung durchzuführen ist.

1.2 Eingeschränkte Geheimschutzmaßnahmen

Werden in einer öffentlichen Stelle nur ausnahmsweise VS-VERTRAULICH eingestufte VS mit IT verarbeitet oder in einem lokalen Kommunikationsnetz übertragen, so braucht diese Richtlinie mit Ausnahme der folgenden Maßnahmen nicht angewandt zu werden:

• Durch technische und organisatorische Maßnahmen (z.B. persönliche Zuordnung und gesonderte Verwahrung von VS-Datenträgern) ist sicherzustellen, dass:
  • Unbefugte keine Kenntnis von den VS erhalten,
  • die Nachricht den berechtigten Empfängerinnen und Empfänger unverzüglich erreicht.
• Die VS-Datenträger sind gemäß Nummer 8.6 VSA zu behandeln.
• VS-Daten, die nicht mehr benötigt werden, sind vollständig zu löschen. Dies gilt auch für etwaige Sicherungskopien und sonstige Duplikate, wie die separate Speicherung gesendeter Dokumente aus der E-Mail-Kommunikation.

1.3 Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Richtlinie umfasst:

• "VS-Datenträger" ein Speichermedium, das VS enthält, soweit es nicht nur in flüchtiger Form vorliegt,
• "Kryptosystem" alle Mittel, die für eine bestimmte Kryptierung und Dekryptierung benötigt werden (z.B. Kryptogerät und Kryptodaten),
• "Kryptodaten" eine Folge von Zeichen, die als Parameter zum Kryptieren und Dekryptieren benötigt werden und
• "IT-Sicherheitsfunktion" eine mit IT realisierte Sicherheitsvorkehrung, insbesondere zur Kryptierung, Abstrahlsicherheit, Zugangs-/Zugriffskontrolle, Beweissicherung, Protokollauswertung, Wiederaufbereitung oder Wahrung der Unverfälschtheit von Software.

2 Zuständigkeiten

2.1 Verantwortliche bzw. Verantwortlicher für IT-Geheimschutzmaßnahmen

Öffentliche Stellen mit komplexen IT-Systemen oder vielfältigen IT-Anwendungen für VS bestimmen eine Verantwortliche oder einen Verantwortlichen mit IT-Fachkenntnissen, die oder der die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten bei der Umsetzung dieser Richtlinie unterstützt oder auf Weisung der Leitung der öffentlichen Stelle eigenverantwortlich für die Durchführung dieser Richtlinie sorgt. Sie oder er soll nicht zugleich Aufgaben einer Systemadministratorin oder eines Systemadministrators bei für VS eingesetzten IT-Systemen wahrnehmen und in der Durchführung dieser Richtlinie besonders geschult sein. Wird eine Verantwortliche oder ein Verantwortlicher für IT-Geheimschutzmaßnahmen nicht bestimmt, so verbleiben deren oder dessen Aufgaben bei der oder dem Geheimschutzbeauftragten oder einer gemäß Nummer 2.1 VSA zuständigen Person.

2.2 Mitwirkung der Verfassungsschutzbehörde des Landes Rheinland-Pfalz, Beteiligung des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)

Die rheinlandpfälzische Verfassungsschutzbehörde wirkt nach Nummer 1.5 VSA bei der Durchführung dieser Richtlinie mit. Eine Beteiligung des BSI oder anderer zugelassener Stellen erfolgt durch die Verfassungsschutzbehörde.

3 IT-Planung

3.1 IT-Planung und -Beschaffung

Ist geplant, IT für VS einzusetzen, so ist die oder der für IT-Geheimschutzmaßnahmen Verantwortliche bereits zu Planungsbeginn zu beteiligen. Bei komplexen IT-Systemen oder vielfältigen IT-Anwendungen für VS soll sie oder er die Verfassungsschutzbehörde beratend hinzuziehen, die ggf. eine zusätzliche Beteiligung des BSI oder einer anderen geeigneten Stelle veranlasst.

Vor der Beschaffung von IT, die für VS eingesetzt werden soll, muss ein IT-Geheimschutzkonzept vorliegen. Dementsprechend ist in die Beschaffungsaufträge aufzunehmen, welche IT-Sicherheitsfunktionen das IT-System enthalten muss und welche Sicherheitsleistungen die IT-Hersteller/ -Vertreiber zu erbringen haben.

Produkte mit IT-Sicherheitsfunktionen sind ab dem Zeitpunkt, zu dem feststeht, dass sie für VS eingesetzt werden sollen:

• in entsprechend geschützten Räumen aufzubewahren,
• unter ständiger Kontrolle von nach Nummer 1.4 VSA sicherheitsüberprüftem Personal zu transportieren oder so zu verpacken, dass ein Zugriff Unbefugter erkennbar wird,
• durch sicherheitsüberprüftes Personal zu installieren, zu warten und instand zu setzen, soweit nicht durch organisatorische Maßnahmen (z.B. keine Verarbeitung/ Übertragung von VS in Anwesenheit der Personen und Beaufsichtigung dieser) ein Zugang zu VS auszuschließen ist und
• in einem Bestandsverzeichnis nachzuweisen.

3.2 IT-Geheimschutzkonzept und Dienstanweisungen

Das zu erstellende IT-Geheimschutzkonzept (Nummer 3.2 VSA) beschreibt bzw. enthält:

• die Aufgaben, bei denen VS anfallen und die unter Einsatz von IT erledigt werden oder erledigt werden sollen, und die für die Aufgaben zuständigen Organisationseinheiten,
• die VS-Einstufungen der Daten/Programme und die voraussichtliche Häufigkeit des IT-Einsatzes für VS,
• die eingesetzte/vorgesehene IT (z.B. Hardware, Betriebssysteme, Anwendungssoftware, Datenträger) und die darin enthaltenen IT-Sicherheitsfunktionen,
• systemspezifische Dienstanweisungen mit Angabe des Anwendungsbereichs und
• eine Übersicht über die Vorkehrungen der IT-Notfallvorsorge und die diesbezüglichen Geheimschutzmaßnahmen.

Das IT-Geheimschutzkonzept ist bei geheimschutzrelevanten Änderungen, spätestens jedoch im jährlichen Abstand, auf notwendige Anpassungen zu überprüfen. Die Angaben können in einem IT-Sicherheitskonzept enthalten sein, soweit keine Geheimhaltungsgründe entgegenstehen.

3.3 Vergabe des IT-Einsatzes an Dritte

Bei Vergabe des IT-Einsatzes an eine andere öffentliche Stelle ist sicherzustellen, dass diese die erforderlichen Geheimschutzmaßnahmen trifft.

Die Vergabe des IT-Einsatzes an ein Unternehmen ist zulässig, wenn die Leitung der öffentlichen Stelle nach Abwägung der Wirtschaftlichkeits- und Sicherheitsinteressen zugestimmt hat und bei dem Unternehmen die erforderlichen Geheimschutzmaßnahmen getroffen sind (vgl. Nummer 8.1.3 VSA).

4 IT-Einsatz

4.1 Zugangs-/Zugriffskontrolle und Zugriffsrechte

IT-Systeme, die für VS eingesetzt werden, müssen über ein zuverlässiges Zugangs-/Zugriffskontrollsystem verfügen, so dass nur Befugte im Rahmen der ihnen erteilten Rechte Zugang erhalten und auf VS zugreifen können. Wiederholte abgewiesene Zugangs-/Zugriffsversuche sollen für die betreffende Nutzerin oder den betreffenden Nutzer zur Systemsperrung führen. Diese darf nur von der oder dem für IT-Geheimschutzmaßnahmen Verantwortlichen oder einer von ihr oder ihm beauftragten Person aufzuheben sein.

Bei der Vergabe, Änderung und Rücknahme von Zugriffsrechten muss gewährleistet sein, dass:

• ein dazu erforderlicher Antrag von einer berechtigten Stelle stammt,
• die zu berechtigende Person eine ausreichende VS-Ermächtigung besitzt,
• keine sicherheitsmäßig unvereinbare Bündelung von Funktionen entsteht.

Die Übertragung der Befugnis zur Vergabe und Änderung von Zugriffsrechten bedarf der Zustimmung der oder des für IT-Geheimschutzmaßnahmen Verantwortlichen.

Die Vergabe, Änderung und Rücknahme von Zugriffsrechten ist so zu dokumentieren, dass jederzeit feststellbar ist, wer zu welchen Zeiten hierzu in welchem Umfang berechtigt war und welche für den Geheimschutz relevanten Zugriffsrechte ausüben konnte. Die Dokumentation ist mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

4.2 Beweissicherung und Protokollauswertung

Für VS eingesetzte IT-Systeme sollen über eine automatische Beweissicherung Folgendes aufzeichnen:

• Abgewiesene Zugangs-/Zugriffsversuche,
• Ausdrucke, Ausgaben von VS auf Datenträger und Übermittlungen von VS sowie
• Zugriffe auf VS-Daten (wer hat zu welchem Zeitpunkt welche Rechte ausgeübt). Es soll grundsätzlich möglich sein, bezogen auf einzelne Benutzerinnen bzw. Benutzer, Benutzergruppen und zugriffsgeschützte Objekte sicherheitserhebliche Ereignisse zuverlässig und nachvollziehbar aufzubereiten.
• abgewiesene Zugangs-/Zugriffsversuche sollen vom IT-System unmittelbar der oder dem für IT-Geheimschutzmaßnahmen Verantwortlichen oder einer von ihr oder ihm beauftragten Person angezeigt oder revisionssicher protokolliert werden. Ausdrucke und Ausgaben von VS auf Datenträger, die zur Weitergabe oder zur Archivierung bestimmt sind, sowie Übermittlungen von VS sind vom IT-System oder auf andere Weise der VS-Registratur anzuzeigen.
• Der Zugriff auf die Aufzeichnungen, deren Überprüfung und - soweit keine zwingenden Gründe entgegenstehen - die Löschung der Aufzeichnungen sollen nur der oder dem für IT-Geheimschutzmaßnahmen Verantwortlichen oder einer von ihr oder ihm beauftragten Person im Benehmen mit der oder dem Beauftragten für Datenschutz erlaubt sein.

4.3 Wiederaufbereiten, Löschen und Vernichten von VS-Datenträgern

VS-Datenträger mit unkryptierten VS sind vor einer Wiederverwendung durch IT-Nutzerinnen oder -Nutzer ohne Zugriffsberechtigung zu allen gespeicherten Daten so aufzubereiten, dass eine Kenntnisnahme des früheren Inhalts nicht mehr möglich ist. Beim Wiederanlauf von IT-Systemen sowie bei Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten muss sichergestellt sein, dass Unbefugte keine Kenntnis von VS erhalten.

Nicht mehr benötigte VS-Datenträger, die STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte VS unkryptiert enthalten haben, sind zusätzlich physikalisch zu löschen oder zu vernichten. Dies gilt auch für VS-Datenträger mit VS-VERTRAULICH eingestuften VS, wenn eine Wiederaufbereitung nicht möglich ist.

4.4 Systemwartung

Vor Wartungs- oder Instandsetzungsarbeiten sollen die VS aus dem IT-System entfernt werden. Ist dies nicht möglich, ist entsprechend sicherheitsüberprüftes Wartungs- oder Instandsetzungspersonal einzusetzen oder dieses durch geeignetes Fachpersonal zu beaufsichtigen. Während der VS-Verarbeitung/-Übertragung ist eine Wartung oder Instandsetzung des IT-Systems grundsätzlich nicht zulässig.

Eine Fernwartung ist nur zulässig, wenn:

• die Fernwartung durch eigenes, sicherheitsüberprüftes und nach Bedarf zum Zugang zu VS ermächtigtes Personal erfolgt,
• für die Übertragungen im Rahmen der Fernwartung zugelassene Kryptosysteme eingesetzt sind und
• eine zuverlässige Zugriffskontrolle, Beweissicherung
• und Überprüfung der Aufzeichnungen erfolgt.
• Die Fernwartung soll nur zu Zeiten erfolgen, zu denen keine VS-Verarbeitung/-Übertragung stattfindet und wenn alle im IT-System zugänglichen VS-Daten kryptiert oder gelöscht sind.

Die Leitung der öffentlichen Stelle kann abweichend von Absatz 2 zulassen, dass ein Unternehmen die Fernwartung durchführt, wenn:

• ihr ein Sicherheitsbescheid der für den Geheimschutz in der Wirtschaft zuständigen obersten Bundesbehörde über das Unternehmen vorliegt oder eine oberste Landesbehörde für die erforderlichen Geheimschutzmaßnahmen bei dem Unternehmen gesorgt hat (vgl. Nummer 8.2.3 VSA) oder
• eine gesonderte Freischaltung und Beendigung jedes Fernwartungsvorganges durch die öffentliche Stelle erfolgt.

4.5 Abstrahlsicherheit

Es ist durch die für IT-Geheimschutzmaßnahmen Verantwortliche oder den für IT-Geheimschutzmaßnahmen Verantwortlichen - ggf. nach Beratung durch die Verfassungsschutzbehörde - zu prüfen und durch die Leitung der öffentlichen Stelle zu entscheiden, inwieweit mit einer erheblichen Gefährdung der Geheimhaltung der VS durch Nutzung von kompromittierender Abstrahlung durch Unbefugte zu rechnen ist. Ist mit einer erheblichen Gefährdung zu rechnen, so muss die IT-Hardware:

• eine Zulassung des BSI für den Betrieb innerhalb einer bestimmten Sicherheitszone aufweisen und innerhalb einer solchen betrieben werden oder
• in abstrahlsicheren Räumen betrieben werden.

4.6 Speicherung, Übertragung und Netzanbindung

VS sind bei Speicherung und Übertragung grundsätzlich zu kryptieren. Bei der Speicherung von VS ist eine Kryptierung nicht erforderlich, wenn die VS materiell gemäß der VS-Anweisung gesichert sind oder eine Übertragung von VS nach den nachfolgenden Bestimmungen zulässig ist. Bei der Übertragung von VS kann, über die bestehenden Ausnahmen nach Nummer 8.5.2 VSA hinaus, eine Kryptierung unterbleiben:

• innerhalb eines zutrittsgeschützten IT-Betriebsraumes wenn die Übertragungseinrichtungen so geschützt sind, dass ein Zugriff Unbefugter unverzüglich erkannt wird, oder
• wenn in einem lokalen Netz:
  • ausnahmsweise VS-VERTRAULICH eingestufte VS übertragen werden,
  • ein Zugriffskontrollsystem nach Nummer 8.4 VSA eingesetzt ist und
  • die Übertragungseinrichtungen sich vollständig in einem Bereich mit zuverlässiger Zutrittskontrolle befinden oder außerhalb gegen unmittelbaren Zugriff Unbefugter geschützt sind.

Auszusondernde VS-Datenträger sind nach Nummer 8.8 VSA zu behandeln.

Soweit die für den Betrieb eines Kryptosystems benötigten Kryptodaten nicht automatisch bereitgestellt werden, dürfen diese nur vom BSI oder einer vom BSI anerkannten Stelle hergestellt werden. Für die Verwaltung von auf dem Kurier-/Postweg bereitgestellten Kryptodaten ist eine Kryptoverwalterin oder ein Kryptoverwalter/ eine Vertreterin oder ein Vertreter zu bestellen. Namen und Behördenanschrift der Kryptoverwalterin oder des Kryptoverwalters/der Vertreterin oder des Vertreters sowie Änderungen sind dem BSI oder der vom BSI anerkannten Stelle mitzuteilen.

4.7 Kennzeichnung von VS

Bei der Darstellung elektronischer VS soll sich der Geheimhaltungsgrad auf jeder Seite der Darstellung deutlich vom Inhalt abheben.

Datenträger mit unkryptierten VS sind mit dem höchsten Geheimhaltungsgrad der darauf gespeicherten VS gemäß der VS-Anweisung zu kennzeichnen. Dieser Kennzeichnung bedarf es nicht, wenn die Datenträger fest installiert werden oder die VS kryptiert sind.

4.8 Nachweis von VS

Gespeicherte VS brauchen nicht einzeln im VS-Bestandsverzeichnis ( Muster 17 der Anlage VII VSA) nachgewiesen zu werden, ausgenommen die Fälle nach Absatz 2. Bei Übermittlung von VS genügt abweichend von der VS-Anweisung eine elektronische Empfangsbestätigung.

Ausdrucke sind unverzüglich der VS-Registratur zuzuleiten und im VS-Bestandsverzeichnis zu registrieren, ausgenommen VS-Zwischenmaterial, das nicht an Dritte weitergegeben wird.

VS-Datenträger, ihr Verbleib und ihre Vernichtung sind in einem gesonderten Bestandsverzeichnis nachzuweisen. Zur Erfassung genügt die Angabe eines Ordnungskriteriums (z.B. fortlaufende Nummer) sowie des Einsatzbereichs (Organisationseinheit, IT-Nutzerin bzw. -Nutzer) und eine Kurzangabe des Aufgabengebiets. VS-Datenträger sind grundsätzlich nur gegen Quittung weiterzugeben.

4.9 Überprüfung der Maßnahmen und Freigabe von IT für VS

Bevor ein IT-System erstmals für VS eingesetzt wird, hat die oder der für IT-Geheimschutzmaßnahmen Verantwortliche eine Überprüfung zu veranlassen, ob die erforderlichen Geheimschutzmaßnahmen getroffen sind. Bei komplexen IT-Systemen oder vielfältigen IT-Anwendungen soll die Verfassungsschutzbehörde beratend hinzugezogen werden.

Die Leitung der öffentlichen Stelle entscheidet über die Freigabe des IT-Systems für VS. Die Freigabe ist zu dokumentieren.

Geheimschutzrelevante Änderungen bei freigegebenen IT- Systemen, insbesondere der Einsatz für höher eingestufte VS, bedürfen der vorherigen Zustimmung der oder des für IT-Geheimschutzmaßnahmen Verantwortlichen.

4.10 Kontrollen

Die oder der für IT-Geheimschutzmaßnahmen Verantwortliche veranlasst in angemessenen zeitlichen Abständen schwerpunktmäßige Kontrollen. Es ist insbesondere zu kontrollieren, ob:

• IT-Sicherheitskomponenten sicherheitsgerecht eingesetzt, gewartet und instand gesetzt werden,
• Zugriffsrechte in der erteilten Form erforderlich sind,
• Zugriffsrechte im IT-System korrekt zugewiesen sind und
• die Mittel zur Identifizierung/Authentisierung vorschriftsgemäß geschützt sind.

Die im Rahmen der Beweissicherung protokollierten Daten sind regelmäßig daraufhin zu überprüfen, ob Zugriffe auf VS-Daten offensichtlich ungerechtfertigt erfolgten und Zugangs-/Zugriffsversuche abgewiesen wurden.

5 Schlussbestimmungen

5.1 Sicherheitsvorkommnisse

Wenn beim IT-Einsatz für VS oder im Zusammenhang damit bekannt wird oder der Verdacht entsteht, dass Unbefugte Zugriff auf VS erhalten haben oder ihn sich verschaffen wollten, IT-Systeme/-Komponenten sicherheitserhebliche Mängel aufweisen, manipuliert oder entwendet wurden oder die Geheimhaltung von VS in anderer Weise verletzt wurde oder gefährdet ist, so ist unverzüglich die oder der für IT-Geheimschutzmaßnahmen Verantwortliche zu benachrichtigen.

Die oder der für IT-Geheimschutzmaßnahmen Verantwortliche veranlasst bei Gefahr im Verzuge die notwendigen Maßnahmen. Bei Feststellung schwerwiegender Mängel kann sie oder er den IT-Einsatz für VS einschränken oder untersagen. Im Übrigen unterrichtet sie oder er die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten oder eine gemäß Nummer 2 zuständige Person, die oder der nach Nummer 10.2 VSA verfährt.

Sicherheitsvorkommnisse und daraufhin veranlasste Maßnahmen sind zu dokumentieren. Die Dokumentation ist mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

5.2 Inkrafttreten

Diese Richtlinie tritt am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft.

.

Für die Umsetzung der VSA werden die nachfolgenden Muster verbindlich festgelegt:

Hinweise zu allen Mustern dieser Anlage:

Es handelt sich um Muster und nicht um Formatvorlagen, deren Verwendung so wie sie hier in der Anlage dargestellt sind zwingend vorgeschrieben ist. Es ist wesentlich, dass auf den hergestellten Verschlusssachen, die inhaltlichen Vorgaben der Verschlusssachenanweisung eingehalten werden. Die Form ist nur zwingend da einzuhalten, wo sie durch die VSA vorgeschrieben ist (z.B. Darstellung des Verschlusssachengrades auf der Verschlusssache).

Hinweise zu den Mustern 6 bis 11:

Von Verschlusssachen dürfen nur Personen Kenntnis erhalten, die aufgrund ihrer Aufgabenerfüllung von ihr Kenntnis haben müssen. Für Verschlusssachen aller Geheimhaltungsgrade gilt der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" (vgl. Nr. 1.3.1). Soweit in den Mustern 6 bis 11 als Adressaten neutrale Empfänger bezeichnet sind, verstehen sich diese bei der Verwendung der Formulare in allen Fällen als persönliche Adressierung zu Händen einer bestimmten Person (z.B."z. Hd. Frau XY") bzw. einer Person in einer bestimmten Funktion ("z. Hd. der/des IT-Sicherheitsbeauftragten") sowie ggf. eines Vertreters ("o. V. i. A."). Hierbei ist insbesondere Nr. 5.5.1 zu beachten.

Muster 1
(zu Nr. 1.4 VSA)

Nachweis über die Verpflichtung

wurde heute zum Zugang zu Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad

VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH

über die Bestimmungen der §§ 93 bis 99, 203 Absatz 2 und 353b StGB unterrichtet, über die besonderen Bestimmungen des Geheimschutzes belehrt und auf deren gewissenhafte Erfüllung verpflichtet.

Diese Verpflichtung gilt auch für die Zeit nach dem Ausscheiden aus dem Dienst-/Beschäftigungsverhältnis.

Ihm/Ihr ist bekannt, dass ihm/ihr bei Verstößen gegen die oben genannten Bestimmungen disziplinar- oder arbeitsrechtliche Maßnahmen und eine strafrechtliche Ahndung des Verstoßes nach den §§ 93 bis 99, 203 Absatz 2 und 353b StGB drohen.

Sie/Er hat eine Abschrift dieser Verpflichtung erhalten.

Ihr/Ihm wurde ein Exemplar der Anlage V Verschlusssachenanweisung zugänglich gemacht.

Muster 2.1
(zu Nr. 1.4 VSA)

Nachweis über die Ermächtigung

wurde heute zum Zugang zu Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad

ermächtigt. Die Ermächtigung gilt

Hinweis: Über die erfolgte Ermächtigung ist die VS-Registratur zu informieren.

Muster 2.2
(zu Nr. 1.4 VSA)

Nachweis über die Zulassung

wurde heute für eine Tätigkeit zugelassen, bei der sie/er sich Zugang zu Verschlusssachen bis zum Geheimhaltungsgrad

verschaffen kann. Die Zulassung gilt

Hinweis: Über die erfolgte Zulassung ist die VS-Registratur zu informieren.

Muster 2.3
(zu Nr. 1.4 VSA)

Nachweis über die Verpflichtung

Verpflichtung

wurde heute im Hinblick auf die beabsichtigte Mitteilung einer amtlich geheimgehaltenen Angelegenheit (Verschlusssache) auf die Bestimmungen der §§ 93 bis 99 und 353b Abs. 2, 3 des Strafgesetzbuches hingewiesen. Er/Sie wurde über die in Betracht kommenden Vorschriften zum Schutz von Verschlusssachen unterrichtet.

Ihm/Ihr wurde u.a. mitgeteilt:

1. Niederschriften und Aufzeichnungen dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Besprechungspartners/Verhandlungsleiters gefertigt und Unbefugten nicht zugänglich gemacht werden.
2. Er/Sie ist für die sichere Aufbewahrung der übergebenen Verschlusssache(n) sowie dafür verantwortlich, dass ihr Inhalt Unbefugten nicht zugänglich gemacht wird.
3. Vervielfältigungen jeder Art von Verschlusssachen sowie die Herstellung von Auszügen sind untersagt.

ist hiermit zur Verschwiegenheit und zur Geheimhaltung von Verschlusssachen förmlich verpflichtet.

Muster 3
(zu Nr. 1.4 VSA)

Nachweis über die Wiederholung der Belehrung und Unterrichtung

wurde heute erneut über die besonderen Bestimmungen des Geheimschutzes belehrt und über Anbahnungs- und Anwerbemethoden ausländischer Nachrichtendienste sowie die Möglichkeit straf- und disziplinarrechtlicher Ahndung oder arbeitsrechtlicher Maßnahmen bei Verstößen gegen die Geheimhaltungsvorschriften unterrichtet.

Muster 4
(zu Nr. 1.4 VSA)

Hiermit wird bescheinigt

Aufgrund einer durchgeführten Sicherheitsüberprüfung nach § ________ LSÜG ermächtigt worden ist zum Zugang zu Verschlusssachen bis einschließlich des Geheimhaltungsgrades

Die Bescheinigung ist nach Ablauf der Gültigkeit der ausstellenden Behörde zurückzugeben.

Muster 5
(zu Nr. 1.4 VSA)

Nachweis über die Aufhebung / die Einschränkung / das Erlöschen

Ist mit Wirkung zum _________

Sie/Er wurde auf das Fortbestehen ihrer/seiner Geheimschutzpflichten hingewiesen. Sie/Er erklärt, alle Verschlusssachen der Geheimhaltungsgrade

abgegeben zu haben.

Hinweis: Über die erfolgte Aufhebung, Einschränkung oder und das Erlöschen der Ermächtigung ist die VS-Registratur zu informieren.

Muster 6
(zu Nr. 5.1 VSA)
Ausfertigung einer Verschlusssache STRENG GEHEIM

Es sind die Vorgaben aus Muster 7 (Ausfertigung einer Verschlusssache GEHEIM) sowie die entsprechende Anlage der VSA Rheinland-Pfalz zu verwenden. Bei Fragen steht der/die Geheimschutzbeauftragte des für Inneres zuständige Landesministerium und der Bereich "Materieller Geheimschutz" der Verfassungsschutzbehörde Rheinland-Pfalz zur Verfügung.

Muster 7
(zu Nr. 5.1)
Ausfertigung einer Verschlusssache GEHEIM

Muster 8
(zu Nr. 5.1 VSA)
Anlage zu einer Verschlusssache

Hinweis:

Zur eindeutigen Identifizierbarkeit des Ursprungs von Inhalten von VS, empfiehlt es sich, soweit dies unter Berücksichtigung des Grundsatzes "Kenntnis nur, wenn nötig" möglich und praktikabel ist, auf die Aufnahme von Auszügen aus eigenen und Fremd-VS zugunsten der Beifügung der VS als Anlage(n) zu verzichten, da diese Anlagen über eigene eindeutige Identifizierungsmerkmale verfügen. Kann dies nicht erfolgen, müssen verwendete Auszüge aus anderen VS anhand der o. a. Angaben (ggf. nur im Entwurf) eindeutig identifizierbar und damit zuzuordnen (z.B."Auszug aus...") sein.

Muster 9
(zu Nr. 5.1 VSA)
Ausfertigung einer Verschlusssache VS-VERTRAULICH

Muster 10
(zu Nr. 5.1 VSA)
Ausfertigung einer Verschlusssache VS-Nur für den Dienstgebrauch

Muster 11
(zu Nr. 5.1 VSA)
Entwurf einer E-Mail bei Übermittlung einer Verschlusssache VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH

Muster 12
(zu Nr. 5.1 VSA)
Verschlusssache mit unterschiedlich eingestuften Teilen

Hinweis:

Vor dem eigentlichen Text erfolgt ein Hinweis, dass das Dokument verschieden eingestufte Textteile enthält. Das Gesamtdokument erhält die Einstufung des am höchsten eingestuften Textteils (im oberen Fall: Geheim). Die Textteile sind deutlich voneinander zu trennen (z.B. durch Linien oder eindeutige Nummerierungen).

Muster 13
(zu Nr. 5.1 VSA)
Kennzeichnungen von CD/DVD/Bluray-Disks, deren Hüllen und USB- sowie sonstigen Flashspeichern

Muster 14
(zu Nr. 5.1 VSA)

Muster 15
(zu Nr. 5.1 VSA)

Muster 16
(zu Nr. 5.2 VSA)

VS - Empfangsschein

Muster 17
(zu Nr. 5.2 VSA)

VS - Bestandsverzeichnis

Dieses VS-Bestandsverzeichnis umfasst (Anzahl) ______ Doppelseiten.

Bei der Führung des VS-Bestandsverzeichnisses sind die Regeln der Verschlusssachenanweisung zu beachten!

Angefangen

Geführt

Abgeschlossen

Hinweise zum Führen des VS-Bestandsverzeichnisses

1. Auf dem Titelblatt eines VS-Bestandsverzeichnisses sind zu vermerken:
   • die Behörde,
   • welche Geheimhaltungsgrade nachgewiesen werden,
   • von wem das VS-Bestandsverzeichnis geführt wird,
   • die Nummer/der Band des VS-Bestandsverzeichnisses,
   • die Anzahl der enthaltenen Doppelseiten,
   • das Datum des ersten und letzten Eintrags sowie
   • die Unterschrift der/des Geheimschutzbeauftragten und das Dienstsiegel.
2. VS-Bestandsverzeichnisse sind in gebundener Form zu führen. Die Doppelseiten sind fortlaufend zu nummerieren. Das Titelblatt wird nicht nummeriert.
3. VS-Bestandsverzeichnisse sind gemäß dem höchsten Geheimhaltungsgrad der in ihnen nachgewiesenen Verschlusssachen einzustufen.
4. In den VS-Bestandverzeichnissen sind Eingang, Ausgang, Verbleib, Vervielfältigung, Herabstufung und Vernichtung von STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestuften Verschlusssachen nachzuweisen und besondere Fristen für die Aufhebung der VS-Einstufung zu vermerken.
5. Aus dem VS-Bestandsverzeichnis muss jedes einzelne Schriftstück (Schreiben, Anlagen, Vervielfältigungen, Abschriften usw.) ersichtlich sein. Die auf der Verschlusssache aufgeführten Informationen haben sich im VS-Bestandsverzeichnis widerzuspiegeln.
6. VS-Datenträger, ihr Verbleib und ihre Vernichtung sind in einem gesonderten VS-Bestandsverzeichnis nachzuweisen. Für die eindeutige Identifizierbarkeit genügt die Angabe eines Ordnungskriteriums (z.B. laufende Nummer).
7. Jede Verschlusssache ist im Bestandsverzeichnis unter einer eigenen, fortlaufenden Nummer (Tagebuchnummer) zu registrieren. Jede Anlage und jede Vervielfältigung einer Verschlusssache ist einzeln ebenfalls unter dieser Tagebuchnummer zu registrieren.
8. Eingänge in der VS-Registratur (= Verschlusssache, die von externen Einsendern ins Haus, von einer Organisationseinheit des Hauses an eine andere Organisationseinheit des Hauses bzw. an externe Empfänger gegeben werden) sind auf der linken Seite des VS-Bestandsverzeichnisses einzutragen, so dass die rechte Seite für die Beschreibung der Geschäftsgänge zur Verfügung steht. Im Einzelnen sind die Spalten für folgende Eintragungen vorgesehen:

   Spalte 1	Lfd. Nr. (Diese Spalte wird für eine Verschlusssache nebst Anlagen nur einmal ausgefüllt.)
   Spalte 2	Datum der Verschlusssache (Es ist das Datum der Verschlusssache anzugeben.)
   Spalte 3	Datum des Eingangs (Es ist das Datum des Eingangs in der VS-Registratur anzugeben.)
   Spalte 4	Einsender/Herausgeber (Es ist der externe oder der interne Herausgeber der VS anzugeben.)
   Spalte 5	Anzahl der Anlagen (Hier wie auch in den nachfolgenden Spalten sind alle Anlagen zu der Verschlusssache - auch solche die nicht eingestuft sind - zu erfassen.)
   Spalte 6	Nr. der Anlage (Diese Spalte wird im Falle von Anlagen erstmals in der Zeile unter dem eigentlichen Eingang ausgefüllt und kann bei mehreren Anlagen ggf. mehrere Zeilen umfassen. Es ist die Nummer der jeweiligen Anlage anzugeben.)
   Spalte 7	Herausgeber der Anlage (Diese Spalte wird im Falle von Anlagen erstmals in der Zeile unter dem eigentlichen Eingang ausgefüllt und kann bei mehreren Anlagen ggf. mehrere Zeilen umfassen. Es ist der jeweilige Herausgeber der Anlage anzugeben.)
   Spalte 8	Datum der Anlage (Diese Spalte wird im Falle von Anlagen erstmals in der Zeile unter dem eigentlichen Eingang ausgefüllt und kann bei mehreren Anlagen ggf. mehrere Zeilen umfassen. Es ist das Datum der jeweiligen Anlage anzugeben.)
   Spalte 9	Seitenzahl (Es ist die Seitenzahl des Dokuments bzw. der jeweiligen Anlage anzugeben.)
   Spalte 10	Geschäftszeichen = Organisationseinheit + Aktenzeichen + Tagebuchnummer (Es ist das Geschäftszeichen der Verschlusssache bzw. der jeweiligen Anlage zu dieser anzugeben.)
   Spalte 11	Nr. der Ausfertigung der Verschlusssache bzw. der jeweiligen Anlage und/ oder Nr. der Vervielfältigung (vgl. Nr. 5.1, 5.3 VSA/ Es sind die Angaben zu erfassen, die sich auf dem Dokument sowie ggf. auf den Anlagen befinden. Sind keine Angaben auf dem Dokument oder den Anlagen enthalten, bleibt die Spalte frei.)
   Spalte 12	Geheimhaltungsgrad (Es ist der Geheimhaltungsgrad des Eingangs sowie ggf. der jeweiligen Anlage anzugeben.)
   Spalte 13	Ende der Frist für die Einstufung (Es ist das auf der Verschlusssache bzw. auf den Anlagen angegebene Ende der Einstufung anzugeben.)
   Spalte 14	Inhalt der Verschlusssache (Es ist der Betreff bzw. wenn ein Betreff nicht vorhanden ist, der Inhalt des Eingangs und ggf. der einzelnen Anlagen anzugeben.)
   Spalte 15	Geschäftsgang (Hier sind alle Bearbeitungsschritte im Zusammenhang mit dem Eingang in der VS-Registratur wie z.B. ihr Verbleib, die Kenntnisnahmen, ihre Vervielfältigung und deren Verbleib sowie ihre Vernichtung etc. zu dokumentieren. Der Weg der Verschlusssache sowie ggf. von ihr gefertigter Vervielfältigungen muss hierbei vom Eingang/der Erstellung bis zum endgültigen Verbleib nachvollziehbar sein. Stempelabdrucke und andere Vermerke müssen eindeutig zuzuordnen sein. Zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommene weitere Bearbeitungsschritte, die unter der ursprünglich vergebenen lfd. Nr. nicht mehr dokumentiert werden können, ohne die Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit zu beeinträchtigen, sind ggf. an anderer Stelle im Bestandsverzeichnis unter gegenseitigem Verweis auf die Eintragungen zu dokumentieren.)
   Spalte 16	Erledigt am (Datum) (Das hier eingetragene Datum ergibt die Schnittstelle z.B. zu Quittungsbüchern. D. h. es ist z.B. das Datum einzutragen, welches dem Eintrag im Quittungsbuch entspricht.)
   Spalte 17	Verbleib (Es ist der endgültige Verbleib des Dokuments unter Angabe des Datums einzutragen.)
   Die Größe des für den Eintrag einer Verschlusssache benötigten Eintragungsabschnitts (= Anzahl der benötigten Zeilen) orientiert sich am Umfang des zu erfassenden Eingangs nebst Anlagen. Ein neuer Eingang ist jeweils durch eine neue Eintragung in Spalte 1 gekennzeichnet.

9. Jede Eintragung, Änderung, nachträgliche Ergänzung und Streichung muss mit Datum versehen und der jeweils handelnden Person zuzuordnen sein. Bei Änderungen und Streichungen muss der ursprüngliche Text lesbar bleiben. Es ist unzulässig, Eintragungen zu löschen oder unkenntlich zu machen sowie Teile zu entfernen oder einzufügen.
10. Papiergestützte VS-Bestandsverzeichnisse werden von den Geheimschutzbeauftragten oder von besonders beauftragten Mitarbeitern an die VS-Registratoren herausgegeben. Diese bestätigen den Empfang. Die Empfangsbestätigungen sind zur Geheimschutzdokumentation zu nehmen.

Muster 18
(zu Nr. 5.2 VSA)
(Vorderseite des Umschlages)

Muster 19
(zu Nr. 5.2 VSA)

VS - Begleitzettel

Muster 20
(zu Nr. 5.2 VSA)

VS - Übergabeprotokoll

Heute wurde das Arbeitsgebiet der/des

der/dem

übergeben.

Die VS-Bestandsverzeichnisse und VS-Quittungsbücher sowie die Schlüssel zu den VS-Verwahrgelassen, Alarm- und VS-Schlüsselendbehältern waren vollständig vorhanden. Der Verbleib der Verschlusssachen und ihrer Anlagen wurde stichprobenartig, und zwar nachfolgenden Eintragungen im VS-Bestandsverzeichnis, verfolgt und festgestellt:

Muster 21
(zu Nr. 5.2 VSA)

Heute wurde auf Vollständigkeit geprüft und vernichtet:

Muster 22
(zu Nr. 5.5 VSA)

Umschläge für VS-Sendungen

Erläuterungen:

Auf dem Umschlag ist der Empfänger (Dienststelle und empfangende Person) eindeutig zu bezeichnen:

Ministerium des Innern und für Sport
z. Hd.: Frau Müller o. V. i. A.
Schillerplatz 3 - 5

55116 Mainz

Bei der Versendung mit Kurierdiensten sind das Geschäftszeichen und der Geheimhaltungsgrad auf der Vorderseite des Umschlages zu vermerken. Bei der Versendung mit privaten Zustelldiensten enthält der äußere Umschlag keinen Hinweis auf den Geheimhaltungsgrad.

Muster 23
(zu Nr. 6.1, 6.2 VSA)

Vereinbarung zu Sicherheitsbestimmungen ausgetauschter Verschlusssachen

Zwischen

_________________________
(deutsche Stelle)

und

_________________________
(nicht-deutsche Stelle)

besteht die Notwendigkeit des vertragslosen Austausches von Verschlusssachen.

Allgemeiner Grundsatz

Personen, die unter strikter Anwendung des Prinzips "Kenntnis nur wenn nötig" Zugang zu Verschlusssachen erhalten sollen, müssen ab dem Geheimhaltungsgrad VS-VERTRAULICH und höher der Verschlusssache nach Maßgabe nationalen Rechts sicherheitsüberprüft sein.

Verschlusssachen
Verschlusssachen sind nach Maßgabe des jeweiligen Rechts geheim gehaltene Informationen unabhängig von ihrer Darstellungsform.

Vergleichbarkeit der Geheimhaltungsgrade
Folgende Geheimhaltungsgrade sind vergleichbar:

Anzuwendendes Schutzniveau
Die empfangende Stelle sichert der übermittelnden Stelle zu, die Verschlusssachen entsprechend ihres Geheimhaltungsgrades wie eigene Verschlusssachen zu behandeln.

Kennzeichnung
Die übermittelten Verschlusssachen werden von ihrem Empfänger mit dem vergleichbaren nationalen Verschlusssachengrad gekennzeichnet.

Verbot der Weitergabe an Dritte
Übermittelte Verschlusssachen dürfen ohne schriftliche Zustimmung der übermittelnden Stelle Dritten keinesfalls zugänglich gemacht werden.

Benachrichtigung
Jedweder Geheimschutzverstoß ist der übermittelnden Stelle unverzüglich mitzuteilen.

Muster 24
(zu Nr. 6.1, 6.2 VSA)

VS-Versandschein

Nummer

Jahr

abgesandt am:

Muster 25
(zu Nr. 6.1, 6.2 VSA)
Form for the exchange of Classified Information (Cl)
(Annex to the German By-Law on the Handling of Classified Information)

Muster 26
(zu Nr. 9.4 VSA)

Behandlung von Kryptomaterial
Nachweis über die Belehrung

wurde über die Behandlung von Kryptomaterial nach Maßgabe der einschlägigen (wenn nötig auch internationalen) Bestimmungen belehrt.

Die Belehrung wurde durchgeführt von

Ich bestätige, über die Behandlung von Kryptomaterial belehrt worden zu sein.

Diese Belehrung verliert am ______ ihre Gültigkeit.

Muster 27
(zu Nr. 9.4 VSA)

Nachweis über die Kryptoberechtigung

Die Zulassung ist erteilt

Die

Muster 28

Muster 29
Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigung
im Einklang mit dem Beschluss der Europäischen Union ( 2013/488/EU)

Muster 30
Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigung

Muster 31
Markierung nicht deutscher Verschlusssachen (Beispiele)

ENDE