umwelt-online Suchausgabe: UMWELT

Öffentliches Beschaffungswesen in Rheinland-Pfalz
- Rheinland-Pfalz -

Vom 24. April 2014
(MinBl. Nr. 6 vom 04.07.2014 S. 48; 12.11.2019 S. 338 ^{umwelt-online.de/preview/192378" target="_top"> 19}; 18.08.2021 S. 91 ²¹; 18.11.2022 S. 266 ^{umwelt-online.de/preview/222819" target="_blank"> 22})
Gl.-Nr.: 730

Verwaltungsvorschrift des Ministerium für Wirtschaft, Klimaschutz, Energie und Landesplanung,
Ministerium des Innern, für Sport und Infrastruktur
Ministerium der Finanzen
Ministerium der Justiz und für Verbraucherschutz
Az.: 40 5 - 00006 Ref. 8203, 5400/2 - 1 - 5

Außerdem werden in Teil 3 für den Bereich der Landesverwaltung die Rahmenbedingungen für die Neuorganisation des Beschaffungswesens, insbesondere die Zuständigkeiten und Aufgaben der zentralen Beschaffungsstellen und der Bedarfsträger sowie die Einführung der Vergabeplattform als Vergabemarktplatz sowie der Bestellplattform als Kaufhaus des Landes (KdL-rlp) geregelt. Diese Neuorganisation des Beschaffungswesens hat die Steigerung der Effizienz und Kompetenz im Interesse vergaberechtskonformer Beschaffungsabläufe sowie die Realisierung von Einsparpotentialen bei Beschaffungen von Lieferungen und Leistungen zum Ziel. Sie wirkt durch die Automationsunterstützung der Beschaffung Korruptionsgefahren entgegen.

Unter Bedarfe sind sämtliche Lieferungen und Leistungen zu verstehen, die für Bedarfsträger des Landes Rheinland-Pfalz zu beschaffen sind.

Bedarfsträger sind Behörden und Einrichtungen der Landesverwaltung sowie die Landesbetriebe, die Lieferungen und Leistungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Die zentrale Beschaffung umfasst die Versorgung der Bedarfsträger durch die zentralen Beschaffungsstellen mit Lieferungen und Leistungen nach vorheriger Standardbedarfs-Abfrage.

Zentrale Beschaffungsstellen sind Organisationseinheiten, die für die Landesverwaltung bestimmte Lieferungen und Leistungen erwerben, öffentliche Aufträge vergeben oder Rahmenvereinbarungen für Stellen der Landesverwaltung abschließen.

Die Vergabeplattform als Vergabemarktplatz Rheinland-Pfalz ist ein internetbasiertes System für die elektronische Durchführung öffentlicher Beschaffungen, auf das Bieter sowie die zentralen Beschaffungsstellen und die Bedarfsträger in den Fällen der Nummern 14.3.1 und 14.3.2 eigenverantwortlich zugreifen können.

Das Vergabemanagementsystem unterstützt digital die rechtskonforme Abwicklung des gesamten internen, arbeitsteiligen Vergabeprozesses.

Die Bestellplattform KdL-rlp ist ein virtueller elektronischer Marktplatz. Im KdL-rlp sind elektronisch alle standardisierten Lieferungen und Leistungen solcher Unternehmen verzeichnet, mit denen zentrale Beschaffungsstellen des Landes zuvor Rahmenvereinbarungen abgeschlossen haben und die für einen Vertrieb über das KdL-rlp geeignet sind. Bedarfsträger können so Produkte und Dienstleistungen direkt bei den Unternehmen ordern.

Zentrale Beschaffungsstellen sind der Landesbetrieb Liegenschafts- und Baubetreuung, der Landesbetrieb Daten und Information sowie der Landesbetrieb Mobilität.

Aufgabe der zentralen Beschaffungsstellen ist es, grundsätzlich alle Lieferungen und Leistungen für die Bedarfsträger ihres Zuständigkeitsbereichs zu beschaffen.

Dem LBB (einschließlich der regionalen Niederlassungen) obliegt die Durchführung von Vergabeverfahren nach der VOB/A mit dem Schwerpunkt Hochbau. Er beschafft zudem Lieferungen und Leistungen nach der VOL/A und der VOF im Bereich operativer Beschaffungen für seinen Zuständigkeitsbereich. Dies gilt auch für sonstige Leistungen zur Bewirtschaftung und Verwaltung von Immobilien im Rahmen des Gebäudemanagements durch den LBB.

Die fachlichen Vorschriften und Verfahrensregeln dieses Bereichs bleiben unberührt.

Dem LDI obliegt die Durchführung von Vergabeverfahren für Lieferungen und Leistungen nach der VOL/A und der VOF für die Bereiche Informations- und Kommunikationstechnik.

Er übernimmt als Betreiber der Vergabe- und Bestellplattform sowie des Vergabemanagementsystems die zentrale technische Betreuung. Darüber hinaus organisiert der LDI Schulungen zum Umgang mit dem KdL-rlp und richtet eine betriebsbezogene Hotline für den Vergabemarktplatz, das Vergabemanagementsystem und das KdL-rlp ein.

Dem LBM (einschließlich der regionalen Niederlassungen) obliegt die Durchführung von Vergabeverfahren nach der VOB/A mit dem Schwerpunkt Tiefbau. Er beschafft Lieferungen und Leistungen nach der VOL/A und der VOF im Bereich operativer Beschaffungen für diesen Zuständigkeitsbereich.

Er ist als Zentrale Beschaffungsstelle des Landes (ZBL) zudem zuständig für die Durchführung von Vergabeverfahren für Lieferungen und Leistungen nach der VOL/A und der VOF, die nicht unter den Zuständigkeitsbereich des LBB und des LDI nach den Nummern 13.1 und 13.2 fallen. Die unter Nummer 14.3 geregelten Ausnahmetatbestände bleiben unberührt. Ausgenommen sind auch die Vergabe von Beratungsleistungen und damit verbundene Tätigkeiten.

Die zentralen Beschaffungsstellen unterstützen die Bedarfsträger umfassend bei deren Beschaffungsvorgängen. Zu ihren Aufgaben gehören insbesondere die in den Nummern 14.1.1 bis 14.1.3 genannten Tätigkeiten, sofern eine zentrale Beschaffung möglich ist.

Die zentralen Beschaffungsstellen haben dafür Sorge zu tragen, dass weitestgehend standardisierte Lieferungen und Leistungen über Rahmenvereinbarungen beschafft werden, da in der Regel standardisierte Waren und Dienstleistungen kostengünstiger als Sonderanfertigungen oder Einzelverträge sind.

Eine wirksame zentrale Beschaffung setzt eine weitgehende Standardisierung von Lieferungen und Leistungen voraus, die der Bedarfsdeckung dienen sollen. Die zentralen Beschaffungsstellen berücksichtigen bei der Festlegung der Produktkataloge die Bedürfnisse der Bedarfsträger, stellen in der Regel eine Auswahl an verschiedenen Produkten zur Verfügung und informieren über ihr Dienstleistungsangebot. Zur Vermeidung einer unwirtschaftlichen Produkt- und Typenvielfalt sorgen sie im Einvernehmen mit den Bedarfsträgern zugleich für eine Harmonisierung der einzelnen Bedarfe. Hierbei beachten sie insbesondere die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit im Sinne des § 7 LHO. Die Bedarfsträger sind verpflichtet, ihre Beschaffungen an den standardisierten Produkten zu orientieren und geeigneten Standardprodukten grundsätzlich den Vorrang zu geben. Die Bedürfnisse der Bedarfsträger werden durch einen Nutzerbeirat, dem Vertreterinnen/Vertreter der Ressorts angehören, mit den zentralen Beschaffungsstellen erörtert.

Die zentralen Beschaffungsstellen sorgen für eine angemessene Bündelung der Auftragsvolumina, um durch höhere Abnahmevolumina günstigere Einkaufskonditionen zu erreichen. Zu diesem Zweck schließen sie Rahmenvereinbarungen ab. Dabei sind mittelständische Interessen angemessen zu berücksichtigen und Aufträge entsprechend Nummer 6.2.3 grundsätzlich nach Teil- und Fachlosen aufzuteilen.

Die Gesamtkosten der zentralen elektronischen Beschaffung einschließlich der Kosten für die Bewirtschaftung und Pflege der Rahmenvereinbarungen sowie für den Betrieb der Vergabe- und Bestellplattform werden für den Bereich der Beschaffung von Standardbedarf zentral bei den Kapiteln 03 17 und 03 19 veranschlagt. Einnahmen aus Erstattungen von Dritten gemäß Nummer 19.3 sind von den veranschlagten Ausgabeansätzen abzusetzen. Für den Bereich der Beschaffung von Spezialbedarf (Nummer 14.3.2) werden die in diesem Zusammenhang stehenden Gesamtkosten der Zentralbeschaffung direkt aus den Haushalten der kostenverursachenden Bedarfsträger getragen.

Für eine möglichst große Bandbreite an Beschaffungen werden Rahmenvereinbarungen durch die zentralen Beschaffungsstellen ausgeschrieben und den Bedarfsträgern zur Deckung ihres Beschaffungsbedarfs zur Verfügung gestellt. Die Bedarfsträger decken grundsätzlich ihren Bedarf über die ausgeschriebenen, im KdL-rlp vorgehaltenen Rahmenvereinbarungen. Die Bedarfsträger arbeiten an dessen bedarfsgerechter Gestaltung mit. Sie haben alle dafür geeigneten Lieferungen und Leistungen zu melden.

Von der Bedarfsdeckung über das KdL-rlp ausgenommen sind Beschaffungen von nicht vorhersehbaren Lieferungen und Leistungen, die nicht Gegenstand von Rahmenvereinbarungen sind oder bei denen aus Dringlichkeitsgründen eine vorherige Beteiligung der zentralen Beschaffungsstellen nicht möglich ist.

Kann der Bedarf nicht über das KdL-rlp gedeckt werden, formuliert der Bedarfsträger seinen Bedarf gegenüber der zentralen Beschaffungsstelle. In diesem Fall ist ein gesondertes Vergabeverfahren entsprechend der Nummer 14.3.2 durchzuführen.

Sofern insbesondere aufgrund besonderer fachlicher Anforderungen (auch z.B. aus Erfordernissen der Qualitätssicherung und Zertifizierung) Lieferungen und Leistungen benötigt werden, bei denen eine Standardisierung oder Bedarfszusammenfassung wirtschaftlich nicht sinnvoll erscheint, informiert der Bedarfsträger die zentrale Beschaffungsstelle hierüber (Spezialbedarf).

Der Spezialbedarf wird grundsätzlich vom Bedarfsträger beschafft. Es kann eine Unterstützung oder Durchführung der Vergabe durch die zentrale Beschaffungsstelle vereinbart werden.

Bestimmte Lieferungen und Leistungen können von der nach Nummer 20 für die zentrale Beschaffungsstelle zuständigen obersten Landesbehörde generell von einer zentralen Beschaffung ausgenommen werden. In diesen Fällen erfolgt die Beschaffung durch den Bedarfsträger.

Sofern Lieferungen und Leistungen im Rahmen von Beschaffungsverfahren auf Bund-Länder-Ebene vom Bund oder von einem anderen Bundesland für die übrigen Bundesländer beschafft werden, kann von einem zentralen Beschaffungsverfahren nach Teil 3 dieser Verwaltungsvorschrift abgesehen werden.

Können sich eine zentrale Beschaffungsstelle und die Bedarfsträger über eine konkrete Beschaffung nicht einigen, so entscheidet die für den jeweiligen Bedarfsträger zuständige oberste Landesbehörde.

Bei Überschneidungen der in den Nummern 13.1 bis 13.3 zugewiesenen Zuständigkeiten der zentralen Beschaffungsstellen vereinbaren diese, welche von ihnen im Einzelfall Lieferungen und Leistungen beschafft. Dabei soll die unter Nummer 1 der Verwaltungsvorschrift genannte Zielsetzung im Vordergrund stehen. Bei Meinungsverschiedenheiten entscheidet die in Satz 1 genannte, für den Bedarfsträger zuständige oberste Landesbehörde, über welche zentrale Beschaffungsstelle die Beschaffung erfolgt.

Die Bedarfsträger melden aufgrund der Bedarfsabfrage durch die zentrale Beschaffungsstelle ihre Bedarfe an Lieferungen und Leistungen mit allen für die Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren notwendigen Angaben an.

Die Bedarfsträger melden aufgrund der Bedarfsabfrage durch die zentrale Beschaffungsstelle ihre Bedarfe, die nicht über Rahmenvereinbarungen oder Multilieferantenkataloge abgewickelt werden konnten oder bei denen Ausnahmen nach Nummer 14.3 vorlagen. Dieser Meldepflicht sowie der Informationspflicht nach Nummer 14.3.2 unterliegen nicht Bestellungen von Laborartikeln unterschiedlicher Art, bei denen nicht zu erwarten ist, dass durch eine Bedarfsbündelung günstigere Einkaufkonditionen erzielt werden können. Spezialbedarfe, die nach Nummer 14.3.2 Absatz 3 von der zentralen Beschaffung ausgenommen wurden, fallen ebenfalls nicht unter diese Meldepflicht. Umfang und Zeitpunkt der jeweiligen Bedarfsabfragen werden durch den Nutzerbeirat beraten und beschlossen.

Bestehende Verträge sollen - soweit praktikabel bzw. wirtschaftlich vertretbar - grundsätzlich zum frühestmöglichen Zeitpunkt gekündigt werden.

Die Bedarfsträger decken ihren Beschaffungsbedarf an Lieferungen und Leistungen grundsätzlich bei der jeweils zuständigen zentralen Beschaffungsstelle. Sofern für den konkreten Beschaffungsbedarf Rahmenvereinbarungen bestehen, rufen sie ihren Beschaffungsbedarf über die von den zentralen Beschaffungsstellen geschlossenen Rahmenvereinbarungen ab. Die Haushaltsmittel verbleiben grundsätzlich bei den Bedarfsträgern und können von diesen frei verwendet werden. Die Liefer- und Gewährleistungsbeziehungen entstehen zwischen dem Lieferanten und dem Bedarfsträger.

Die zuständige zentrale Beschaffungsstelle führt in Abstimmung mit den Bedarfsträgern innerhalb einer angemessenen Frist das Vergabeverfahren durch. Sollte eine Beschaffung durch die zentrale Beschaffungsstelle in dem abgestimmten Zeitrahmen nicht möglich sein, kann die Beschaffung durch den Bedarfsträger erfolgen. Die zentralen Beschaffungsstellen sind insoweit Servicestellen für die Bedarfsträger und unterstützen diese bei deren Beschaffungsvorgängen. Die Bedarfsträger beraten die zentralen Beschaffungsstellen in fachlicher Hinsicht. Mit Unterstützung der zentralen Beschaffungsstelle verwalten die Bedarfsträger im Rahmen des KdL-rlp ihre Geschäftsprozesse (z.B. Genehmigungsprozess), die Zugangsberechtigungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie ihre Organisationsstruktur auf der Bestellplattform KdL-rlp in eigener Verantwortung.

Die Bedarfsträger können mit den zentralen Beschaffungsstellen eine Übernahme der Vergabe vereinbaren, wenn hierdurch eine wirtschaftlichere Beschaffung zu erwarten ist. Hierzu legen sie die Anforderungen an die Unternehmen und die Leistung fest, die erforderlich sind, um im Wettbewerb das wirtschaftlich günstigste Angebot für den benötigten Bedarf ermitteln zu können.

Die fachlich zuständige oberste Landesbehörde sowie sonstige vorgesetzte Behörden können sich Aufgaben und Zuständigkeiten nachgeordneter Bedarfsträger und eine zentrale Bewirtschaftung der Haushaltsmittel vorbehalten.

Im Rahmen der Neuorganisation des Beschaffungswesens werden zur technischen Unterstützung der zentralen Beschaffungsstellen und der Bedarfsträger ein e-Vergabesystem (Vergabeplattform und Vergabemanagementsystem) und eine elektronische Bestellplattform eingeführt.

Im LDI wird die e-Vergabeplattform als Vergabemarktplatz sowie das Vergabemanagementsystem eingerichtet und betrieben.

Der Vergabemarktplatz sowie optional das Vergabemanagementsystem werden für Vergabeverfahren der Landesverwaltung Rheinland-Pfalz durch die zentralen Beschaffungsstellen und Bedarfsträger genutzt, soweit sie als Mandanten auf der Plattform eingerichtet sind oder am Vergabeverfahren zu beteiligen sind.

Alle Vergabebekanntmachungen der rheinlandpfälzischen Landesverwaltung einschließlich der Landesbetriebe werden auf dem Vergabemarktplatz www.vergabe.rlp.de, bei www.bund.de sowie bei Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte auf der Website der EU veröffentlicht.

Im LDI wird die Bestellplattform als KdL-rlp eingerichtet und betrieben. Das KdL-rlp verbindet zentrale Beschaffungsstellen, Bedarfsträger und Wirtschaft über eine zentrale Bestellplattform. Im KdL-rlp werden die von den zentralen Beschaffungsstellen ausgeschriebenen Rahmenvereinbarungen mit entsprechenden Produktkatalogen verwaltet. Die fachliche Administration einer Rahmenvereinbarung obliegt der zentralen Beschaffungsstelle, die die Rahmenvereinbarung ausgeschrieben hat. Dem LDI obliegt die technische Administration der im KdL-rlp eingestellten Rahmenvereinbarungen.

Aus den Produktkatalogen ordern die Bedarfsträger standardisierte Lieferungen und Leistungen für ihren Bedarf. Um die Vorteile des zentralen Einkaufs zu stärken, sollen Abrufe der Bedarfsträger möglichst elektronisch erfolgen.

Entsprechend der Zielsetzung des Mittelstandsförderungsgesetzes vom 9. März 2011 (GVBl. S. 66, BS 70-3) sind die in Nummer 6 erläuterten Gestaltungsmöglichkeiten für eine angemessene Beteiligung mittelständischer Unternehmen zu beachten.

Die zentrale Beschaffungsstelle LDI soll im KdL-rlp für Lieferungen und Leistungen, für die es noch keine Rahmenvereinbarungen gibt, auf die in Nummer 4.1 erläuterte Beratungsmöglichkeit der Auftragsberatungsstelle Rheinland-Pfalz hinweisen. Die Auftragsberatungsstelle benennt den Bedarfsträgern und zentralen Beschaffungsstellen fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen.

Bei dem Betrieb der e-Vergabe und dem KdL-rlp ist sicherzustellen, dass öffentliche Aufträge, die von Werkstätten für behinderte Menschen, Blindenwerkstätten und Integrationsprojekten ausgeführt werden können, diesen nach Nummer 7.2 bevorzugt anzubieten sind.

19 Beteiligung anderer öffentlicher Auftraggeber an der zentralen Beschaffung

Dem Landtag Rheinland-Pfalz und dem Rechnungshof Rheinland-Pfalz soll nach entsprechender Vereinbarung die Möglichkeit eröffnet werden, den Vergabemarktplatz und das KdL-rlp zu nutzen.

19.2 Andere öffentliche Auftraggeber (z.B. Kommunen und ihre Einrichtungen)

Andere öffentliche Auftraggeber können als Nutzer des Vergabemarktplatzes und des KdL-rlp zugelassen werden und als weitere Mandanten eigene Rahmenvereinbarungen über das KdL-rlp abwickeln. Den kommunalen Einrichtungen wird empfohlen, mit der zentralen Beschaffungsstelle LDI eine Nutzung des Vergabemarktplatzes und des KdL-rlp zu vereinbaren.

Für die Teilnahme der vorgenannten Stellen an Verfahren der zentralen Beschaffung ist ein (bezogen auf die sachbezogenen Gesamtkosten) verursachungsgerechtes kostendeckendes Nutzungsentgelt zu vereinbaren. Bei dessen Berechnung sind die Gesamtkosten der zentralen elektronischen Beschaffung einschließlich der Kosten für die Bewirtschaftung und Pflege der Rahmenvereinbarungen sowie für den Betrieb der Vergabe- und Bestellplattform zu berücksichtigen, die im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung ermittelt werden.

Die Zuständigkeit für die Neuorganisation und den Ablauf des zentralen Beschaffungswesens obliegt in den Bereichen der Nummer 13.1 dem Ministerium der Finanzen sowie in den Bereichen der Nummern 13.2 und 13.3 dem Ministerium des Innern, für Sport und Infrastruktur.

22.2 Teil 3 ist von den in Nummer 13 genannten zentralen Beschaffungsstellen und den Bedarfsträgern des Landes anzuwenden. Dies gilt nicht für

1) Die Definition folgt der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen (ABl. EU Nr. L 124 S. 36).

2) Richtlinie 2009/125/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 21. Oktober 2009 zur Schaffung eines Rahmens für die Festlegung von Anforderungen an die umweltgerechte Gestaltung energieverbrauchsrelevanter Produkte (Neufassung) (ABl. EU Nr. L 285 S. 10).