Die Bewältigung von großräumigen Gefährdungslagen und sonstigen koordinierungsbedürftigen Ereignissen aller Art im In- und Ausland kann eine besondere Vorgehensweise des zuständigen Staatsministeriums nach vorab festgelegten Verfahren und Organisationsstrukturen, ggf. unter Einbindung der nachgeordneten Behörden und sonstiger Organisationen und Stellen, erforderlich machen.

Fällt die Bewältigung einer solchen Gefährdungslage oder eines solchen Ereignisses in den Zuständigkeitsbereich mehrerer Staatsministerien, kann eine koordinierte Vorgehensweise der betroffenen Staatsministerien, der Staatskanzlei, der Regierungen und Kreisverwaltungsbehörden erforderlich sein, auch wenn das Ausmaß einer Katastrophe nach Art. 1 Abs. 2 des Bayerischen Katastrophenschutzgesetzes ( BayKSG) vom 24. Juli 1996 (GVBl S. 282, BayRS 215-4-1-I) in der jeweils geltenden Fassung noch nicht erreicht ist.

Das Gleiche gilt entsprechend für die Bewältigung solcher Gefährdungslagen und Ereignisse auf Ebene der Regierungen, Kreisverwaltungsbehörden und ggf. auch kreisangehörigen Gemeinden und Verwaltungsgemeinschaften, wenn mehrere Stellen (z.B. Sachgebiete, Abteilungen, andere Behörden, Organisationen, Sonstige) beteiligt sind.

Mit den folgenden Richtlinien soll die notwendige Organisationsstruktur zur Bewältigung derartiger Lagen in allen Geschäftsbereichen sowie die Abstimmung der erforderlichen Maßnahmen zwischen den Beteiligten auf allen Ebenen der Verwaltung sichergestellt werden.

1 Krisenorganisation der Ministerien

Bei der Bewältigung großräumiger Gefährdungslagen und anderer koordinierungsbedürftiger Ereignisse fallen für die betroffenen Staatsministerien in der Regel vielfältige Aufgaben an. Dies sind insbesondere

• Einholung von Informationen über die Lage,
• Unterstützung nachgeordneter Behörden,
• überörtliche Anforderung und Heranführung von Ressourcen,
• grundsätzliche Entscheidungen zur Vorgehensweise,
• Kontakte mit Bund, Ländern, Nachbarstaaten und Europäischer Union,
• Koordinierung der Maßnahmen nachgeordneter Behörden,
• Zusammenarbeit mit Organisationen auf Landesebene,
• Information des Bayerischen Landtags, der Staatskanzlei und der Mitglieder der Staatsregierung,
• Zusammenarbeit mit anderen beteiligten Ressorts und sonstigen beteiligten Stellen,
• Presse und Öffentlichkeitsarbeit.

Um diese Aufgaben zeit- und sachgerecht erledigen zu können, bedarf es in jedem Staatsministerium einer besonderen Organisationsform, dem "Arbeitsstab zur Bewältigung großräumiger Gefährdungslagen und anderer koordinierungsbedürftiger Ereignisse".

Die Staatsministerien richten einen solchen Arbeitsstab ein. Über Struktur und personelle Besetzung entscheiden die Staatsministerien in Anlehnung an den als Anlage 1 beigefügten Vorschlag. Die aus dieser Struktur resultierenden Aufgaben der einzelnen Mitglieder bzw. Arbeitsbereiche im Arbeitsstab sind ergänzend in Anlage 2 beschrieben.

Die personelle Besetzung (mindestens zweifach) des Arbeitsstabs ist konkret vorzuplanen. Es ist sicherzustellen, dass alle Funktionen bzw. Arbeitsbereiche jederzeit kurzfristig besetzt werden können.

Der Arbeitsstab ist als Krisenreaktionsinstrurnent eines Staatsministeriums bei Gefährdungslagen einzusetzen, die in Eigenverantwortung eines Ressorts unterhalb der Schwelle eines koordinierungsbedürftigen Ereignisses im Sinn der Nr. 2 bewältigt werden können.

Wird ein Arbeitsstab einberufen, sollen die nachgeordneten Behörden, die von der jeweilligen Gefährdungslage bzw. dem jeweiligen Ereignis möglicherweise betroffenen Staatsministerien und ggf. die Staatskanzlei hierüber sowie über die Erreichbarkeit des Arbeitsstabs informiert werden.

2 Koordinierungsgruppen und Koordinierungsstellen

2.1 Koordinierungsgruppen

Zur Abstimmung fachbereichsübergreifender Maßnahmen zur Bewältigung großräumiger Gefährdungslagen und anderer koordinierungsbedürftiger Ereignisse werden auf Ebene des Landes, der Regierungen und der Kreisverwaltungsbehörden Koordinierungsgruppen eingerichtet, die bei Bedarf kurzfristig einberufen werden können.

In der Koordinierungsgruppe sind alle Fachbereiche (Behörden, Organisationen, sonstige Stellen) vertreten, die mit ihrem Sachverstand und ihren technischen oder materiellen Hilfemöglichkeiten zur Bewältigung einer großräumigen Gefährdungslage oder eines anderen koordinierungsbedürftigen Ereignisses beitragen können. Im Ereignisfall benennen die betroffenen Behörden, Organisationen oder sonstigen Stellen Bedienstete zur Mitwirkung in der Koordinierungsgruppe; sie sollen mit einer Entscheidungsbefugnis für die von ihnen vertretene Stelle ausgestattet sein.. Um über zu treffende Maßnahmen eine rasche Übereinstimmung zu erzielen, ist die Koordinierungsgruppe so klein wie möglich, aber so groß wie fachlich erforderlich, zu halten.

Die Koordinierungsgruppen haben keine Führungsaufgaben oder sonstigen Befugnisse. Die fachlichen Zuständigkeiten der beteiligten Behörden bleiben unberührt.

2.1.1 Koordinierungsgruppe Bayern

Der Koordinierungsgruppe Bayern gehören an:

• Vertreter der Staatsministerien, deren Zuständigkeitsbereich durch die jeweilige Gefährdungslage bzw. das jeweilige Ereignis berührt ist
• bei Bedarf Vertreter der Staatskanzlei
• Vertreter der Organisationen und sonstigen Stellen, die mit ihrem Sachverstand und ihren technischen oder materiellen Hilfemöglichkeiten zur Bewältigung der jeweiligen Gefährdungslage bzw. des jeweiligen Ereignisses beitragen können.

2.1.2 Koordinierungsgruppen auf Ebene der kreisangehörigen Gemeinden und Verwaltungsgemeinschaften

Macht die Bewältigung großräumiger Gefährdungslagen oder anderer koordinierungsbedürftiger Ereignisse auch auf Ebene der kreisangehörigen Gemeinden und Verwaltungsgemeinschaften eine Abstimmung der zu treffenden Maßnahmen erforderlich, wird diesen empfohlen, eine Koordinierungsgruppe entsprechend Nr. 2.1 einzurichten.

2.2 Koordinierungsstellen

Für die Geschäftsführung der Koordinierungsgruppen sind Koordinierungsstellen einzurichten.

2.2.1 Aufgaben

Die Koordinierungsstelle hat u. a. die Aufgabe, die Koordinierungsgruppe einzuberufen. Sie hat ferner sicherzustellen, dass

• geeignete Räume für Lagebesprechungen bereitstehen,
• die benötigten Kommunikationsmittel vorgehalten oder kurzfristig bereitgestellt werden,
• Niederschriften über die Ergebnisse der Sitzungen und Lagebesprechungen der Koordinierungsgruppe gefertigt und den Teilnehmern zugeleitet werden,
• wichtige Informationen und Entscheidungen an die (politische) Spitze ihrer Behörde weitergeleitet werden,
• ein Einsatztagebuch (Ablaufkalender) geführt wird und
• bei Bedarf die Versorgung der Koordinierungsgruppe gewährleistet ist.

Die Aufgaben der für die behördeninterne Organisation zuständigen Stellen bleiben unberührt.

2.2.2 Organisation

Die Koordinierungsstellen sind

• bei den Staatsministerien,
• bei den Regierungen und
• bei den Kreisverwaltungsbehörden einzurichten.

Soweit kreisangehörige Gemeinden und Verwaltungsgemeinschaften Koordinierungsgruppen einrichten (Nr. 2.1.2), regeln sie die Geschäftsführung selbst.

2.2.3 Erreichbarkeit

Die Erreichbarkeit der Mitarbeiter der Koordinierungsstellen außerhalb der Dienstzeit ist sicherzustellen.

2.3 Einberufung der Koordinierungsgruppen

2.3.1 Ansprechpartner Koordinierungsgruppe

Um eine jederzeitige Einberufung der Koordinierungsgruppen auf allen Ebenen zu ermöglichen, benennen die Staatsministerien, sonstigen Behörden und Stellen und die vorrangig infrage kommenden Organisationen den Koordinierungsstellen "Ansprechpartner Koordinierungsgruppe". Die Koordinierungsstellen führen entsprechende Erreichbarkeitsverzeichnisse. Die Koordinierungsstelle im Staatsministerium des Innern führt das Erreichbarkeitsverzeichnis der Ansprechpartner der Koordinierungsgruppe Bayern und stellt es den anderen Staatsministerien und der Staatskanzlei zur Verfügung.

2.3.2 Zuständigkeit

Bei akuten Gefährdungslagen und anderen koordinierungsbedürftigen Ereignissen veranlasst das unmittelbar betroffene Ressort die Einberufung der Koordinierungsgruppe über seine Koordinierungsstelle unter Mitteilung von Termin, Tagungsort und Anlass. Auf Ebene der Regierungen und Kreisverwaltungsbehörden sind diese zuständig.

2.3.3 Jährliche Besprechung

Zur gegenseitigen Information sollen die Koordinierungsstellen mindestens einmal jährlich die Ansprechpartner ihrer Koordinierungsgruppe (Nr. 2.3.1) zu einer Besprechung einladen.

Zur jährlichen Besprechung der Ansprechpartner "Koordinierungsgruppe Bayern" lädt die Koordinierungsstelle im Staatsministerium des Innern ein.

2.4 Vorsitz in der Koordinierungsgruppe

2.4.1 Vorsitz bei konkreten Gefährdungslagen oder koordinierungsbedürftigen Ereignissen

Bei konkreten Gefährdungslagen oder koordinierungsbedürftigen Ereignissen hat den Vorsitz in der Koordinierungsgruppe Bayern der anwesende ranghöchste Beamte des überwiegend betroffenen Staatsministeriums oder Fachbereichs, in den Koordinierungsgruppen der Regierungen und Kreisverwaltungsbehörden der Behördenleiter oder die von ihm bestimmte Person.

2.4.2 Vorsitz bei der jährlichen Besprechung

In den Fällen der Nr. 2.3.3 (jährliche Besprechung) übernimmt den Vorsitz der Leiter der Koordinierungsstelle oder dessen Vertreter; im Fall der Nr. 2.3.3 Abs. 2 ein Vertreter des Staatsministeriums des Innern.

2.4.3 Aufgaben des Vorsitzenden

Der Vorsitzende legt in Abstimmung mit den Teilnehmern den Besprechungstermin, den Tagungsort und die Tagesordnung fest, leitet die Beratungen und trifft organisatorische Entscheidungen für die Tätigkeit der Koordinierungsgruppe.

3 Verhältnis der Koordinierungsgruppe zur Führungsgruppe Katastrophenschutz

Die Zuständigkeit und die Aufgaben der Katastrophenschutzbehörden bei Katastrophen nach Art. 1 Abs. 2 BayKSG bleiben unberührt.

Sofern sich abzeichnet, dass für ein Krisenereignis der Katastrophenfall festgestellt werden muss, ist die Führungsgruppe Katastrophenschutz (FüGK) einzurichten.

Mit der Einrichtung der FüGK endet die Tätigkeit der Koordinierungsgruppe. In diesem Fall werden die Vertreter der in der Koordinierungsgruppe für das jeweilige Krisenereignis mitwirkenden Fachbereiche bei Bedarf weiterhin als Verbindungskräfte in der Führungsgruppe Katastrophenschutz tätig. Ihre Zuständigkeiten und Aufgaben nach anderen Vorschriften bleiben unberührt.

Unberührt bleibt auch die erneute Einberufung einer Koordinierungsgruppe im Fall weiterer gleichzeitig oder später eintretender großräumiger Gefährdungslagen und anderer koordinierungsbedürftiger Ereignisse, wenn diese nicht gemeinsam mit dem ursprünglichen Ereignis durch die FüGK abgewickelt werden können.

4 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Bekanntmachung tritt am 1. Oktober 2007 in Kraft.

Mit Ablauf des 30. September 2007 treten die Richtlinien für die Bewältigung großräumiger Gefährdungslagen und anderer koordinierungsbedürftiger Ereignisse (Gemeinsame Bekanntmachung vom 16. Oktober 1990, AllMBl S. 774) außer Kraft.

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Die Bewältigung von Krisenlagen erfordert innerhalb der betroffenen Ressorts jeweils eine effiziente Organisations- und Führungsstruktur, die durch den Arbeitsstab umgesetzt wird. Die empfohlene Struktur des Arbeitsstabs gemäß Anlage 1 entspricht weitgehend den im Auftrag der Innenministerkonferenz (IMK) von einer Bund-Länder-Arbeitsgruppe erarbeiteten und von der IMK zur Kenntnis genommenen "Hinweisen zur Bildung von Stäben der administrativorganisatorischen Komponente (Verwaltungsstäbe - VwS)", die mit Schreiben des Bayerischen Staatsministeriums des Innern vom 20. August 2004, Az. ID4-2253.4-16 in Bayern eingeführt wurden.

Die Funktionen sind im Folgenden umfassend dargestellt. Sie können je nach den durch das Krisenszenario gestellten Anforderungen und dem Zuschnitt des Geschäftsbereichs auch in einer reduzierten Form umgesetzt werden.

Die einzelnen Funktionen des Arbeitsstabs lassen sich wie folgt beschreiben:

1 Leitung des Arbeitsstabs

Der Leiter des Arbeitsstabs

• leitet diesen,
• ist den Mitgliedern des Arbeitsstabs gegenüber weisungsbefugt,
• trifft aufgrund der vorliegenden Informationen Entscheidungen,
• legt Ziele der Arbeit fest,
• koordiniert die grundsätzlich eigenverantwortliche Arbeit der Mitglieder,
• legt den Zeitpunkt der Lagebesprechungen fest und leitet diese,
• fordert alle notwendigen Informationen und Meldungen an bzw. veranlasst dies,
• leitet wichtige Informationen und Entscheidungen an die politische Spitze seiner Behörde und an die weiteren betroffenen Stellen weiter bzw. veranlasst dies,
• entscheidet über die Einberufung von weiteren Mitgliedern in den Arbeitsstab.

2 Ständige Mitglieder

Durch ständige Mitglieder des Arbeilsstabs sind - entsprechend dem konkreten Bedarf - folgende Arbeitsbereiche abzudecken:

• Innerer Dienst,
• Maßnahmen zur Ereignisbewältigung,
• Bevölkerungsinformation und Medienarbeit - BuMa -,
• Lage und Dokumentation,
• Textverarbeitung,
• Kommunikation,
• Sichtung.

Die ständigen Mitglieder des Arbeitsstabs

• erstellen fachspezifische Lagen und bewerten das Ereignis aus fachlicher Sicht,
• stellen Probleme und Gefährdungen dar und erarbeiten Möglichkeiten und Vorschläge für zweckdienliche Maßnahmen zur Ereignisbewältigung,
• stellen die Fachlage in den Lagebesprechungen vor und leiten sie zur Darstellung an den Arbeitsbereich "Lage und Dokumentation" weiter,
• bereiten Entscheidungen über Maßnahmen zur Ereignisbewältigung oder -begrenzung vor, veranlassen diese Maßnahmen bzw. führen diese durch und
• halten wichtige und grundlegende Anweisungen und Entscheidungen fest und dokumentieren sie.

Die einzelnen Personen bzw. Arbeitsbereiche nehmen insbesondere folgende Aufgaben wahr:

2.1 Arbeitsbereich Innerer Dienst

Die für den Arbeitsbereich Innerer Dienst zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgen für

• Personalbereitstellung
  • Alarmieren von Mitgliedern des Arbeitsstabs (ständige Mitglieder und ereignisspezifische Mitglieder) nach Maßgabe des Leiters,
  • Veranlassung von Ablösungen und Vertretungen,
  • Bereitstellen von Unterstützungskräften wie Boten, Schreibkräften, Fahrern etc.,
  • Einberufen von weiteren Mitgliedern in den Arbeitsstab nach Maßgabe des Leiters.
• Organisation
  • Erstellen und Fortschreiben von Alarmierungs- und Erreichbarkeitslisten,
  • Regeln der Ablauforganisation,
  • Organisieren von Ausbildung und Übungen.
• Geschäftsführung
  • Veranlassen und Vorbereiten von Lagebesprechungen,
  • Betreuen von Besuchern.
• Sicherung der Arbeitsfähigkeit
  • Betrieb und gegebenenfalls Sicherung der Räume des Arbeitsstabs,
  • Ausstatten der Räume des Arbeitsstabs mit Arbeitsunterlagen und Büromaterial,
  • Versorgen des Arbeitsstabs.

2.2 Arbeitsbereich Maßnahmen zur Ereignisbewältigung

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Arbeitsbereichs "Maßnahmen zur Ereignisbewältigung" treffen nach den Weisungen des Leiters des Arbeitsstabs oder dessen Stellvertreters die im Zuständigkeitsbereichs des jeweiligen Staatsministeriums anfallenden oder zweckmäßigerweise von diesem zu treffenden Maßnahmen zur Bewältigung des jeweiligen Ereignisses bzw. überwachen den Vollzug dieser Maßnahmen, soweit sie von anderen Organisationseinheiten wahrgenommen werden.

2.3 Arbeitsbereich Bevölkerungsinformation und Medienarbeit - BuMa -

Aufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Arbeitsbereichs Bevölkerungsinformation und Medienarbeit sind:

• Zuarbeit für das Referat Presse im jeweiligen Staatsministerium (insbesondere Erstellung von Entwürfen für Pressemitteilungen und Weitergabe sonstiger relevanter Informationen zum Ereignis an das Referat Presse),
• Vermittlung fachlicher Gesprächspartner für die Medien,
• Erstellung und Weiterleitung von Rundfunkdurchsageersuchen nach Maßgabe des Leiters des Arbeitsstabs, ggf. in Abstimmung mit dem Staatsministerium des Innern,
• Auswerten von Medienberichten,
• Koordinierung der Einrichtung und des Betriebs eines Bürgertelefons in Abstimmung mit den beteiligten Stellen innerhalb des jeweiligen Staatsministeriums und der Staatskanzlei (Servicestelle),
  • gegebenenfalls Abstimmung und Auslösung des vereinbarten Routingverfahrens für Anrufer in Zusammenarbeit mit dem Staatsministerium des Innern und der Deutschen Telekom,
  • Erstellen und Aktualisieren eines im Arbeitsstab abgestimmten Auskunftskatalogs,
  • Weiterleiten des Auskunftskatalogs an die an den Bürgertelefonen tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und alle sonstigen Stellen, bei denen Anfragen der Bevölkerung eingehen können,
  • Mitwirkung bei der Organisation der Besichtigung von Einsatzstellen und Ereignisschwerpunkten, z.B. durch Milzglieder der Staats- und Bundesregierung und durch Medienvertreter.

2.4 Arbeitsbereich Lage und Dokumentation

Der Arbeitsbereich Lage und Dokumentation ist zuständig für:

• Informationsgewinnung (Anfordern, Sammeln und Auswerten von Lageinformationen und Meldungen)

Zur Unterstützung des Arbeitsbereichs Lage und Dokumentation leiten alle Mitglieder des Arbeitsstabs grundsätzlich alle ein- bzw. ausgehenden Meldungen und Informationen dem Arbeitsbereich Lage und Dokumentation selbstständig und unverzüglich zu. Bedeutende Ereignisse und Entscheidungen sind dem Arbeitsbereich Lage und Dokumentation umgehend mündlich mitzuteilen.

• Lage
  • Feststellen und Darstellen der aktuellen und voraussichtlichen Gesamtlage,
  • Darstellen von Prognosen zur voraussichtlichen Lageentwicklung,
  • Unterstützen bei der Darstellung der Fachlagen der einzelnen Mitglieder des Arbeitsstabs,
  • Lagevortrag in den Lagebesprechungen.
• Dokumentation
  • Dokumentieren der Lageentwicklung,
  • Dokumentieren von Medienberichten, - Dokumentieren wichtiger Informationen und Meldungen,
  • Führen des Einsatztagebuchs; im Einsatztagebuch sind alle wichtigen Informationen, Entscheidungen, Maßnahmen und Anordnungen in zeitlicher Reihenfolge festzuhalten,
  • Führen von Kräftenachweisen.

2.5 Arbeitsbereich Textverarbeitung

Der Arbeitsbereich Textverarbeitung unterstützt alle Mitglieder des Arbeitsstabs durch die Erstellung von Texten nach Diktat o. Ä. und deren Weiterleitung an die angegebenen Stellen.

2.6 Arbeitsbereich Kommunikation

Aufgabe des Arbeitsbereichs Kommunikation ist das Entgegennehmen und Weiterleiten von Nachrichten, (Lage)Meldungen und Informationen aller Art in den Arbeitsstab und aus dem Arbeitsstab. Er stellt hierzu die erforderlichen Informations- und Kommunikationsmittel (z.B. EDV-Technik, Internet, E-Mail, Telefon, Telefax, Mobilfunk, ggf. Sprechfunk) bereit. Der Arbeitsbereich Kommunikation stellt als zentrale Ansprechstelle die Erreichbarkeit des Arbeitsstabs sicher.

2.7 Arbeitsbereich Sichtung

Alle eingehenden Meldungen und Informationen werden dem Arbeitsbereich Sichtung zugeleitet. Dieser sichtet alle eingehenden Meldungen und Informationen, leitet sie unverzüglich den hierfür zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Arbeitsstabs zu und fertigt evtl. hierzu erforderliche Kopien. Auf jeden Fall ist sicherzustellen, dass der Leiter des Arbeitsstabs über alle relevanten Ereignisse unverzüglich informiert wird. Alle eingehenden Meldungen und Informationen sind auch dem Arbeitsbereich Lage und Dokumentation zuzuleiten. Auf geeignete Weise ist sicherzustellen, dass alle Beteiligten aus der Zuleitung ersehen können, wer diese noch erhalten hat.

3 Ereignisspezifische Mitglieder des Arbeitsstabs

Ereignisspezifische Mitglieder des Arbeitsstabs können sein:

• Vertreter von Abteilungen bzw. Sachgebieten des jeweiligen Staatsministeriums,
• Vertreter der Staatskanzlei, anderer betroffener Staatsministerien und sonstiger Behörden,
• Vertreter von Einsatzorganisationen,
• Vertreter sonstiger Stellen,
• Sachverständige,

die zur Ereignisbewältigung - durch ihre spezifischen Kenntnisse oder Ressourcen - entscheidungsrelevante Informationen und Maßnahmenvorschläge bzw. Maßnahmen beitragen können. Sie

• stellen erkennbare Probleme und Gefährdungen ihres Arbeitsbereichs dar,
• erarbeiten Möglichkeiten und Vorschläge über Maßnahmen zur Ereignisbewältigung und setzen diese nach entsprechender Entscheidung im Arbeitsstab im Rahmen der bestehenden Zuständigkeiten um,
• stellen die Fachlage in den Lagebesprechungen vor und leiten sie zur Darstellung an den Arbeitsbereich Lage und Dokumentation weiter,
• halten wichtige und grundlegende Anweisungen und Entscheidungen aus ihrem Zuständigkeitsbereich fest und leiten sie zur Dokumentation an den Arbeitsbereich Lage und Dokumentation weiter und
• sind Verbindungspersonen zu ihren entsendenden Abteilungen, Sachgebieten, Behörden, Organisationen oder sonstigen Stellen.

ENDE