Bezug: Erlass B I 7 - 81064.02/01 vom 08.12.2017

I

Das Vergabehandbuch für die Baumaßnahmen des Bundes im Zuständigkeitsbereich der Finanzbauverwaltungen (VHB) wurde mit Erlass vom 8. Dezember 2017 eingeführt.

II

Im Februar dieses Jahres wurde die VOB/A 2019 im Bundesanzeiger veröffentlicht und der Abschnitt 1 für den Bundeshochbau per Erlass vom 20. Februar 2019 zur Anwendung vorgeschrieben. Die Abschnitte 2 und 3 bedurften der Änderung der statischen Verweise in der Vergabeverordnung bzw. in der Vergabeverordnung Verteidigung und Sicherheit. Die Bekanntmachung der entsprechenden Änderungsverordnung ist im BGBl. I Nr. 27 S. 1082 vom 17. Juli 2019 erfolgt.

Die Änderungen der VOB/A führen zu Anpassungen an den Formblättern und Richtlinien des VHB. Darüber hinaus wurden die Formblätter für vertragsrechtliches Einschreiten des Auftraggebers stärker aufgegliedert und der Bereich der Rahmenvereinbarungen neu strukturiert.

III

Die Änderungen sind in der Anlage "Dokumentation der Änderungen" im Einzelnen aufgeführt und kurz begründet, in der Lesefassung sind die Änderungen gekennzeichnet, soweit es sich nicht um neue Formblätter handelt oder die Änderungen nahezu das ganze Formblatt betreffen.

1 Anpassung an die VOB/A

Die Änderungen der VOB/A wirken sich auf viele Teile des VHB aus. Während einige Regelungen, z.B. die Gleichstellung von Öffentlicher Ausschreibung und Beschränkter Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb, inhaltlich "nur" die Anpassung von Richtlinien (111, Anhang 13) nach sich ziehen, führen andere zur Änderung zahlreicher Formblätter, wenn auch teilweise nur redaktionell, und eine zur Einführung eines neuen Formblattes.

Die mit der Gleichstellung der o. g. Verfahren einhergehende stärkere Formalisierung des Teilnahmewettbewerbs hat hingegen auch Auswirkungen auf das Bekanntmachungsformblatt 122, weil dort bei Begrenzung der Zahl der zur Aufforderung zur Angebotsabgabe vorgesehenen Bewerber auch eine Angabe erfolgen muss, wie die Vergabestelle die entsprechenden Bewerber auswählen will.

Eine weitere Formalisierung des Teilnahmewettbewerbes, wie es etwa Bundeswasserstraßenbau, Bundesfernstraßenbau und diverse Länder durch Formblätter für Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb, Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb und einen Teilnahmeantrag (angelehnt an die Formblätter "Aufforderung zur Angebotsabgabe", "Teilnahmebedingungen" und "Angebotsschreiben") vorsehen, wurde in der Arbeitsgruppe Vergabehandbuch diskutiert und (vorläufig) verworfen. Sinnvoll erschien allenfalls eine Vorgabe für einen Teilnahmeantrag, weil das die Auswertung für die Vergabestellen erleichtern würde, wenn nicht jeder Bewerber seine Unterlagen nach "eigenem System" zusammenstellen und einreichen würde, sondern sich Angaben und Erklärungen zu gleichen Sachverhalten an gleicher Stelle eines bestimmten Dokumentes wiederfinden würden. An die Arbeitsgruppe "Vergabehandbuch" herangetragen wurde der Wunsch nach einer solchen Formalisierung und Vereinheitlichung jedoch nur aus einem einzigen Land, so dass die Arbeitsgruppe zunächst die dortigen Erfahrungen abwarten will.

Die Aufnahme eines Direktauftrages hat Eingang in die Richtlinien 111 und 340 gefunden. Der Bestellschein und die zugehörige Richtlinie sind zwar für vereinfachte Freihändige Vergaben vorgesehen, das Bestellscheinverfahren sieht aber regelmäßig nach wie vor Wettbewerb vor. Direktaufträge können ohne Einhaltung einer Form (also z.B. auch mündlich) erteilt werden. Da die Auftragserteilung für die rechnungsbegründenden Unterlagen jedoch in der Regel dokumentiert sein muss (Vermerk über mündliche Auftragserteilung, Bestätigung auf einem Angebot, dgl.), bietet sich als weitere Möglichkeit die Nutzung des Bestellscheins an, wobei hier weder Gegenangebote eingeholt werden brauchen noch eine Begründung für die Art der Vergabe erforderlich ist.

Die mit der neuen Nachforderungsregelung einhergehenden Änderungen schlagen sich in vielen Formblättern und Richtlinien nieder. Die Möglichkeit, ausnahmsweise auf die Nachforderung zu verzichten, zog Ergänzungen in den Formblättern für den Vergabevermerk (hier Formblatt 111), Bekanntmachungsformblättern, Aufforderungen zur Angebotsabgabe und Absageschreiben nach sich.

Daneben führte die für den möglichen Verzicht auf Nachforderung aufgenommene Kompensationsregelung (§ 8 Absatz 2 Nummer 5 VOB/A) zur Benennung aller im Vergabeverfahren geforderten Unterlagen an zentraler Stelle zur Einführung eines neuen Formblattes. Hier war es der Arbeitsgruppe "Vergabehandbuch" wichtig, für Klarheit auf beiden Seiten zu sorgen. Obwohl nicht zwingend gefordert, wurde vorgesehen, dass auch alle Positionen benannt werden müssen, in denen Produktangaben gefordert sind. Das dient auch dem Zweck, vor Einleitung des Vergabeverfahrens Überprüfungen zu erleichtern, ob tatsächlich in allen genannten Positionen Produktangaben erforderlich sind. Für Positionen ohne Produktabfrage verspricht der Bieter mit Abgabe eines Preises die in der Leistungsbeschreibung benannten Anforderungen. Er darf damit im Ausführungsstadium weder ein Produkt einbauen, das diese Anforderungen nicht erfüllen würde, noch kann er sich erfolgreich darauf berufen, das "falsche" Produkt seiner Kalkulation zugrunde gelegt zu haben und für ein dem Vertrag entsprechendes Produkt Mehrkosten geltend machen. Demgegenüber führen im Vergabeverfahren benannte, nicht den Bedingungen entsprechende Produktangaben zum zwingenden Angebotsausschluss, ein Austausch ist vergaberechtlich unzulässig.

Das neue Formblatt 216 kann den Unternehmern als Checkliste dienen, ob alle geforderten Unterlagen dem Angebot beigefügt bzw. für vorbehaltene Anforderung bereitgehalten wurden und der Vergabestelle einerseits als Unterstützung, ob alle benötigten Unterlagen aufgeführt sind und andererseits dann wiederum zur Kontrolle der eingereichten Unterlagen. Zwar gibt es bei diesem Formblatt scheinbare Überschneidungen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Jedoch handelt es sich bei letzterer um ein Anlagenverzeichnis, d. h. um eine Liste, welche Formblätter im "Paket" Vergabeunterlagen enthalten sind. Daran ändert auch die Tatsache, dass den einzelnen Buchstaben dieses Anlagenverzeichnisses eine Erläuterung mitgegeben wird, was der Bieter mit der entsprechenden Anlage machen soll, nichts. Insofern ist weder das Anlagenverzeichnis noch die Auflistung der geforderten Unterlage im neuen Formblatt 216 entbehrlich.

Eine Angabe, ob in dem betreffenden Vergabeverfahren nicht nachgefordert wird, ist neben der Bekanntmachung auch in der Aufforderung zur Angebotsabgabe vorgesehen. Das ist einerseits erforderlich, weil ein möglicher Ausschluss der Nachforderung auch in Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung denkbar ist, andererseits vereinfacht es dem Unternehmen das Auffinden der entsprechenden Angabe. In der Aufforderung zur Angebotsabgabe wurde hierfür (einheitlich für Bundeshochbau, Bundeswasserstraßenbau und Bundesfernstraßenbau) die Nummer 4 (alt: Vorlage von Nachweisen/Angaben/Unterlagen) neu strukturiert.

In die Aufforderung zur Angebotsabgabe haben auch die neuen Regelungen zur Zulassung/Nichtzulassung von mehr als einem Hauptangebot sowie die Bekanntgabe der Zuschlagskriterien Eingang gefunden. Bei Ersterem gilt in allen drei Abschnitten der VOB/A 2019 der Grundsatz "zugelassen, wenn nicht ausdrücklich ausgeschlossen", was folgerichtig im Formblatt 111 zu einer Begründungspflicht bei Nichtzulassung oder Einschränkung führt.

Hinsichtlich der Bekanntgabe der Zuschlagskriterien sind die Verfahren im Ober- und Unterschwellenbereich nun gleichgestellt, d. h. die bisherige "freie" Nummer 6 ist jetzt auch (wegen der Aufnahme der Regelungen zur Zulassung von mehr als einem Hauptangebot als neue Nummer 7) im Unterschwellenbereich belegt.

2 Weitere Ergebnisse aus der Arbeitsgruppe "Vereinheitlichung der Vergaberegeln im Bundesbau"

2.1 Eigenerklärung zur Eignung

Neben redaktionellen Anpassungen an die neuen Regelungen der VOB/A wird im Teilnahmewettbewerb auf die Angaben zum Personal und die Referenzbescheinigungen als Anlagen zum Teilnahmeantrag verzichtet. Da die Angaben zu Referenzprojekten jedoch in der Regel ausschlaggebend für die Bewertung der Eignung sind, muss zunächst eine Referenzliste vorgelegt werden. Die Referenzbescheinigungen mit Angaben des Referenzgebers müssen hingegen nur die Bewerber vorlegen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen.

Die Angaben darüber, dass keine schwere Verfehlung vorliegt, die die Zuverlässigkeit als Bewerber oder Bieter beeinträchtigt, wurden neu gegliedert und erweitert. Der Bieter kann künftig zum einen auch ankreuzen, dass (fakultative) Ausschlussgründe vorliegen, und zum andern eine Erklärung abgeben, dass zwar Ausschlussgründe vorliegen, das Unternehmen aber Selbstreinigungsmaßnahmen durchgeführt hat. Darüber hinaus wurde auf die Aufzählung der einzelnen Straftatbestände verzichtet und stattdessen ein Verweis auf § 6e EU VOB/A aufgenommen, der (analog) auch im Unterschwellenbereich für die Prüfung der Zuverlässigkeit herangezogen werden kann (und soll).

Neu strukturiert wurde auch der Teil mit den Angaben zu Registereintragungen, hier wurden insbesondere die den Bewerbern/Bietern möglichen Erklärungen mit den geforderten Nachweisen synchronisiert.

2.2 Verzicht auf die Angabe der natürlichen Person, die die Angebotserklärung abgegeben hat

Die Umsetzung der mit der VOB/A 2016 eröffneten Möglichkeit, Angebote in Textform einzureichen, wurde seinerzeit für den Bundesbau (alle drei Bereiche) so umgesetzt, dass neben dem Firmennamen auch der Name der natürlichen Person, die das Angebot eingereicht hat, anzugeben war. Die dahinter stehende Absicht war, Papierangebot und elektronisch übermitteltes Angebot in Textform gleich zu behandeln. Das hat sich in der Praxis nicht bewährt. Teilweise wurde der Firmenname erneut angegeben, teilweise wurde das Angebotsschreiben (nicht leserlich) unterschrieben und anschließend eingescannt.

Die Arbeitsgruppe "Vereinheitlichung der Vergaberegeln für den Bundesbau" hat sich daher dazu entschlossen, auf die Benennung der natürlichen Person zu verzichten. Weder für eine Gleichstellung mit zu unterschreibenden Angeboten noch für eine Prüfung, ob die Angebotsabgabe durch eine berechtigte Person erfolgte, wird eine Notwendigkeit gesehen. Darüber hinaus führt auch die Zulassung elektronischer Siegel dazu, dass die das Siegel verwendende Person dem Auftraggeber nicht namentlich bekannt ist.

Das mit dem Verzicht einhergehende Risiko des Bestreitens der Angebotsangabe durch die Firma wird als gering eingeschätzt und angesichts des anderweitig erforderlichen Ausschlusses in Kauf genommen.

Es wird für elektronisch übermittelte Angebote in Textform daher künftig ausreichen, dass zu erkennen ist, welcher Bieter es eingereicht hat. Das Unterschriftsfeld im Angebotsschreiben muss künftig nur bei schriftlichen Angeboten ausgefüllt sein. Bei (allen) elektronisch übermittelten Angeboten kann es unausgefüllt sein, solange sich aus dem Angebot ergibt, wer es eingereicht hat und solange es die ggf. geforderte Signatur/Siegel enthält.

Alle Aufforderungen zur Angebotsabgabe und Angebotsschreiben wurden entsprechend angepasst. 2.3 Aufforderungen zur Angebotsabgabe

Die Kommunikation wurde um eine dritte Option erweitert, bei der die Abwicklung des Vergabeverfahrens bis einschließlich Angebotsöffnung über die Vergabeplattform erfolgt, die An- oder Nachforderung von Unterlagen, ggf. die Aufklärung des Angebotsinhaltes, die Informations- und Absageschreiben sowie das Auftragsschreiben auch schriftlich oder in Textform gefordert/eingereicht werden können. Dahinter steht die Überlegung, dass die Kommunikation durch die Vergabestelle bis zum Ablauf der Angebotsfrist parallel mit allen Bietern erfolgt, während nach Öffnung der Angebote individuell mit jeweils nur einem Bieter kommuniziert wird und in den Prozess weitere Organisationseinheiten oder freiberuflich Tätige eingebunden sind, die möglicherweise keinen Zugriff auf die Plattform haben. Jedenfalls für die nationalen Vergabeverfahren lässt die VOB/A eine solche Herangehensweise aus hiesiger Sicht zu. In EU-Verfahren müssten Interessenten/Bieter h. E. eine solche Verfahrensweise zunächst rügen, so dass die Vergabestelle noch die Möglichkeit hätte, das Verfahren entsprechend zu ändern. Es ist jedoch nicht ersichtlich, inwiefern eine "geteilte" Kommunikation einen Bieter benachteiligen könnte.

Die Nummer 3 (Unterlagen) erhält eine neue Struktur unter Einbindung der Nachforderung und folgt dem vorgesehenen Verfahren in § 16a VOB/A (nur solche Unterlagen werden nachgefordert, deren Vorlage mit dem Angebot gefordert war). Um in allen drei Bundesbaubereichen die gleiche Struktur zu wahren, bleibt im Bundeshochbau die Nummer 3.2 frei, während z.B. im Bundesfernstraßenbau hier geforderte Unterlagen zu Zuschlagskriterien eingetragen werden. Die Nachforderungsregelung sieht drei Optionen vor, wobei die Option "teilweise nachgefordert und zwar folgende Unterlagen" im Bundeshochbau und Bundeswasserstraßenbau vorgesehen sind. Im Bundesfernstraßenbau wird die entsprechende Regelung (§ 16a Absatz 3 VOB/A) so ausgelegt, dass nur "nachgefordert" oder "nicht nachgefordert" zulässig ist, während in den beiden anderen Bereichen aufgrund der "Oder-Verknüpfung" eine höhere Flexibilität eingeräumt wird.

Für den Fall, dass in einem Vergabeverfahren nur wenige Unterlagen im Sinne von § 8 Absatz 2 Nummer 5 VOB/A erforderlich sind, kann auf das neue Formblatt verzichtet werden und die Unterlagen können in Nummer 3.1 und 3.4 aufgeführt werden.

2.4 Aufgabe der Zusätzlichen Vertragsbedingungen

Im Zuge der Einführung des VHB 2017 waren zum Erhalt der Privilegierung der VOB/B die Besonderen und Zusätzlichen Vertragsbedingungen einer kritischen Kontrolle unterzogen und "radikal" reduziert worden. Daneben fand eine Verlagerung von den für jeden Vertrag zutreffenden Teilen der Besonderen in die Zusätzlichen Vertragsbedingungen statt. Das führte im Bereich der Sicherheitsleistungen dazu, dass von der Vergabestelle in den Besonderen Vertragsbedingungen ein Kreuz gesetzt werden musste, wenn keine Vertragserfüllungssicherheit gefordert war, hinsichtlich der Mängelansprüchesicherheit musste hingegen ein Kreuz gesetzt werden, wenn sie zu stellen war.

Die Arbeitsgruppe "Vereinheitlichung der Vergaberegeln im Bundesbau" einigte sich im Zuge der Umsetzung der Regelungen der VOB/A 2019 in die vereinheitlichten Formblätter darauf, auf Zusätzliche Vertragsbedingungen künftig ganz zu verzichten, um vertragliche Regelungen zu konzentrieren und damit das Vertragswerk einfacher zu gestalten.

Das führt u.a. dazu, dass die Regelungen zu Sicherheitsleistungen wieder zusammengeführt werden. Um Plausibilitätskontrollen getätigter Eingaben zu ermöglichen, werden sowohl für die Vertragserfüllungssicherheit als auch für die Mängelansprüchesicherheit je zwei gegensätzliche Optionen vorgesehen, von denen jeweils nur eine ausgewählt werden kann. Die Regelung zum Bausteuerabzug "wandert" als Erklärung ins Angebotsschreiben, die restlichen Regelungen werden in die Besonderen Vertragsbedingungen integriert.

3 Rahmenvereinbarungen

Nachdem einerseits Rahmenvereinbarungen auch in den Abschnitt 3 der VOB/A aufgenommen wurden und andererseits an die Arbeitsgruppe "Vergabehandbuch" die Bitte herangetragen wurde, nationale Rahmenvereinbarungen im Angebotsverfahren weiter zu öffnen, hat die Arbeitsgruppe beschlossen, den gesamten Bereich Rahmenvereinbarungen zusammenzufassen und neu zu strukturieren.

Ähnlich wie im Bereich 210 (Formblätter für Bauleistungen) wird es künftig getrennte Aufforderungen zur Angebotsabgabe und Teilnahmebedingungen, aber für das Angebotsverfahren gemeinsame Angebotsschreiben, Besondere Vertragsbedingungen, Rahmenvereinbarungen und Einzelaufträge geben. Im Auf- und Abgebotsverfahren (künftig unter der Bezeichnung Rahmenvereinbarung Bauunterhalt geführt) verbleibt es auch hinsichtlich Angebotsschreiben und Einzelauftrag bei abweichenden Formblättern.

4 Entfallene/neue Formblätter

Neben den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (FB 215, 615) entfällt das Formblatt 314, das eine zunehmend geringere Rolle spielt, da die Fragen und die Auskunftserteilung über die Plattform abgewickelt und auch dokumentiert wird.

Neu hinzugekommen sind das bereits erwähnte Formblatt 216 für die im Vergabeverfahren geforderten Unterlagen, ein Formblatt zu Besonderheiten bei Arbeiten in militärischen Liegenschaften, wenn weder Unterlagen (VS-)eingestuft noch Schutz- oder Sperrzonen i. S. der RiSBau eingerichtet sind, ein Formblatt für eine Preisgleitklausel für Rahmenvereinbarungen (615, vorgesehen für langfristige Rahmenvereinbarungen) und ein Hinweisblatt zum Datenschutz (, das aber noch nicht endgültig abgestimmt ist und daher gesondert eingeführt werden wird).

In einem neuen Anhang 14 findet sich eine Übersicht, welches VHB-Formblatt in welchem Vergabeverfahren/Auftrag zur Anwendung vorgesehen ist. Die Übersicht wird, zur Erleichterung ihrer Nutzung, auch in einer Excel-Datei mit der Möglichkeit zum Ausblenden nicht benötigter Spalten zur Verfügung gestellt. Damit wird auch der ihr auf den ersten Blick innewohnende Nachteil - die beträchtliche Größe - ausgeglichen. Inhaltlich sind den Vergabearten, unterschieden in die Bereiche Bauleistungen (national, EU, VS), Liefer- und Dienstleistungen (national, EU), Rahmenvereinbarungen für Bauleistungen (national, Bauunterhaltung, EU und VS) sowie NATO-Infrastrukturmaßnahmen die jeweils für das Vergabeverfahren und die Vertragsdurchführung vorgesehenen Formblätter zugeordnet. In Klammern aufgeführte Formblätter kommen in Abhängigkeit des Vergabeverfahrens/Auftrags zur Anwendung. Eine Besonderheit ergibt sich hinsichtlich des Formblattes 234 (Bieter-/Arbeitsgemeinschaft): Das Formblatt kann bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb zwar in der ersten Verfahrensstufe zur Anwendung kommen, wird aber nicht Bestandteil der Vergabeunterlagen.

IV

Die Aktualisierung des VHB 2017 auf den Stand 2019 ist ab 1. August 2019 anzuwenden. Formblätter, die in elektronische Systeme integriert werden müssen, sind spätestens ab dem 1. Februar 2020 anzuwenden.

Bis zur Umsetzung der Formblätter ist insbesondere zu Angaben zum Ausschluss der Nachforderung, zum Ausschluss der Möglichkeit, mehr als ein Hauptangebot abzugeben und zu den vorgesehenen Zuschlagskriterien in nationalen Vergabeverfahren die Nummer 10 des Formblattes Aufforderung zur Angebotsabgabe zu nutzen. Die im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen können ggf. auch in den Nummern 3.1 und 3.2 der (alten) Aufforderung zur Angebotsabgabe aufgeführt werden. Hinsichtlich des Verzichts auf die Benennung der natürlichen Person bei der Angebotsabgabe kann den Vergabeunterlagen ein Hinweisblatt mit Erläuterung der Vereinfachung beigefügt werden.

Die Formblätter: Aufforderungen) zur Angebotsabgabe, Angebotsschreiben und Verzeichnis der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen sind bevorzugt in die entsprechenden elektronischen Systeme umzusetzen.

Soweit mit diesem Erlass Formblätter, Richtlinien und Anhänge geändert werden, werden die entsprechenden Regelungen aus dem Bezugserlass B I 7 - 81064.02/01 vom 8. Dezember 2017 aufgehoben. Regelungen zu von der Aktualisierung nicht betroffenen Formblättern, Richtlinien und Anhängen bleiben unberührt.

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ENDE