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| Leitfaden für die Arbeitnehmerbeteiligung im Rahmen von EMAS | Anhang II |
1. Einführung
Der Leitfaden für die Arbeitnehmerbeteiligung im Rahmen von EMAS stützt sich auf folgende Dokumente: Artikel 1 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 761/2001, in dem es heißt:
"Ziel vom EMAS ist die Förderung einer kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung von Organisationen durch:
d) die aktive Einbeziehung der Arbeitnehmer in der Organisation sowie eine adäquate Aus- und Fortbildung, die die aktive Mitwirkung bei den unter Buchstabe a) angeführten Aufgaben ermöglicht. Auf Antrag werden auch Arbeitnehmervertreter einbezogen."
Anhang I der Verordnung (EG) Nr. 761/2001, in dem es heißt:
"Die Organisation muss den Schulungsbedarf ermitteln. Sie muss sicherstellen, dass alle Beschäftigten, deren Tätigkeit eine bedeutende Auswirkung auf die Umwelt haben kann, entsprechende Schulung erhalten.
Die Organisation muss Verfahren einführen und aufrechterhalten, um ihren Beschäftigten oder Mitgliedern in jeder umweltrelevanten Funktion und Ebene Folgendes bewusst zu machen:
Beschäftigte mit Aufgaben, welche bedeutende Umweltauswirkungen verursachen können, müssen kompetent sein aufgrund entsprechender Ausbildung, Schulung und/oder Erfahrung. (Anhang I-A.4.2)"
"Ergänzend zu den Anforderungen von Teil A sind in den Prozess einer kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung der Organisation die Arbeitnehmer einzubeziehen.
Zu diesem Zweck sollte auf geeignete Formen der Teilnahme wie z.B. das Vorschlagswesen ("suggestion-book"-System) oder projektbezogene Gruppenarbeit oder Umweltausschüsse zurückgegriffen werden.
Die Organisationen nehmen Kenntnis von den Leitlinien der Kommission über vorbildliche Verfahren in diesem Bereich.
Auf Antrag werden auch Arbeitnehmervertreter einbezogen. (Anhang I-B.4)"
| Die Beteiligung aller an der Umweltschutzarbeit ist eine Chance und eine Möglichkeit für effektivere Arbeit sowie die Voraussetzung für den Erfolg.
Die aktive Beteiligung von Arbeitnehmern an dem Prozess der kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung der Organisation sollte nicht als Belastung betrachtet werden.
Dieser Leitfaden soll zeigen, dass das Gegenteil der Fall ist.
Dieser Leitfaden nennt Wege und Mittel für die aktive Beteiligung der Arbeitnehmer, die die Arbeit effizienter machen, die Belastung der Leitung und der Arbeitnehmer verringern und eine gute Umsetzung von EMAS gewährleisten werden. Die Arbeit an Umweltschutzthemen muss kontinuierlich sein. Dies geht nicht ohne die aktive Einbeziehung und Beteiligung aller (Leitung und Arbeitnehmer) in einer Organisation. Nur wenn alle Mitarbeiter in der Organisation an den Arbeiten beteiligt werden, bleibt das Management lebendig und frisch. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Managementstrukturen, die nicht alle aktiv einbeziehen, leicht bürokratisch werden und an Funktion einbüßen. Es ist dafür zu sorgen, dass die Arbeitnehmer die Umweltschutzarbeit nicht als Bedrohung empfinden, sondern unter anderem als Möglichkeit dafür, die Arbeitsbedingungen zu verbessern und den Stolz darauf zu wecken, in einer umweltbewussten Organisation zu arbeiten. Forschung, Betriebsprüfung von EMAS-Organisationen und Erfahrungen bei der Änderung der Arbeitsorganisation im Allgemeinen haben gezeigt, dass bessere Ergebnisse zu erzielen sind, wenn alle Arbeitnehmer kontinuierlich aktiv einbezogen werden und wenn insbesondere ihre Vertreter bei der Arbeit eine aktive Rolle übernehmen. Die Erfahrung hat auch gezeigt, dass sich die Ermüdung, die nach einer gewissen Zeit der Arbeit mit Systemen wie EMAS und ISO 14001 auftreten kann, durch die aktive Einbeziehung der Arbeitnehmer verhindern lässt. |
2. Bestimmungen
2.1. Allgemeines
Die Organisation sollte anerkennen, dass die aktive Einbeziehung der Arbeitnehmer eine treibende Kraft und eine Voraussetzung für kontinuierliche und erfolgreiche Umweltverbesserungen sowie eine äußerst wichtige Ressource für die Verbesserung der Umweltleistung ist. Die Organisation sollte anerkennen, dass die aktive Einbeziehung der Arbeitnehmer die richtige Methode für die erfolgreiche Verankerung des Umweltmanagement- und Umweltbetriebsprüfungssystems in der Organisation ist.
Die Organisation sollte anerkennen, dass der Begriff "Beteiligung der Arbeitnehmer" die Beteiligung und Information sowohl des einzelnen Arbeitnehmers als auch der Arbeitnehmervertreter gemäß einzelstaatlichen Systemen umfasst. Deshalb sollte eine Beteiligung der Arbeitnehmer auf allen Ebenen erfolgen.
Die aktive Einbeziehung der Arbeitnehmer sollte eingeplant werden.
Nachweise dafür, dass dies geschieht, sollten den Gutachtern zur Verfügung gestellt werden.
Derartige Nachweise könnten beispielsweise sein:
| Protokolle von Sitzungen mit Gewerkschaften, Betriebsräten oder anderen Vertretungsorganisationen der Arbeitnehmer oder von anderen Sitzungen innerhalb der Organisation
Geeignete Ausbildungs-, Schulungs- und Informationsangebote Möglichkeit für Arbeitnehmer, Vorschläge einzureichen (Vorschlagsystem) Existenz von Umweltausschüssen Sitzungen von Vertretern der Leitung und der Arbeitnehmer zum Thema Umweltleistung Schaffung von Umweltteams, Umweltarbeitsgruppen oder Projektgruppen Regelmäßigkeit der Informationen für Arbeitnehmer und ihre Vertreter Kontakte zwischen Gutachter und Arbeitnehmern sowie deren Vertretern Aktive Einbeziehung, Informationen und Beteiligung im Verhältnis zwischen Umweltschutzbeauftragtem/Managementvertreter und Arbeitnehmern sowie deren Vertretern |
Die Organisation sollte anerkennen, dass Engagement, Verständnis und aktive Unterstützung seitens der Leitung eine Voraussetzung für den Erfolg dieser Prozesse ist. In diesem Zusammenhang ist hervorzuheben, dass die Arbeitnehmer unbedingt eine Rückmeldung von der Leitung erhalten müssen.
2.2. Aus- und Weiterbildung
Die Organisation sollte die Notwendigkeit kontinuierlicher Information und Ausbildung der Arbeitnehmer in Umweltfragen anerkennen. Alle Arbeitnehmer sollten grundlegende Informationen und eine Grundausbildung erhalten. Die Fortbildung der Leitung spielt ebenfalls eine wesentliche Rolle für den Umgang mit den Veränderungen.
Arbeitnehmer, die direkter am Umweltmanagement der Organisation beteiligt sind, beispielsweise durch die Teilnahme an gemeinsamen Arbeitsgruppen, sollten eine umfassendere Weiterbildung erhalten. Eine derartige Weiterbildung sollte EMAS, umweltpolitische Vorgaben, vorbildliche Praktiken und Kommunikationstechniken umfassen, aber nicht hierauf beschränkt sein.
2.3. Ebenen der Einbeziehung
Die Organisation sollte anerkennen, dass die Beteiligung der Arbeitnehmer auf allen Ebenen und in allen Stadien ab dem ersten Tag der Einführung des Umweltmanagements entscheidend ist. Deshalb sollten Organisationen ihre Arbeitnehmer aktiv einbeziehen in
2.4. Vorschlags- und Belohnungssysteme für Arbeitnehmer
Die Organisation sollte dafür sorgen, dass die Arbeitnehmer einfache Möglichkeiten erhalten, um Vorschläge zur Verbesserung der Umwelt zu machen. Dies sollte zum Beispiel durch Aufstellen von Vorschlagsbriefkästen erfolgen.
Wenn Initiativen von Arbeitnehmern zu verbesserter wirtschaftlicher und/oder ökologischer Leistung der Organisation führen, sollten die Arbeitnehmer belohnt werden. Dabei sind sowohl finanzielle als auch andere Arten der Belohnung denkbar.
| Leitfaden für die Ermittlung von Umweltaspekten und die Bewertung ihrer Wesentlichkeit | Anhang III |
1. Zielsetzung des Leitfadens
Dieser Leitfaden soll dabei helfen, die wesentlichen Umweltaspekte von Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen zu ermitteln, die gemäß Anhang VI der Kontrolle oder dem Einfluss einer Organisation, die EMAS anwendet, unterliegen. Den wesentlichen Umweltaspekten kommt bei dem Umweltmanagementsystem einer Organisation, bei der Bewertung und Verbesserung ihrer Umweltleistung durch Festlegung von Umweltzielsetzungen und -einzelzielen sowie im ständigen Verfahren der Selbstüberprüfung im Rahmen von EMAS zentrale Bedeutung zu. Die wesentlichen Umweltaspekte und Auswirkungen sind außerdem bei der Umwelterklärung nach Anhang III von Belang.
2. Beziehung zwischen Umweltaspekten, wesentlichen Umweltaspekten und wesentlichen Umweltauswirkungen
EMAS beruht auf dem Grundsatz, dass die Umweltaspekte (Artikel 2 Buchstabe f) der Verordnung (EG) Nr. 761/2001) der Tätigkeiten einer Organisation zu Umweltauswirkungen (Artikel 2 Buchstabe g)) führen. Führt ein Umweltaspekt der Organisation zu einer erheblichen Umweltauswirkung, dann ist dieser Aspekt als wesentlich anzusehen und muss in das Umweltmanagementsystem einbezogen werden.
3. Die einzelnen Schritte zur Ermittlung wesentlicher Umweltaspekte
In Anhang VI sind Beispiele für "direkte" und "indirekte" Umweltaspekte aufgeführt. Diese Liste ist nicht erschöpfend.
Bei der erstmaligen Umweltprüfung und in dem sich anschließenden ständigen Verfahren der Selbstüberprüfung ist es wesentlich, dass eine Organisation die besonderen Umweltaspekte ihrer Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen aufgeschlossen, unvoreingenommen und umfassend betrachtet.
In einigen Fällen mag es schwierig sein, einen ermittelten Umweltaspekt als "direkt" oder "indirekt" einzustufen.
In diesem Fall sollte berücksichtigt werden, dass das Hauptanliegen der Ermittlung der Umweltaspekte darin besteht, einen vollständigen Oberblick über die Umweltrelevanz der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen der Organisation zu erhalten und sich mit allen vorhandenen Umweltaspekten zu befassen.
Es besteht nicht darin, einen Umweltaspekt als direkt oder indirekt einzustufen, sondern sicherzustellen, dass alle Umweltaspekte ermittelt werden, so dass sie in das Managementsystem einbezogen werden können.
Das Verfahren zur Ermittlung wesentlicher Umweltaspekte kann wie folgt zusammengefasst werden:
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4. Hinweise zur Ermittlung direkter Umweltaspekte
Direkte Umweltaspekte sind verbunden mit Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen der Organisation selbst, die deren direkter betrieblicher Kontrolle unterliegen. Alle Organisationen müssen die direkten Aspekte ihrer Tätigkeiten prüfen. Bei nichtindustriellen Organisationen wird der Schwerpunkt allerdings häufig auf den indirekten Umweltaspekten ihrer Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen liegen.
Was ist zu tun?
Woran ist zu denken?
5. Indirekte Umweltaspekte und wie sie zu beeinflussen sind
(Anhang VI Abschnitt 6.3)
Nach Anhang VI Abschnitt 6.3 stehen indirekte Umweltaspekte auf derselben Stufe wie direkte Umweltaspekte nach Anhang VI Abschnitt 6.2. Indirekte Umweltaspekte können das Ergebnis der Interaktion einer Organisation mit Dritten sein und in gewissem Maße von der Organisation, die die EMAS-Eintragung anstrebt, beeinflusst werden. Für nichtindustrielle Organisationen wie lokale Behörden oder Finanzinstitute ist es wesentlich, dass sie auch die Umweltaspekte berücksichtigen, die mit ihrer eigentlichen Tätigkeit zusammenhängen. Ein Verzeichnis, das sich auf die Umweltaspekte des Standorts und der Einrichtungen einer Organisation beschränkt, reicht nicht aus.
Was ist zu tun?
Woran ist zu denken?
"Direkte Umweltaspekte" können durch interne Managemententscheidungen kontrolliert werden. Demgegenüber muss eine Organisation bei indirekten Umweltaspekten ihren Einfluss auf (Unter-) Auftragnehmer, Lieferanten, Kunden und Nutzer ihrer Produkte und Dienstleistungen ausüben, um eine Verbesserung des Umweltschutzes zu erreichen. Dies erfordert von der Organisation Kreativität bei der Nutzung ihrer Einflussmöglichkeiten. Nach Anhang VI Abschnitt 6.3 Buchstaben a) bis g) kann sich die Kontrolle indirekter Umweltaspekte unter anderem auf Folgendes erstrecken:
a) Produktbezogene Auswirkungen (Design, Entwicklung, Verpackung, Transport, Verwendung und Wiederverwertung/Entsorgung von Abfall)
Die Organisationen könnten Folgendes berücksichtigen:
b) Kapitalinvestitionen, Kreditvergabe und Versicherungsdienstleistungen
Die Organisationen könnten Folgendes berücksichtigen:
c) Neue Märkte
Aus der Einführung vorhandener Produkte auf neuen Märkten können sich durchaus neue Umweltaspekte ergeben. Daher könnten die Organisationen beispielsweise auf Folgendes achten:
d) Auswahl und Zusammensetzung von Dienstleistungen (z.B. Verkehr oder Gaststättengewerbe)
Die Organisationen könnten beispielsweise auf das Umweltmanagement von Dienstleistern achten:
e) Verwaltungs- und Planungsentscheidungen
Die Organisationen könnten beispielsweise auf Folgendes achten:
f) Zusammensetzung des Produktangebots
Dies ist für Organisationen von Belang, die Produkte von Dritten verkaufen oder verteilen; hier wäre Folgendes möglich:
g) Umweltschutz und -verhalten von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Zulieferern
Hier haben die Organisationen beispielsweise folgende Möglichkeiten:
Woran ist zu denken?
6. Hinweise für die Bewertung der Wesentlichkeit
Alle ermittelten Umweltaspekte müssen geprüft und bewertet werden, damit entschieden werden kann, ob sie wesentlich sind. Umweltaspekte, die als wesentlich eingestuft wurden, müssen in das Umweltmanagementsystem und das ständige Selbstüberprüfungsverfahren einbezogen werden. Die als nicht wesentlich eingestuften Umweltaspekte sollten ebenfalls regelmäßig überprüft werden, um veränderten Gegebenheiten Rechnung tragen zu können. Für die Beurteilung der Wesentlichkeit der betreffenden Umweltaspekte legt die Organisation ihre eigenen Kriterien fest. Gemäß der Verordnung (EG) Nr. 761/2001 müssen die Kriterien "umfassend, unabhängig nachprüfbar und reproduzierbar sein" (Anhang VI Abschnitt 6.4). Und "den gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften Rechnung tragen" (Anhang VI Abschnitt 6.1). In Abschnitt 6.4 Buchstaben a) bis g) sind einige der Kriterien aufgeführt, die eine Organisation bei der Bewertung der Wesentlichkeit der Umweltaspekte berücksichtigen kann.
Eine Organisation sollte bei der Bewertung der Wesentlichkeit eines Umweltaspekts vor allem folgende Punkte prüfen:
Diese Punkte und ausgewählten Kriterien können einfach mit "ja" oder "nein" beantwortet werden, oder sie können differenzierter beurteilt werden, um zunächst einmal die Wesentlichkeit der Umweltaspekte der Organisation festzulegen und im Anschluss daran eine Prioritätenliste für Maßnahmen zu erstellen (z.B. durch Einstufung als von "hoher", "mittlerer", "geringer" Priorität, oder "sehr wichtig", "weniger wichtig", "nicht wichtig").
Die Organisation muss bei ihrer Bewertung auch die Bedingungen bei Aufnahme bzw. Abschluss der Tätigkeiten sowie in Notfallsituationen, mit denen realistischerweise zu rechnen ist, berücksichtigen. Außerdem muss vergangenen, gegenwärtigen und geplanten Tätigkeiten Rechnung getragen werden.
Als nützliche Informationsquellen für die Bewertung können Zulassungen, einschlägige Bestimmungen (z.B. über Grenzwerte oder die Oberwachung von Schadstoffen), nationale Aktionspläne, kommunale Agenden, Oberwachungsberichte oder wissenschaftliche Studien dienen. Regulierungsbehörden, Kunden und Zulieferer, Umweltschutzgruppen, Handels- oder Handwerksverbände, Industrieverbände, Handelskammern und wissenschaftliche Einrichtungen bieten gegebenenfalls auch nützliche Informationen, die bei der Bewertung hilfreich sind.
Woran ist zu denken?
| Leiftaden für Umweltgutachter bei der Überprüfung von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), insbesondere von Klein- und Kleinstunternehmen | Anhang IV |
1. Einleitung
Es ist bekannt, dass KMU Schwierigkeiten haben, Managementsysteme wie ISO 9001, ISO 14001 und EMAS anzuwenden. die Anwendung dieser Systeme im Hinblick auf eine Zertifizierung wird als zu bürokratisch und zeitaufwendig angesehen. Das Problem liegt nicht in dem Verständnis der Anforderungen der Managementsysteme, sondern in der Kapazität, die für ihre Einrichtung und Unterhaltung notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen bereitzustellen. Besondere Schwierigkeiten bereitet es, dass das Vertrauen in kontrollierte Dokumentation als einziges Mittel gilt, um nachzuweisen, dass das Managementsystem gemäß den in den Normen und Regelungen festgelegten Anforderungen angewendet wird. Die Unterhaltung und Kontrolle dieser Systeme erfordert viel Zeit und steht oft im Gegensatz zu der Arbeitsweise in Kleinbetrieben.
Kleinunternehmen sind gekennzeichnet durch ihre kurzen und informellen Kommunikationswege, durch ein multifunktionelles Arbeitsteam, durch eine Ausbildung am Arbeitsplatz und durch ihre Fähigkeit, sich Veränderungen schnell anzupassen. Die Aufgabe des Umweltgutachtes besteht darin, die Stärken und Schwächen dieser Unternehmen zu erkennen und die Begutachtung durchzuführen, ohne kleine Unternehmen zusätzliche Lasten aufzubürden. Dieser Leitfaden ist auf kleine Unternehmen zugeschnitten; in einige Fällen ist er nur auf Kleinstunternehmen anwendbar. Der Gutachter sollte aufgrund seiner Erfahrung beurteilen, inwieweit die Ressourcen der zu begutachtenden Organisation es zulassen, diesen Leitfaden auf die Organisation anzuwenden.
2. Dokumentation
Die Dokumentation eines Managementsystems soll dafür sorgen, dass eine Organisation in der Lage ist, ihre Aktivitäten im Einklang mit ihren Zielen durchzuführen. Deshalb können schriftliche Verfahren genutzt werden, um sicherzustellen, dass jede Maßnahme unabhängig vom Ausführenden auf gleiche Weise durchgeführt wird. Die Dokumentation dient auch dem Nachweis, dass Aktionen und Verfahren richtig durchgeführt werden; so können etwa Überwachungsdaten die Einhaltung gesetzlicher Auflagen belegen.
Bei der Überprüfung von KMU sollten die Umweltgutachter Folgendes im Auge behalten:
In kleinen Unternehmen kommen oft mündliche Verfahren und Ausbildung am Arbeitsplatz zur Anwendung. Der Umweltgutachter muss dann Belege dafür finden, dass das Verfahren funktioniert.
Beispiel: An einem Standort wird der Abfall sortiert. Es müssen dann Belege dafür gefunden werden, dass
Die Größe und die Komplexität des Betriebs, die Art der damit verbundenen Umweltauswirkungen sowie die Kompetenz des Ausführenden sollten bei der Entscheidung über die Angemessenheit des Verfahrens berücksichtigt werden. Einfache Diagramme, Piktogramme, Notizen und Tabellen können am sinnvollsten sein.
3. Führung der Unterlagen
Die Führung der Unterlagen soll sicherstellen, dass die entsprechenden Unterlagen im Besitz der Personen sind, die sie brauchen. Bei der einfachsten Form ist lediglich eine Liste der Unterlagen sowie der Personen notwendig, die diese Unterlagen brauchen. Eine Kontrolle des Funktionieren des Systems kann einfach durch die Prüfung erfolgen, ob jeder über die benötigten Unterlagen verfügt.
Beispiel
| Verfahren | |||||
| Mitarbeiter | Einkauf | Bericht | Sammlung von Daten | Überwachung der Emissionen | Organisation von Reisen |
| Rev. 1 | Rev. 2 | Rev. 1 | Rev. 2 | Rev. 3 | |
| Mitarbeiter 1 | X | X | |||
| Mitarbeiter 2 | X | ||||
| Mitarbeiter 3 | X | ||||
| Mitarbeiter 4 | X | ||||
| Mitarbeiter 5 | X | ||||
Um zu überprüfen, ob das Verfahren funktioniert, muss der Umweltgutachter etwa nachsehen, ob der Mitarbeiter 3 die Revision 1 des Verfahrens für die Sammlung von Daten besaß und gebrauchte.
4. Beweise
Ein Umweltgutachter sollte stets nach Nachweisen suchen, dass das System funktioniert, nicht nach viel Papier, da es in kleinen Unternehmen meist einfacher ist, die Wirksamkeit der Verfahren anhand der Ergebnisse zu überprüfen.
Beispiele
5. Berichte
Die EMAS-Bedingung, eine Umwelterklärung zu veröffentlichen, sollte nicht so verstanden werden, dass eine Hochglanz-Bericht zu erstellen und zu drucken wäre. Diese Anforderung soll nur dafür sorgen, dass alle interessierten Kreise über die Umweltleistung des Unternehmens informiert werden. Bei Kleinunternehmen sind die Zielgruppen meist in der nächsten Umgebung des Standorts angesiedelt. Ein Unternehmen könnte dann z.B. fotokopierte Informationen liefern. EMAS sollte nicht als eine zusätzliche Belastung für Kleinunternehmen verstanden werden.
6. Umweltbetriebsprufung und Überprüfung
In den meisten Kleinunternehmen lässt sich innerhalb des Unternehmens jemand finden, der unabhängig genug ist, um die Umweltbetriebsprüfung durchzuführen. Jedoch gilt dies nicht zwangläufig für Kleinstunternehmen. Um zu vermeiden, dass ein externes Unternehmen mit der Umweltbetriebsprüfung beauftragt werden muss, könnte der Umweltgutachter folgende Alternativen akzeptieren:
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