Mitglieder des Überwachungsausschusses des OLAF

Jan MULDER

Vorsitzender des Überwachungsausschusses des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF)

Ausschussmitglied seit dem 23. Januar 2017, Vorsitzender seit dem 1. März 2017

Vormaliges Mitglied des Europäischen Parlaments, Niederlande

Maria Helena FAZENDA

Ausschussmitglied seit dem 23. Januar 2017

Richterin am Obersten Gerichtshof, Portugal

Grażyna STRONIKOWSKA

Ausschussmitglied seit dem 13. Juli 2016

Nationale Staatsanwaltschaft, Warschau, Polen

Staatsanwältin

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Ausschussmitglied seit dem 1. Dezember 2017

Vormaliger Leiter des Referats zur Unterstützung des obersten Rechnungsprüfers beim Büro des Sonderstaatsanwalts für die Bekämpfung der Korruption und des organisierten Verbrechens, Spanien

Rechnungsprüfer, Rechtsanwalt, Wirtschaftswissenschaftler

Dobrinka MIHAYLOVA

Ausschussmitglied seit dem 18. November 2020

Exekutivagentur für die Prüfung der Mittel der Europäischen Union, Bulgarien

Leiterin der Direktion Prüfung der Mittel für die Regionalpolitik

Vorwort

Das Mandat der Mitglieder des amtierenden Ausschusses endete im Jahr 2021. Ihr letztes Jahr war zweifellos sehr produktiv und erfolgreich. Es brachte einen zufriedenstellenden Abschluss der langwierigen und oft schwierigen Diskussionen, die mit dem OLAF in den letzten Jahren über das Recht des Ausschusses auf Zugang zu fallbezogenen Informationen geführt wurden. Der Ausschuss konnte damit sein fünfjähriges Mandat mit der Überzeugung abschließen, dass das zuvor in seinen Beziehungen zum OLAF nicht vorhandene gegenseitige Vertrauen und der gegenseitige Respekt in gewisser Weise wiederhergestellt worden waren.

Die Mitglieder des Ausschusses befanden sich von Beginn ihres Mandats an in einer sehr schwierigen Lage. Bezeichnend dafür war die mangelnde loyale Zusammenarbeit seitens des OLAF und seine konstante Weigerung, dem Ausschuss einen sinnvollen Zugang zu den Informationen zu gewähren, die seine Mitglieder für die Wahrnehmung ihrer Aufsichtsaufgaben benötigen. Das langwierige konfliktreiche Umfeld, in dem der Ausschuss in den ersten Jahren seines Mandats arbeiten musste, hatte einen bitteren Nachgeschmack hinterlassen. Erst nach der Ernennung eines neuen Generaldirektors des OLAF im August 2018 und der Annahme der geänderten OLAF-Verordnung änderte sich die Situation wesentlich. Mit der Verordnung wurde das Recht des Ausschusses auf Zugang zu allen Informationen und Dokumenten, die er für die Erfüllung seiner Aufgaben als erforderlich betrachtet, gestärkt. In den vergangenen zwei Jahren gelang es dem Ausschuss, infolge der Verbesserung der Beziehungen zum OLAF eine Reihe von Stellungnahmen, die eine eingehende und detaillierte Bewertung der Untersuchungstätigkeit des OLAF enthalten, zu verabschieden. Die neuen Arbeitsvereinbarungen, die 2021 mit dem OLAF getroffen wurden, ermöglichen nun dem Ausschuss und seinem Sekretariat einen teilweise direkten Zugang zum Fallverwaltungssystem des OLAF. Es bleibt zu hoffen, dass es dadurch dem Ausschuss möglich sein wird, seine Arbeit ohne unnötige Ablenkung und im gemeinsamen Sinne eines gegenseitigen Vertrauens und einer loyalen Zusammenarbeit wahrzunehmen.

Das Jahr 2021 war auch ein entscheidendes Jahr für die Betrugsbekämpfung in der EU. Die neue geänderte OLAF-Verordnung trat im Januar in Kraft, und im Juni nahm die Europäische Staatsanwaltschaft (EUStA) ihre Tätigkeit auf.

Auch das Jahr 2021 war von der Pandemie und ihren anhaltenden Auswirkungen auf die Arbeitsbedingungen für fast alle EU-Organe geprägt. Das bedeutete unter anderem, dass alle Ausschusssitzungen sowie Zusammenkünfte mit Interessenträgern online abgehalten wurden. Trotz der Einschränkungen, die dem Ausschuss aufgrund der COVID-19-Pandemie aufgebürdet wurden, setzte er seine Arbeit fort und war unvermindert entschlossen, seine Überwachungs- und Aufsichtsaufgaben wahrzunehmen und sein Mandat zu erfüllen. Der Ausschuss konnte seine Überwachungsaufgaben mit einem hohen Maß an Effizienz und Einsatz durchführen. Im Jahr 2021, das in der Tat sehr arbeitsreich war, richtete der Ausschuss fünf ausführliche Stellungnahmen an den Generaldirektor des OLAF, darunter eine zu den neuen Arbeitsvereinbarungen zwischen dem OLAF und der EUStA. Außerdem wurde der Ausschuss zu der ersten Phase der Überarbeitung der Leitlinien zu den Untersuchungsverfahren des OLAF konsultiert und gab Bemerkungen dazu ab. Ich möchte dem Generaldirektor des OLAF im Namen aller Mitglieder für seine offene und konstruktive Zusammenarbeit danken. Die Sekretariatsmitglieder, die unter dem Leiter des Sekretariats und oft unter schwierigen Umständen agieren, leisteten dem Ausschuss wertvolle Unterstützung. Zu guter Letzt möchte ich den neuen Mitgliedern des Überwachungsausschusses eine fruchtbare Zusammenarbeit mit dem OLAF und den EU-Organen während ihrer Amtszeit wünschen.

Jan MULDER

Vorsitzender des OLAF-Überwachungsausschusses

1. Der Ausschuss im Überblick

1. Der Überwachungsausschuss des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) (im Folgenden "Ausschuss") ist ein unabhängiges Gremium, das durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates ¹ (im Folgenden "OLAF-Verordnung") eingerichtet wurde, um durch eine regelmäßige Kontrolle der Untersuchungstätigkeit des OLAF die Unabhängigkeit des OLAF zu stärken und zu gewährleisten.

2. Der Ausschuss setzt sich aus fünf unabhängigen externen Sachverständigen (im Folgenden die "Mitglieder") zusammen, die vom Europäischen Parlament, vom Rat und von der Europäischen Kommission im gegenseitigen Einvernehmen für fünf Jahre ernannt werden. ² Die Mitglieder üben ihre Funktion in völliger Unabhängigkeit aus und dürfen weder von einer Regierung noch einem Organ, einer Einrichtung oder einer sonstigen Stelle der EU Weisungen anfordern oder entgegennehmen. Der Ausschuss wird bei seiner Arbeit von einem ständigen Sekretariat unterstützt, das unter unmittelbarer Weisungsbefugnis des Ausschusses und unabhängig von der Kommission, dem OLAF oder einer anderen Einrichtung arbeitet. Das Sekretariat spielt eine Schlüsselrolle, da es die Erfüllung der Überwachungsaufgaben des Ausschusses erleichtert und zu diesen beiträgt.

3. In Anbetracht der Art der OLAF-Untersuchungen kann ein Beschluss des Generaldirektors des OLAF über die Einleitung oder den Abschluss einer Untersuchung nicht vor den EU-Gerichten angefochten werden. Damit ist der Ausschuss de facto die einzige Stelle, die das OLAF überwachen und die Art und Weise, wie die Untersuchungen durchgeführt werden, kontrollieren kann. Der Ausschuss genießt daher eine privilegierte Stellung: Zum einen gibt er den Organen der EU auf der Grundlage seiner Überwachungsfunktion einen Einblick in die Arbeitsweise des OLAF, und zum anderen stellt er sicher, dass das OLAF im Rahmen seiner rechtlichen Befugnisse und unter Einhaltung der geltenden Verfahrensgarantien tätig ist.

4. Gemäß der OLAF-Verordnung wurde dem Ausschuss eine dreifache Aufgabe übertragen: die regelmäßige Kontrolle der Untersuchungstätigkeit des OLAF, die Unterstützung des Generaldirektors des OLAF bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben und die Berichterstattung an die EU-Organe.

5. Durch die regelmäßige Kontrolle der Untersuchungen des OLAF will der Ausschuss insbesondere sicherstellen,

1. dass keine Einflussnahme von außen in die Untersuchungstätigkeit des OLAF besteht,
2. dass alle einschlägigen Beschlüsse des Generaldirektors nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit und Unparteilichkeit gefasst werden und sowohl mit der Charta der Grundrechte der Europäischen Union ³ als auch mit den Verfahrensgarantien im Einklang stehen.

6. Dabei richtet der Ausschuss Stellungnahmen an den Generaldirektor des OLAF sowie gegebenenfalls Empfehlungen zu den Untersuchungstätigkeiten des OLAF, zur Dauer der vom OLAF durchgeführten Untersuchungen und zu den Ressourcen, die das OLAF für die Durchführung seiner Untersuchungen benötigt. Der Ausschuss formuliert auch Bemerkungen zum Entwurf der Leitlinien für die Untersuchungsverfahren des OLAF. Bei der Abgabe seiner Stellungnahmen und Empfehlungen greift der Ausschuss niemals in den Ablauf der laufenden Untersuchungen ein.

2. Ein neuer verstärkter Rechtsrahmen

7. Im Jahr 2021 wurden die wichtigsten Rechtstexte über die Befugnisse und die Arbeitsweise des Ausschusses überarbeitet, was diesem ermöglicht, seine Aufgaben effizienter wahrzunehmen. Neben der Überarbeitung der OLAF-Verordnung und der Unterzeichnung neuer Arbeitsvereinbarungen zwischen dem OLAF und dem Überwachungsausschuss, durch die unter anderem die Frage des Zugangs des Ausschusses zu spezifischen fallbezogenen Informationen des OLAF geklärt wurde, überprüfte der Ausschuss auch seine eigene Geschäftsordnung.

2.1. Verbesserter Zugang zu fallbezogenen Informationen

8. Um die Überwachungsaufgaben, die ihm durch die OLAF-Verordnung übertragen sind, ordnungsgemäß durchführen zu können, muss der Ausschuss Zugang zu aussagekräftigen, umfassenden, angemessenen und zeitnahen Informationen haben.

9. Der Inhalt und die Qualität der Informationen, die der Generaldirektor dem Ausschuss zur Verfügung stellt, waren in den letzten Jahren eine ständige Quelle für Konflikte und intensive, langwierige Diskussionen zwischen dem Ausschuss und dem OLAF. Das galt insbesondere für die Art der vom OLAF bereitgestellten Informationen bei Fällen, die mehr als 36 Monate andauern. In seinen früheren Jahresberichten wies der Ausschuss wiederholt als dringliches Anliegen darauf hin, dass ihm nur begrenzter Zugang zu den fallbezogenen Informationen des OLAF gewährt wurde und er infolgedessen nicht in der Lage war, seine Aufgaben ordnungsgemäß wahrzunehmen. ⁴

2.1.1. Überarbeiteter Artikel 15 der OLAF-Verordnung

10. Die beschriebene Situation wurde schließlich durch den Erlass der neuen Verordnung (EU, Euratom) 2020/2223 des Europäischen Parlaments und des Rates ⁵ zur Änderung der OLAF-Verordnung gelöst. In Artikel 15 Absatz 1 der Verordnung ist nunmehr eindeutig vorgesehen, dass der Ausschuss Zugang zu sämtlichen Informationen und Schriftstücken des OLAF erhält, die er für notwendig erachtet, um seine Überwachungs- und Aufsichtsaufgaben wahrzunehmen.

11. Der Ausschuss hatte in der Vergangenheit wiederholt betont, dass es Sache des Aufsichtsgremiums ist, auf der Grundlage einer Beurteilung der Notwendigkeit zu entscheiden, welche Informationen von der beaufsichtigten Stelle bereitgestellt werden sollten oder welche Informationen für die Wahrnehmung seiner Aufsichtsfunktion ausreichen. Ohne unmittelbaren und uneingeschränkten Zugang zu Informationen, die sich im Besitz des OLAF befinden, kann der Ausschuss keine sinnvolle und ernsthafte Überwachung, wie ursprünglich in der OLAF-Verordnung vorgesehen, durchführen.

2.1.2. Neue Arbeitsvereinbarungen zwischen dem Überwachungsausschuss und dem OLAF

12. Um den wichtigen Änderungen, die durch die neu geänderte OLAF-Verordnung vorgenommen wurden, Rechnung zu tragen und Bilanz zu ziehen, intensivierten der Ausschuss - vertreten durch das Sekretariat - und das OLAF ihre Gespräche im Jahr 2021. Diese dienten dem Ziel, neue Arbeitsvereinbarungen anzunehmen, um dem Ausschuss einen teilweise direkten Zugang zu den fallbezogenen Informationen zu gewähren, die im Fallverwaltungssystem (OCM) des OLAF verfügbar und erfasst sind. Die neuen Arbeitsvereinbarungen wurden schließlich am 21. Oktober 2021 abgeschlossen und unterzeichnet. ⁶ Über das auf diese Weise eingerichtete System gewährt das OLAF dem Ausschuss uneingeschränkten Zugang zu den fallbezogenen Akten von abgeschlossenen Untersuchungen, von seit mehr als zwölf Monaten laufenden Untersuchungen und von Fällen, in denen keine Untersuchung eingeleitet wurde. Der Ausschuss erhält ferner Zugang zu allen Beschlüssen über Verfahrenseinstellungen und zu damit zusammenhängenden Stellungnahmen, die das Referat 01 dem Generaldirektor vorgelegt hat, sowie zu allen Beschlüssen über die Einleitung einer Untersuchung und den damit zusammenhängenden Stellungnahmen des Referats 01 zu Dossiers, die nicht mit einer Untersuchung zusammenhängen und auch als Koordinierungsfälle bezeichnet werden. In einem technischen Anhang, der Bestandteil der Arbeitsvereinbarungen ist, sind die Modalitäten für den Zugang des Ausschusses und seines Sekretariats zum OCM festgelegt.

13. Der Ausschuss ist der festen Überzeugung, dass die neuen Arbeitsvereinbarungen wesentlich dazu beitragen werden, das gegenseitige Vertrauen zwischen dem OLAF und seinem Überwachungsausschuss, das in den vergangenen Jahren gefehlt hat, wiederherzustellen.

2.2. Überarbeitete Geschäftsordnung

14. Die Geschäftsordnung des Ausschusses enthält die Bestimmungen über seine Zusammensetzung, Arbeitsweise und Arbeitsmethoden (die Verfahren, nach denen er seine Überwachungsfunktion im Rahmen der OLAF-Verordnung wahrnimmt) und legt die wesentlichen Bedingungen fest, unter denen seine Arbeit durchzuführen ist. Die Geschäftsordnung dient dem Ziel, die Organisation der Arbeit des Ausschusses zu erleichtern. Sie umfasst Grundsätze, anhand der die Tätigkeit des Ausschusses, die Ausübung seiner Befugnisse, der Vorsitz, das Verfahren für die Annahme von Stellungnahmen, der Zugang zu den Schriftstücken des OLAF und die Rolle des Sekretariats geregelt werden.

15. Aufgrund der Erfahrungen, die der Ausschuss in den letzten vier Jahren sammeln konnte, und der geänderten OLAF-Verordnung beschloss der Ausschuss, seine Geschäftsordnung zu überarbeiten. Die neue Geschäftsordnung steht im Einklang mit den rechtlichen Pflichten nach der neuen Datenschutzverordnung ⁷ und spiegelt einige Bestimmungen der Arbeitsvereinbarungen zwischen dem OLAF und dem Überwachungsausschuss wider. Sie wurde vom Ausschuss im Juni 2021 angenommen. Um der Ernennung des Beauftragten für die Kontrolle der Verfahrensgarantien und dessen Berichterstattungspflichten gegenüber dem Überwachungsausschuss Rechnung zu tragen, wird die Geschäftsordnung möglicherweise im kommenden Jahr überarbeitet.

3. Ein produktives Jahr der Überwachung

16. Im Berichtsjahr richtete der Ausschuss fünf Stellungnahmen ⁸ mit mehreren Empfehlungen an den Generaldirektor des OLAF. Außerdem wurde der Ausschuss zu der ersten Phase der laufenden Überarbeitung der Leitlinien für die Untersuchungsverfahren des OLAF konsultiert und gab Bemerkungen dazu ab. ⁹ Der Ausschuss überwachte auch weiterhin die Dauer der Untersuchungen des OLAF und die Anwendung der Verfahrensgarantien.

3.1. Empfehlungen des OLAF, denen von den zuständigen Behörden nicht Folge geleistet wurde - Stellungnahme Nr. 1/2021

17. Der Ausschuss widmet den im Anschluss an die Untersuchung ergriffenen Folgemaßnahmen des OLAF in seinen jährlichen Tätigkeitsberichten besondere Aufmerksamkeit. Im Februar 2021 nahm der Ausschuss die Stellungnahme Nr. 1/2021 an, in der er alle Empfehlungen eingehend analysierte, die das OLAF vom 1. März 2016 bis zum 28. Februar 2018 ausgesprochen hatte, denen jedoch von den zuständigen Behörden nicht Folge geleistet wurde. ¹⁰

18. Der Ausschuss nahm zur Kenntnis, dass den Empfehlungen des OLAF und insbesondere seinen finanziellen und disziplinarrechtlichen Empfehlungen von den Behörden und Organen, an die sie gerichtet sind, in der Regel Folge geleistet wird. Die wichtigste Feststellung des Ausschusses betraf justizielle Empfehlungen, bei denen drei wesentliche Schwachpunkte ermittelt wurden, durch die sich die geringe Quote der Anklageerhebungen ¹¹ in den letzten Jahren erklären ließe:

1. Die derzeitigen Überwachungsverfahren des OLAF sind unbefriedigend.
2. Die zuständigen Behörden führen nach dem Eingang der Abschlussberichte des OLAF nur selten weitere Maßnahmen durch. Für die Fallbewertung auf nationaler Ebene kommt es daher wesentlich auf die Qualität der Berichte, die gesammelten Beweismittel und die Stärke der Empfehlungen an.
3. Die vom OLAF gesammelten Beweismittel erfüllen nicht immer das von den Empfängerbehörden erwartete Beweismaß für die Beurteilung der strafrechtlichen Verantwortlichkeit auf nationaler Ebene.

19. Der Ausschuss empfahl dem OLAF daher,

• die Überwachungsverfahren durch die Einrichtung spezieller Teams für die Folgemaßnahmen überprüfen zu lassen, wodurch die Untersuchungsbeauftragten von dieser Aufgabe befreit werden,
• die Berichterstattung an den Ausschuss über Empfehlungen, denen nicht Folge geleistet wurde, zu verbessern,
• sicherzustellen, dass in den an die Justizbehörden weitergeleiteten Akten
  1. die gesammelten Beweismittel und die Erwägungen, die zu der Schlussfolgerung geführt haben, dass eine Straftat begangen worden sein könnte, eindeutig erwähnt werden,
  2. eine Analyse der nationalen verfahrenstechnischen Anforderungen für Strafverfahren enthalten ist,
• eine zeitnahe Zusammenarbeit mit den Justizbehörden festzulegen,
• jährlich die aufgrund der finanziellen Empfehlungen des OLAF wiedereingezogenen Beträge zu melden,
• sicherzustellen, dass die finanziellen Empfehlungen verhältnismäßig sind,
• einheitliche Standards zum Schutz der Grundrechte und Verfahrensgarantien der Betroffenen festzulegen sowie die Zulässigkeit von Beweismitteln zu stärken.

20. In seiner Stellungnahme räumte der Ausschuss ein, dass vom Generaldirektor des OLAF bereits Schritte unternommen wurden, um die Folgemaßnahmen in Bezug auf die finanziellen Empfehlungen zu verbessern. Der Ausschuss begrüßte ferner die Einrichtung der Arbeitsgruppe für die Überwachung (Monitoring Task Force); die Aufgabe dieses speziellen Teams ist es, spezifische und systemische Probleme bei der Ausführung des EU-Haushalts zu ermitteln, die auf den vom OLAF aufgedeckten Unregelmäßigkeiten oder Betrugsfällen basieren. Die Task Force beabsichtigt, ihre Tätigkeiten in Bezug auf die administrativen und justiziellen Empfehlungen auszuweiten. Der Ausschuss teilt die Auffassung, dass zusätzliche Ressourcen benötigt werden, um diese Aufgabe wirksam durchführen zu können.

3.2. Arbeitsvereinbarungen zwischen dem OLAF und der EUStA - Stellungnahme Nr. 2/2021

21. In Anbetracht ihres gemeinsamen Ziels, die Integrität des Unionshaushalts zu wahren, ist es für das OLAF und die EUStA wichtig, eine auf dem Grundsatz der loyalen Zusammenarbeit basierende enge Beziehung aufzubauen und zu pflegen.

22. Am 3. Dezember 2020 übermittelte der Generaldirektor des OLAF dem Ausschuss den Entwurf der zwischen dem OLAF und der EUStA getroffenen verwaltungstechnischen Arbeitsvereinbarungen zur Stellungnahme. ¹² In seiner Stellungnahme Nr. 2/2021 vom 31. Mai 2021 ¹³ begrüßte der Ausschuss die Arbeitsvereinbarungen, "insbesondere hinsichtlich der Festlegung verbindlicher Fristen, des regelmäßigen Informationsaustauschs zwischen den Parteien, der Verwendung von Vorlagen für die gegenseitige Berichterstattung und die Übermittlung potenzieller Fälle sowie der Möglichkeit, eine Zwischenberichterstattung zu vereinbaren, wenn Untersuchungen der EUStA vom OLAF unterstützt werden, sowie in Fällen ergänzender Untersuchungen des OLAF ".

23. Der Ausschuss richtete eine Reihe spezifischer Bemerkungen und Vorschläge an die Parteien, um bestimmte Punkte näher zu klären. Diese betrafen

1. die praktischen Modalitäten ihrer Zusammenarbeit bei der gegenseitigen Berichterstattung und Übermittlung potenzieller Fälle; ¹⁴
2. Kriterien und Modalitäten des gegenseitigen indirekten Zugangs zu ihren jeweiligen elektronischen Fallbearbeitungssystemen; ¹⁵
3. den Einsatz technischer Instrumente wie Vorlagen. ¹⁶ In diesem Zusammenhang hat der Ausschuss aufgrund seiner Erfahrungen mit früheren langwierigen und oft erfolglosen Debatten mit dem OLAF über den Inhalt der Jahresberichte und die Definition dessen, was relevante und aussagekräftige Informationen sind, vorgeschlagen, sorgfältig zu prüfen, was solche Vorlagen beinhalten sollen, um einen unnötigen Austausch und zusätzliche Anfragen wegen fehlender Informationen oder weiterer Klarstellungen zu vermeiden;
4. die Präzisierung des Wortlauts der Arbeitsvereinbarungen, um unnötige Verwirrung und Unsicherheit in Bezug auf die Unterstützung durch das OLAF bei Untersuchungen der EUStA sowie bei Amtshilfeersuchen des OLAF an die EUStA zu vermeiden. ¹⁷
5. von den Parteien zu treffende spezifische Vereinbarungen, damit das OLAF interne Untersuchungen über die Leitung und die Mitarbeiter der EUStA durchführen kann;
6. ein von den Parteien zu vereinbarendes System eines regelmäßigen Dialogs zwischen dem Generaldirektor des OLAF und dem Europäischen Generalstaatsanwalt sowie die Überprüfung der Arbeitsvereinbarungen durch die Parteien, sobald wichtige Erfahrungen gesammelt wurden, spätestens jedoch ein Jahr nach ihrem Inkrafttreten. ¹⁸

24. Das OLAF und die EUStA haben die meisten Überlegungen des Ausschusses berücksichtigt und vereinbart, die einschlägigen Bestimmungen entsprechend zu ändern. ¹⁹ Die endgültige Fassung der Arbeitsvereinbarungen wurde am 5. Juli 2021 unterzeichnet. Der Ausschuss ist mit dem Ergebnis seiner Zurateziehung in diesem wichtigen Bereich der Beziehungen zwischen den beiden Einrichtungen zufrieden.

3.3. Überwachung interner Untersuchungen: strategische Schlussfolgerungen und bewährte Verfahren - Stellungnahme Nr. 3/2021

25. Im Oktober 2021 nahm der Ausschuss die Stellungnahme Nr. 3/2021 zur Überwachung interner Untersuchungen an. ²⁰ Der Ausschuss bewertete die Art und Weise, wie das OLAF vier interne Untersuchungen zu schwerwiegenden Vorwürfen hinsichtlich der Ausübung beruflicher Aufgaben oder schweren Fehlverhaltens von Mitgliedern und Beamten, die leitende Positionen in den Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU innehaben, durchgeführt hat.

26. Der Ausschuss hatte Zugang zu den vom OLAF zur Verfügung gestellten Fallakten und analysierte alle einschlägigen Schriftstücke eingehend und unter Berücksichtigung des geltenden OLAF-Rechtsrahmens. Er führte eine vergleichende Analyse der vier Untersuchungen durch, wobei er sich auf die wichtigsten Phasen einer Untersuchung konzentrierte. Insbesondere wurde Folgendes untersucht: i) das Erfordernis eines hinreichenden Verdachts, um die Einleitung der Untersuchungen zu rechtfertigen, ii) der Umfang der Untersuchungen, iii) die Nutzung der dem OLAF zur Verfügung stehenden Untersuchungsinstrumente und iv) der abschließende Untersuchungsbericht und die Rechtmäßigkeitsprüfung der Untersuchungen.

27. Der Ausschuss stellte in allen oben genannten Untersuchungsphasen Abweichungen zwischen den vier Fällen fest. Anschließend zog er Schlussfolgerungen und gab Empfehlungen ab, von denen die wichtigsten im Folgenden zusammengefasst werden:

1. Bei der Beurteilung des Erfordernisses eines "hinreichenden Verdachts" für die Einleitung einer Untersuchung sollte das OLAF alle erforderlichen Informationen von den EU-Organen einholen, insbesondere in Fällen, in denen die Organe zuvor Untersuchungen zu denselben Behauptungen durchgeführt hatten. Dies gilt umso mehr für die Bewertung anonym vorgebrachter Behauptungen.
2. Das Referat zur Unterstützung der operativen Analyse sollte das Auswahlverfahren durch eine Analyse der Informationen aus anonymen Quellen unterstützen.
3. Die Leitlinien für die Untersuchungsverfahren sollten eine Definition des Begriffs "hinreichender Verdacht" enthalten.
4. Das OLAF sollte den Ausschuss informieren, wenn es die Untersuchung sensibler Fälle einleitet, durch die der Ruf der EU Schaden nehmen könnte.
5. Das OLAF sollte wirksame Mechanismen einrichten, damit Situationen vermieden werden, in denen der Umfang der Untersuchung zu weit definiert und/oder der Umfang der Untersuchung ausgedehnt wird, ohne dabei das geltende Verfahren einzuhalten.
6. Das OLAF sollte die Rechtmäßigkeitsprüfung, die vom Referat 01 vorgenommen wird, welches auch die Stellungnahmen bezüglich der etwaigen Untersuchungseinleitung ausarbeitet, einer anderen Stelle übertragen, um eine unabhängige Rechtmäßigkeitsprüfung sicherzustellen. Darüber hinaus sollte der Generaldirektor des OLAF die Zuweisung der Verantwortlichkeiten an die verschiedenen Referate und Direktionen überprüfen, um ein wirksames System unabhängiger, unparteiischer und objektiver Kontrollen der Rechtmäßigkeitskontrollen und -prüfungen einzurichten.
7. Der Ausschuss hebt besonders die Notwendigkeit hervor, einen angemessenen Arbeitsplan für die Untersuchungen auszuarbeiten. Darüber hinaus sollte das OLAF bei sensiblen internen Untersuchungen, wenn es nach seinem Ermessen entscheidet, welche Untersuchungsmaßnahmen wann zu ergreifen sind, die Gründe für seine Entscheidung in der Fallakte festhalten.
8. Der Ausschuss stellte fest, dass es in den vier Fällen insgesamt an einer rigorosen und systematischen Organisation der Fallakten mangelte, und forderte das OLAF auf, entsprechende Vorkehrungen zur Beseitigung dieser Mängel zu treffen. Der Ausschuss ist zuversichtlich, dass das OLAF diese Bedenken im Rahmen seines Fallverwaltungssystems angehen und neue einschlägige Vorschriften einführen wird.
9. Das OLAF sollte die Einrichtung einer speziellen Dienststelle in Erwägung ziehen, die Methoden entwickelt, um potenzielle Korruption unter Beteiligung von Lobbyisten, die Problematik des Drehtüreffekts sowie Interessenkonflikte und Verstöße gegen die Pflicht zur Integrität und Transparenz zu untersuchen.

28. Der Ausschuss merkt an, dass die überarbeiteten OLAF-Leitlinien für Untersuchungsverfahren Bestimmungen enthalten, mit denen zwei der oben genannten Empfehlungen umgesetzt werden. Der Ausschuss begrüßt insbesondere i) die Einrichtung des Überprüfungsteams, das der direkten Verantwortung des stellvertretenden Generaldirektors unterstellt ist, und ii) die Anforderung an die Untersuchungsreferate, einen "ersten Arbeitsplan zu entwerfen". Der Ausschuss erwartet, dass die Untersuchungsbeauftragten weitere interne Leitlinien für die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung eines Arbeitsplans erhalten werden. Insgesamt erkennt der Ausschuss die Bemühungen des OLAF um die Umsetzung der Empfehlungen des Ausschusses an. Damit die diesbezüglichen Bedenken des Ausschusses ausgeräumt werden können, ist es nach Auffassung des Ausschusses gleichwohl erforderlich, die Mängel und/oder Fehler, die der Ausschuss in seiner Stellungnahme in Bezug auf die den Bediensteten zugewiesenen und von diesen wahrgenommenen Zuständigkeiten festgestellt hat, mit großer und ständiger Wachsamkeit anzugehen. Es ist wichtig, dass aus diesen Untersuchungen Lehren für den künftigen Personaleinsatz des OLAF gezogen werden.

3.4. Haushaltsvorentwurf des OLAF für 2022 - Stellungnahme Nr. 4/2021

29. Der OLAF-Überwachungsausschuss gibt jährlich eine Stellungnahme zum Haushaltsvorentwurf (HVE) des OLAF ab, um gegenüber den EU-Organen zu gewährleisten, dass der Haushaltsentwurf der Unabhängigkeit der Untersuchungstätigkeit des OLAF Rechnung trägt. Die Stellungnahme bietet ferner die Gewähr, dass das OLAF über ausreichende Ressourcen verfügt, um einen wirksamen und effizienten interinstitutionellen Dienst zur Betrugsbekämpfung zu leisten. Der Generaldirektor des OLAF kann diese Stellungnahme dann gegenüber den Haushalts- und Entlastungsbehörden der EU verwenden.

30. Am 18. Oktober 2021 veröffentlichte der Ausschuss die Stellungnahme Nr. 4/2021 zum Haushaltsvorentwurf des OLAF für 2022. ²¹ Die Analyse konzentrierte sich insbesondere auf i) die Personalstrategie des OLAF (wobei auch die Auswirkungen der Errichtung der EUStA und der Einrichtung der Aufbau- und Resilienzfazilität berücksichtigt wurden) und auf ii) die finanziellen und operativen Auswirkungen der Einführung des OCM.

31. Der Ausschuss vertrat die Auffassung, dass der Haushaltsvorentwurf des OLAF für 2022 die für eine effiziente Durchführung der Untersuchungen erforderlichen Mitteln vorsah. Der Ausschuss stellte sich voll und ganz hinter den Antrag des OLAF auf zusätzliche Stellen. Er hielt es für kontraproduktiv, dem OLAF einerseits jedes Jahr neue Zuständigkeiten und Aufgaben zuzuweisen (EUStA, Aufbau- und Resilienzfazilität) und andererseits jedes Jahr eine schrittweise Verringerung seiner personellen und finanziellen Ressourcen vorzunehmen. Der Ausschuss stimmte mit dem OLAF auch darin überein, dass eine weitere Kürzung seiner Mittel für Reisekosten um 20 % die Erfüllung der Untersuchungsaufgaben des Amtes gefährden könnte.

32. Schließlich wies der Ausschuss darauf hin, dass die Entwicklung und Annahme des OCM ein sehr kostspieliges Projekt war, ²² bei dem es bislang nicht gelungen ist, innerhalb der gesetzten Frist ein robustes und vor allem benutzerfreundliches, flexibles und effizientes Fallverwaltungssystem zu schaffen.

33. In den letzten Jahren hat der Ausschuss immer wieder ernsthafte Bedenken hinsichtlich der eskalierenden Kosten des OCM geäußert, ²³ die offenbar auf falschen internen Annahmen und Entscheidungen beruhten ²⁴, und dass das OCM zunächst geplant wurde, ohne dabei die Aufsichtserfordernisse zu berücksichtigen ²⁵. Verschärft wurden diese Bedenken durch die gering gehaltene bisherige Befragung der Untersuchungsbeauftragten des OLAF zur Nutzerzufriedenheit und die parallel laufende Entwicklung eines neuen Fallverwaltungssystems durch eine Reihe von Generaldirektionen der Kommission, an der auch das OLAF beteiligt ist.

34. Daher forderte der Ausschuss den Generaldirektor des OLAF auf, so bald wie möglich eine detaillierte Kostenanalyse der Vor- und Nachteile der Beibehaltung des OCM oder der Umstellung auf das Fallverwaltungssystem CASE@EC der Kommission durchzuführen. Vor diesem Hintergrund, und da die EUStA beschlossen hat, das CASE@EC zu übernehmen, bekräftigte der Ausschuss die in seiner Stellungnahme zum HVE 2021 des OLAF geäußerte Auffassung, dass durch die Nutzung unterschiedlicher Fallverwaltungssysteme durch die EUStA und das OLAF künftig zusätzliche Haushaltsmittel erforderlich sein könnten, um die notwendige Interoperabilität und die notwendigen Synergien zwischen den beiden Systemen zu gewährleisten.

3.5. Überwachung der Dauer der vom OLAF durchgeführten Untersuchungen

35. Nach Artikel 7 Absatz 8 der OLAF-Verordnung ist der Ausschuss verpflichtet, jede Untersuchung, die länger als zwölf Monate andauert, einer Einzelfallanalyse zu unterziehen, um sicherzustellen, dass die Untersuchungen des OLAF ohne Unterbrechung und über einen Zeitraum durchgeführt werden, der ihren Umständen und ihrer Komplexität angemessen ist.

36. Erstens versucht der Ausschuss durch regelmäßige Überwachung der Dauer der Untersuchungen des OLAF und der Gründe für etwaige unangemessene Verzögerungen zu überprüfen, dass keine externe oder interne Einflussnahme auf die unparteiische Durchführung einer Untersuchung erfolgt. Zweitens kann eine ungerechtfertigte langwierige Untersuchung schwerwiegende negative Auswirkungen auf i) die Verteidigungsrechte der Betroffenen und/oder ii) die im Anschluss an die Untersuchung ergriffenen Folgemaßnahmen haben. Zuletzt überprüft der Ausschuss durch die Überwachung der Dauer der Untersuchungen, ob die dem OLAF zugewiesenen personellen und finanziellen Ressourcen effizient eingesetzt wurden.

37. Der Ausschuss hat im Laufe der Jahre der "Dauer" der OLAF-Untersuchungen besondere Aufmerksamkeit gewidmet und in den letzten Jahren Bedenken geäußert, dass in den OLAF-Leitlinien für Untersuchungsverfahren keine klaren und detaillierten Bestimmungen zur Steuerung der Dauer der Untersuchungen enthalten sind. Solche Bestimmungen stärken die Rechtssicherheit; wenn sie fehlen, kann dies der Gewährleistung der Transparenz der OLAF-Verfahren (insbesondere gegenüber den Betroffenen) abträglich sein.

38. Im Jahr 2021 gab der Ausschuss eine Stellungnahme ab, in der 40 OLAF-Untersuchungen, die seit mehr als 36 Monaten liefen, untersucht wurden. Außerdem erhielt der Ausschuss wie jedes Jahr Informationen über Untersuchungen, die bereits seit mehr als zwölf Monaten liefen.

3.5.1. Analyse von Untersuchungen des OLAF, die länger als 36 Monate andauern - Stellungnahme Nr. 5/2021

39. In seinem Tätigkeitsbericht 2019 ²⁶ stellte der Ausschuss fest, dass die Dauer bei fast 40 % der im Jahr 2019 gemeldeten Einzelfälle 24 Monate überstieg, bei 10 % davon betrug sie mehr als 36 Monate. Um besser zu verstehen, wie das OLAF mit der Dauer seiner Untersuchungen umgeht und diese kontrolliert, beschloss der Ausschuss, im Jahr 2019 eine eingehende Analyse von 40 Untersuchungen durchzuführen, die länger als 36 Monate andauerten. Der Ausschuss war besonders zufrieden, dass ihm erstmals ein uneingeschränkter Zugang zu den einschlägigen Fallakten gewährt wurde.

40. In seiner Stellungnahme ²⁷ wies der Ausschuss auf mehrere Mängel in den Verfahren des OLAF hin, die sich möglicherweise auf die Dauer der Untersuchungen ausgewirkt hatten. Insbesondere stellte er ein hohes Maß an unterschiedlichen Vorgehensweisen bei den Untersuchungen des OLAF und bei der Erfassung der Tätigkeiten in den Fallakten fest. Außerdem stellt der Ausschuss fest, dass dem OLAF i) ein formales und genau festgelegtes internes Verfahren zur Überwachung der Dauer seiner Untersuchungen sowie ii) ein Arbeits- oder Untersuchungsplan bzw. iii) interne Vorschriften für die Festlegung und Zuweisung einer "operativen Priorität" fehlen. Der Ausschuss ist der Ansicht, dass diese Mängel hauptsächlich darauf zurückzuführen sind, dass das OLAF in seinen Leitlinien für Untersuchungsverfahren keine spezifischen und detaillierten Bestimmungen für die Problematik der "Kontinuität und Dauer" der Untersuchungen festgelegt hat.

41. Der Ausschuss empfahl dem OLAF,

• ein automatisches Kennzeichnungssystem im OCM einzuführen, um sicherzustellen, dass Zeiträume der Untätigkeit von mehr als drei Monaten für die Leitung des OLAF sofort sichtbar sind;
• sicherzustellen, dass Hindernisse mit (möglichen) Auswirkungen auf die Dauer einer Untersuchung sowie alle zu diesem Zweck getroffenen Entscheidungen ordnungsgemäß dokumentiert und in der Fallakte der Untersuchung erfasst werden;
• in den OLAF-Leitlinien für Untersuchungsverfahren klare interne Verfahren für die Steuerung der Untersuchungsdauer festzulegen. Insbesondere sollte das OLAF für Fälle, die bereits länger als 24 Monate andauern, ein spezifisches Überprüfungsverfahren einführen, damit der Generaldirektor entscheiden kann, wie sich die Handhabung dieser Untersuchungen am besten beschleunigen lässt, und für Fälle, die bereits länger als 36 Monate andauern, sollte ein besonderes Verfahren eingeführt werden;
• sicherzustellen, dass alle Stellungnahmen des Überprüfungsteams auch eine Bewertung der Dauer der Untersuchungen enthalten;
• sicherzustellen, dass für jede eingeleitete Untersuchung ein detaillierter Untersuchungsplan erstellt und dieser regelmäßig aktualisiert und der Fallakte der Untersuchung beigefügt wird;
• in den OLAF-Leitlinien für Untersuchungsverfahren klar zu regeln, wie einem Fall "operative Priorität" zugewiesen werden kann;
• sicherzustellen, dass kritische Entscheidungen, die sich wesentlich auf die Dauer einer Untersuchung auswirken, immer auf Direktionsebene getroffen und systematisch im OCM erfasst werden;
• sicherzustellen, dass ein Mitglied des Untersuchungsteams vor dem Ausscheiden aus dem OLAF einen Übergabevermerk zu allen durchgeführten Tätigkeiten und zusammengetragenen Beweismitteln erstellt, der einen Zeitplan enthält und die Tätigkeiten auflistet, die das nächste Teammitglied, das den Fall bearbeitet, durchführen sollte.

42. Der Ausschuss ist der Ansicht, dass seine Empfehlungen bei der laufenden Überarbeitung der OLAF-Leitlinien für Untersuchungsverfahren berücksichtigt werden sollten. ²⁸ Umfassende und aussagekräftige Leitlinien für Untersuchungsverfahren werden auch den künftigen Beauftragten für die Kontrolle der Verfahrensgarantien ²⁹ bei der Bearbeitung von Beschwerden gegen das OLAF wegen vermeintlicher Verfahrensunregelmäßigkeiten unterstützen.

3.5.2. Berichte über länger als zwölf Monate andauernde Untersuchungen, die 2021 beim Überwachungsausschuss eingegangen sind

43. Kann eine Untersuchung nicht binnen zwölf Monaten nach ihrer Einleitung abgeschlossen werden, so ist der Generaldirektor des OLAF nach Artikel 7 Absatz 8 der OLAF-Verordnung ³⁰ verpflichtet, dem Ausschuss nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist und danach alle sechs Monate offiziell Bericht zu erstatten. In diesen Berichten legt das OLAF die Gründe für den noch nicht erfolgten Abschluss dar sowie gegebenenfalls ³¹ die Abhilfemaßnahmen zur Beschleunigung der Untersuchung sowie den voraussichtlichen Zeitrahmen für den Abschluss der Untersuchung.

44. Im Jahr 2021 erhielt der Ausschuss 761 Berichte vom OLAF über 482 Einzeluntersuchungen, die länger als zwölf Monate andauerten. Von diesen Einzeluntersuchungen liefen 29,25 % bereits länger als zwölf Monate und 27,18 % länger als 18 Monate. In 43,57 % aller gemeldeten Fälle lief die Untersuchung bereits länger als 24 Monate (Abbildung 1). Die sektorspezifische Aufschlüsselung der vom OLAF durchgeführten Untersuchungen ist in Abbildung 2 dargestellt.

Abbildung 1: 482 Einzelfälle - 2021

Abbildung 2: 482 Einzelfälle - 2021

3.6. Überarbeitung der OLAF-Leitlinien für Untersuchungsverfahren

45. Nach der Überarbeitung der OLAF-Verordnung änderte das OLAF seine bestehenden Leitlinien für Untersuchungsverfahren. Um den neuen Bestimmungen der OLAF-Verordnung Rechnung zu tragen und einen klaren und kohärenten Rahmen für alle Untersuchungs-, Unterstützungs- und Koordinierungstätigkeiten zu schaffen, wurden neue interne Leitlinien aufgenommen. Wie das OLAF dem Ausschuss erklärte, wird dieser Überarbeitungsprozess in zwei getrennten Phasen durchgeführt.

46. In der ersten Phase wird sich die Überarbeitung auf das zur Angleichung der OLAF-Leitlinien für Untersuchungsverfahren an die Verordnung (EU, Euratom) 2020/2223 und an den Beginn der Tätigkeit der EUStA unbedingt erforderliche Maß beschränken. In der zweiten Phase wird eine umfassendere Überarbeitung vorgenommen. Diese umfasst Aspekte, die derzeit in anderen internen Anweisungen und Leitlinien des OLAF behandelt werden, die Verfahren, die im Rahmen der Zusammenarbeit des OLAF mit der EUStA festgelegt werden, die Empfehlungen der Interessenträger des OLAF sowie die von den OLAF-Bediensteten im Laufe der Jahre ermittelten Probleme.

47. Gemäß der OLAF-Verordnung ³² können Änderungen an den OLAF-Leitlinien für Untersuchungsverfahren vom Generaldirektor des OLAF erlassen werden, nachdem dem Überwachungsausschuss Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben wurde.

48. Am 28. Mai 2021 übermittelte das OLAF dem Ausschuss einen Leitlinienentwurf, der sich auf die erste Untersuchungsphase bezog. Der Entwurf wurde mit den Bediensteten des OLAF und dem Sekretariat in einer Fachsitzung am 6. Juni 2021 und in der Plenarsitzung vom 22. Juni 2021 erörtert. Der Ausschuss übermittelte dem Generaldirektor des OLAF seine Stellungnahme am 17. August 2021. Die neuen OLAF-Leitlinien für Untersuchungsverfahren traten am 11. Oktober 2021 in Kraft.

49. In seiner Stellungnahme erinnerte der Ausschuss daran, dass er dem OLAF bereits die vollständige Überarbeitung der Leitlinien für Untersuchungsverfahren empfohlen hatte (Stellungnahme Nr. 2/2017 zur Evaluierung der OLAF-Verordnung). Er hatte diesbezüglich bereits spezifische Empfehlungen sowohl zur Organisation des OLAF als auch zu dessen Untersuchungsverfahren abgegeben (Stellungnahme Nr. 3/2021 zu bewährten Verfahren bei internen Untersuchungen). Er begrüßte daher die Entscheidung des OLAF, mit der Überarbeitung der OLAF-Leitlinien für Untersuchungsverfahren fortzufahren. Für den Ausschuss ist es unerlässlich, dass der künftige Wortlaut der Leitlinien nach der zweiten Überprüfungsphase auf einer eingehenden und umfassenden Überprüfung aller anderen bestehenden internen Leitlinien und Anweisungen des OLAF beruht. Einige von ihnen, wenn nicht alle, müssen in die Leitlinien aufgenommen werden. Das ist insofern wichtig, als die OLAF-Leitlinien für Untersuchungsverfahren die einzigen Leitlinien, Anweisungen oder Anleitungen sind, die das OLAF gemäß der OLAF-Verordnung veröffentlichen muss. ³³ Dadurch wird das erforderliche Maß an Transparenz und Rechtssicherheit gegenüber den von der Untersuchung betroffenen Personen sichergestellt. Umfassende und aussagekräftige Leitlinien für Untersuchungsverfahren werden auch den künftigen Beauftragten für die Kontrolle der Verfahrensgarantien ³⁴ bei der Bearbeitung von Beschwerden gegen das OLAF wegen Verfahrensunregelmäßigkeiten unterstützen.

50. Aus diesem Grund behält sich der Ausschuss vor, am Ende der zweiten Phase ihrer Überarbeitung eine umfassende Stellungnahme zu den Leitlinien für die Untersuchungsverfahren des OLAF abzugeben.

51. Das OLAF hat dem Ausschuss und den EU-Organen mitgeteilt, dass es mit der zweiten Phase der Überarbeitung der Leitlinien begonnen hat. Diese Phase wird voraussichtlich im Laufe des Jahres 2022 abgeschlossen sein. Der Ausschuss wartet mit Spannung auf die endgültige Fassung der Leitlinien und geht davon aus, dass der Generaldirektor des OLAF die vom Ausschuss in seinen jüngsten Stellungnahmen formulierten Empfehlungen berücksichtigen wird.

3.7. Anwendung der Verfahrensgarantien

52. In Artikel 9 der OLAF-Verordnung sind die Grundsätze aufgeführt, die das OLAF bei der Durchführung einer Untersuchung anwenden sollte, sowie die Verfahrensgarantien, die den von einer Untersuchung des OLAF betroffenen Personen zustehen.

53. Mit der Verordnung wird dem Ausschuss die Aufgabe übertragen, die Entwicklungen in Bezug auf die Anwendung von Verfahrensgarantien zu überwachen. Der Ausschuss erfüllt diese Rolle mittels verschiedener Maßnahmen: Er überwacht den Umgang des OLAF mit Verfahrensbeschwerden, er bewertet, wie das OLAF bei seinen Untersuchungen die Verfahrensrechte achtet, er ermittelt systemische oder strukturelle Probleme und er gibt Stellungnahmen zu Fragen ab, die die Anwendung von Verfahrensgarantien betreffen. Hier ist zu betonen, dass der Ausschuss weder befugt ist, Einzelbeschwerden gegen das OLAF zubearbeiten, noch ist er eine Beschwerdeinstanz, die die Entscheidungen des OLAF überprüfen kann. ³⁵

54. Im Jahr 2021 widmete der Ausschuss einen Teil seiner Arbeit auch der Überwachung der Einhaltung der Verfahrensgarantien durch das OLAF.

i) Der Ausschuss wurde zu einer Lösung hinsichtlich des neuen Beschwerdeverfahrens des OLAF konsultiert

55. Bis zum Inkrafttreten der geänderten OLAF-Verordnung hatten natürliche oder juristische Personen, die von einer OLAF-Untersuchung betroffen waren, die Möglichkeit, eine Beschwerde beim Generaldirektor des OLAF einzureichen. Das OLAF bearbeitete die Beschwerde entsprechend seinem etablierten Verfahren. Mit der geänderten OLAF-Verordnung wurde die Funktion des Beauftragten für die Kontrolle der Verfahrensgarantien (im Folgenden "Kontrollbeauftragter") festgelegt; dieser ist für die Bearbeitung der Beschwerden zuständig, die von Personen eingelegt werden, die von den Untersuchungen des OLAF betroffen sind. ³⁶

56. Doch auch nach Inkrafttreten der neuen Verordnung und bis zur Ernennung des Kontrollbeauftragten durch die Kommission gingen beim OLAF weiterhin Beschwerden, auch von Betroffenen, ein. Anfang 2021 konsultierte das OLAF den Ausschuss ³⁷ zu einer vorläufigen Lösung für die Umsetzung des Beschwerdeverfahrens während des Übergangszeitraums zwischen dem Inkrafttreten der Verordnung und der Ernennung des Kontrollbeauftragten. Das OLAF teilte dem Ausschuss mit, dass es beabsichtigte, den Beschwerdeführern die Möglichkeit zu geben, i) bis zur Ernennung des Kontrollbeauftragten zu warten, damit dieser die Beschwerde bearbeiten konnte, oder ii) ihre Beschwerde im Rahmen des bestehenden OLAF-Verfahrens vom OLAF bearbeiten zu lassen. Im letzteren Fall würden die Beschwerdeführer auf ihr Recht verzichten, ihre Beschwerde nach den neuen Vorschriften bearbeiten zu lassen.

57. Der Ausschuss hielt diese Lösung für angemessen und forderte das OLAF auf, den Ausschuss über die Bearbeitung aller im Rahmen dieser beiden Optionen behandelten Beschwerden durch das OLAF auf dem Laufenden zu halten. Das OLAF hat die erbetenen Informationen übermittelt.

ii) Der Ausschuss bewertete, wie die Verfahrensgarantien vom OLAF bei bestimmten Untersuchungen umgesetzt wurden

58. Bei der Ausarbeitung seiner Stellungnahme Nr. 3/2021 zu den internen Untersuchungen und seiner Stellungnahme Nr. 5/2021 zur Dauer von Untersuchungen hatte der Ausschuss Zugang zu den Fallakten und bewertete eingehend, wie die Verfahrensgarantien bei den zu prüfenden Untersuchungen vom OLAF angewandt wurden. In seiner Stellungnahme Nr. 3/2021 richtete der Ausschuss besondere Aufmerksamkeit auf die Unabhängigkeit der Überprüfungsfunktion, dem internen Kontrollmechanismus des OLAF zur Gewährleistung der Einhaltung der Verfahrensgarantien. Er gab eine entsprechende Empfehlung ab, die vom OLAF umgesetzt wurde.

59. In seiner Stellungnahme Nr. 5/2021 konzentrierte sich der Ausschuss bei seiner Analyse auf die Frage, ob das OLAF das Recht eines Beamten, über die Einleitung einer Untersuchung durch das OLAF "in Kenntnis gesetzt" zu werden, und das Recht der Betroffenen, "sich zu den ihn betreffenden Sachverhalten zu äußern", bevor das OLAF seine Schlussfolgerungen zog, ³⁸ eingehalten hatte, und insbesondere darauf, ob die in den Rechtsvorschriften vorgesehenen Ausnahmeregelungen, durch die das OLAF dieser Pflicht zu einem späteren Zeitpunkt nachkommen kann, in Anspruch genommen wurden.

60. Die Analyse ergab, dass das OLAF bei den Verfahren zur Aufschiebung der Unterrichtung über die Einleitung der Untersuchung die geltenden Verfahrensanforderungen und -garantien eingehalten hat. Darüber hinaus hat das OLAF seit 2019 ein wesentlich strengeres Überprüfungssystem eingeführt, das nun systematisch bei allen aufgeschobenen Unterrichtungen angewandt wird. In Bezug auf die Aufschiebung der Gelegenheit zur Stellungnahme vertrat der Ausschuss die Auffassung, dass das vom OLAF eingeführte System ausreichende Garantien bietet, um die Grundrechte der von der Untersuchung betroffenen Personen zu schützen und jegliche willkürliche Behandlung zu vermeiden.

iii) Der Ausschuss bewertete die beim OLAF eingereichten Einzelbeschwerden

61. Wie jedes Jahr erhielt der Ausschuss halbjährliche Berichte und einschlägige Dokumente über die vom OLAF bearbeiteten Einzelbeschwerden. ³⁹ Im Jahr 2021 gingen beim OLAF insgesamt vier Beschwerden von Betroffenen ein, die sich auf die Anwendung der Verfahrensgarantien bezogen und von denen drei dieselbe interne Untersuchung betrafen. Bis auf einen äußerten alle Beschwerdeführer den Wunsch, dass ihre Beschwerde vom Kontrollbeauftragten bearbeitet werden sollte. In der einzigen Beschwerde, die im Jahr 2021 vom OLAF bearbeitet wurde, brachte der Betroffene vor, i) das OLAF habe ihm nicht rechtzeitig mitgeteilt, dass er von einer Untersuchung betroffen sei, und ii) die Untersuchung sei nicht innerhalb einer angemessenen Frist abgeschlossen worden. Der Ausschuss nimmt die Antwort des OLAF an den Beschwerdeführer zur Kenntnis, dass kein Verstoß gegen die geltenden Vorschriften vorliegt. Da jedoch Beschwerden zu ähnlichen Fragen im Rahmen derselben Untersuchung anhängig sind, die vom Kontrollbeauftragten zu bearbeiten sind, wird sich der Ausschuss nicht weiter äußern.

62. Der Ausschuss freut sich auf die Zusammenarbeit mit dem Kontrollbeauftragten bei der Stärkung der Anwendung der Verfahrensgarantien und Grundrechte.

4. Zusammenarbeit

4.1. Zusammenarbeit mit dem OLAF

63. Im Jahr 2021 verstärkte der Ausschuss seine fruchtbare Zusammenarbeit mit dem OLAF. Neben dem Abschluss der Diskussionen über das Recht des Ausschusses auf Zugang zu fallbezogenen Informationen und der Unterzeichnung der neuen Arbeitsvereinbarungen führte der Ausschuss einen offenen und aussagekräftigen Dialog mit dem OLAF.

64. Der Ausschuss lud wie stets den Generaldirektor des OLAF und dessen Mitarbeiter zu seinen regelmäßigen monatlichen Sitzungen ein, um Informationen über alle für die Arbeit des Ausschusses und des OLAF relevanten Themen auszutauschen und zu erörtern. Die Mitglieder des Ausschusses und das Sekretariat hielten auch formelle und informelle Zusammenkünfte mit der Leitung und mit Mitarbeitern des OLAF im Rahmen der Ausarbeitung der Stellungnahmen und Berichte des Ausschusses ab.

65. Der Ausschuss erhielt im Einklang mit den Bestimmungen der OLAF-Verordnung und den eingeführten Arbeitsverfahren folgende Berichte vom OLAF: i) Berichte über Untersuchungen, die länger als zwölf Monate andauern, ii) Berichte über seit dem 1. Oktober 2013 abgegebene, aber nicht weiterverfolgte Empfehlungen des OLAF, zu denen das OLAF zwischen dem 1. Januar 2020 und dem 31. Dezember 2020 Antworten von den betroffenen Behörden erhielt, iii) Berichte über Beschwerden in Bezug auf Verfahrensgarantien, iv) Berichte über Fälle, in denen Informationen an einzelstaatliche Justizbehörden weitergeleitet wurden, und v) Berichte über Aufschübe gemäß Artikel 4 Absatz 6 der OLAF-Verordnung.

4.2. Beziehungen zu den beteiligten Stellen

66. Der Ausschuss ist gegenüber den EU-Organen, die seine Mitglieder ernannt haben, rechenschaftspflichtig und gleichzeitig Gesprächspartner der EU-Organe. Der Ausschuss erstattet den EU-Organen über seine Tätigkeiten Bericht, kann auf ihren Antrag Stellungnahmen ausarbeiten, erstellt Berichte zu Untersuchungsangelegenheiten und führt einen Meinungsaustausch mit diesen Organen auf politischer Ebene. ⁴⁰

67. Der Ausschuss erachtet es für wichtig, regelmäßige Kontakte mit den EU-Organen sowie mit den Partnern und Interessenträgern des OLAF zu unterhalten, um den Informationsfluss zu verbessern und Rückmeldungen zur Leistung des OLAF zu erhalten. Der Ausschuss und sein Sekretariat standen regelmäßig mit dem Generalsekretär der Kommission, dem Haushaltskontrollausschuss des Europäischen Parlaments (CONT) sowie der Gruppe "Betrugsbekämpfung" und der Gruppe "Justizielle Zusammenarbeit in Strafsachen" des Rates in Kontakt. Aufgrund der derzeitigen Pandemie konnte der Ausschuss keine Präsenzsitzungen mit Interessenträgern abhalten, sodass alle Sitzungen online stattfanden. Im Dezember 2021 ⁴¹ nahm der Ausschuss auch am jährlichen interinstitutionellen Gedankenaustausch über die Leistung des OLAF teil, bei dem er seine Ansichten zur Rolle des OLAF bei der Aufbau- und Resilienzfazilität und zu den praktischen Erfahrungen mit der Beziehung zwischen dem OLAF und der EUStA äußerte.

68. Darüber hinaus unterstützte der Ausschuss die Kommission bei den Auswahlverfahren zur Ernennung ranghoher Beamter des OLAF. Die Mitglieder des Ausschusses nahmen auch an den Sitzungen des Beratenden Ausschusses der Kommission für Ernennungen höherer Führungskräfte teil.

5. Verwaltung und Mittelausstattung

5.1. Arbeitsweise des Überwachungsausschusses

69. Im Jahr 2021 hielt der Ausschuss zwölf Plenarsitzungen ab, entweder in hybrider Form oder ausschließlich online. ⁴² Er ernannte für jedes größere Thema, mit dem er sich befasste, einen Berichterstatter. Die Berichterstatter arbeiteten gemeinsam mit dem Sekretariat Berichtsentwürfe, Stellungnahmen oder auch Diskussionspapiere für die Erörterung in den Plenarsitzungen aus. Der Vorsitzende, die Berichterstatter und die Mitarbeiter des Sekretariats kamen außerdem regelmäßig zusammen, um spezifische Fragen zu klären.

5.2. Das Sekretariat

70. Im Jahr 2021 unterstützte das Sekretariat die Ausschussmitglieder weiterhin bei der effizienten Erfüllung ihrer Aufgaben und trug so zur Stärkung der Unabhängigkeit des OLAF bei. Das Sekretariat arbeitete wie die anderen Kommissionsstellen im Jahr 2021 weiterhin zum großen Teil in einer Online-Umgebung. Es setzte das Arbeitsprogramm wie mit seinem Leiter und dem Überwachungsausschuss vereinbart um. ⁴³

71. Das Sekretariat ist seit März 2016 dem Amt für die Feststellung und Abwicklung individueller Ansprüche (Office for the Payment and Administration of Individual Entitlements, PMO) der Europäischen Kommission administrativ zugeordnet, befindet sich aber nach wie vor in einem separaten Sicherheitsbereich im OLAF-Gebäude. Der Überwachungsausschuss hat mehrfach Zweifel geäußert, dass die "hybride" Anbindung seines Sekretariats an das PMO die optimale Lösung ist.

72. Der Ausschuss bekräftigt seine Auffassung, dass in Anbetracht der täglichen Interaktion des Sekretariats mit den OLAF-Mitarbeitern im Rahmen der laufenden Überwachungsaufgaben des Ausschusses ein geeigneter Ort innerhalb des Sicherheitsbereichs des OLAF dem Sekretariat eine effizientere Arbeit ermöglichen würde.

73. Nach der Einsetzung eines Beauftragten für die Kontrolle der Verfahrensgarantien hält er es für umso wichtiger, einen geeigneten Standort für das Sekretariat zu finden. Der Verordnung zufolge ist der neue Kontrollbeauftragte administrativ dem Überwachungsausschuss zugeordnet, wobei das Sekretariat dem Kontrollbeauftragten jegliche notwendige administrative und rechtliche Unterstützung leistet.

5.3. Haushalt

74. Die Mittelausstattung des Ausschusses für 2021 belief sich auf 200.000 EUR. Da die Ausschusssitzungen aufgrund von COVID-19 online abgehalten wurden, betrug der tatsächlich ausgezahlte Betrag bis Ende 2021 lediglich 74.577,28 EUR.

75. Der für Ausgaben zuständige nachgeordnete bevollmächtigte Anweisungsbefugte ist der Direktor des PMO.

ENDE