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gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. September 2024 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union ¹,

gestützt auf den Beschluss (EU) 2018/1220 der Kommission vom 6. September 2018 über die Geschäftsordnung des in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates ² genannten Gremiums,

(1) Die Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates ³ wurde durch die Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 ersetzt, nach der in Artikel 145 ein unabhängiges Gremium (im Folgenden "Gremium") einberufen wird, um bestimmte Ausschlusssituationen von Personen und Stellen gemäß Artikel 137 Absatz 2 der Verordnung zu bewerten und geeignete Empfehlungen für die Zwecke der im Rahmen des Früherkennungs- und Ausschlusssystems (early detection and exclusion system) durchzuführenden Verfahren (im Folgenden "EDES-Verfahren") anzunehmen.

(2) Mit dem Beschluss (EU) 2018/1220 wurde die Geschäftsordnung des Gremiums nach Artikel 143 Absatz 4 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 festgelegt, die ab dem Tag des Inkrafttretens der genannten Verordnung gilt, um unter anderem sicherzustellen, dass die Verteidigungsrechte von Personen oder Stellen, auf die sich ein EDES-Verfahren bezieht, gewahrt werden, etwa ihr Anspruch auf rechtliches Gehör.

(3) Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 wurde durch Artikel 145 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 ersetzt, in dem die Regeln für die Zusammensetzung des Gremiums festgelegt, die Rolle des/der stellvertretenden Vorsitzenden sowie das Verfahren für die Ernennung des/der Vorsitzenden und des/der stellvertretenden Vorsitzenden präzisiert und mit dem Interessenkonflikte verhindert werden bzw. ihnen abgeholfen wird.

(4) In Artikel 145 Absatz 2 und 4 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 wird die Kommission ermächtigt, die Geschäftsordnung des Gremiums festzulegen, überdies wird festgelegt, dass das Gremium von einem bei der Kommission angesiedelten ständigen Sekretariat unterstützt wird.

(5) Um die Kontinuität und das ordnungsgemäße Funktionieren des Gremiums zu gewährleisten, ist es angebracht, das Verfahren für die Ernennung und Entlassung des/der Vorsitzenden und des/der stellvertretenden Vorsitzenden festzulegen und die Regeln zu erlassen, nach denen der/die stellvertretende Vorsitzende die Rolle des/der Vorsitzenden übernimmt, wenn diese/-r abwesend oder verhindert ist.

(6) Um die Kontinuität und das ordnungsgemäße Funktionieren des Gremiums zu gewährleisten, ist es notwendig, detaillierte Regeln über seine Zusammensetzung in jedem Einzelfall festzulegen, insbesondere im Hinblick auf die Ernennung der beiden ständigen Vertreter/-innen der Kommission, ihrer Stellvertreter/-innen und des zusätzlichen Mitglieds, das den/die zuständige/-n Anweisungsbefugte/-n vertritt.

(7) Es muss festgelegt werden, welche Beobachter/-innen an den Sitzungen des Gremiums teilnehmen sollten, damit das Gremium gesichert vollumfänglich und angemessen informiert und bei der Ausführung seiner Aufgaben und der Beschlussfassung unterstützt wird.

(8) Aus Gründen der ordnungsgemäßen Verwaltung ist es angebracht, die Unterstützungsaufgaben näher festzulegen, die das ständige Sekretariat des Gremiums im Rahmen von EDES-Verfahren wahrnimmt.

(9) Das Verfahren zur Befassung des Gremiums sollte geklärt werden, insbesondere hinsichtlich des erforderlichen Umfangs seiner Befassung.

(10) In Artikel 138 Absatz 8 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 ist die Möglichkeit eines beschleunigten Verfahrens vorgesehen; die Bedingungen dafür sollten in der Geschäftsordnung des Gremiums festgelegt werden.

(11) Wie die Erfahrung zeigt, kann das Gremium eine gekürzte Empfehlung mit lediglich einer kurzen Begründung annehmen, ohne dass alle im kontradiktorischen Verfahren aufgeworfenen Fragen behandelt werden müssen, und so die Dauer der EDES-Verfahren in Ausnahmefällen mit Bezug zur Vergabe öffentlicher Aufträge, für die strenge Fristen gelten und Verfahren nur für einen begrenzten Zeitraum ausgesetzt werden können, verkürzen ⁴. Gekürzte Empfehlungen können nur angenommen werden, wenn das Gremium dem/der zuständigen Anweisungsbefugten empfehlen möchte, keinen Ausschluss oder keine finanzielle Sanktion zu verhängen oder einen bestehenden Ausschluss oder eine bestehende finanzielle Sanktion aufzuheben.

(12) Es ist angezeigt, die praktischen Modalitäten für die enge Zusammenarbeit zwischen dem Gremium und dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung ( OLAF) sowie zwischen dem Gremium und der Europäischen Staatsanwaltschaft ( EUStA) ausgehend von der Verwaltungsvereinbarung über die Zusammenarbeit und den fristgerechten Austausch von Informationen zwischen der Europäischen Kommission und diesen Stellen festzulegen.

(13) Der Beschluss (EU) 2018/1220 wurde mehrfach überarbeitet und umnummeriert. Es ist daher angezeigt, diesen Beschluss aufzuheben und durch einen neuen Beschluss der Kommission zu ersetzen.

(14) Vor diesem Hintergrund ist es zudem angebracht, die Regeln für die Abgabe von Empfehlungen und Stellungnahmen des Gremiums weiter zu präzisieren.

(15) Jede Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Gremium und sein ständiges Sekretariat hat gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates ⁵ zu erfolgen.

(16) Die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates ⁶ sollte für Empfehlungen des Gremiums gelten

Mit diesem Beschluss wird die Geschäftsordnung des in Artikel 145 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 genannten Gremiums festgelegt und der Beschluss (EU) 2018/1220 ersetzt.

Artikel 2 Ernennung, Ausscheiden aus dem Amt und Entlassung des/der Vorsitzenden und des/der stellvertretenden Vorsitzenden

(1) Der/Die Vorsitzende und der/die stellvertretende Vorsitzende des Gremiums werden jeweils mit einem Beschluss der Kommission gemäß Artikel 145 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 im Anschluss an einen Aufruf zur Interessenbekundung für eine Amtszeit von fünf Jahren ernannt, die nicht verlängerbar ist. Ihre Amtszeit beginnt mit dem Tag, der im Beschluss über ihre Ernennung zu diesem Zweck festgelegt ist. Diese Beschlüsse werden im Amtsblatt der Europäischen Union - Reihe C - veröffentlicht.

(2) Der/Die Vorsitzende und der/die stellvertretende Vorsitzende bleiben - soweit dies für die Arbeitsweise des Gremiums erforderlich ist - bis zu sechs Monate nach Ablauf ihrer Amtszeit bis zum Antritt ihrer jeweiligen Nachfolger/-innen im Amt.

(3) Der/Die Vorsitzende und der/die stellvertretende Vorsitzende werde beide als Sonderberater/-innen der Kommission im Sinne des Artikels 5 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union angestellt. In ihren Sonderberaterverträgen wird ihre Unabhängigkeit in vollem Umfang respektiert und die Dauer ihrer Amtszeit nicht berührt.

(4) Die Kommission kann den/die Vorsitzende/-n und den/die stellvertretende/-n Vorsitzende/-n entlassen, wenn sie die für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlichen Voraussetzungen nicht mehr erfüllen.

(5) Die Kriterien für die Auswahl des/der Vorsitzenden nach Artikel 145 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 gelten auch für die Auswahl des/der stellvertretenden Vorsitzenden.

Ist der/die Vorsitzende verhindert oder wird sein/ihr Amt frei, so nimmt der/die stellvertretende Vorsitzende für die Zwecke des Artikels 145 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 den Vorsitz für die Dauer der Verhinderung oder bis zur Ernennung eines/einer neuen Vorsitzenden wahr.

(2) Der/Die Vorsitzende leitet die Sitzungen des Gremiums und organisiert dessen Arbeiten.

(3) Der/Die Vorsitzende wird zu diesem Zweck vom dem in Artikel 7 genannten ständigen Sekretariat unterstützt.

(4) Der/Die Vorsitzende kann seine/ihre Unterzeichnungsbefugnis an jede/-n der ständigen Vertreter/-innen der Kommission delegieren, sodass diese für ihn/sie Dokumente unterzeichnen können, die mit einem bestimmten Fall oder Verwaltungsangelegenheiten in Zusammenhang stehen.

(5) Der/Die Vorsitzende legt nach Konsultation der ständigen Vertreter/-innen der Kommission den Zeitplan für die Sitzungen des Gremiums fest.

(6) Der/Die Vorsitzende nimmt die anderen Befugnisse wahr, die ihm/ihr mit diesem Beschluss übertragen werden.

Artikel 5 Ernennung der anderen Mitglieder des Gremiums und ihrer Stellvertreter/-innen

(1) Der/Die in der Generaldirektion Haushalt für "Rechtliche Angelegenheiten, Finanzregelung, Kontrollen und Berichterstattung" zuständige Hauptberater/-in ist nach Artikel 145 Absatz 2 Buchstabe c der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 eine/-r der beiden ständigen Vertreter/-innen der Kommission.

Ist das Amt des/der für "Rechtliche Angelegenheiten, Finanzregelung, Kontrollen und Berichterstattung" zuständigen Hauptberaters/Hauptberaterin frei, so wird der/die Direktor/-in in der Generaldirektion Haushalt, der/die für das ständige Sekretariat zuständig ist, nach Artikel 145 Absatz 2 Buchstabe c der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 eine/-r der beiden ständigen Vertreter/-innen der Kommission.

Der/Die Generaldirektor/-in für Haushalt ernennt eine/-n Beamten/Beamtin, der/die zumindest die Funktion eines/einer Referatsleiters/Referatsleiterin oder eine gleichwertige Funktion innehat, zu dem/der Stellvertreter/-in dieses/dieser ständigen Vertreters/Vertreterin der Kommission. Diese Person kann an allen Beratungen des Gremiums teilnehmen, an Abstimmungen jedoch nur dann, wenn der/die ständige Vertreter/-in der Kommission dazu nicht in der Lage ist.

(2) Der/Die Generaldirektor/-in für Haushalt ernennt als zweite/-n ständige/-n Vertreter/-in der Kommission ad personam eine/-n Beamten/Beamtin der Kommission, der/die zumindest der Besoldungsgruppe AD 14 angehört.

Der/Die Generaldirektor/-in für Haushalt ernennt überdies eine/-n Beamten/Beamtin, der/die zumindest die Funktion eines/einer Referatsleiters/Referatsleiterin oder eine gleichwertige Funktion innehat, zu dem/der Stellvertreter/-in dieses/dieser ständigen Vertreters/Vertreterin der Kommission. Diese Person kann an allen Beratungen des Gremiums teilnehmen, an Abstimmungen jedoch nur dann, wenn der/die ständige Vertreter/-in der Kommission dazu nicht in der Lage ist.

(3) Das Mitglied, das den/die antragstellende/-n Anweisungsbefugte/-n vertritt, und seine sämtlichen Stellvertreter/-innen sind Beamte/Beamtinnen oder Bedienstete auf Zeit, die gemäß der Geschäftsordnung und den internen Verwaltungsvorschriften des betreffenden Organs, der betreffenden Einrichtung oder der betreffenden Stelle nach Artikel 73 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 ernannt werden und zumindest die Funktionen eines/einer Referatsleiters/Referatsleiterin oder eines/einer Delegationsleiters/Delegationsleiterin wahrnehmen.

(1) Beobachter/-innen können an den Beratungen des Gremiums teilnehmen, sind jedoch nicht stimmberechtigt.

(2) Das benannte Mitglied des Juristischen Diensts der Kommission genießt von Rechts wegen für jeden an das Gremium verwiesenen Fall Beobachterstatus und gibt auf eigene Initiative oder auf Ersuchen des/der Vorsitzenden Stellungnahmen ab. Zu diesem Zweck nimmt das benannte Mitglied an allen Beratungen des Gremiums teil. Das Gremium unterrichtet den Juristischen Dienst rechtzeitig vor einer Annahme über alle schriftlichen Verfahren.

(3) In Angelegenheiten, in denen sich der Antrag des/der verweisenden Anweisungsbefugten ganz oder teilweise auf vom OLAF übermittelte Informationen stützt, nimmt/nehmen ein/-e oder mehrere Vertreter/-in/-nen des OLAF, darunter, soweit möglich, die für den Fall zuständigen Untersuchungsbeauftragten als Beobachter/-in/-nen an den Sitzungen des Gremiums und an den mündlichen und schriftlichen Verfahren dazu teil. Das OLAF gibt auf Ersuchen des/der Vorsitzenden Stellungnahmen ab.

(4) In Angelegenheiten, in denen sich der Antrag des/der verweisenden Anweisungsbefugten ganz oder teilweise auf von der EUStA übermittelte Informationen stützt, nimmt/nehmen ein/-e oder mehrere Vertreter/-in/-nen der EUStA, darunter, soweit möglich, die für den Fall zuständigen gemäß Artikel 103 der Verordnung (EU) 2017/1939 des Rates ⁷ als Beobachter/-in/-nen an den Sitzungen des Gremiums und an den mündlichen und schriftlichen Verfahren dazu teil.

(5) Wenn dies in bestimmten Fällen begründet ist, kann der/die Vorsitzende das OLAF um Informationen oder Stellungnahmen bitten. Der/Die Vorsitzende kann zudem gemäß Artikel 103 der Verordnung (EU) 2017/1939 die EUStA um Informationen oder Beratung ersuchen.

(6) Anweisungsbefugte (außer verweisende Anweisungsbefugte), die von einem an das Gremium verwiesenen Fall betroffen sind, können den/die Vorsitzende/-n um Beobachterstatus bitten. Solche Anweisungsbefugte können an den Beratungen des Gremiums teilnehmen und geben auf Ersuchen des/der Vorsitzenden mündliche und schriftliche Stellungnahmen ab. Das Gremium unterrichtet diese Anweisungsbefugten über einschlägige schriftliche Verfahren.

(7) Der/Die Vorsitzende kann nach Konsultation der ständigen Vertreter/-innen der Kommission weitere Beobachter/-innen zu den Beratungen des Gremiums einladen und sie zu mündlichen oder schriftlichen Stellungnahmen auffordern.

(1) Das ständige Sekretariat des Gremiums wird von Beamten/Beamtinnen oder sonstigen Bediensteten der Generaldirektion Haushalt gestellt, bei der es administrativ angesiedelt ist.

(3) Das ständige Sekretariat ist unter folgender E-Mail-Adresse zu erreichen: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

(1) Befinden sich der/die Vorsitzende, der/die stellvertretende Vorsitzende, jedes andere Mitglied oder dessen Stellvertreter/-innen, die Beamten/Beamtinnen und sonstigen Bediensteten, aus denen sich das ständige Sekretariat des Gremiums zusammensetzt, oder jede andere Person, die an den Sitzungen des Gremiums teilnimmt oder Kenntnisse der Unterlagen in Bezug auf einen Fall hat, in einer Situation, die die Gefahr eines Interessenkonflikts nach Artikel 61 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 mit sich bringen könnte, so unterrichten sie unverzüglich die anderen Mitglieder und das ständige Sekretariat. Das Gleiche gilt, wenn sie sich in einer Situation befinden, die objektiv als Interessenkonflikt angesehen werden könnte.

(2) Personen, die sich in einer Situation befinden, die die Gefahr eines Interessenkonflikts mit sich bringen oder objektiv als Interessenkonflikt im Sinne von Absatz 1 wahrgenommen werden könnte, nehmen weder an den Beratungen des Gremiums noch an der Annahme des kontradiktorischen Schreibens oder der Empfehlung teil. Ein Vermerk darüber, wie die Gefahr des Interessenkonflikts behandelt wurde, wird in die Akte aufgenommen.

(1) Das OLAF arbeitet gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates ⁸ unter gebührender Berücksichtigung der Achtung der Verfahrens- und Grundrechte sowie des Schutzes von Hinweisgebenden eng mit dem Gremium zusammen.

(2) Stützt sich der Antrag des/der verweisenden Anweisungsbefugten auf vom OLAF übermittelte Informationen, so konsultiert das Gremium das OLAF vor der Übermittlung der Mitteilung an Personen oder Stellen, auf die sich der Antrag auf eine Empfehlung bezieht, damit die Vertraulichkeit von vom OLAF durchgeführten oder koordinierten Gerichtsverfahren oder Untersuchungen, einschließlich hinsichtlich des Schutzes von Hinweisgebenden, und von einzelstaatlichen Untersuchungen oder Gerichtsverfahren, nicht beeinträchtigt wird.

(3) Die Übermittlung von Informationen, die aus vom OLAF durchgeführten oder koordinierten Untersuchungen stammen oder damit zusammenhängen, an Personen, Stellen oder deren Beauftragte erfordert die Zustimmung des OLAF.

Die Modalitäten der Zusammenarbeit zwischen dem Gremium und der EUStA werden nach Artikel 103 der Verordnung (EU) 2017/1939 festgelegt.

(1) Ein Antrag auf eine Empfehlung kann dem Gremium von einem/einer bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Kommission, einem anderen Organ, einem von der Kommission eingerichteten europäischen Amt, einer Exekutivagentur oder einer anderen europäischen Einrichtung oder sonstigen Stelle vorgelegt werden.

(2) Anträge auf Empfehlungen werden, soweit möglich, über ARES oder andernfalls in vertraulicher Form per E-Mail an das ständige Sekretariat geschickt. Bei Anträgen auf Empfehlungen ist die angemessene Vertraulichkeitsstufe und der Sicherheitshinweis auf allen Dokumenten zu gewährleisten. Stammen Dokumente aus einer Untersuchung des OLAF oder beziehen sie sich darauf, so bringt der/die Anweisungsbefugte die entsprechenden Hinweise auf Untersuchungen des OLAF darauf an.

Wird ein Antrag auf eine Empfehlung von einem/einer nicht der Kommission angehörenden Anweisungsbefugten gestellt, so treffen das ständige Sekretariat und diese/-r Anweisungsbefugte die erforderlichen Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit der in dem betreffenden Fall ausgetauschten Informationen.

(3) Anträge auf Empfehlungen enthalten alle Informationen, die in Artikel 144 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 genannt sind. Sie enthalten zudem die übrigen sachdienlichen Informationen nach Artikel 138 Absatz 3 der genannten Verordnung, gegebenenfalls einschließlich der Berichte des OLAF und der Informationen, die von der EUStA übermittelt werden. Sie umfassen einen ordnungsgemäß ausgefüllten Auskunftsbogen.

(4) Enthält ein Antrag auf eine Empfehlung Berichte oder andere vom OLAF oder von der EUStA übermittelte Informationen, so konsultiert der/die Anweisungsbefugte das OLAF bzw. die EUStA mit dem Ziel, jene Informationen zu bestimmen, die gegenüber Personen oder Stellen, auf die sich der Antrag auf eine Empfehlung bezieht, nicht offengelegt werden dürfen, und bearbeitet diese Berichte bzw. Informationen vor ihrer Übermittlung an das Gremium entsprechend.

Angelegenheiten, mit denen das Gremium befasst wird, können entweder in einer Sitzung des Gremiums oder im schriftlichen Verfahren entschieden werden.

Auf Initiative des/der Vorsitzenden oder auf Ersuchen eines anderen Mitglieds des Gremiums können die Feststellung der Sachverhalte und Erkenntnisse und die Festlegung der vorläufigen rechtlichen Bewertung des Verhaltens sowie die Abgabe der Empfehlung im schriftlichen Verfahren erfolgen. Jedes Mitglied des Gremiums kann die Anwendung des schriftlichen Verfahrens ablehnen. Die Beobachter/-innen nehmen an diesem Verfahren teil.

Wenn es die Beschaffenheit oder die Umstände des Falles erfordern, kann das Gremium auf Antrag des/der Anweisungsbefugten oder von sich aus beschließen, das Verfahren zu beschleunigen. In solchen Fällen ist das Gremium bestrebt:

(1) Personen oder Einrichtungen, auf die sich ein Antrag auf eine Empfehlung bezieht, haben das Recht zur Stellungnahme, es sei denn es liegen, wie in Artikel 145 Absatz 5 Satz 2 der Verordnung (EU/Euratom) 2024/2509 festgelegt, außergewöhnliche Umstände vor, unter denen aus zwingenden schutzwürdigen Gründen die Vertraulichkeit einer Untersuchung oder eines einzelstaatlichen Gerichtsverfahrens gewahrt werden muss, weshalb dieses Recht aufgeschoben werden muss, solange diese schutzwürdigen Gründe bestehen.

(2) Bei der Annahme seiner Empfehlungen berücksichtigt das Gremium ausschließlich Sachverhalte und Erkenntnisse sowie vorläufige rechtliche Bewertungen von Verhaltensweisen, zu denen die Person oder Stelle, auf die sich der Antrag auf eine Empfehlung bezieht, Stellung nehmen konnte; ausgenommen sind die Fälle, in denen Artikel 145 Absatz 5 Satz 2 der Verordnung (EU/Euratom) 2024/2509 Anwendung findet.

(3) Vor der Annahme einer Empfehlung übermittelt der/die Vorsitzende auf Anweisung des Gremiums, vorbehaltlich der Bestimmungen des Artikels 145 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 und gemäß Artikel 17 Absatz 1, der Person oder Stelle, auf die sich der Antrag auf eine Empfehlung bezieht, ein Schreiben mit den vom Gremium in der vorläufigen rechtlichen Bewertung der Verhaltensweise berücksichtigen Sachverhalten und Erkenntnissen (ein "kontradiktorisches Schreiben"). Diese Mitteilung erfolgt grundsätzlich per E-Mail.

(4) Der/Die Empfänger/-in eines kontradiktorischen Schreibens übermittelt etwaige Stellungnahmen dazu, gegebenenfalls mit Anhängen oder Anlagen, schriftlich in Form elektronischer Dateien, die sich mit allgemein verfügbarer Büroproduktivitätssoftware öffnen lassen. Die Stellungnahme wird dem ständigen Sekretariat unter der in dem Schreiben angegebenen E-Mail-Adresse übermittelt.

(5) Die Stellungnahme ohne Anhänge darf den Umfang des kontradiktorischen Schreibens ohne Anhänge nicht an Seiten übersteigen, außer in den Fällen, in denen de jure oder de facto eine hinreichend begründete Komplexität vorliegt.

(6) In der Regel wird dem/der Empfänger/-in von kontradiktorischen Schreiben eine Frist von fünfzehn Arbeitstagen für Stellungnahmen eingeräumt. Der Beginn dieser Frist ist in Artikel 146 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 festgelegt.

(7) Stellt der/die Empfänger/-in eines kontradiktorischen Schreibens einen begründeten Antrag, die Frist für die Abgabe einer Stellungnahme zu dem kontradiktorischen Schreiben aufgrund außergewöhnlicher Umstände zu verlängern, so kann das Gremium die Frist um höchstens die Hälfte der ursprünglich eingeräumten Frist verlängern.

(8) Hat eine Person oder Stelle, auf die sich ein Antrag auf eine Empfehlung bezieht, binnen der geltenden Frist keine Stellungnahme zu dem kontradiktorischen Schreiben übermittelt, obwohl die Mitteilung des kontradiktorischen Schreibens gemäß Artikel 146 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 erfolgte, so kann das Gremium daraus folgern, dass diese Person oder Stelle die in dem kontradiktorischen Schreiben dargelegten Sachverhalte oder vorläufigen rechtlichen Bewertungen nicht bestreitet.

Artikel 17 Annahme und Übermittlung von kontradiktorischen Schreiben und Empfehlungen

(1) Die Mitglieder des Gremiums streben einen Konsens über den Inhalt kontradiktorischer Schreiben und später einen Konsens über die Empfehlung an.

(2) Kommt kein Konsens zustande, so findet eine Abstimmung mit der Mehrheit der Stimmen statt, bei der

(3) Das Gremium unterrichtet den/die verweisende/-n Anweisungsbefugte/-n und die Beobachter/-innen über seine Empfehlung.

In Ausnahmefällen mit Bezug zur Vergabe öffentlicher Aufträge, in denen strenge Fristen gelten, das Verfahren nur für einen begrenzten Zeitraum ausgesetzt werden kann und das Gremium empfiehlt, keine Verwaltungsmaßnahmen zu erlassen oder bestehende Verwaltungsmaßnahmen aufzuheben, kann das Gremium eine gekürzte Empfehlung annehmen. Hierfür gelten folgende Bedingungen:

(1) Hat das Sekretariat den Antrag auf eine Empfehlung geprüft und den Sachverhalt nach Artikel 7 ermittelt, leitet es den Vorgang an den/die Vorsitzende/-n und die Mitglieder des Gremiums weiter. Der/Die Vorsitzende stellt die Vollständigkeit der Akte fest, nachdem er/sie erforderlichenfalls zusätzliche Prüfungs- oder Untersuchungsmaßnahmen gefordert hat.

(2) Verfahren vor dem Gremium im Zusammenhang mit einem Antrag auf eine Empfehlung werden dann eingeleitet, wenn das Gremium zu dem Schluss gelangt ist, dass die in der Akte enthaltenen Nachweise für eine vorläufige rechtliche Bewertung des Verhaltens ausreichen, und gelten als abgeschlossen, wenn das Gremium seine Empfehlung dem/der verweisenden Anweisungsbefugten mitgeteilt hat oder der/die verweisende Anweisungsbefugte seinen/ihren Antrag auf eine Empfehlung zurückgezogen hat.

(3) Das Gremium bemüht sich grundsätzlich, den verweisenden Anweisungsbefugten seine Empfehlungen binnen einer angemessenen Frist nach Einleitung des Verfahrens abzugeben, wobei sicherzustellen ist, dass das Recht auf rechtliches Gehör gewahrt wird.

Unbeschadet der Anwendung des Artikels 8 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 und des Artikels 22a des Statuts der Beamten ⁹ wahren die Mitglieder des Gremiums und seines ständigen Sekretariats sowie alle Personen, die in einer beliebigen Funktion an den Arbeiten oder an den Sitzungen des Gremiums teilgenommen haben oder an der Ausarbeitung der Dokumente, Stellungnahmen oder Standpunkte des Gremiums beteiligt waren, in dieser Hinsicht strengste Vertraulichkeit gemäß ihrer etwaigen administrativen, satzungsgemäßen oder vertraglichen Verantwortung. Dies gilt auch für den/die Vorsitzende/-n und den/die stellvertretende/-n Vorsitzende/-n.

Artikel 21 Behandlung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten und Schutz personenbezogener Daten

Die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 und die Verordnung (EU) 2018/1725 gelten für die Arbeiten des Gremiums.

Kapitel II
Besondere Bestimmungen im Hinblick auf die Ausübung der Beratungsfunktion des Artikels 93 der Haushaltsordnung

(1) Die Artikel 1 bis 4, 8, 20 und 21 in Kapitel I dieser Geschäftsordnung gelten für die Ausübung der Beratungsfunktion des Gremiums, die ihm durch Artikel 93 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 übertragen wird.

(2) Weitere Artikel des Kapitels I dieser Geschäftsordnung gelten ebenfalls für die Ausübung der in Absatz 1 genannten Funktion durch das Gremium, sofern im vorliegenden Kapitel nichts anderes bestimmt ist.

Artikel 23 Zusätzliche Mitglieder des Gremiums und ihre Stellvertreter/-innen

(1) Bei der Abgabe der in Artikel 93 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 genannten Stellungnahme setzt sich das Gremium aus den in Artikel 145 Absatz 2 Buchstaben a bis c dieser Verordnung genannten Mitgliedern und den folgenden drei zusätzlichen Mitgliedern zusammen:

(2) Die in Artikel 5 Absatz 1 Unterabsatz 2 und Artikel 5 Absatz 2 Unterabsatz 2 genannten Personen können an allen Beratungen des Gremiums teilnehmen und nehmen nur dann an Abstimmungen teil, wenn der/die ständige Vertreter/-in der Kommission, dessen Stellvertreter/-in sie sind, dazu nicht in der Lage ist.

(3) Jedes der drei zusätzlichen Mitglieder gemäß Absatz 1 hat eine/-n Stellvertreter/-in, der/die jeweils benannt wird von:

(1) Der Juristische Dienst der Kommission ernennt eine/-n Beobachter/-in, wenn der/die betreffende Bedienstete nicht der Kommission angehört.

(2) Der/Die zuständige Anweisungsbefugte oder gegebenenfalls der/die Leiter/-in der Delegation der Union, der/die als nachgeordnet bevollmächtigte/-r Anweisungsbefugte/-r handelt, oder ihre Vertreter/-innen haben Beobachterstatus.

(3) Das OLAF ernennt eine/-n Beobachter/-in, wenn die Angaben über den mutmaßlichen Verstoß gegen eine Bestimmung der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509, gegen eine andere Bestimmung über die finanzielle Abwicklung oder die Kontrolle von Vorgängen auf von ihm übermittelte Informationen zurückzuführen sind.

(4) Das Disziplinaramt des betreffenden Organs oder der betreffenden Einrichtung ernennt eine/-n Beobachter/-in, wenn die Anstellungsbehörde einen Fall an das Gremium verweist. In anderen Fällen kann das Disziplinaramt von dem/der Vorsitzenden aufgefordert werden, eine/-n Beobachter/-in zu ernennen.

(5) Nach Anhörung der Mitglieder kann der/die Vorsitzende weitere Beobachter/-innen einladen.

(1) Für die Zwecke dieses Kapitels gilt Artikel 7, mit Ausnahme von Absatz 2 Buchstaben k und o.

(1) Gemäß Artikel 93 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 wird das Gremium auf Ersuchen einer für Disziplinarmaßnahmen zuständigen Anstellungsbehörde oder eines/einer zuständigen Anweisungsbefugten einberufen, einschließlich eines/einer Leiters/Leiterin einer Unionsdelegation oder eines/einer Stellvertreter/-in, die als nachgeordnet bevollmächtigte/-r Anweisungsbefugte/-r tätig ist (im Folgenden "verweisende Stelle").

(2) Wird das Gremium von einem/einer Bediensteten direkt über eine Angelegenheit unterrichtet, so leitet das Gremium den Vorgang an die zuständige Anstellungsbehörde oder gegebenenfalls an die zum Abschluss von Dienstverträgen ermächtigte Behörde weiter und setzt diesen/diese Bedienstete/-n hiervon in Kenntnis. Beschließt die zuständige Anstellungsbehörde, den Fall an das Gremium zu verweisen, so setzt sie den/die Bedienstete/-n hiervon in Kenntnis. Beschließt sie, den Fall nicht an das Gremium zu verweisen, so setzt sie das Gremium und den/die Bedienstete/-n hiervon in Kenntnis.

(3) Abweichend von Absatz 2 und um einen wirksamen Schutz von Hinweisgebern gemäß Artikel 22a Absatz 3 des Statuts der Beamten zu gewährleisten, kann das Gremium beschließen, die zuständige Anstellungsbehörde nicht zu unterrichten und das OLAF davon in Kenntnis zu setzen.

Auf Initiative des/der Vorsitzenden oder auf Ersuchen eines Mitglieds des Gremiums kann die Annahme der Stellungnahmen im schriftlichen Verfahren erfolgen. Jedes Mitglied des Gremiums kann die Anwendung des schriftlichen Verfahrens ablehnen. In diesem Fall beruft der/die Vorsitzende innerhalb einer angemessenen Frist eine Sitzung ein. Dasselbe gilt für die in Artikel 93 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 genannte Empfehlung.

(1) Das Gremium strebt einen Konsens bei der Feststellung an, ob eine finanzielle Unregelmäßigkeit vorliegt, und über die Begründung, auf die sich seine Stellungnahmen oder Empfehlungen stützen.

(3) Die Absätze 1 und 2 gelten für die Abgabe von Empfehlungen entsprechend. Bei dem Konsens oder der Abstimmung wird insbesondere berücksichtigt, ob die ermittelten Probleme systemischer Art sind.

Das Gremium unterrichtet die verweisende Stelle, den/die zuständige/-n Anweisungsbefugte/-n und die Beobachter/-innen unverzüglich über die Stellungnahmen. Falls die EUStA als Beobachterin eingeladen ist, gelten die Bestimmungen nach Artikel 103 der Verordnung (EU) 2017/1939.

Bevor ein Fall an das Gremium verwiesen wird, gibt die Anstellungsbehörde oder gegebenenfalls der/die zuständige Anweisungsbefugte dem betreffenden Mitglied des Personals gemäß Artikel 93 Absatz 2 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 Gelegenheit, sich zu den ihn/sie betreffenden Sachverhalten zu äußern.

Dieser Beschluss tritt am dritten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.

1) ABl. L, 2024/2509, 26.9.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2024/2509/oj.

2) ABl. L 226, 7.9.2018, S. 7, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2018/1220/oj.

3) Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Juli 2018 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union, zur Änderung der Verordnungen (EU) Nr. 1296/2013, (EU) Nr. 1301/2013, (EU) Nr. 1303/2013, (EU) Nr. 1304/2013, (EU) Nr. 1309/2013, (EU) Nr. 1316/2013, (EU) Nr. 223/2014, (EU) Nr. 283/2014 und des Beschlusses Nr. 541/2014/EU sowie zur Aufhebung der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (ABl. L 193 vom 30.07.2018 S. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj).

4) T-113/24, Lattanzio KIBS SpA u. a. gegen Europäische Kommission, ECLI:EU:T:2025:756, Randnummer 89.

5) Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (ABl. L 295 vom 21.11.2018 S. 39, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj).

6) Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L 145 vom 31.05.2001 S. 43, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj).

7) Verordnung (EU) 2017/1939 des Rates vom 12. Oktober 2017 zur Durchführung einer Verstärkten Zusammenarbeit zur Errichtung der Europäischen Staatsanwaltschaft ( EUStA) (ABl. L 283 vom 31.10.2017 S. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2017/1939/oj).

8) Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung ( OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates und der Verordnung (Euratom) Nr. 1074/1999 des Rates (ABl. L 248 vom 18.09.2013 S. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2013/883/oj).

9) Verordnung Nr. 31 (EWG), 11 (EAG) über das Statut der Beamten und über die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (ABl. 45 vom 14.06.1962 S. 1385/62. ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/2021-01-01).