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UAG-ZertVfR - UAG-Zertifizierungsverfahrensrichtlinie
Richtlinie des Umweltgutachterausschusses nach dem Umweltauditgesetz für die Akkreditierung von Zertifizierungsstellen für Umweltmanagementsysteme und entsprechende Zertifizierungsverfahren
Vom 8. Dezember 1997
(BAnz. 1998 S. 7942)
A. Einleitung
Nach Artikel 12 der Verordnung (EWG) Nr. 1836/93 des Rates vom 29. Juni 1993 über die freiwillige Beteiligung gewerblicher Unternehmen an einem Gemeinschaftssystem für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung müssen Zertifizierungsverfahren (Absatz 1 Buchstabe a) entsprechend den in Artikel 19 vorgesehenen Verfahren von der EU-Kommission anerkannt und die Zulassung von Zertifizierungsstellen in dem Mitgliedstaat, in dem sich der Standort befindet, anerkannt werden (Absatz 1 Buchstabe b).
Voraussetzung für die Anerkennung der Verfahren durch die EU-Kommission und die gegenseitige Anerkennung der Zulassungskriterien für Zertifizierungsstellen innerhalb der Mitgliedstaaten ist, daß deren Verfahren und Zulassungskriterien gleichwertig sind mit den Anforderungen, die in der Verordnung (EWG) Nr. 1836/93, insbesondere in Anhang III Teil A an Umweltgutachter gestellt werden. Die Kommission hat daher am 15. Dezember 1994 in Zusammenarbeit mit dem Artikel 19-Ausschuß entschieden, "Maßnahmen zu ergreifen, um die Übereinstimmung und Konvergenz der Zulassung von Umweltgutachtern und der Zulassung von Zertifizierungsstellen, die zur Zertifizierung von Umweltmanagementsystemen und zur Begutachtung gegenseitig anerkannter Standards befugt sind, sicherzustellen".
Die Nummern 1 und 2 des Anhangs III Teil A sind der Maßstab für die Gleichwertigkeit von Zulassungsanforderungen für Zertifizierungsstellen und für Umweltgutachter. Für Organisationen und Einzelpersonen sind verschiedene Ansätze für die Umsetzung dieser Anforderungen zulässig. Der Begriff "Stelle", wie er in Artikel 12 der Verordnung (EWG) Nr. 1836/93 definiert ist, umfaßt sowohl Organisationen als auch Einzelpersonen.
Der für das deutsche Zulassungssystem gewählte Ansatz geht von Einzelpersonen aus, die die Anforderungen des Anhangs III Teil A der Verordnung (EWG) Nr. 1836/93 erfüllen. Dies könnte als "individualbezogener Ansatz" bezeichnet werden. Die in diesem Dokument beschriebenen Zertifizierungsverfahren basieren auf diesem Ansatz.
B. Zulassungkriterien und Zertifizierungsverfahren
I. Zertifizierung der Konformität
Die akkreditierte Zertifizierungsstelle hat die Übereinstimmung eines ordnungsgemäß bezeichneten Umweltmanagementsystems mit einer bestimmten Norm oder einem anderen normativen Dokument zu prüfen. Die zugelassene Zertifizierungsstelle muß daher prüfen, ob die Anforderungen einer bestimmten Norm oder eines anderen normativen Dokuments betreffend die Umweltpolitik, das Umweltmanagementsystem und Umweltprogramm sowie die Umweltprüfung und das Audit erfüllt sind. Die Zertifizierungsstelle hat entsprechend den einschlägigen Anleitungen in diesem Dokument zu verfahren. Zertifikate dürfen nur ausgestellt werden, wenn die obengenannten Anforderungen erfüllt sind.
II. Zulassungskriterien
Der für das deutsche Zulassungssystem gewählte Ansatz basiert unmittelbar auf Anhang III der EG-Umwelt-Audit-Verordnung. Sowohl die Zulassung von Einzelumweltgutachtern als auch die Zulassung von Umweltgutachterorganisationen erfordert eine bestimmte Qualifikation einzelner Personen. Die Kriterien für die Zulassung von Zertifizierungsstellen entsprechen den für die Zulassung von Einzelumweltgutachtern und Umweltgutachterorganisationen festgelegten Anforderungen. *
Das Zulassungssystem differenziert zwischen Einzelumweltgutachtern und Umweltgutachterorganisationen.
Die Zulassung als Einzelumweltgutachter erfordert die Zuverlässigkeit, Unabhängigkeit und Fachkunde des Antragstellers. Die Fachkunde erfordert neben dem Abschluß eines Studiums und einer mindestens dreijährigen eigenverantwortlichen hauptberuflichen Tätigkeit, bei der praktische Kenntnisse über den betrieblichen Umweltschutz erworben wurden, ausreichende Fachkenntnisse in den in Anhang III Teil A 1 aufgeführten Fachgebieten. Dies sind:
Grundsätzlich müssen Einzelpersonen, die eine Zulassung als Umweltgutachter beantragen, sämtliche der genannten Voraussetzungen in eigener Person erfüllen. Berücksichtigt wird dabei jedoch, daß es einer Einzelperson nicht möglich sein wird, in sämtlichen von der EG-Umwelt-Audit-Verordnung erfaßten Unternehmensbereichen die erforderliche Fachkunde aufzuweisen. Die Zulassung von Einzelumweltgutachtern kann daher auf einzelne Unternehmensbereiche oder auf Teile eines Unternehmensbereichs begrenzt werden.
Darüber hinaus besteht nach dem Zulassungssystem für Einzelpersonen die Möglichkeit, eine Fachkenntnisbescheinigung zu erwerben, die eine gutachterliche Tätigkeit nur im Zusammenwirken mit einem (vollständig) zugelassenen Umweltgutachter gestartet. Wer eine solche Fachkenntnisbescheinigung erlangen möchte, muß lediglich auf mindestens einem der oben aufgeführten Fachgebiete die erforderlichen Fachkenntnisse nachweisen. Abgesehen davon gelten für ihn dieselben Voraussetzungen wie für die Zulassung als Einzelumweltgutachter (Abschluß eines Studiums, dreijährige praktische Tätigkeit im Bereich des betrieblichen Umweltschutzes, Zuverlässigkeit und Unabhängigkeit).
Einzelumweltgutachter können ihre Zulassung durch die Anstellung von Personen mit Fachkenntnisbescheinigungen auch auf Unternehmensbereiche erstrecken, für die sie selbst nicht über die erforderliche Fachkunde verfügen. Die Verantwortung für die Gültigkeitserklärung der Umwelterklärung trägt in diesem Fall der zugelassene Einzelumweltgutachter.
Hinsichtlich der Zulassung von Umweltgutachterorganisationen stellt das Zulassungssystem auf die Qualifikation einzelner Personen in der Umweltgutachterorganisation ab. Es bleibt der Umweltgutachterorganisation überlassen, ob sie diese Anforderungen durch
erfüllt.
Ebenso wie der Einzelumweltgutachter können auch Umweltgutachterorganisationen den Umfang ihrer Zulassung erweitern, indem sie in bestimmten Unternehmensbereichen fachkundiges Personal einstellen.
Hinsichtlich der Zulassung von Zertifizierungsstellen, die nach Artikel 12 Abs. 1 der EG-Umwelt-Audit-Verordnung zur Ausstellung von Zertifikaten befugt sind, differenziert das Zulassungssystem zwischen der Zulassung von Einzelpersonen und der Zulassung von Organisationen. Die Anforderungen für die Zulassung einer Einzelperson als Zertifizierungsstelle entsprechen denen für die Zulassung als Einzelumweltgutachter, die Anforderungen für die Zulassung einer Organisation als Zertifizierungsstelle denen für die Zulassung von Umweltgutachterorganisationen.
Im einzelnen sind die Zulassungskriterien für Zertifizierungsstellen die folgenden:
1 Definitionen
1.1 Einzelperson als Zertifizierungsstelle:
Eine natürliche Person, die zur Durchführung von Zertifizierungen von Umweltmanagementsystemen (UMS) gemäß Artikel 12 der EG-Umwelt-Audit-Verordnung zugelassen ist.
1.2 Organisation als Zertifizierungsstelle:
Organisationen, die als juristische Personen handeln dürfen und zur Durchführung von Zertifizierungen von Umweltmanagementsystemen gemäß Artikel 12 der EG-Umwelt-Audit-Verordnung zugelassen sind.
2 Anforderungen an Zertifizierungsstellen
Zertifizierungsstellen besitzen die nach der Verordnung (EWG) Nr. 1836/93 für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderliche Zuverlässigkeit, Unabhängigkeit und Fachkunde, wenn sie die nachfolgend aufgeführten Anforderungen an die Zuverlässigkeit, Unabhängigkeit und Fachkunde erfüllen:
3 Zuverlässigkeit
3.1 Eine Zertifizierungsstelle besitzt die erforderliche Zuverlässigkeit, wenn sie aufgrund ihrer persönlichen Eigenschaften, ihres Verhaltens und ihrer Fähigkeiten zur ordnungsgemäßen Erfüllung der ihr obliegenden Aufgaben geeignet ist.
3.2 Für die Zuverlässigkeit bieten in der Regel die folgenden Personen keine Gewähr:
3.2.1 Personen, die wegen Verletzung der folgenden Vorschriften mit einer Strafe oder mit einer Geldbuße belegt worden sind:
3.2.2 Personen, die wiederholt oder grob pflichtwidrig gegen die unter 3.2.1 aufgeführten Vorschriften verstoßen haben,
3.2.3 Personen, die infolge strafgerichtlicher Verurteilung die Fähigkeit zur Bekleidung öffentlicher Ämter verloren haben,
3.2.4 Personen, die sich nicht in geordneten wirtschaftlichen Verhältnissen befinden, es sei denn, daß dadurch die Interessen der Auftraggeber oder anderer Personen nicht gefährdet sind, oder
3.2.5 Personen, die infolge eines körperlichen Gebrechens, wegen Schwäche der geistigen Kräfte oder wegen einer Sucht unfähig sind, die beruflichen Pflichten einer Zertifizierungsstelle auszuüben.
4 Unabhängigkeit
4.1 Eine Zertifizierungsstelle besitzt die erforderliche Unabhängigkeit, wenn sie keinem wirtschaftlichen, finanziellen oder sonstigen Druck unterliegt, der ihr Urteil beeinflussen oder das Vertrauen in die unparteiische Aufgabenwahrnehmung in Frage stellen kann.
4.2 Für die erforderliche Unabhängigkeit bietet in der Regel derjenige keine Gewähr, der neben seinen Zertifizierungsaktivitäten:
4.2.1 Inhaber eines Unternehmens oder der Mehrheit der Anteile an einem Unternehmen im Sinne des Artikels 2 Buchstabe i der EG-Umwelt-Audit-Verordnung in einem gewerblichen oder nichtgewerblichen Bereich ist, auf den sich seine Tätigkeit als Zertifizierungsstelle bezieht,
4.2.2 Angestellter eines Unternehmens im Sinne des Artikels 2 Buchstabe i der EG-Umwelt-Audit-Verordnung in einem gewerblichen oder nichtgewerblichen Bereich ist, auf den sich seine Tätigkeit als Zertifizierungsstelle bezieht,
4.2.3 eine Tätigkeit aufgrund eines Beamtenverhältnisses ausübt,
4.2.4 Weisungen aufgrund vertraglicher Beziehungen bei der Tätigkeit als Zertifizierungsstelle auch dann zu befolgen hat, wenn sie ihn zu Handlungen gegen seine Überzeugung verpflichten,
4.2.5 organisatorisch, wirtschaftlich, personal- oder kapitalmäßig mit Dritten verflochten ist, ohne daß deren Einflußnahme auf die Wahrnehmung der Aufgaben als Zertifizierungsstelle auszuschließen ist.
4.3 Die zugelassene Zertifizierungsstelle muß von dem Auditor für das interne Audit des Standortes unabhängig sein.
5 Fachkunde
5.1 Eine Zertifizierungsstelle besitzt die erforderliche Fachkunde, wenn sie aufgrund ihrer Ausbildung, beruflichen Bildung und praktischen Erfahrung zur ordnungsgemäßen Erfüllung der ihr obliegenden Aufgaben geeignet ist.
5.2 Die Fachkunde erfordert:
5.2.1 grundsätzlich den Abschluß eines Studiums auf den Gebieten der Wirtschafts- oder Verwaltungswissenschaften, der Naturwissenschaften oder Technik, der Biowissenschaften oder des Rechts. Von der Anforderung eines Hochschulstudiums können Ausnahmen erteilt werden, wenn der Antragsteller eine Fachschulausbildung, die Qualifikation als Meister oder eine gleichwertige Qualifikation nachweist und Aufgaben in leitender Stellung oder als Selbständiger mindestens acht Jahre hauptberuflich wahrgenommen hat,
5.2.2 ausreichende Fachkenntnisse in den in Anhang III Teil A. 1 der EG-Umwelt-Audit-Verordnung aufgeführten Fachgebieten:
5.2.3 eine mindestens dreijährige hauptberufliche Tätigkeit als Freiberufler, in der Wirtschaft, in der Verwaltung oder bei in der Umweltberatung tätigen Stellen, bei der praktische Kenntnisse über den betrieblichen Umweltschutz erworben wurden.
5.3 Eine Zertifizierungsstelle muß über dokumentierte Methodologien und Zertifizierungsverfahren verfügen, einschließlich Mechanismen zur Qualitätskontrolle und Vertraulichkeitsbestimmungen.
6 Fachkenntnisbescheinigung
Der Inhaber einer Fachkenntnisbescheinigung darf Zertifizierungstätigkeiten für eine Zertifizierungsstelle wahrnehmen, ohne selbst als Zertifizierungsstelle zugelassen zu sein. Sofern der Antragsteller die in den Abschnitten 3 und 4 festgelegten Anforderungen an die Zuverlässigkeit und Unabhängigkeit, die Anforderungen an die Fachkunde (Abschluß eines Studiums, drei Jahre praktische Erfahrung im betrieblichen Umweltschutz) erfüllt und auf mindestens einem der in Abschnitt 5.2.2 aufgeführten Fachgebiete die Fachkenntnis besitzt, die für die Wahrnehmung von Zertifizierungstätigkeiten in einem oder mehreren Unternehmensbereichen erforderlich sind, hat die Zulassungsstelle eine Fachkenntnisbescheinigung zu erteilen. Die Ausnahme von der Anforderung eines Hochschulstudiums (Abschnitt 5.2.1) gilt auch für Antragsteller, die eine Fachkenntnisbescheinigung beantragen.
Wenn die Anforderungen erfüllt sind, ist von der Zulassungsstelle eine Bescheinigung zu erteilen, aus der hervorgeht, auf welchen Fachgebieten und für welche Unternehmensbereiche der Antragsteller die erforderlichen Fachkenntnisse besitzt. Diese Bescheinigung gestattet dem Empfänger die Ausübung von Zertifizierungstätigkeiten nur im Zusammenwirken mit einer voll zugelassenen Zertifizierungsstelle, die Berichte verantwortlich zeichnet.
7 Zulassung einer Einzelperson als Zertifizierungsstelle
7.1 Die Zulassung als Zertifizierungsstelle ist von der Zulassungsstelle zu erteilen, wenn der Antragsteller die oben dargestellten Anforderungen an die Zuverlässigkeit, Unabhängigkeit und Fachkunde erfüllt.
7.2 Der Umfang der Zulassung kann auf Unternehmensbereiche erstreckt werden, für die die Einzelperson als Zertifizierungsstelle selbst nicht über die erforderliche Fachkunde verfügt, wenn sie zeichnungsberechtigte Personen angestellt hat, die für diese Unternehmensbereiche
und wenn sie sicherstellt, daß die Möglichkeit zur Fortbildung geboten wird.
7.3 In dem Zulassungsbescheid sind sowohl die Unternehmensbereiche zu bezeichnen, für die die Einzelperson als Zertifizierungsstelle selbst die erforderliche Fachkunde besitzt, als auch diejenigen, auf die sich die Zulassung aufgrund der angestellten fachkundigen Personen erstreckt.
7.4 Soweit sich die Zulassung auf Unternehmensbereiche erstreckt, für die die Einzelperson als Zertifizierungsstelle nicht selbst über die erforderliche Fachkunde verfügt, gestattet die Zulassung eine Zertifizierungstätigkeit nur im Zusammenwirken mit den in Abschnitt 7.2 genannten Personen. Insbesondere sind Berichte von diesen Personen mitzuzeichnen.
8 Zulassung einer Organisation als Zertifizierungsstelle
8.1 Die Zulassung einer Organisation als Zertifizierungsstelle setzt voraus, daß
8.1.1 mindestens ein Drittel der persönlich haftenden Gesellschafter, Partner oder der Mitglieder des Vorstandes oder der Geschäftsführer
8.1.2 zeichnungsberechtigte Vertreter oder zeichnungsberechtigte Angestellte für die Unternehmensbereiche, für die die Zulassung beantragt ist,
8.1.3 sichergestellt ist, daß die unter 8.1.2 genannten Personen regelmäßig an Fortbildungsmaßnahmen teilnehmen können,
8.1.4 geordnete wirtschaftliche Verhältnisse bestehen,
8.1.5 kein wirtschaftlicher, finanzieller oder sonstiger Druck die Zertifizierungstätigkeit beeinflussen oder das Vertrauen in die unparteiische Aufgabenwahrnehmung in Frage stellen können. Die Anforderungen unter 4.2 gelten entsprechend für die unter 8.1.2 genannten Personen,
8.1.6 ein Organigramm mit ausführlichen Angaben über die Strukturen und Verantwortungsbereiche innerhalb der Organisation sowie eine Erklärung über den Rechtsstatus, die Besitzverhältnisse und die Finanzierungsquellen verfügbar sind.
8.2 Die Zulassung ist von der Zulassungsstelle zu erteilen, wenn die obengenannten Voraussetzungen erfüllt sind. Die Zulassung gestattet Zertifizierungstätigkeiten nur in denjenigen Unternehmensbereichen, für die die Voraussetzungen gemäß Abschnitt 8.1.2 vorliegen. In dem Zulassungsbescheid ist genau zu bezeichnen, für welche Unternehmensbereiche die Zertifizierungsstelle über die erforderlichen fachkundigen Personen im Sinne des Abschnitts 8.1.2 verfügt.
8.3 Die Zulassung gestattet Zertifizierungstätigkeiten von fachkundigen Personen im Sinne des Abschnitts 8.1.2 (zweiter Anstrich) nur im Zusammenwirken mit einer zugelassenen Zertifizierungsstelle, die Berichte verantwortlich zeichnet. Die in Abschnitt 8.1.2 genannten Personen müssen mitzeichnen.
9 Zulassungsverfahren
9.1 Die Fachkunde der Zertifizierungstelle sowie der Personen, die eine Fachkenntnisbescheinigung beantragen, wird in einer mündlichen Prüfung von einem Prüfungsausschuß der Zulassungsstelle festgestellt. Über den wesentlichen Inhalt und Ablauf der Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen. Gegenstand der mündlichen Prüfung sind:
9.2 Die Prüfer müssen auf ihrem Fachgebiet ein Hochschulstudium abgeschlossen haben und über mindestens fünf Jahre hauptberufliche Erfahrungen in der Praxis des betrieblichen Umweltschutzes verfügen. Die Prüfer müssen jeweils die erforderliche Fachkunde für diejenigen Unternehmensbereiche und Fachgebiete besitzen, für die die Zulassung oder die Fachkenntnisbescheinigung im Einzelfall beantragt ist. Der Prüfungsausschuß besteht aus mindestens drei und höchstens fünf Mitgliedern. Mindestens ein Mitglied des Prüfungsausschusses muß jeweils als Einzelperson als Zertifizierungsstelle zugelassen sein.
9.3 Die mündliche Prüfung beginnt mit einem Kurzvortrag über ein Sachthema aus der beruflichen Praxis einer Zertifizierungsstelle. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses gibt dem Antragsteller mindestens 30 Minuten von Beginn der mündlichen Prüfung für den Kurzvortrag zwei Themen zur Auswahl. Die Dauer der mündlichen Prüfung soll für den Kurzvortrag nicht mehr als 10 Minuten und etwa 15 Minuten für jedes der in Abschnitt 5.2.2 genannten Fachgebiete betragen. Wenn der Antragsteller die Zulassung für Unternehmensbereiche aus mehr als zwei Unterabschnitten der Abschnitte C und D der Verordnung (EWG) Nr. 3037/90 des Rates vom 9. Oktober 1990 betreffend die statistische Systematik der Wirtschaftszweige in der Europäischen Gemeinschaft (ABl. EG Nr. L 293 S. 1) begehrt, kann die Dauer der Prüfung der Fachgebiete "betriebsbezogene Umweltangelegenheiten" und "technische Zusammenhänge zu Tätigkeiten, auf die sich die Begutachtung erstreckt" (Abschnitt 5.2.2, 3. und 5. Anstrich) insgesamt um bis zu 30 Minuten verlängert werden. In diesem Zusammenhang entspricht ein Unterabschnitt der Verordnung (EWG) Nr. 3037/90
10 Zertifizierungsverfahren
10.1 Audit-Kriterien
10.1.1 Um zertifiziert zu werden, muß eine Organisation nachweisen, daß das UMS sowie die verschiedenen Kontrollmechanismen ordnungsgemäß funktionieren.
In der Praxis bedeutet dies insbesondere, daß
10.1.2 Ein UMS-Zertifikat kann nur erteilt werden, wenn insbesondere folgende Bedingungen erfüllt sind:
10.2 Audit-Methodik
Eine Zertifizierungsstelle sollte in der Regel das Audit eines Managementsystems einer Organisation in mindestens zwei Phasen vor Ort bei der Organisation durchführen (eine andere Vorgehensweise mag auch begründet sein). Für die Zwecke dieser Richtlinie werden zwei Phasen beschrieben: das Voraudit und das Zertifizierungsaudit. Die wichtigsten Zielsetzungen beider Audits sowie ihr Mindestumfang werden im folgenden beschrieben:
10.2.1 Voraudit
(1) In dieser Phase des Audits sollte die Zertifizierungsstelle folgendes tun:
(2) Im Voraudit soll eine Grundlage für die Planung des Zertifizierungsaudits geschaffen werden. Dies geschieht durch die Gewinnung eines Einblicks in das UMS im Kontext der einschlägigen Umweltfragen, Zielsetzungen der Politik und Vorschriften. Gleichzeitig wird der Stand der Vorbereitungen der Organisation für die Zertifizierung ermittelt, indem insbesondere geprüft wird, inwieweit
(3) Das Voraudit soll sich insbesondere auf die prägenden Elemente und Anforderungen des UMS konzentrieren, z.B. die Beurteilung der Umweltauswirkungen und das Wissen um rechtliche Vorschriften.
(4) In einem Audit, das ein UMS-Audit mit Audits anderer Managementsysteme verbindet, sollten alle Elemente, die für ein UMS von Belang sind, deutlich im Bericht erscheinen.
(5) Das Voraudit basiert auf der Dokumentenüberprüfung, ist jedoch nicht auf sie beschränkt. Die Zertifizierungsstelle entscheidet, wo die Dokumentenüberprüfung durchgeführt wird. Im Anhang ist eine Liste der Dokumente aufgeführt, die für das Voraudit besonders wichtig sind.
10.2.2 Zertifizierungsaudit
(1) Die Zertifizierungsstelle sollte nachweisen, daß sie kompetent ist, die Implementierung und Wirksamkeit des UMS zu untersuchen und die Einhaltung der UMS-Norm zu überprüfen.
(2) Das Zertifizierungsaudit verfolgt folgende Ziele:
(3) Um dies zu erreichen, sollte sich das Audit auf folgende Aspekte der Organisation konzentrieren:
(4) Das Zertifizierungsaudit findet immer vor Ort bei der Organisation statt. Auf der Grundlage der Erkenntnisse des Voraudits stellt die Zertifizierungsstelle einen Audit-Plan und eine Audit-Matrix für die Durchführung des Zertifizierungsaudits auf.
(5) Das Zertifizierungsaudit kann mit dem Audit anderer Managementsysteme verbunden werden. Diese Kombination ist möglich, solange nachgewiesen werden kann, daß das Audit allen Anforderungen an eine Zertifizierung des UMS entspricht. Durch eine Kombination von Audits darf die Qualität des Audits nicht beeinträchtigt werden.
10.2.3 Überwachungsaudits und Wiederholungsaudit
(1) Eine Überwachung durch die Zertifizierungsstelle soll sicherstellen, daß die von ihr zertifizierten Organisationen weiterhin die Kriterien der Norm erfüllen, nach der sie zertifiziert wurden. Die Zertifizierungsstelle sollte über die erforderlichen Mittel und Verfahren verfügen, um dies zu ermöglichen.
(2) Das UMS einer Organisation sollte mindestens einmal jährlich überwacht werden. Nach jeweils drei Jahren sollte ein erneutes vollständiges Audit durchgeführt werden. Wenn kein erneutes Audit stattfindet, sollte alternativ mindestens zweimal jährlich eine Überwachung stattfinden. Dabei sollte in einem Zeitraum von drei Jahren jedes einschlägige Element der anzuwendenden UMS-Norm Gegenstand des Audits bei der Organisation sein. Am Ende des Drei-Jahres-Zeitraums sollte eine erneute Beurteilung der kontinuierlichen Wirksamkeit des UMS der Organisation vorgesehen werden. Dies geschieht zusätzlich zu anderen Überwachungsaktivitäten. Die Überwachungsaktivitäten sollten immer dann durchgeführt werden, wenn eine zertifizierte Organisation erhebliche Veränderungen an ihrem System vornimmt oder wenn andere Veränderungen stattfinden, die die Grundlage der Zertifizierung betreffen könnten.
(3) Bei jeder Überwachung sollte die Zertifizierungsstelle auf folgendes achten:
und zumindest die folgenden Fragen berücksichtigen:
(4) Die Zertifizierungsstelle sollte in der Lage sein, ihr Überwachungsprogramm an die Umweltfragen im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Organisation anzupassen und dieses Programm begründen können.
(5) Das Überwachungsprogramm der Zertifizierungsstelle sollte mit der Organisation abgestimmt werden, wobei das interne Audit-Programm und die Zuverlässigkeit dieses Programms mit berücksichtigt werden.
(6) Bei erheblichen Veränderungen am Managementsystem oder anderen Änderungen, die die Grundlage der Zertifizierung betreffen könnten, sind möglicherweise zusätzliche Überwachungsmaßnahmen erforderlich.
(7) Überwachungsaudits können mit Audits anderer Managementsysteme verbunden werden. Die Berichte sollten dann eindeutig auf die Aspekte hinweisen, die für ein UMS von Belang sind.
(8) Die Zertifizierungsstelle ist verpflichtet, den ordnungsgemäßen Gebrauch des Zertifikats und des Berichts zu überwachen.
(9) Falls ein Wiederholungsaudit durchgeführt wird, sollte die Audit-Methodik den Anforderungen des Zertifizierungsaudits entsprechen.
10.2.4Der Bericht der Zertifizierungsstelle an die Unternehmensleitung umfaßt:
(1) ganz allgemein die festgestellten Verstöße gegen Bestimmungen der spezifischen Norm oder eines anderen normativen Dokuments, und insbesondere
(2) die bei der Umweltprüfung oder bei der Methode des Audits oder dem Umweltmanagementsystem oder allen sonstigen Verfahren aufgetretenen technischen Mängel;
(3) die Einwände gegen den Entwurf der Umwelterklärung sowie Einzelheiten der Änderungen oder Zusätze, die in die Umwelterklärung aufgenommen werden müßten.
10.2.5 Entzugsverfahren
Zertifizierungsstellen sollten über eindeutige Verfahren verfügen, in denen die Bedingungen für einen Entzug von Zertifikaten klar dargelegt sind, für den Fall, daß Abweichungen bei einem erneuten Audit oder einer Überwachung festgestellt werden. Wenn bei einer Überwachung eine gravierende Abweichung festgestellt wird, sollte die Zertifizierung entzogen werden, es sei denn, die Abweichung wurde beseitigt. Eine gravierende Abweichung ist eine Abweichung, die erhebliche Zweifel daran aufkommen läßt, ob die Umweltleistung die geplanten Ziele erreichen wird. Eine geringe Abweichung, die nicht beseitigt wird, wird zu einer gravierenden Abweichung.
10.3 Spezifische UMS-Elemente für die Überprüfung der Zertifizierung
10.3.1 Beurteilung des internen Audits
(1) Beim Voraudit sollte die Zertifizierungsstelle feststellen, inwieweit sie sich auf die Leistungsdaten verlassen kann, die aus dem internen Audit hervorgehen. Dabei sollte sie insbesondere folgendes beachten:
(2) Audit-Programme sollten zeigen, daß eine Organisation die Umweltleistung in der Vergangenheit und Bereiche signifikanter Umweltauswirkungen ausdrücklich berücksichtigt.
(3) Die Zertifizierungsstelle sollte die grundsätzliche Zuverlässigkeit des internen Audits stichprobenartig überprüfen.
(4) Je nachdem, in welchem Maße die Zertifizierungsstelle sich auf die Leistungsdaten verlassen kann, die aus dem internen Audit hervorgehen, sollte die Zertifizierungsstelle ihr Zertifizierungsaudit entsprechend anpassen. Sie sollte der Akkreditierungsstelle gegenüber begründen können, warum sie ihr eigenes Audit in der Folge reduziert.
10.3.2 Dokumentation des Umweltmanagementsystems
(1) Die Dokumentation sollte das UMS beschreiben und die Beziehung zu anderen Managementsystemen aufzeigen, die innerhalb der Organisation in Betrieb sind oder einen Einfluß auf den Betrieb der zertifizierenden Organisation haben könnten. Man kann die Dokumentation von Umweltmanagementsystemen mit der anderer Managementsysteme verknüpfen (z.B. für Qualität oder Gesundheits- u. Arbeitsschutz), solange das UMS und die Schnittstellen zu anderen Systemen erkennbar bleiben. Bei getrennter Dokumentation sollten die Schnittstellen zwischen verschiedenen UMS-Dokumenten und ihre Rangordnung angegeben werden.
(2) In großen oder komplexen Organisationen kann man nicht davon ausgehen, daß eine einzelne Person in der Organisation mit dem Umfang sämtlicher Komponenten des betriebenen UMS vertraut ist. In einem solchen Falle ist es wichtig, daß die Dokumentation ein "Verweisdokument" oder ein Verzeichnis der Organisation als ganzes enthält.
(3) Organisationen, die computerunterstützte Systeme unterhalten, haben viele Funktionen ihres Systems im Rahmen der Entwicklungsverfahren definiert. Umweltauswirkungen können innerhalb der Sicherheitsüberprüfungen, bei Gefahr- und Betriebsstudien sowie bei Risiko/Folge-Analysen berücksichtigt worden sein. In einem solchen Fall sollte die Dokumentation auf die kritischen Bereiche verweisen, in denen signifikante Auswirkungen von anderen Managementsystemen abgedeckt werden.
(4) Die UMS-Dokumentation sollte allen geeigneten Mitarbeitern zur Verfügung stehen und stets aktualisiert werden.
10.3.3 Verfahren für die Beurteilung, Kontrolle und Aufzeichnung von Umweltauswirkungen
Um sicherzugehen, daß Organisationen bei der Einrichtung und Aufrechterhaltung von Verfahren für die Identifizierung, Überprüfung und Beurteilung ihrer Umweltauswirkungen einheitlich vorgehen, sollten Zertifizierungsstellen folgende Faktoren berücksichtigen:
Bedeutung
Kontrolle und Aufzeichnung bedeutsamer Auswirkungen
Wenn eine Auswirkung auf die Umwelt als bedeutsam erkannt wird, sollte sie innerhalb des Systems behandelt werden. Je nach Situation kann dies eine Kombination aus folgenden Punkten bedeuten:
Bedeutende Auswirkungen schließen sämtliche Auswirkungen ein, die nicht der direkten Kontrolle der zu auditierenden Organisation unterliegen, aber bei denen man erwarten kann, daß die Organisation einen gewissen Einfluß hat.
Beispiele:
Dazu gehören auch Umweltauswirkungen, die sich aus den Produkten oder Dienstleistungen ergeben, die eine Organisation anbietet.
Die Organisation muß entscheiden, welche der unmittelbaren oder mittelbaren bedeutsamen Umweltauswirkungen Gegenstand eines Verbesserungsprogrammes sind und welcher Grad der Verbesserung in jedem Einzelfall erforderlich ist. Die Zertifizierungsstelle sollte bestätigen, daß der erwartete Grad der Verbesserung mit der Politik der Organisation übereinstimmt, einschließlich ihrer Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung.
10.3.4 Einhaltung rechtlicher Vorschriften
(1) Eine Organisation mit einem zertifizierten UMS verfügt über ein System, das eine ständige Einhaltung rechtlicher Vorschriften gewährleisten sollte, die für die Umweltauswirkungen ihrer Aktivitäten, Produkte und Dienstleistungen gelten. Die Zertifizierungsstelle bestätigt, daß die Organisation ein wirksames System unterhält, das geeignet ist, die erforderliche Einhaltung zu erreichen.
(2) In Situationen, in denen Behörden Genehmigungen oder Erlaubnisse erteilen, ist es oft Vorschrift, daß die Organisation die Behörde bei Verstößen unterrichtet. Die Zertifizierungsstelle sollte sicherstellen, daß das System der Organisation jeden Verstoß gegen Vorschriften aufzeichnet und daß geeignete Korrekturmaßnahmen durchgeführt werden.
(3) Zertifizierungsstellen sollten wissen, daß Umweltvorschriften, die für eine Organisation gelten, nicht nur den Bereich außerhalb ihres/r Standorte(s), sondern auch den Bereich innerhalb ihres eigenen Geländes abdecken. Die Vorschriften können aus einer Reihe verschiedener gesetzgeberischer Quellen stammen und die Zertifizierungsstellen sollten kompetent genug sein, um beurteilen zu können, welche Vorschriften relevant sind.
(4) Die Organisation mit einem zertifizierten UMS ist verantwortlich für die ständige Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften. Die Organisation sollte ein Verzeichnis der aufgetretenen Verstöße und der ergriffenen Korrekturmaßnahmen führen.
(5) Die Zertifizierungsstelle sollte Verfahren entwickeln, in denen die Maßnahmen aufgeführt werden, die für den Fall ergriffen werden, daß im Rahmen der Tätigkeit der Zertifizierungsstelle ein Verstoß oder der Hinweis auf einen Verstoß gegen eine Vorschrift entdeckt wird. Zu diesen Maßnahmen gehören auch eventuelle weiterführende Untersuchungen. In diesem Verfahren sollte festgelegt werden, daß jeder entdeckte Verstoß der auditierten Organisation mitgeteilt wird. Es ist wichtig, daß die Organisation bereits vorher über diese Verfahren unterrichtet wird.
10.4 Entzug und Annulierung von Zertifikaten
10.4.1 Die Zertifizierungsstelle verfügt über dokumentierte Verfahren für den Entzug und die Annulierung von UMS-Zertifikaten, die sich auch mit der Behandlung von Beschwerden gegen zertifizierte Organisationen befassen. Sie verfügt weiterhin über dokumentierte Verfahren für die Prüfung von Beobachtungen interessierter Kreise hinsichtlich zertifizierter Standorte.
10.4.2 Zertifizierungsstellen sollten über eindeutige Verfahren zur Identifizierung von Abweichungen verfügen. Wenn bei einer Zertifizierung oder Überwachung eine Abweichung entdeckt wird, die einen strukturellen Ausfall des UMS anzeigt, sollte die Organisation darüber informiert werden, daß die Zertifizierung abgebrochen wird, wenn die Abeichung nicht innerhalb eines Zeitraums behoben wird, der der Schwere der Abweichung entspricht.
10.4.3 Der Entzug oder die Annulierung der Zertifikats sollte erfolgen, wenn die Organisation es versäumt, geeignete Korrekturmaßnahmen als Reaktion auf eine solche Abweichung zu ergreifen.
11 Vorschriften zur Dokumentation
Zertifizierungsstellen und Inhaber von Fachkenntnisbescheinigungen sind verpflichtet:
11.1 Zweitschriften der von ihnen (mit) gezeichneten
bis zur Überprüfung durch die Zulassungsstelle, jedoch nicht länger als fünf Jahre, aufzubewahren,
11.2 sich bei Zertifizierungen unparteiisch zu verhalten und
11.3 bei der Überprüfung von Standorten neben den einschlägigen Rechtsvorschriften auch die hierzu ergangenen amtlich veröffentlichten Verwaltungsvorschriften zu berücksichtigen.
III. Aufsicht über Zertifizierungsstellen
1 Überprüfung der Qualifikation von Zertifizierungsstellen und der Qualität von Zertifizierungen
1.1 Zertifizierungsstellen und Inhaber von Fachkenntnisbescheinigungen sind von der Zulassungsstelle in regelmäßigen Abständen, mindestens alle 36 Monate nach Wirksamwerden der Zulassung oder der Fachkenntnisbescheinigung dahin zu überprüfen, ob die Anforderungen in den Abschnitten II 6 bis 8 weiterhin erfüllt werden.
1.2 Eine Überprüfung der Qualität der vorgenommenen Zertifizierung muß ebenfalls in diesen Intervallen erfolgen.
1.3 Zertifizierungsstellen und Inhaber von Fachkenntnisbescheinigungen sind verpflichtet:
1.3.1 die Zulassungsstelle unverzüglich über alle Veränderungen zu unterrichten, die auf die Zulassung oder die Fachkenntnisbescheinigung Einfluß haben könnten,
1.3.2 auf Verlangen der Zulassungsstelle die zur Überprüfung erforderlichen Unterlagen vorzulegen.
2 Anordnung, Untersagung
2.1 Zur Erfüllung der Anforderungen in den Abschnitten II 6 bis 8 kann die Zulassungsstelle alle erforderlichen Maßnahmen gegenüber Zertifizierungsstellen und Inhabern von Fachkenntnisbescheinigungen treffen.
2.2 Die Zulassungsstelle kann insbesondere die Fortführung von Zertifizierungstätigkeiten ganz oder teilweise untersagen, wenn Zertifizierungsstellen oder Inhaber von Fachkenntnisbescheinigungen
2.2.1 die Pflichten nach den Abschnitten II 10 und III 1.3 nicht ordnungsgemäß erfüllt haben oder
2.2.2 eine vollziehbare Anordnung der Zulassungsstelle nicht befolgt haben.
2.2.3 Die Untersagung ist wieder aufzuheben, sobald
3 Rücknahme und Widerruf
3.1 Zulassung und Fachkenntnisbescheinigung sind von der Zulassungsstelle zurückzunehmen bzw. zu widerrufen, wenn
3.1.1 nachträglich Tatsachen bekannt werden, bei deren Kenntnis die Zulassung oder die Erteilung der Fachkenntnisbescheinigung hätte versagt werden müssen,
3.1.2 eine Einzelperson als Zertifizierungsstelle oder der Inhaber einer Fachkenntnisbescheinigung
3.1.3 eine Organisation als Zertifizierungstelle die Anforderungen nach Abschnitt II 8.1.1 nicht mehr erfüllt und innerhalb einer von der Zulassungsstelle gesetzten Frist einen gesetzmäßigen Zustand nicht herbeigeführt hat.
3.2 Die Zulassung ist teilweise zu widerrufen, soweit fachkundige Personen im Sinne der Abschnitte II 7.2 und II 8.1.2 die Zertifizierungsstelle verlassen haben und die Einhaltung dieser Anforderungen innerhalb einer von der Zulassungsstelle zu setzenden Frist nicht erreicht worden ist.
3.3 Zulassung und Fachkenntnisbescheinigung können von der Zulassungsstelle widerrufen werden, wenn
3.3.1 die Zertifizierungsstelle der Zulassungsstelle keine zustellungsfähige Anschrift angegeben hat,
3.3.2 bei der Durchführung von Zertifizierungsaufträgen
3.3.3 andere Anforderungen nach den Abschnitten II 6 bis 8 nicht mehr erfüllt werden und innerhalb einer von der Zulassungsstelle gesetzten Frist ein gesetzmäßiger Zustand nicht herbeigeführt worden ist.
IV. Bußgelder, Mißbrauch von Zertifikaten
1 Bußgelder
1.1 Zertifizierungsstellen oder Inhaber von Fachkenntnisbescheinigungen, die es vorsätzlich oder fahrlässig unterlassen haben,
1.1.1 Zweitschriften von Dokumenten, wie in Abschnitt II 11.1 verlangt, aufzubewahren,
1.1.2 die Zulassungsstelle mit den in Abschnitt III 1.3 verlangten Informationen und Dokumenten zu versorgen,
1.1.3 einer vollziehbaren Anordnung der Zulassungsstelle nach Abschnitt III 2.1 nachzukommen, können mit einer Geldbuße belegt werden.
1.2 Die Ordnungswidrigkeit kann in den Fällen der Nr. 1.1.2 mit einer Geldbuße bis zu 10.000 DM, in den Fällen der Nrn. 1.1.1 und 1.1.3 mit einer Geldbuße bis zu 50.000 DM geahndet werden.
2 Mißbrauch von Zertifikaten
Sofern ein Unternehmen durch irreführenden Gebrauch von UMS-Zertifikaten (z.B. in Werbeanzeigen, Katalogen etc.) gegen die guten Wettbewerbspraktiken verstößt, können andere Unternehmen, die mit dem Unternehmen auf demselben Markt in Wettbewerb stehen, Interessenverbände der Unternehmen, Verbraucherverbände sowie Industrie- und Handelskammern oder die Handwerkskammern Unterlassungs- oder Schadenersatzansprüche gegen das das UMS-Zertifikat mißbrauchende Unternehmen vor den Zivilgerichten geltend machen. 1
C. Inkrafttreten
Diese Richtlinie tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Bundesanzeiger in Kraft.
| Für das Voraudit erforderliche Dokumente | Anhang |
Für das Voraudit sollte die Organisation folgende Dokumente vorlegen:
*) Festgelegt im Gesetz zur Ausführung der Verordnung (EWG) Nr. 1836/93 des Rates vom 29. Juni 1993 über die freiwillige Beteiligung gewerblicher Unternehmen an einem Gemeinschaftssystem für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (Umweltauditgesetz - UAG) vom 7. Dezember 1995 (BGBl. I S. 1591) und in der Verordnung über das Verfahren zur Zulassung von Umweltgutachtern und Umweltgutachterorganisationen sowie zur Erteilung von Fachkenntnisbescheinigungen vom 18. Dezember 1995 (BGBl. I S. 1841).
1) Siehe §§ 1, 3, 13 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG)
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