Verordnung des Bundesministeriums der Justiz
Verordnung über das Zentrale Vorsorgeregister (Vorsorgeregister-Verordnung - VRegV)

A. Problem

Durch das Gesetz zur Änderung der Vorschriften über die Anfechtung der Vaterschaft und das Umgangsrecht von Bezugspersonen des Kindes, zur Registrierung von Vorsorgeverfügungen und zur Einführung von Vordrucken für die Vergütung von Berufsbetreuern vom 23. April 2004 (BGBl. 1 S. 598) ist die Bundesnotarkammer mit Wirkung ab dem 31. Juli 2004 zur Führung des Zentralen Vorsorgeregisters verpflichtet worden. Das Bundesministerium der Justiz ist ermächtigt worden, die näheren Bestimmungen über das Register in einer zustimmungspflichtigen Rechtsverordnung zu treffen.

B. Lösung

Der vorliegende Verordnungsentwurf enthält diese näheren Regelungen. Er bestimmt insbesondere

C. Alternativen

Keine.

D. Kosten der öffentlichen Haushalte

Die Auskunftsersuchen der Vormundschaftsgerichte bei dem Zentralen Vorsorgeregister werden bei den Ländern geringe Kosten verursachen, die insbesondere durch die Nutzung des automatisierten Abrufs noch minimiert werden können. Diesen Kosten stehen jedoch weit höhere Einsparungen gegenüber, die durch die Vermeidung überflüssiger Betreuungen zu erwarten sind. Die Kommunalhaushalte werden entlastet, da die Vormundschaftsgerichte bei frühzeitiger Kenntnis einer die Betreuung ausschließenden Vorsorgevollmacht die Betreuungsbehörden nicht in Anspruch nehmen müssen.

E. Sonstige Kosten

Kosten für Wirtschaftsunternehmen werden nicht verursacht. Der Verordnungsentwurf wird auch keine selbständigen Auswirkungen auf die Einzelpreise und das Verbraucherpreisniveau haben.

Verordnung des Bundesministeriums der Justiz
Verordnung über das Zentrale Vorsorgeregister (Vorsorgeregister-Verordnung - VRegV)

Bundeskanzleramt Berlin, den 6. Januar 2005
Staatsminister beim Bundeskanzler

An den
Präsidenten des Bundesrates
Herrn Ministerpräsidenten
Matthias Platzeck


Sehr geehrter Herr Präsident,

hiermit übersende ich die vom Bundesministerium der Justiz zu erlassende Verordnung über das Zentrale Vorsorgeregister

(Vorsorgeregister-Verordnung - VRegV)

mit Begründung und Vorblatt.
Ich bitte, die Zustimmung des Bundesrates aufgrund des Artikels 80 Absatz 2 des Grundgesetzes herbeizuführen.


Mit freundlichen Grüßen Rolf Schwanitz

Verordnung über das Zentrale Vorsorgeregister
(Vorsorgeregister-Verordnung - VRegV)

Auf Grund des § 78a Abs. 3 der Bundesnotarordnung, der durch Artikel 2b des Gesetzes vom 23. April 2004 (BGBl. I S. 598) eingefügt worden ist, verordnet das Bundesministerium der Justiz:

§ 1 Inhalt des Zentralen Vorsorgeregisters

(1) Die Bundesnotarkammer stellt die Eintragung folgender personenbezogener Daten im Zentralen Vorsorgeregister sicher:

(2) lst die Vollmacht in öffentlich beglaubigter oder notariell beurkundeter Form errichtet worden, dürfen darüber hinaus die Urkundenrollennummer, das Urkundsdatum sowie die Bezeichnung des Notars und die Anschrift seiner Geschäftsstelle aufgenommen werden.

(3) Die Eintragung erfolgt unter Angabe ihres Datums.

§ 2 Eintragungsantrag

§ 3 Vorschuss, Antragsrücknahme bei Nichtzahlung

§ 4 Benachrichtigung des Bevollmächtigten

Nach Eingang des Eintragungsantrags hat die Bundesnotarkammer einen Bevollmächtigten, der nicht schriftlich in die Speicherung der Daten zu seiner Person eingewilligt hat, schriftlich über die nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a, c, g und Nr. 2 bis 6 gespeicherten Daten zu unterrichten. Die Bundesnotarkammer hat den Bevollmächtigten über den Zweck des Registers und darüber aufzuklären, dass er jederzeit die Löschung seiner personenbezogenen Daten aus dem Register verlangen kann.

§ 5 Änderung, Ergänzung und Löschung von Eintragungen

§ 6 Auskunft an die Vormundschaftsgerichte

§ 7 Protokollierung der Auskunftserteilungen

§ 8 Sicherung der Daten

Die im Register gespeicherten Daten sind nach dem Stand der Technik so zu sichern, dass Verluste und Veränderungen von Daten verhindert werden.

§ 9 Aufbewahrung von Dokumenten

Die ein einzelnes Eintragungs- oder Auskunftsverfahren betreffenden Dokumente hat die Bundesnotarkammer fünf Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist oder die Angelegenheit ihre Erledigung gefunden hat. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Dokumente zu vernichten.

§ 10 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. März 2005 in Kraft.

Der Bundesrat hat zugestimmt
Berlin, den 2005

Die Bundesministerin der Justiz

Begründung

A. Allgemeines

Die Bundesnotarkammer hat bereits ein Register für notarielle Vorsorgevollmachten eingerichtet. Durch Artikel 2b des Gesetzes zur Änderung der Vorschriften über die Anfechtung der Vaterschaft und das Umgangsrecht von Bezugspersonen des Kindes, zur Registrierung von Vorsorgeverfügungen und zur Einführung von Vordrucken für die Vergütung von Berufsbetreuern vom 23. April 2004 (BGBl. I S. 598) ist dieses Register mit Wirkung ab dem 31. Juli 2004 institutionalisiert worden, indem die Bundesnotarkammer nunmehr nach den §§ 78a bis 78c BNotO verpflichtet ist, ein Zentrales Vorsorgeregister zu führen.

Registriert werden können sowohl notariell beurkundete, öffentlich beglaubigte als auch privatschriftliche Vorsorgevollmachten. Damit sollen die auskunftsberechtigten Vormundschaftsgerichte in die Lage versetzt werden, in einem möglichst frühen Stadium eines Betreuungsverfahrens Kenntnis vom Vorhandensein einer Vorsorgevollmacht zu erlangen, um überflüssige Betreuungen zu vermeiden. § 78a Abs. 3 BNotO ermächtigt das Bundesministerium der Justiz, in einer zustimmungspflichtigen Rechtsverordnung nähere Bestimmungen über die Einrichtung und Führung des Registers, die Auskunft aus dem Register und über Anmeldung, Änderung, Eintragung, Widerruf und Löschung von Eintragungen zu treffen. Diese ergänzenden Regelungen enthält der Verordnungsentwurf.

Betreuungsvermeidende Wirkung wird das Register dann erzielen, wenn möglichst viele Vorsorgevollmachten registriert werden. Das kann durch ein einfaches und kostengünstiges Registrierungsverfahren erreicht werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Register mit einem geringen Aufwand betrieben wird, um die mit seiner Führung verbundenen Kosten gering zu halten. Die Auskunft an die Vormundschaftsgerichte erfolgt deshalb vorrangig im Wege der Datenfernübertragung. Sofern den Gerichten die technischen Voraussetzungen zur Verfügung stehen, sollte von der Möglichkeit des automatisierten Abrufs Gebrauch gemacht werden.

Durch den vorliegenden Verordnungsentwurf werden keine zusätzlichen Kosten für Wirtschaftsunternehmen verursacht. Er wird auch keine selbständigen Auswirkungen auf die Einzelpreise und das Verbraucherpreisniveau haben, weil lediglich verhältnismäßig geringe Kosten für die Registrierung verlangt werden können. Die Anfragen der Vormundschaftsgerichte bei dem Register werden bei den Ländern geringe Kosten verursachen, die insbesondere durch die Nutzung des automatisierten Abrufs minimiert werden können. Diesen Kosten stehen jedoch weit höhere Einsparungen gegenüber, die durch die Vermeidung überflüssiger Betreuungen zu erwarten sind. Die Kommunalhaushalte werden entlastet, da die Vormundschaftsgerichte bei frühzeitiger Kenntnis einer die Betreuung ausschließenden Vorsorgevollmacht die Betreuungsbehörden nicht in Anspruch nehmen müssen.

B. Besonderer Teil

Zu § 1

Da die Bundesnotarkammer gemäß § 78a Abs. 1 Satz 1 BNotO zur Führung des Zentralen Vorsorgeregisters verpflichtet ist, muss sie die Registrierung entsprechender personenbezogener Daten sicherstellen. § 1 des Entwurfs richtet sich an die Bundesnotarkammer und bestimmt, um welche Daten es sich dabei handelt. Dem Vollmachtgeber ist zu empfehlen, möglichst sämtliche der Daten registrieren zu lassen, um dem Vormundschaftsgericht eine möglichst breite Informationsgrundlage zu bieten, anhand deren es entscheiden kann, ob eine Betreuung angesichts der Vollmachten entbehrlich ist oder nicht.

Nach Absatz 1 Nr. 1 werden Daten zur Person des Vollmachtgebers registriert, um eine Identifizierung des Vollmachtgebers zu gewährleisten. Änderungen des Familiennamens oder der Anschrift, die nach der erstmaligen Registrierung eintreten, werden nach § 5 Abs. 1 registriert, wobei nach § 5 Abs. 2 sicherzustellen ist, dass die Änderung als solche erkennbar ist.

Nach Absatz 1 Nr. 2 werden Daten zur Person des Bevollmächtigten registriert, um seine Identifizierung zu ermöglichen. Für nach Registrierung eintretende Änderungen gilt § 5 Abs. 1.

Die Nummern 3 bis 6 enthalten Angaben zur Vollmacht. Anhand dieser Daten ist das Vormundschaftsgericht in der Lage zu beurteilen, ob die erteilte Vollmacht für das Betreuungsverfahren, mit dem es befasst ist, relevant ist und das Gericht deshalb mit dem Bevollmächtigten in Kontakt treten muss. Absatz 2 ermöglicht bei notariell beurkundeten oder öffentlich beglaubigten Vollmachten die Registrierung von Daten zur Urkunde und zur Person des Notars, um eine weitere Möglichkeit zum Auffinden der Vollmacht zu haben.

Absatz 3 dient der Nachvollziehung des Eintragungsvorgangs.

Zu § 2

Absatz 1 stellt klar, dass es sich bei der Registrierung um ein Antragsverfahren handelt, die Bundesnotarkammer also nicht von Amts wegen tätig wird. Zusätzlich wird vorgeschrieben, dass nur der Vollmachtgeber berechtigt ist, den Antrag (schriftlich) zu stellen, wobei die Vertretung durch einen hierfür Bevollmächtigten oder die Überbringung des Antrags durch einen Boten selbstverständlich möglich sind. Der Gesetzgeber hat hier insbesondere an den die Vollmacht beurkundenden Notar gedacht, wie aus § 147 Abs. 4 Nr. 6 KostO deutlich wird. Aber auch Betreuungsvereine, Betreuungsbehörden oder Rechtsanwälte kommen in Frage.

Es ist erforderlich, einen bestimmten Mindestsatz an Identifizierungsdaten zur Person des Vollmachtgebers zu registrieren. Ansonsten wäre die gesamte Registrierung nicht sinnvoll, weil das Vormundschaftsgericht nicht feststellen könnte, ob der Betroffene eines Betreuungsverfahrens mit dem Vollmachtgeber identisch ist. Dieser Mindestdatensatz besteht aus Familienname, Vornamen, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift des Vollmachtgebers.

Es ist zu empfehlen, auch die Registrierung der übrigen in § 1 Abs. 1 und 2 aufgeführten Daten zu beantragen, um dem Vormundschaftsgericht zweifelsfrei die Feststellung zu ermöglichen, ob die Vollmacht für das Betreuungsverfahren relevant und wer der Bevollmächtigte ist. Gleichwohl ist die Registrierung dieser Daten nicht zwingend. Das Bundesministerium der Justiz und die Landesjustizverwaltungen werden in ihre Informationsbroschüren zum Betreuungsrecht umfassende Erläuterungen zum Registrierungsverfahren aufnehmen und insbesondere auf die Vorteile einer Registrierung möglichst aller in § 1 Abs. 1 und 2 aufgeführten Daten hinweisen. Ein Musterantrag wird zur Unterstützung der Vollmachtgeber den Informationsbroschüren beigefügt werden.

Sollen allerdings auch Angaben über den Bevollmächtigten registriert werden, ist diese Registrierung nur dann sinnvoll, wenn zumindest dessen Familienname, Vornamen und Anschrift eingetragen werden. Diese Daten müssen im Eintragungsantrag mitgeteilt werden, damit der Bevollmächtigte hinreichend identifiziert werden kann. Seine Beteiligung an dem Registrierungsverfahren ist in § 4 geregelt.

Absatz 2 Satz 1 ermöglicht die Antragstellung im Wege der Datenfernübertragung, also unter anderem mittels elektronischer Post (E-Mail). Der Gesetzgeber hat diesen Weg wegen seiner kostenminimierenden Folgen selbst als vorzugswürdig angesehen, vgl. § 78b Abs. 1 Satz 3 BNotO. Absatz 2 Satz 2 nennt die von der Bundesnotarkammer zu gewährleistenden Anforderungen an die Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit, die besonders bei einer Datenfernübertragung in Frage steht.

Absatz 3 Satz 1 verpflichtet die Bundesnotarkammer, in Zweifelsfällen die Identität des Vollmachtgebers zu überprüfen. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten. So werden die Angaben eines zur vielfachen Anmeldung bei der Bundesnotarkammer registrierten Betreuungsvereins, einer Betreuungsbehörde, eines Notars oder Rechtsanwalts regelmäßig ausreichend sein. Stellt der Vollmachtgeber selbst den Eintragungsantrag, kann seine Identität etwa im Rahmen der Kontaktaufnahme mit ihm bei Einforderung des Vorschusses erfolgen. Satz 2 stellt klar, dass die Bundesnotarkammer mit dem Zentralen Vorsorgeregister lediglich das Medium zur Registrierung entsprechender Daten bereit zu stellen hat. Sie hat nicht die Aufgabe, die Angaben zur Vollmacht selbst inhaltlich zu prüfen, insbesondere nicht, ob überhaupt eine wirksame Vollmacht erteilt wurde.

Zu § 3

Absatz 1 orientiert sich an § 8 Abs. 1 KostO, ohne jedoch die Bundesnotarkammer in jedem Fall zu verpflichten, einen Gebührenvorschuss zu verlangen. Allerdings wird dies, insbesondere wenn Anträge im Wege der Datenfernübertragung gestellt werden, der Regelfall sein.

Absatz 2 fingiert bei nicht rechtzeitiger Zahlung des Vorschusses die Rücknahme des Antrags. Damit wird vermieden, dass die Bundesnotarkammer in diesen Fällen den Antrag förmlich zu bescheiden hat. Um den Antragsteller hierüber in Kenntnis zu setzen, sind ihm die Rechtsfolgen verspäteter oder nicht erfolgter Zahlung mit dem Verlangen auf Kostenvorschuss mitzuteilen.

Zu § 4

Daten zur Person des Bevollmächtigten dürfen grundsätzlich nur gespeichert werden, wenn der Bevollmächtigte eingewilligt hat, vgl. § 4 Abs. 1 BDSG. Die Einwilligung kann ausdrücklich gegenüber der Bundesnotarkammer erklärt werden, z.B. indem der Bevollmächtigte den Eintragungsantrag des Vollmachtgebers mit unterzeichnet. Das Bundesministerium der Justiz und die Landesjustizverwaltungen werden in Übereinstimmung mit der Bundesnotarkammer ihren Informationsbroschüren zum Betreuungsrecht ein Muster für einen Registerantrag in ihre Informationsbroschüren beifügen. In dem Musterantrag wird die Einwilligungserklärung des Bevollmächtigten vorgesehen sein.

Insbesondere, um den Besonderheiten der Online-Antragstellung zu entsprechen, die es den Vollmachtgebern erlaubt, auf einem sehr einfachen und schnellen Weg zur Registrierung ihrer Vollmachten zu gelangen, kann die Eintragung auch ohne Vorlage einer schriftlichen Einwilligungserklärung des Bevollmächtigten vorgenommen werden. Dies ist insbesondere deshalb gerechtfertigt, weil die zu registrierenden Daten zur Person des Bevollmächtigten nicht besonders sensibel sind und ausschließlich die Vormundschaftsgerichte Zugriff auf das Register haben. Die Gefahr eines Missbrauchs der Daten ist deshalb gering. Auch ist davon auszugehen, dass eine Vollmacht im Regelfall nicht ohne Kenntnis des Bevollmächtigten und nicht ohne dessen Zustimmung erteilt wird. Zum Schutz seines Rechts auf informationelle Selbstbestimmung ist es jedoch erforderlich, dass der Bevollmächtigte durch die Bundesnotarkammer über die Registrierung informiert und insbesondere auf sein Recht, die Löschung zu verlangen, vgl. § 5 Abs. 3, hingewiesen wird. Um beurteilen zu können, warum seine Daten gespeichert werden, ist es erforderlich, den Bevollmächtigten über die Person des Vollmachtgebers aufzuklären. Zur Aufklärung über den Zweck des Registers gehört es auch, dem Bevollmächtigten zu erläutern, dass lediglich die Vormundschaftsgerichte Zugriff auf seine Daten haben werden, vgl. § 19a Abs. 1 BDSG.

Zu § 5

Absatz 1 berücksichtigt, dass bei Änderungen, Ergänzungen oder Löschungen ein ebenso großes Bedürfnis nach Identifizierung des Antragstellers wie bei der Ersteintragung besteht. Deshalb ist auch insoweit regelmäßig ein schriftlicher Antrag erforderlich. Allerdings werden die Vorschriften über die Antragstellung im Wege der Datenfernübertragung, § 2 Abs. 2, für entsprechend anwendbar erklärt. Zur näheren Identifizierung könnte der Antragsteller etwa aufgefordert werden, das Kassenzeichen, das ihm beim erstmaligen Eintragungsantrag zur Zahlung des Vorschusses mitgeteilt worden ist, mitzuteilen. lm Übrigen können Änderungen, Ergänzungen und Löschungen auch von der Zahlung eines die Gebühren deckenden Vorschusses abhängig gemacht werden.

Die Regelung des Absatzes 2 ermöglicht es, Änderungen und Ergänzungen der Registereintragungen nachzuvollziehen. Das Vormundschaftsgericht erhält immer einen aktuellen Auszug aus dem Register. Indem aber auch frühere Eintragungen erkennbar bleiben, wird das Gericht in die Lage versetzt, den derzeitigen Registerstand besser zu beurteilen. Das kann beispielsweise dann Bedeutung haben, wenn die Vollmacht für einen von mehreren Bevollmächtigten widerrufen worden ist. Stellt sich etwa die Frage der Bestellung eines Kontrollbetreuers, so wird das Gericht im Zweifel diesen ehemaligen Bevollmächtigten nicht bestellen, obwohl er vielleicht nach § 1897 Abs. 5 BGB zum Kreis der vorrangig zu berücksichtigen Personen gehört. Das Datenverarbeitungssystem hat sicherzustellen, dass die Eintragungshistorie dokumentiert wird.

Absatz 3 gewährt den Bevollmächtigten das Recht, jederzeit die Löschung der sie betreffenden Daten zu verlangen. Das kann etwa dann in Frage kommen, wenn die Bereitschaft, für den Vollmachtgeber tätig zu werden, nicht mehr besteht, aber auch dann, wenn der Bevollmächtigte aus anderen Gründen mit der Speicherung seiner Daten im Zentralen Vorsorgeregister nicht mehr einverstanden ist.

Absatz 4 verhindert, dass Daten im Register gespeichert bleiben, die mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht mehr benötigt werden. In Anlehnung an § 5 Abs. 2 Satz 2 BArchG wird davon auszugehen sein, dass ein Alter von mehr als 110 Jahren von Menschen regelmäßig nicht erreicht wird, so dass die Daten nach Ablauf dieser Frist nicht mehr erforderlich sind und gelöscht werden können.

Zu § 6

Die Vorschrift regelt, wie die Bundesnotarkammer den Vormundschaftsgerichten Auskunft aus dem Register zu erteilen hat. Da das Register ohnehin automatisiert zu führen ist, vgl. § 78a Abs. 1 Satz 1 BNotO, sollte auch der Zugang der Vormundschaftsgerichte in erster Linie im Wege eines automatisierten Abrufverfahrens erfolgen. Dadurch erhalten die Gerichte auf dem schnellsten Weg die von ihnen benötigten Auskünfte. Allerdings berücksichtigt die Vorschrift auch, dass die Amtsgerichte noch nicht flächendeckend mit geeigneter Informationstechnik ausgestattet sind. Deshalb muss auch der konventionelle Weg über schriftliche Ersuchen offen sein. Von Sanktionsmöglichkeiten (z.B. durch Zurückweisung des Auskunftsersuchens) seitens der Bundesnotarkammer gegenüber den Vormundschaftsgerichten, sollten diese von einem Abrufverfahren trotz entsprechender Ausstattung keinen Gebrauch machen, sieht der Entwurf ab. Dies würde letztlich das Verfahren auch für die Bundesnotarkammer unnötig erschweren. Im Übrigen kann nicht davon ausgegangen werden, dass ein Gericht ein technisch mögliches Abrufverfahren nicht in Anspruch nehmen, sondern die umständliche Fertigung von schriftlichen Ersuchen vorziehen wird. Letztlich wird es Sache der Landesjustizverwaltungen sein, die Vormundschaftsgerichte von den Vorteilen des automatisierten Abrufverfahrens zu überzeugen.

Absatz 1 regelt die Auskunft aus dem Zentralen Vorsorgeregister im Wege des automatisierten Abrufverfahrens.

Die Einrichtung eines solchen Verfahrens ist unter den Voraussetzungen des § 10 Abs. 1 Satz 1 BDSG zulässig. Die Einrichtung ist angemessen im Sinne des § 10 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Die Vormundschaftsgerichte benötigen oft besonders schnell Auskünfte über das Vorliegen einer Vollmacht, wobei dies auch zu Zeiten und unter Bedingungen geschehen kann, in denen die Bundesnotarkammer telefonisch nicht erreichbar ist. Das Risiko einer Beeinträchtigung der schutzwürdigen Interessen der Betroffenen wird durch den Kreis der Abrufberechtigten, nämlich nur die Vormundschaftsgerichte, gering gehalten. Es liegt ja gerade im Interesse der Betroffenen, nämlich des Vollmachtgebers und des Bevollmächtigten, dass das Vormundschaftsgericht möglichst rechtzeitig von der Erteilung der Vollmacht erfährt - deshalb haben sie die Vollmacht eintragen lassen. Hinzu kommt, dass es dem Selbstbestimmungsrecht des Vollmachtgebers nur dienlich sein kann, wenn das Vormundschaftsgericht so schnell wie möglich Kenntnis von der Vollmachterteilung erhält, weil es dann ein Betreuungsverfahren in einem sehr frühen Stadium beenden kann, ohne weitere Ermittlungen in der Privatsphäre des Vollmachtgebers durchführen zu müssen.

Wenn die Gerichte weitgehend vom automatisierten Abrufverfahren Gebrauch machen, kann die Bundesnotarkammer den Aufwand für den Betrieb des Registers minimieren und damit die Kosten für Registrierungen gering halten. Das wiederum wird die Attraktivität des Registers für die Vollmachtgeber und damit den gewünschten betreuungsvermeidenden Effekt erhöhen. Insofern dient das automatisierte Abrufverfahren mittelbar auch dem in § 1596 Abs. 2 Satz 1 BGB normierten Erforderlichkeitsgrundsatz, der die weitest gehende Aufrechterhaltung des Selbstbestimmungsrechtes der Betroffenen zum Ziel hat. Voraussetzung für die Teilnahme eines Vormundschaftsgerichts am automatisierten Abrufverfahren ist eine schriftliche Vereinbarung im Sinne des § 10 Abs. 2 BDSG zwischen der Bundesnotarkammer und der jeweiligen Landesjustizverwaltung. Da sich Anlass und Zweck des Abrufverfahrens sowie die Art der zu übermittelnden Daten bereits aus § 78a BNotO und §§ 1 und 5 des Verordnungsentwurfs ergeben, müssen in der Vereinbarung vor allem die teilnehmenden Vormundschaftsgerichte sowie die nach § 9 BDSG erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen festgelegt werden.

Klarstellend wird die Bundesnotarkammer in Ergänzung zu § 78a Abs. 2 Satz 3 BNotO verpflichtet, auch bei dem Abrufverfahren für sichere Kommunikationswege zu sorgen.

Absatz 2 bestimmt die Form des von den Vormundschaftsgerichten außerhalb des automatisierten Abrufverfahrens zu stellenden Ersuchens auf Auskunft. Die Vorschrift geht dabei von einem Stufenverhältnis aus, d.h. die Ersuchen sind in erster Linie schriftlich oder elektronisch zu stellen. Lediglich ausnahmsweise kommt auch eine mündliche, d.h. telefonische Anfrage in Betracht, etwa wenn das Vormundschaftsgericht beabsichtigt, durch einstweilige Anordnung einen vorläufigen Betreuer zu bestellen, vgl. § 69f FGG, und deshalb besonders schnell Erkenntnisse über das Vorhandensein einer Vollmacht benötigt. Damit wird die Bundesnotarkammer aber nicht zugleich verpflichtet, einen aufwändigen, ständig erreichbaren und entsprechend kostenintensiven Telefondienst zur Entgegennahme von Auskunftsersuchen bereitzuhalten. Die Angabe des Geschäftszeichens des Betreuungsverfahrens dient der späteren datenschutzrechtlichen Kontrolle der Auskünfte durch die Bundesnotarkammer, das Bundesministerium der Justiz und den Bundesbeauftragten für den Datenschutz.

Absatz 3 bestimmt die Form, in der das Auskunftsersuchen von der Bundesnotarkammer außerhalb des automatisierten Abrufverfahrens beantwortet wird. Die Auskünfte werden schriftlich oder elektronisch erteilt. Damit wird der Bundesnotarkammer die Nutzung kostengünstiger Übermittlungswege ermöglicht, z.B. die Versendung per Telefax oder E-Mail. Andererseits wird ausgeschlossen, dass Auskünfte aus dem Zentralen Vorsorgeregister (fern-)mündlich erteilt werden. lm Gegensatz zum automatisierten Abrufverfahren, bei dem sich die Gerichte aufgrund der zwischen der jeweiligen Landesjustizverwaltung und der Bundesnotarkammer getroffenen Vereinbarung gegenüber dem Register als auskunftsberechtigt ausweisen, muss die Bundesnotarkammer bei der manuellen Bearbeitung vor Erteilung der Auskunft prüfen, ob das Ersuchen tatsächlich von einem Vormundschaftsgericht stammt. Diese Prüfung wird bei den schriftlich eingehenden Ersuchen einfach sein, weshalb schriftliche Ersuchen auch außerhalb des Abrufverfahrens den Regelfall bilden sollen. Insbesondere bei telefonischen Anfragen wird sich die Bundesnotarkammer aber etwa durch einen Rückruf bei dem entsprechenden Gericht über die Person des Anrufers zu erkundigen haben, bevor die Auskunft erteilt wird. Dieser aufwändigere Weg ist deshalb nur in Ausnahmefällen zulässig. Ansonsten hat die Bundesnotarkammer die Rechtmäßigkeit der Auskunftsersuchen nicht zu prüfen. Die Verantwortung hierfür liegt bei den Vormundschaftsgerichten.

Zu § 7

Absatz 1 Satz 2 und 4 verpflichtet die Bundesnotarkammer zur Protokollierung der erteilten Auskünfte und legt den Inhalt der Protokolle fest, der letztlich die erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge der Auskunftserteilung widerspiegeln muss. Daten zur Person des Vollmachtgebers sind dabei diejenigen Daten, die das Vormundschaftsgericht der Bundesnotarkammer zur Recherche im konkreten Fall mitgeteilt hat. Die Protokolle werden elektronisch geführt. Die Protokollierung ist erforderlich, um die Rechtmäßigkeit der Auskunftserteilung durch die Bundesnotarkammer überprüfen zu können. Erfasst werden daher sowohl die im Wege des automatisierten Abrufverfahrens als auch die nichtautomatisiert erteilten Auskünfte. Zuständig für die Überprüfung sind die Bundesnotarkammer, das Bundesministerium der Justiz als Aufsichtsbehörde für die Bundesnotarkammer als Registerbehörde, § 14 Abs. 3 Satz 1 BDSG in Verbindung mit § 78a Abs. 1 Satz 3 BNotO, und der Bundesbeauftragte für den Datenschutz, § 24 BDSG.

Absatz 1 Satz 1 stellt klar, dass die Bundesnotarkammer die Rechtmäßigkeit der Auskunftsersuchen nur anlassbezogen prüft. Dies ergibt sich bereits aus § 10 Abs. 4 Satz 2, 15 Abs. 2 Satz 3 BDSG, wonach bei einer Auskunftserteilung auf Ersuchen die ersuchende Stelle die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Auskunftserteilung trägt und die Stelle, die die Auskunft erteilt, die Zulässigkeit der Übermittlung nur dann zu prüfen hat, wenn sie Anlass dazu hat. Das Bundesministerium der Justiz übt nach § 78a Abs. 1 Satz 3 BNotO die Rechtsaufsicht über die Bundesnotarkammer aus. In diesem Rahmen prüft es die Zulässigkeit der Auskunftserteilung stichprobenartig. Die Kontrollbefugnis des Bundesbeauftragten für den Datenschutz folgt aus § 24 BDSG. Hierfür sind die Protokolle nach Absatz 1 Satz 3 durch die Bundesnotarkammer bereitzuhalten.

Absatz 2 Satz 1 enthält eine strenge Zweckbindung für die Verwendung der Protokolldaten. Absatz 2 Satz 2 stellt klar, dass die Protokolldaten auch dazu verwendet werden dürfen, dem Vollmachtgeber nach § 19 Abs. 1 BDSG Auskunft darüber zu geben, an wen seine Daten übermittelt worden sind. Dieselben Rechte stehen dem Bevollmächtigten zu, wenn Daten zu seiner Person registriert worden sind. Das stellt Satz 3 klar.

Absatz 3 bestimmt, wann die protokollierten Daten zu löschen sind.

Zu § 8

Die Vorschrift verpflichtet die Bundesnotarkammer, Vorkehrungen gegen Datenverlust und Datenveränderung zu treffen. Das Datensicherungssystem muss dem jeweiligen Stand der Technik entsprechen. Von konkreten Vorgaben sieht der Entwurf ab, um das Zentrale Vorsorgeregister flexibel dem technischen Fortschritt anpassen zu können.

Zu § 9

Die Vorschrift regelt die Behandlung von Dokumenten, die im Rahmen des Eintragungs- oder auch Auskunftsverfahrens bei der Bundesnotarkammer anfallen oder entstehen. Erfasst werden sowohl schriftliche als auch elektronische Dokumente. Die Vorschrift bezieht sich nicht auf die Eintragung oder Auskunft selbst. Für das Abrufverfahren gelten die Regelungen von § 6 Abs. 1 und § 7. Das Registrierungsverfahren ist sehr einfach konzipiert, so dass im Regelfall keine umfangreichen Akten anzulegen sind. Im Idealfall wird die Akte lediglich aus dem Eintragungsantrag, der Aufforderung zur Zahlung des Vorschusses und dem Einzahlungsbeleg bestehen. Bei der Auskunftserteilung außerhalb des Abrufverfahrens wird allenfalls das Ersuchen des Gerichts und das Antwortschreiben der Bundesnotarkammer anfallen. Es ist kein Grund vorhanden, diese Dokumente über lange Zeiträume aufzubewahren, zumal mit einer kurzen Aufbewahrungszeit Kosten gering gehalten werden können.

Das Registrierungsverfahren hat seine endgültige Erledigung entweder mit der Eintragung oder der endgültigen Ablehnung des Antrags gefunden, das Auskunftsverfahren mit der Erteilung der Auskunft.

Zu § 10

Die Vorschrift regelt das Inkrafttreten der Verordnung.