umwelt-online: KommHVO - Kommunalhaushaltsverordnung - Saarland - (2)

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red. Anm.: Dieser Bereich wird nicht mehr fortgeführt

§ 28 Sicherheitsstandards

(1) Um die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen sicherzustellen, ist von der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister eine Dienstanweisung unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten zu erlassen.

(2) Die Dienstanweisung nach Absatz 1 muss hinreichend bestimmt sein und mindestens Bestimmungen enthalten über:

1. Aufbau- und Ablauforganisation mit Festlegungen über:

1.1 sachbezogene Verantwortlichkeiten,

1.2 schriftliche Unterschriftsbefugnisse oder elektronische Signaturen mit Angabe von Form und Umfang,

1.3 zentrale oder dezentrale Erledigung der Zahlungsabwicklung mit Festlegung eines Verantwortlichen für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit,

1.4 Buchungsverfahren mit und ohne Zahlungsabwicklung sowie die Identifikation von Buchungen,

1.5 die Jahresabstimmung der Konten für den Jahresabschluss,

1.6 die Behandlung von Kleinbeträgen,

1.7 Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen der Gemeinde,

1.8 Mahn- und Vollstreckungsverfahren,

1.9 Belegdurchlauf,

2. den Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung mit Festlegungen über:

2.1 die Freigabe von Verfahren,

2.2 Berechtigungen im Verfahren,

2.3 Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen,

2.4 Identifikationen innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung,

2.5 Nachprüfbarkeit von elektronischen Signaturen,

2.6 Sicherung und Kontrolle der Verfahren,

2.7 die Abgrenzung der Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung,

3. die Verwaltung der Zahlungsmittel mit Festlegungen über:

3.1 Einrichtung von Bankkonten,

3.2 Unterschriften von zwei Beschäftigten im Bankverkehr,

3.3 Aufbewahrung, Beförderung und Entgegennahme von Zahlungsmitteln durch Beschäftigte und Automaten,

3.4 Einsatz von Geldkarte, Debitkarte oder Kreditkarte sowie Schecks,

3.5 Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel,

3.6 Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung,

3.7 die durchlaufende Zahlungsabwicklung,

4. die Sicherheit und Überwachung der Buchhaltung mit Festlegungen über:

4.1 ein Verbot bestimmter Tätigkeiten in Personalunion,

4.2 die Sicherheitseinrichtungen,

4.3 die Aufsicht und Kontrolle über Buchführung und Zahlungsabwicklung,

4.4 regelmäßige und unvermutete Prüfungen,

4.5 die Beteiligung der Rechnungsprüfung und der Kassenaufsicht,

5. die sichere Verwahrung und die Verwaltung von Wertgegenständen sowie von sonstigen Unterlagen.

§ 29 Inventur, Inventar

(1) Die Gemeinde hat für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres ihre Grundstücke, ihre Forderungen und Schulden, den Betrag ihres baren Geldes sowie ihre sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben (Inventar). Körperliche Vermögensgegenstände sind durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen, soweit in dieser Verordnung nichts anderes bestimmt ist. Das Inventar ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufzustellen.

(2) Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe können, wenn sie regelmäßig ersetzt werden und ihr Gesamtwert für die Gemeinde von nachrangiger Bedeutung ist, mit einer gleichbleibenden Menge und einem gleichbleibenden Wert angesetzt werden, sofern ihr Bestand in seiner Größe, seinem Wert und seiner Zusammensetzung nur geringen Veränderungen unterliegt. Jedoch ist in der Regel alle fünf Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen.

(3) Gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände und Schulden können jeweils zu einer Gruppe zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden. Satz 1 gilt sinngemäß für gleichartige oder annähernd gleichwertige Zusammensetzungen von beweglichen Vermögensgegenständen.

§ 30 Inventurvereinfachungsverfahren ^09a

(1) Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch mit Hilfe anerkannter mathematischstatistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden. Das Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Der Aussagewert des auf diese Weise aufgestellten Inventars muss dem Aussagewert eines auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnahme aufgestellten Inventars gleichkommen.

(2) Bei der Aufstellung des Inventars für den Schluss eines Haushaltsjahrs bedarf es einer körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt nicht, soweit durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann.

(3) In dem Inventar für den Schluss eines Haushaltsjahrs brauchen Vermögensgegenstände nicht verzeichnet zu werden, wenn

1. die Gemeinde ihren Bestand auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnahme oder auf Grund eines nach Absatz 2 zulässigen anderen Verfahrens nach Art, Menge und Wert in einem besonderen Inventar verzeichnet hat, das für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluss des Haushaltsjahrs aufgestellt ist, und