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Auf Grund des § 23 Absatz 1 Nummer 2 des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen vom 8. Juli 2016 (GV. NRW. S. 551), der durch Gesetz vom 21. Juli 2018 (GV. NRW. S. 403) neu gefasst worden ist, verordnet das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie im Einvernehmen mit dem Ministerpräsidenten und allen Ministerien:

§ 1 Geltungsbereich

Diese Rechtsverordnung gilt für alle Rechnungen, mit denen eine Liefer-, Bau- oder Dienstleistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden, soweit § 6 keine abweichenden Bestimmungen enthält.

§ 2 Begriffsbestimmungen

(1) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Liefer-, Bau- oder Dienstleistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

(2) Eine elektronische Rechnung ist jedes Dokument im Sinne von Absatz 1, wenn

1. es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
2. das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

(3) Rechnungssteller sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine Rechnung an Rechnungsempfänger im Sinne von Absatz 4 ausstellen und übermitteln.

(4) Rechnungsempfänger sind alle Auftraggeber im Sinne des § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der Fassung vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S. 1750, 3245) das zuletzt durch Artikel 10 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151) geändert worden ist.

(5) Rechnungssender sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine elektronische Rechnung im Auftrag des Rechnungsstellers ausstellen und übermitteln.

§ 3 Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und die Übermittlung

(1) Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.

(2) Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an Behörden des Landes haben Rechnungssteller und Rechnungssender das Vergabeportal des Landes Nordrhein-Westfalen zu nutzen. Voraussetzung für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist, dass der Rechnungssteller oder der Rechnungssender sich zuvor mit einem Nutzerkonto im Sinne von § 2 Absatz 5 des Onlinezugangsgesetzes vom 14. August 2017 (BGBl. I S. 3122, 3138) registriert oder mit einem solchen Nutzerkonto anmeldet. Elektronische Rechnungen, die über das Vergabeportal des Landes Nordrhein-Westfalen übermittelt werden, sind automatisiert auf ihre formale Fehlerlosigkeit zu prüfen. Sobald die ordnungsgemäße Übermittlung einer elektronischen Rechnung festgestellt ist, ist der Rechnungssteller oder der Rechnungssender automationsunterstützt davon zu benachrichtigen. Eine formal fehlerhafte elektronische Rechnung ist automationsunterstützt abzulehnen. In diesem Fall ist der Rechnungssteller oder der Rechnungssender über die Ablehnung zu informieren.

(3) An das Vergabeportal des Landes Nordrhein-Westfalen können elektronische Rechnungen per

1. Weberfassung,
2. Webupload,
3. De-Mail,
4. E-Mail oder
5. Webservice über die Infrastruktur von Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL)

übermittelt werden.

(4) Rechnungsempfänger außerhalb der Landesverwaltung stellen die Annahme elektronischer Rechnungen auf geeignete Art und Weise sicher. Sofern ein Webservice für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen angeboten wird, ist dieser über die PEPPOL-Infrastruktur anzubieten.

§ 4 Inhalt der elektronischen Rechnung

(1) Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:

1. eine Identifikationsnummer zur Adressierung des Rechnungsempfängers,
2. die Bankverbindungsdaten,
3. die Zahlungsbedingungen und
4. eine De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Die Angabe zu Nummer 1 ist dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung zu übermitteln.

(2) Die elektronische Rechnung hat zusätzlich zu den Angaben nach Absatz 1 folgende Angaben zu enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden:

1. eine eindeutige Identifizierung des Lieferanten, zum Beispiel die Lieferantennummer,
2. Informationen zur Identifizierung der Bestellung, zum Beispiel die Bestellnummer und
3. eine Kostenzuordnung, zum Beispiel eine Kostenstelle.

§ 5 Schutz personenbezogener Daten

(1) Personenbezogene Daten, die durch die elektronische Rechnungsstellung übermittelt und empfangen wurden, dürfen vom Rechnungsempfänger nur zur Erfüllung der Aufgaben nach dieser Rechtsverordnung und zur Erfüllung der haushaltsrechtlichen Vorgaben verarbeitet werden.