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1 Wozu diese Regel?

Was ist eine DGUV Regel?

Arbeitsschutzmaßnahmen passgenau für Ihre Branche - dabei unterstützt Sie diese DGUV Regel. Sie wird daher auch "Branchenregel" genannt. DGUV Regeln werden von Fachleuten der gesetzlichen Unfallversicherung sowie weiteren Expertinnen und Experten zum Arbeitsschutz verfasst, die den betrieblichen Alltag in Unternehmen Ihrer Branche kennen und wissen, wo die Gefahren für Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten liegen.

DGUV Regeln helfen Ihnen, staatliche Arbeitsschutzvorschriften, Unfallverhütungsvorschriften, Normen und viele verbindliche gesetzliche Regelungen konkret anzuwenden. Daneben erhalten Sie auch zahlreiche praktische Tipps und Hinweise für einen erfolgreichen Arbeitsschutz in Ihrem Unternehmen. Als Unternehmerin oder Unternehmer können Sie andere Lösungen wählen. Diese müssen aber im Ergebnis mindestens ebenso sicher sein.

An wen wendet sich diese DGUV Regel?

Mit dieser DGUV Regel sind in erster Linie Sie als Unternehmerin oder Unternehmer angesprochen. Denn Sie sind für die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Beschäftigten verantwortlich. Durch den hohen Praxisbezug bietet die DGUV Regel aber auch großen Nutzen für alle weiteren Akteurinnen und Akteure in Ihrem Unternehmen, etwa Ihrem Personal- und Betriebsrat, Ihren Fachkräften für Arbeitssicherheit, Ihren Betriebsärztinnen und -ärzten sowie Ihren Sicherheitsbeauftragten.

Die vorliegende DGUV Regel bietet konkrete Hilfestellungen für Arbeitsschutzmaßnahmen bei Tätigkeiten in Betrieben mit Büros und Bildschirmarbeit. Sie umfasst die wichtigsten Präventionsmaßnahmen, um die gesetzlich vorgeschriebenen Schutzziele für Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft zu erreichen.

An dieser DGUV Regel 115-401 Branche "Bürobetriebe" haben die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA), die Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft (ver.di) und der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e.V. (IBA) mitgearbeitet.

2 Grundlagen für den Arbeitsschutz

2.1 Was für alle gilt!

Von der betriebsärztlichen und sicherheitstechnischen Betreuung über die Unterweisung und Gefährdungsbeurteilung bis hin zur Ersten Hilfe: Wer die Sicherheit und Gesundheit seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter systematisch in allen Prozessen berücksichtigt und diese dabei beteiligt, schafft eine solide Basis für einen gut organisierten Arbeitsschutz.

Rechtliche Grundlagen

Weitere Informationen

Als Unternehmerin oder Unternehmer sind Sie für die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Beschäftigten in Ihrem Unternehmen verantwortlich. Dazu verpflichtet Sie das Arbeitsschutzgesetz. Doch es gibt viele weitere gute Gründe, warum Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz in Ihrem Unternehmen wichtig sein sollten. So sind Beschäftigte, die in einer sicheren und gesunden Umgebung arbeiten, nicht nur weniger häufig krank, sie arbeiten auch engagierter und motivierter. Mehr noch: Investitionen in den Arbeitsschutz lohnen sich für Unternehmen nachweislich auch ökonomisch.

Die gesetzliche Unfallversicherung unterstützt Sie bei der Einrichtung des Arbeitsschutzes in Ihrem Unternehmen. Der erste Schritt: Setzen Sie die grundsätzlichen Präventionsmaßnahmen um, die auf den folgenden Seiten beschrieben sind. Sie bieten Ihnen die beste Grundlage für einen gut organisierten Arbeitsschutz und stellen die Weichen für weitere wichtige Präventionsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen.

Verantwortung und Aufgabenübertragung

Die Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Beschäftigten liegt bei Ihnen als Unternehmerin oder Unternehmer. Das heißt, dass Sie die Arbeiten in Ihrem Betrieb so organisieren müssen, dass eine Gefährdung für Leben und Gesundheit möglichst vermieden wird und die Belastung Ihrer Beschäftigten nicht über deren individuelle Leistungsfähigkeit hinausgeht.

Diese Aufgabe können Sie auch schriftlich an andere zuverlässige und fachkundige Personen im Unternehmen übertragen. Sie sind jedoch dazu verpflichtet, regelmäßig zu prüfen, ob diese Personen ihre Aufgabe erfüllen. Legen Sie bei Bedarf Verbesserungsmaßnahmen fest. Insbesondere nach einem Arbeitsunfall oder nach Auftreten einer Berufskrankheit müssen deren Ursachen ermittelt und die Arbeitsschutzmaßnahmen angepasst werden.

Betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung

Unterstützung bei der Einrichtung von sicheren und gesunden Arbeitsplätzen erhalten Sie von den Fachkräften für Arbeitssicherheit, Betriebsärztinnen und Betriebsärzten sowie Ihrem Unfallversicherungsträger. Die DGUV Vorschrift 2 gibt vor, in welchem Umfang Sie diese betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung gewährleisten müssen.

Sicherheitsbeauftragte

Arbeiten in Ihrem Unternehmen mehr als 20 Beschäftigte, müssen Sie zusätzlich Sicherheitsbeauftragte bestellen. Sicherheitsbeauftragte sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die Sie ehrenamtlich neben ihren eigentlichen Aufgaben bei der Verbesserung der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes unterstützen. Sie achten z.B. darauf, dass Schutzvorrichtungen und -ausrüstungen vorhanden sind und weisen ihre Kolleginnen und Kollegen auf sicherheits- oder gesundheitswidriges Verhalten hin. So geben sie Ihnen verlässliche Anregungen zur Verbesserung des Arbeitsschutzes.

Qualifikation für den Arbeitsschutz

Wirksamer Arbeitsschutz erfordert fundiertes Wissen. Stellen Sie daher sicher, dass alle Personen in Ihrem Unternehmen, die mit Aufgaben im Arbeitsschutz betraut sind, ausreichend qualifiziert sind. Geben Sie diesen Personen die Möglichkeit, an Aus- und-Fortbildungsmaßnahmen teilzunehmen. Die Berufsgenossenschaften, Unfallkassen und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung bieten hierzu vielfältige Seminare sowie Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten an.

Beurteilung der Arbeitsbedingungen und Dokumentation (Gefährdungsbeurteilung)

Wenn die Gefahren für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz nicht bekannt sind, kann sich auch niemand davor schützen. Eine der wichtigsten Aufgaben des Arbeitsschutzes ist daher die Beurteilung der Arbeitsbedingungen, auch "Gefährdungsbeurteilung" genannt. Diese hat das Ziel, für jeden Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen mögliche Gefährdungen für die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Beschäftigten festzustellen und Maßnahmen zur Beseitigung dieser Gefährdungen festzulegen. Beurteilen

Sie dabei sowohl die körperlichen als auch die psychischen Belastungen Ihrer Beschäftigten. Beachten Sie Beschäftigungsbeschränkungen und -verbote, z.B. für Jugendliche, Schwangere und stillende Mütter, insbesondere im Hinblick auf schwere körperliche Arbeiten sowie den Umgang mit Gefahrstoffen. Es gilt: Gefahren müssen immer direkt an der Quelle beseitigt oder vermindert werden. Wo dies nicht vollständig möglich ist, müssen Sie Schutzmaßnahmen nach dem T-O-P-Prinzip ergreifen. Das heißt, Sie müssen zuerst technische (T), dann organisatorische (O) und erst zuletzt personenbezogene (P) Maßnahmen festlegen und durchführen. Mit der anschließenden Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung kommen Sie nicht nur Ihrer Nachweispflicht nach, sondern erhalten auch eine Übersicht der Arbeitsschutzmaßnahmen in Ihrem Unternehmen. So lassen sich auch Entwicklungen nachvollziehen und Erfolge aufzeigen.

Arbeitsmedizinische Maßnahmen

Ein unverzichtbarer Baustein im Arbeitsschutz Ihres Unternehmens ist die arbeitsmedizinische Prävention. Dazu gehören die Beteiligung des Betriebsarztes oder der Betriebsärztin an der Gefährdungsbeurteilung, die Durchführung der allgemeinen arbeitsmedizinischen Beratung sowie die arbeitsmedizinische Vorsorge mit individueller arbeitsmedizinischer Beratung der Beschäftigten. Ergibt die Vorsorge, dass bestimmte Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes ergriffen werden müssen, so müssen Sie diese für die betroffenen Beschäftigten in die Wege leiten.

Unterweisung

Ihre Beschäftigten können nur dann sicher und ges- und arbeiten, wenn sie über die Gefährdungen an ihrem Arbeitsplatz sowie ihre Pflichten im Arbeitsschutz informiert sind und die erforderlichen Maßnahmen und betrieblichen Regeln kennen. Hierzu gehören auch die Betriebsanweisungen. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Beschäftigten eine Unterweisung möglichst an ihrem Arbeitsplatz erhalten. Diese kann durch Sie selbst oder eine von Ihnen beauftragte zuverlässige und fachkundige Person durchgeführt werden. Setzen Sie Beschäftigte aus Zeitarbeitsunternehmen ein, müssen Sie diese so unterweisen wie Ihre eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Betriebsärztin, -arzt oder Fachkraft für Arbeitssicherheit können hierbei unterstützen. Die Unterweisung muss mindestens einmal jährlich erfolgen und dokumentiert werden. Bei Jugendlichen ist dies halbjährlich erforderlich. Zusätzlich müssen Sie für Ihre Beschäftigten eine Unterweisung sicherstellen

• vor Aufnahme einer Tätigkeit,
• bei Zuweisung einer anderen Tätigkeit,
• bei Veränderungen im Aufgabenbereich und Veränderungen in den Arbeitsabläufen.

Zugang zu Vorschriften und Regeln

Machen Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Unfallverhütungsvorschriften sowie die einschlägigen staatlichen Vorschriften und Regeln an geeigneter Stelle für alle zugänglich. So sorgen Sie nicht nur dafür, dass Ihre Beschäftigten über die notwendigen Präventionsmaßnahmen informiert werden, Sie zeigen ihnen auch, dass Sie Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz ernst nehmen. Bei Fragen zum Vorschriften- und Regelwerk hilft Ihnen Ihr Unfallversicherungsträger weiter.

Brandschutz- und Notfallmaßnahmen

Im Notfall müssen Sie und Ihre Beschäftigten schnell und zielgerichtet handeln können. Daher gehören die Organisation des betrieblichen Brandschutzes, aber auch die Vorbereitung auf sonstige Notfallmaßnahmen, wie zum Beispiel die geordnete Evakuierung Ihrer Arbeitsstätte, zum betrieblichen Arbeitsschutz. Lassen Sie daher so viele Beschäftigte wie möglich zu Brandschutzhelferinnen und Brandschutzhelfern ausbilden, empfehlenswert sind mindestens fünf Prozent der Belegschaft. Empfehlenswert ist auch die Bestellung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters zum Brandschutzbeauftragten. Das zahlt sich im Notfall aus. Damit Entstehungsbrände wirksam bekämpft werden können, müssen Sie Ihren Betrieb mit geeigneten Feuerlöscheinrichtungen, wie zum Beispiel tragbaren Feuerlöschern, ausstatten und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit deren Benutzung durch regelmäßige Unterweisung vertraut machen.

Erste Hilfe

Die Organisation der Ersten Hilfe in Ihrem Betrieb gehört zu Ihren Grundpflichten. Unter Erste Hilfe versteht man alle Maßnahmen, die bei Unfällen, akuten Erkrankungen, Vergiftungen und sonstigen Notfällen bis zum Eintreffen des Rettungsdienstes, eines Arztes oder einer Ärztin erforderlich sind. Dazu gehört zum Beispiel: Unfallstelle absichern, Verunglückte aus akuter Gefahr retten, Notruf veranlassen, lebensrettende Sofortmaßnahmen durchführen sowie Betroffene betreuen. Den Grundbedarf an Erste-Hilfe-Material decken der "Kleine Betriebsverbandkasten" nach DIN 13157 bzw. der "Große Betriebsverbandkasten" nach DIN 13169 ab. Zusätzlich können ergänzende Materialien aufgrund betriebsspezifischer Gefährdungen erforderlich sein.

Je nachdem wie viele Beschäftigte in Ihrem Unternehmen arbeiten, müssen Ersthelferinnen und Ersthelfer in ausreichender Anzahl zur Verfügung stehen. Diese Aufgabe können alle Beschäftigten übernehmen. Voraussetzung ist die erfolgreiche Fortbildung in einem Erste-Hilfe-Lehrgang und die regelmäßige Auffrischung alle zwei Jahre (Erste-Hilfe-Fortbildung). Die Lehrgangsgebühren werden von den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen getragen. Beachten Sie, dass auch im Schichtbetrieb und während der Urlaubszeit genügend Ersthelferinnen und -helfer anwesend sein müssen.

Wie viele Ersthelferinnen und Ersthelfer?

Regelmäßige Prüfung der Arbeitsmittel

Schäden an Arbeitsmitteln können zu Unfällen führen. Daher müssen die in Ihrem Unternehmen eingesetzten Arbeitsmittel regelmäßig kontrolliert und je nach Arbeitsmittel geprüft werden. Vor der Verwendung eines Arbeitsmittels muss dieses durch Inaugenscheinnahme, ggf. durch eine Funktionskontrolle, auf offensichtliche Mängel kontrolliert werden, die so schnell entdeckt werden können. Neben diesen Kontrollen müssen Sie für wiederkehrende Prüfungen in angemessenen Zeitabständen sorgen. Wie, von wem und in welchen Abständen dies geschehen soll, beschreiben die TRBS 1201 und die TRBS 1203 (siehe Infobox "Rechtliche Grundlagen"). Im Einschichtbetrieb hat sich bei vielen Arbeitsmitteln ein Prüfabstand von einem Jahr bewährt. Die Ergebnisse der Prüfungen müssen Sie mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahren.

Planung und Beschaffung

Es lohnt sich, das Thema Sicherheit und Gesundheit von Anfang an in allen betrieblichen Prozessen zu berücksichtigen. Wenn Sie schon bei der Planung von Arbeitsstätten und Anlagen sowie dem Einkauf von Arbeitsmitteln und Arbeitsstoffen an die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Beschäftigten denken, erspart Ihnen dies (teure) Nachbesserungen.

Barrierefreiheit

Denken Sie auch an die barrierefreie Gestaltung der Arbeitsräume in Ihrem Unternehmen. Barrierefreiheit kommt nicht nur Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit Behinderung zugute, Ihre gesamte Belegschaft kann davon profitieren. So können zum Beispiel ausreichend breite Wege oder Armaturen, Lichtschalter und Türgriffe, die gut erreichbar sind, sowie trittsichere Bodenbeläge Unfallrisiken senken und zu weitaus geringeren Belastungen und Beanspruchungen führen.

Gesundheit im Betrieb

Gesundheit ist die wichtigste Voraussetzung, damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis zum Rentenalter beschäftigungs- und leistungsfähig bleiben. Frühzeitige Maßnahmen, die arbeitsbedingte physische und psychische Belastungen verringern helfen, zahlen sich doppelt aus - sowohl für die Mitarbeiter als auch den Betrieb. Dazu gehören die Gestaltung sicherer und gesunder Arbeitsplätze und ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM). Auch die Stärkung eines gesundheitsbewussten Verhaltens Ihrer Beschäftigten und die Schaffung gesundheitsförderlicher Arbeitsbedingungen tragen zur Gesundheit Ihrer Beschäftigten bei. Ein Tipp: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen oft am besten, was sie an ihrem Arbeitsplatz beeinträchtigt. Beziehen Sie sie daher in Ihre Überlegungen für Verbesserungsmaßnahmen mit ein. Das sorgt auch für motivierte Beschäftigte.

Fremdfirmen, Lieferanten und Einsatz auf fremdem Betriebsgelände

Auf Ihrem Betriebsgelände halten sich Fremdfirmen und Lieferanten auf? Hier können ebenfalls besondere Gefährdungen entstehen. Treffen Sie die erforderlichen Regelungen und sorgen Sie dafür, dass diese Personen die betrieblichen Arbeitsschutzregelungen Ihres Unternehmens kennen und beachten.

Arbeiten Sie bzw. Ihre Beschäftigten auf fremdem Betriebsgelände, gilt dies umgekehrt auch für Sie: Sorgen Sie auch in Sachen Arbeitssicherheit für eine ausreichende Abstimmung mit dem Unternehmen, auf dessen Betriebsgelände Sie im Einsatz sind.

Integration von zeitlich befristet Beschäftigten

Die Arbeitsschutzanforderungen in Ihrem Unternehmen gelten für alle Beschäftigten - auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nur zeitweise in Ihrem Betrieb arbeiten, wie zum Beispiel Zeitarbeitnehmerinnen und -arbeitnehmer sowie Praktikantinnen und Praktikanten. Stellen Sie sicher, dass diese Personen ebenfalls in den betrieblichen Arbeitsschutz eingebunden sind.

Allgemeine Informationen

• Datenbank Vorschriften, Regeln und Informationen der gesetzlichen Unfallversicherung:
  www.dguv.de/publikationen
• Kompetenz-Netzwerk Fachbereiche Prävention:
  www.dguv.de (Webcode: d36139)
• Datenbank der gesetzlichen Unfallversicherung zu Bio- und Gefahrstoffen (GESTIS):
  www.dguv.de (Webcode: d3380)
• Arbeitsschutzgesetz und -verordnungen:
  www.gesetze-im-internet.de
• Technische Regeln zu Arbeitsschutzverordnungen:
  www.baua.de

2.2 Was für die Branche gilt

Rechtliche Grundlagen

Betriebliche Interessenvertretung

Sofern in Ihrem Unternehmen ein Betriebs- oder Personalrat besteht, sind Sie verpflichtet, diesen in vielen Fragen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes einzubinden. Zu den allgemeinen Aufgaben des Betriebs- oder Personalrates gehören die Überwachung der zugunsten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bestehenden Schutzvorschriften und auch die Förderung von Maßnahmen zum Arbeitsschutz. Grundsätzlich sind bei Maßnahmen des Arbeitsschutzes Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte berührt.

Die frühzeitige Information und die Einbindung der betrieblichen Interessenvertretung der Beschäftigten (Betriebs- oder Personalrat, Mitarbeitervertretung, Schwerbehindertenvertretung) können bei den vielfältigen Themen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes von Vorteil sein.

Reinigung

Regelmäßige Reinigungsarbeiten sind in Ihrem Unternehmen bestimmt eine Selbstverständlichkeit. Wussten Sie, dass Reinigungsmittel auch Gefahrstoffe sein können? Häufig enthalten Reinigungsmittel Lösemittel, Säuren oder Laugen. Achten Sie deshalb darauf, dass möglichst Reinigungsmittel ohne Gefahrstoffe eingesetzt werden. Wenn Sie einen Dienstleister mit den Reinigungsarbeiten beauftragen, sollten Sie mit diesem eine entsprechende Vereinbarung schließen.

Wichtige Informationen zu den Bestandteilen von Reinigungsmitteln und davon ausgehenden möglichen Gefährdungen können Sie den Sicherheitsdatenblättern zu den Produkten entnehmen. Diese müssen vom Hersteller zur Verfügung gestellt werden. Die Sicherheitsdatenblätter enthalten Informationen zum Umgang und zur Anwendung des Reinigungsmittels sowie Hinweise zu Maßnahmen, um Gefährdungen zu vermeiden. Sie sind ein wichtiges Hilfsmittel, um Betriebsanweisungen zu erstellen und Beschäftigte zu unterweisen.

Achten Sie darauf, dass Reinigungsmittel nicht zusammen mit Lebensmitteln aufbewahrt werden (z.B. der Entkalker steht neben Zucker und Kaffee im Schrank des Pausenraums). Reinigungsmittel sollten so aufbewahrt werden, dass sie nur den Personen zugänglich sind, die mit den Reinigungsarbeiten beauftragt sind. Sie sollten in geschlossenen Behältern aufbewahrt werden. Es handelt sich dabei möglichst um Originalbehälter oder die Originalverpackung und nicht um Behälter, durch deren Form oder Bezeichnung der Inhalt verwechselt werden kann.

Lassen Sie die bei Reinigungsarbeiten verwendeten elektrischen Geräte (z.B. Staubsauger) regelmäßig auf einen betriebssicheren Zustand und elektrische Sicherheit überprüfen.

Reinigung von Arbeitsmitteln, Hygiene

Grundsätzlich ist eine regelmäßige Reinigung von Arbeitsmitteln vorzusehen. Bitte beachten Sie dabei die Reinigungshinweise des Herstellers und achten Sie darauf, dass die Reinigungsmittel hautverträglich sind.

Durch die gemeinsame Verwendung von Tastatur, Maus und headset von mehreren Personen können Krankheitserreger übertragen werden.

Stellen Sie Ihren Beschäftigten möglichst persönliche Arbeitsmittel zur Verfügung. Werden Arbeitsplätze von mehreren Personen benutzt, muss der Arbeitsplatz für einen schnellen Wechsel von Tastatur, Maus und headset geeignet sein. Andernfalls ist darauf zu achten, dass die Arbeitsmittel häufiger gereinigt werden. Üblicherweise erfolgt dies zu Beginn oder am Ende einer Arbeitsschicht.

Arbeitsmedizinische Vorsorge

Beschäftigte in Büros arbeiten in der Regel an Bildschirmarbeitsplätzen. Diesen Beschäftigten müssen Sie in regelmäßigen Abständen eine arbeitsmedizinische Vorsorge anbieten (sogenannte Angebotsvorsorge). Diese umfasst immer ein ärztliches Gespräch und eine ärztliche Beratung und, sofern die Beschäftigten dies wünschen, einen Sehtest.

Vermuten Beschäftigte einen Zusammenhang zwischen Gesundheitsbeschwerden und ihrer Tätigkeit, müssen Sie ebenfalls eine arbeitsmedizinische Vorsorge (als Wunschvorsorge) ermöglichen, es sei denn aufgrund der Beurteilung der Arbeitsbedingungen und der getroffenen Schutzmaßnahmen ist nicht mit einem Gesundheitsschaden zu rechnen.

Die Ergebnisse der arbeitsmedizinischen Vorsorge erhalten ausschließlich die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer. Diese entscheiden über eine Weitergabe.

Pausen - Unterbrechungen der Bildschirmtätigkeit

Für ein beschwerdefreies und produktives Arbeiten im Büro wird die Tätigkeit am besten so organisiert, dass die tägliche Arbeit regelmäßig durch andere Tätigkeiten oder Erholungszeiten (Pausen) unterbrochen wird. Die Forderung nach regelmäßiger Unterbrechung der Bildschirmarbeit durch Tätigkeitsanteile, die vom Bildschirm unabhängig sind, wird durch das Konzept der Mischarbeit verwirklicht. Hierbei werden verschiedene Tätigkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen kombiniert, wodurch einseitige Belastungen vermieden werden. Dies betrifft insbesondere den Bewegungsapparat, die Augen und die Psyche.

Bei der Arbeit im Büro sollte auf wechselnde Körperhaltungen Wert gelegt werden.

Sind unterschiedliche Tätigkeitsanteile mit wechselnden Belastungen nicht möglich, ist eine Unterbrechung der täglichen Arbeit am Bildschirmgerät durch regelmäßige kurze Erholungszeiten zu ermöglichen.

Mehrere kürzere Erholungszeiten haben einen höheren Erholungseffekt als wenige längere Erholungszeiten gleicher Gesamtdauer. Das Zusammenziehen oder das Aufsparen von Erholungszeiten zur Verkürzung der täglichen Gesamtarbeitszeit haben keinen Erholungseffekt und ist deshalb ungeeignet. Günstig ist, wenn in den Erholungszeiten Bewegungsübungen durchgeführt werden können.

In der Praxis haben sich Erholungszeiten bewährt, die pro Stunde mindestens 5 min betragen.

Barrierefreie Arbeitsmittel

Damit Einrichtungen, Produkte und Software auch von Menschen mit Behinderungen selbstständig genutzt werden können, müssen diese barrierefrei sein. Dabei schwingt im Begriff "barrierefrei" stets auch die Bedeutung von "universell nutzbar" mit. Es geht also nicht um Lösungen speziell für Menschen mit Behinderung, sondern um ein erweitertes Nutzungskonzept, das möglichst alle Zielgruppen einbezieht. Beispielsweise sollte die in Ihrem Büro eingesetzte Software an die weitestreichenden Bedürfnisse (z.B. Kontrast, Darstellungsgröße, Informationsaufbereitung) der potenziellen Nutzer anpassbar sein.

Bei der Beschaffung von Arbeitsmitteln kann die Einhaltung der Mindestanforderungen an Sicherheit und Ergonomie durch das GS-Zeichen nachgewiesen werden. Sie sollten nur Arbeitsmittel mit GS-Zeichen beschaffen und sich auch das zugehörige Zertifikat aushändigen lassen.

Arbeitsmittel sind z.B. Bildschirm, Tastatur, Maus aber auch Büromöblierung und Beleuchtung.

Nichtraucherschutz

Tabakrauch enthält eine Vielzahl von Stoffen, von denen viele eindeutig als krebserzeugend eingestuft werden. Als Unternehmerin oder Unternehmer sind Sie daher verpflichtet, die nicht rauchenden Beschäftigten in Arbeitsstätten wirksam vor den Gesundheitsgefahren durch Tabakrauch zu schützen. Sie können Ihrer Schutzpflicht durch bauliche, technische oder organisatorische Maßnahmen nachkommen. Möglich sind beispielsweise Trennung von Rauchern und Nichtrauchern, Schaffung von Raucherzonen oder lüftungstechnische Maßnahmen. Sie können auch ein allgemeines Rauchverbot erlassen, beachten Sie gegebenenfalls das Mitbestimmungsrecht der Arbeitnehmervertretung. Eine Verpflichtung, ungestörtes Rauchen zu gewährleisten, besteht nicht. Sinnvollerweise werden solche Maßnahmen mit Angeboten zu Raucher- Entwöhnungsprogrammen kombiniert.

Denken Sie beim Einrichten einer Raucherzone auch an den Brandschutz. Stellen Sie geeignete, brandsichere, bestenfalls selbstlöschende Aschenbecher bereit. Achten Sie bei der Entleerung der Aschenbecher darauf, dass dies in geeignete Behältnisse geschieht. Grundsätzlich sind Raucherzonen von brennbaren Materialien freizuhalten.

3 Arbeitsplätze und Tätigkeiten: Gefährdungen und Maßnahmen

3.1 Arbeitsorganisation und Führung

Mit einer guten Arbeitsorganisation schaffen Sie die Voraussetzungen für ein reibungsloses und erfolgreiches Zusammenspiel von Mensch, Technik, Informationsflüssen und Organisationseinheiten in Ihrem Unternehmen. Bei der Arbeitsgestaltung und Gefährdungsbeurteilung sollten Sie insbesondere Arbeitsinhalten, -abläufen und sozialen Beziehungen Aufmerksamkeit widmen.

Rechtliche Grundlagen

Gefährdungen

Für Ihre Beschäftigten entstehen Gefährdungen vor allem durch

• ungünstig gestaltete psychosoziale Arbeitsbedingungen
• unklare oder widersprüchliche Anforderungen, insbesondere wenn Aufgaben, Verantwortlichkeiten sowie Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse nicht eindeutig festgelegt sind (z.B. ungerechte Aufgabenverteilung, unklare Bewertungskriterien)
• Arbeitsabläufe mit hoher Arbeitsintensität und geringem zeitlichen und inhaltlichen Handlungsspielraum
• fehlende Vollständigkeit der Arbeitsaufgaben und fehlende Abwechslung zwischen Tätigkeiten
• Unter- und Überforderung, unpassende Qualifikationen
• mangelhafte Arbeitszeitgestaltung oder Vertretungsregelungen
• mangelnde Kommunikation und Kooperation (z.B. fehlender Austausch und geringe soziale Unterstützung untereinander, mangelndes Vertrauen, Konkurrenzdruck, Konflikte)
• mangelnde Anerkennung und fehlende Rückmeldungen (Feedback)
• begrenzte Aufstiegs-, Entwicklungs- und Veränderungsmöglichkeiten, die zu Demotivation, Fehlzeiten und Abwanderungstendenzen führen

Für die Beschäftigten kann sich daraus das Risiko folgender Beanspruchungsfolgen und Gesundheitsrisiken erhöhen:

• Monotonieempfinden und Sättigung,
• Stress und psychische Ermüdung,
• Ausprägung von psychischen Störungen (depressive Störung, Angststörungen),
• Beschwerden des Bewegungsapparates,
• Herz-Kreislauf-Erkrankungen.

Maßnahmen

Maßnahmen Arbeitsaufgabe und Arbeitsinhalte

• Sorgen Sie für Klarheit, indem Sie die Aufgaben, Rollen und Verantwortungen für Ihre Beschäftigten mit Stellen- und Funktionsbeschreibungen sowie Organisationsdiagrammen eindeutig festlegen und darstellen. Denken Sie auch an Vertretungsregelungen.
• Gewähren Sie Ihren Beschäftigten Handlungsspielräume als zeitliche Freiheiten in der Ausführung, indem Sie eigenverantwortliches und vorausschauendes Arbeiten fördern, z.B. durch selbstständige Planung von Abläufen und Prozessen. Lassen Sie inhaltliche Freiheitsgerade bei der Arbeit zu.
• Achten Sie auf vollständige Arbeitstätigkeiten, die die Beschäftigten selbst vorbereiten, organisieren und kontrollieren.
• Versuchen Sie die zeitlichen Anteile von monotonen Tätigkeiten zu minimieren, z.B. durch Aufgabenvielfalt.
• Sorgen Sie bei hoher Verantwortung für passende soziale und organisatorische Unterstützung. Erwägen Sie bei verantwortungsarmen Tätigkeiten ein Übertragen von Aufgaben und Verantwortung auf die Beschäftigten.
• Stellen Sie Ihren Beschäftigten die für sie notwendigen Informationen rechtzeitig zur Verfügung und beteiligen Sie sie bei der Arbeitsgestaltung.
• Organisieren Sie die Arbeit so, dass Ihre Beschäftigten den vorgegebenen Arbeitsumfang in der Regelarbeitszeit bewältigen können. Berücksichtigen Sie dabei Verzögerungen etwa durch Ausfälle oder technische Störungen.
• Lassen Sie Ihre Beschäftigten an der Arbeitszeitregelung mitwirken und stellen Sie sicher, dass betriebliche und persönliche Interessen berücksichtigt werden.

Maßnahmen Kommunikation, Kooperation und soziale Beziehungen

• Schaffen Sie klare Kommunikationsregeln und -strukturen.
• Führen Sie regelmäßige Gruppen- und Teambesprechungen durch. Thematisieren Sie auch die Zusammenarbeit sowie Hintergründe von Abläufen und Verfahren innerhalb Ihres Unternehmens.
• Fördern Sie ein wertschätzendes Miteinander Ihrer Beschäftigten, indem Sie Konflikte zeitnah ansprechen,
• Schulungen anbieten und ggf. Leitlinien für gute Zusammenarbeit erstellen.
• Ermöglichen Sie den kollegialen Austausch und die Unterstützung untereinander.
• Schaffen Sie klare Reglungen für den Umgang mit emotional belastenden Situationen, z.B. bei schwierigem Kundenkontakt.
• Sorgen Sie für einen Austausch mit anderen Abteilungen. Ein Verständnis von Aufgaben und Tätigkeiten der vor- und nachgelagerten Bereiche kann Missverständnisse und Reibungsverluste reduzieren.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Beschäftigten regelmäßige Rückmeldungen (konstruktives Feedback) von den Führungskräften erhalten, die über Mitarbeitergespräche hinausgehen.
• Ermitteln Sie den Weiterbildungsbedarf Ihrer Beschäftigten und sorgen Sie für geeignete Qualifikationsmaßnahmen.

• Seien Sie achtsam: Setzen Sie sich mit der eigenen Gesundheit und gesundheitlichen Risiken bewusst auseinander.
• Informieren Sie sich über gesundheitsförderliche Verhaltensweisen und wenden Sie diese an.
• Übertragen Sie Ihre Erkenntnisse auf die Beschäftigten Ihres Unternehmens!

Weitere Informationen

3.2 Arbeitsstätte

Wie gelangen Ihre Beschäftigten sicher an ihre Arbeitsplätze? Was passiert, wenn es brennt oder ein anderer Notfall auftritt? Wie wird das Gebäude geräumt? In diesem Kapitel erhalten Sie übergreifende Informationen zur Arbeitsstätte, in der sich die Büroräume Ihres Unternehmens befinden.

Rechtliche Grundlagen

Gefährdungen

Ihre Beschäftigten können verschiedenen Gefährdungen ausgesetzt sein:

• Stürzen, Stolpern und Ausrutschen z.B. auf Treppen, schadhaften oder eingeengten Verkehrswegen sowie glatten oder feuchten Fußböden
• Quetschen an kraftbetriebenen Türen und Toren, z.B. Eingangs- oder Aufzugstüren
• Eingeschlossen sein in Aufzugskabinen
• Verbrennungen oder Ersticken im Brandfall
• Absturz z.B. an Treppenabsätzen, Podesten oder Galerien
• Anstoßen an Glasflächen
• Schneiden an Glasflächen nach Bruch

Maßnahmen

• Sorgen Sie dafür, dass Verkehrswege im Gebäude nicht eingeengt werden z.B. durch Stühle oder Kunstgegenstände.
• Achten Sie auf offensichtliche Mängel an Bodenbelägen und auf Treppen (z.B. abgelöste Teppichfliesen, abgebrochene Stufenkanten). Fordern Sie Ihre Beschäftigten auf, Mängel zu melden. Informieren Sie Ihren Vermieter oder Ihre Vermieterin, wenn Sie nicht selbst die Reparatur in Auftrag geben können und wirken Sie auf die Abstellung hin.
• Überprüfen Sie, ob die Bodenbeläge im Gebäude über eine ausreichende Rutschhemmung verfügen. Lassen Sie sich entsprechende Nachweise vorlegen (Tabelle 1).
• Vermeiden Sie den Eintrag von Feuchtigkeit in das Gebäude z.B. durch eine ausreichend bemessene Fußmatte im Eingangsbereich, der sogenannten Sauberlaufzone.

Tabelle 1: Rutschhemmung und Verdrängungsraum von Bodenbelägen (Auszug aus ASR A1.5/1,2 Anhang 2)

• Unterweisen Sie Ihre Beschäftigten, wie im Brandfall oder in anderen Notsituationen alarmiert wird. Nutzen Sie einen eventuell vorhandenen Flucht- und Rettungsplan.

• Stellen Sie fest, ob an Absturzkanten (z.B. Galerien, Treppenläufe oder Treppenabsätze) geeignete Geländer oder Brüstungen vorhanden sind (Tabelle 2). Gegebenenfalls müssen Sie Anpassungen vornehmen lassen.

Tabelle 2: Geländer- und Brüstungshöhen

Aufzüge

• Vergewissern Sie sich, dass die Aufzüge regelmäßig geprüft werden. In der Aufzugskabine muss ein Hinweis angebracht sein, wann die nächste Prüfung durchzuführen ist und durch welche Stelle die Prüfung erfolgte (z.B. Prüfplakette).
• Stellen Sie fest, wie eingeschlossene Personen aus einer feststeckenden Aufzugskabine befreit werden können. In der Kabine muss eine Notrufeinrichtung vorhanden und mindestens an der Hauptzugangsstelle ein Hinweis mit Name und Telefonnummer des Dienstleisters oder der beauftragten Person zur Personenbefreiung sein.

Abb. 1 Glasfläche mit barrierefreier Kennzeichnung in Augenhöhe

Abb. 2 Markierungen auf Glanzglasflächen

Um Gebäude barrierefrei zu gestalten werden Türen und immer häufiger auch Fenster mit elektrischen Antrieben zum Öffnen und Schließen ausgestattet. Damit Ihre Beschäftigten vor Verletzungen geschützt werden sind diese Türen und Fenster mit Sicherungssystemen ausgestattet. Achten Sie darauf, dass eine regelmäßige Überprüfung erfolgt, um einen sicheren Betrieb zu gewährleisten

Glasflächen

• Sorgen Sie bei durchsichtigen Glasflächen und -türen für eine Kennzeichnung in Augenhöhe, wenn die Gefahr besteht, dass Personen dagegen laufen können. Achten Sie darauf, dass Ihre Beschäftigten nicht durch Zersplittern der Glasflächen verletzt werden können (z.B. bruchsichere Werkstoffe, geeignete Abschirmungen oder Splitterschutzfolien).

Berücksichtigen Sie weitergehende Anforderungen von Menschen mit Behinderungen an Ihre Arbeitsstätte wie z.B. die Alarmierung von Personen mit Höreinschränkungen.

Weitere Informationen

3.2.1 Beleuchtung

Die Beleuchtung im Büro muss der Art der Sehaufgabe entsprechen und an das Sehvermögen Ihrer Beschäftigten angepasst sein, nur dann ist ein beschwerdefreies Arbeiten an Bildschirmen gewährleistet. Konzentration und Wohlbefinden der Beschäftigten werden maßgeblich durch Beleuchtung und Tageslichteinfall beeinflusst.

§ Rechtliche Grundlagen

Weitere Informationen

Gefährdungen

Mögliche Gefährdungen sind:

• visuelle Belastungen durch mangelhafte Beleuchtung (z.B. zu geringe Beleuchtungsstärken, Blendung, Reflexionen und Spiegelungen)
• nicht ausreichendes Tageslicht
• Nichterkennen von Gefahrenstellen durch schlechte Beleuchtung

Die Auswirkungen für Ihre Beschäftigten können z.B. sein:

• Kopfschmerzen
• tränende und brennende Augen
• Flimmern vor den Augen
• Verspannungen
• vorzeitige Ermüdung
• Konzentrations- und Schlafstörungen
• Verletzung durch Sturz, Stolpern oder Anstoßen

Maßnahmen

Eine ergonomische Bürobeleuchtung dient der Leistungsfähigkeit und der Gesundheit Ihrer Beschäftigten.

• Stellen Sie in Arbeitsräumen möglichst ausreichend Tageslicht und eine Sichtverbindung nach außen sicher. Durch Tageslicht werden das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit positiv beeinflusst.

• Sorgen Sie für eine ausreichende und gleichmäßige Ausleuchtung ohne große Hell-Dunkel-Unterschiede an den Arbeitsplätzen.
• Sorgen Sie dafür, dass Arbeitsflächen, Arbeitstische und Bildschirme frei von störenden Reflexionen und Blendungen sind, z.B. durch geeignete Arbeitsmittel, Aufstellung der Arbeitsplätze mit Blickrichtung parallel zur Fensterfront und ggf. Sonnenschutzvorrichtungen.
• Halten Sie die Mindestwerte der Beleuchtungsstärke ein, ggf. veranlassen Sie eine Prüfung (Tabelle 3). Beachten Sie, dass anspruchsvolle Sehaufgaben und ältere Beschäftigte mehr Licht benötigen (z.B. 750 Lux anstatt 500 Lux).

Abb. 3 Teilflächenbezogene Beleuchtung

Tabelle 3: Mindestbeleuchtungsstärken in Anlehnung an ASR 3.4 Anhang 1

• Stellen Sie eine blendfreie Grundbeleuchtung durch Decken-, Hänge- und ggf. ergänzende Wandleuchten sicher. Der alleinige Einsatz von Tisch- oder Stehleuchten ist nicht ausreichend.
• Erhöhen Sie bei besonderen Sehanforderungen die Beleuchtungsstärke auf einer Mindestfläche von 600 mm x 600 mm auf mindestens 750 Lux (Abbildung 3), z.B. mithilfe einer geeigneten Tischleuchte.
• Vermeiden Sie Blendung durch den Einsatz entblendeter Leuchten mit einem UGR-Wert von nicht größer 19.
• Achten Sie auf einen möglichst seitlichen Lichteinfall auf die Arbeitsplätze, der keine störenden Schatten auf die Arbeitsfläche wirft.
• Vor allem direkt strahlende Leuchten sollten nicht unmittelbar über den Köpfen der Beschäftigten angeordnet sein.

• Beachten Sie die empfohlenen Helligkeiten (Reflexionsgrade) von Decken, Wänden und Böden.
• Sorgen Sie dafür, dass in der Hauptblickrichtung keine Blendquellen (z.B. Fenster, reflektierende Möbelflächen) vorhanden sind.
• Vermeiden Sie Belastungen der Augen durch große Helligkeitsunterschiede (maximaler Unterschied der Leuchtdichte am Arbeitsplatz 3:1, im Umfeld 10:1).
• Verwenden Sie in einem Raum nur Lampen mit gleicher Lichtfarbe. Für die Standardbeleuchtung im Büro werden Farbtemperaturen von 3300 K bis 5300 K empfohlen.
• Bei vielen Arbeitsaufgaben und für das Wohlbefinden Ihrer Beschäftigten ist auch auf eine gute Farbwiedergabe durch die Leuchtmittel zu achten (Farbwiedergabeindex Ra mindestens 80). Dadurch werden auch die Farben von Sicherheitszeichen nicht verfälscht.
• Lassen Sie die Beleuchtungsanlage regelmäßig reinigen und gegebenenfalls die Leuchtmittel austauschen. Vermeiden Sie Flimmern, Flackern und andere Störungen z.B. durch defekte Beleuchtungen. Beauftragen Sie für Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten an Beleuchtungseinrichtungen nur fachkundige Personen.
• Denken Sie auch an Ihre Sicherheitsbeleuchtung auf den Rettungswegen und lassen Sie diese auch regelmäßig überprüfen.

3.2.2 Klima

Ein behagliches Raumklima hat großen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit und das Wohlbefinden der Beschäftigten in Ihrem Unternehmen. In diesem Abschnitt wird dargestellt, welche Werte für die Klimafaktoren, wie Lufttemperatur, Luftfeuchte, Luftbewegung und Wärmestrahlung umzusetzen sind, damit Ihre Beschäftigten das Raumklima als behaglich empfinden.

Rechtliche Grundlagen

Weitere Informationen

Gefährdungen

Für Ihre Beschäftigten bestehen die folgenden Gefährdungen:

• Zu hohe oder zu niedrige Lufttemperatur im Raum,
• Störungen des Wohlbefindens, sinkende Konzentrations- und Leistungsfähgkeit, z.B. durch unbehagliches Raumklima, hohe CO₂-Konzentration bei unzureichender Lüftung;
• lokale Abkühlungen des Körpers durch Zugluft oder kalte Flächen (z.B. Schulter-Nacken-Bereich, Rücken, Füße),
• Belastungen durch Schimmelpilze und Bakterien, z.B. durch hohe Luftfeuchtigkeit in Verbindung mit mangelhafter Lüftung, fehlende Wartung von raumlufttechnischen Anlagen.

Maßnahmen

Isolation (Wärmedämmung)

• Stellen Sie sicher, dass Fußböden, Wände und Decken gegen Wärme und Kälte gedämmt sind, sodass Ihre Beschäftigten ausreichend gegen eine unzuträgliche Wärmeableitung und Wärmezufuhr geschützt sind.

Lüftung

• Achten Sie darauf, dass Ihre Räume vorrangig frei über Fenster gelüftet werden. Untersuchungen zeigen, dass bei freier Fensterlüftung weniger Beschwerden als in klimatisierten Räumen auftreten.
• Sorgen Sie durch regelmäßiges Lüften (Stoßlüften) dafür, dass der Kohlendioxidgehalt der Raumluft einen Wert von 1000 ppm nicht überschreitet.
• Stellen Sie sicher, dass raumlufttechnische Anlagen regelmäßig und fachgerecht gereinigt, gewartet und ggf. instandgesetzt werden.
• Prüfen Sie die Luftgeschwindigkeit im Raum. Diese sollte bei sitzender Tätigkeit und einer Lufttemperatur von 20 ° C einen Wert von 0,15 m/s am Arbeitsplatz nicht überschreiten. Bei höheren Lufttemperaturen können Ihre Beschäftigten höhere Luftgeschwindigkeiten als angenehm empfinden.

Lufttemperatur in Arbeitsräumen

• Sorgen Sie für eine angemessene Lufttemperatur in Ihren Arbeitsräumen. Diese muss bei sitzender Tätigkeit Ihrer Beschäftigten (zum Beispiel im Büro) mindestens 20 ° C betragen, eine Lufttemperatur bis 22 ° C wird empfohlen. Verrichten Ihre Beschäftigten mittelschwere Arbeit im Stehen oder Gehen (zum Beispiel im Lager und Archiv) ist eine Lufttemperatur von mindestens 17 ° C zu realisieren.
• Bei Außentemperaturen bis 26 ° C soll auch die Lufttemperatur im Büro 26 ° C nicht überschreiten. Ergreifen Sie andernfalls geeignete Maßnahmen zur Reduzierung der Lufttemperatur (vgl. Tabelle 4).
• Bauen Sie an Fenstern, Oberlichtern oder Glaswänden geeignete Sonnenschutzvorrichtungen (idealerweise außenliegend) ein, um einer übermäßigen Erwärmung der Räume durch Sonneneinstrahlung vorzubeugen.
• Achten Sie darauf, dass störende direkte Sonneneinstrahlung auf den Arbeitsplätzen vermieden wird.

Tabelle 4: Maßnahmen entsprechend der Lufttemperaturen im Raum (in Anlehnung an ASR A3.5 "Raumtemperaturen")

Abb. 4 Übersicht zu Raumklimafaktoren in einem Arbeitsraum

3.2.3 Lärm und Akustik

Ein Gespräch unter Kollegen, die Beantwortung telefonischer Anfragen oder die Besprechung einer anderen Arbeitsgruppe im selben Büroraum, dies alles kann zu Lärmbelastungen der Beschäftigten in Ihrem Unternehmen führen. Hinzu kommen Geräusche, z.B. durch Drucker, Klimatechnik sowie Straßen- und Verkehrslärm. Eine gute Raumakustik reduziert diese Störungen.

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Gefährdungen

Für Ihre Beschäftigten bestehen die folgenden Gefährdungen:

• physiologische Reaktionen (z.B. erhöhte Ausschüttung von Stresshormonen, Anstieg des Blutdrucks und der Herzschlagfrequenz),
• psychische Reaktionen (z.B. Ärger, Konzentrationsbeeinträchtigung),
• dauerhafte Schädigung des Gehörs durch hohe Lärmbelastung beim Telefonieren insbesondere beim Einsatz von headsets

Achten Sie darauf, dass auch in den anderen Räumen in Abhängigkeit von den ausgeübten Tätigkeiten der Beurteilungspegel so gering wie möglich gehalten wird. Dabei sollten die Werte in Tabelle 5 nicht überschritten werden.

Maßnahmen

Arbeitsmittel

• Achten Sie bereits bei der Anschaffung von Arbeitsmitteln auf geräuscharme Geräte (z.B. Aktenvernichter, Staubsauger, Kaffeevollautomat).
• Vermeiden Sie Störgeräusche, z.B. von Drucker, Kopierer, Aktenvernichter oder Fax, indem Sie diese Geräte in eigenen Technikräumen aufstellen.
• Beschaffen Sie headsets mit Pegelbegrenzung, damit ein Tages-Lärmexpositionspegel von 80 dB (A) nicht überschritten wird.

Beeinflussung der Raumakustik

Tabelle 5 Beurteilungspegel für verschiedene Tätigkeiten

Achten Sie darauf, dass sich Ihre Beschäftigten nicht durch Telefonate und Gespräche gegenseitig stören. Sorgen Sie dafür, dass an Arbeitsplätzen mit überwiegend geistigen Tätigkeiten ein Beurteilungspegel von 55 dB(A) und die Nachhallzeit (0,6 Sekunden in Gruppen- und Großraumbüros sowie 0,8 Sekunden in Ein- und Zweipersonenbüros) nicht überschritten wird, indem Sie

• große schallreflektierende Flächen (Decke, Wände, Boden) mit gutem schallabsorbierenden Material ausstatten,
• schallharte Oberflächen (z.B. Beton, Fliesen, Naturstein, Glas) vermeiden,
• an Fensterfronten geeignete Materialien (z.B. Vertikal- Lamellenstores) anbringen (Abbildung 5),
• Möbelfronten schallabsorbierend gestalten (Abbildung 5),
• Schallschirme zur Schallabsorption und zur Abschirmung des Direktschalls einsetzen,
• ausreichende Abstände zwischen Arbeitsplätzen und Kommunikationsbereichen vorsehen,
• Materialien einsetzen, die im Bereich von Sprache (250 Hz bis 2000 Hz) über hohe Absorptionsgrade verfügen.

Abb. 5 Möglichkeiten zur Verbesserung der Raumakustik: Schallabsorbierende Lamellenstores und Möbel mit Schallabsorptionsfläche sowie schallabsorbierender Teppichboden

Abb. 6 Absorption und Reflexion von Schall

3.3 Büro- und Bildschirmarbeit

3.3.1 Raumgestaltung

Äußern sich Ihre Beschäftigten häufiger über beengte Verhältnisse? Sind die Verkehrs- und Fluchtwege breit genug, damit man im Brandfall problemlos in Sicherheit kommt? Ausreichend große Flächen sind die Voraussetzung für ein ergonomisches und effizientes Arbeiten Ihrer Beschäftigten. In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen zur Flächennutzung.

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Gefährdungen

In beengten Räumlichkeiten bestehen für Ihre Beschäftigten folgende Gefährdungen:

• Stoßen an Einrichtungsgegenständen
• Stolpern und Stürzen durch eingeengte Verkehrswege und abgestellte Materialien
• Kritische Situationen im Notfall durch Engpässe, verstellte Verkehrswege und nicht benutzbare Fluchtwege
• Gesundheitsbeschwerden durch nicht ergonomisch angeordnete Arbeitsplätze
• Gefühl der Belästigung, Bedrängung oder Bedrohung durch Verletzung der persönlichen Distanz

Maßnahmen

Um die oben beschriebenen Gefährdungen in Ihrem Büro zu vermeiden, sind für Bildschirm- und Büroarbeitsplätze folgende Richtwerte festgelegt:

• 8 - 10 m² pro Person bzw.,
• 12 - 15 m² pro Person im Großraumbüro (d.h. Grundfläche > 400 m²).

Diese Flächen setzen sich aus folgenden Einzelflächen zusammen (Abbildung 7):

• Arbeitsfläche (Platte Büroarbeitstisch) mindestens 1600 mm x 800 mm (Breite x Tiefe), (bei geringem Arbeitsmittelbedarf ist eine Verringerung auf 1200 mm Breite möglich; vgl. Kapitel 3.3.2)
• Bewegungsfläche am Arbeitsplatz mindestens 1,5 m² (Breite und Tiefe mindestens 1 m)
• Stellflächen für weitere Büromöbel, Büromaschinen und -geräte (Drucker, Kopierer, Fax) sowie für andere benötigte Materialien (z.B. Produktmuster)
• Funktionsflächen für bewegliche Teile von Möbeln, Maschinen, Geräten und Einrichtungen
• Benutzerflächen für Personen an Möbeln, Maschinen, Geräten und Einrichtungen mindestens 800 mm Tiefe bzw. Funktionsflächen an Möbeln, Maschinen, Geräten und Einrichtungen (z.B. Schrank mit Auszug) zuzüglich 500 mm Sicherheitsabstand
• ausreichend breite Verkehrswege (Tabelle 6)

Planen Sie zusätzliche Flächen für Pausen- und Besprechungsbereiche ein. Achten Sie auf eine barrierefreie Gestaltung. Hierdurch können größere Flächen notwendig sein.

• Sie müssen für Fenster und Türen ausreichende Funktionsflächen vorsehen. Tragen Sie Sorge dafür, dass bei der Nutzung keine Quetsch-, Scher- und Stoß stellen zu anderen Gebäudeteilen oder Einrichtungsgegenständen entstehen (z.B. Sicherheitsabstand zum Körper von mindestens 500 mm).
• Achten Sie darauf, dass Benutzerflächen an den Arbeitsplätzen nicht verstellt oder überlagert werden. Die Möbelfunktionsflächen von nur an diesem Arbeitsplatz genutzten Schränken dürfen die Benutzerfläche überlagern.

Abb. 7 Flächen am Büroarbeitsplatz

Abb. 8 Beispiel für zulässige Überlagerungen von Flächen

Verkehrs- und Fluchtwege

• Achten Sie auf ausreichend breite Verkehrswege (vgl. Tabelle 6) und dass diese nicht durch bewegliche Teile von Arbeitsmitteln eingeschränkt werden.
• Sorgen Sie dafür, dass Fluchtwege ständig freigehalten werden.

Tabelle 6: Mindestbreiten von Verkehrs- und Fluchtwegen

• Stellen Sie sicher, dass die Breite des Zugangs zum persönlich zugewiesenen Arbeitsplatz mindestens 600 mm beträgt und Gänge zu gelegentlich benutzten Betriebseinrichtungen (z.B. Thermostat, Fenster) mindestens 500 mm breit sind.
• Achten Sie auf eine barrierefreie Gestaltung. Hierdurch können größere Verkehrswegbreiten notwendig sein.

Abb. 9 Anordnung Bildschirm

Raumhöhe

• Achten Sie auf eine ausreichende Raumhöhe. Diese richtet sich nach der Grundfläche der Arbeitsräume (vgl. Tabelle 7).
• Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung können Sie prüfen, ob das Maß für die Raumhöhe um 0,25 m herabgesetzt werden kann, wenn keine gesundheitlichen Bedenken für Ihre Beschäftigten bestehen. Sie dürfen jedoch eine lichte Höhe von 2,50 m nicht unterschreiten. In Arbeitsräumen bis zu 50 m² Grundfläche können Sie die lichte Höhe auf das nach Landesbaurecht zulässige Maß herabsetzen, wenn dies mit der Nutzung der Arbeitsräume vereinbar ist.

Tabelle 7: Mindestraumhöhen

3.3.2 Möblierung

Büromöbel wie Tische, Stühle, Schränke und Regale sind wichtige Arbeitsmittel in Ihrem Unternehmen. Sie müssen sicher und funktional sein. Gleichzeitig sollen sie dazu geeignet sein, Bewegungsmangel entgegenzuwirken. Geeignete Büroarbeitsstühle unterstützen die natürliche Haltung des Menschen im Sitzen.

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Gefährdungen

Für Ihre Beschäftigten bestehen die folgenden Gefährdungen:

• Verletzungen durch Kippen oder Umstürzen von Möbeln, Quetsch- und Scherstellen an bewegten Teilen oder scharfe Ecken und Kanten
• elektrische Gefährdungen bei entsprechenden Einbauten (z.B. Verkabelung)
• Sturz bei unbeabsichtigtem Wegrollen des Büroarbeitsstuhls
• Zwangs- oder Fehlhaltungen durch ergonomisch ungünstige Gestaltung und Einstellung der Möbel

Maßnahmen

• Gestalten Sie die Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen sicher und ergonomisch.
• Berücksichtigen Sie dabei die persönlichen Bedürfnisse Ihrer Beschäftigten.
• Achten Sie darauf, dass elektrische Einrichtungen an Ihren Möbeln ausschließlich durch Fachkräfte eingerichtet und regelmäßig kontrolliert werden.
• Vermeiden Sie stark glänzende Oberflächen und achten Sie auf geeignete Reflexionsgrade (siehe Kapitel 3.2.1).

Büroarbeitstische

Beschaffen Sie Tische, die eine flexible Anordnung von Bildschirm, Tastatur, Schriftgut und anderen Arbeitsmitteln ermöglichen (ausreichend große Arbeitsfläche).

• Die Arbeitsfläche soll mindestens 1600 mm breit und 800 mm tief sein. In Ausnahmefällen können Sie die Breite auf 1200 mm verringern, wenn der Arbeitsplatz nur mit einem Bildschirmgerät ausgerüstet ist, wenig Schriftgut verwendet wird und keine wechselnden Tätigkeiten ausgeübt werden. Die Anforderungen an höhenverstellbare Tische finden Sie in Abbildung 10.
• Sorgen Sie dafür, dass unterhalb der Arbeitsfläche ein ausreichend großer, unverstellter Beinraum mit einer Breite von mindestens 850 mm vorhanden ist (empfehlenswert 1200 mm oder mehr).

Büroarbeitsstühle

• Achten Sie darauf, dass Sitz und Rückenlehne höhenverstellbar und als Einheit drehbar sind.
• Sorgen Sie dafür, dass der Stuhl über gebremste Rollen verfügt (kein Wegrollen des Stuhls bei Entlastung) und die Rollen zur Art des Fußbodens passen (Abbildung 11).
• Die meisten Büroarbeitsstühle sind auf eine tägliche Nutzung von acht Stunden und ein Körpergewicht von 110 kg ausgelegt. Setzen Sie für schwerere Personen oder Mehrschichtbetrieb dafür geeignete Stühle ein.
• Wählen Sie möglichst Stühle mit Armauflagen, da diese für Ihre Beschäftigten ergonomisch günstig sind. Empfehlenswert sind verstellbare Armauflagen, deren Höhe einen Bereich von 180 mm bis 290 mm über der Sitzfläche umfasst.

Abb. 10 Vollständig höhenverstellbare Büroarbeitstische

Abb. 11 Links Rolle für harte Bodenbeläge (zweifarbig); rechts Rolle für weiche Bodenbeläge (einfarbig)

Tabelle 8: Auswahlhilfe für ergonomisch gestaltete Büroarbeitsstühle

Abb. 12 Verstellmöglichkeiten an einem Büroarbeitsstuhl

Schränke, Regale und weitere Ablagemöglichkeiten

• Sie müssen dafür Sorge tragen, dass Schränke, Regale, Bürocontainer und Raumgliederungselemente standsicher aufgestellt werden.
• Stellen Sie Ihren Beschäftigten ab einer Ablagehöhe von 1,80 m geeignete Aufstiege (z.B. Tritt, Elefantenfuß, Leiter) zur Verfügung.

Standsicher sind im Allgemeinen:

• Möbel mit hohem Eigengewicht und niedrigem Schwerpunkt
• Möbel, die an Decken, Wänden oder untereinander gegen Umstürzen gesichert sind
• Schränke und Bürocontainer mit Zusatzgewichten, zusätzlicher Verankerung oder Auszugsperren
• Schränke und Regale, wenn diese die in Abbildung 13 dargestellten Empfehlungen einhalten

Weitere Informationen

Abb. 13 Verhältnis der Sockeltiefe zur Höhe der obersten Ablage

3.3.3 Bildschirm

Eines der wichtigsten Arbeitsmittel am Büroarbeitsplatz ist der Bildschirm. Qualität und Geräteeinstellungen des Bildschirms entscheiden zum erheblichen Teil darüber, wie beschwerdefrei Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten können. So kann z.B. eine falsche Höheneinstellung zu Haltungsbeschwerden, eine zu hohe Bildschirmhelligkeit zu Augenproblemen führen.

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Gefährdungen

Am Bildschirmarbeitsplatz können durch nicht ergonomische Bildschirmgestaltung oder ungünstige Bildschirmeinstellungen Gefährdungen für die Augen oder des Bewegungsapparates, insbesondere Verspannungen durch Zwangshaltungen, entstehen.

Mögliche Gefährdungen sind:

• Zwangs- oder Fehlhaltungen durch zu hohe Bildschirme, zu kleine Zeichen oder ungünstige Anordnung mehrerer Bildschirme
• Belastungen der Augen durch schlecht entspiegelte Bildschirme, durch unscharfe oder zu kleine Zeichen und durch ein unausgewogenes Helligkeitsverhältnis im Gesichtsfeld
• Psychische Ermüdung durch erhöhte Anforderungen an Aufmerksamkeit und Konzentration

Maßnahmen

Reduzieren Sie diese Gefährdungen durch die Umsetzung der folgenden Maßnahmen.

• Beschaffen Sie Bildschirme, die sich bis kurz über die Aufstellfläche absenken lassen. Idealerweise sollten Ihre Beschäftigten zum Betrachten des Bildschirms um ca. 30 ° bis 35 ° aus der Waagerechten nach unten blicken.
• Achten Sie darauf, dass der Bildschirm so nach hinten geneigt ist, dass Ihre Beschäftigten ihn senkrecht zur Oberfläche betrachten können.
• Setzen Sie möglichst gut entspiegelte Bildschirme ein (matte Bildschirmanzeige), um störende Reflexionen und Spiegelungen zu vermeiden. Diese verschlechtern den Zeichenkontrast und die Erkennbarkeit von Zeichen.

Abb. 14 Anordnung des Bildschirms

Abb. 15 Störende Spiegelungen und Reflexionen

Bildschirme werden bezüglich ihrer Reflexionseigenschaften in drei Reflexionsklassen eingeteilt.

Tabelle 9: Einteilung von Bildschirmen in Reflexionsklassen

Beachten Sie, dass Ihre Beschäftigten die Farben mit steigender Beleuchtungsstärke auf dem Bildschirm schlechter unterscheiden können, vor allem bei gut entspiegelten Bildschirmen.

• Achten Sie auf Herstellerangaben, für welche Beleuchtungsstärke der Bildschirm geeignet ist. Damit Bildschirme auch an fensternahen Arbeitsplätzen noch unterscheidbare Farben liefern, sollten Sie Bildschirme mit einer "Vorgesehenen Bildschirmbeleuchtungsstärken" von mindestens 1500 bis 2000 Lux einsetzen.
• Schaffen Sie Bildschirme mit hellem und mattem Gehäuse an, da diese besser in eine helle Umgebung und zur meist am Bildschirm benutzten Positivdarstellung (d. h. dunkle Zeichen auf hellem Grund) passen. Damit erzielen Sie eine ausgeglichene Helligkeitsverteilung im Blickfeld. Die Augen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden keinen unnötigen Helligkeitsanpassungen (Adaptationen) ausgesetzt.
• Betreiben Sie LCD-Bildschirme in der höchsten darstellbaren Auflösung (physikalische Auflösung), um eine optimale Zeichenschärfe zu erzielen.
• Verzichten Sie auf den Einsatz von Bildschirmfiltern, da diese in der Regel die Darstellungsqualität der Bildschirme verschlechtern.

3.3.4 Eingabemittel

Am Büroarbeitsplatz werden als Eingabemittel hauptsächlich Tastaturen und Mäuse verwendet. Auch hier sollten Sie auf eine ergonomische Gestaltung achten. Eine nicht ergonomische Gestaltung oder eine falsche Ein- oder Aufstellung kann zu Beschwerden im Muskel-Skelett-System sowie zu Augenproblemen führen.

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Gefährdungen

Für Ihre Beschäftigten bestehen Gefährdungen für

• den Bewegungsapparat
• die Augen.

Risikofaktoren für das Auftreten solcher Beschwerden sind:

• Zwangs- oder Fehlhaltungen durch zu hohe Tastaturen und Mäuse sowie durch eine ungünstige Aufstellung
• Belastungen der Augen durch ein unausgewogenes Helligkeitsverhältnis im Gesichtsfeld, glänzende Oberflächen (insbesondere Tasten) und zu kleine Tastenbeschriftungen

Maßnahmen

Mit folgenden Maßnahmen reduzieren Sie die oben genannten Gefährdungen.

Tastatur

• Achten Sie darauf, dass Sie möglichst flache Tastaturen beschaffen. Die Bauhöhe der Tastatur (mittlere Tastaturreihe) darf höchstens 30 mm betragen. Dies lässt sich nur mit eingeklappten Tastaturfüßen erreichen! Bei solchen Tastaturen können Ihre Beschäftigten auf eine Handballenauflage verzichten.
• Sorgen Sie dafür, dass die Fläche vor der Tastatur eine Tiefe von 100 mm bis 150 mm hat. Diese Fläche ist für das Auflegen der Hände ausreichend (Abbildung 16).

Abb. 16 Anordnung der Tastatur auf der Arbeitsfläche

Achten Sie bei der Beschaffung von Tastaturen auf eine gut lesbare Tastenbeschriftung.
Zu einer gut lesbaren Tastenbeschriftung (vgl. Abbildung 18) gehören eine ausreichende Schriftgröße von mindestens 2,9 mm Zeichenhöhe (besser 3,2 mm) und dunkle Schriftzeichen auf hellem Untergrund mit gutem Kontrast. (vgl. Abbildung 18)

Abb. 17 Position einer Volltastatur (oben) und einer Kompakttastatur mit besserer Erreichbarkeit der Fläche für die Mausbedienung (unten)

Abb. 18 Anforderungen an Tastaturen

Maus
Beschaffen Sie Mäuse, die der Handgröße angepasst sind und ein Auflegen des Handballens auf der Arbeitsfläche ermöglichen. Symmetrische Mäuse sind mit jeder Hand bedienbar, es gibt auch spezielle Mäuse für Links- oder Rechtshänder (vgl. Abbildung 19).

• Die Schaltelemente der Maus sollen leicht und sicher bedienbar sein und beim Betätigen eine Rückmeldung liefern. Ihre Beschäftigten sollen die Maus in normaler Körper- und Handhaltung betätigen können, ohne dass diese dabei unbeabsichtigt ihre Position ändert.
• Achten Sie darauf, dass für eine Maus eine ausreichende, an die Tastatur angrenzende Bewegungsfläche vorhanden ist. Ein dünnes Mousepad ist hier nützlich.

Abb. 19 Mausgrößen

Alternative Eingabemittel
Für Beschäftigte mit chronischen Erkrankungen oder Bewegungseinschränkungen kann die Anschaffung spezieller alternativer Eingabemittel (z.B. Vertikalmaus, geteilte Tastatur) im Einzelfall erforderlich sein. Lassen Sie sich hierzu von Ihrer Betriebsärztin oder Ihrem Betriebsarzt beraten!

3.3.5 Softwareergonomie

Software beeinflusst im Büro die Arbeitsleistung und die Produktivität. Eine hohe Nutzungsqualität der eingesetzten Software entscheidet mit über die Qualität der Arbeitsergebnisse. Physische und psychische Belastung, Zufriedenheit und Motivation Ihrer Beschäftigten werden durch eine ergonomisch gestaltete Software positiv beeinflusst.

Abb. 20 Die Softwaregestaltung beeinflusst die Aufgabenbearbeitung

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Gefährdungen

Durch nicht ergonomisch gestaltete Software können physische und psychische Gefährdungen auftreten:

• Erhöhte Belastung der Augen und des Sehvermögens
• Psychische Ermüdung durch hohe Belastung des Gedächtnisses, hohe Anforderungen an die Aufmerksamkeit und Konzentration
• Monotonie durch wiederkehrende Arbeitsschritte oder Aufgaben
• Psychische Sättigung z.B. durch erwartungswidrige und widersprüchliche Funktionsweise der Software
• Stress z.B. durch Orientierungsmangel bei fehlender Softwarestrukturierung oder Fehlfunktionen

Maßnahmen

Allgemeine Maßnahmen

• Sorgen Sie dafür, dass die Software gebrauchstauglich ist, d.h. die Benutzerinnen und Benutzer ihre Arbeitsaufgaben damit effektiv, effizient und zufriedenstellend erledigen können. Aufgaben, die mithilfe von Software bearbeitet werden, müssen für die Beschäftigten gut ausführbar sein.
• Achten Sie darauf, dass die Software an verschiedene Bildschirme, andere Hardware (z.B. Ein- und Ausgabemittel) und Umgebungsbedingungen angepasst werden kann.
• Beteiligen Sie die Beschäftigten bei der Auswahl und Beschaffung der Software.

Maßnahmen zum Interaktionsdesign

• Stellen Sie sicher, dass die Interaktion mit der Software aufgabenangemessen ist: Alle zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Werkzeuge und Informationen werden vollständig durch die Software bereitgestellt, auf unnötige Funktionen und Angaben wird verzichtet.

Abb. 21 Softwareausschnitt ist wegen zu vieler Werkzeuge nicht aufgabenangemessen

• Gewährleisten Sie eine selbstbeschreibungsfähige Software: Softwaredialoge sind verständlich gestaltet und sollten durch Rückmeldung unmittelbar oder auf Verlangen angemessene Erklärungen liefern.
• Sorgen Sie dafür, dass die Software den Erwartungen der Benutzerinnen und Benutzer entspricht. Sie soll zum Nutzungskontext, zu persönlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten, zur Arbeitsaufgabe sowie zu allgemein anerkannten Konventionen passen.
• Achten Sie auf lernförderliche Software, die Benutzerinnen und Benutzer beim Erlernen der Bedienung führt sie bei der Nutzung unterstützt und die Wissensgenerie rung fördert.
• Stellen Sie sicher, dass die Software steuerbar ist: Bis zum Erreichen des Arbeitsziels sollte es möglich sein, den Dialogablauf zu starten, sowie seine Richtung und Geschwindigkeit ohne Datenverlust zu beeinflussen.
• Achten Sie auf die Nutzung fehlertoleranter Software: Das beabsichtigte Arbeitsergebnis soll trotz erkennbar fehlerhafter Eingaben mit keinem oder vertretbarem Korrekturaufwand erreicht werden. Bei Fehlern sollte eine konstruktive Erläuterung gegeben werden.
• Stellen Sie für die Benutzerinnen und Benutzer eine Individualisierbarkeit der Software sicher, indem die Darstellung von Informationen und die Bedienung der Software an ihre individuellen Bedürfnisse und Fähigkeiten angepasst werden.

Abb. 22 Negativ- und Positivbeispiel für Fehlertoleranz

Maßnahmen zum Informationsdesign

• Achten Sie darauf, dass die Software für die Beschäftigten Informationen in einer zugänglichen, verständlichen und lesbaren Form bereitstellt.
• Gewährleisten Sie, dass sich Texte, Symbole oder weitere Elemente in hohem Kontrast vom Hintergrund abheben. Kontraste und die Eignung von Farbkombinationen lassen sich z.B. mit dem Kontrast-Analyzer bestimmen (siehe Abbildung 23). Ein theoretisch ermittelter Kontrast sollte für Normalschriften mindestens 4,5:1 betragen, wobei Kontraste größer als 7:1 empfehlenswert sind.

Abb. 23 Hinweis zum Kontrast-Analyzer

• Vermeiden Sie ungünstige Farbkombinationen, um Leserlichkeit und Erkennbarkeit von Zeichen zu verbessern.

Abb. 24 Ungünstige Farbkombinationen

• Beachten Sie, dass Farbkodierungen zur Orientierung hilfreich sein können. Informationen sollten zusätzlich auf eine zweite Art kodiert sein, wie etwa durch ein Symbol, Muster oder eine Zeichenform (z.B. !).
• Verwenden Sie zum Lesen auf dem Bildschirm serifenlose Schriften, wie z.B. Verdana, Arial, Calibri und Tahoma.

Abb. 25 Schriftarten

• Stellen Sie eine zuverlässige Leserlichkeit durch eine Mindestzeichenhöhe sicher.

Tabelle 10: Zeichenhöhe für Großbuchstaben

• Berücksichtigen Sie Organisationsprinzipien zur Anordnung von Elementen und Informationen (z.B. nach Nähe, Gleichartigkeit, Symmetrie) um die Wahrnehmung, das Auffinden und die Zuordnung von Informationen zu erleichtern (siehe Abbildung 26).
• Achten Sie auf eine Maskengestaltung mit Gliederung nach Bereichen.

Abb. 26 Beispiel zur Anwendung der Organisationsprinzipien

3.3.6 Gesundheit im Büro

An Arbeitsplätzen im Büro können langes Sitzen, Bewegungsmangel sowie besondere Anforderungen an das Sehvermögen die Gesundheit Ihrer Beschäftigten beeinträchtigen. Beschwerden im Bereich des Muskel-Skelettsystems sowie Augenbeschwerden sind nicht selten. Zudem kann es zu psychischen Beeinträchtigungen kommen.

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Gefährdungen

Für Ihre Beschäftigten bestehen vor allem Gefährdungen durch:

• Mangelhafte Arbeitsplatzergonomie
• Bewegungsmangel
• Dauerbelastung der Augen und des Sehvermögens
• Mängel in der Arbeitsorganisation, z.B. unangemessenes Führungsverhalten, Unter- und Überforderung, häufige Störungen, Zeitdruck

Maßnahmen

Mit folgenden Maßnahmen können Sie dazu beitragen, die Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ges- und zu gestalten und damit die Beschäftigungsfähigkeit zu erhöhen:

• Fördern Sie das dynamische Sitzen (d.h. Wechsel zwischen vorderer, mittlerer und hinterer Sitzhaltung) durch die Beschaffung von geeigneten Büroarbeitsstühlen.
• Vermeiden Sie einseitige körperliche Arbeitsbelastungen Ihrer Beschäftigten, indem Sie dafür sorgen, dass notwendige Bewegungsflächen nicht verstellt und Arbeitsabläufe abwechslungsreich gestaltet werden.
• Stellen Sie Drucker, Kopierer und Faxgeräte an zentraler Stelle und nicht unmittelbar am Arbeitsplatz auf.
• Stellen Sie Ihren Beschäftigten Stehpulte oder höhenverstellbare Tische zur Verfügung.
• Sorgen Sie für Bewegung, indem Besprechungen nicht am Arbeitsplatz Ihrer Beschäftigten und auch mal im Stehen stattfinden.
• Motivieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu mehr Bewegung, wie z.B. Treppensteigen statt Aufzug fahren; Wege zum Drucker, Kopierer, Faxgerät als Bewegungsmöglichkeit nutzen; regelmäßige Bewegungsübungen am Arbeitsplatz durchführen.

• Prüfen Sie, ob Sie regelmäßig Bewegungsaktionen anbieten können, z.B. im Rahmen eines betrieblichen Gesundheitsmanagements. Veränderungen der Lebensweise gelingen in einer Gruppe gleichgesinnter Kolleginnen und Kollegen wesentlich leichter.
• Achten Sie auf eine gesunde Gestaltung von Arbeitsorganisation und Arbeitsaufgabe, z.B. durch Vermeidung von Über- und Unterforderung, ein gutes Betriebsklima, gesundheitsgerechte Führung (siehe Kapitel 3.1).

Bewegungstraining oder Massage

Das betriebliche Angebot eines Bewegungstrainings ist empfehlenswert, um zu einer Reduzierung von Beschwerden und zur Belastungsminderung Ihrer Beschäftigten beizutragen. Damit lassen sich durch Bewegungsmangel entstandene gesundheitliche Defizite vermindern. Massagen setzen demgegenüber nicht ursächlich an den Bedingungen für die Entstehung von Muskelverspannungen an, sondern lindern nur kurzfristig die Symptome.

Arbeitsmedizinische Vorsorge durch Betriebsärztin oder Betriebsarzt

Als Unternehmerin oder Unternehmer müssen Sie Beschäftigten, die an Bildschirmarbeitsplätzen arbeiten, in regelmäßigen Abständen eine arbeitsmedizinische Vorsorge für diese Tätigkeit anbieten. Aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge kann sich ergeben, dass Sie den Beschäftigten in erforderlichem Umfang eine spezielle Sehhilfe (sogenannte Bildschirmarbeitsplatzbrille) zur Verfügung stellen müssen.

3.4 Empfangsbereich

Der Empfang ist die erste Anlaufstelle in Ihrem Unternehmen. Er soll ansprechend und einladend auf Besucherinnen und Besucher wirken. Ihre Beschäftigten sind in diesem Bereich besonderen Belastungen ausgesetzt. Zum Beispiel kann durch häufiges Öffnen und Schließen der Tür Zugluft entstehen. In diesem Kapitel erhalten Sie Hinweise zum Einrichten der Arbeitsplätze am Empfang.

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Gefährdungen

In den meisten Fällen sind Arbeitsplätze am Empfang mit Bildschirmen ausgestattet. Beachten Sie deshalb die im Kapitel 3.3 beschriebenen Gefährdungen und setzen Sie die dort beschriebenen Maßnahmen auch bei den Arbeitsplätzen am Empfang um. Darüber hinaus können für Ihre Beschäftigten am Empfang noch weitere Gefährdungen bestehen:

• besondere klimatische Bedingungen durch die Gestaltung des Empfangsbereich (z.B. Zugluft durch Eingangstüren, Hitze im Sommer)
• ungünstige Umgebungsfaktoren (z.B. Lärm, Raumakustik und Beleuchtung)
• Ausrutschen, Stürzen und Stolpern z.B. durch feuchte oder glatte Böden
• psychische Belastung (z.B. soziale Beziehung zu Kundinnen und Kunden, verbale Angriffe, Bedrohung, Emotionsarbeit)
• körperliche Belastung durch langes Stehen oder Sitzen

Maßnahmen

• Richten Sie den Empfangsarbeitsplatz so ein, dass Bürotätigkeiten im Sitzen ausgeführt werden können. Stellen Sie Ihren Beschäftigten eine geeignete Stehhilfe zur Verfügung, sollte die Aufgabe längeres Arbeiten im Stehen erfordern.
• Sehen Sie gegebenenfalls ausreichende Flächen und Abstellmöglichkeiten vor, damit die Beschäftigten Post, Pakete und Warensendungen ohne Einschränkung der Bewegungsfläche und Verkehrswege zwischenlagern können. Berücksichtigen Sie außerdem ausreichende Flächen für an diesem Arbeitsplatz benötigte Büromaschinen und -geräte (z.B. Frankiermaschine).
• Achten Sie bereits bei der Planung Ihres Empfangs darauf, dass die klimatischen Anforderungen für Arbeitsplätze auch in diesen Bereichen erfüllt werden können (z.B. Lufttemperatur bei sitzender Tätigkeit 20 - 22 °C, Luftgeschwindigkeit maximal 0,15 m/s, siehe Kapitel 3.2.2).

• Analysieren Sie, welche Tätigkeiten Ihre Beschäftigten am Empfang ausüben müssen. Danach richtet sich, wie laut es dort werden darf. Besteht die Arbeitsaufgabe aus Bildschirmarbeit (überwiegend geistige Tätigkeit), dann darf der Beurteilungspegel einen Wert von 55 dB(A) nicht überschreiten. Während des Kundenkontaktes müssen Sie darauf achten, dass ein Wert von 70 dB(A) nicht überschritten wird (siehe Kapitel 3.2.3).

• Beachten Sie, dass bei der Bildschirmarbeit am Empfang eine Mindestbeleuchtungsstärke von 500 Lux erreicht wird (siehe Kapitel 3.2.1).
• Lassen Sie Bodenbeläge mit ausreichender Rutschhemmung (siehe Kapitel 3.2) im Empfangsbereich verlegen. Organisieren Sie, wie Rutschgefahren durch z.B. Feuchtigkeit oder Schneematsch im Empfangsbereich beseitigt werden, und unterweisen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Empfang über die von Ihnen festgelegten Maßnahmen.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihre Beschäftigten am Empfang über alle notwendigen Informationen (z.B. erwartete Gäste, Telefonlisten, Abwesenheiten) verfügen, um ihre Aufgaben erfüllen zu können (z.B. Beantwortung von Kundenanfragen).
• Schulen Sie Ihr Empfangspersonal im Umgang mit kritischen Gesprächssituationen.
• Legen Sie Verhaltensregeln und konkrete Maßnahmen (z.B. Zugangsverbote, Alarmierung) für eine Bedrohungssituation fest und unterweisen Sie Ihre Empfangsmitarbeiterinnen und Empfangsmitarbeiter hierzu.

3.5 Kommunikationsbereiche

Eine effiziente Kommunikation trägt maßgeblich zur Produktivität Ihres Unternehmens und einem guten Betriebsklima bei. Dabei spielt das persönliche Gespräch eine wichtige Rolle. Denn obwohl heute viele Informationen per Mail oder über digitale Netzwerke ausgetauscht werden, bleibt es ein wichtiger Bestandteil der Büroarbeit. Dafür benötigen Sie geeignete Bereiche.

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Gefährdungen

• Stolper- und Sturzgefahr zum Beispiel aufgrund zu gering bemessener Verkehrswege, im Weg stehender Gegenstände oder lose herumliegender Kabel
• Sitzen in nicht ergonomischer Haltung aufgrund zu gering bemessener Benutzerflächen oder ungeeigneter Stühle
• Blendung und schlechte Beleuchtung
• Lärmbelastung zum Beispiel aufgrund unzureichender Bau- oder Raumakustik, Lärmquellen im Raum
• Unzureichende visuelle Darstellungsmöglichkeiten (zum Beispiel lichtschwacher Beamer, Säulen oder andere Einbauten im Raum)

Maßnahmen

Egal, ob im kleinen Kreis oder eine große Besprechung mit Kunden - Kommunikationsbereiche sind in der heutigen Zeit unverzichtbar.

Raumkonzept

• Planen Sie Besprechungsräume, die von externen Personen genutzt werden, in der Nähe des Empfangs sowie in der Nähe von Sanitär- und Pausenbereichen.
• Stellen Sie Garderobenplätze und Stellflächen für Gepäck zur Verfügung.
• Sorgen Sie bei einer Integration in größere Räume für eine ausreichende visuelle und akustische Abschirmung.

Besprechungsräume

• Berücksichtigen Sie die Anforderungen an Verkehrswege (Kapitel 3.3.1).
• Sie sollten je Person eine Tischfläche von mindestens 800 mm Breite und 800 mm Tiefe vorsehen. Bei geringem Arbeitsflächenbedarf dürfen Sie ausnahmsweise auf 700 mm Breite und 600 mm Tiefe (bei ausreichendem Beinraum) reduzieren.
• Planen Sie unter dem Tisch pro Person eine freie Fläche (Beinraum) von mindestens 600 mm Breite und 800 mm Tiefe ein.
• Die Benutzerfläche muss mindestens 800 mm breit und 800 mm tief sein. Eine Reduzierung der Tiefe auf 600 mm ist möglich, wenn die einzelnen Plätze von hinten frei zugänglich sind und unter dem Tisch ein ausreichend großer Beinraum gegeben ist.

Abb. 27 Arbeitsflächen und Bein-/ Fußräume von Kommunikationsplätzen

Abb. 28 Benutzerflächen an Besprechungsplätzen

Wählen Sie Möbel und Stühle, die standsicher sind.
Damit die Räume auch für längere Meetings genutzt werden können, sollten Sie Büroarbeitsstühle einsetzen. Bei häufig wechselnden Personenzahlen kann der Einsatz von Stapelstühlen sinnvoll sein.

Abb. 29 Kombibüro mit Besprechungsbereich und Kommunikationsinsel

Medientechnik

• Berücksichtigen Sie für Konferenz- und Besprechungsräume die Ausstattung, z.B. Beamer, Leinwand, Großbildschirm, Flipchart und Pinnwand. Beachten Sie den erforderlichen Platzbedarf und beschaffen Sie lärmarme Geräte.
• Achten Sie bei der Auswahl von Großbildschirmen auf eine entspiegelte Oberfläche und einen möglichst großen Betrachtungswinkel.
• Vermeiden Sie Stolperstellen durch Kabel und Datenleitungen zum Beispiel durch den Einsatz von Kabelkanälen oder Kabelmatten.
• Denken Sie bei der Planung daran, dass auch die mitgebrachten Geräte der Teilnehmer verkabelt werden müssen. Hierfür eigenen sich Möbel mit integrierten Steckdosen und Datenports.

Umgebungsfaktoren

Ergänzend zu den allgemeinen Hinweisen in den Kapiteln 3.2.1 bis 3.2.3 sollten Sie die nachfolgenden Aspekte berücksichtigen.

• Sorgen Sie für eine Beleuchtung, die gleichmäßiges, flimmer- und blendfreies Licht liefert. Diese sollte individuell einstellbar sein und die Möglichkeit bieten, nur Teile des Raums zu erhellen.
• Sehen Sie Beschattungsmöglichkeiten (z.B. Vertikallamellenstore) vor.
• Achten Sie auf eine gute Hörsamkeit.
• Sorgen Sie für Sauberkeit und Ordnung.
• Stellen Sie eine ausreichend Belüftung sicher.
• Achten Sie auf eine ausgewogene Farbgestaltung.

3.6 Technikbereich

Im Technikbereich sind Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in direktem Kontakt mit Druckern, Kopierern, Faxgeräten, Aktenvernichtern, Scannern und Servern. Hiervon können unterschiedliche Gefährdungen ausgehen. In diesem Kapitel sind die Gefährdungen sowie Maßnahmen zu deren Vermeidung beschrieben.

Rechtliche Grundlagen

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Gefährdungen

Von Bürogeräten können für Ihre Beschäftigten folgende Gefährdungen ausgehen:

• Elektrischer Stromschlag z.B. durch defekte Anschlussleitungen oder Gehäuse
• Stürzen und Stolpern z.B. durch mangelhafte Verlegung von Kabeln
• Quetschen und Stoßen an Möbeln und Geräten
• Kippen und Umstürzen von Möbeln und Geräten
• Brandgefährdungen durch Schmorbrände
• Lärm durch Geräte
• Emissionen von Druckern und Kopierern
• Erhöhung der Lufttemperatur durch Bürogeräte

Maßnahmen

• Sorgen Sie dafür, dass alle Elektrogeräte durch Elektrofachkräfte oder unter Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft fristgemäß geprüft werden. Halten Sie Ihre Beschäftigten an, regelmäßig die Anschlussleitungen und Gehäuse der Geräte auf erkennbare Beschädigungen zu prüfen (Sichtprüfung).
• Achten Sie auf fachgerechte Verlegung der Anschlussleitungen (z.B. keine Reihenschaltung von Mehrfachsteckdosen).
• Vermeiden Sie Stolperstellen (ggf. Verwendung von Kabelbrücken).
• Halten Sie die Verkehrswege frei von Stoß- und Stolperstellen. Sehen Sie ausreichende Verkehrswegbreiten vor (siehe Kapitel 3.3.1) und sorgen Sie dafür, dass keine Materialien (z.B. Papierkartons) oder Arbeitsmittel auf Verkehrswegen abgestellt werden bzw. in die Verkehrswege hineinragen.
• Bauen Sie alte Geräte und Anschlussleitungen nach deren Außerbetriebnahme ab und entsorgen Sie diese fachgerecht.
• Sorgen Sie für ausreichend große Bewegungs- und Funktionsflächen (siehe Kapitel 3.3.1), um eine gefahrlose und ergonomische Bedienung der Geräte zu gewährleisten.
• Sehen Sie Ablage- und Arbeitsflächen neben Kopieren und Druckern vor.
• Achten Sie auf eine standsichere Aufstellung der Bürogeräte und Möbel.
• Vermeiden Sie bei der Aufstellung von Bürogeräten auf Möbeln, dass diese über Möbelaußenkanten hinausragen.
• Stellen Sie geeignete Löscheinrichtungen zur Verfügung und unterweisen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im praktischen Umgang damit.

Wasser- bzw. Schaumlöscher nach DIN EN 3 "Tragbare Feuerlöscher" können bei elektrischen Geräten bis 1000 V eingesetzt werden, wenn ein Sicherheitsabstand von mindestens 1 m eingehalten wird.

• Achten Sie bereits bei der Anschaffung auf geräuscharme Bürogeräte.
• Stellen Sie diese Geräte nach Möglichkeit in eigenen Technikräumen auf und vermeiden Sie damit Störgeräusche und eine Erhöhung der Lufttemperatur in den Arbeitsbereichen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

3.7 Sozialbereiche

Ansprechend gestaltete Pausenräume und funktional eingerichtete Teeküchen sind für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein Zeichen Ihrer Wertschätzung. Sie dienen auch der Kommunikation. Damit dort keine Gesundheitsschäden, wie z.B. Verbrühungen und Infektionen entstehen, müssen bestimmte Regeln eingehalten werden.

Rechtliche Grundlagen

Gefährdungen

In Sozialbereichen können für Ihre Beschäftigten folgende Gefährdungen bestehen:

• Elektrischer Stromschlag z.B. durch defekte Anschlussleitungen oder Gehäuse, Betreiben von Elektrogeräten in Nassbereichen
• Ausrutschen, Stürzen und Stolpern z.B. durch feuchte Böden
• mangelnde Hygiene (z.B. Sanitär- und Küchenbereich)
• Verbrühen durch Umkippen und Berühren z.B. von Kaffeemaschinen und Wasserkochern
• Brandgefährdungen durch Elektrogeräte (z.B. Herdplatte)
• Psychische Belastung durch Lärm (z.B. Betriebseinrichtungen und von außen einwirkender Umgebungslärm in Pausenräumen)
• ungünstige Umgebungsfaktoren (z.B. Temperatur, Lüftung und Beleuchtung)

Maßnahmen

• Sorgen Sie dafür, dass alle Elektrogeräte durch Elektrofachkräfte oder unter Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft fristgemäß geprüft werden. Halten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an, regelmäßig die Anschlussleitungen und Gehäuse der Geräte auf erkennbare Beschädigungen zu prüfen (Sichtprüfung).

• Achten Sie auf die Absicherung der Steckdosenstromkreise besonders in Küchen und Sanitärräumen durch eine RCD-Einrichtung (FI-Schutzschalter 30 mA).
• Stellen Sie Kaffeemaschinen und Wasserkocher auf eine feuerfeste Unterlage (z.B. Fliesen). Sorgen Sie für eine standsichere Aufstellung der Geräte mit ausreichendem Abstand zu Waschbecken und Spülen.

• Halten Sie die Verkehrswege frei von Stoß- und Stolperstellen. Sehen Sie ausreichende Verkehrswegbreiten vor (siehe Kapitel 3.3.1) und sorgen Sie dafür, dass keine Materialien (z.B. Reinigungsmittel) auf Verkehrswegen abgestellt werden.
• Lassen Sie Fußböden und Wände in Sanitärbereichen und Küchen mit Materialien ausführen, die sich feucht reinigen lassen (z.B. keramische Fliesen, Kunststoffe).
• Verwenden Sie Fußbodenbeläge, die auch im feuchten Zustand rutschhemmend sind (Rutschhemmung: R9 für Toilettenräume, R10 für Sanitärräume und Teeküchen).
• Die Reinigungsarbeiten in den Sozialräumen Ihres Unternehmens sollten möglichst nicht durch Einrichtungsgegenstände behindert werden.
• Sorgen Sie für eine Nennbeleuchtungsstärke von mindestens 200 lx in Teeküchen, Pausen- und Sanitärräumen.

Abb. 30 Beispiel zur Kennzeichnung von Sanitärräumen

Sanitärräume

• Richten Sie Toilettenräume getrennt nach Geschlecht ein. Hat Ihr Unternehmen weniger als zehn Beschäftigte, kann auf getrennt eingerichtete Toilettenräume verzichtet werden, wenn eine zeitlich getrennte Nutzung sichergestellt ist.
• Sorgen Sie für eine ausreichende Anzahl von Toilettenbecken und Handwaschgelegenheiten für Ihre Beschäftigten und Gäste (siehe Tabelle 11).
• Bei der Planung Ihrer Büroräume müssen Sie beachten, dass sich die Toilettenräume im gleichen Gebäude befinden und nicht weiter als eine Etage von ständigen Arbeitsplätzen entfernt sind.
• Sorgen Sie dafür, dass Waschgelegenheiten zum Reinigen der Hände unter fließendem Wasser vorhanden sind. Stellen Sie in Toilettenräumen geeignete Mittel zum Reinigen und Trocknen der Hände zur Verfügung (z.B. Seife in Seifenspendern, Einmalhandtücher oder Textilhandtuchautomaten).
• Achten Sie auf eine gute Belüftung der Toilettenräume.

Tabelle 11: Auszug aus ASR A4.1 "Sanitärräume"

Pausenbereiche

In Ihrem Unternehmen ist ein Pausenraum erforderlich, wenn dort mehr als zehn Personen beschäftigt sind. Sie können auf Pausenräume verzichten, sofern die Büroräume während der Pause frei von arbeitsbedingten Störungen (z.B. durch Publikumsverkehr, Telefonate) sind. Pausenräume haben folgende Anforderungen zu erfüllen:

• Stellen Sie für jeden Beschäftigten im Raum jeweils mindestens 1,00 m² Grundfläche zur Verfügung. Die Grundfläche eines Pausenraumes muss mindestens 6,00 m² betragen. Beachten Sie, dass Stellflächen für weitere Einrichtungsgegenstände sowie Verkehrswege hinzuzurechnen sind.
• Sorgen Sie dafür, dass für Ihre Beschäftigten Sitzgelegenheiten mit Rückenlehne und Tische vorhanden sind.
• Vermeiden Sie Beeinträchtigungen, z.B. durch Vibrationen, Stäube, Dämpfe oder Gerüche.
• Achten Sie darauf, dass während der Pause der durchschnittliche Schalldruckpegel aus den Betriebseinrichtungen und dem von außen einwirkenden Umgebungslärm höchstens 55 dB(A) beträgt.
• Sorgen Sie für ausreichendes Tageslicht.

3.8 Lagerbereich

Für einen reibungslosen Ablauf in Ihrem Unternehmen ist es wichtig, dass Ihre Beschäftigten immer über die notwendigen Arbeitsmaterialien verfügen. Deshalb halten Sie verschiedene Arbeitsmaterialien vor und lagern Dokumente zu laufenden und abgeschlossenen Vorgängen. Im folgenden Kapitel sind wichtige Informationen zum sicheren Betreiben Ihres Lagers und Archivs zusammengetragen.

Rechtliche Grundlagen

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Abb. 31 Beispiel für Piktogramme Leiter

Gefährdungen

In Lagerbereichen können für Ihre Beschäftigten folgende Gefährdungen bestehen:

• Kippen von Regalen und Transportmitteln
• Zusammenbrechen von Regalen und Transportmitteln durch Überlastung
• Herabfallen von Materialien und Gegenständen
• Sturz von Aufstiegshilfen (Leiter, Elefantenfuß)
• Stürzen und Stolpern
• Quetschen und Stoßen
• Schnitt- und Stichverletzungen durch Messer und Scheren
• Brandgefährdungen

Maßnahmen

• Achten Sie auf eine standsichere Aufstellung Ihrer Regale, z.B. durch Befestigen an Wand und Decke oder geeignete Verbindung von mehreren Regalen untereinander. Halten Sie Ihre Beschäftigten an, schwere Gegenstände in den unteren Regalfächern einzulagern.
• Sorgen Sie dafür, dass bei Hängeregisterschränken die Auszugssperren intakt sind.
• Lassen Sie Transportmittel und Regalfächer so beladen, dass die Lasten gleichmäßig verteilt sind.
• Unterweisen Sie Ihre Beschäftigten, welche maximalen Lasten die Regale und Transportmittel aufnehmen können und wie diese sachgerecht zu beladen sind.
• Schützen Sie im Lagerraum eingebaute Leuchten im Handbereich (bis 2,50 m über dem Fußboden) gegen Beschädigung, z.B. durch eine geeignete Abdeckung.
• Stellen Sie geeignete Aufstiegshilfen zur Verfügung und lassen Sie diese regelmäßig auf ihren betriebssicheren Zustand überprüfen. Unterweisen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit den Aufstiegshilfen.
• Sorgen Sie für sicher begehbare und freie Verkehrswege. Sehen Sie ausreichende Verkehrswegbreiten vor (siehe Kapitel 3.3.1) und achten Sie darauf, dass keine Materialien (z.B. Papierkartons) oder Arbeitsmittel auf Verkehrswegen abgestellt werden bzw. in die Verkehrswege hineinragen.
• Stellen Sie sicher, dass eine ausreichende Beleuchtung vorhanden ist (siehe Tabelle 12). Auch in einem Notfall müssen sich Ihre Beschäftigten noch orientieren können.

Abb. 32 Muster für Regalanlage

Tabelle 12: Mindestbeleuchtungsstärken in Anlehnung an ASR 3.4 Anhang 1

• Achten Sie auf die Einhaltung der Sicherheitsabstände (z.B. Fingerquetschung 25 mm) an verfahrbaren Regalen. Unterweisen Sie Ihre Beschäftigten im Umgang mit den Regalanlagen. Lassen Sie die Sicherheitseinrichtungen (z.B. Distanzhalter) regelmäßig überprüfen.
• Stellen Sie Ihren Beschäftigten geeignete Arbeitsmittel zum Öffnen von Verpackungen zur Verfügung und unterweisen Sie im praktischen Umgang damit (z.B. Sicherheitsmesser).
• Stellen Sie sicher, dass Entstehungsbrände in Ihrem Lager oder Archiv frühzeitig erkannt und Ihre Beschäftigten unverzüglich alarmiert werden (z.B. durch Brandmelder).
• Stellen Sie geeignete Löscheinrichtungen (z.B. Wasser- oder Schaumlöscher) zur Verfügung und unterweisen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im praktischen Umgang damit.

3.9 Verkehrssicherheit im Außendienst

Eine aktive Teilnahme am Straßenverkehr erfordert jederzeit die volle Konzentration auf das Verkehrsgeschehen. Im Fahrzeug verbaute Sicherheitssysteme können Ihre Beschäftigten hierbei erfolgreich unterstützen. Jede Art von Ablenkung ist bei der Benutzung eines Fahrzeuges zu vermeiden. Bereits kurze Unaufmerksamkeiten führen häufig zu schweren Unfällen.

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Gefährdungen

Der Außendienst Ihrer Beschäftigten ist in der Regel durch wechselnde Arbeitsumgebungen und Termindruck bei der Reisetätigkeit gekennzeichnet. Dabei können Gefährdungen und Belastungen entstehen durch:

• Ablenkung, Kommunikation, Blendung, Sichtbehinderung und andere Verkehrsteilnehmer,
• Stürzen und Stolpern,
• Quetschungen am Fahrzeug,
• unzureichende Ladungssicherung
• ergonomische Fehlhaltung,
• Stresssituationen bei der Koordination von Terminen, spezielle Anforderungen durch den Kunden, Kontaktabwicklung mit der eigenen Zentrale,
• hohen Leistungsdruck,
• Krankheitsrisiken durch Auslandsreisen.

Maßnahmen

Ihre Beschäftigten im Außendienst handeln und entscheiden bei der Tätigkeit im hohen Maße eigenverantwortlich. Legen Sie im Vorfeld die Wahl der Verkehrs- und Arbeitsmittel, den Transport von Lasten, die Dauer der Reise und die zu berücksichtigenden Gesundheitsaspekte fest.
Hauptauslöser bei Verkehrsunfällen sind zu hohe Geschwindigkeit, Nichtbeachtung der Vorfahrt, ungenügender Sicherheitsabstand und Unachtsamkeit. Der "Arbeitsplatz Straße" ist gefährlich: 62 % aller tödlichen Arbeits- und Wegeunfälle geschehen laut DGUV im Straßenverkehr.

Überprüfen Sie die gültige Fahrerlaubnis und Eignung Ihrer Beschäftigten. Sorgen Sie für eine fahrzeugspezifische Einweisung und Unterweisung. Fahrsicherheitstrainings können sicheres Fahrverhalten unterstützen. Veranlassen Sie gegebenenfalls bei Auslandstätigkeiten eine arbeitsmedizinische Vorsorge, bei der der Impfschutz überprüft wird.

Zur Qualität im Außendienst trägt eine gute Unternehmenskultur bei, die zu stabilen Mitarbeiter- und Kundenbeziehungen führt. Sorgen Sie in Ihrem Betrieb für eine gute Außendienstorganisation, bei der die geltenden Arbeitszeitregelungen eingehalten werden.

Dazu gehören unter anderem:

• Stress- und Zeitmanagement
• Umgang mit Beschwerden
• Berücksichtigung des privaten Umfelds, Work-Life-Balance
• Zusammenarbeit unter Kolleginnen und Kollegen
• Einbeziehung in Teambesprechungen und Fortbildungsmaßnahmen

Legen Sie die Fahrzeugausstattung wie z.B. Sicherheitsausrüstung, der Witterung angepasste Bereifung und ergonomische Ausstattung fest. Stellen Sie geeignete Hilfsmittel zur Ladungssicherung zur Verfügung. Fahrerassistenzsysteme bringen einen Sicherheitsgewinn und sollten bei Neubeschaffungen von Fahrzeugen Berücksichtigung finden. Nur aktivierte Fahrerassistenzsysteme können den Benutzer unterstützen.
An der Windschutzscheibe angebrachte Mobilgeräte können während der Fahrt zu Sichtbehinderungen führen. Bereits ein vergleichsweise kleines handelsübliches Navigationsgerät führt bei einer Sehdistanz von 15 m Entfernung zu einem blinden Fleck von 2 m x 3 m. Mobile Geräte, gleich ob Navigationsgeräte, Handys, tablets oder Notebooks gelten zudem als Ladung und müssen gesichert werden.

Ablenkungen aller Art stellen bei der Fahrtätigkeit eine latente Gefährdung dar. Dabei spielen mobile Informations- und Kommunikationstechnologien eine beachtliche Rolle. Meldungen von Navigationsgeräten, Telefonate und weitere Multimedia-Applikationen führen zu Ablenkungen, so dass z.B. Verkehrssituationen nicht richtig beurteilt oder Warnsignale nicht rechtzeitig wahrgenommen werden können.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Beschäftigten eine Abfahrtskontrolle durchführen. Hierzu gehört die Prüfung, ob alle Geräte, Sitze und Spiegel richtig eingestellt sind. Weiterhin das Verstauen loser Gegenstände im Kofferraum, sowie das Sichern der Ladung.

Eine Verwendung von geeigneten Halterungen für Bildschirmgeräte ist zu bevorzugen. Bei der Platzierung von mobilen Geräten müssen die Wirkungsbereiche der Airbags berücksichtigt werden.

Nach staatlichem Recht ist der Fahrzeugführerin bzw. dem Fahrzeugführer die Benutzung eines Mobiltelefons untersagt, wenn er hierfür das Mobiltelefon bei laufendem Motor aufnimmt oder hält.

Weisen Sie Ihre Fahrzeugführerin bzw. Fahrzeugführer an:

• Navigationsgeräte oder Telefone nur bei stehendem Fahrzeug zu bedienen,
• Telefonate mit Freisprechanlagen auf das Nötigste zu begrenzen, da jedes Telefonat grundsätzlich zu einer Ablenkung führt; besser im Stand ohne laufenden Motor zu telefonieren,
• auf laute Musik zu verzichten,
• emotionale und komplizierte Gespräche besser vor bzw. nach der Fahrt zu führen,
• Ablenkungen durch Unfälle oder Werbung zu ignorieren,
• notwendige Bürotätigkeiten an tablets oder Notebooks nicht im Fahrzeug sondern ggf. in einer Fahrpause an einem ruhigen Ort mit Tisch auszuführen,
• Nahrungsaufnahme, Rauchen und Suchen nach Gegenständen im Fahrzeug in Fahrtunterbrechungen zu verlegen,
• regelmäßige Pausen mit Ausgleichsübungen und Bewegung einzulegen,
• auf die Einnahme regelmäßiger Zwischenmahlzeiten zu achten.

3.10 Büroarbeit im Außendienst - Mobile Arbeit

Auch wenn der überwiegende Anteil der Büroarbeit (noch) am Schreibtisch erledigt wird, nimmt der Anteil der Beschäftigten zu, die notwendigerweise einen Teil ihrer Büroarbeit im Außendienst erledigen (mobile Arbeit). Dabei ist die Büroarbeit unterwegs nur die zweitbeste Lösung. Konzentriertes Arbeiten am gut ausgestatteten Büroarbeitsplatz ist zumeist effizienter und ergonomischer.

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Gefährdungen

Für Ihre Beschäftigten bestehen die folgenden Gefährdungen, z.B. durch eine nicht ergonomische Sitzhaltung, schlechte Bildschirm- und Tastaturgestaltung:

• Zwangs- oder Fehlhaltungen,
• Belastungen des Bewegungsapparates und der Augen,
• entgrenzte Arbeitszeiten, mangelnden Informationsfluss, fehlende soziale Unterstützung.

Maßnahmen

• Sorgen Sie dafür, dass Ihre Beschäftigten im Außendienst die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes und der jeweiligen Tarifverträge einhalten.
• Achten Sie darauf, dass auch Arbeitsplätze Ihrer Beschäftigten bei Kunden ergonomisch gestaltet sind.
• Stellen Sie sicher, dass die im Außendienst Tätigen in den Informationsfluss Ihres Unternehmens eingebunden sind und an Besprechungen und betrieblichen Veranstaltungen teilnehmen können.

Bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen müssen Sie auch die mobile Büroarbeit Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen.

Notebooks

Achten Sie bei der Beschaffung von Notebooks neben dem GS-Zeichen, auch auf

• einen gut entspiegelten Bildschirm
• eine Bildschirmanzeige mit großer Helligkeit, die auch im Freien ablesbar ist
• ein stabiles, verwindungssteifes Gehäuse
• eine Tastatur mit hellen Tasten und dunkler Beschriftung, weil diese auch bei schlechten Lichtverhältnissen noch gut lesbar ist
• eine ausreichende Akkukapazität

Erfordert die Tätigkeit im Außendienst, dass mehrere Personen gleichzeitig den Bildschirm betrachten - zum Beispiel zu Präsentationszwecken -, sollten Sie Notebooks mit großem Betrachtungswinkel verwenden.

Sollen Notebooks auch im Büro eingesetzt werden, dann sorgen Sie dafür, dass Anschlüsse für externe Tastatur, Maus und Bildschirm oder für eine sogenannte Dockingstation vorhanden sind.

Maus

Wenn Ihre Beschäftigten viel mit Touchpad oder Trackpoint arbeiten, sollten Sie zusätzliche Mäuse anschaffen. Voraussetzung für deren Benutzung ist allerdings eine geeignete Arbeitsfläche, wie ein Tisch. Sorgen Sie dafür, dass statt sogenannter Notebook-Mäuse nur ergonomisch geformte, an die Handgröße angepasste Mäuse verwendet werden.

Drucker

Beschaffen Sie mobile Drucker, wenn unterwegs Dokumente auszudrucken sind. Wichtig ist auch die Art der Verbindung zum Notebook (kabelgebunden oder drahtlos als Wlan und Bluetooth-Systeme). Zu empfehlen sind leichte Geräte (unter 2 kg) mit guter Druckqualität.

tablet-PC

Wenn Sie tablet-PCs im Außendienst einsetzen möchten, sollten Sie bei der Gerätebeschaffung auf folgende Eigenschaften achten:

• eine helle, kontrastreiche und matte Anzeige
• eine weitgehend blickwinkelunabhängige Anzeige
• das passende Betriebssystem: nur für die Installation von Apps (z.B. Android, IOS) oder universelle Software (z.B. Windows 10, Linux)
• eine zu den Arbeitsaufgaben passende Größe der Anzeige (mindestens 10 Zoll)
• eine Akkukapazität für eine Arbeitsschicht

Für die Arbeit am stationären Büroarbeitsplatz ist ein Notebook oder tablet-PC ohne Peripheriegeräte nicht geeignet. Um Konformität mit der Arbeitsstättenverordnung zu erreichen und ergonomisch arbeiten zu können, müssen Sie eine externe Tastatur und Maus sowie einen zusätzlichen Bildschirm anschließen. Dies gilt insbesondere für Ihre Beschäftigten im Außendienst, die zuhause oder beim Kunden umfangreichere Büroarbeiten erledigen.

Smartphone

• Smartphones eignen sich zum Verwalten von Terminen, Adressen und gegebenenfalls kurzen Notizen. Sie können außerdem zur Anzeige und zum Nachschlagen von Informationen verwendet werden. Sorgen Sie dafür, dass bei umfangreicher Bearbeitung die Daten auf Notebook oder PC übertragen werden.

4 Glossar

Minimalanforderungen für Bildschirmarbeitsplätze (Übersicht)

Bildnachweis

Abb. 7, 8, 21, 27- 29, 30: Verwaltungs Berufsgenossenschaft (VBG)

Abb. 1, 6, 19, 22- 26: DGUV

ENDE